Gara europea a procedura aperta per l’afffidamento dei Servizi “a monte” ed eventuali Servizi “a valle” del recapito

Capitolato Tecnico

1. Deﬁnizioni

Nell’ambito del presente Capitolato tecnico si intende per:

● «Accordo Quadro»: (in seguito anche “contratto”) il contratto pubblico di carattere normativo e aperto, disciplinato dall’art. 54 del D.Lgs. 50/2016, che sarm sottoscritto tra PagoPA S.p.A. e l’Appaltatore, che avrm come scopo quello di stabilire in via preventiva le condizioni contrattuali dei Contratti Attuativi (come di seguito deﬁniti) da afﬁdarsi durante il periodo di validitm dell’Accordo stesso, in particolare per quanto riguarda quantitm e caratteristiche tipologiche del Servizio e di stabilire in via preventiva le condizioni contrattuali dei Contratti Attuativi da stipularsi durante il periodo di validitm dell’Accordo stesso;

● «Addetto al recapito postale» o «recapitista»: il soggetto giuridico incaricato del recapito dell’avviso di avvenuta ricezione, ai sensi dell’articolo 26, comma 7, del decreto-legge 17 luglio 2020, n. 76, come convertito, con modiﬁcazioni, dalla legge 11 settembre 2020, n. 120;

● «Affrancatura»: applicazione di una stampigliatura sulla busta relativa alla corrispondenza da recapitare all’utente ﬁnale in segno dell’avvenuto pagamento della tariffa postale, secondo l’offerta economica in caso di recapito diretto dell’Appaltatore ovvero secondo le tariffe di legge in caso di postalizzazione per il tramite del Fornitore del Servizio Universale;

● «Amministrazioni», le pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, gli agenti della riscossione e, limitatamente agli atti emessi nell’esercizio di attivitm ad essi afﬁdate ai sensi dell’articolo 52 del decreto legislativo 15 dicembre 1997, n. 446, i soggetti di cui all’articolo 52, comma 5, lettera b), numeri 1), 2), 3) e 4), del medesimo decreto legislativo;

● «Appaltatore»: l’Impresa o il Raggruppamento Temporaneo d’Imprese o il Consorzio o la Rete di imprese risultata/o aggiudicataria/o e che conseguentemente sottoscrive l’Accordo Quadro, obbligandosi a quanto nello stesso previsto e prescritto;

● «A/R C.A.D.»: si intende l’avviso di ricevimento della Comunicazione di Xxxxxxxx Xxxxxxxx, ossia la comunicazione che attesta l’esito (C.A.D. consegnata) o il mancato recapito della C.A.D;

● «Area AM» o «Area Metropolitana»: si intende, ai sensi dell’art. 1, comma 3, del Decreto MISE del 19 giugno 2009, l’Area Metropolitana di recapito della corrispondenza. Area di Recapito della corrispondenza individuata dall'insieme dei Codici di Avviamento Postale con terza cifra 1 o 9, appartenenti ai Comuni di Torino, Milano, Venezia, Genova, Bologna, Firenze, Roma, Bari e Napoli;

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● «Area CP» o «Area Capoluogo di Provincia»: si intende, ai sensi dell’art 1 comma

3 del Decreto MISE del 19 giugno 2009, l’area dei Capoluoghi di Provincia di recapito della corrispondenza; Area di Recapito della corrispondenza individuata dall'insieme dei CAP con terza cifra 1 o 9, diversi da quelli ricadenti nelle Aree metropolitane;

● «Area EU» o «Area Extra Urbana»: ai sensi dell’art 1 comma 3 del Decreto MISE del 19 giugno 2009, l’area Extraurbana di recapito della corrispondenza, corrispondente ai CAP diversi da quelli che rientrano nelle Aree AM e CP; Area di Recapito della corrispondenza individuata dall'insieme dei CAP con terza cifra 0,

5 o 8. Si considerano inclusi nell’Area Extra Urbana sia EU1 e EU2 di cui alle delibere nn. 384/17/CONS e 452/18/CONS e ss.mm.ii.;

● «Atto Giudiziario» o «A.G.»: si intende un plico costituito da una busta, contenente l’atto da notiﬁcare, e dal relativo avviso di ricevimento (23L); l’A.G., così identiﬁcato, deve essere rispondente a quanto previsto dalla normativa di settore che consente di notiﬁcare, a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento anch'esso raccomandato, atti in materia civile, amministrativa e penale secondo quanto previsto dalla legge n. 890, del 20 novembre 1982 e ss.mm.ii.;

● «Avviso di Avvenuta Ricezione (AAR)»: l’atto formato dal gestore della piattaforma, con il quale viene dato avviso al destinatario in ordine alle modalitm di acquisizione del documento informatico oggetto di notiﬁcazione;

● «Avviso di Ricevimento (A/R)»: la cartolina di ritorno attestante l’avvenuta consegna della Corrispondenza Raccomandata A/R o dell’Atto Giudiziario (23L) o della Comunicazione di Xxxxxxxx Xxxxxxxx (A/R C.A.D). Tale cartolina di ritorno è predisposta e stampata su due fronti in conformitm alle norme vigenti in merito alla validitm legale della ricevuta e alle necessitm connesse alla gestione automatizzata dei ritorni e alla loro eventuale archiviazione ottica e conservazione a norma o sostitutiva; fornisce al mittente la prova dell’avvenuta consegna al Destinatario o quella dell’avvenuto deposito dell’invio postale. Per la modulistica da utilizzare deve farsi riferimento a quella approvata con delibera 155/2019/CONS e ss.mm.ii.;

● «C.A.D.»: si intende la Comunicazione di Xxxxxxxx Xxxxxxxx, ossia una comunicazione in busta chiusa a mezzo lettera raccomandata con A/R emessa nel caso di temporanea assenza del destinatario o mancanza/inidoneitm/assenza delle persone abilitate a ricevere l’A.G o riﬁuto da parte delle stesse, a mezzo della quale l’agente postale, dovendo procedere al deposito dell’atto Giudiziario presso l’ufﬁcio previsto per la giacenza, dm contestuale notizia al destinatario dell’avvenuto deposito. Per la modulistica da utilizzare deve farsi riferimento a quella approvata con delibera 155/2019/CONS e ss.mm.ii.;

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● «C.A.N.»: si intende la Comunicazione di Avvenuta Notiﬁcazione, ossia una comunicazione che deve essere inviata al destinatario, nel caso in cui un atto giudiziario sia stato ritirato da un soggetto diverso, in sua assenza. Per la modulistica da utilizzare deve farsi riferimento a quella approvata con delibera 155/2019/CONS e ss.mm.ii.;

● «CAP»: i Codici di Avviamento Postale rappresentativi delle localitm geograﬁche italiane in cui può essere recapitata ai Destinatari la Corrispondenza Automatizzata;

● «CGC»: i Centri di Gestione della Corrispondenza appositamente allestiti e gestiti dal Consolidatore;

● «Codice»: il Decreto Legislativo 18 aprile 2016 n. 50 e ss.mm.ii., recante «Codice dei contratti pubblici»;

● «Comunicazioni di ritorno»: si intende tutta la corrispondenza di ritorno, cartacea e/o digitale ovvero gli esiti/inesiti di ritorno associati a tutte le tipologie di corrispondenza inclusi gli Avvisi di Ricevimento ed eventuali PMR (Plichi di mancato recapito) e PCG (Xxxxxx di compiuta giacenza);

● «Conservazione a norma» conservazione dei documenti informatici effettuata tramite un sistema di conservazione, come previsto dall’art. 44 del CAD, che garantisce autenticitm, integritm, afﬁdabilitm, leggibilitm e reperibilitm dei documenti informatici, secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005 e ss.mm.ii.), dall’art. 25 “Sempliﬁcazione in materia di conservazione dei documenti informatici e gestione dell’identitm digitale” del D.L.

16 luglio 2020, n. 76 e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del Maggio 2021 e ss.mm.ii.;

● «Consolidatore», nel prosieguo anche «Appaltatore»: si intende l'operatore economico che gestirm i “Servizi a Monte e a Valle del Recapito”, nonché, come deﬁnito dall’art. 1, comma 1, lettera b), della delibera n. 728/13/CONS dell’Autoritm per le Garanzie nelle Comunicazioni (AGCOM): “soggetto titolare di autorizzazione generale che realizza prodotti postali, pre-lavora la corrispondenza per l’invio multiplo e la consegna ai punti di accettazione di un operatore postale ai ﬁni del recapito”. Il Consolidatore cura l’allestimento della corrispondenza per il conferimento al recapitista e/o al FSU;

● «Corrispondenza Internazionale»: gli invii di Corrispondenza diretti nei territori dei paesi esteri, questi ultimi classiﬁcati in Zone geograﬁche;

● «Delibere AGCOM»: Delibere emanate dall’Autoritm per le garanzie nelle comunicazioni afferenti al Servizio di notiﬁcazione degli Atti Giudiziari ai sensi della Legge 20 novembre 1982, n. 890 e ss.mm.ii.;

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● «Destinatari», le persone ﬁsiche, le persone giuridiche, gli enti, le associazioni e ogni altro soggetto pubblico o privato, residenti o aventi sede legale nel territorio italiano ovvero all’estero ove titolari di codice ﬁscale attribuito ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 605, ai quali le amministrazioni notiﬁcano atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni;

● «Direttore dell’Esecuzione» o «Direttore dell’Esecuzione del Contratto (DEC)»: l’esponente della Stazione Appaltante del quale il Responsabile Unico del Procedimento si avvale in sede di direzione dell’esecuzione contrattuale e di controllo dei livelli di qualitm delle prestazioni. Al Direttore dell’Esecuzione competono il coordinamento, la direzione e il controllo tecnico-contabile dell'esecuzione contrattuale, nonché il compito di assicurare la regolare esecuzione da parte dell'Appaltatore, in conformitm ai documenti contrattuali. Il Direttore dell’Esecuzione controlla l’esecuzione contrattuale congiuntamente al Responsabile Unico del Procedimento;

● «Distinta di accompagnamento della corrispondenza da restituire» o «distinta di riconsegna»: il documento elettronico predisposto dal recapitista che, controﬁrmato dall’Appaltatore, attesta la presa in carico delle comunicazioni cartacee di ritorno. Per ciascuna riconsegna del cartaceo di ritorno, il recapitista deve preparare una distinta di accompagnamento della corrispondenza da restituire (distinta di riconsegna), con la lista di dettaglio delle comunicazioni di ritorno riconsegnate, che funga anche da documento di accettazione/presa in carico da parte dell’Appaltatore, garantendo l’esatta corrispondenza tra cartaceo delle comunicazioni di ritorno e distinta di accompagnamento. Eventuali anomalie devono essere indicate sulla distinta controﬁrmata;

● «Fornitore del Servizio Universale» o «FSU»: il soggetto individuato dall’art. 23 del D.Lgs. n. 261/1999 e ss.mm.ii.;

