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Allegato A OGGETTO: Schema di convenzione per la gestione del servizio di cassa dell’ODCEC di Roma
Convenzione con Istituto di credito – BANCA per la gestione del servizio di cassa e di incasso dei contributi annuali degli Iscritti all’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili della circoscrizione dei Tribunali di Roma e Velletri - CIG 08316868FD
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l’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Roma, piazzale delle Belle Arti n. 2
– 00000 Xxxx - codice fiscale 97492410580 (che per brevità sarà in seguito chiamato “Ordine”), rappresentato dal xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, nato a Roma il 17 luglio 1958, nella sua qualità di Presidente e rappresentante legale dell’Ordine stesso
E
BANCA , con sede in | , codice fiscale e partita Iva | , iscritta al n. |
dell’Albo | , rappresentata dal dott. | , nella sua |
qualità di |
PREMESSO
• che con delibera del
del Consiglio Direttivo dell’Ordine dei Dottori
Commercialisti e degli Esperti Contabili della Circoscrizione dei Tribunali di Roma e Velletri si è stabilito di affidare alla BANCA la gestione del servizio di cassa e di incasso e rendicontazione dei contributi annuali degli Iscritti all’Ordine secondo le modalità di cui alla presente convenzione;
• che l’Ordine in data _ , in esito ai risultati di gara, ha aggiudicato l’appalto in argomento alla BANCA , che ha conseguito il maggior punteggio complessivo attribuibile ai sensi del bando di gara;
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• che l’Ordine in esecuzione della propria deliberazione richiamata in premessa, affida la gestione del servizio di cassa e di incasso e rendicontazione dei contributi annuali degli Iscritti alla BANCA , che accetta; il servizio suddetto dovrà svolgersi nel rispetto delle modalità di seguito precisate ed è regolato dalle seguenti condizioni.
Tutto ciò premesso, le parti convengono e stipulano quanto segue.
ART. 1 - OGGETTO DELL’APPALTO.
Il presente appalto ha per oggetto l’espletamento del servizio di cassa e di incasso e rendicontazione dei contributi annuali degli Iscritti all’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili della Circoscrizione dei Tribunali di Roma e Velletri.
La Banca dovrà assicurare la riscossione delle entrate e il pagamento delle spese dell’Ordine riferite ai movimenti di bilancio per circa € ( ).
ART. 2 - DURATA DEL CONTRATTO.
L’appalto avrà durata triennale, con inizio e scadenza . E’ comunque fatto obbligo all’Istituto cassiere di proseguire nel servizio alle medesime condizioni, anche dopo la scadenza del contratto nelle more dell’individuazione del nuovo affidatario, per un periodo non superiore a sei mesi.
È facoltà dell’Ordine di recedere unilateralmente dal contratto con preavviso di sei mesi e senza che ciò possa dar luogo a diritti e/o eccezioni di alcun genere da parte del Cassiere.
ART. 3 - MODIFICHE DELLA PRESTAZIONE.
Nel corso del rapporto contrattuale, l’Ordine è legittimato a richiedere la riduzione o l’ampliamento del servizio.
Qualora la Banca non ottemperi alle richieste avanzate, l’Ordine si riserva la facoltà, a suo insindacabile giudizio, di considerare risolto il contratto.
ART. 4 - PERIODO DI PROVA.
I primi tre mesi di esecuzione del contratto di appalto saranno considerati periodo di prova al fine di consentire all’Ordine una valutazione ampia e complessiva sull’espletamento del servizio.
Durante tale periodo l’Ordine potrà, a suo insindacabile giudizio, richiedere alla Banca l’integrazione dei servizi ove gli stessi dovessero non essere soddisfacenti rispetto alle esigenze dell’Ordine stesso.
In caso di mancato adeguamento, l’Ordine potrà procedere al recesso mediante semplice preavviso di 10 (dieci) giorni da comunicare alla Banca a mezzo lettera raccomandata a.r., con facoltà
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dell’Ordine di procedere all’esecuzione in danno nei confronti della Banca stessa, previa intimazione.
