Responsabile della Conservazione
Responsabile della Conservazione
ALLEGATO N. 9: Accordo di versamento Conservazione Decreti inviati da Titulus
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TRA | |||
PRODUTTORE | CONSERVATORE | ||
Università degli Studi di Verona | CINECA CONSORZIO INTERUNIVERSITARIO | ||
nella figura del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE | nella figura del RESPONSABILE DELLA FUNZIONE ARCHIVISTICA | ||
Xxxxxxxx Xxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx | ||
OGGETTO DELL’ACCORDO | |||
CONSERVAZIONE DEI DECRETI INVIATI DA TITULUS | |||
CODICE ACCORDO | VERSIONE | DATA | STATO (BOZZA/DEFINITIVO) |
DECR.PART.TTS.uni_vr | 01.02.01 | 23/11/2017 | DEFINITIVO |
MODALITÀ DI SOTTOCRIZIONE DELL’ACCORDO | |||
[ ] Firma autografa | [x] Firma digitale | [ ] Firma elettronica | |
VERSIONI PRECEDENTI DELL’ACCORDO (versione, data, tipo di intervento) | |||
01.00 | 10/11/2016 | Versione standard redatta da CINECA | |
01.01 | 22/09/2017 | Cambio responsabile del servizio di conservazione | |
01.02 | 30/10/2017 | Cambio dicitura referenti | |
STORIA DEL DOCUMENTO (versione, data, tipo intervento) | |||
01.02.01 | 23/11/2017 | Versione approvata dalle parti | |
PREMESSA
L’accordo di versamento firmato dal Produttore e dal Conservatore descrive le condizioni di versamento di documenti, fascicoli e serie documentali dal sistema informativo del Produttore al sistema di conservazione; è utile ai fini di un’efficace attività conservativa stipulare un accordo per ogni tipologia di documento, fascicolo o serie da inviare in conservazione.
Le condizioni di versamento formalizzano sia i dettagli tecnici della procedura di versamento - quali il protocollo di comunicazione, lo standard di firme, i controlli sul buon esito del versamento - che gli aspetti archivistici come la descrizione della tipologia del documento, del contesto, della provenienza.
La necessità di esplicitare ogni singolo aspetto del versamento e di quanto versato deriva dalla complessità dell’azione conservativa nel contesto digitale; di conseguenza più le informazioni raccolte in fase di versamento sono dettagliate e precise, più la conservazione potrà essere efficiente e completa.
Una delle criticità dell’azione conservativa nel contesto digitale è l’obsolescenza tecnologica dei formati (fragilità dei supporti tecnologici, frequenti cambiamenti delle piattaforme hardware, aggiornamenti del software e nascita di nuovi standard); per questo motivo il mantenimento della intelligibilità e dell’autenticità del singolo documento deve essere sostenuto secondo procedure ben definite. Le stesse relazioni tra i documenti che delineano il corpus archivistico hanno bisogno di essere formalizzate, in quanto l’oggetto da conservare non è più il supporto cartaceo che nel tempo si sedimenta secondo un determinato ordinamento, ma un complesso di bit, aggregato solo logicamente.
Di conseguenza l’attività di conservazione in ambito digitale non si può limitare a un semplice backup dei dati, ma impone periodici controlli, integrazioni di metadati e migrazioni dei formati che garantiscano la persistenza e la fruizione delle informazioni fondamentali.
Infine il contesto digitale e normativo influenza anche i tempi di versamento che, a differenza di ciò che accade con il cartaceo, può avvenire quando il documento è ancora di vivo interesse amministrativo.
Il sistema di conservazione, denominato Conserva, agisce in piena ottemperanza alle direttive descritte nelle regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici; segue, inoltre, lo standard di riferimento per la certificazione dei depositi digitali ISO 14721:2012 OAIS (Open Archival Information System)1 ed è per il momento retrocompatibile con la Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004.