● «Gestore della Piattaforma Notiffiche» o «Committente» o «Stazione Appaltante» o «Società»: la societm PagoPA S.p.A. così come stabilito dall’art. 26 del decreto-legge 17 luglio 2020, n. 76, come convertito, con modiﬁcazioni, dalla legge 11 settembre 2020, n. 120;

● «IUN» o «identifficativo univoco della notifficazione», il codice univoco attribuito dalla piattaforma a ogni singola notiﬁcazione richiesta dalle Amministrazioni;

● «Offerta»: complessivamente intesa, l’insieme delle dichiarazioni e dei documenti, di carattere amministrativo, tecnico (da qui in poi «Offerta Tecnica») ed economico (da qui in poi «Offerta Economica»), che l’Operatore Economico sottopone alle valutazioni degli organi di procedura ai ﬁni dell’aggiudicazione;

● «PEC» o «Posta Elettronica Certifficata»: il sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di

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fornire ricevute opponibili ai terzi, conformemente alle disposizioni di cui al D.Lgs.

n. 82 del 7 marzo 2005, al D.P.R 68/2005 ed ulteriori norme di attuazione;

● «Penale»: obbligazione prevista in capo all’Appaltatore nel caso di inadempimento contrattuale verso la Stazione appaltante, conseguente alla stipula dell’Accordo Quadro;

● «Piattaforma» o “Piattaforma Notiffiche” o “PN” la piattaforma digitale di cui all’articolo 26, del decreto-legge 17 luglio 2020, n. 76, come convertito, con modiﬁcazioni, dalla legge 11 settembre 2020, n. 120, utilizzata dalle amministrazioni per effettuare, con valore legale, le notiﬁche di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni;

● «Pick-up» o «Raccolta»: servizio di ritiro della materialitm, da parte dei recapitisti, presso i centri di gestione della corrispondenza dell’Appaltatore ai ﬁni del conferimento al relativo indirizzo;

● «Piego»: è costituito da una busta, contenente la comunicazione da notiﬁcare;

● «Plico»: è costituito da una busta, contenente la corrispondenza da recapitare, e dal relativo avviso di ricevimento;

● «Plico di Compiuta Giacenza» o «PCG»: si intende il plico di compiuta giacenza della Corrispondenza non ritirata dal Destinatario o da persona legittimata;

● «Plico di Mancato Recapito» o «PMR»: si intende il plico di mancato recapito della Corrispondenza non recapitato al Destinatario;

● «Posta Massiva Raccomandata»: invii di posta raccomandata, indirizzati nel territorio nazionale, consegnati in grandi quantitm dall’Appaltatore al recapitista; tali invii sono prelavorati dall’Appaltatore secondo gli standard di confezionamento e le modalitm deﬁnite dal recapitista;

● «Recapitista» o «Operatore Postale» o «Notifficatore»: si intende l’operatore economico così come deﬁnito dall’art. 1, comma 1, lettera a), della delibera n. 728/13/CONS dell’Autoritm per le Garanzie nelle Comunicazioni (AGCOM): soggetto titolare di autorizzazione generale e/o licenza individuale che dispone di una rete postale in grado di fornire servizi di recapito e il Fornitore di Servizio Universale.

● «Responsabile del Servizio dell’Appaltatore»: la persona individuata dall’Appaltatore, che diviene l’interfaccia contrattuale unica dell’Appaltatore medesimo verso PagoPA S.p.A., e che ha la responsabilitm di conseguire gli obiettivi qualitativi ed economici relativi allo svolgimento delle attivitm previste nel Contratto. Trattasi di ﬁgura dotata di adeguate competenze professionali e di idoneo livello di responsabilitm e potere decisionale, ai ﬁni della gestione di tutti gli aspetti del Contratto. Trattasi di ﬁgura dotata di adeguate competenze

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professionali e di idoneo livello di responsabilitm e potere decisionale, ai ﬁni della gestione di tutti gli aspetti del Contratto;

● «Responsabile Unico del Procedimento» o «RUP»: la persona individuata dalla Stazione Appaltante cui competono i compiti relativi all’afﬁdamento e all’esecuzione dell’Accordo Quadro previsti dal Codice, nonché tutti gli altri obblighi di legge che non siano speciﬁcatamente attribuiti ad altri organi o soggetti;

● «SLA – Service Level Agreement»: si intendono tutti i livelli di Servizio previsti dal presente documento;

● «Verbale di inizio attività» o «VIA»: il documento che rende attivabili/erogabili, da parte dell’Appaltatore, le attivitm previste per un determinato Servizio oggetto dell’Accordo Quadro, a seguito di collaudo.

2. Il contesto di riferimento: la Piattaforma Notiﬁche

PagoPA S.p.A. (la Stazione Appaltante) è una societm partecipata dallo Stato creata allo scopo di diffondere i servizi digitali in Italia.

La societm è nata per effetto del Decreto Legge n. 135 del 14 dicembre del 2018, convertito in legge il 12 gennaio 2019, n. 12 che prevede l’istituzione di “una società per azioni interamente partecipata dallo Stato”, vigilata dal Presidente del Consiglio dei ministri o dal Ministro delegato.

La sua mission è sviluppare, migliorare ed evolvere velocemente i servizi digitali, per permettere ai cittadini di accedere e utilizzare in modo semplice i servizi pubblici, a partire dai pagamenti digitali in favore delle Pubbliche Amministrazioni.

La Societm gestisce taluni progetti innovativi legati ai servizi pubblici come IO, l’app per i servizi pubblici, la Piattaforma digitale nazionale dati (PDND) e la Piattaforma notiffiche digitali degli atti pubblici.

Quest’ultimo progetto è di rilevante portata per la crescita digitale del Paese.

In particolare, la Piattaforma notiﬁche digitali degli atti pubblici (d’ora in poi “PN” o semplicemente “Piattaforma Notiﬁche”) istituita dall’art. 1, comma 402, L. 160/2019 è stata regolata dall’art. 26 del D.L. n. 76/2020 (c.d. “Decreto Sempliﬁcazioni”) aggiungendosi alle tradizionali modalitm di notiﬁcazione degli atti quale strumento che ha l’obiettivo di sempliﬁcare e rendere certa la notiﬁca degli atti amministrativi con valore legale verso cittadini e imprese, con un rilevante risparmio in termini di tempo e costi.

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Tale strumento potrm essere utilizzato dalle pubbliche amministrazioni e, limitatamente agli atti emessi nell'esercizio delle attivitm agli stessi afﬁdati, dai soggetti di cui all'articolo 52, comma 5, del D. Lgs n. 446/1997.1

Resta precluso il suo utilizzo, tra l'altro, per gli atti del processo civile, penale, amministrativo, tributario e contabile e per quelli dell'espropriazione forzata (eccetto l'avviso di mora e l'avviso di iscrizione di ipoteca).2

In particolare, le Amministrazioni, per la notiﬁcazione di atti, provvedimenti, avvisi o comunicazioni, potranno rendere disponibili i documenti informatici nella Piattaforma Notiﬁche.

Successivamente, PagoPA S.p.A. provvede a generare un Avviso di avvenuta ricezione (AAR) di cui all’art. 26, comma 2, lett. g) del D.l. n. 76/2020 e s.m.i.

La Piattaforma Notiﬁche, in seguito, veriﬁca se è possibile effettuare la notiﬁcazione attraverso canali digitali.

L’Avviso di avvenuta ricezione è trasmesso a mezzo posta elettronica certiﬁcata (o servizio elettronico di recapito certiﬁcato qualiﬁcato), sulla base degli indirizzi risultanti dagli elenchi ufﬁciali di cui al D. Lgs n. 82/2005 ovvero di quelli eletti come domicilio speciale per determinati atti o affari o per la ricezione delle notiﬁcazioni tramite PN.

Se la casella di posta elettronica certiﬁcata o il servizio elettronico di recapito certiﬁcato qualiﬁcato risultino saturi, PagoPA S.p.A. effettua un secondo tentativo di consegna, decorsi almeno sette giorni dal primo invio. Se anche tale secondo tentativo ha esito negativo, PagoPA S.p.A. rende disponibile in apposita area riservata, per ciascun destinatario della

1 In particolare, ai sensi dell’art. 26, comma 2, lett. c) del D.L. n. 76 del 2020 per «amministrazioni» si intendono “le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, gli agenti della riscossione e, limitatamente agli atti emessi nell'esercizio di attivita' ad essi afﬁdate ai sensi dell'articolo 52 del decreto legislativo 15 dicembre 1997, n. 446, i soggetti di cui all'articolo 52, comma 5, lettera b), numeri 1), 2), 3) e 4), del medesimo decreto legislativo”.

2 Cfr. art. 26, comma 17, D.L. n. 76 del 2020, ai sensi del quale: “La notiﬁcazione a mezzo della piattaforma di cui al comma 1 non si applica:

a) agli atti del processo civile, penale, per l'applicazione di misure di prevenzione, amministrativo, tributario e contabile e ai provvedimenti e alle comunicazioni ad essi connessi;

b) agli atti della procedura di espropriazione forzata disciplinata dal titolo II, capi II e IV, del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 602, diversi da quelli di cui agli articoli 50, commi 2 e 3, e 77, comma 2-bis, del medesimo decreto;

c) agli atti dei procedimenti di competenza delle autorita' provinciali di pubblica sicurezza relativi a pubbliche manifestazioni, misure di prevenzione personali e patrimoniali, autorizzazioni e altri provvedimenti a contenuto abilitativo, soggiorno, espulsione e allontanamento dal territorio nazionale degli stranieri e dei cittadini dell'Unione europea, o comunque agli atti di ogni altro procedimento a carattere preventivo in materia di pubblica sicurezza, e ai provvedimenti e alle comunicazioni ad essi connessi”.

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notiﬁcazione, l’avviso di mancato recapito del messaggio. Inoltre, comunica al destinatario l’avvenuta notiﬁcazione dell’atto mediante l’invio dell’Avviso di avvenuta ricezione in formato cartaceo a mezzo di lettera raccomandata, senza ulteriori adempimenti a proprio carico.

Viceversa, per i destinatari che non dispongono di un indirizzo Pec (o di un servizio elettronico di recapito certiﬁcato qualiﬁcato), l'Avviso di avvenuta ricezione è notiﬁcato in formato cartaceo con le modalitm previste dalla legge 20 novembre 1982, n. 890 e con applicazione degli articoli 7, 8, 9 e 14 della stessa legge ovvero, nei casi in cui la legge consente, a mezzo posta con raccomandata con avviso di ricevimento. In entrambi i casi, la notiﬁcazione dell’Avviso di avvenuta ricezione avviene senza ritardo, in formato cartaceo e in busta chiusa.

