Contract

L’accettazione delle ns. offerte e l’invio dei campioni al ns. laboratorio implicano l’adesione alle presenti condizioni generali di fornitura.

Condizioni particolari in deroga dovranno essere convenute fra le parti in forma scritta prima dell’invio dei campioni. Al momento dell’invio abbiate cura di indicare ogni informazione utile alla Vs. richiesta di analisi.

La Biomil S.r.l. intende prestare la massima attenzione alla soddisfazione del Cliente: nel caso in cui i servizi erogati non rispondano alle aspettative previste invitiamo a presentare reclamo formale contattando la segreteria (telefono: 0000 000000 – e-mail: xxxx@xxxxxx.xx).

1. Premessa

Agli effetti del contratto si intende per:

- "Biomil" o "Laboratorio": la società Biomil S.r.l., con sede legale in Livorno in xxx Xxxxx Xxxxxxxxx x. 000, codice fiscale e partita IVA n. 011037190490, comprendente il laboratorio di analisi inserito nell’elenco predisposto dalla Regione Toscana ai sensi della Legge regionale 9/2006 con attribuzione del n. 015 (effettuata con DECRETO della Direzione Generale Diritto alla Salute e Politiche di Solidarietà - Area di Coordinamento Sanità - Settore Igiene Pubblica del 4 maggio 2007, n. 2053 certificato il 08-05-2007), nonchè accreditato ACCREDIA con il n. 0925 (l’elenco delle prove accreditate è consultabile sul sito xxx.xxxxxxxx.xx) rappresentato ai fini del presente contratto dal Xxxx. Xxxxxxxxx Xxxxxx, iscritto all’Ordine degli Ingegneri di Livorno con il n.1420.

- "Cliente": il soggetto giuridico, pubblico o privato, che richiede a Biomil l’effettuazione di prove o tarature e/o la prestazione di servizi.

2. Applicazione delle Condizioni Generali.

Le presenti Condizioni Generali si applicano al rapporto in essere tra Biomil e il Cliente, fatte salve eventuali condizioni particolari convenute tra le stesse parti in forma scritta. Qualora Biomil, durante l’esecuzione dei Servizi ritenga necessario apportare modifiche al Contratto, anche imposte da modifiche dei documenti normativi di riferimento o degli Enti di Accreditamento, ne darà tempestiva informazione al cliente e sulle stesse verranno presi specifici accordi scritti tra le parti.

I singoli contratti possono essere conclusi secondo apposite convenzioni scritte o mediante accettazione di offerte Biomil; in ogni caso l’invio dei campioni susseguente ad offerta Biomil si intende come accettazione della stessa e delle condizioni generali di fornitura del servizio Biomil.

Con l'accettazione di Biomil costituiscono contratti anche gli ordini di esecuzione di analisi che pervengono direttamente dal cliente o che dal medesimo siano sottoscritti.

Il Laboratorio si riserva il diritto di modificare e/o variare le Condizioni Generali di Fornitura, allegando tali modifiche e variazioni alle nuove offerte emesse. Per clienti aventi servizi, offerte attivate in precedenza, il Laboratorio si fa cura di recuperarle dal Database e provvedere all’invio della nuova versione revisionata mediante mail/pec o raccomandata. Evidenza di tale invio viene opportunamente conservata dal RL. Le Condizioni Generali di Fornitura e le loro eventuali modifiche si intendono accettate da parte dei clienti in caso di mancata specifica contestazione nei quindici giorni successivi alla ricezione.

3. Oggetto del contratto.

Il rapporto in essere tra Biomil S.r.l. ed il Cliente si intende come contratto avente ad oggetto la prestazione di servizi nell’ambito di una attività complessa comprensiva di:

• Consulenze e Servizi rivolti al comparto agroalimentare;

• Formazione del personale;

• Analisi di laboratorio, comprendenti attività di prova e taratura.

4. Svolgimento dell’attività.

I servizi concernenti le attività di cui sopra, verranno posti in essere dal competente settore operativo facente capo alla direzione generale della Biomil S.r.l.; l’attività del laboratorio di prova è effettuata sotto la responsabilità di professionista abilitato iscritto al competente ordine professionale.

Il laboratorio è responsabile verso il cliente per il lavoro subappaltato; il subappalto è sempre concordato con il cliente.

5. Consegna dei campioni al Laboratorio.

Il ritiro del materiale da esaminare presso il domicilio del Cliente (o presso altro luogo dallo stesso indicato) a cura di personale Biomil può costituire prestazione accessoria, oggetto di separato addebito al prezzo previsto dal listino di Biomil che si intende espresso franco laboratorio.