Il presente accordo di versamento si basa sullo standard ISO 20652:2006 Paimas2 e si divide in sei sezioni:
1. Informazioni generali: sezione descrittiva e introduttiva dell’intero accordo.
2. Descrizione del pacchetto di versamento: sezione dedicata all’oggetto informativo inteso come contenuto informativo e informazioni sulla rappresentazione. L’informazione viaggia attraverso pacchetti costituiti dall’oggetto informativo e dai metadati utili alla sua conservazione e fruizione; il pacchetto versato dal Produttore viene denominato pacchetto di versamento, quello conservato nel sistema di conservazione pacchetto di archiviazione ed infine il pacchetto dato all’utente per la fruizione pacchetto di distribuzione.
1 Open archival information system (OAIS) - ISO 14721:2012 - Space data and information transfer systems
- Reference model, <xxxx://xxx.xxx.xxx/xxx/xxxxxxxxx_xxxxxx.xxx?xxxxxxxxx00000>.
2 Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (Paimas) – ISO 20652:2006 – Space data and information transfer systems – Methodology abstract standard,
<xxxx://xxx.xxx.xxx/xxx/xxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx/xxxxxxxxx_xxxxxx.xxx?xxxxxxxxx00000>.
L’oggetto informativo è costituito dal contenuto informativo e dalle informazioni sulla rappresentazione: il primo è l’oggetto digitale da conservare, mentre le seconde comprendono il formato, le informazioni sul sistema che ha prodotto il documento e la descrizione dell’oggetto informativo. A queste si aggiungono le informazioni per la conservazione, a loro volta divise in cinque categorie: • informazioni sull’identificazione; • informazioni sulla provenienza; • informazioni sul contesto; • informazioni sull’integrità; • informazioni sull’accesso. A completare la costruzione del pacchetto di versamento sono da considerare infine le: • informazioni sull’impacchettamento; • informazioni descrittive. 3. Trasferimento: sezione che raccoglie le informazioni relative alla descrizione della fase del trasferimento del pacchetto informativo. 4. Versamento: sezione che descrive procedure e controlli compiuti dal versamento del pacchetto fino all’indicizzazione nel sistema di conservazione. Il Produttore e il Conservatore possono concordare controlli ulteriori da aggiungere ed effettuare in questa fase. 5. Conservazione: sezione che contiene le informazioni sulle modalità di formazione e chiusura del pacchetto di archiviazione. 6. Esibizione: sezione dedicata alla descrizione delle modalità di ricerca, consultazione ed estrazione delle risorse conservate. Essendo relativo alla fase di versamento questo accordo si sofferma particolarmente sulla descrizione e raccolta dei metadati durante questa prima parte del processo di conservazione. | |
INFORMAZIONI GENERALI | |
Rappresentanti Conservatore | Per tutti profili professionali indicati dalla norma inerente ai sistemi di conservazione si può far riferimento al Manuale di Conservazione liberamente consultabile sull'elenco dei conservatori accreditati. |
Comunità di riferimento | Responsabile della conservazione e suoi delegati Responsabili e addetti dell’archivio del Produttore |
Sistemi coinvolti | Titulus – sistema di gestione documentale Conserva – sistema di conservazione |
DESCRIZIONE DEL PACCHETTO DI VERSAMENTO | |
Tipologia e descrizione della struttura dell’oggetto informativo | I decreti ed i provvedimenti comunque formati sono atti di tipo amministrativo con i quali l'autorità amministrativa manifesta la propria volontà nell’esercizio dei propri poteri, dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi: I decreti ed i provvedimenti sono atti completi dei loro elementi sostanziali e formali relativi al soggetto che li forma e sottoscrive con firma autografa o digitale. I documenti della tipologia Decreto, Decreto Direttoriale e i |
Provvedimento, hanno tutte le caratteristiche di un provvedimento amministrativo quali:
• unilateralità: espressione della esclusiva volontà
dell’amministrazione;
• imperatività: forza giuridica per la quale il provvedimento produce degli effetti giuridici su situazioni giuridiche altrui, senza la necessità del loro consenso;
• inoppugnabilità: definitività del provvedimento una volta scaduti i termini per la sua contestazione tramite ricorsi amministrativi o giurisdizionali da parte degli interessati;
• tipicità: caratteristica per la quale il provvedimento è
previsto dall’ordinamento;
• nominatività: corrispondenza per la quale a ciascun interesse pubblico particolare da realizzare è previsto uno specifico provvedimento amministrativo;
• esecutorietà: potere dell’amministrazione di dare immediata e diretta esecuzione al provvedimento senza dover ricorrere all’autorità giurisdizionale.