Inoltre, si precisa che, in una fase iniziale e di sperimentazione della Piattaforma Notiﬁche, potrebbe essere necessario, nei casi sopramenzionati, inviare al destinatario, unitamente all’Avviso di avvenuta ricezione (AAR), anche l’atto che la Pubblica Amministrazione intende portare a conoscenza del soggetto interessato.

3. Oggetto

Il presente Capitolato tecnico disciplina i servizi “a monte” ed eventuali servizi “a valle” del recapito necessari per garantire la corretta gestione dei servizi di raccolta e recapito postale e dei Servizi di notiﬁca degli atti ai sensi e per gli effetti della legge 20 novembre 1982, n. 890 connessi alla Piattaforma Notiﬁche digitale degli atti pubblici (PN) di cui all’art. 26 del

D.L. n. 76/2020, nonché in attuazione del DPCM 8 febbraio 2022, n. 58 (DPCM “funzionamento”), e precisamente, dell’art. 10, comma 8, dello stesso.

In particolare, rientrano nei Servizi “a monte” e “a valle” del recapito i servizi che investono l’intero ciclo di produzione della corrispondenza e la relativa gestione ai ﬁni del recapito cartaceo dell’Avviso di avvenuta ricezione (AAR) ed eventualmente dell’atto presente in Piattaforma Notiﬁche.

Tali servizi sono svolti dal c.d. “Consolidatore” il quale è, ai sensi dell’art. 1, comma 1, lettera b), della delibera n. 728/13/CONS dell’Autoritm per le Garanzie nelle Comunicazioni (AGCOM) “il soggetto titolare di autorizzazione generale che realizza prodotti postali, pre-lavora la corrispondenza per l’invio multiplo e la consegna ai punti di accettazione di un operatore postale ai ﬁni del recapito”.

Ai sensi di quanto stabilito nell’art. 10, comma 8, del DPCM “funzionamento”, l’Addetto al recapito predispone la copia digitale conforme all’originale dell’Avviso di avvenuta ricezione cartaceo e degli atti relativi alla notiﬁcazione effettuata in forma analogica, nonché

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conserva la versione cartacea di tali documenti.

Si precisa che, in caso di attivazione dell’opzione di cui all’art. 63, comma 5, D.lgs 50/2016 (come meglio descritta al par. 3 del Disciplinare di gara e al par. 7 del presente Capitolato), rientreranno nel perimetro contrattuale della procedura de quo anche le seguenti attivitm:

- l'acquisizione cartacea degli atti relativi alle notiﬁcazioni;

- la dematerializzazione degli atti relativi alle notiﬁcazioni;

- la conservazione degli atti cartacei relativi alle notiﬁcazioni.

L’esecuzione delle attivitm di cui al presente Capitolato deve essere supportata da un sistema informatico messo a disposizione dall’Appaltatore, per gestire le fasi di scambio delle informazioni con la Piattaforma Notiﬁche di PagoPA S.p.A. e la gestione dei workﬂow di processo, con le caratteristiche riportate nel seguito. In particolare, tale sistema informatico dovrm essere in grado, altresì, di interfacciarsi con i sistemi degli Addetti al recapito che risulteranno aggiudicatari di apposita procedura bandita da questa Stazione Appaltante, in modo tale da consentire al Consolidatore l’acquisizione della copia digitale conforme da parte degli stessi, nonché la trasmissione della stessa copia digitale conforme a PN, afﬁnché possa essere da quest’ultima resa disponibile al destinatario in piattaforma. Inoltre, il sistema informatico messo a disposizione dall’Appaltatore dovrm trasmettere a PN (nelle modalitm di cui all’Allegato 1 al presente Capitolato) i cambi di stato di cui al successivo par. 3.1, nonché ogni altra informazione utile relativa al ritorno / recapito come trasmessa dai Recapitisti.

Il sistema informatico dell’Appaltatore deve mettere a disposizione della Societm, senza oneri aggiuntivi, evidenze informatiche, ivi inclusi i log di sistema, utili a fornire prova alla Stazione Appaltante e/o a suoi aventi causa del funzionamento e/o di eventuali malfunzionamenti di tale sistema nell'interfaccia con la Stazione Appaltante e/o con i singoli Recapitisti, afﬁnché la Stazione Appaltante possa imputare ogni eventuale responsabilitm in caso di inadempimento al colloquio telematico tra le parti coinvolte, (Stazione Appaltante, l'Appaltatore e recapitisti) ai ﬁni di ogni valutazione nel rispetto dei livelli di servizio e/o di risarcimento dei danni arrecati alla Stazione Appaltante e/o ai suoi aventi causa.

I Servizi previsti sono nel seguito schematizzati e descritti all’interno del presente documento.

Prestazioni da eseguire obbligatoriamente in caso di aggiudicazione:
Integrazione con PN	L’insieme degli sviluppi necessari per integrare il proprio sistema informatico con PN di PagoPA S.p.A.

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	utilizzando le API descritte nell’Allegato 1 al presente Capitolato.
Stampa, imbustamento/trattamento e conferimento per il recapito	L’insieme di tutte le operazioni necessarie per la stampa, la piegatura, l’imbustamento, il trattamento e la consegna al Recapitista ed, eventualmente, al FSU per il recapito della Corrispondenza, secondo le modalitm concordate con la Stazione Appaltante.
Conferimento della materialità ai recapitisti individuati dalla Stazione Appaltante	L'insieme di tutte le operazioni necessarie per la preparazione della materialitm da inviare e per il successivo trasferimento della medesima dall’Appaltatore al Recapitista ed, eventualmente, al FSU.
Interlocuzioni e scambi con i Recapitisti	Il sistema informatico dell’Appaltatore in grado di interfacciarsi con i sistemi degli Addetti al recapito che risulteranno aggiudicatari, in modo tale da consentire al Consolidatore l’acquisizione della copia conforme da parte degli stessi, nonché la trasmissione della stessa copia conforme a PN, afﬁnché possa essere da quest’ultima resa disponibile al destinatario in piattaforma e i cambi di stato di cui al successivo par. 3.1., nonché ogni altra informazione utile relativa al ritorno/recapito della notiﬁca ove trasmessa dal recapitista.
Aggiornamento dei CAP	Recepimento degli aggiornamenti comunicati dai Recapitista e dal FSU relativi alle liste di CAP serviti/non serviti.
Servizi di governo della fornitura	L’iL’insieme di tutte le risorse messe a disposizione dall’Appaltatore per tutte le attivitm a supporto della fornitura.
Prestazioni da eseguire solo in caso di attivazione dell’opzione di cui all’art. 63, comma 5, D.Lgs 50/2016:
Gestione delle comunicazioni di ritorno	L’insieme dei servizi “a valle” del recapito e in particolare: - L'acquisizione cartacea degli atti relativi alle notiﬁcazioni; - la dematerializzazione degli atti relativi alle notiﬁcazioni; - la conservazione degli atti cartacei relativi alle notiﬁcazioni.

3.1. Attività propedeutiche all’erogazione dei servizi e scambio informativo tra sistemi

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L’appaltatore mette a disposizione il proprio sistema informatico al ﬁne di erogare i servizi oggetto del presente Capitolato.

A tal ﬁne, l’Appaltatore effettua gli sviluppi necessari per integrare il proprio sistema informatico con PN di PagoPA S.p.A. utilizzando le API descritte nell’Allegato 1 al presente Capitolato.

L’integrazione del sistema informatico da parte dell'Appaltatore con PN deve avvenire entro 30 giorni lavorativi dalla data di stipula dell’Accordo Quadro o dell’eventuale esecuzione anticipata. Ai ﬁni dell’esecuzione del collaudo relativo all’integrazione del sistema informatico dell’Appaltatore con PN, il Fornitore provvederm, con mezzi, materiali e personale specializzato proprio, a:

- redigere il piano di test per le componenti oggetto del collaudo;

- supportare l’esecuzione dei test di collaudo dei servizi;

- compilare il rapporto di collaudo in cui sono tracciate tutte le attivitm eseguite nel corso del collaudo.

Nel caso di esito negativo del collaudo, Il Fornitore dovrm effettuare la correzione delle anomalie riscontrate entro un massimo di 10 (dieci) giorni lavorativi dalla data di completamento dei test, risultante da apposito verbale.

Per tale fase di integrazione non è previsto nessun corrispettivo.

Inoltre, l’Appaltatore effettua gli sviluppi necessari per integrare il proprio sistema informatico con quello dei Recapitisti che risulteranno aggiudicatari della speciﬁca procedura che sarm bandita da questa Stazione Appaltante.

A tal riguardo, PagoPA S.p.A. garantisce che le API di cui all’Allegato 1, per quanto utile allo scambio informativo tra il sistema informatico dell’Appaltatore e i Recapitisti, saranno imposte dalla Societm ai recapitisti, in modo tale che l'Appaltatore possa attraverso tali API colloquiare sia con la Stazione Appaltante, sia con i singoli Recapitisti.

L’integrazione del sistema informatico da parte dell'Appaltatore con i singoli Recapitisti deve avvenire entro 30 giorni lavorativi dalla data in cui la Stazione Appaltante comunica all'Appaltatore il nominativo del singolo Recapitista. Il medesimo termine per l’integrazione sarm imposto da PagoPA S.p.A. anche al singolo Recapitista aggiudicatario della speciﬁca procedura che sarm bandita da questa Stazione Appaltante.

L'Appaltatore dovrm fornire alla Stazione Appaltante, prova dell’esito positivo del collaudo eseguito con il singolo Recapitista e provvederm, con mezzi, materiali e personale specializzato proprio, a:

- redigere il piano di test per le componenti oggetto del collaudo;

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- supportare l’esecuzione dei test di collaudo dei servizi;

- compilare il rapporto di collaudo in cui sono tracciate tutte le attivitm eseguite nel corso del collaudo.

Per tale fase di integrazione non è previsto nessun corrispettivo.

In seguito all’esito positivo del collaudo e alla sottoscrizione del Verbale di avvio attivitm, l’Appaltatore sarm in grado di ricevere dalla Piattaforma Notiﬁche un ﬁle PDF contenente l’Avviso di avvenuta ricezione (AAR) unitamente, eventualmente, all’atto che la PA intende portare a conoscenza del destinatario e ai metadati contenenti, inter alia, nome, cognome e codice ﬁscale del destinatario, l’indirizzo di spedizione nonché lo IUN.

In tal caso, l’Appaltatore dm riscontro dell’avvenuta presa in carico in modalitm sincrona, fornendo un identiﬁcativo della richiesta che permetterm di associare successive informazioni alla speciﬁca spedizione.

Inoltre, il Sistema informatico dell’Appaltatore garantisce che le informazioni e i documenti forniti a PN siano identici a quelli a lui trasmesse dal Recapitista e che l’invio delle stesse alla PN avvenga rispettando gli SLA deﬁniti al paragrafo 9.

