CAPITOLATO TECNICO
Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura
CAPITOLATO TECNICO
PROCEDURA APERTA
Per l’affidamento dei servizi di supporto all’Ufficio Coordinamento dei Controlli Specifici per lo svolgimento delle attività di Audit del programma operativo FEAMP
Sommario
1. Premessa operativa 3
2. Normativa di riferimento 3
3. Oggetto del Servizio 4
4. Caratteristiche e contenuti del Servizio 4
5. Ambito operativo 7
6. Importo e durata del Servizio 7
7. Composizione qualitativa e quantitativa dei team di supporto 7
8. Modalità di esecuzione della prestazione e dei servizi 9
9. Gestione dell'affidamento 9
a. Piano di lavoro della fornitura 9
b. Piano della qualità 10
c. Rapporto Indicatori di qualità della fornitura 10
d. Modalità di consegna della documentazione 10
e. Vincoli temporali sulle consegne 10
10. Trasferte e luogo di lavoro 11
11. Modalità di approvazione della pianificazione e dei deliverables 11
12. Utilizzo delle risorse 12
13. Proprietà dei contenuti prodotti 12
14. Rendiconto delle risorse 12
15. Contenuto minimo del Piano di qualità della fornitura 12
1. Premessa operativa
Per supportare l’Ufficio Coordinamento dei Controlli Specifici per lo svolgimento delle attività di Audit del programma operativo FEAMP, l’Agea intende avvalersi di una attività di assistenza tecnica ad alta specializzazione per quanto riguarda lo svolgimento delle attività di programmazione, pianificazione e realizzazione di audit di sistema, delle operazioni e di tutte le attività correlate.
Le suddette attività dovranno essere svolte nel rispetto di quanto stabilito dall’art. 127 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, nonché di quanto previsto dal Regolamento di esecuzione (UE) n. 2015/207 della Commissione del 20 gennaio 2015.
Il soggetto aggiudicatario dovrà tener conto del programma operativo FEAMP e di quanto definito nelle Linee Guida predisposte dai Servizi della Commissione, come pure degli orientamenti tecnici sulle modalità di interpretazione e applicazione delle norme dell'UE, e far riferimento agli standard di audit comunemente riconosciuti a livello internazionale, nonché di ogni ulteriore disposizione di derivazione comunitaria, internazionale e/o nazionale comunque adottata che intervenga nel corso della esecuzione del contratto.
In considerazione di ciò, si ritiene opportuno rammentare ai concorrenti che il presente appalto riveste una peculiare complessità determinata dalla natura giuridica della prestazione disciplinata in toto dalle prescrizioni comunitarie, che ove disattese, determineranno per lo Stato Italiano la violazione di un obbligo comunitario con conseguenza perdita dei finanziamenti coinvolti nel Programma.
Infine, si rammenta che ai sensi dell’art. 123, comma 4 del Reg.(UE) 1303/2013, l’Autorità di Audit deve essere indipendente dalle Autorità di Gestione e Certificazione e dai rispettivi Organismi Intermedi delegati. Per garantire tale indipendenza le Società che già svolgono attività di assistenza tecnica in ambito FEAMP, non possono partecipare alla selezione di cui al presente appalto.
2. Normativa di riferimento
Si elenca, qui di seguito, la preminente normativa della Unione di riferimento del periodo di Programmazione 2014-2020:
▪ Regolamento N. 1303/2013: Art. 122 “Responsabilità degli Stati membri”, Art. 123 “Designazione delle autorità”, Art. 124 “Procedura per la designazione dell'autorità di gestione e dell'autorità di certificazione”, Art. 127 “Funzioni dell'autorità di audit” e Art. 128 “Cooperazione con le autorità di audit”;
▪ Regolamento delegato N. 480/2014, Art. 24 “Dati da registrare e conservare in formato elettronico”, Art. 25 “Requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo”, Art. 26 “Uso dei dati raccolti durante gli audit effettuati da funzionari della Commissione o da rappresentanti autorizzati della Commissione”, Art. 27 “Audit delle operazioni”, Art. 28 “Metodologia per la selezione del campione di operazioni” e Art. 29 “Audit dei conti”;
▪ Regolamento di esecuzione N. 1011/2014, Artt. 3, 4 e 5, Allegati III, IV e V;
▪ Regolamento di esecuzione n. 207/2015, Art. 7 e relativi allegati;
▪ EGESIF_14-0013 final 20.11.2014 “Guidance for Member States and Programme Authorities. Designation Procedure (under Articles 123 and 124 of Regulation (EU) No 1303/2013 and Article 21 of the Regulation (EU) No 1299/2013)”;
▪ EGESIF_14-0010 final 1.12.2014 “Guidance on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States - Programming period 2014-2020”.