ART. 5 - GRATUITA’ DEL SERVIZIO.
La Banca dovrà svolgere il servizio a titolo gratuito.
Saranno rimborsate alla Banca le sole spese vive postali documentate e le spese per l’emissione e l’invio dei MAV e dei solleciti agli Iscritti dell’Ordine.
ART. 6 - MODALITA’ DI ESECUZIONE DELLA PRESTAZIONE.
La Banca dovrà provvedere all’installazione di n. 2 POS presso l’Ordine.
Il servizio di cassa verrà svolto mediante operazioni di accredito e addebito di somme per conto dell’ORDINE.
Il servizio di cassa deve essere gestito, sia con sistema telematico, sia con la possibilità di intervento manuale e invio documentazione cartacea. L’Istituto di credito dovrà adeguarsi al sistema informatico in dotazione all’ente appaltante per consentire la trasmissione dei flussi di dati integra e coerente.
Per lo svolgimento del servizio di cassa la Banca dovrà provvedere all’apertura di x. xxxxx correnti
.
Il servizio di cassa dovrà svolgersi nei locali della Banca nei giorni di apertura al pubblico degli uffici e con lo stesso orario di sportello osservato nei confronti della clientela.
La Banca dovrà riconoscere sulle disponibilità dell’Ordine ed applicare sulle anticipazioni di cassa eventualmente richieste dall’ORDINE i seguenti tassi di interesse: tasso annuale di interesse sulle giacenze depositate pari a Euribor a 3 mesi/360 +/- % (in lettere ); tasso annuale di interesse a debito dell’Ordine pari a Euribor a 3 mesi/360 +/ – % (in lettere ).
ART. 7 - CARATTERISTICHE TECNICHE DEL SERVIZIO.
• Riscossione delle entrate.
7.1 La Banca gestisce, in qualità di banca assuntrice, il servizio d'incasso, per conto dell'Ordine, dei contributi annuali degli Iscritti all’Ordine stesso, mediante l'utilizzo del Servizio Elettronico Incassi MAV.
Tale servizio permette all'Ordine di introitare i contributi annuali mediante disposizioni d'incasso sotto forma di bollettini di avviso emessi dalla banca assuntrice e inviati, tramite Poste Italiane Spa, per posta ordinaria, prioritaria o raccomandata a.r., direttamente agli obbligati, pagabili presso gli
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sportelli di qualsiasi banca del territorio nazionale senza alcun aggravio di commissioni o spese per il debitore.
La banca assuntrice viene a conoscenza dell'esito pagato entro tre giorni lavorativi dalla data di pagamento, secondo la normativa vigente in materia di incassi tramite rete interbancaria. Sulla base di tali esiti, la procedura effettua, giornalmente, l'accreditamento degli importi di spettanza del soggetto beneficiario.
Sui predetti avvisi di pagamento M.AV. è previsto uno spazio, utilizzabile da parte dell'Ordine, per fornire ai destinatari eventuali comunicazioni in ordine alla causale del pagamento e alle voci che concorrono alla determinazione dell'importo complessivo e uno spazio per l'eventuale logo grafico. Inoltre, all'interno di ciascun plico, potrà essere acclusa una lettera formato A4 generica per tutti gli Iscritti o personalizzata nei contenuti per ciascun iscritto.
7.2 L'Ordine si impegna a fornire almeno 15 (quindici) giorni prima della data stabilita per la spedizione, mediante trasmissione di un flusso telematico (o supporto magnetico), tutti i dati necessari per la compilazione degli avvisi di cui al precedente articolo 7.1. I dati dovranno essere forniti secondo gli standard previsti dagli accordi interbancari vigenti. L'Ordine si impegna inoltre a trasmettere una lettera accompagnatoria indicante il numero complessivo e l'importo globale delle disposizioni contenute nel flusso telematico o supporto magnetico.