In particolare, il servizio offre API REST e restituisce in modalitm asincrona le informazioni relative ai cambi di stato della spedizione ed i documenti prodotti durante la stessa, utilizzando un webhook, o meccanismo equivalente, fornito dalla Societm e conﬁgurabile sul servizio attraverso apposita API.

La Societm può richiedere all’Appaltatore la temporanea sospensione degli invii dei cambi di stato e documentazione di spedizione attraverso apposita API.

E’ altresì prevista un’API di ripristino della funzionalitm di invio, all’occorrenza del quale verranno spediti tutti gli eventi occorsi durante la fase di blocco. Gli eventi che avvengono durante la fase di blocco devono essere mantenuti dall’Appaltatore per almeno 7 giorni, trascorsi i quali potranno comunque essere recuperati da Piattaforma Notiﬁche in modalitm “polling” attraverso opportune API.

L’Appaltatore, dunque, inoltra alla Societm i documenti forniti dai recapitisti e comprovanti gli eventi di cambio stato in formato elettronico PDF, ﬁrmato digitalmente e con marcatura temporale certiﬁcata. Nel caso l’evento porti con sé informazioni utili alla gestione della notiﬁca (es. un nuovo indirizzo di recapito del destinatario), queste devono essere fornite a Piattaforma Notiﬁche attraverso i metadati dell’evento stesso.

L'Appaltatore, si obbliga a realizzare e/o mettere a disposizione della Stazione Appaltante - entro 30 giorni lavorativi dalla data di stipula dell’Accordo Quadro o dell’eventuale esecuzione anticipata - un sistema per il monitoraggio delle attivitm in capo all'Appaltatore anche al ﬁne di consentire alla Stazione Appaltante di potere valutare in autonomia il

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rispetto degli SLA ivi previsti, attraverso la messa a disposizione della stessa Stazione Appaltante di un insieme di KPI integrabili con la dashboard della Stazione Appaltante.

Inoltre, l'Appaltatore, per tutta la durata contrattuale si obbliga ad informare la Stazione Appaltante di ogni malfunzionamento per valutarne ogni possibile ritardo nell’erogazione dei servizi da parte dell'Appaltatore e in modo da consentire alle parti di poter attuare quanto previsto per la gestione in prioritm i Servizi di notiﬁca. Tali informazioni devono essere fornite dall'Appaltatore al DEC entro 12 ore dal veriﬁcarsi del singolo malfunzionamento con modalitm da determinarsi tra le parti.

L'Appaltatore, a seguito della comunicazione di un malfunzionamento che abbia avuto una durata di almeno 2 giorni solari, si impegna a gestire, senza alcuna richiesta da parte della Stazione Appaltante e senza oneri aggiuntivi per la stessa, in prioritm i Servizi di notiﬁca che sono stati coinvolti da tale malfunzionamento, al ﬁne di poterne recuperare per quanto possibile i connessi ritardi.

3.2. Centri di Gestione della Corrispondenza (CGC)

Al ﬁne di garantire la tempestivitm e l’efﬁcienza dei Servizi, l’Appaltatore si impegna ad allestire e gestire, per tutta la durata dell’Accordo, almeno 5 (cinque) Centri di Gestione della Corrispondenza (CGC), uno in ciascuna delle seguenti aree territoriali:

Xxxx 0	Xxxx 0	Xxxx 0	Xxxx 0	Xxxx 0
Xxxxxxx	Xxxxxxxx	Lazio, Sardegna,	Xxxxxx-Romagna,	Abruzzo,
Valle D’Aosta	Campania	Toscana, Umbria	Friuli Venezia Giulia,	Basilicata,
Piemonte	Sicilia		Trentino Alto Adige,	Marche,
Lombardia			Veneto	Molise, Puglia

Tali Centri fungono da centri di smistamento sia della corrispondenza da recapitare sia delle comunicazioni di ritorno (in quest’ultimo caso solo se i la Stazione appaltante intenda avvalersi dell’opzione della ripetizione di servizi analoghi ai sensi dell’art. 63, comma 5 D.lgs 50/2016 s.m.i. di cui al punto 3 del Disciplinare di gara). Uno tra questi centri gestirm inoltre l’invio di notiﬁche al di fuori del territorio italiano.

Il Consolidatore deve fornire alla Societm, per ciascun CGC, accesso alle metriche di erogazione del servizio, consentendo così alla Societm il monitoraggio, anche in autonomia,

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del servizio stesso e dell’aderenza dello stesso agli SLA deﬁniti.

Inoltre, l’Appaltatore dovrm mettere a disposizione, per l’intera durata contrattuale, un servizio dedicato alla ricezione degli eventuali ritorni in formato digitale.

Con riferimento alla Corrispondenza da inviare, l’Appaltatore dovrm provvedere nei tempi previsti anche allo smistamento e alla consegna della medesima ai recapitisti, afﬁnché questi svolgano le attivitm di loro competenza (presa in carico dei plichi, movimentazione interna alla propria organizzazione, trasporto) ﬁnalizzate al recapito della corrispondenza ai destinatari.

L’accettazione per il recapito è a cura dei recapitisti individuati tramite procedura ad evidenza pubblica indetta dalla Societm.

Le eventuali modiﬁche nel corso della vigenza contrattuale riguardanti l’elenco delle sedi dei CGC dovranno essere comunicate al Referente della Societm e da quest’ultimo autorizzate in forma scritta.

Sarm cura dello stesso Referente comunicare ai recapitisti individuati dalla Societm tramite procedura ad evidenza pubblica l’eventuale modiﬁca intervenuta nell’ambito dell’assetto dei CGC.

Le sedi che l’Appaltatore utilizzerm per l’allestimento dei CGC non dovranno essere necessariamente dedicate in esclusiva all’esecuzione dei Servizi, ma l’Appaltatore dovrm assicurare l’immediata tracciabilitm delle attivitm imputabili al Servizio e la non confusione della corrispondenza con quella di altri soggetti. In ogni caso dovranno essere rispettati i Xxxxxxx di Servizio indicati nel presente documento.

Presso i CGC, inoltre, dovrm essere impiegato personale appositamente formato ed istruito a garanzia del corretto adempimento delle prestazioni. Il Responsabile del Servizio deve prevedere che durante l’intera esecuzione del Contratto tutto il personale addetto, con riferimento allo scambio e al trattamento dei dati, rispetti le misure di sicurezza (ﬁsiche, logistiche ed informatiche) atte a proteggere l’integritm dei dati medesimi e la riservatezza dei destinatari.

In ogni caso, tutte le attivitm a cura dell’Appaltatore dovranno essere svolte entro i termini predeﬁniti dalla Societm.

4. Stampa, imbustamento/trattamento e conferimento per il recapito

Tale fase contempla l’insieme di tutte le operazioni necessarie per la stampa, la piegatura, l’imbustamento, il trattamento e la consegna al recapitista ed eventualmente al FSU per il recapito della corrispondenza.

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L’Appaltatore si occupa delle fasi di stampa e imbustamento con processo che garantisca il corretto trattamento e protezione dei dati personali.

Deve essere prevista la stampa cartacea di documenti elettronici, anche se eventualmente ﬁrmati digitalmente, di cui l’Appaltatore si assume la responsabilitm della piena corrispondenza ai documenti elettronici da cui le stampe sono state estratte.

Le attivitm di stampa e imbustamento includono almeno le operazioni di seguito indicate, in relazione ai singoli plichi (P1, P2, P3):

- Plico P1 relativo alla lavorazione della Corrispondenza di tipo Raccomandata Semplice che include la fornitura e la stampa di un foglio solo fronte in B/N in formato A4, la fornitura e la stampa personalizzata di una busta, la piegatura e l’imbustamento.

- Plico P2 relativo alla lavorazione della Corrispondenza di tipo Raccomandata nazionale ed internazionale con A/R che include la fornitura e la stampa di un foglio solo fronte in B/N in formato A4, la fornitura e la stampa personalizzata di una busta, la piegatura e l’imbustamento, la fornitura e la stampa dell’Avviso di Ricevimento.

- Plico P3 relativo alla lavorazione della Corrispondenza di tipo Notiﬁca Atti Giudiziari che include fornitura e stampa di un foglio solo fronte in B/N in formato A4, fornitura e stampa personalizzata di una busta (di colore verde), piegatura e imbustamento, fornitura e stampa dell’Avviso di Ricevimento (di colore verde).

Nei casi sopra descritti (Plico X0, Xxxxx X0 x Xxxxx X0) si precisa che, potrebbe essere necessaria la fornitura, la stampa e l’eventuale imbustamento di fogli aggiuntivi fronte/retro, in B/N ed in formato A4, da mettere a disposizione del recapitista all’interno del Plico o unitamente allo stesso. Ulteriori modalitm verranno dettagliate in corso di esecuzione del contratto.

L’eventuale necessitm di stampare fogli aggiuntivi rispetto all’AAR verrm formalmente comunicata dalla Stazione appaltante con modalitm che verranno stabilite in fase di esecuzione contrattuale.

4.1 Stampa cartacea delle comunicazioni

La carta utilizzata per la stampa dovrm avere almeno le seguenti caratteristiche:

- utilizzo di carta per la materializzazione degli invii conforme ai CAM di cui al D.M. del 4/04/2013 pubblicato sulla G.U. n. 102 del 3/05/2013;

- essere prodotta da Cartiera certiﬁcata ISO 9001:2015 o che abbia in corso la procedura di certiﬁcazione;

- essere sottoposta a processi di sbiancamento della cellulosa effettuato senza l’utilizzo

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di biossido di cloro (carta ECF Elemental Chlorine Free);

- essere di grammatura standard pari a 80 gr/mq (metodologia EN ISO 536:2020);

- di spessore pari a minimo 98 Micron e massimo 112 Micron (secondo la metodologia UNI EN ISO 20534/ISO 534).

Su speciﬁca esigenza della Societm, all’Appaltatore potrm comunque essere richiesto di utilizzare carta con speciﬁche differenti da quelle di cui sopra.

L’Appaltatore, dopo aver ricevuto in input metadati e pdf propedeutici alla stampa, è tenuto senza ritardo e comunque non oltre le 24 ore successive alla ricezione dell’input, alla stampa cartacea dell’Avviso di avvenuta ricezione (AAR) e degli eventuali fogli aggiuntivi, secondo una capacitm produttiva massima pari a 120.000 pezzi (plichi e fogli aggiuntivi) al giorno, e deve fornire a PN un evento di presa in carico della richiesta, a partire dal quale aggrega in lotti i pdf da mandare in stampa in modalitm asincrona rispetto alla chiamata di Piattaforma Notiﬁche.

I Livelli minimi di Servizio attesi per lo svolgimento di tali attivitm sono riepilogati al par. 9 nel presente documento.