Commento [LN1]: Avete nello stesso repertorio decreti e provvedimenti o sono gestiti con repertori diversi?
I decreti e i provvedimenti hanno una struttura composta dalle seguenti parti:
• l’intestazione che indica l’autorità e in particolare l’organo che adotta il provvedimento; nell’intestazione può essere presente anche l’oggetto che riporterà sinteticamente la res su cui il provvedimento ricade. Il preambolo che indica le premesse di fatto e di diritto analizzate al fine di emettere il provvedimento. Normalmente si inizia con un ‘premesso’ che introduce le ragioni di fatto che hanno comportato l’assunzione del provvedimento; successivamente vengono enunciati i presupposti di diritto come le leggi europee, statali, etc. e i paragrafi che, in questo caso, vengono introdotti da ‘visto’. Con ‘richiamato’ si introduce un paragrafo relativo alle premesse di diritto riprese dalla giurisprudenza o da regolamenti e provvedimenti precedenti. È possibile che vi sia anche l’utilizzo di formule come ‘rilevato, accertato, verificato’ utilizzate in caso di verifiche o accertamenti su relazioni o documenti tecnici. Solitamente il preambolo si conclude con la motivazione, a sua volta suddivisa in paragrafi introdotti da ‘considerato, tenuto conto che, ecc.’ e serve a spiegare in maniera esaustiva e coerente con le premesse, l’iter logico che ha portato l’organo amministrativo a emettere quel determinato provvedimento.
• La parte dispositiva che viene introdotta dal verbo
‘decreta/dispone/autorizza/decreta d’urgenza’; esplicita
la parte precettiva dell’intero atto e può consistere in un comportamento che viene imposto (dare, facere, pati) oppure vietato (non facere). Anche il dispositivo è strutturato in paragrafi sulla base della lista dei precetti da imporre. • La data topica e data cronica che riportano il luogo e il giorno in cui il decreto o il provvedimento è stato sottoscritto. • La sottoscrizione che riporta la firma dell’autorità che adotta il provvedimento. Oggetto di questo accordo di versamento sono: • decreti a firma del Rettore o del suo Vice; • decreti Direttoriali a firma del Direttore Generale o del suo vice; • decreti Direttoriali a firma Direttore di Centro di Costo o del suo Vice; • provvedimenti a firma del Direttore di Centro di Costo amministrativo o del suo Vice; • provvedimenti a firma del Responsabile di Direzione e di Area o del loro Vice. I decreti ed i provvedimenti come descritti nel presente contratto, sottoscritti in modalità analogica e digitale dai firmatari indicati nel presente capitolo, attengono agli ambiti previsti dalla legge, dallo Statuto e dai Regolamenti (ove esistenti) dell’Università di Verona. | |
Generazione dell’oggetto informativo | I decreti ed i provvedimenti sono redatti dal personale delle U.O. Responsabili del procedimento, in modalità analogica e/o digitale. MODALITÀ DIGITALE I Decreti ed i Provvedimenti prodotti in modalità digitale sono prodotti nativi digitalmente attraverso il seguente workflow dei procedimenti: • creazione da parte dell’RPA del documento (o personale dell’UOR dell’RPA in qualità di operatore) con versione aggiornata di un programma di elaborazione testi, di un documento informatico esportato poi mediante apposita funzionalità in formato .pdf/A; • creazione da parte dell’RPA del documento (o personale dell’UOR dell’RPA in qualità di operatore) di un documento in bozza nel programma di protocollo informatico Titulus che da avvio al workflow del procedimento; • verifica della correttezza e della legittimità di un documento in bozza da parte di tutti i responsabili |
