Informativa privacy sui dati personali relativi ai fornitori
Informativa privacy sui dati personali relativi ai fornitori
(raccolti presso l’interessato ai sensi dell’art 13 GDPR – Regolamento UE 2016/679)
Ai sensi dell’art. 13 del GDPR (regolamento UE 2016/679), si forniscono, in coerenza col principio di
trasparenza, le seguenti informazioni al fine di rendere consapevole l’utente delle caratteristiche e delle modalità del trattamento dei suoi dati:
A. Identità e dati di contratto
Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento UE 2016/679, Il Titolare del trattamento dei dati è l’Agenzia delle dogane e dei monopoli, con sede in via Xxxxx Xxxxxxx n.71 – 00143 – Roma.
Tutte le richieste devono essere rivolte per iscritto al Titolare del trattamento al seguente indirizzo PEC: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx
L’elenco aggiornato dei Responsabili esterni e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede del Titolare.
B. Finalità del trattamento, base giuridica e legittimo interesse
L’Agenzia utilizzerà i Dati Personali per le seguenti finalità:
1) soddisfare esigenze precontrattuali (es. istruzione offerte o ordini, verifiche solvibilità)
2) adempimento degli obblighi contrattuali (fornitura beni e/o servizi, inclusa la gestione degli obblighi di consegna e della logistica e dei trasporti ad essa funzionali) e legali (es. tenuta contabilità, formalità fiscali, gestione amministrativa e contabile);
3) gestione fornitori per aspetti diversi da quelli sub. 1-2: organizzazione interna delle attività funzionali alle forniture attive e passive di prodotti e/o servizi come ad esempio la gestione affidamenti e il controllo rischi (frodi, insolvenze, ecc.), gestione contenzioso e cessione crediti, gestione servizi finanziari e assicurativi, gestione strumenti di pagamento elettronico , gestione rubriche telefoniche, elaborazioni statistiche);
La base giuridica del trattamento sono gli artt. 1337 e 1338 c.c. nonché (l’eventuale successivo) contratto sottoscritto tra il Titolare del trattamento e il destinatario della presente informativa (interessato al trattamento) nonché la normativa relativa agli obblighi contabili, fiscali, regolamentari o ordini di
un’Autorità.
Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento di rispettare le obbligazioni precontrattuali scaturenti dalla normativa vigente (art.1337 e 1338 c.c.) e contrattuali sottoscritte tra le parti, pertanto non necessità di esplicito consenso [art. 6, comma 1, lettera b) GDPR].
C. Destinatari ed eventuali categorie di destinatari dei dati personali / Accesso ai dati
I dati sono trattati all’interno della struttura del Titolare del trattamento da soggetti (dipendenti e collaboratori) autorizzati e incaricati al trattamento dei dati sotto la responsabilità del medesimo per le finalità sopra riportate .
I dati potranno essere comunicati a soggetti esterni (outsources) con cui sussistono specifici accordi, convenzioni o protocolli di intese con il Titolare del trattamento salvo nel caso in cui gli stessi assumano la veste di titolare autonomo del trattamento ai sensi della vigente normativa.
Le categorie di soggetti ai quali possono essere comunicati i dati personali sono:
I. studi di consulenza amministrativa, fiscale, contabile e del lavoro (avvocati, dottori commercialisti, sindaci, membri di organismi di vigilanza, ecc.);
II. spedizionieri, vettori e corrieri (solo i dati necessari per le consegne);
III. fornitori dei programmi gestionali di questa Agenzia;
IV. personale interno autorizzato al trattamento e che ha ricevuto adeguate istruzioni operative;
V. responsabili esterni all’uopo designati;
VI. pubbliche amministrazioni per ogni dovuto adempimento di legge;
VII. autorità giudiziarie;
VIII. società esterne di consulenza;
IX. società di assicurazione per la copertura dei rischi;
X. soggetti che forniscono servizi di manutenzione e/o assistenza informatica in relazione ai nostri sistemi e database e servizi IT;
XI. banche ed istituti di credito, per la gestione dei pagamenti;
XII. società di recupero crediti, società di factoring, società di leasing, società di assicurazione o cessione crediti, consorzi, fidi (ai soli fini della tutela del credito e della migliore gestione dei nostri diritti relativi al singolo rapporto commerciale);
XIII. soggetti con i quali sia necessario interagire per l’esecuzione o la stipula del Contratto (ad esempio gli hosting provider o i fornitori di piattaforme per l’invio di mail);
XIV. altre società, enti e/o persone fisiche che svolgono attività strumentali, di supporto o funzionali all’esecuzione dei contratti o servizi (es. società di imbustamento e smistamento corrispondenza).