Gli atti normativi a livello nazionale sono costituiti primariamente da:
▪ Accordo di Partenariato 2014-2020 per l'impiego dei fondi strutturali e d’investimento europei, ed in particolare l’Allegato II “Elementi salienti della proposta di XX.XX.XX.”, adottato dalla Commissione Europea con Decisione di Esecuzione C(2014) 8021 del 29 ottobre 2014, e successivamente modificato dalla medesima Commissione Europea con Decisione di Esecuzione C(2018) 598 dell’8 febbraio 2018;
▪ Circolare n° 47832 del 30/05/2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato,
Ispettorato Generale per i Rapporti Finanziari con l’Unione Europea (IGRUE)- “Procedura per il rilascio del Parere sulla designazione delle Autorità di Audit dei Programmi UE 2014-2020”;
▪ Circolare n° 56513 del 03/07/2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, Ispettorato Generale per i Rapporti Finanziari con l’Unione Europea (IGRUE) - “Strutture di gestione e di audit dei Programmi UE 2014- 2020”.
Si elencano, inoltre, qui di seguito le definizioni che, per convenzione, vengono utilizzate nel presente documento:
1. Programma Operativo: il programma operativo per il sostegno da parte del Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca in Italia, redatto dallo Stato Membro ai sensi dell’art. 17 del Reg. (UE) n. 508/2014, ed approvato dalla Commissione UE con decisione C(2015) 8452 del 25 novembre 2015, c.d. “Programma operativo FEAMP ITALIA 2014-2020”, codice CCI 2014IT14MFOP001.
2. Autorità di Gestione: il soggetto responsabile della gestione del programma operativo di cui all’art. 124 del Regolamento di base, designato dallo Stato Membro ai sensi dell’art. 123 del Regolamento di base.
3. Autorità di Certificazione: il soggetto responsabile di elaborare e trasmettere alla Commissione le domande di pagamento inerenti le spese certificate ai sensi dell’art. 126, lettera “a” del Regolamento di base, nonché delle altre funzioni indicate alle successive lettere da “b” ad “h”, designato dallo Stato Membro ai sensi dell’art. 31 del Regolamento di base.
4. Organismi Intermedi: soggetti designati dallo Stato Membro, per lo svolgimento di determinati compiti dell'autorità di gestione o dell'autorità di certificazione sotto la responsabilità di detta autorità, sulla base di accordi scritti, ai sensi e nei limiti dell’art. 123, comma 6 del Regolamento di base.
5. Beneficiario: un organismo pubblico o privato responsabile dell'avvio e dell'attuazione delle operazioni.
6. Operazione: un progetto, un contratto o un'azione selezionati dall'autorità di gestione del programma operativo in questione o sotto la sua responsabilità, che contribuisce alla realizzazione degli obiettivi del programma operativo cui si riferisce.
7. XX.XX.XX.: Sistema di Gestione e Controllo del FEAMP.
8. XXXX: Ufficio Europeo per la Lotta Antifrode.
3. Oggetto del Servizio
Il presente Capitolato tecnico (in seguito, Capitolato) ha come oggetto l'affidamento del servizio di supporto continuativo all’Ufficio Coordinamento dei Controlli Specifici (co-teaming) e contiene tutte le specifiche tecniche ed economiche di cui si deve tener conto nella formulazione dell'offerta nonché nella successiva esecuzione del contratto.
Il Fornitore dovrà erogare un servizio di supporto di natura altamente specializzata, tecnica e operativa, in base alle esigenze descritte nel presente Capitolato e garantire in ogni momento la disponibilità di risorse che possano coprire l’intera gamma di attività soprattutto consulenziali di varia natura che dallo stesso potranno originare sempre però nell’ambito dell’oggetto dello stesso.
Si ritiene opportuno ribadire la natura integrale e integrata del presente servizio che non può prescindere dalla conoscenza specifica dell’ambito operativo del fondo FEAMP e delle problematiche ad esso riconducibili sul piano operativo gestionale.
4. Caratteristiche e contenuti del Servizio
Le principali attività sulle quali dovrà intervenire l’azione di supporto dell’Aggiudicatario riguarderanno, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i seguenti macro-ambiti:
A. Audit sulle operazioni;
B. Audit di sistema;
C. Rapporti annuali, coordinamento tra enti e audit di organismi comunitari.
A. Audit sulle operazioni. L’Autorità di Audit esegue apposite verifiche dirette ad accertare l’effettività, la correttezza e l’ammissibilità delle spese relative alle operazioni realizzate nell’ambito del Programma Operativo. Tali verifiche riguardano un campione casuale e rappresentativo dell’universo delle operazioni del Programma.
A.1. Analisi del rischio, analisi dati e campionamento. L’obiettivo dell’analisi del rischio, preliminare alle verifiche, consiste nell’individuazione delle potenziali aree di rischio del Programma, rispetto alle quali programmare gli audit stessi. Il campionamento, effettuato attraverso una delle metodologie conformi alla normativa comunitaria, ha lo scopo di definire il campione di interventi da sottoporre ad audit.
