MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
ALLEGATO I
Manuale di Conservazione dei documenti informatici
Comune di Reggio Xxxxxx
Indice generale
Manuale di Conservazione 1
Introduzione e scopo del documento 4
Il Disciplinare Tecnico 4
Contesto normativo 4
Organizzazione del Manuale 5
Definizioni 5
Modello organizzativo, ruoli e responsabilità 7
Responsabile della conservazione 7
Delegato all’attività di conservazione (Conservatore) 7
Produttori e Utenti 8
Organismi di tutela e vigilanza 8
Organizzazione del servizio di conservazione 9
Gestione del Sistema di conservazione 9
Struttura Organizzativa per il Servizio di conservazione 9
Oggetti sottoposti a conservazione 10
Documenti informatici e aggregazioni documentali informatiche 10
Unità archivistiche e unità documentarie 10
Formati 10
Metadati 10
Pacchetto di versamento (SIP) 10
Pacchetto di archiviazione (AIP) 10
Pacchetto di distribuzione (DIP) 10
Processo di conservazione 11
Fasi del versamento e logiche di conservazione 11
Acquisizione dei pacchetti di versamento (SIP) e generazione del Rapporto di versamento 11
Preparazione e Gestione del Pacchetto di archiviazione (AIP) 12
Preparazione e Gestione del Pacchetto di distribuzione (DIP) 12
Produzione di copie, di riproduzioni e di duplicati 12
Monitoraggio e risoluzione delle anomalie 12
Descrizione del sistema di conservazione 14
Componenti logiche 14
Componenti tecnologiche 14
Componenti fisiche 14
Procedure di gestione e di evoluzione 14
STRATEGIE ADOTTATE A GARANZIA DELLA CONSERVAZIONE 15
Misure a garanzia della intellegibilità, della leggibilità e della reperibilità nel tempo 15
Misure a garanzia dell'interoperabilità e della trasferibilità ad altri conservatori 15
Monitoraggio e soluzioni adottate in caso di anomalie 15
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI 16
Introduzione e scopo del documento
Il presente documento rappresenta il Manuale dei processi di formazione e conservazione elettronica dei documenti (di seguito anche “Manuale”) come previsto dall’art. 7, comma 1, lettera m e dall’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23- ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” ed è uno strumento operativo che descrive e disciplina il modello organizzativo della conservazione adottato.
Il presente Manuale della conservazione è allegato parte integrante del “Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi del Comune di Reggio Xxxxxx” il quale, con l’insieme dei suoi allegati, costituisce il corpus regolamentare organico della gestione documentale cartacea ed informatica del Comune di Reggio Xxxxxx.
Esso illustra nel dettaglio l’organizzazione del processo di conservazione, definendo i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi nel modello organizzativo di funzionamento dell’attività di conservazione del Comune di Reggio Xxxxxx come soggetto produttore (d’ora in poi Produttore) che intende sottoporre a conservazione digitale fascicoli, serie e aggregazioni documentali, affidando il processo di conservazione all’Istituto per i beni Artistici, Culturali e Naturali (IBACN) della Regione Xxxxxx Xxxxxxx (ParER, d'ora in poi Conservatore), il quale agisce per il tramite del Polo archivistico dell’Xxxxxx-Romagna (ParER).
Il presente Manuale integra, per le parti specifiche di competenza del Produttore e per quanto riguarda i rapporti tra questi e IBACN, il Manuale di conservazione di ParER, documento di riferimento del presente documento (si veda paragrafo “Documenti di riferimento”).
L’indice rimanda ai corrispondenti capitoli e paragrafi del Manuale di ParER non modificati o integrati dal presente Manuale.
Descrive inoltre, assieme al Piano di sicurezza dei documenti informatici anch’esso allegato parte integrante al “Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi del Comune di Reggio Xxxxxx” il processo, le architetture e le infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del Sistema di conservazione.
Il Disciplinare Tecnico
Per le tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione e i rapporti con il soggetto che realizza il processo di conservazione, il presente Manuale è integrato con il Disciplinare tecnico, che definisce le specifiche operative e le modalità di descrizione e di versamento nel Sistema di conservazione digitale dei Documenti informatici e delle Aggregazioni documentali informatiche oggetto di conservazione.