7.3 La Banca provvederà alla stampa e all'imbustamento degli avvisi e alla spedizione, tramite il servizio Poste Italiane spa in corso ordinario, prioritario o con raccomandata a.r., direttamente agli obbligati per il pagamento presso qualsiasi sportello bancario del territorio nazionale.
Gli avvisi, non potuti recapitare al destinatario risultato sconosciuto o irreperibile all'indirizzo indicato, saranno inviati all'Ordine che provvederà ad integrare o rettificare l'indirizzo e a restituire gli avvisi medesimi alla Banca per la successiva nuova spedizione con il solo recupero delle spese postali sostenute.
7.4 La Banca fornirà all’Ordine un file in formato PDF per il totale dei MAV emessi e un singolo file in formato PDF per ogni singolo MAV emesso riferibile a ciascun Iscritto.
7.5 Decorsi 60 (sessanta) giorni dalla scadenza di pagamento indicata sull'avviso, la Banca provvederà, su disposizione e per conto dell'Ordine, alla stampa e spedizione dei solleciti di pagamento agli iscritti risultati morosi.
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• Pagamento delle spese.
La Banca provvederà all’effettuazione dei pagamenti disposti dall’Ordine esclusivamente in base ad ordinativi di pagamento numerati in ordine progressivo e muniti del codice meccanografico del capitolo. L’Ordine, a mezzo lettera raccomandata a.r., a firma del Presidente, comunicherà tempestivamente alla Banca i nominativi dei funzionari autorizzati a firmare gli ordinativi di pagamento, nonché ogni eventuale variazione di detti nominativi.
Le reversali di incasso e i mandati di pagamento dovranno essere evasi dalla Banca entro
giorni lavorativi.
La Banca non dovrà dare corso agli ordinativi di pagamento che non corrispondano alle disposizioni della presente convenzione ovvero che presentino correzioni o alterazioni, a meno che tali documenti non risultino debitamente convalidati dalle persone autorizzate alla firma.
Sulle reversali di incasso e mandati di pagamento sarà apposta, ove occorra, a cura dell’Ordine, l’indicazione del trattamento fiscale cui devono assoggettarsi i documenti giustificativi di spesa e di entrata, con particolare riferimento alla legge sul bollo.
L’Ordine provvederà alla trasmissione delle reversali di incasso e dei mandati di pagamento a mezzo di appositi elenchi in duplice copia riportanti il saldo di cassa, con l’indicazione dell’intestatario e l’importo delle somme da riscuotere o pagare. Il documento originale, firmato secondo quanto previsto dal presente articolo, sarà trattenuto dalla Banca, mentre la copia sarà restituita all’Ordine debitamente firmata dalla Banca in segno di ricezione.
La consegna dei mandati di pagamento e delle reversali alla Banca potrà avvenire anche in via telematica attraverso una distinta sintetica (numero, creditore/debitore, importo singolo, totale) numerata, datata e firmata digitalmente dal Tesoriere dell’Ordine.
ART. 8 - MODALITA’ DI EFFETTUAZIONE DEI PAGAMENTI.
I mandati di pagamento dovranno riportare, oltre al numero d’ordine, l’indicazione dell’anno di esercizio, il cognome nome e qualità del creditore o di chi per esso sia legalmente autorizzato a rilasciare quietanza, la somma lorda da pagarsi, l’oggetto, il luogo di pagamento, l’indicazione dei documenti e dei provvedimenti in base ai quali sono stati emessi. La Banca dovrà attenersi alle disposizioni contenute nel mandato eseguendo il pagamento esclusivamente secondo le modalità descritte nello stesso.
La Banca provvederà all’estinzione dei mandati di pagamento solo in presenza di disponibilità liquide nel conto corrente dell’Ordine.
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L’Ordine non dovrà sostenere alcun costo né per l’emissione di assegni circolari da parte della Banca, né per l’invio degli stessi ai destinatari e per la sostituzione di assegni circolari risultati sottratti o smarriti per disservizi postali.