A.2. Esecuzione delle verifiche, redazione dei rapporti di audit, esecuzione di approfondimenti tecnici e giuridici. Le verifiche amministrativo-contabili e in loco, in precedenza pianificate e supportate da check list, sono svolte sul campione di operazioni individuato al fine di riscontrare la regolarità delle spese dichiarate. Si predispongono i verbali di controllo ed i rapporti di audit, eseguendo all’occorrenza adeguati approfondimenti tecnici e giuridici. Il rapporto di controllo rappresenta lo strumento principale per la comunicazione dei risultati dell’audit ed eventuali controdeduzioni formulate dal soggetto controllato possono dar luogo a modifiche o precisazioni del rapporto di controllo.
A.3. Esecuzione della quality review. L’attività verte sul supporto nella predisposizione delle metodologie e degli strumenti per l’esecuzione della quality review, al fine di garantire la qualità ed il rispetto degli standard internazionali del lavoro di audit e dei documenti prodotti (check list, resoconti dei controlli, etc.).
A.4. Predisposizione e aggiornamento del fascicolo documentale ed elettronico, inserimento dei dati nel sistema informativo. Il fascicolo documentale ed elettronico contiene la documentazione concernente l’operazione oggetto del controllo.
A.5. Follow-up e monitoraggio, aggiornamento delle schede OLAF. Se, nel corso dell’attività di controllo, si identificano delle criticità, l’Autorità di Xxxxx assicura un’adeguata azione di monitoraggio per accertarsi che le Autorità competenti adottino tutte le misure necessarie per rimuovere o limitare la criticità riscontrata. Nel caso in cui l’Autorità di Xxxxx si accerti che sia stata compilata la scheda XXXX, la stessa effettua un monitoraggio sull’aggiornamento della scheda stessa.
B. Audit di sistema. L’Autorità di Audit esegue adeguate verifiche mirate ad accertare che il sistema di gestione e controllo predisposto dalle Autorità di Gestione e di Certificazione (inclusi gli eventuali Organismi intermedi) sia in grado di assicurare che le operazioni siano realizzate nel rispetto delle norme di riferimento comunitarie e nazionali. A tale scopo, l’Autorità di Audit verifica, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’assetto organizzativo del sistema di gestione e controllo, le procedure di programmazione, attuazione, rendicontazione e certificazione della spesa, il sistema di monitoraggio, i sistemi contabili, le modalità e gli strumenti per i controlli di primo livello, gli strumenti individuati per assicurare un’adeguata informazione e pubblicità delle operazioni, il rispetto delle politiche comunitarie trasversali afferenti l’ambiente, gli appalti pubblici, gli aiuti di stato e le pari opportunità.
B.1. Definizione dell’analisi del rischio. L’obiettivo dell’analisi, preliminare al lavoro di audit, è l’individuazione delle potenziali aree di rischio del Programma, rispetto alle quali pianificare gli audit stessi.
B.2. Pianificazione e adozione del Memorandum di audit. Il Memorandum è lo strumento più comunemente utilizzato per strutturare e comunicare il piano di audit. Esso dettaglia, tra l’altro, i motivi, gli obiettivi e la portata dell’audit, il lavoro di audit da svolgere, le risorse e il calendario richiesti.
B.3. Esecuzione delle verifiche di sistema e dei conti, esecuzione di approfondimenti tecnici e giuridici, predisposizione dei rapporti di audit e dei conti, esecuzione della quality review. Le verifiche di affidabilità del sistema di gestione e controllo sono svolte con l’effettuazione di test di conformità e attraverso la preventiva predisposizione delle check list di audit. Gli audit di sistema possono avere come oggetto del controllo l’Autorità di Gestione, l’Autorità di Certificazione ed i rispettivi Organismi Intermedi e/o possono essere audit tematici (es. ingegneria finanziaria, in house, semplificazioni costi, accreditamento, appalti, sistema informativo). Si
predispongono i rapporti di audit e dei conti, eseguendo all’occorrenza adeguati approfondimenti tecnici e giuridici. Il rapporto di controllo rappresenta lo strumento principale per la comunicazione dei risultati dell’audit, ed eventuali controdeduzioni formulate dal soggetto controllato possono dar luogo a modifiche o precisazioni del rapporto di controllo. L’attività verte inoltre sul supporto nella predisposizione delle metodologie e degli strumenti per l’esecuzione della quality review, al fine di garantire la qualità ed il rispetto degli standard internazionali, del lavoro di audit e dei documenti prodotti (check list, resoconti dei controlli, etc.).
B.4. Predisposizione e aggiornamento del fascicolo documentale ed elettronico. Il fascicolo documentale ed elettronico contiene la documentazione concernente l’operazione oggetto del controllo.
B.5. Inserimento dei dati nel sistema informativo.
C. Rapporti annuali e audit di organismi comunitari. L’Autorità di Audit redige annualmente la Relazione Annuale di Controllo (RAC) ed il Parere di Audit, al fine di comunicare alla Commissione Europea le risultanze delle attività di audit ed eventuali carenze riscontrate. L’Autorità di Audit è inoltre sottoposta ad audit dalla stessa Commissione e dalla Corte dei Conti europea.