Il Disciplinare tecnico è formato da specifiche parti relative alle diverse tipologie documentarie oggetto di conservazione ed è compilato tenendo conto delle indicazioni contenute nella documentazione redatta dal ParER. Il disciplinare tecnico di cui al presente paragrafo sarà integrato successivamente.
Contesto normativo
Senza ripercorrere in dettaglio il complesso e frastagliato excursus legislativo inerente la conservazione dei documenti in formato digitale, si fornisce di seguito un cenno ai tre testi normativi cardine.
Caposaldo del complesso impianto normativo in materia di documentazione amministrativa analogica e digitale rimane il “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”
D.P.R n° 445/2000 a cui è seguito il D.Lgs n. 82/2005 “Codice Dell’Amministrazione digitale” e sue successive integrazioni e modificazioni. Se queste due fonti normative delineano le regole generali per la conservazione dei documenti amministrativi, il DPCM 03.12.2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”, traccia le regole per la conservazione a norma.
Organizzazione del Manuale
Il Manuale è organizzato in capitoli e paragrafi: contiene una panoramica di tutte le leggi e i decreti che regolano la materia, fornisce il profilo del Comune di Reggio Xxxxxx e il profilo di PareER, descrive il servizio ParER, il responsabile della conservazione e l’organizzazione per la gestione della documentazione elettronica. Inoltre, riporta, cenni sui riversamenti, i riferimenti alla normativa e alla policy sulla protezione dei dati personali e ai documenti allegati e collegati al Manuale
La descrizione delle misure fisiche e logiche di sicurezza adottate è invece contenuta nel “Piano di Sicurezza dei Documenti Informatici” anch’esso allegato al “Manuale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi del Comune di Reggio Xxxxxx”, come sopra riportato.
Il presente manuale di conservazione è un documento informatico.
Definizioni
• Accreditamento (vd. Conservatori Accreditati): riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato,che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione
• Archivio: complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell’attività
• Archiviazione (elettronica): processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nella normativa vigente,univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione
• Codice Amministrazione Digitale (CAD): decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni
• Conservazione: insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione
• Delegato per l’attività di conservazione (Conservatore): la persona fisica o giuridica tenuta a svolgere le attività di conservazione dei documenti in forza di apposita delega conferita dal responsabile della conservazione
• Documento: rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica
• Documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art 1 lett. p del D. Lgs. n. 82/05)
• Esibizione: operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia
• Fascicolo informatico: Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice
• IBACN: Istituto per i beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx Xxxxxxx
• Manuale di conservazione: strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione
• Manuale di gestione: documento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni
• Marcare (temporalmente): evidenza informatica che consente la validazione temporale
• Pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione del sistema di conservazione
• Pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta
• Pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dall’utente al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato, descritto nel manuale di conservazione del sistema di conservazione.
• ParER: Polo archivistico dell’Xxxxxx-Romagna
• Piano di sicurezza dei documenti informatici (Piano di Sicurezza): documento che descrive le misure di sicurezza adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l'interscambio, l'accesso e la conservazione dei documenti informatici, nel rispetto anche di quanto disposto dal D. Lgs 196/2003 e Misure Minime per la sicurezza ICT per le pubbliche amministrazioni (pubblicate da AgID)
• Processo di conservazione: insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione
• Produttore: persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione
• Regole tecniche del sistema di conservazione: le regole tecniche in materia di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, aa, 44 – bis e 71, comma 1, del Codice dell'Amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82 del 2005, approvate con Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx 0 dicembre 2013
• Responsabile della conservazione: soggetto che svolge le attività di conservazione avvalendosi del servizio offerto dal delegato per l’attività di conservazione, in conformità a quanto disposto dal presente manuale operativo e dalle disposizioni normative vigenti in materia (attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione)
• Responsabile del trattamento dei dati: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali
• Sistema di conservazione (Sistema): sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’ articolo 44 del Codice
• Utente: persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema per la conservazione dei Documenti informatici al fine di fruire delle informazioni di interesse
Modello organizzativo, ruoli e responsabilità
Il Comune è costituito in una “Macrostruttura organizzativa” identificata dal codice IPA “C_H223” ed approvata con delibera di Giunta N.29 del 01/03/2018 e successiva integrazione N.58 del 5/4/2018.