4.2 Fogli da imbustare

Al termine del processo di stampa, salvo diverse indicazioni della Societm, i fogli subiscono un trattamento di piegatura e imbustamento automatico attuato con macchinari tali da consentire il controllo dei fogli trattati e la ristampa automatica degli scarti (fogli non correttamente piegati e/o imbustati e quindi scartati dal processo automatico), nonché la predisposizione su supporto informatico delle liste delle comunicazioni in uscita.

Al termine della lavorazione di trattamento i plichi vengono confezionati per il recapito secondo gli standard richiesti dalla Societm anche per il tramite dei recapitisti dalla stessa individuati e, ove presente, dal FSU.

In particolare, l’Appaltatore si impegna a:

- apporre un codice identiﬁcativo univoco su ciascuna missiva che rispetti le regole di generazione condivise con i recapitisti individuati dalla Societm;

- stampare il suddetto codice sotto forma di codice 1d o 2d;

- utilizzare i layout di buste e AR dei recapitisti individuati dalla Societm.

4.3 Imbustamento

Tale fase prevede operazioni di stampa, piegatura, imbustamento e trattamento governate da processi di controllo sistematico delle liste di spedizione e conformi ai requisiti richiesti

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per il recapito di corrispondenza deﬁniti dalla Societm (ad es.: diversiﬁcati per FSU, recapitisti).

Il processo di stampa deve avvenire utilizzando materiali, macchinari, tecniche operative e personale specializzato, in grado di garantire sempre e comunque i risultati di seguito descritti.

In particolare, anche la carta utilizzata per la stampa della busta deve essere conforme ai CAM di cui al D.M. del 4/04/2013 pubblicato sulla G.U. n. 102 del 3/05/2013.

Anche le dimensioni, nel rispetto della normativa e delle tolleranze vigenti, dovranno essere concordate con la Societm ed essere uniformi per tutte le richieste di recapito.

La carta della busta, opportunamente internografata, sarm di grammatura pari a 80 gr/mq e deve presentare ﬁnestrature in PVC trasparente. Le ﬁnestrature dovranno permettere la lettura del codice a barre.

Le missive di tipo Atti Giudiziari dovranno essere imbustate nel formato conforme alla normativa Delibera AGCOM 155/19/CONS e ss.mm.ii.

Su speciﬁca esigenza della Societm, all’Appaltatore potrm comunque essere richiesta la fornitura di buste carta con speciﬁche differenti da quelle di cui sopra, secondo delle richieste temporali concordate anticipatamente.

In caso di modiﬁche alla normativa in materia di standard e formati delle buste, l’Appaltatore dovrm recepire le indicazioni e mettere in atto le necessarie azioni per adeguare i formati utilizzati per l’imbustamento e la spedizione, ai nuovi formati ammessi.

La stampa deve essere effettuata a perfetta regola d’arte. Non sono accettati scostamenti di alcun valore rispetto alle speciﬁche tecniche fornite dalla Societm. Qualora si veriﬁcassero scostamenti sono a carico dell’Appaltatore la nuova stampa e la nuova lavorazione corretta.

Le attivitm di competenza dell’Appaltatore devono essere effettuate entro i termini predeﬁniti dalla Societm.

4.4 Avviso di Ricevimento (A/R)

La cartolina di ritorno, attestante l’avvenuta consegna della Corrispondenza Raccomandata A/R o dell’Atto Giudiziario (23L), deve essere predisposta e stampata, nella grammatura necessaria, in conformitm alle norme vigenti in merito alla validitm legale della ricevuta e alle necessitm di sviluppo di tutte le attivitm di post-processing connesse alla gestione delle comunicazioni di ritorno. La cartolina deve essere personalizzata con i dati variabili corrispondenti al nominativo del destinatario individuato sui fogli contenuti nella busta allegata e con i codici identiﬁcativi della comunicazione Raccomandata o Atto Giudiziario a

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cui sono associati trasmessi dall’Appaltatore alla Societm. Sulla cartolina deve poter essere stampato il codice a barre e/o quanto necessario per funzioni di monitoraggio e tracciamento.

L’Avviso di Ricevimento deve essere predisposto con la medesima tempistica e trattato insieme agli invii a cui verrm associato. Qualora si veriﬁcassero scostamenti rispetto a composizione, personalizzazione e a ogni altra lavorazione necessaria per il suo utilizzo in fase di trattamento, è a carico del Consolidatore la nuova corretta lavorazione.

Ovunque possibile ed accettato dal Recapitista è consentito l’utilizzo di Avvisi di Ricevimento in formato digitale al ﬁne di rendere più agevole e veloce il processo di invio dello stesso alla Societm.

4.5 Certifficazione del processo di stampa e imbustamento

L’Appaltatore deve garantire, nel 100% dei casi, che il plico ed i metadati contenenti, inter alia, nome e cognome del destinatario, nonché l’indirizzo di spedizione e ogni altro dato fornito dalla Piattaforma siano perfettamente coincidenti in tutte le fasi dei Servizi ad esso afﬁdate.

In altri termini, le stampe devono essere pienamente conformi alle informazioni ricevute e perfettamente coincidenti tra loro, anche ai ﬁni del controllo e di legge.

Il Consolidatore dovrm essere dotato di un sistema informatico di monitoraggio che acquisisca automaticamente i dati dai sistemi di controllo delle singole apparecchiature utilizzate nell’esecuzione dei servizi a monte del recapito oggetto del presente Capitolato, e consenta di produrre, per ciascuna stampa, i log relativi al processo eseguito in ciascuna fase del servizio. I dati relativi a ciascuna stampa, dovranno rimanere disponibili sul sistema di monitoraggio, per un periodo di mesi 9 (nove) dalla data di conferimento degli Invii postali risultante dalla Distinta di presa in carico. Il Consolidatore, con le modalitm tecniche che verranno deﬁnite dalla Committente entro l’avvio del servizio, dovrm garantire l’accesso da remoto al proprio sistema di monitoraggio in modo conforme alle prescrizioni previste in materia di protezione dei dati personali; l’accesso dovrm consentire la visualizzazione dei log di ciascuna stampa, ed il download di opportuni report (in formato .csv o .txt o in altro formato da concordare). Il Consolidatore dovrm inoltre fornire alla Committente i log di cui sopra, utilizzando le stesse modalitm previste per l’inoltro delle altre informazioni relative allo stato di avanzamento del processo di spedizione.

4.6 Preaffrancatura

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L’Appaltatore riceve dal recapitista la Lista dei CAP serviti suddivisi per area AM, CP ed EU, con l’indicazione puntuale dei CAP per i quali occorre avvalersi del Fornitore del Servizio Universale; sulla base di tale lista, l’Appaltatore provvede alla distribuzione del cartaceo per CAP e alla preaffrancatura, ove previsto, degli invii per i quali la Societm si avvale del Fornitore del Servizio Universale, nonché a tutto quanto previsto dalla normativa e dalle regole tecniche vigenti. L’Appaltatore inoltre è tenuto a recepire gli eventuali aggiornamenti delle liste dei CAP serviti forniti dal recapitista. Ogni recapitista individuato dalla Societm deve fornire all’Appaltatore un ﬂusso contenente l’elenco dei CAP non coperti secondo tracciati condivisi.

5. Conferimento della materialitm ai recapitisti individuati dalla Societm L’Appaltatore per l’espletamento delle attivitm di conferimento della materialitm dovrm interfacciarsi con il/i recapitista/i individuato/i dalla Societm e con il Fornitore del Servizio Universale.

Tale fase prevede la preparazione della materialitm e il successivo trasferimento della stessa dall’Appaltatore al recapitista (conferimento).

In particolare, l’Appaltatore utilizza le apposite liste di CAP serviti/non serviti fornite da ciascun recapitista per determinare o veriﬁcare quali siano le regole tecniche e di affrancatura da applicare agli invii.

L'Appaltatore si impegna a:

- ordinare il materiale per CAP, localitm, via, in vista del successivo pick-up effettuato dai recapitisti individuati dalla Societm;

- suddividere ed aggregare il prodotto secondo gli hub della rete dei recapitisti individuati dalla Societm.

Il conferimento della materialitm ai recapitisti individuati dalla Societm avviene presso i Centri di gestione della corrispondenza indicati dall’Appaltatore.

Si descrivono di seguito le modalitm di raccolta presso l’Appaltatore (di seguito anche Pick-up).

Il servizio Pick-up potrm essere svolto con:

- una modalità “programmata”: la materialitm, durante il periodo di go-live della Piattaforma Notiﬁche, dovrm essere presa in carico almeno tre giorni a settimana (lunedì, mercoledì, venerdì) dal recapitista attraverso l’esecuzione del Pick-up della materialitm presso le strutture preposte dall’Appaltatore, nella fascia oraria antimeridiana.

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In ogni momento, con preavviso di almeno 24 h, rispetto al successivo Pick-up gim programmato, l’Appaltatore potrm interrompere tale modalitm di richiesta oppure modiﬁcare i giorni e/o gli orari programmati sulla base della crescita dei ﬂussi di corrispondenza che pervengono da PN.

In ogni caso, l’Appaltatore, a suo insindacabile giudizio, si riserva di richiedere al recapitista il pick-up della corrispondenza quotidianamente, in ragione della crescita dei volumi di corrispondenza da recapitare;

- una modalità “su chiamata”: si tratta di modalitm alternativa e/o aggiuntiva alla modalitm “programmata”. L’Appaltatore dovrm inoltrare al Recapitista richiesta di Pick-up “su chiamata” con preavviso, di almeno 24 h, rispetto alla data prevista per il Pick-up. A richiesta dell’Appaltatore il Pick-up su chiamata dovrm avvenire anche nella fascia oraria pomeridiana.

L’Appaltatore, tramite apposito ﬂusso, comunica al recapitista almeno 24 ore prima della disponibilitm della materialitm, il dettaglio degli oggetti disponibili al ritiro e i relativi metadati utili al recapito.

Il Recapitista provvede nei giorni programmati o su chiamata al Pick-up della Corrispondenza.

All’atto del pick-up, il recapitista controﬁrma la Distinta di presa in carico della corrispondenza, precedentemente compilata da personale dell’Appaltatore, quale documento di presa in carico delle comunicazioni da parte del Recapitista (prodotta anche in modalitm elettronica). La distinta di Presa in Carico contiene i dati sintetici del ritiro ad esempio numero pallet/scatole e il totale degli oggetti contenuti la cui totalitm dovrm quadrare con la distinta di stampa.

La Distinta di presa in carico della Corrispondenza attesta la presa in carico della corrispondenza da parte del recapitista e dovrm essere comunicata alla Piattaforma PN dall’Appaltatore.

L’Appaltatore, inoltre, veriﬁca le anomalie segnalate dal Recapitista, a valle della quadratura sopra indicata e le conferma per le eventuali lavorazioni successive, oppure le contesta, dandone comunicazione alla Societm ed al recapitista nei tempi deﬁniti dalla Societm.