Nessun costo potrà essere addebitato ai beneficiari dei pagamenti. I beneficiari saranno avvisati direttamente dall’Ordine contestualmente alla consegna dei relativi mandati alla Banca.
I mandati relativi alle competenze dovute al personale dell’Ordine, nonché quelli soggetti a scadenze di legge o con specifica indicazione della valuta, dovranno essere evasi garantendo la valuta indicata dall’Ordine.
ART. 9 -OBBLIGHI DELLA BANCA.
La Banca dovrà eseguire il servizio oggetto del presente appalto con perfetta regolarità ed efficienza, nel rispetto di tutti i patti, le obbligazioni e le condizioni previste, oltre che dalla presente convenzione, dalle norme legislative e regolamentari vigenti per lo specifico settore.
La Banca dovrà, in particolare, inviare gli estratti di conto corrente, su supporto cartaceo, con cadenza mensile.
I dati verranno altresì trasmessi mediante flussi informatici compatibili con il sistema informatico dell’Ordine tramite il quale sarà possibile visualizzare e stampare i movimenti in qualsiasi momento oltre che verificare la serie storica degli stessi per un periodo massimo di diciotto mesi.
L'invio degli estratti di conto corrente con scalare avverrà con cadenza trimestrale.
Per quanto attiene alla conciliazione contabile delle disposizioni accreditate, la Banca assicura che la rendicontazione telematica avverrà con cadenza settimanale e sarà assistita dal dettaglio delle operazioni di accredito effettuate sul conto corrente bancario.
ART. 10 – DEPOSITO E CUSTODIA TITOLI.
Per la custodia e l’amministrazione dei titoli pubblici e privati dell’Ordine la Banca prospetterà, a richiesta dell’Ordine stesso, le migliori condizioni che è in grado di praticare; l’Ordine, sulla base delle condizioni di mercato, valuterà la convenienza e opportunità di affidare o meno la custodia e l’amministrazione alla Banca che, in caso di affidamento, provvederà ad incassare le rendite che accrediterà sui conti dell’ordine dandone comunicazione all’Ordine stesso con la specifica della ritenuta fiscale.
La Banca effettuerà gratuitamente il predetto servizio di custodia e amministrazione.
La Banca provvederà a custodire anche i titoli eventualmente depositati da terzi a titolo di cauzione a favore dell’Ordine su precise disposizioni dello stesso e procederà alla loro restituzione solo in
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seguito ad ordine dell’Ordine, corrispondendo a terzi aventi diritto le rendite che verranno a maturazione sugli stessi titoli.
ART. 11 - RITIRO VALORI E DOCUMENTAZIONE CONTABILE
Sarà cura e responsabilità della Banca provvedere al ritiro, tramite proprio personale o aziende all’uopo incaricate, dei valori e della documentazione contabile presso l’Ordine una volta la settimana.
La Banca provvederà all’accreditamento immediato dei suddetti valori sul conto corrente dell’Ordine intrattenuto presso la stessa Banca alle condizioni (valuta, tasso, ecc.) contenute nell’offerta economica.
Art. 12 - SPONSORIZZAZIONI
La Banca si impegna ad effettuare a favore dell’Ordine un versamento di Euro + IVA sulla base di quanto contenuto nell’offerta economica (allegata alla presente Convenzione) quale corrispettivo per la sponsorizzazione che si articolerà con le modalità di seguito indicate:
1) logo ed indicazione quale cassiere della Banca sulla Home page del sito dell’Ordine;
2) logo ed indicazione quale cassiere della Banca sulla Rivista semestrale Telos dell’Ordine che viene distribuita a tutti gli Iscritti .
L’importo suddetto, relativo ad un anno, dovrà essere riconosciuto per ogni anno di durata della Convenzione.
L’Ordine, entro il mese di gennaio, emetterà apposita fattura per il corrispettivo pattuito; la Banca dovrà effettuare il versamento a saldo della fattura entro 30 giorni dalla fattura.