L’elenco specifico aggiornato di tali soggetti può essere richiesto all’indirizzo PEC del Titolare del trattamento: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx
D. Trasferimento dati
I PC nei quali sono ubicati i dati personali si trovano in Italia. Il Titolare del trattamento, ove si rendesse necessario per necessità di replica per salvataggio dati, avrà facoltà di spostare i dati personali anche extra- UE. In quest’ultimo caso, viene assicurato sin da ora, da parte del Titolare del trattamento, che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità delle disposizioni di legge, garantendo la previa stipula di accordi e clausole contrattuali standard.
E. Modalità di trattamento e periodo di conservazione dei dati
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art. 4 n. 2 del Regolamento UE 2016/679 e precisamente: raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo,
interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. Il trattamento può essere effettuato mediante strumenti manuali, automatizzati, informatici, elettronici atti a gestire, memorizzare e trasmettere i dati e comunque idonei a garantire sicurezza e riservatezza.
I dati oggetto di trattamento sono: trattati in modo lecito e secondo correttezza; raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi; esatti e, se necessario, aggiornati; pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati.
I dati saranno conservati per il solo tempo necessario ai fini per cui sono stati raccolti, rispettando i principi di limitazione della conservazione e minimizzazione di cui all’art. 5, comma 1, lettera c) ed e) del Regolamento.
I dati saranno conservati per adempiere ad obblighi normativi in adesione ai principi di indispensabilità, non eccedenza e pertinenza.
L’Agenzia potrebbe conservare i dati dopo la cessazione del rapporto contrattuale per adempiere a obblighi normativi in relazione alle prescrizioni di legge (10 anni); successivamente, venute meno le ragioni del trattamento i dati saranno cancellati, distrutti o semplicemente conservati in forma anonima.
In caso di consenso, i dati saranno conservati sino alla data di revoca del consenso al trattamento (oltre i giorni necessari per processare la richiesta)
F. Diritti dell’interessato
L’ interessato ha diritto di accedere ai dati che lo riguardano, richiedere l'aggiornamento, l'integrazione, la rettifica di dati inesatti od incompleti o, nel caso in cui i dati siano trattati in violazione di legge, la cancellazione.
Il Titolare è tenuto a rispondere entro un mese dalla data di ricezione della richiesta, termine che può essere esteso fino a tre mesi nel caso di particolare complessità dell’istanza.
Si informa che il trattamento dei dati è basato sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera b). Per l’esercizio dei sopracitati diritti, l’interessato può scrivere a:
xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx ovvero inviare una raccomandata A/R all’indirizzo fisico della sede.
G. Reclamo
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento hanno il diritto di proporre reclamo al Garante (v. il sito istituzionale del Garante Privacy xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx), come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).
H. Natura della comunicazione dei dati
Si informa che la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto.
I. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati è obbligatorio per la conclusione del contratto.
Il mancato conferimento dei dati non consentirà all’interessato di procedere al perfezionamento del contratto rendendo impossibile al Titolare di poter concludere il medesimo. In tal caso, quest’ultimo sarà esonerato da ogni addebito giuridicamente rilevante.
J. Finalità diversa dal trattamento
Qualora il Titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento, fornirà all’interessato informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente.
K. Profilazione
Il Titolare non utilizza processi automatizzati finalizzati alla profilazione.
L. Consenso al trattamento
Per il trattamento diretto alle finalità di cui alla suddetta lettera B) punti da 1 a 3 non è necessario il suo/vostro consenso.
DICHIARO DI AVER RICEVUTO L’INFORMATIVA COMPLETA
LUOGO | DATA | NOME | COGNOME | FIRMA |