Ciascun invio di corrispondenza è consegnato in busta chiusa (preventivamente predisposta dall’Appaltatore), con evidenza del Destinatario, dell’indirizzo di recapito, del Mittente, dell’indirizzo del Mittente ed ogni eventuale codiﬁca necessaria in quanto prevista dagli standard di confezionamento concordati.

Qualora il recapitista invii un aggiornamento della lista di CAP serviti/non serviti, l’Appaltatore deve recepirla entro il successivo ciclo di stampa, prima di procedere all’avvio

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della stampa di nuove richieste di lavorazione.

Resta inteso che per le Richieste di Lavorazione gim in fase di stampa le attivitm saranno ultimate facendo riferimento alla lista di CAP precedente all’aggiornamento.

Sarm onere dell’Appaltatore fornire, a propria cura e spese, la modulistica e ogni altro materiale necessario per il completamento degli invii postali (ad es. codici a barre per la Corrispondenza Raccomandata, avvisi di ritorno per la Corrispondenza Raccomandata A/R, etichette, scatole per il confezionamento), provvedendo allo stesso modo ad ogni adempimento formale necessario nei confronti dei recapitisti individuati dalla Societm.

L’Appaltatore dovrm, in ogni caso, garantire l’univocitm e il non riuso dei codici raccomandata.

La Committente si riserva la facoltm di richiedere al Consolidatore, senza alcun onere aggiuntivo per la Committente stessa, la veriﬁca della correttezza dei dati riportati e/o la produzione della suddetta Distinta di presa in carico ovvero l’elenco di dettaglio della corrispondenza conferita, con indicazione almeno di Destinatario, indirizzo di recapito, Mittente, indirizzo del Mittente, modalitm per la gestione delle comunicazioni di ritorno (esiti/inesiti), data di spedizione per il recapito, e di eventuali ulteriori informazioni relative all’allestimento della spedizione, quale, ad esempio l’identiﬁcativo della scatola in cui è stato inserito ciascun invio.

6. Aggiornamento dei CAP

Poiché nell’arco della vigenza contrattuale i CAP possono essere oggetto di aggiornamento sia da parte dei recapitisti che da parte del Fornitore del Servizio Universale, ad esempio per effetto della istituzione di nuovi Comuni o della riorganizzazione delle aree Metropolitane, la gestione degli aggiornamenti, nella fase di smistamento della Corrispondenza, è in carico all’Appaltatore, di concerto con il DEC e il Recapitista.

Qualora il Recapitista invii un aggiornamento della suddetta lista, l’Appaltatore deve recepirla entro il successivo ciclo di stampa, prima di procedere all’avvio della stampa di nuove richieste di lavorazione. Resta inteso che per le Richieste di Lavorazione gim in fase di stampa le attivitm saranno ultimate facendo riferimento alla lista di CAP precedente all’aggiornamento.

7. Gestione delle comunicazioni di ritorno

Tale fase contempla l’insieme di tutte le operazioni necessarie per la gestione delle comunicazioni di ritorno in modalitm centralizzata presso l’Appaltatore, nel caso in cui la

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Stazione appaltante intenda avvalersi dell’opzione della ripetizione di servizi analoghi ai sensi dell’art. 63, comma 5 D.lgs 50/2016 s.m.i. di cui al punto 3 del Disciplinare di gara.

Il recapitista, entro 4 ore dalla restituzione della materialitm presso le sedi CGC, deve inviare all’Appaltatore un ﬂusso contenente i metadati della materialitm di ritorno in consegna.

L’Appaltatore dovrm farsi carico del rientro e dell’accettazione dai recapitisti di tutte le comunicazioni di ritorno, inclusi gli eventuali avvisi di ricevimento in formato digitale. L’Appaltatore dovrm controﬁrmare la «Distinta di accompagnamento della corrispondenza da restituire» o «distinta di accettazione dei ritorni».

Eventualmente, una distinta conterrm dati di sintesi e una distinta digitale conterrm l’elenco degli oggetti contenuti nelle scatole cosicché si abbiano, da una parte gli scambi ﬁsici e dall’altra le comunicazioni digitali.

L’Appaltatore deve utilizzare propri mezzi ed attrezzature, adeguati al lavoro da svolgere e idonei ai ﬁni della sicurezza e della tutela della salute e dell'ambiente.

Il collegamento di ogni macchina funzionante elettricamente dovrm obbligatoriamente avvenire con dispositivi tali da assicurare una perfetta messa a terra con l’osservanza delle norme in materia di sicurezza elettrica.

L’Appaltatore dovrm provvedere alla fornitura di tutti i materiali di consumo necessari per lo svolgimento dei servizi.

L’Appaltatore dovrm trovarsi sempre provvisto di scorte di materiali ed attrezzi necessari ad assicurare, per qualunque evenienza, la continuitm del servizio. Le macchine e gli attrezzi utilizzati per l’espletamento del servizio dovranno essere dotati delle certiﬁcazioni previste dalle norme vigenti in tema di sicurezza, nonché di tutti gli accessori per proteggere l’operatore ed i terzi da eventuali infortuni.

Il personale dell’Appaltatore dovrm essere appositamente formato ed istruito a garanzia del corretto adempimento delle prestazioni. In particolare, durante l’intera esecuzione del Contratto tutto il personale addetto, con riferimento alle attivitm svolte, deve rispettare le misure di sicurezza (ﬁsiche, logistiche ed informatiche) atte a proteggere l’integritm dei dati personali e la riservatezza dei destinatari in conformitm con la normativa vigente.

Resta inteso che l’Appaltatore è tenuto ad adeguarsi ad eventuali disposizioni normative che dovessero sopravvenire nel corso del periodo di esecuzione del Contratto.

Di seguito si riporta una descrizione sintetica di ciascuna attivitm relativa alla gestione delle comunicazioni di ritorno.

7.1 Raccolta centralizzata delle comunicazioni di ritorno

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La Distinta di Accettazione dei Ritorni, consegnata dal recapitista all’Appaltatore per ciascuna riconsegna, dovrm contenere la lista di dettaglio delle comunicazioni di ritorno riconsegnate, che funge anche da documento di accettazione/presa in carico da parte dell’Appaltatore e deve essere controﬁrmata da quest’ultimo che riceve la corrispondenza, elettronicamente come sopra indicato.

Le anomalie saranno comunicate a valle della quadratura effettuata tra la distinta elettronica fornita dal recapitista e la materialitm ricevuta presso il CGC. Tale distinta dovrm essere inviata telematicamente alla Societm.

All’atto della ricezione del cartaceo di ritorno, l’Appaltatore nei tempi deﬁniti dalla Societm, veriﬁca l’assenza di anomalie (es. posta non di pertinenza della Stazione Appaltante) e in caso di riscontro di casistiche anomale deve segnalarle al recapitista/FSU e per conoscenza alla Societm. Tali comunicazioni non entrano nel processo di lavorazione delle comunicazioni di ritorno.

7.2 Gestione degli esiti/inesiti da cartaceo di ritorno

L’Appaltatore è l’unico responsabile di quanto preso in carico dal recapitista attestato dalla Distinta di accompagnamento della corrispondenza da restituire.

La gestione degli esiti/inesiti da cartaceo di ritorno prevede le seguenti macro-attivitm:

a) il conferimento, da parte del recapitista, delle comunicazioni di ritorno, cartacee o digitalizzate, all’Appaltatore;

b) la dematerializzazione e conservazione informatica, dell’Avviso di ricevimento, del modello 23L, dell’A/R CAD, dell’eventuale verbale di cui al precedente par. 7.3 del presente Capitolato, del Plico di mancato recapito, e del Plico di compiuta giacenza, contenenti, rispettivamente, l’informazione relativa al mancato recapito e l’informazione relativa alla compiuta giacenza, nonché di ogni eventuale foglio aggiuntivo oggetto di stampa da parte dell’Appaltatore attraverso la relativa scansione (fronte-retro), l’associazione delle chiavi di ricerca e degli attributi richiesti dalla Societm a ciascun ﬁle immagine generato, il mantenimento in appositi archivi delle copie in formato elettronico dei documenti ricevuti ai ﬁni delle lavorazioni previste in sede di esecuzione contrattuale secondo quanto previsto dal D.Lgs n. 82/2005 e ss.mm.ii (Codice dell’amministrazione digitale) e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione, e conservazione dei documenti informatici del maggio 2021. Per tutto quanto sopra, si precisa che non è richiesta una certiﬁcazione di processo rilasciata attraverso un Notaio o un Pubblico ufﬁciale, ma un rapporto di veriﬁcazione sottoscritto dall’Appaltatore che fa piena prova ﬁno a disconoscimento e un procedura

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organizzativa-tecnologica tale da consentire, previa esplicita richiesta della Societm, alla stessa di addivenire ad una certiﬁcazione del processo che produca una attestazione di conformitm che fa piena prova ﬁno a querela di falso a norma di legge.

c) restituzione a Piattaforma Notiﬁche, attraverso API, dei predetti documenti dematerializzati e dell’eventuale verbale di cui al par. 7.3 del presente Capitolato, anch’esso dematerializzato, in formato digitale, di cui l’Appaltatore si assume la responsabilitm della piena corrispondenza agli originali cartacei ed indicando per ciascun documento l’identiﬁcativo della richiesta, ovvero l’identiﬁcativo fornito da Piattaforma Notiﬁche all’atto della generazione della richiesta di inoltro della corrispondenza. L’Appaltatore provvederm inoltre a fornire a Piattaforma Notiﬁche anche l’eventuale nuovo indirizzo del destinatario, ricevuto dal recapitista;

d) custodia e conservazione, mediante catalogazione e stoccaggio, degli originali cartacei dei predetti documenti dematerializzati, oltre che dell’eventuale verbale di cui al precedente par. 7.3 del presente Capitolato, avendo cura di mantenere la relazione degli stessi con l’identiﬁcativo della richiesta in modo tale da poter essere recuperati e forniti alla Societm su sua richiesta.

e) l’estrazione di informazioni utili alla gestione della notiﬁca (es. nuovo indirizzo del destinatario) da fornire come metadati alla Societm;

f) l’inventariazione su richiesta; ciò vuol dire che, nel caso di comunicazioni di ritorno cartacee, queste ultime dovranno essere conservate e di conseguenza è necessario fornire i servizi di inventariazione, ovvero fornire documentazione di cosa è conservato, estrazione di un documento cartaceo su richiesta e sua successiva ricollocazione.

g) gestione delle richieste di consultazione delle comunicazioni di ritorno cartacee: ricerca e consegna del cartaceo al DEC;

h) ricollocazione all’interno dell’archivio;

i) tenuta di un registro elettronico che tenga traccia dell’iter delle predette richieste, consultabile dal DEC e dai referenti autorizzati da quest’ultimo;

j) servizio di custodia e backup degli archivi informatici utilizzati per la gestione del Servizio;

k) restituzione alla Stazione Appaltante o ad altro soggetto individuato dalla Stazione Appaltante, al termine del Contratto, del Materiale in deposito debitamente inscatolato, imballato e su pallet, senza oneri aggiuntivi nonché degli archivi contenenti le copie in formato elettronico dei documenti ricevuti nel corso dell’esecuzione del contratto, nel formato richiesta dalla Committente;

l) messa a disposizione degli originali cartacei di cui alla precedente lett. b) alla singola PA mittente che ne faccia richiesta attraverso PN. Il Consolidatore predispone, senza prevedere oneri aggiuntivi per la Societm e assicurandone sempre la

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tracciabilitm, xxxxxx ordinari da afﬁdare ai recapitisti individuati dalla Stazione Appaltante. A richiesta, invia la scansione ottica della prova dell’avvenuta consegna del pacco al recapitista.