C.1. Predisposizione della RAC, del Parere annuale di controllo e della Dichiarazione di chiusura. L’attività prevede l’elaborazione della Relazione Annuale di Controllo da presentare alla Commissione, entro il 15 febbraio di ciascun anno, che evidenzi le risultanze delle attività di audit dell’anno contabile precedente ed eventuali carenze riscontrate nei sistemi di gestione e di controllo del Programma Operativo. Alle relazioni annuali, l’Autorità di Audit allega un suo parere sull’efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo del Programma Operativo, dichiarando se tale sistema assicura che le operazioni siano state realizzate conformemente alla normativa e alle indicazioni di riferimento. Alla chiusura del PO, l’Autorità di Audit fornisce, oltre all’ultima RAC e all’allegato parere, una dichiarazione che attesti che le spese del Programma sono state effettivamente sostenute, le stesse risultano legittime e regolari e che, pertanto, la domanda di pagamento di saldo è valida e fondata.
C.2. Audit di organismi comunitari. Preparazione di audit da parte dei Servizi della Commissione Europea o da parte della Corte dei Conti europea e/o predisposizione delle relative controdeduzioni.
Nell’ambito dei tre summenzionati macro ambiti (Audit sulle operazioni, Audit di sistema e Rapporti annuali e audit di organismi comunitari, di cui ai precedenti punti A., B. e C.) potrà inoltre essere necessario assicurare il supporto all’Autorità di Audit, tra l’altro, per le seguenti attività:
• monitoraggio del mantenimento dei requisiti di designazione delle Autorità di Gestione e di Certificazione;
• predisposizione, e successivi aggiornamenti, della strategia di audit, del manuale delle procedure e delle check-list;
• partecipazione a riunioni in materia di audit con istituzioni regionali, nazionali e comunitarie;
• predisposizione della documentazione tecnica da presentare nel corso di negoziati e/o di incontri.
Si rammenta che l’Autorità di Audit per il periodo di Programmazione 2014/2020 ha la responsabilità di assicurarsi che per lo svolgimento delle proprie attività “il lavoro di Audit tenga conto degli standard internazionalmente riconosciuti”, così come stabilito dall’art. 127, comma 3 del Reg. (UE) n. 1303/2013. Inoltre, come stabilito dall’art. 28, comma 1 del Regolamento delegato (UE) n. 480/2014, i principali orientamenti che indirizzano l’attività di audit attraverso gli standard di controllo”, sono di seguito elencati sulla base degli organismi internazionali che ne hanno curato l’elaborazione:
• International Organisation of Supreme Audit Insititution (INTOSAI): è un’organizzazione internazionale che riunisce le istituzioni superiori di controllo, ossia le Corti dei Conti e gli organi analoghi dei vari Stati;
• International Federation of Accountants (IFAC): si occupa di redigere gli standard ISA (International Standards on Auditing), orientamenti basati su principi generali che non approfondiscono aspetti di carattere procedurale, elaborati dall’IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board) Commissione Tecnica dell’IFAC;
• Institute of Internal Auditors (IIA): si occupa di elaborare gli standard PPF (Professional Practices Framework) documento costituito dal “Code of Ethics” e dagli “Standards for the professional Practice of Internal Auditing”.
5. Ambito operativo
Le attività che l’aggiudicatario dovrà svolgere si svilupperanno presso la sede di Agea Area Organismo di Coordinamento in Roma e, con cadenza indicativamente trimestrale, presso le sedi dei vari Organismi e beneficiari dislocati sul territorio nazionale.
L’attività verrà svolta durante tutto l’arco dell’anno sulla base di una programmazione da concordare tra il responsabile del servizio che verrà indicato dall’aggiudicatario e il Responsabile dell’Autorità di Audit, coerentemente con il Piano Annuale di Audit, a cui l’aggiudicatario dovrà attenersi nello svolgimento dei servizi oggetto del presente appalto.
Tali interventi potranno essere incrementati con altri ambienti di controllo, ai fini del completamento delle attività minime di cui all’art. 3.
6. Importo e durata del Servizio
Il valore complessivo della gara, posto a base d’asta, è pari a Euro 750.000,00 (settecentocinquantaimila/00) al netto dell’IVA .
L'affidamento avrà una durata di 24 mesi dalla data di stipula del contratto ovvero dalla sottoscrizione del verbale di avvio della prestazione anche nelle more della stipulazione del contratto. Resta fermo che sarà possibile una prosecuzione delle prestazioni anche oltre i 24 mesi per i tempi necessari alla definizione dell’intera attività
7. Composizione qualitativa e quantitativa dei team di supporto
I servizi descritti nel presente Capitolato sono realizzati dall'aggiudicatario attraverso uno gruppo di lavoro stabile da questo costituito con proprie risorse umane aventi le competenze professionali necessarie ed essenziali per lo svolgimento degli stessi.
Tutti i servizi oggetto del presente appalto dovranno essere realizzati attraverso un unico gruppo di lavoro. La composizione del gruppo di lavoro dovrà essere esplicitata in sede di offerta e dovrà essere mantenuta, per quanto possibile, per tutta la durata del contratto. Le eventuali variazioni/sostituzioni dovranno essere preventivamente comunicate dalla ditta aggiudicataria ad AGEA che potrà valutare di autorizzare la variazione/sostituzione, ovvero chiedere una differente risorsa rispetto a quella proposta.