L’Ente realizza i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati di cui all'art. 44-bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni.
Ai sensi del comma 7, dell’art. 6 del DPCM 3 dicembre 2013, recante le Regole tecniche in materia di sistemi di conservazione, la conservazione può essere affidata “ad un soggetto esterno mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa”.
Il Produttore è il titolare delle unità documentarie informatiche poste in conservazione e, attraverso il proprio Responsabile della conservazione, definisce e attua le politiche complessive del Sistema di conservazione governandone la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato affida al Conservatore la gestione del servizio di conservazione secondo quanto previsto dalla normativa in materia.
Il modello organizzativo definito dalla Regione Xxxxxx-Romagna è quello in cui IBACN svolge le funzioni di archiviazione e conservazione digitale per la Regione e gli altri Enti, nella logica di sviluppo integrato della conservazione digitale dei documenti informatici nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità, quindi la scelta adottata dal Produttore è stata quella di affidare il processo di conservazione all'IBACN, il quale agisce per il tramite del ParER.
IBACN svolge le funzioni di archiviazione e conservazione digitale, nella logica di sviluppo integrato della conservazione digitale dei documenti informatici nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità.
L’accordo tra il Comune di Reggio Emila e IBACN per l’affidamento in outsorcing del processo di conservazione, previsto dalla deliberazione della Giunta del Comune di Reggio Xxxxxx in data 15/10/2012 con approvazione dello schema di convenzione, è stato formalizzato da parte del Comune di Reggio Xxxxxx mediante firma della convenzione in data 10/9/2014 (DG/2014/722) e successivo invio della convenzione firmata.
Responsabile della conservazione
Il ruolo di Responsabile della Conservazione del Produttore è stato attribuito con specifico decreto sindacale PG
PG 102310 dell’8/08/2018.
Il Responsabile della Conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione agendo d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali, con il Responsabile della Gestione Documentale e con il Responsabile dei Sistemi Informativi, in relazione al modello organizzativo adottato dall’Ente.
Il Responsabile della Conservazione definisce le policies di conservazione del Produttore. A tal fine, provvede alla pianificazione strategica, alla ricerca dei finanziamenti, alla revisione periodica dei risultati conseguiti e ad ogni altra attività gestionale mirata a coordinare lo sviluppo del sistema. Non risulta invece coinvolto nelle operazioni quotidiane di amministrazione del sistema, che sono a carico del soggetto incaricato della sua gestione.
Il Responsabile della Conservazione cura l’aggiornamento periodico del manuale di conservazione in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti in collaborazione con il Responsabile della Gestione Documentale.
Delegato all’attività di conservazione (Conservatore)
Il delegato per l’attività di conservazione è il soggetto pubblico o privato nominato dal responsabile della conservazione a cui viene affidata in modo totale o parziale la conservazione dei documenti digitali.
Per il Comune di Reggio Xxxxxx tale Ente è identificato in IBACN, che svolge tale attività principalmente tramite il proprio Servizio denominato ParER. IBACN si occupa delle politiche complessive del Sistema di conservazione e ne
determina l’ambito di sviluppo e le competenze. Gli obiettivi di ParER sono:
• garantire la conservazione, archiviazione e gestione dei Documenti informatici e degli altri oggetti digitali;
• erogare servizi di accesso basati sui contenuti digitali conservati;
• fornire supporto, formazione e consulenza al Produttore per i processi di dematerializzazione.
Di fatto, quindi (come definito dal testo della Convenzione), IBACN, tramite ParER si impegna alla conservazione dei documenti trasferiti e ne assume la funzione di Responsabile della conservazione ai sensi della normativa vigente, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione, e svolge, tramite la struttura organizzativa e di responsabilità di ParER, l’insieme delle attività elencate nell’articolo 7 comma 1 delle Regole tecniche, in particolare quelle indicate xxxx xxxxxxx x), x), x), x), x), x), x), x), x), x), x)x x).
Produttori e Utenti
I ruoli di Produttore e Utente sono svolti indifferentemente da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo il modello organizzativo scelto dal Comune di Reggio Xxxxxx
Il Produttore, responsabile del contenuto del pacchetto di versamento, trasmette tale pacchetto al sistema di conservazione secondo le modalità operative di versamento condivise con il delegato.