Le suddette macro-attivitm saranno comunque oggetto di deﬁnizione e condivisione tra la Stazione Appaltante e l’Appaltatore in fase di esecuzione contrattuale.

L’Appaltatore, attraverso lo scambio informativo, deve restituire tutta la corrispondente documentazione elettronica prodotta (liste e immagini), nonché i ﬁle di classiﬁcazione e le applicazioni software di lettura a corredo. Inoltre, dovrm veriﬁcare l'esito positivo della trasmissione dei dati ed effettuare un rinvio qualora lo scambio non andasse a buon ﬁne.

L’Appaltatore potrm eliminare lo storico dei ﬁle dai propri archivi previa autorizzazione da parte della Societm.

Il cartaceo dovrm essere reso idoneo alla digitalizzazione. Dovranno perciò essere previste delle attivitm di normalizzazioni quali:

- stesura;

- riﬁlatura;

- cancellazione;

- saniﬁcazione;

- ricongiungimento di Avvisi di ricevimento erroneamente staccati da buste di inesito, con conseguente correzione di notiﬁche alla Societm di esiti/inesiti gim comunicati.

In ogni caso, non sono ammessi errori o difformitm tra quanto attestato e leggibile sui documenti cartacei in lavorazione e quanto reso disponibile dall’Appaltatore attraverso il corrispondente ﬂusso di dati.

Se le informazioni di esito/inesito e i dati associati dovessero essere difformi, in seguito ad un controllo effettuato a campione dalla Societm, da quanto desumibile dalla visione della scansione ottica effettuata, la Stazione Appaltante potrm richiedere in qualunque momento la sostituzione con una nuova scansione e/o il reinvio delle informazioni alla Societm attraverso i consueti metodi.

Se una qualunque scansione ottica non dovesse risultare perfettamente leggibile, la Societm potrm richiederne in qualunque momento la sostituzione con una nuova scansione ed il reinvio alla Societm nei consueti metodi.

I criteri di classiﬁcazione delle comunicazioni di ritorno cartacee adottati dall’Appaltatore dovranno essere condivisi e concordati con il DEC.

Il completamento delle attivitm relative alla gestione degli esiti/inesiti da cartaceo di ritorno di cui ai punti a), b) e c) effettuate secondo le modalitm indicate dalla Societm deve avvenire

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entro 3 giorni lavorativi dalla ﬁrma da parte dell’Appaltatore della Distinta di accompagnamento della corrispondenza da restituire.

Il completamento delle attivitm relative alla gestione degli esiti/inesiti da cartaceo di ritorno di cui al punto d) effettuate secondo le modalitm indicate dalla Societm deve avvenire entro 1 giorno lavorativo dal completamento delle attivitm ai punti a), b) e c).

Il completamento delle attivitm relative alla gestione degli esiti/inesiti da cartaceo di ritorno di cui al punto l) effettuate secondo le modalitm indicate dalla Stazione Appaltante deve avvenire entro 3 giorni lavorativi dalla data di richiesta ﬁno a 500 richieste giornaliere ed entro 5 giorni lavorativi nel caso di richieste giornaliere superiori a 500.

7.3 Accertamento della correttezza dell’indirizzo del destinatario irreperibile assoluto

Il recapitista individuato dalla Societm dovrm verbalizzare gli accertamenti svolti ai ﬁni della ricerca dell’indirizzo del destinatario così come previsto dal comma 7 dell’art. 26 del D.L. n. 76/2020 s.m.i.

L’esito di tale accertamento verrm riportato sul fronte del plico, qualora possibile. Viceversa, la Societm si riserva la possibilitm di prevedere un apposito verbale di accertamento, secondo un modulo standard predisposto dalla Societm.

L’Appaltatore riceve dal recapitista l’informazione circa l’irreperibilitm ed eventualmente il verbale predisposto da quest'ultimo, accompagnato da una distinta di accettazione relativa allo stesso.

Il recapitista, inoltre, deve comunicare all’Appaltatore, in formato digitale, l’eventuale nuovo indirizzo del destinatario.

L’Appaltatore deve procedere, previa accettazione della distinta, alla dematerializzazione dell’eventuale verbale, ove esistente.

L’Appaltatore deve inserire in Piattaforma Notiffiche, in formato digitale, l’eventuale verbale di accertamento e comunque il nuovo indirizzo ricevuto dal recapitista.

7.4 Gestione dei duplicati delle comunicazioni di ritorno

Qualora la documentazione relativa alle comunicazioni di ritorno non dovesse rientrare all’Appaltatore, entro 5 giorni lavorativi dalla formale comunicazione, da parte del recapitista, dello smarrimento, deterioramento, manomissione o furto della cartolina A/R originale, l’Appaltatore dovrm richiedere al Recapitista l'emissione di un duplicato della comunicazione di ritorno che abbia valore legale e sostitutivo del documento originale. Tale richiesta potrm essere effettuata sia automaticamente dall’Appaltatore che su proposta

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della Societm.

In particolare, l’Appaltatore dovrm chiedere al recapitista di dichiarare la collocazione della documentazione cartacea di ritorno originale e, nel caso in cui la stessa risulti smarrita, deteriorata o rubata, darne comunicazione alla Societm e dovrm richiedere al Recapitista di produrre il duplicato. Tale duplicato dovrm essere consegnato nei modi gim descritti per le comunicazioni di ritorno originali dal recapitista all’Appaltatore e inﬁne quest’ultimo dovrm lavorarlo nel modo gim descritto per la gestione delle comunicazioni di ritorno, dematerializzando il cartaceo ed inviando i dati e le scansioni a Piattaforma Notiﬁche.

8. Servizi di governo della Fornitura

Per tutte le attivitm connesse con la gestione del Servizio, l’Appaltatore metterm a disposizione della fornitura almeno:

- una casella di posta elettronica attiva H24;

- un indirizzo PEC attivo H24;

- un servizio di assistenza telefonica dedicato attivo nella fascia oraria compresa tra le 07:30 e le 19:00 dal lunedì al venerdì, anche se prefestivi, e nella fascia oraria 07:30 - 13:30 il sabato

- ; tale contatto telefonico deve essere raggiungibile mediante un numero verde o un numero a tariffazione ordinaria. È assolutamente vietato fornire un numero telefonico a tariffazione speciale (199, 899 ecc.).

Inoltre, l’Appaltatore dovrm predisporre una struttura di staff per gestire la pluralitm dei servizi.

Detta struttura è composta da:

• Referenti Centrali dell’Appaltatore;

• Help Desk.

L’Appaltatore dovrm istituire una struttura organizzativa così composta:

- Un Responsabile del servizio che abbia il compito di dirimere, unitamente al Referente della Societm, ogni tipo di controversia o criticitm eventualmente rilevata durante la fase di esecuzione dell’Accordo, anche in ordine alla gestione dei sistemi informatici utilizzati per l’interlocuzione con i recapitisti individuati dalla Societm. Tale soggetto dovrm svolgere la direzione e il coordinamento delle attivitm, assumendo la piena responsabilitm dei rapporti tra le Parti e riferirm periodicamente in merito all’esecuzione delle attivitm contrattuali al Referente della Societm. Il Responsabile del

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servizio dovrm essere un dipendente/collaboratore dell’Appaltatore, con esperienza comprovata di almeno 5 anni nella gestione di servizi analoghi. l’Appaltatore dovrm garantire la reperibilitm del Responsabile del Servizio nei giorni lavorativi dalle ore 8.00 alle ore 18.00 xxx x-xxxx x/x xxx xxxxxxxx xxxx e/o mobile. In caso di assenza temporanea ovvero di indisponibilitm dovrm indicare un sostituto che deve essere obbligatoriamente uno degli esperti, di cui al punto seguente.

- Due Esperti, specializzati nella gestione dei servizi oggetto del presente Accordo, in particolare, in xxx xxxxxxxxcativa e non esaustiva, attivitm di stampa, di imbustamento/trattamento e di conferimento della corrispondenza. L’Esperto è un dipendente/collaboratore dell’Appaltatore, con almeno 3 anni di esperienza nel settore dei servizi a monte e a valle del recapito.

- Un Referente Operativo, che dovrm essere un collaboratore o dipendente dell’Appaltatore con almeno 2 anni di esperienza, reperibile nei giorni lavorativi e dalle ore 8.00 alle ore 18.00 per la risoluzione di problematiche tecniche operative.

- Uno o più referenti commerciali, che si occupino della gestione degli aspetti contrattuali e si interfaccino con il Referente della Societm ed eventuali suoi delegati.

- Uno o più referenti amministrativo-contabili, che curino gli aspetti della fatturazione.

Ciascuna struttura organizzativa dovrm essere composta da professionisti con attitudine al lavoro di gruppo, elevata capacitm di relazione, facilitm di comunicazione, capacitm di gestione degli utenti e di risorse umane.

Tutti i componenti del team dedicato dovranno assicurare massima riservatezza nella gestione dei dati e del contenuto delle comunicazioni nonché su ogni elemento/informazione di cui vengano a conoscenza in virtù dell’esecuzione del presente appalto.

L’Appaltatore dovrm impegnarsi a mantenere inalterata la composizione della struttura organizzativa indicata per tutta la durata del servizio.

La Societm avrm comunque la facoltm di richiedere la sostituzione o l’integrazione delle risorse con altre aventi comunque le medesime speciﬁche competenze.

Le eventuali sostituzioni di personale durante l’esecuzione del servizio dovranno essere concordate preventivamente con la Societm, previa presentazione ed approvazione dei curricula, ferma restando la necessitm di un adeguato periodo di afﬁancamento per la risorsa entrante, il cui costo sarm interamente a carico dell’Appaltatore.

Tutte le attivitm dovranno essere svolte in collaborazione con il Referente della Societm.

8.1 Help Desk

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L’Appaltatore dovrm garantire assistenza telefonica ai referenti della Societm o individuati dalla stessa. Il servizio dovrm essere garantito in tutti i giorni dell’anno.

Il servizio di Help Desk deve avere un sistema di tracciatura delle chiamate e possibilitm di produrre reportistica a richiesta.