Nel caso di ritiro come sopra, Biomil garantisce che il trasporto al Laboratorio avvenga secondo condizioni tali da assicurare la conservazione dell’integrità e delle caratteristiche chimiche, fisiche e microbiologiche (nel rispetto dei limiti indicati dalla normativa vigente) che il materiale presentava all’atto della sua presa in consegna. Il Laboratorio in tal caso non si assume la responsabilità della fase di campionamento e qualora questa non sia stata effettuata correttamente effettua in ogni caso l’analisi ma non assicura al cliente l’attendibilità dei risultati; la fase di campionamento risulta esclusa dall’accreditamento.

Ove non sia diversamente convenuto il materiale da sottoporre ad analisi viene recapitato al Laboratorio a cura del Cliente o di un suo incaricato: in tal caso il campionamento e il trasporto si intendono espletati a carico e sotto la responsabilità del Cliente. Se tali fasi non sono state effettuate correttamente il Laboratorio non si assume la responsabilità dell’attendibilità dell’analisi pur effettuandola in ogni caso; tali fasi iniziali sono escluse dall’accreditamento.

A richiesta Biomil assicura disponibilità a fornire indicazioni su procedure, tecniche e/o metodi di "campionamento" e di conservazione previste da normative cogenti e/o volontarie. Il laboratorio, nella persona del Responsabile Tecnico di settore, si riserva la possibilità di non avviare alle prove campioni eventualmente pervenuti o trasportati in condizioni di temperatura non idonee, in quantità insufficiente o in uno stato insoddisfacente. Solo in seguito a richiesta del cliente, Biomil prevede l’effettuazione di campionamenti e analisi ufficiali in accordo con quanto indicato dalla normativa vigente.

Il Cliente ha l’obbligo di informare Biomil sui rischi inerenti il materiale da sottoporre ad analisi identificando i pericoli ad esso connessi; ha, inoltre, l’obbligo di segnalare efficacemente la corretta modalità per la gestione dei campioni (eliminazione, riduzione, protezione). Nel caso in cui il campione non soddisfi uno o più criteri di accettabilità definiti dal Laboratorio, il campione viene segregato in una apposita area alle condizioni opportune, il Laboratorio contatta verbalmente il Cliente per informarlo degli scostamenti riscontrati e solo dopo aver acquisito conferma scritta si procede con l’avvio alle analisi. Quando il cliente richiede di sottoporre a prova un oggetto pur riconoscendo la presenza di uno scostamento dalle condizioni specificate, il laboratorio riporta sul Rapporto di prova una dichiarazione in cui declina ogni responsabilità e indica quali risultati possono essere influenzati da tale scostamento. Qualora si decida invece di non procedere con l’analisi i campioni verranno restituiti ai clienti, il Laboratorio non si assume responsabilità del loro smaltimento.

6. Accesso al laboratorio

E’ data al Cliente la possibilità di accedere, accompagnato da un’addetto interno, alle aree riservate del laboratorio al fine di presenziare alla esecuzione delle prove o di fasi di esse; in tal caso il Cliente dovrà richiedere al Responsabile del Laboratorio apposita autorizzazione. L’ingresso in Laboratorio è consentito solo in seguito alla compilazione del Registro visitatori e indossando camice e copriscarpa.

7. Conservazione del campione e del controcampione (o campione di riserva) – Campione residuo.

Dal momento del ricevimento del materiale da esaminare il Laboratorio ne garantisce la conservazione secondo modalità idonee a garantirne l’integrità ed il mantenimento delle condizioni chimiche, fisiche e microbiologiche. Biomil acquista la proprietà del campione consegnato salvo che il Cliente non richieda al momento della consegna la restituzione dello stesso o di quanto ne residua dopo l’analisi.

L’eventuale controcampione (o campione di riserva) viene conservato da Biomil, secondo modalità idonee a garantirne il mantenimento delle condizioni chimiche, fisiche e microbiologiche originarie, per un periodo stabilito dal laboratorio salvo diversa indicazione da parte del Cliente; tale periodo è di 30 giorni per i prodotti destinati al consumo umano, animale e derivati da matrici agricole o ambientali, 10 giorni per i campioni di acqua, mentre altre tempistiche potranno valutarsi in relazione alla matrice e alla natura delle prove richieste. Non si prevede conservazione per campioni superificiali (spugne/tamponi) nè per fiale di Bacillus Stearothermophilus (per la verifica dei processi di sterilizzazione).

Decorso il termine indicato, Biomil ha la facoltà di distruggere il controcampione ovvero di conferirlo a terzi per lo smaltimento. Non è normalmente accettato praticare il ritestaggio dei campioni, per cambiamenti sullo stato microbico.

8. Rapporti di prova.

Il Laboratorio è responsabile unicamente dei risultati analitici riferiti ai campioni oggetto di analisi. I rapporti di prova vengono emessi in unico esemplare su formato predefinito ed il rilascio di eventuali duplicati emessi quali “copie conformi” su richiesta del Cliente, costituisce oggetto di separato addebito.