L’ Utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti del livello di autorizzazione attribuito dal Responsabile della Conservazione secondo le modalità previste nel nel Disciplinare tecnico.
Il Sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, ai Documenti informatici conservati e consente la produzione di un Pacchetto di distribuzione direttamente acquisibile dai soggetti autorizzati.
Nel ruolo di Utente si possono definire specifici soggetti abilitati, in particolare gli operatori indicati dal Produttore e riportati nel Disciplinare tecnico, che possono accedere esclusivamente ai documenti versati dal Produttore stesso o solo ad alcuni di essi secondo le regole di visibilità e di accesso concordate tra ParER e il Produttore.
L'abilitazione e l'autenticazione di tali operatori avviene in base alle procedure indicate nel “Piano della sicurezza” e nel rispetto delle misure di sicurezza previste negli articoli da 31 a 36 del D.lgs 30 giugno 2003, n. 196, in particolare di quelle indicate all'art. 34 comma 1 e dal Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza di cui all'Allegato B del medesimo decreto.
Organismi di tutela e vigilanza
vd. Manuale ParER – cap. “Struttura organizzativa per il Servizio di Conservazione”
Organizzazione del servizio di conservazione
Il servizio di conservazione dei documenti informatici del Produttore, gestito da ParER, è attivato sulla base della convenzione con IBACN.
Gestione del Sistema di conservazione
Il Sistema di conservazione garantisce l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità degli oggetti conservati dal momento della loro presa in carico dal Produttore, fino all’eventuale scarto indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico e organizzativo.
Il versamento in conservazione dei documenti informatici gestiti nella fase corrente del Produttore è effettuato unicamente dagli Operatori abilitati dal Produttore (indicati nel Disciplinare Tecnico) utilizzando la modalità automatica con il connettore (tra il sistema di gestione documentale del Produttore e il sistema di conservazione) o gli strumenti messi a disposizione da ParER.
ParER, in qualità di soggetto delegato alla gestione del servizio di conservazione del Produttore, svolge le seguenti attività:
• acquisizione, verifica e gestione dei pacchetti di versamento presi in carico e generazione del rapporto di versamento
• preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione
• preparazione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione e della produzione di duplicati e copie informatiche su richiesta
• scarto dei pacchetti di archiviazione
• chiusura del servizio di conservazione (al termine del contratto).
ParER, tramite il responsabile dei sistemi informativi per la conservazione, svolge inoltre le seguenti attività:
• conduzione e manutenzione del sistema di conservazione
• monitoraggio del sistema di conservazione
• change management
• verifica periodica di conformità a normativa e standard di riferimento.
Struttura Organizzativa per il Servizio di conservazione
vd. Manuale ParER
Oggetti sottoposti a conservazione
Documenti informatici e aggregazioni documentali informatiche
Il Sistema di conservazione gestito da ParER, conserva Documenti informatici, in particolare documenti amministrativi informatici, con i metadati ad essi associati e le loro Aggregazioni documentali informatiche. Inoltre il Sistema gestisce l’organizzazione e la descrizione dei Documenti informatici e delle Aggregazioni documentali informatiche in Serie.
I Documenti informatici e le loro Aggregazioni documentali informatiche sono trattati nel sistema nella forma di Unità documentarie e Unità archivistiche, e sono inviati in conservazione sotto forma di Pacchetti di versamento (SIP), che contengono sia i documenti che i relativi metadati.
Per mantenere anche nel Sistema le informazioni relative alla struttura dell’archivio e dei relativi vincoli archivistici, le Unità documentarie sono versate corredate di un set di metadati di Profilo archivistico.
I Documenti informatici (Unità documentarie) sono suddivisi in tipologie documentarie, che identificano gruppi documentali omogenei per natura e funzione giuridica, modalità di registrazione o di produzione. Tale suddivisione è funzionale all’individuazione, per ogni singola tipologia documentaria, di set di metadati standard e di articolazioni o strutture di composizione omogenee.