L’Appaltatore dovrm erogare un Servizio di supporto sinteticamente descrivibile come segue:

● organizzazione, gestione e monitoraggio dei processi relativi all’espletamento dei Servizi oggetto del presente documento;

● organizzazione dei processi relativi alla gestione della Corrispondenza che presenta criticitm, nonché dei processi ﬁnalizzati a garantire la gestione omogenea di tutte le lavorazioni;

● elaborazione, analisi, proposizione e supporto all’implementazione di soluzioni di efﬁcientamento circa l’utilizzo di canali di comunicazione e di dematerializzazione;

● analisi degli impatti organizzativi, tecnici e giuridici attinenti all’introduzione di nuove prassi e/o soluzioni;

● realizzazione di soluzioni di digitalizzazione delle comunicazioni da attivare a richiesta;

● supporto consulenziale, tecnico ed informativo, per il corretto funzionamento dello scambio informativo tra l’Appaltatore e i recapitisti;

● produzione di reportistica relativa ai dati di produzione ed agli avanzamenti delle lavorazioni incluse quelle in carico ai recapitisti;

● produzione di dati massivi per veriﬁche ed allineamento tra le Piattaforme;

L’Appaltatore si rende sin d’ora disponibile a collaborare, oltre che con il Referente della Societm, anche con i Responsabili/Referenti dei recapitisti individuati dalla Societm tramite procedura ad evidenza pubblica.

Nel corso della vigenza contrattuale l’Appaltatore dovrm espletare tutte le prestazioni necessarie a garantire il coordinamento delle attivitm erogate in proprio e da tutti i recapitisti a garanzia della perfetta rispondenza delle prestazioni alle esigenze della Societm.

La Societm si impegna a comunicare i riferimenti del proprio personale che potrm fornire ai Referenti dell’Appaltatore informazioni ed assistenza che dovessero rendersi necessarie per l’erogazione delle attivitm.

Le attivitm sopra descritte dovranno essere svolte da ﬁgure professionali dell’Appaltatore in possesso di adeguate competenze ed esperienze professionali.

8.2 Trasferimento di Know-How e migrazione degli archivi

Al termine del contratto ed in tutti i casi di anticipata risoluzione dello stesso, l’Appaltatore

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si impegna a prestare alla Societm e/o a terzi dalla stessa indicati, il massimo supporto e collaborazione per consentirne il subentro nella gestione dei servizi.

L’Appaltatore, a seguito della richiesta della Societm a partire dal terzultimo mese di contratto e ﬁno alla ﬁne dello stesso mette a disposizione della Societm, nelle modalitm concordate con la medesima, risorse umane e documentazione ai ﬁni del passaggio di consegne al nuovo Appaltatore.

Sempre durante tale fase ﬁnale, in particolare, l’Appaltatore si impegna a garantire il proseguimento del Servizio senza interruzioni e mantenendo gli SLA concordati.

Tutte le attivitm relative a questa fase, che devono essere svolte dall’Appaltatore non devono in alcun modo gravare sull’operativitm delle risorse umane e tecnologiche impiegate.

L’Appaltatore, poi, deve fornire al personale del nuovo contraente un’adeguata informazione al ﬁne di rendere l’eventuale prosecuzione delle attivitm, da parte di soggetti terzi, quanto più efﬁcace e tempestiva possibile. Si precisa che anche oltre la data di scadenza del contratto sarm onere del Recapitista e dell’Appaltatore continuare ad erogare il Servizio per tutta la corrispondenza accettata entro il termine contrattuale, fornendo tutto il supporto necessario per concludere le attivitm a proprio carico.

Inoltre, l’Appaltatore al termine del contratto senza oneri aggiuntivi per la Societm dovrm restituire a quest’ultima o ad altro soggetto individuato dalla stessa, il materiale giacente in deposito presso il proprio archivio debitamente inscatolato, imballato e su pallet e l’inventario informatizzato, in un formato leggibile dalla Societm contenente i dati identiﬁcativi e descrittivi del materiale in giacenza registrato informaticamente, nonché del riferimento del pallet e della scatola di appartenenza. Le operazioni di messa a terra dovranno comunque garantire l’assenza di soluzione di continuitm della consultazione delle pratiche da parte della Societm. L’Appaltatore sarm tenuto alla restituzione sia del materiale accumulato in vigenza contrattuale che dell’eventuale materiale storico preso in carico da altro operatore.

Si precisa che le operazioni relative alla restituzione del materiale giacente in deposito e dell’inventario informatizzato sono da ritenersi opzionali ai sensi dell’art. 63, comma 5 del D.lgs 50/2016 e s.m.i.

9. Livelli di Servizio

Nell’esecuzione dei servizi descritti, il Consolidatore dovrm garantire i seguenti livelli di servizio:

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Servizio	Livello minimo atteso
SLA relative al sistema informatico
Gestione delle API sia vs. PN che vs. Recapitista/i	In modalitm sincrona con risposta alla chiamata entro 1 secondo
Disponibilitm del sistema informatico dell’Appaltatore	Disponibilitm pari ad almeno il 99%, calcolata sulla base del numero di intervalli di durata 5 minuti presenti nelle 24 ore nei quali non si è veriﬁcata l’indisponibilitm del sistema informatico. Sono escluse le manutenzioni programmate e concordate con la Societm
Invio a Piattaforma Notiﬁche delle informazioni di ritorno fornite dal Recapitista	Entro 1 ora dal ricevimento
Produzione di log ed altre informazioni richieste dalla Societm	Entro 7 giorni lavorativi dalla richiesta della Societm
Realizzazione e/o messa a disposizione della Stazione Appaltante del sistema per il monitoraggio delle attivitm in capo all'Appaltatore	Entro 30 giorni lavorativi dalla data di stipula dell’Accordo Quadro o dell’eventuale esecuzione anticipata
Integrazione del sistema informatico da parte dell'Appaltatore con i singoli Recapitisti.	Entro 35 giorni lavorativi dalla data in cui la Stazione Appaltante comunica all'Appaltatore il nominativo del singolo Recapitista.
Stampa e imbustamento/trattamento
Stampa cartacea e imbustamento/trattamento	120.000 pezzi (plichi e fogli aggiuntivi) al giorno, senza ritardo e comunque non oltre le 24 ore successive alla ricezione dell’input
Conferimento della corrispondenza ai recapitisti individuati dalla Stazione Appaltante
Conferimento della materialitm ai recapitisti e predisposizione ed invio della Distinta di presa in carico della Corrispondenza ai recapitisti	Entro 2 giorni lavorativi dalla data di stampa
Gestione delle comunicazioni di ritorno

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Invio alla Societm della Distinta di Accettazione dei Ritorni elaborata dal Recapitista	Entro 2 giorni lavorativi dalla consegna da parte del Recapitista
(In caso di applicazione dell’art. 63, comma 5 del D.lgs 50/2016 e s.m.i.) Dematerializzazione delle comunicazioni di ritorno e restituzione a Piattaforma Notiﬁche, attraverso API, della documentazione prodotta nel corso del servizio di postalizzazione	Entro 3 giorni dalla ﬁrma della distinta di presa in carico della corrispondenza da restituire ricevuta dal recapitista
Catalogazione e stoccaggio delle comunicazioni di ritorno cartacee presso uno dei CGC	Entro 7 giorni lavorativi dall’avvenuta dematerializzazione
Richiesta al Recapitista dell’emissione del duplicato delle comunicazioni di ritorno	Entro 5 giorni dalla data di presa in carico del plico per il recapito attestata dalla Distinta di presa in carico della Corrispondenza
Servizi di governo della fornitura
Disponibilitm di un servizio di assistenza telefonica dedicato	Attivo nella fascia oraria compresa tra le 07:30 e le 19:00 dal lunedì al venerdì, anche se prefestivi, e nella fascia oraria 07:30 - 13:30 il sabato
Disponibilitm di una casella di posta elettronica e un indirizzo PEC	Attivi in tutti i giorni dell’anno

In caso di mancato rispetto dei suddetti livelli di servizio troveranno applicazione le penali previste nello Schema di Accordo quadro.

10. Veriffica di conformità

La Committente si riserva di effettuare controlli in xxxxx xx xxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxx, xxxx xxxxxcare che l’esecuzione delle prestazioni avvenga in conformitm alle previsioni del presente Capitolato Tecnico e dell’offerta tecnica, ove migliorativa.

Il DEC effettua tale attivitm con l’ausilio delle strutture di supporto, anche per il tramite di soggetti appositamente individuati, ai sensi di quanto previsto dall’art. 102 del D.Lgs. n. 50/2016 e del D.M. 49/2018.

L’Appaltatore si adopererm per consentire alla Committente di effettuare la veriﬁca di conformitm in tempi congrui secondo le modalitm che verranno stabilite.

A tal ﬁne, durante l’esecuzione del contratto, la Committente effettuerm veriﬁche sulle

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prestazioni erogate dal Consolidatore in termini di qualitm dei servizi e di rispetto delle clausole contrattuali. Resta ferma la facoltm della Committente di procedere, in qualsiasi momento, anche senza preavviso, ad eseguire ulteriori controlli presso le sedi del Consolidatore volti a veriﬁcare la piena e corretta esecuzione dell’Accordo quadro.

Il Consolidatore dovrm inoltre garantire che gli accessi da parte del personale della Committente, o di soggetti da questa appositamente individuati, avvengano nel pieno rispetto di quanto previsto dal D.Lgs. n. 81/08 e con modalitm che non espongano a rischi interferenti.

A fronte delle suddette veriﬁche, qualora dovessero emergere degli inadempimenti, la Committente effettuerm delle contestazioni formali al Consolidatore. Se, anche a seguito di una veriﬁca in contraddittorio, il Consolidatore non dimostri la corretta esecuzione dei servizi, la Committente potrm applicare le previste penali e richiedere la risoluzione di diritto del Contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c., come dettagliatamente speciﬁcato nello Schema di Accordo quadro.

L’esito positivo dei controlli non esonera il Consolidatore da eventuali responsabilitm derivanti da difetti, imperfezioni e difformitm nell’esecuzione del Servizio non facilmente riconoscibili o che comunque non fossero emersi all’atto dei controlli sopra citati.

Resta inteso che ogni trimestre, al termine del corretto e completo svolgimento dei servizi, l’Appaltatore produrrm un report descrittivo delle attivitm svolte, in approvazione del quale la Committente produrrm apposita Attestazione di regolare esecuzione.

Su richiesta dell’Appaltatore, la Committente emetterm il certiﬁcato di esecuzione prestazioni delle forniture (CEF), coerentemente al modello predisposto dall' Autoritm Nazionale Anticorruzione. Il certiﬁcato verrm emesso solo a seguito della veriﬁca di conformitm positiva di tutte le prestazioni oggetto del contratto.

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Gara europea a procedura aperta per l’afffidamento dei Servizi “a monte” ed eventuali Servizi “a valle” del recapito

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