L’emissione di rapporti di prova secondo formati corrispondenti a specifiche del Cliente deve essere richiesta per iscritto; qualora tale personalizzazione sia consentita dalle norme generali sull’accreditamento dei laboratori di prova e sia tecnicamente possibile, costituisce prestazione accessoria, il cui corrispettivo sarà preventivamente concordato con il Cliente.

Ove prevista attività di campionamento a carico e/o sotto responsabilità di Biomil, nel rapporto di prova ed in relazione a richiesta del cliente sono riportate distinte e specifiche indicazioni con riguardo al campionatore (tecnico responsabile delle attività di campionamento), metodo di campionamento, condizioni di campionamento od altre annotazioni particolari previste o richieste.

I valori di incertezza estesa riportati sul rapporti di prova (qualora applicabili) sono ottenuti con un fattore di copertura k=2, corrispondente ad un intervallo di fiducia del 95% per una distribuzione normale. Ove non sia diversamente convenuto con il Cliente qualora sia richiesta la dichiarazione di conformità a limiti di riferimento la stessa è basata sul risultato della prova inteso come valore netto più probabile, ovvero senza tenere conto dell’incertezza: il laboratorio è in grado di fornire l’intervallo di incertezza (ad esempio per le prove accreditate) e viene riportato sul rapporto di prova solo su espressa richiesta del cliente. Per i parametri microbiologici le prove quantitative su alimenti e tamponi sono eseguite in singola replica in conformità con la norma ISO 7218:2007/Amd.1:2013, l’incertezza composta associata ai risultati è calcolata sulla base della deviazione standard di riproducibilità intralaboratorio in accordo a ISO 19036:2019.

Si rimanda la decisione di effettuare nuove prove al cliente nei casi in cui l’intervallo di incertezza si sovrapponga al limiti di riferimento. Su espressa richiesta del Cliente, che deve essere formulata all’accettazione del campione da parte del Laboratorio, i rapporti di prova possono essere anticipati xxx xxxxxxx, xxx xxxxxxxxxxx o spediti con mezzo diverso da quello ordinario; altrimenti saranno recapitatati al Cliente mediante posta ordinaria. I tempi tecnici di esecuzione delle prove sono conteggiati dalla data di arrivo del campione al laboratorio alla data di emissione dei Rapporti di Prova.Detti tempi sono stimati in 20 giorni per le prove condotte su tutte le matrici (acqua, fiale per la verifica dei processi di sterilizzazione, prodotti destinati al consumo umano e animale, campioni superficiali, terre, campioni ambientali) ove i metodi di prova non prevedano tempistiche superiori. I tempi di risposta potranno protrarsi fino a 30 giorni nel caso in cui una o più prove siano condotte in subappalto. Biomil provvede all’archiviazione dei rapporti di prova per 4 anni; dove non diversamente concordato con il cliente Biomil conserva i dati grezzi e registrazioni tecniche relativi alle analisi effettuate per un tempo non inferiore a 4 anni.

9. Identificazione dei metodi di prova.

I metodi di prova, definiti dal contratto o richiesti dal Cliente, sono indicati sul rapporto di prova. Eventuali modifiche sulle denominazioni delle prove o sulla indicazione dei metodi di prova che non influiscano sul procedimento di prova o sullo scopo della prova potranno non essere comunicate anticipatamente al Cliente e compariranno direttamente sul rapporto di prova. Su richiesta del Cliente il Laboratorio fornisce ulteriori chiarimenti sui metodi o sulle procedure utilizzati.

10. Altre prestazioni connesse ai rapporti di prova.

Ogni altra richiesta del Cliente, in qualsivoglia modo connessa all’emissione del rapporto di prova (quale, ad esempio: opinioni, interpretazioni, relazioni, commenti, confronti con limiti di legge e/o di capitolato), costituisce separata prestazione dell’Assistenza Tecnico-Scientifica e può formare oggetto di separato addebito.

Tutte le informazioni contenute nel rapporto di prova si riferiscono esclusivamente al materiale sottoposto ad analisi e ai parametri analizzati, e non costituiscono ispezione e/o certificazione di prodotto. Per qualsiasi modifica ed integrazione non risultante da richieste e/o da accordi scritti fanno fede le registrazioni effettuate da Biomil.

11. Rispetto della Normativa antinfortunistica.

Biomil S.r.l. , nello svolgimento della propria attività e servizi, applica e ottempera a tutte le prescrizioni ed obblighi previsti in materia di sicurezza e salute dei lavoratori durante il lavoro ai sensi della D.lgs 81/08 e ss.mm.ii., anche nel corso di attività presso il Cliente limitatamente ai rischi connessi all’uso di attrezzature, impianti, disposizioni di sicurezza e quant’altro sia a qualsiasi titolo nella disponibilità giuridica – proprietà, comodato, locazione, etc. – del personale Biomil.