Per le tipologie documentarie, l'Area Servizi archivistici di ParER elabora dei documenti di studio ed analisi ad uso interno, che definiscono per ogni tipologia documentaria:
• il set dei metadati descrittivi da inserire nei SIP, ritenuti essenziali per la corretta conservazione dei documenti;
• l'articolazione o struttura di riferimento della corrispondente Unità documentaria ai fini della predisposizione del SIP per l’invio al Sistema di conservazione;
• le indicazioni operative per la produzione del SIP e l’invio dello stesso al Sistema.
Da tali documenti di analisi sono derivate le specifiche operative per la creazione e trasmissione dei SIP relativi alle varie tipologie documentarie contenute nel Disciplinare tecnico concordato con il Produttore.
Si rimanda al “Disciplinare Tecnico” per la descrizione delle tipologie documentarie gestite e conservate dal sistema.
Unità archivistiche e unità documentarie
vd. Manuale ParER – cap.”Oggetti sottoposti a conservazione”
Formati
vd. Manuale ParER – cap.”Oggetti sottoposti a conservazione”
Metadati
vd. Manuale ParER – cap.”Oggetti sottoposti a conservazione”
Pacchetto di versamento (SIP)
vd. Manuale ParER – cap.”Oggetti sottoposti a conservazione”
Pacchetto di archiviazione (AIP)
vd. Manuale ParER – cap.”Oggetti sottoposti a conservazione”
Pacchetto di distribuzione (DIP)
vd. Manuale ParER – cap.”Oggetti sottoposti a conservazione”
Processo di conservazione
Fasi del versamento e logiche di conservazione
Il processo di conservazione si basa su di una logica di conservazione caratterizzata dal versamento da parte del Produttore degli oggetti da conservare (Documenti informatici e Aggregazioni documentali informatiche) secondo la tempistica specificata nel “Disciplinare Tecnico”.
I pacchetti vengono generati dal sistema documentale del Produttore che si configura come una procedura di gestione della conservazione per documenti digitali conforme alla normativa italiana in grado di operare sui documenti archiviati centralmente su Alfresco e di rappresentare correttamente i procedimenti documentali amministrativi e la fascicolazione. Tutti i documenti archiviati sono organizzati secondo classi documentali specifiche e opportunamente gestiti per il processo di conservazione (attraverso strumenti per la configurazione e la gestione del processo di conservazione basandosi sul concetto di "tipologia di conservazione"). Ciascuna tipologia di conservazione (Classe) possiede i propri parametri di gestione (n. di pacchetti di versamento/archiviazione prodotti, frequenza, dimensione..) ed i propri controlli di consistenza (formati dei documenti, validità delle firme, integrità, presenza dei metadati minimi..)
Il produttore è in grado quindi di:
• monitorare il processo di conservazione;
• supervisionare la creazione e l'invio dei pacchetti di versamento;
• identificare eventuali errori o non conformità sui documenti
• ricercare e recuperare i pacchetti esterni per l'esibizione anche partendo da uno specifico documento
• esibire l'insieme dei documenti di un fascicolo corredato dalle evidenze di conservazione che permettono di ricostruire lo svolgimento nel tempo del processo documentale
Tutti i documenti raccolti nei volumi vengono sottoposti a controlli che dipendono dalla tipologia di conservazione. Tali controlli possono riguardare:
• la corretta presenza dei metadati minimi necessari alla conservazione a norma
• la validità dei certificati di eventuali firme digitali
In ogni momento è possibile ispezionare i documenti che sono presenti in un pacchetto e gli eventuali errori presenti nei pacchetti che ne inibiscano la corretta chiusura.
vd. Manuale ParER – cap.”Processo di conservazione”
Acquisizione dei pacchetti di versamento (SIP) e generazione del Rapporto di versamento
Per attestare l’avvenuta acquisizione e presa in carico del SIP, per ogni pacchetto accettato il Sistema genera automaticamente un Rapporto di versamento che viene memorizzato nel Sistema e associato al SIP cui si riferisce. Il Rapporto di versamento contiene l’Identificativo univoco del Rapporto, il Riferimento temporale relativo alla sua creazione (specificato con riferimento al tempo UTC), l’impronta dell’Indice del SIP e le impronte degli Oggetti- dati che ne fanno parte, oltre alla descrizione sintetica del contenuto del SIP acquisito. La descrizione analitica del Rapporto di versamento e la relativa struttura dati è contenuta nel documento Specifiche tecniche dei servizi di versamento.