gerarchicamente superiori all’RPA e/o produttore del documento; • approvazione del documento in bozza da parte di tutti i responsabili gerarchicamente superiori all’RPA e/o produttore del documento; • apposizione della firma digitale sul documento in bozza da parte del Rettore, Direttore Generale, Direttore del Centro di Costo, Responsabile di Direzione e di Area o loro Vice/sostituti. L’apposizione della firma digitale sul documento in bozza comporta un’operazione di registrazione a protocollo dei suddetti documenti - Decreti, Decreti Direttoriali, Provvedimenti - e la trasformazione del documento dallo stato di bozza al documento definitivo al quale sono allegati uno o più atti sottoscritti in modalità digitale. L’apposizione della firma digitale al documento informatico è contestuale alla registrazione a protocollo del documento stesso nel sistema di gestione documentale Titulus. In tutti i casi di firma verranno usate firma digitale e/o la firma digitale remota a norma di legge. I decreti e provvedimenti come definiti nel presente accordo sono: • non modificabili; • fascicolati dal responsabile del procedimento nel fascicolo di cui segue la classificazione o nel fascicolo a cui il decreto è inerente. MODALITÀ ANALOGICA I Decreti ed i Provvedimenti prodotti in originale cartaceo sono generati con le stesse modalità gestionali organizzative descritte nel caso di modalità digitale, ossia come qui di seguito descritto: • creazione da parte dell’RPA del documento (o personale dell’UOR in qualità di operatore) nello stato di minuta e di originale; • verifica della correttezza dell’atto e della sua legittimità formale e sostanziale da parte di tutti i responsabili gerarchicamente superiori all’RPA del documento; • apposizione della firma autografa sull’atto nello stato sia di minuta che di originale da parte del Rettore, Direttore Generale, Direttore del Centro di Costo, Responsabile di Direzione e di Area o loro Vice e di eventuali soggetti terzi. Quando gli atti sono completi di firme autografe: • l’originale è registrato a protocollo da parte del personale della UOR che ne è responsabile; |
• l’originale è scansionato con relativi allegati e salvato in formato .pdf/A mediate apposita funzionalità; • la scansione del formato .pdf/A è allegata alla registrazione di protocollo. • l’originale e la minuta sono conservati ed archiviati in modalità cartacea dall’RPA che ne è responsabile. | |
Informazione sulla | Strutturale: il documento è costituito da un file PDF/A firmato |
rappresentazione | digitalmente secondo lo standard CADES o PADES; oppure da un documento in pdf/A scansione dell’originale cartaceo. Non si garantisce la conservazione a lungo termine per le scansioni e per eventuali allegati in formato non adatto alla conservazione. |
Informazioni sulla conservazione | Per ogni istanza del documento viene generato un set di metadati che integrano quelli indicati dalla normativa. Sia nei metadati previsti dalla normativa che in quelli specifici dell’istanza del decreto sono individuabili le seguenti categorie indicate dallo standard OAIS: Informazioni sull’identificazione Ogni repertorio ha: • un proprio identificativo del sistema di provenienza; • il riferimento alla serie documentale cui appartiene il documento (numero di repertorio assegnato da Xxxxxxx); • dal punto di vista archivistico, in caso di documento protocollato, riporta la registrazione di protocollo e di repertorio; • un id univoco assegnato dal sistema di conservazione Conserva. Informazioni sulla provenienza Sono costituite principalmente da: • la firma digitale, laddove presente, attestante la paternità del documento, convalidata secondo un riferimento temporale opponibile a terzi (data segnatura di protocollo o processo di conservazione); • la descrizione del processo di generazione del repertorio (si veda Generazione dell’oggetto informativo); • gli ulteriori eventi che coinvolgono il documento, dalla generazione nel gestionale, alla registrazione in Titulus fino al versamento nel sistema di conservazione Conserva. Informazioni sul contesto Sono costituite principalmente da: • la classificazione; • il riferimento alla serie documentale a cui il repertorio appartiene; |