Il team di lavoro dovrà essere composto da 6 risorse, in possesso almeno delle seguenti caratteristiche professionali di seguite riportate nella Tabella sottostante.
Struttura di assegnazione | Numero di risorse minime | Ruolo nel team di supporto | Competenze Professionali richieste |
SENIOR PROFESSIONAL anche con funzioni di responsabile Operativo e coordinatore del team | |||
Laurea specialistica o vecchio ordinamento | |||
Area Coordinamento Ufficio Coordinamento dei Controlli Specifici Settore FEP/FEAMP | 1 | Esperto | Elevate conoscenze nelle materie di competenza del Settore Autorità di audit. Comprovata conoscenza in materia di: - programmazione, pianificazione e sorveglianza delle attività di audit; - relazioni con le istituzioni europee (Commissione europea) finalizzate anche alla redazione di rapporti, osservazioni e controdeduzioni nell’ambito delle attività di audit; - revisione contabile alla luce degli standard internazionali applicabili, strumenti finanziari e normativa sull'ammissibilità delle spese; - esperienza nella funzione di controller o auditor in materia di fondi SIE, con particolare riferimento a precedenti incarichi di supporto alle autorità di audit di un Programma Operativo nella programmazione comunitaria 2007/2013 |
Struttura di assegnazione | Numero di risorse minime | Ruolo nel team di supporto | Competenze Professionali richieste |
finanziate con risorse attribuibili alla assistenza tecnica del Programma stesso; Anni di esperienza richiesti > di 10 | |||
SENIOR PROFESSIONAL | |||
Laurea specialistica o vecchio ordinamento | |||
Area Coordinamento Ufficio Coordinamento dei Controlli Specifici Settore FEP/FEAMP | 1 | Esperto | Elevate conoscenze nelle materie amministrative, tecnico contabili, e giuridico- legali. Esperienza in attività legale di supporto alla programmazione attuativa (ivi compreso il supporto giuridico/normativo attraverso pareri di conformità normativa, consulenze su tematiche specifiche) rese in favore di Amministrazioni Pubbliche Esperienza in contrattualistica pubblica (redazione atti convenzionali, atti amministrativi e contrattuali); Esperienza in attività di supporto a organi collegiali di amministrazione; Esperienza in attività di supporto rese in favore di pubbliche amministrazioni e conoscenza dell’organizzazione e attività della P.A.; |
Anni di esperienza richiesti > di 10 | |||
JUNIOR PROFESSIONAL | |||
Laurea specialistica o vecchio ordinamento | |||
Area Coordinamento Ufficio Coordinamento dei Controlli Specifici Settore FEP/FEAMP | 4 | Operativo | Buone conoscenze nelle materie di competenza del Settore Autorità di audit. Comprovata conoscenza in materia di: - programmazione, pianificazione e sorveglianza delle attività di audit; - revisione contabile alla luce degli standard internazionali applicabili, strumenti finanziari e normativa sull'ammissibilità delle spese; - esperienza nella funzione di controller o auditor in materia di fondi SIE, con particolare riferimento a precedenti incarichi di supporto alle autorità di audit di un Programma Operativo nella programmazione comunitaria 2007/2013 finanziate con risorse attribuibili alla assistenza tecnica del Programma stesso. |
Anni di esperienza richiesti > di 5 |
Il gruppo di lavoro dovrà garantire per l’intera durata del contratto, almeno la seguente disponibilità di giornate/uomo da impegnare:
• un esperto senior, anche con funzioni di responsabile Operativo e coordinatore del team con conoscenze nelle materie di competenza del Settore Autorità di audit: 280 giornate (8 ore lavorative), anche frazionate;
• un esperto senior con conoscenze nelle materie giuridico-legali e in materia di appalti e contrattualistica pubblica: 360 giornate (8 ore lavorative), anche frazionate;
• quattro esperti junior con conoscenze nelle materie di competenza del Settore Autorità di audit: 350 giornate (8 ore lavorative) per ciascuna risorsa, anche frazionate.
L’esperienza professionale del gruppo di lavoro deve essere documentata con curriculum, sottoscritto da singolo interessato, con allegato documenti di riconoscimento da inserire nell’offerta tecnica.
Nel caso in cui si renda necessario sostituire uno o più componenti durante la vigenza contrattuale, l'aggiudicatario provvede a darne
tempestiva comunicazione ad AGEA, la quale, dopo apposita verifica in capo ai sostituti degli stessi requisiti professionali individuati in sede di gara in capo ai soggetti che dovranno essere sostituiti, procederà ad autorizzazione.
XXXX può chiedere la sostituzione dei professionisti impegnati nell’erogazione del Servizio, motivandone la richiesta. Il curriculum vitae del soggetto proposto in sostituzione deve pervenire alla stessa entro 30 (trenta) giorni dalla richiesta di sostituzione ed entro 15 (quindici) giorni dal ricevimento del curriculum vitae, AGEA potrà accettare la sostituzione o inviare motivato diniego.