Il Riferimento temporale contenuto nel Rapporto di versamento è generato dal Sistema (con le modalità definite dal Conservatore, vd. Manuale ParER – cap.”Processo di Conservazione”) ed è da considerarsi opponibile ai terzi in base a quanto previsto dal comma 4, lettera b) dell’art. 41 del DPR 22 febbraio 2013.
Il Rapporto di versamento è reso disponibile al Produttore il quale lo rende visibile all’interno del sistema di gestione documentale.
Preparazione e Gestione del Pacchetto di archiviazione (AIP)
vd. Manuale ParER – cap.”Processo di conservazione”
Preparazione e Gestione del Pacchetto di distribuzione (DIP)
vd. Manuale ParER – cap.”Processo di conservazione”
Produzione di copie, di riproduzioni e di duplicati
vd. Manuale ParER – cap.”Processo di conservazione”
Monitoraggio e risoluzione delle anomalie
L’azione di monitoraggio può essere svolta, secondo la natura delle attività e le fasi del processo di conservazione:
• da operatori di ParER, per il complesso degli oggetti conservati;
• dagli utenti del Produttore, limitatamente agli oggetti di propria pertinenza;
Il monitoraggio consente di avere una vista complessiva, suddivisa per fasce temporali, sull’acquisizione dei SIP, sul rifiuto dei SIP, sui tentativi falliti di versamento e sulle eventuali anomalie, mettendo a disposizione degli operatori tutte le informazioni necessarie a verificare tanto le anomalie che hanno impedito il versamento dei SIP nel Sistema, quanto tutti gli elementi relativi ai SIP versati e agli AIP generati o aggiornati a seguito di tali versamenti.
In particolare, sono evidenziati, in tabelle sintetiche complessive o per singola Struttura:
• i versamenti di SIP normalizzati svolti con successo, cioè che hanno generato un Rapporto di versamento;
• l’inserimento o meno dei SIP in Elenchi di versamento;
• versamenti rifiutati;
• i tentativi di versamento falliti, che non hanno attivato il processo di acquisizione.
Dalle tabelle sintetiche è possibile scendere fino al dettaglio dei singoli versamenti, evidenziando nel caso dei versamenti rifiutati, opportuni codici d’errore, che consentono agli operatori di individuare le soluzioni necessarie alla risoluzione delle anomalie riscontrate. Le più comuni azioni di risoluzione delle anomalie prevedono:
• Utilizzo di parametri di forzatura dei versamenti: nel caso in cui i controlli sulle firme, sui formati o sui collegamenti presenti sul SIP non vadano a buon fine e il versamento del SIP fallisca, i SIP rifiutati possono essere versati nuovamente in conservazione forzando i controlli precedentemente falliti. Tali forzature, che sono operate dal Produttore valorizzando appositi parametri presenti nel SIP, consentono di portare in conservazione i SIP anche in presenza delle anomalie che inizialmente ne avevano pregiudicato l’acquisizione. In questi casi, il Sistema segnala al Produttore nell’Esito versamento che il SIP è stato acquisito a seguito di forzatura. Le casistiche e le modalità con cui tali forzature operano sono configurate nel Sistema e descritte in dettaglio nel Disciplinare tecnico;
• Modifica di dati non corretti presenti nel SIP: nel caso in cui il SIP non superi i controlli a causa di alcuni dati non corretti nel SIP stesso, gli operatori di ParER in sede di Monitoraggio segnalano l’anomalia al Produttore, che provvede alla correzione dei dati indicati e a effettuare nuovamente il versamento;
• Modifica delle configurazioni del Sistema: nel caso in cui il versamento del SIP non vada a buon fine per la presenza nel SIP stesso di dati non corrispondenti con i valori configurati nel Sistema, ParER può procedere, d’accordo con il Produttore, a modificare di conseguenza le configurazioni. Di tale modifica ne viene data comunicazione al Produttore che provvede a inviare nuovamente in conservazione il SIP;
• Versamenti rifiutati e non risolubili: nel caso in cui un versamento sia stato rifiutato per la presenza di anomalie che il Produttore giudica non risolubili, della circostanza viene data comunicazione a ParER che provvede a marcare sul Sistema quel versamento come non risolubile e ad escluderlo, di conseguenza, da futuri controlli;
• Annullamento di versamenti effettuati: nel caso in cui un versamento andato a buon fine sia stato effettuato per errore, il Produttore ne dà comunicazione a ParER che provvede, utilizzando apposite funzionalità del Sistema, ad annullare il versamento. Il SIP, e il relativo AIP eventualmente generato, non sono cancellati dal Sistema, ma marcati come Annullati. I SIP e gli AIP annullati sono esclusi dai risultati delle ricerche effettuate sul Sistema, ma richiamabili solo se esplicitamente indicato nei filtri di ricerca.