ART. 13 - VERIFICHE
L’Ordine ha diritto di procedere a verifiche di cassa e dei valori dati in carico ogni qualvolta lo ritenga necessario ed opportuno; la Banca deve esibire, ad ogni richiesta, i registri, i bollettari e tutta la documentazione contabile relativa alla gestione anche in formato meccanografico o elettronico.
I componenti del Collegio dei Revisori dei conti dell’Ordine ed il Consigliere Tesoriere hanno accesso ai documenti relativi alla gestione del servizio di cassa; di conseguenza, previa comunicazione del Presidente dell’Ordine dei relativi nominativi, questi ultimi possono effettuare sopralluoghi presso gli uffici ove si svolge il servizio di cassa.
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ART. 14 - PENALI
Gli inadempimenti e le inefficienze nello svolgimento del servizio, l’inosservanza degli impegni e delle condizioni stabilite dalla presente Convenzione, saranno contestati per iscritto alla Banca che dovrà far pervenire le controdeduzioini entro 10 (dieci) giorni successivi al ricevimento della comunicazione, fermo restando l’obbligo di sanare immediatamente l’inadempimento. Decorso tale termine, l’Ordine ha facoltà, a suo insindacabile giudizio ed in base alla gravità dell’inadempimento stesso, di procedere all’applicazione di una penale la cui entità sarà stabilità:
- nel caso di ritardo nel pagamento dell’importo relativo alla sponsorizzazione, la penale sarà determinata con l’applicazione all’importo dovuto (comprensivo dell’IVA) del tasso d’interesse legale vigente per ogni giorno di ritardo;
- negli altri casi, l’entità della penale è pari a Euro 100,00 per ogni giorno di disservizio e/o inefficienza, oltre ai danni derivanti dall’inadempimento per ogni violazione.
E’ fatta salva la possibilità per l’Ordine di richiedere il risarcimento di eventuali ulteriori danni.
ART. 15 - DIVIETO DI SUBAPPALTO E DI CESSIONE DEL CONTRATTO.
Considerata la particolare natura del servizio, non è consentito il ricorso al subappalto; la Banca sarà tenuta pertanto ad eseguire in proprio tutte le prestazioni contemplate nella presente Convenzione. E’ altresì vietata la cessione del contratto.
ART. 16 - RISOLUZIONE DEL CONTRATTO.
L’Ordine è tenuto a notificare per iscritto alla Banca gli eventuali reclami relativi ad inadempimenti nello svolgimento del servizio. La Banca è tenuta ad adottare prontamente tutte le misure necessarie per eliminare gli inconvenienti segnalati e si obbliga a rispondere di eventuali disguidi, disfunzioni e danni causati dalla propria organizzazione nell’espletamento del servizio.
L’Ordine, ai sensi dell’art. 1456 del codice civile, considererà il contratto risolto di diritto per colpa della Banca, in qualsiasi momento e con effetto immediato, in caso di inadempimento grave e reiterato da parte della Banca nello svolgimento del servizio e, in particolare, per inadempimento agli obblighi di cui agli artt.3, 6, 7, 8, 9, 10, 11 e 12 del presente contratto.
ART. 17 -TRACCIABILITA’ FLUSSI FINANZIARI
La Banca assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’articolo 3 della legge 13 agosto 2010 n. 136 e successive modifiche.
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La Banca si impegna a dare immediata comunicazione all’Ordine ed alla Prefettura Ufficio territoriale del Governo della provincia di Roma della notizia dell’inadempimento della propria controparte agli obblighi di tracciabilità finanziaria.
ART. 18 - SPESE CONTRATTUALI.
Sono a totale carico della Banca tutte le spese ed oneri fiscali relativi alla presente Convenzione, compresi quelli per la sua registrazione.
ART. 19 - FORO COMPETENTE
Per tutte le controversie concernenti la presente Convenzione, comprese quelle inerenti la sua esistenza, validità, estinzione, interpretazione, esecuzione e risoluzione, nonché quelle derivanti da modificazioni dei patti contrattuali, è competente il Foro di Roma.