La definizione del fabbisogno, di cui alla disponibilità complessiva contrattuale delle risorse, verrà stabilita da Agea sulla base della Pianificazione delle attività di audit.
Fermo restando l’ambito dello svolgimento delle attività e il limite del corrispettivo, si precisa che quanto sopra indicato potrà subire variazioni. In tal caso, AGEA e il Fornitore dovranno concordare e formalizzare nel Piano di lavoro della fornitura le necessarie modifiche, secondo le esigenze espresse da AGEA stessa.
Per esigenze derivanti dall’attività da svolgere, ovvero su richiesta di Agea, i componenti il gruppo di lavoro devono svolgere il Servizio al di fuori della normale sede di lavoro. Ogni giornata di trasferta fuori dal Comune di Roma è considerata di 8 ore lavorative.
8. Modalità di esecuzione della prestazione e dei servizi.
È richiesto che tutte le attività del Fornitore siano improntate a una totale attenzione alla riservatezza, data la tipologia delle attività da svolgere e la delicatezza della materia trattata.
Le modalità di esecuzione potranno essere congiuntamente riviste, anche su proposta del Fornitore, e potranno essere concordate opportune semplificazioni o variazioni.
I servizi dovranno essere erogati in modalità "continuativa", a seconda di quanto definito dalla struttura di Coordinamento. Tale modalità include le attività già pianificabili all’inizio dell'affidamento, nonché tutte quelle contingenti che verranno pianificate durante lo svolgimento del servizio. La regolamentazione (pianificazione e riepilogo delle risorse impegnate) è in giorni/persona con modalità a tempo e spesa.
9. Gestione dell'affidamento
a. Piano di lavoro della fornitura
Il Piano di lavoro della fornitura è lo strumento di riferimento per controllarne l'avanzamento, con un’attività continua di pianificazione e consuntivazione. Il Piano di lavoro della fornitura, il cui contenuto si articola in interventi secondo modalità "continuativa" come specificato nel paragrafo precedente, dovrà essere consegnato ed aggiornato semestralmente.
Sarà cura del Fornitore consegnare un aggiornamento del Piano di lavoro della fornitura ogni qual volta si determini una variazione significativa nei suoi contenuti.
Il Piano di lavoro della fornitura ed i suoi successivi aggiornamenti dovranno essere formalmente sottoposti all’approvazione di AGEA in merito alle stime di impegno ed alla tempistica proposta. Il Piano di lavoro della fornitura deve, inoltre, contenere la valutazione delle dimensioni dei singoli interventi che deve essere effettuata al termine della fase di definizione dell'intervento e il cui valore non potrà essere, salvo eventi eccezionali, modificato in alcun modo.
Nel caso in cui AGEA richieda modifiche alla pianificazione concordata, si potrà procedere ad una variazione della stima dello sforzo progettuale.
Sulla base del Piano di lavoro della fornitura saranno prodotti lo stato di avanzamento dei lavori ed il rendiconto delle risorse.
b. Piano della qualità
Il Piano della qualità della fornitura viene redatto dal Fornitore e viene utilizzato da AGEA per le attività di verifica e validazione svolte dal Fornitore all’interno del gruppo di lavoro.
Tale piano dovrà essere consegnato nei termini e sottoposto all’approvazione di AGEA con le modalità previste.
Si rammenta che il Piano della qualità della fornitura dovrà essere sottoposto ai necessari aggiornamenti a seguito di significativi cambiamenti di contesto in corso d’opera, o comunque su richiesta di AGEA, ogni qualvolta essa lo reputi opportuno.
Per eseguire le attività contrattualmente previste, il Fornitore dovrà attenersi ed essere conforme a quanto previsto dal Piano della qualità della fornitura e dal proprio Sistema di gestione della qualità prodotto in gara.
c. Rapporto Indicatori di qualità della fornitura
Il Piano della qualità della fornitura comprende l’insieme degli indicatori di qualità della fornitura.
Durante l’intera durata contrattuale, il Fornitore dovrà inoltre effettuare la rendicontazione dei risultati della misurazione di tutti gli indicatori di qualità attraverso il Rapporto indicatori di qualità che dovrà essere redatto annualmente.
Il Rapporto indicatori di qualità costituirà complessivamente il riferimento per la valutazione del rispetto dei requisiti di qualità, al fine dell’applicazione delle penali di cui al Contratto.
Durante l’intero periodo contrattuale, ciascun indicatore di qualità potrà essere riesaminato su richiesta di una delle parti, motivando la revisione con la presenza di nuovi strumenti di misurazione non disponibili alla data di stipula del contratto e/o con la necessità di adeguare le metodiche di rilevazione dei singoli indicatori di qualità che non sono risultate efficaci. Si riporta di seguito l’insieme degli indicatori di qualità con i relativi valori soglia.