Il modulo di Monitoraggio, inoltre, fornisce accesso alle statistiche dei sistemi, del Data Base, dei versamenti, ecc., mettendo a disposizione degli operatori report sia sintetici che analitici.
vd. Manuale ParER – cap.”Processo di conservazione”
Descrizione del sistema di conservazione
vd. Manuale ParER – cap.”Il Sistema di conservazione”
Componenti logiche
vd. Manuale ParER – cap.”Il Sistema di conservazione”
Componenti tecnologiche
vd. Manuale ParER – cap.”Il Sistema di conservazione”
Componenti fisiche
vd. Manuale ParER – cap.”Il Sistema di conservazione”
Procedure di gestione e di evoluzione
vd. Manuale ParER – cap.”Il Sistema di conservazione”
STRATEGIE ADOTTATE A GARANZIA DELLA CONSERVAZIONE
Misure a garanzia della intellegibilità, della leggibilità e della reperibilità nel tempo
vd. Manuale ParER – cap.”Monitoraggio e controlli- Funzionalità per la verifica e il mantenimento dell’integrità degli archivi”
Misure a garanzia dell'interoperabilità e della trasferibilità ad altri conservatori
vd. Manuale ParER – cap.”Processo di conservazione - Predisposizione di misure a garanzia dell'interoperabilità e trasferibilità ad altri conservatori”
Monitoraggio e soluzioni adottate in caso di anomalie
vd. Manuale ParER – cap.”Monitoraggio e controlli”
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
La titolarità del trattamento di dati personali contenuti nei documenti oggetto di conservazione è in capo al Produttore, mentre IBACN è nominato quale “responsabile esterno” del trattamento dei dati personali necessari allo svolgimento del processo di conservazione con atto di nomina prot.n. 2015/0211521.
Di conseguenza, l’IBACN si impegna, nel trattamento dei suddetti dati, ad attenersi alle istruzioni e a svolgere i compiti indicati dal Produttore, così come meglio definiti nell’Allegato A, rubricato “Istruzioni e individuazione dei compiti ai quali deve attenersi il responsabile esterno al trattamento di dati personali”.
Coerentemente a quanto espresso, il Direttore dell’IBACN, in qualità di Responsabile del trattamento dei dati personali effettuato dal servizio di conservazione, in quanto individuato da specifici atti come Responsabile del trattamento dei dati personali all’interno di IBACN, assume la responsabilità sulla garanzia del rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento dei dati personali e sulla garanzia che il trattamento dei dati affidati dal Produttore avverrà nel rispetto delle istruzioni impartite dal titolare del trattamento dei dati personali, con garanzia di sicurezza e di riservatezza.
Con precipuo riferimento invece al trattamento dei dati personali degli operatori del servizio di conservazione con livello di abilitazione consultatore, si puntualizza che il trattamento dei dati in oggetto avrà luogo conformemente a quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
L’archivio logico comprendente i dati degli operatori abilitati alla consultazione di una o più strutture contiene i soli dati obbligatori indispensabili per il rilascio delle credenziali di accesso al sistema e per la corretta gestione del sistema di autorizzazione, nel rispetto di quanto previsto dal sopraindicato Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
Documenti di riferimento
Titolo e nome file | Indirizzo pubblicazione |
Manuale di Conservazione | xxxx://xxxxx.xxx.xxxxxxx.xxxxxx- xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx_xx_xxxxxxxxxxxxx |
Modelli di AIP | |
Specifiche tecniche dei servizi di versamento | |
Specifiche tecniche dei servizi di recupero | |
Codifiche Errori | |
Conservazione, modalità operative e glossari Agid | xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxx- amministrazione/conservazione |