ART. 20 - RISERVATEZZA.
La Banca si obbliga a fornire dati ed informazioni che rientrano nell’ambito di applicazione del Decreto legislativo 30/6/2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e s.m. e i. L’Ordine, ai sensi dell’art. 13 del Decreto legislativo sopracitato, fornisce in proposito la seguente informativa:
Fonte dei dati personali e giudiziari.
L’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Roma, piazzale delle Belle Arti n. 2 – 00000 Xxxx, rappresentato dal Presidente, in qualità di Titolare del trattamento, è in possesso di dati personali e giudiziari che riguardano gli interessati e da questi ultimi direttamente forniti.
Finalità del trattamento.
Tutti i dati personali e giudiziari vengono trattati nel rispetto delle previsioni di legge per finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti intrattenuti tra gli interessati e l’Ordine in esecuzione e nei limiti delle norme legislative e regolamentari e per adempiere all’esecuzione degli obblighi derivanti dal rapporto contrattuale, ad ogni incombenza strettamente correlata, nonché ad obblighi derivanti da leggi, regolamenti e normativa comunitaria.
Modalità di trattamento.
Il trattamento dei dati personali e giudiziari avviene mediante strumenti informatici, telematici e manuali, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza degli stessi e sempre nel rispetto delle previsioni di cui all’art. 11 del D.lgs. n. 196/03.
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Conferimento dei dati.
Il conferimento dei dati personali e giudiziari all’Ordine, da parte delle imprese partecipanti alle sopracitate procedure è:
• obbligatorio, in base a disposizioni di legge in materia di controllo di veridicità delle dichiarazioni sostitutive rilasciate dalle imprese, nonché in materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso o di altre forme di manifestazione di pericolosità sociale (legge n. 55/90);
Comunicazione dei dati.
I dati personali e giudiziari degli interessati potranno essere comunicati, nel pieno rispetto delle prescrizioni di legge e per finalità strettamente correlate all’esecuzione degli obblighi contrattuali:
• ad altre Amministrazioni, Enti pubblici o Autorità giudiziarie quando ciò sia previsto dalla legge o da regolamenti e nei limiti fissati dagli stessi per comunicazioni, notifiche, segnalazioni di dati, fatti e circostanze relativi all’adempimento del rapporto contrattuale, anche in relazioni ai dati forniti dall’interessato;
• a dipendenti e collaboratori esterni – in qualità di incaricati o responsabili – addetti alla funzione Contabilità Fornitori;
• a soggetti interni ed esterni - in qualità di incaricati o responsabili - che svolgano, per conto dell’Ordine, compiti tecnici, di supporto (in particolare: commissioni di collaudo, di volta in volta costituite, i cui nominativi saranno messi a disposizione degli interessati; servizi legali; servizi informatici);
• ad altri concorrenti che facciano richiesta di accesso ai documenti di gara nei limiti consentiti dalla legge n. 241/90 e s.m.
Diritti dell’interessato.
Gli interessati potranno esercitare i diritti previsti dall’art. 7 del D. Lgs. 196/2003 e s.m.
ART. 21 - ELEZIONE DI DOMICILIO.
Ai fini della presente convenzione e per tutte le conseguenze da essa derivanti, l’Ordine elegge domicilio presso la propria sede in Roma, piazzale delle Belle Arti n. 2 – 00196, la Banca presso la propria Sede legale sita in .
ART. 22 - CLAUSOLA DI CHIUSURA.
L’esecuzione della presente convenzione è regolata dalle clausole della stessa. Nessuna modifica avrà efficacia a meno che non sia espressamente approvata per iscritto dalle parti.
RASSEGNA TRIBUTARIA DELLA CASSAZIONE
Le parti potranno, di comune accordo, apportare tutti i perfezionamenti ritenuti necessari alle modalità di espletamento del servizio.
Per quanto non espressamente previsto si fa rinvio alle norme del codice civile e di procedura civile.
Letto, confermato e sottoscritto. Roma,
LA BANCA L’ORDINE