# | Nome | Indicatore | Valore di soglia |
1 | – Slittamento consegne del Piano di Lavoro | Rispetto del tempo di consegna/riconsegna dei piani di lavoro. | ≤ 5 giorni |
3 | – Disponibilità di risorse aggiuntive | Risorse aggiuntive rispetto alla media del periodo di riferimento allocabili entro 2 settimane dalla richiesta. | 100% |
4 | – Tempestività nella sostituzione di personale | Xxxxxx intercorsi tra la richiesta/autorizzazione di AGEA e l’inserimento della risorsa. | ≤5 giorni |
5 | Turn over del personale | Numero di risorse sostituite su iniziativa del Fornitore rispetto a quelle presentate in offerta. | ≤1 all’anno |
I valori numerici espressi, sono da intendersi come requisito minimo (valore di soglia) atteso da AGEA.
d. Modalità di consegna della documentazione
Tutta la documentazione dovrà essere prodotta in formato elettronico – e se richiesto, su CD/DVD non riscrivibili – e formato cartaceo. Tutti i prodotti consegnati su CD/DVD o in via telematica dovranno essere esenti da virus.
La consegna dovrà avvenire tramite posta elettronica certificata agli indirizzi che saranno indicati da AGEA. Nel caso in cui la documentazione sia richiesta su CD/DVD, questi ultimi dovranno essere accompagnati dalla lettera di consegna.
e. Vincoli temporali sulle consegne
In linea generale, tutti i deliverables previsti quali risultati delle attività pianificate dovranno essere consegnati nei tempi stabiliti nel Piano di lavoro della fornitura e formalmente sottoposti all’approvazione di AGEA.
A. Il Piano di lavoro della fornitura dovrà essere consegnato entro 30 giorni solari dalla data di stipula del contratto e dovrà essere aggiornato con frequenza semestrale, entro 10 giorni solari dalla fine del semestre di riferimento. In caso vengano formalizzate osservazioni a fronte delle quali occorra apportare variazioni di contenuto del Piano di lavoro della fornitura, questo dovrà essere riconsegnato entro 7 giorni solari dalla formalizzazione delle osservazioni stesse, salvo diverso termine assegnato da AGEA in tale sede.
B. Il Rendiconto risorse, invece, dovrà essere consegnato ogni tre mesi, entro 10 giorni solari dall'inizio del mese successivo a quello di riferimento. In caso di osservazioni che impattino sull’apporto di variazioni del contenuto del Rendiconto risorse, questi dovranno essere riconsegnati entro 7 giorni solari dalla formalizzazione delle osservazioni stesse salvo diverso termine assegnato da AGEA in tale sede.
C. Il Piano della qualità della fornitura dovrà invece essere consegnato entro 40 giorni solari dalla data di stipula del contratto. In caso di osservazioni che impattino sull’apporto di variazioni del contenuto dei Piani della qualità della fornitura, questi dovranno essere riconsegnati rispettivamente entro 7 giorni solari dalla formalizzazione delle osservazioni stesse salvo diverso termine assegnato da AGEA in tale sede.
D. Il Fornitore dovrà inoltre consegnare ogni anno ad AGEA il Rapporto indicatori qualità.
10. Trasferte e luogo di lavoro
Le attività oggetto del presente Capitolato saranno svolte di norma presso le sedi e gli uffici di AGEA.
Il personale preposto all'esecuzione dei servizi dovrà essere dotato di un proprio personal computer e relativo software, comprensivo di un antivirus aggiornato.
Qualora dovessero rendersi necessarie delle trasferte sul territorio nazionale per la necessità di specifici interventi, esse dovranno essere concordate e autorizzate da AGEA e i costi saranno a carico del Fornitore.
Nei costi di trasferta si intendono ricompresi i corrispettivi, le spese di trasferta relative alle attività e gli adempimenti occorrenti all’integrale esecuzione di tutte le attività ed i servizi oggetto contrattuale.
11. Modalità di approvazione della pianificazione e dei deliverables.
Il Piano di lavoro della fornitura, il Piano della qualità e il Rendiconto Risorse saranno approvati da AGEA entro 10 giorni solari dalla consegna. L’approvazione sarà effettuata attraverso espressa comunicazione formale via PEC.
In analogia, per l’approvazione del Rendiconto risorse non è previsto il tacito assenso, ma una comunicazione formale di approvazione da inviarsi via PEC entro 7 giorni solari dalla loro consegna. Le eventuali osservazioni sui contenuti dei suddetti documenti e le conseguenti modifiche, saranno comunicate nella stessa forma e con la stessa modalità.
AGEA si riserva di procedere alla condivisione informale di tutti gli altri deliverables previsti per l’esecuzione delle attività più strettamente connesse alle funzioni di supporto tecnico e supporto operativo (verbali di controllo, report, checklist, relazioni ecc.) in funzione della specificità dei documenti. Le eventuali osservazioni in merito verranno comunicate e discusse nel corso dell’attività operativa quotidiana, mentre soltanto le correzioni richieste da AGEA verranno comunicate formalmente al Fornitore, assegnando un termine ad hoc effettuarle, senza oneri aggiuntivi per AGEA
12. Utilizzo delle risorse
Il Fornitore assicura che tutte le risorse umane che impiegherà per l’erogazione dei servizi oggetto dell'affidamento, sia in fase di presa incarico dei servizi, sia durante l'affidamento stesso in caso di integrazioni e/o sostituzioni, rispondono ai requisiti minimi espressi dal presente capitolato e/o migliorativi eventualmente offerti in sede di relazione tecnica.