12. Tutela della privacy (Reg 2016/679/UE e ss.mm.ii.).

In ossequio al Reg 2016/679/UE (Codice in materia di protezione dei dati personali), Biomil informa che presso l’archivio del Laboratorio verranno raccolti dati che riguardano il Cliente, da utilizzare ai fini dello svolgimento dell’attività inerente al presente accordo di fornitura. In relazione al trattamento di tali dati il Cliente potrà esercitare i diritti previsti dal Reg 2016/679/UE relativo alla protezione delle persone fisiche riguardo al trattamento dei dati personali.

13. Obbligo di imparzialità e riservatezza.

Le parti si obbligano a non divulgare a terzi la documentazione relativa al rapporto in essere ed ogni altra informazione di cui venissero a conoscenza in occasione e dopo la cessazione dello stesso. Biomil si ritiene responsabile della gestione di tutte le informazioni ottenute o generate nel corso dell’effettuazione dell’attività di laboratorio ed in fase di contrattazione iniziale con il cliente comunica quelle che in ottemperanza alla legge intende rendere di pubblico dominio o per le quali chiede autorizzazione alla divulgazione. Ad eccezione delle informazioni che il cliente rende pubblicamente disponibili, tutte le altre informazioni sono considerate proprietarie come tali riservate. La Direzione si impegna inoltre a mantenere riservate ulteriori informazioni relative ai clienti ottenute da fonti diverse dal cliente stesso e mantiene riservatezza anche sulla fonte di tali informazioni senza rivelarla al cliente, a meno di accordi presi con la fonte stessa. Tutti il personale, dipendente (o qualsiasi sia la forma contrattuale posta in essere) sottoscrive l’impegno alla riservatezza ed indipendenza affinché sia garantita l’imparzialità, la competenza e l’integrità del Laboratorio. Tutti i dati sono trattati mediante strumenti manuali, informatici, telematici, con garanzia di sicurezza e riservatezza e con impegno a non diffonderli o comunicarli a terzi estranei. I sistemi informatici sono protetti da password e ne impediscono l’accesso ai non autorizzati e vengono conservate copie dei dati presenti in archivi appositamente potetti La Direzione aziendale attraverso un impegno continuo garantisce imparzialità e riservatezza delle attività effettuate senza permettere che pressioni commerciali, finanziarie o di altra natura possano arrecare danno o compromettere la validità dei servizi forniti in maniera particolare per quanto concerne i dati gestiti dal settore Laboratorio. Ciò viene garantito con l’analisi continuativa dei rischi che possano danneggiarla e la valutazione, ove ritenuto necessario, di azioni opportune finalizzate ad eliminarli o minimizzarli.

14. Significato dell’accreditamento e della convenzione con ACCREDIA

Il Laboratorio è accreditato da ACCREDIA (Ente unico italiano di accreditamento) con n. 0925 ed ha stipulato con lo stesso Ente una convenzione che ne vincola l’attività. ACCREDIA non accredita le attività di consulenza, ma accredita il Laboratorio per le prove sui cui risultati i consulenti possono basare il proprio lavoro. L’accreditamento attesta che il Laboratorio opera con procedure scritte verificabili, conformi alle prescrizioni contenute nella Norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2018, nel Regolamento di ACCREDIA, nelle prescrizioni particolari, nonché a quelle descritte nel Manuale della Qualità del Laboratorio.L’Accreditamento non comporta una diminuzione delle responsabilità derivanti dai contratti stipulati tra il Laboratorio ed i suoi clienti e , benchè sia un indice di competenza tecnica e gestionale del Laboratorio di prova, non costituisce una garanzia sulla verifica della competenza tecnica del Laboratorio ad effettuare specifiche prove e sulla valutazione del sistema di gestione del laboratorio. Né sottintende che ACCREDIA dià l’approvazione ad un campione di prova o ad un prodotto.

ACCREDIA almeno annualmente verifica e dà assicurazione della conformità del laboratorio ai requisiti per l’accreditamento, autorizzando lo stesso Laboratorio a citare tale conformità, nei limiti consentiti dai documenti ACCREDIA applicabili, nei rapporti di prova relativi alle prove accreditate.

ACCREDIA è firmataria di un accordo internazionale (ILAC MRA) che garantisce la sua competenza, il rigore procedurale e l’uniformità del modo di operare rispetto a quello degli Entri firmatari nella valutazione dei laboratori di prova, dei laboratori di taratura e degli organismi di ispezione; grazie agli Accordi ILAC MRA i rapporti di prova emessi dal Laboratori Biomil godono di un mutuo riconoscimento internazionale, che ne assicura la piena validità in tutti i principali mercati del mondo.