• il riferimento se presente al fascicolo del procedimento o della persona giuridica/fisica se il documento è fascicolato; Informazioni sull’integrità Sono costituite principalmente da: • la firma digitale sul documento qualora vi fosse; • l’impronta del documento. Informazioni sull’accesso Sono costituite principalmente da: • i permessi di accesso. | |
Informazioni descrittive | Le informazioni descrittive sono le chiavi di ricerca tramite le quali il Responsabile della conservazione e suoi delegati possono recuperare il documento, il fascicolo o la serie di interesse. Per quanto riguarda la tipologia Repertorio le informazioni descrittive sono: Default • Id provenienza (id dei repertori di Titulus) • Id sistema (id dei repertori di Conserva) Dati identificativi • Codice Area Organizzativa Omogenea • Numero Protocollo • Data protocollo da…al… (ricerca per intervalli di date) • Nome Repertorio • Numero Repertorio • Data repertorio da…al… (ricerca per intervalli di date) • Oggetto Dati gestionali • Classificazione • Unità Organizzativa • Persona |
Informazioni | Il pacchetto di versamento è costituito da un indice di |
sull’impacchettamento | versamento (Indice del Pacchetto di Versamento – IPdV) e dai file appartenenti alle unità documentali (documento principale |
ed eventuali allegati) contenute nel pacchetto. | |
L’indice del pacchetto di versamento è un file xml che descrive | |
le unità di versamento (documenti o fascicoli) che compongono | |
il pacchetto. | |
Il Produttore può inviare il pacchetto di versamento in modalità | |
non compressa o compressa, eventualmente diviso in più | |
porzioni, anche non auto consistenti; in questo caso la | |
consistenza viene garantita con il ricongiungimento ordinato di | |
tutti i pacchetti, prima di procedere ai controlli di consistenza. |
Il pacchetto è decompresso da Conserva ed il suo contenuto conservato in formato non compresso. | |
Classi di oggetti e istanze | Conserva gestisce le seguenti unità di versamento: • documenti (definite nell’IPdV unità documentali); • fascicoli (definiti nell’IPdV unità archivistiche); • serie documentali. I decreti ed i provvedimenti sono documenti che, se opportunamente archiviati in un sistema di gestione documentale, vengono firmati e riportano l’indicazione della serie documentale a cui appartengono. |
TRASFERIMENTO | |
Protocolli di versamento | Il pacchetto di versamento viene trasmesso dal sistema di gestione documentale Titulus del Produttore al sistema di conservazione Conserva di CINECA per mezzo di web services esposti da quest‘ultimo. |
Criteri di formazione del | Il pacchetto di versamento viene formato raccogliendo tutti i |
Pacchetto di Versamento (SIP) | repertori selezionati in maniera interattiva dal Responsabile della gestione documentale oppure in maniera automatica attraverso apposite funzioni presenti sul sistema di gestione documentale Titulus. La periodicità di formazione e trasmissione dei pacchetti è decisa dal Responsabile della gestione documentale assieme al Responsabile della conservazione. Il sistema di conservazione Conserva è in grado di ricevere pacchetti con periodicità a discrezione del Produttore. |
Descrizione del processo di | Il sistema di gestione documentale del Produttore Titulus |
trasferimento | produce uno o più pacchetti di versamento (in base alle dimensioni ed al numero dei documenti da trasmettere). Ogni |
pacchetto viene trasmesso al sistema di conservazione | |
Conserva di CINECA attraverso appositi web service esposti | |
per il processo di trasferimento. | |
Il pacchetto, costituito da una struttura XML e file allegati, viene | |
compresso prima dell’invio. | |
Una volta completato l’invio del pacchetto, il sistema di | |
conservazione Conserva avvia procedure di controllo volte a | |
garantire integrità, completezza e congruenza del trasferimento | |