Le risorse da impiegare nelle attività previste dall'affidamento, nel rispetto dei requisiti minimi definiti e/o migliorativi eventualmente offerti in sede di relazione tecnica, verranno individuate e presentate ad AGEA all’avvio delle attività.
In caso di eventuali sostituzioni di personale durante l’esecuzione dell'affidamento ovvero all’inizio dello stesso, preventivamente concordate con AGEA secondo quanto stabilito al punto 7, il Fornitore garantisce un adeguato periodo di affiancamento per la risorsa entrante pari ad un minimo di 15 giorni salva diversa indicazione di AGEA e con le modalità che verranno concordate con AGEA.
13. Proprietà dei contenuti prodotti
Tutto il materiale prodotto in esecuzione dell'affidamento sarà di esclusiva proprietà di AGEA che ne potrà disporre liberamente. Tutti i deliverables realizzati nell’ambito dell'affidamento devono rispondere ai requisiti stabiliti nel Piano della qualità della fornitura.
3. Contenuto minimo del piano di lavoro della fornitura
Il Piano di lavoro della fornitura contiene per ogni intervento il dettaglio di attività, tempi e stime di impegno. Per ciascun intervento si dovranno riportare, a titolo indicativo e non esaustivo, le seguenti informazioni:
- nome, descrizione e, se significativo, relativo stato (sospeso, cancellato, ecc.);
- nominativo del consulente referente per l’attività;
- elenco delle fasi e delle singole attività con relative date di inizio e fine, previste ed effettive;
- deliverables delle singole fasi, con relative date di consegna, previste ed effettive;
- impegno, stimato ed effettivo, secondo la metrica applicabile (FTE o giorni persona) dell’effort progettuale, ove applicabile suddiviso per fase/attività e per figura professionale;
- risorse da impiegare nelle singole attività;
- eventuali giorni di trasferta presso le strutture o soggetti esterni.
Le date finali delle varie fasi devono essere comprensive anche dell’eventuale tempo di approvazione dei prodotti.
14. Rendiconto delle risorse
Il Rendiconto delle risorse è un riepilogo che dovrà contenere per ogni struttura di assegnazione, in base alle attività oggetto di fornitura, almeno le seguenti informazioni:
- elenco nominativo del personale impiegato dal Fornitore con l’indicazione del profilo;
- dettaglio dei giorni o frazioni di giorno impiegati da ciascuna risorsa per ogni attività svolta. Xxxx si riserva altresì la facoltà di richiedere la rendicontazione mensile del Fornitore, mediante un timesheet mensile con dettaglio giornaliero sottoscritto da ciascuna risorsa coinvolta.
15. Contenuto minimo del Piano di qualità della fornitura
Nella redazione del Piano il Fornitore avrà come guida lo schema di seguito descritto. Scopo e campo di applicazione
lo scopo ed il campo di applicazione del piano della qualità ed una sintesi dei suoi contenuti Riferimenti
l’elenco dei documenti applicabili per quanto esposto nel presente Piano della qualità ma non allegati al piano. Organizzazione e Responsabilità:
- l’organigramma del gruppo di lavoro impegnato
- una tabella analitica che, per ciascun ruolo definito nell’organigramma della fornitura, individua mansioni e livello di responsabilità. Metodi, tecniche e strumenti
- le metodologie, le tecniche e gli strumenti da utilizzare per l’erogazione dei servizi della fornitura;
- gli standard da utilizzare per redigere i documenti della fornitura. Requisiti di qualità
- gli obiettivi di qualità e gli indicatori di qualità di cui al par.8.3.
- la Procedura di valutazione della qualità (definisce o referenzia la procedura per la valutazione della qualità dei prodotti e/o servizi). Registrazioni della qualità
- l'elenco di tutte le registrazioni della qualità, sia quelle previste dal sistema di gestione qualità adottato, sia specificatamente previste per l'attuazione del contratto, necessarie a supportare le attività di gestione del contratto e di assicurazione della qualità;
- le modalità per soddisfare i requisiti di leggibilità, di archiviazione, di rintracciabilità, di disponibilità e di riservatezza delle registrazioni;
- le modalità di conservazione delle registrazioni ed il periodo di mantenimento. Riesami, verifiche e validazioni
Contenente l'elenco dei controlli da effettuare per le attività della fornitura e le modalità di esecuzione dei controlli. Segnalazione di problemi ed azioni correttive
Descrive le specifiche procedure previste per la gestione di problemi quali malfunzionamenti e non conformità. Raccolta e salvaguardia dei documenti
Descrive la procedura per la gestione, conservazione e salvaguardia della documentazione della fornitura, nonché il periodo di mantenimento previsto della documentazione.
Glossario
Contenente le abbreviazioni, gli acronimi, le definizioni, che saranno utilizzati all’interno del documento.