Cfr. Allegato del manuale operativo relativo ai controlli eseguiti | |
in fase di trasferimento. A fronte di un esito positivo dei controlli, | |
il pacchetto viene collocato in un’area di lavoro del sistema di | |
conservazione Conserva, in attesa del versamento; in caso di | |
un esito negativo, viene restituito un messaggio di errore al | |
sistema mittente. | |
VERSAMENTO | |
Procedura di validazione | In una fase successiva rispetto al processo di versamento, la procedura di versamento decomprime i pacchetti compressi ed esegue una serie controlli descritti nel manuale in particolare cfr. Allegato del manuale operativo relativo ai controlli eseguiti sul pacchetto di versamento nei: • controlli sul pacchetto di versamento e sull’indice del pacchetto di versamento; • controlli sull’unità di versamento; • controlli sull’unità documentale; • controlli sull’unità documentale in serie; • controlli sull’unità archivistica e l’aggiornamento dell’unità archivistica. |
Controlli aggiuntivi | Non è previsto nessun controllo aggiuntivo. |
Rapporto di versamento | Per ogni pacchetto di versamento ricevuto il sistema di conservazione Conserva produce e trasmette un rapporto di versamento firmato digitalmente dal Responsabile del servizio di conservazione o suo delegato. All’interno del rapporto, per ogni unità versata (e quindi verificata e validata) viene riportata la relativa impronta informatica (basata sull’algoritmo SHA256). |
CONSERVAZIONE | |
Criteri e modalità di formazione | I decreti ed i provvedimenti vengono gestiti in apposite serie |
del Pacchetto di Archiviazione | documentali ordinate progressivamente; possono anche essere parte di procedimenti amministrativi, e quindi esser soggette a |
fascicolazione. | |
Di conseguenza all’interno del sistema di conservazione | |
Conserva, i decreti ed i provvedimenti vengono collocati sia nel | |
pacchetto di archiviazione della serie dei decreti o dei | |
provvedimenti (una serie per ogni forma di repertorio); che | |
anche all’interno degli eventuali pacchetti di archiviazione | |
relativi al/ai fascicoli in cui i decreti ed i provvedimenti sono stati | |
inseriti. | |
Criteri e tempistiche di chiusura del Pacchetto di Archiviazione | Il pacchetto di archiviazione della serie viene chiuso il 31 marzo dell’anno successivo alla serie stessa; il pacchetto di |
archiviazione relativo al fascicolo verrà chiuso alla chiusura del | |
fascicolo. | |
Per ogni chiusura il sistema produce un indice del pacchetto di | |
archiviazione, conforme allo standard UNISInCRO, firmato | |
digitalmente con firma XADES automatica e marcato | |
temporalmente. Il pacchetto viene chiuso anticipatamente in | |
caso di richiesta di esibizione dello stesso. In tal caso ogni | |
successiva modifica al fascicolo sarà registrata su una nuova | |
versione del pacchetto. Il sistema di conservazione Conserva | |
mantiene tutte le versioni precedenti di un pacchetto di | |
archiviazione. | |
Selezione e scarto | La conservazione dei decreti è illimitata. |
Eventuali accordi per lo scarto | Si rimanda al massimario relativo. |
Attività di monitoraggio periodico | Controllo dell’obsolescenza dei formati: 5 anni. |
ESIBIZIONE | |
Modalità di esibizione | L’interfaccia di consultazione del sistema di conservazione Conserva produce una lista sintetica delle unità ricercate. All’interno della lista sintetica vengono riportati: • Id documento • Id Conserva • Versione documento • Codice Area Organizzativa Omogenea • Numero protocollo • Oggetto • Data protocollo Selezionando un’unità dalla lista, saranno mostrati tutti i metadati descrittivi dell’unità e sarà possibile scaricare il/i file contenuti nell’unità. |
Verona, 23 novembre 2017
Università degli Studi di Verona CINECA Consorzio Interuniversitario
Il responsabile della conservazione Il responsabile della funzione archivistica
Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx