PROT. N. 20033 DEL 28/04/2014
PROT. N. 20033 DEL 28/04/2014
Convenzione per la gestione del Sistema Bibliotecario Intercomunale costituito fra l’Unione delle Terre d’Argine e la Provincia di Modena
L’anno duemilaquattordici il giorno quindici del mese di aprile (15.04.2014) nella residenza dell’Unione delle Terre d’Argine
TRA
L’Unione delle Terre d’Argine, C.F. 03069890360, rappresentata dal dr. Xxxxx Xxxxxxx
E
La Provincia di Modena, C.F. 01375710363 rappresentata dalla dr.ssa Xxxxxxx Xxxxxxxxx Direttore Area Economia della Provincia di Modena
Si conviene e si stipula quanto segue:
Visto l’art. 4, 1° comma della L.R. 18 del 24/3/2000 che assegna alle Province le funzioni di programmazione e valorizzazione dei beni e degli istituti culturali, e l’art. 4, 2° comma che riconosce alle Province la stipula di convenzioni di propria competenza;
Vista la Convenzione tra la Biblioteca Estense Universitaria del Ministero per i beni e le attività culturali, l’Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna, il Xxxxxx Xxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx xxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxx, l’Università degli studi di Modena e Reggio Xxxxxx, il Comune di Modena, la Fondazione Collegio San Carlo di Modena e la Fondazione Cassa di Risparmio di Modena per la gestione del Polo Provinciale Modenese del Servizio Bibliotecario Nazionale del 23 gennaio 2009;
Premesso:
che la L.R. n. 18 del 24/3/2000 “Norme in materia di biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali” ha ridisegnato in modo innovativo il sistema dei servizi e delle attività delle biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali che insistono sul territorio regionale, promuovendo:
- L’adozione degli standard di servizio e professionalità degli addetti, previsti all’art. 10 della
L.R. n. 18/2000 ed approvati dalla Direttiva della Giunta Regionale con deliberazione n. 309/2003 “Standard e obiettivi di qualità per biblioteche, archivi storici e musei”;
- La cooperazione fra le Istituzioni culturali, in un’ottica sistemica volta a favorire l’integrazione delle risorse informative, umane e finanziarie, migliorare la qualità dei servizi erogati, accrescere l’offerta culturale complessiva rivolta ai cittadini, promuovere e realizzare lo svolgimento coordinato dei servizi e delle funzioni bibliotecarie e archivistiche degli Enti aderenti, in un’ottica di collaborazione e integrazione, per la realizzazione di progetti condivisi finalizzati al miglioramento e qualificazione dei servizi ed al potenziamento delle strutture;
che la Regione Xxxxxx-Romagna ritiene prioritario, per l’attuazione di un efficace coordinamento degli interventi e la promozione di attività di valorizzazione condivise, il potenziamento della cooperazione tra le Istituzioni attraverso lo sviluppo programmato dell’intera rete dei servizi bibliotecari e archivistici, per lo sviluppo di un ambiente che permetta la fruizione il più possibile unitaria dei dati e servizi, nel rispetto della specificità dei diversi settori;
Art. 1 – Oggetto della Convenzione
La presente Convenzione regola i rapporti derivanti dalla gestione del Sistema Bibliotecario Intercomunale, istituito ai sensi della L.R. n. 18 del 24/3/2000, fra l’Unione delle Terre d’Argine (costituita dai Comuni di Carpi, Campogalliano, Novi di Modena e Soliera), (Sistema che nel prosieguo della presente convenzione sarà, per brevità, indicato come “Sistema di Carpi”), e la Provincia di Modena, per l’insieme degli obblighi e doveri discendenti dal complesso dei servizi da questa disposti a favore dei Sistemi Bibliotecari Territoriali e che sono individuati al Titolo IV.
TITOLO I
SEDE ED ORGANI DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO
Art. 2 – Sede amministrativa del Sistema
La sede amministrativa del Sistema è fissata presso il Comune di Carpi, in cui ha sede la Biblioteca riconosciuta di maggiore rilievo per organizzazione, patrimonio e budget finanziario.
Art. 3 – Organi del Sistema
Sono organi del Sistema:
- la Conferenza dei Rappresentanti degli Enti in Sistema
- la Commissione Tecnica
- il Responsabile del Sistema
Art. 4 – Conferenza dei Rappresentanti degli Enti in Sistema
È costituita dai Sindaci (o loro delegati) e da un Rappresentante per ogni istituto culturale privato (ivi comprese Biblioteche scolastiche, Associazioni e simili) aderente al Sistema.
La Conferenza è presieduta da un Sindaco (o suo delegato) di un Comune del Sistema per la durata dell’intera convenzione. In caso di temporanea assenza del Presidente, la Conferenza è presieduta dal membro più anziano della medesima.
Spetta alla Conferenza formulare proposte, in merito a:
a)approvazione del Bilancio preventivo e del Rendiconto consuntivo dello stesso b)richieste di nuove adesioni al Sistema
c)scelta del Responsabile del Sistema
d)sospensione della Biblioteca che non si attenga alle regole organizzative e gestionali adottate dal Sistema
e)risoluzione anticipata del rapporto convenzionale e recesso di un Comune o Istituto dal Sistema La Conferenza dei Rappresentanti è valida se è presente la maggioranza dei suoi componenti.
La Conferenza assume le proprie decisioni a maggioranza dei presenti.
Delle decisioni della Conferenza dei Rappresentanti è redatto verbale sottoscritto dal Presidente e dal Responsabile del Sistema, che assolve alle funzioni di Segretario.
Art. 5 – Commissione Tecnica
È costituita da un Bibliotecario e/o Archivista e/o Operatore di ciascuna Istituzione bibliotecaria, Biblioteca, Archivio e Istituto culturale appartenente al Sistema. Tale esperto viene indicato da ciascuna Amministrazione interessata.
La Commissione è presieduta dal Responsabile del Sistema. La Commissione si riunisce:
1) per definire il Piano Pluriennale di attività, comprendente gli oneri per i servizi e le iniziative di Sistema, nonché le previsioni di entrata;
2) per formulare proposte tecniche sulle materie afferenti ai servizi di informazione bibliografica e sull’aggiornamento degli standard del servizio di pubblica lettura sul territorio; per verificare lo stato del sistema di catalogazione unificata; per formulare indirizzi per la conservazione del patrimonio librario, l’uso del medesimo, la creazione di specifiche sezioni, ecc.;
3) per definire gli aspetti tecnici, economici e convenzionali discendenti dall’attività del sistema; per definire il riparto degli oneri tra i convenzionati, o le previsioni di entrata, tutte da iscrivere nei programmi annuali e pluriennali;
4) per formulare parere tecnico sull’istanza di adesione al Sistema, ai sensi dell’art. 23, o per imporre la sospensione, la risoluzione anticipata, il recesso dal Sistema, ai sensi degli art. 24, 25, 26.
La Commissione, per i singoli aspetti di competenza, potrà costituire al proprio interno gruppi di lavoro.
Art. 6 – Responsabile del Sistema
Il Responsabile del Sistema è personale della Biblioteca Centro Sistema. E’ proposto dalla Conferenza dei Rappresentanti tra il personale avente i requisiti previsti dall’art. 12 comma 1/d della legge regionale 18/2000, e nominato dal Sindaco del Comune interessato. Rimane in carica per il medesimo periodo di durata della convenzione.
Qualora tale figura di personale non sia temporaneamente presente presso la Biblioteca Centro Sistema, la Conferenza dei Rappresentanti provvederà a scegliere, per un tempo definito, il personale idoneo da altro Istituto bibliotecario del Sistema o di altro Sistema, o, in alternativa, potrà ricorrere ad altro adeguato incarico.
Il Responsabile di Sistema, per l’esperienza e formazione professionale acquisita, garantisce i necessari riferimenti per la catalogazione e gestione del libro e dei patrimoni culturali, per l’ordinamento e qualificazione degli Istituti presenti nel Sistema e, più in generale, assicura quelle funzioni tecniche e d’indirizzo previste dalla L.R. 18/2000 e dagli “standard” regionali approvati con delibera di giunta regionale n. 309 del 3/3/2003.
Ha la responsabilità della base bibliografica del Sistema e delle procedure di catalogazione effettuate dai Bibliotecari e assistenti di biblioteca operanti nei diversi Istituti convenzionati, con possibilità di delega, in accordo con la Provincia.
A lui compete presiedere alla esecuzione di tutte le iniziative assunte dagli Organi di Gestione del Sistema ed a verificarne la corretta applicazione, anche presso le Biblioteche, Archivi e Istituti culturali aderenti al Sistema stesso.
Presiede la Commissione Tecnica.
Formula le proposte ed esprime i pareri di competenza della Commissione Tecnica nei casi d’urgenza, riferendone alla prima seduta della Commissione stessa.
Ha la responsabilità gestionale del Sistema e, per tale motivo, partecipa alle sedute della Conferenza dei Rappresentanti in qualità di Segretario, senza diritto di voto, ai sensi dell’art. 4, nonché predispone il Programma di Attività Annuale e la relazione consuntiva, entro i termini e con le modalità stabilite al successivo art. 10.
Spetta al Responsabile di Sistema formulare le proposte di attività e di spesa, nei limiti del Programma approvato; controllare la regolarità delle forniture e dei documenti di spesa, nonché predisporre la conseguente liquidazione.
Qualora, per motivi diversi, il Responsabile di Sistema non possa o voglia più svolgere tale funzione, la Conferenza dei Rappresentanti, a seguito d’istanza di dimissioni dell’interessato o di
prolungata assenza, provvederà alla sua sostituzione con le stesse modalità seguite per la sua nomina.
TITOLO II SERVIZI
Art. 7 – Servizi del Sistema
Tutti i servizi messi in atto dal Sistema si basano sul principio della cooperazione tra gli Istituti culturali del Sistema stesso.
Il Sistema, sulla base di specifici programmi annuali e poliennali, assicura, promuove e predispone i servizi e/o le iniziative di comune interesse, tra cui:
l’organizzazione e la gestione del prestito interbibliotecario;
la periodica verifica della situazione organizzativa e degli strumenti informativi delle biblioteche afferenti al Sistema;
la promozione, conoscenza e valorizzazione delle iniziative e/o dei patrimoni più qualificanti presenti negli Istituti del Sistema;
l’interscambio di informazioni, iniziative e servizi tra i Sistemi; i rapporti con la Provincia di Modena
Il Sistema potrà attuare tutte le iniziative ritenute utili per assicurare agli Istituti aderenti il più elevato grado di qualità ed efficacia dei servizi da essi gestiti.
Art. 8 – Gestione dei Servizi del Sistema
Il Sistema garantisce le iniziative previste dai propri programmi attraverso il personale e l’organizzazione della Biblioteca Centro Sistema. Potrà altresì avvalersi anche dell’apporto di Istituzioni Bibliotecarie, Biblioteche e Archivi facenti parte del Sistema stesso, o di altri Istituti qualora ne ravvisi l’opportunità.
Per l’attuazione di talune iniziative ad elevato contenuto tecnico potrà avvalersi del rapporto con Incaricati, Consulenti e Ditte, compatibilmente con le disponibilità previste nel Programma annuale.
La Gestione dei servizi discendenti dal Sistema informatico provinciale S.U.T.Ret sarà assicurata sulla base dei principi e con le modalità indicate al Titolo IV.
TITOLO III
PREVISIONI E CONSUNTIVI D’ATTIVITÀ
Art. 9 – Finanziamenti
Tutti i servizi del Sistema, compresi quelli afferenti all’automazione, sono sostenuti dal Sistema stesso, per conto degli Istituti che ne fanno parte e sono ricompresi in appositi capitoli all’interno del Bilancio dell’Unione delle Terre d’Argine.
A tal fine il Sistema si avvale dei mezzi messi a disposizione dai Piani Bibliotecari Provinciali, delle somme destinate dai Comuni ed Enti facenti parte del Sistema, nonché di altre eventuali entrate.
Alla copertura della spesa si provvede:
- con trasferimento dalla Provincia in base ai piani Bibliotecari provinciali;
- con entrate provenienti dalla propria attività, lasciti o donazioni;
- con il trasferimento di somme dai Comuni ed Enti facenti parte del Sistema bibliotecario di Carpi all’Unione delle Terre d’Argine
- con entrate provenienti da sponsorizzazioni
- con entrate provenienti da quote di adesione di nuovi soggetti
Le spese attinenti il Sistema sono costituite da:
1) servizi erogati dalla Provincia di Modena (ripartite tra i Comuni aderenti in base ai libri presenti nella base dati e la popolazione residente, secondo i dati forniti annualmente dalla Provincia di Modena)
2) attività di promozione della lettura per adulti e ragazzi (ripartite tra i Comuni in base al numero di classi aderenti (letture per ragazzi) e al numero di eventi programmati per ogni singolo Istituto (attività per adulti)
3) acquisto di attrezzature, prodotti e programmi informatici (ripartite tra i Comuni aderenti in base agli acquisti effettuati da ogni singolo Istituto)
4) incarichi professionali per la catalogazione e il recupero del patrimonio (ripartite tra i Comuni aderenti in base alle necessità delle singole Biblioteche)
Agli inizi di ogni esercizio finanziario i Comuni aderenti al Sistema verseranno le quote di loro competenza, previste nel Bilancio dell’Unione delle Terre d’Argine.
Entro il 30 settembre di ogni anno si provvederà a redigere lo stato di attuazione del bilancio annuale.
I costi da applicare ai servizi di sistema vengono annualmente definiti in sede di Programma di attività annuale, di cui al successivo art. 10, unitamente alle indicazioni delle Biblioteche e/o Istituzioni Bibliotecarie e Archivistiche chiamate a concorrere alla realizzazione dei servizi di Sistema, ai sensi dell’art. 8.
Art. 10 – Programmi di attività annuale e Consuntivo
Spetta al Responsabile del Sistema predisporre il Programma di attività e le previsioni di spesa annuali, contenenti, fra l’altro, le indicazioni circa:
- le relazioni progettuali e di spesa rispetto al Piano Bibliotecario Provinciale;
- le entrate con cui fare fronte alle spese previste dal Sistema;
- gli Istituti bibliotecari, archivistici e culturali appartenenti al Sistema, nonché le Ditte, gli Incaricati e i Consulenti chiamati a realizzare i singoli servizi d’interesse sistemico
Entro il mese di settembre la Conferenza dei Rappresentanti approva il Programma di attività, corredato dalle previsioni di entrata e di spesa, che verrà inserito nel bilancio dell’Unione delle Terre d’Argine.
Il Responsabile di Sistema predispone il consuntivo sull’attività svolta nell’anno precedente, corredata dalle indicazioni di spesa.
Art. 11 – Liquidazione spese
Il Responsabile del Sistema assume gli atti necessari per la realizzazione dei programmi preventivati.
Le forniture di materiale informatico, se connesso alla rete S.U.T.Ret, debbono essere concordate con la Provincia di Modena, che indicherà le caratteristiche delle strumentazioni.
Spetta al Responsabile del Sistema il controllo sulla regolarità delle forniture e dei documenti di spesa, nonché predisporre le conseguenti liquidazioni.
Art. 12 – Servizi di contabilità
Il Servizio di contabilità è curato dall’Ufficio Ragioneria dell’Unione delle Terre d’Argine.
Art. 13 – Patrimonio
I beni mobili del Sistema costituiscono patrimonio individuato all’interno di quello dell’Unione. L’inventario, riportante lo stato, la consistenza e il valore dei beni, è depositato presso la Biblioteca Centro sistema e annualmente aggiornato, nelle variazioni intervenute, a cura del Responsabile del Sistema.
TITOLO IV
RAPPORTI CON LA PROVINCIA DI MODENA
Art. 14 – Funzioni della Provincia
La Provincia gestisce la Rete Bibliotecaria Provinciale, istituita come Sistema Unificato Territoriale in Rete (S.U.T.Ret) con atto n. 896 del 31/07/1989 del Consiglio Provinciale e costituita in Polo Provinciale Modenese del Servizio Bibliotecario Nazionale il 18 settembre 2001.
La Provincia promuove e coordina la cooperazione tra biblioteche e archivi tramite la costituzione di sistemi bibliotecari e archivistici integrati (Sistemi Bibliotecari Territoriali).
Art. 15 – Adesione alla Rete Bibliotecaria Provinciale
Alla Rete Bibliotecaria Provinciale, gestita dalla Provincia, accedono biblioteche, archivi, musei, scuole, servizi informativi e culturali di enti pubblici e/o privati, ai sensi della L.R. 18/2000.
A seguito della stipula della presente convenzione da parte dell’ente pubblico o privato di appartenenza, gli istituti sopra richiamati e gli uffici dello stesso ente, ove questo ne faccia richiesta, vengono a far parte della rete.
Nello specifico, la rete consente:
1) la catalogazione, la consultazione e la gestione amministrativa e del prestito dei beni librari e non librari sulle comuni basi provinciali gestite dalla Provincia, nonché l’accesso alle altre eventuali basi di dati (costituite o costituende) presenti sulla rete;
2) la partecipazione al Polo Provinciale Modenese del Servizio Bibliotecario Nazionale, ai sensi dell’art. 3, comma 2 della Convenzione per la costituzione e la gestione del Polo stipulata il 23 gennaio 2009 tra la Biblioteca Estense Universitaria del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, l’Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna, il Centro provinciale di Documentazione Istituzione della Provincia di Modena, l’Università degli Studi di Modena e Reggio Xxxxxx, il Comune di Modena, la Fondazione Collegio San Carlo di Modena e la Fondazione Cassa di Risparmio di Modena.
La Provincia definisce le caratteristiche della rete in termini di sicurezza anche per garantire la salvaguardia e la riservatezza dei dati delle biblioteche partecipanti alla rete stessa.
La Provincia garantisce, limitatamente alle attrezzature di sua proprietà, l’efficienza e la sostituzione in caso di sopraggiunta incapacità ad operare o per trasformazione della rete.
La Provincia attua tutte le soluzioni tecnologiche architetturali necessarie al funzionamento della rete e ne definisce le direttive tecniche ed organizzative.
I soggetti convenzionati devono attenersi alle seguenti disposizioni organizzative stabilite dalla Provincia per un corretto utilizzo della rete bibliotecaria.
Accesso alla Rete Bibliotecaria Provinciale
I servizi forniti dalla rete bibliotecaria devono essere utilizzati per fini istituzionali e informativi. Possono essere esclusi temporaneamente dalla rete persone, pc o biblioteche che a causa di virus informatici, malfunzionamenti o hackeraggio possano pregiudicare il buon funzionamento della rete stessa e dei suoi servizi o costituire un pericolo per la salvaguardia dei dati.
L’ente che utilizza apparati collegati alla rete bibliotecaria si impegna affinchè non vengano installati programmi o posti in essere interventi che possano danneggiare la rete, comprometterne la sicurezza e limitare la funzionalità dei servizi bibliografici e informativi offerti.
Trattamento dei dati personali
La Provincia e gli enti appartenenti alla rete si impegnano a recepire e attuare pienamente quanto previsto dalla legislazione vigente in materia di protezione dei dati personali e sicurezza dei dati e dei sistemi.
Il trattamento dei dati personali degli utenti degli enti convenzionati è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza, previsti dalla legislazione vigente. Il trattamento effettuato ha la finalità di garantire:
- una più efficace organizzazione dei servizi;
- la stampa di eventuali statistiche (in forma anonima).
Il trattamento viene effettuato con l’immissione di alcuni dati personali non sensibili nel
programma (dati anagrafici, residenza ed eventuale altro recapito, telefono, ufficio di appartenenza, estremi di un documento di riconoscimento, ecc.).
Manutenzione degli apparati tecnologici locali collegati alla rete
Gli enti appartenenti alla rete si impegnano a mantenere con efficienza – secondo le indicazioni fornite dalla Provincia – gli apparati locali, con tempi e modalità di intervento congrui al mantenimento di un servizio efficace erogato agli utenti dell’intera rete.
Art. 16 – Servizi erogati dalla Provincia
Per effetto di quanto stabilito dall’art. 4, comma 1, della L.R. 18/2000, sono erogati dalla Provincia i seguenti servizi:
(a) corsi di formazione e/o aggiornamento del personale di biblioteche, musei e archivi storici, secondo i programmi annuali pubblicizzati via Internet e definiti in concorso con le biblioteche del territorio;
(b) corsi di formazione per personale volontario, anche del Servizio Civile Nazionale e in questo caso a condizioni di favore se la Provincia è individuata come partner dei progetti, e riconoscimento del servizio prestato presso gli Istituti convenzionati di durata pari o superiore a sei mesi al fine dell’inserimento negli elenchi di cui al successivo punto c);
(c) predisposizione di elenchi di idonei a livello provinciale per professionalità specifiche del settore (ad es. tecnico di catalogazione bibliografica, assistente di biblioteca, ecc.) da proporre alle biblioteche e agli archivi del territorio per eventuali incarichi e/o assunzioni;
(d) informazione bibliografica e gestione delle basi dati provinciali residenti su Sebina Open Library;
(e) collegamento all’Indice nazionale tramite la configurazione di rete considerata più adeguata;
(f) forniture di materiale per la gestione del libro (tessere utente, bar code, ecc.) e di voucher IFLA per la gestione dei pagamenti del servizio di prestito interbibliotecario (ILL) e document delivery (DDL);
(g) assistenza tecnica sulle componenti hardware e software centrali e per gli interventi di ripristino della funzionalità della rete di collegamento alle componenti centrali;
(h) consulenza e supporto biblioteconomico e tecnico informatico.
Ai fini della tutela della base dati provinciale Sebina Open Library assegnata in gestione alla Provincia, spetta alla Provincia stessa riconoscere al Responsabile della Biblioteca la possibilità di attivare le procedure di catalogazione e di gestione amministrativa e del prestito sulla base dati provinciale.
Art. 17 – Obblighi per gli istituti collegati
Tutti i Sistemi e gli Istituti aderenti sono tenuti:
1. a garantire ai propri utenti l’accesso ai patrimoni in dotazione, nei giorni della settimana stabiliti e secondo quanto previsto dallo “Standard e obiettivi di qualità per biblioteche, archivi storici e musei – Direttiva ai sensi dell’art. 10 L.R. 18/2000” elaborati dall’Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna ed approvati dalla Giunta regionale con atto n. 309 del 3/3/2003;
2. ad attenersi alle disposizioni organizzative stabilite dalla Provincia per un corretto utilizzo dei servizi indicati all’art. 16;
3. a garantire un’adeguata funzionalità del servizio nelle ore e giorni di apertura;
4. a garantire i servizi di connettività a Internet e il buon funzionamento degli apparati hardware e software locali almeno nelle ore e giorni di apertura;
5. a tenere aggiornati i patrimoni della biblioteca;
6. a catalogare i propri patrimoni sulla base dati della Provincia;
7. ad adeguarsi ai principi catalografici che presiedono l’ordinamento dei patrimoni delle biblioteche appartenenti alla Rete Bibliotecaria Provinciale;
8. a garantire la partecipazione dei propri dipendenti a gruppi di lavoro e commissioni promossi dalla Provincia;
9. a garantire, al personale preposto alla gestione del servizio, la partecipazione ai periodici incontri di aggiornamento e/o informazione presso la Provincia;
10. al pagamento, a 30 giorni dalla data della fattura emessa dalla Provincia, delle forniture di beni e servizi diretti richiesti dagli Istituti;
11. a concorrere alle spese per la gestione della Rete Bibliotecaria Provinciale, sempre a 30 giorni dalla data della fattura emessa dalla Provincia. Per ogni Sistema o Istituto tali spese sono identificate da:
canoni relativi a manutenzione, assistenza tecnica centrale e accesso ai servizi forniti dalla rete; spese connesse all’uso della comune base dati Sebina Open Library e ai documenti in essa registrati;
eventuali quote di ammortamento del software.
I rapporti economici tra la Provincia e gli Istituti convenzionati sono regolati secondo quanto previsto per tutti i Sistemi/Enti sulla base del tariffario annualmente approvato dalla Provincia e trasmesso a tutti gli Istituti interessati.
Gli enti si impegnano al rispetto delle scadenze dei pagamenti. Nel caso di reiterati ritardi nei pagamenti, l’ente moratorio potrà essere sospeso dai servizi erogati dalla Provincia per un periodo di tempo determinato dalla Provincia stessa.
Art. 18 – Obblighi della Provincia
La Provincia garantisce a tutti i collegati alla Rete Bibliotecaria Provinciale:
il pieno accesso ai servizi di rete per l’accesso ai servizi Sebina Open Library (Sebina gestionale, Opac, portale Bibliomo), MediaLibraryOnLine, banche dati e a tutti quelli resi disponibili su apparati centrali. Qualora i servizi debbano essere interrotti per le manutenzioni ordinarie, la Provincia avrà cura di preavvisare gli enti almeno 24 ore prima dell’interruzione; manutenzione e assistenza sui servizi Sebina Open Library (Sebina gestionale, Opac, portale Bibliomo), MediaLibraryOnLine, banche dati e su eventuali altri resi disponibili sui sistemi centrali;
aggiornamento del personale dei Sistemi e degli Istituti collegati, qualora intervengano notevoli modifiche sui servizi erogati;
anticipazione dei costi dei servizi, forniture e delle attività elencate all’art. 16;
gestione collegiale delle decisioni, attraverso il Direttivo dei Sistemi Bibliotecari di cui all’art. 20, nonché gruppi di lavoro e commissioni promossi dalla Provincia.
Art. 19 – Estensione di alcuni servizi agli enti proprietari delle biblioteche convenzionate
Per effetto dell’adozione della presente convenzione, agli enti proprietari degli Istituti convenzionati nei rispettivi Sistemi, se richiesto, può essere esteso l’accesso ai servizi della rete, di cui all’art. 15, destinati ai propri uffici e/o musei e/o centri culturali.
Tale estensione implica che l’ente, per gli uffici, musei, centri culturali dal medesimo individuati, partecipi alle spese previste secondo quanto indicato all’art. 17, punto 10.
Ove i pagamenti non rispettassero i tempi indicati dalle fatture emesse dalla Provincia, si applicheranno le disposizioni stabilite dall’art. 17, ultimo comma.
Art. 20 – Coordinamento degli utenti della Rete Bibliotecaria
Gli Istituti che accedono alla rete bibliotecaria costituiscono il Gruppo degli utenti della Rete Bibliotecaria Provinciale, con sede presso la Provincia.
Il Gruppo partecipa alle iniziative della Provincia e potrà essere sentito ogniqualvolta gli organismi previsti dalla Convenzione di Polo sopra citata lo ritengano opportuno.
Il coordinamento del Gruppo è garantito dai Responsabili dei Sistemi Bibliotecari Territoriali, Urbano e Provinciale, che costituiscono il Direttivo del Gruppo stesso.
Per il Sistema Provinciale fa parte del Direttivo il Responsabile Biblioteconomico della Provincia.
Art. 21 – Controllo della rete e del suo sviluppo
Gli organismi previsti dalla Convenzione di Polo sopra citata e il Direttivo dei Sistemi Bibliotecari concorrono con la Provincia alla promozione e sviluppo della base dati, della rete e dei servizi sia sotto il profilo biblioteconomico che informatico.
Entrambi dovranno essere sempre sentiti quando vengano proposte nuove versioni del programma Sebina Open Library o nuovi programmi che integrino la gestione delle base di dati o modifichino l’utilizzo della rete; quando si ritenga opportuno produrre o modificare programmi di proprietà della Provincia o distribuire i medesimi.
Art. 22 – Sospensione dai servizi della Rete Bibliotecaria Provinciale e risoluzione anticipata del rapporto convenzionale
L’erogazione dei servizi viene sospesa qualora il Sistema, o la singola Biblioteca, e/o l’ente cui appartiene, pongano in essere iniziative in contrasto con le disposizioni contenute nella presente convenzione.
La decisione di sospensione è assunta dalla Provincia che, con il medesimo atto, fissa anche il periodo entro il quale le suddette iniziative devono essere rimosse, pena la risoluzione anticipata del rapporto convenzionale.
La risoluzione anticipata non dà titolo ad alcun rimborso da parte della Provincia.
Gli enti aderenti possono recedere anticipatamente dalla presente convenzione, dandone comunicazione entro il 1° ottobre dell’anno precedente.
La recessione anticipata non dà diritto a rimborsi da parte della Provincia, che si riserva di richiedere eventuali conguagli relativi all’anno di riferimento.
TITOLO V
NUOVE ADESIONI E RECESSI
Art. 23 – Adesioni successive di altri istituti
Potranno aderire al Sistema Bibliotecario Intercomunale di Carpi altri soggetti pubblici e privati con le modalità sotto indicate:
A) biblioteche scolastiche: l’organo competente della scuola interessata dovrà rivolgere richiesta documentata di adesione alla Conferenza dei Rappresentanti degli Enti in Sistema, di cui all’art. 4, che, su tale richiesta, acquisisce il parere della Commissione Tecnica.
In particolare la Commissione Tecnica dovrà verificare la sussistenza dei seguenti requisiti minimi:
1) capacità di offrire un adeguato servizio agli allievi ed ex allievi dell’istituto, se questi ultimi fanno richiesta di potere accedere alla biblioteca negli orari prefissati;
2) personale ben individuato e sufficiente per la normale attività di gestione della biblioteca (catalogazione del libro esclusa);
3) budget di spesa sufficiente alla normale attività di conservazione e incremento dei beni primari della biblioteca e per i servizi di Sistema;
4) garanzie per quanto attiene alla continuità del servizio e all’accessibilità dell’utenza interessata allo specifico patrimonio dell’istituto, fatte salve le opportune cautele per la tutela del patrimonio medesimo.
Qualora i suddetti requisiti siano presenti, la Commissione Tecnica esprime il proprio parere corredandolo di una bozza di Protocollo d’intesa che permetta di associare la biblioteca scolastica al Sistema Bibliotecario, individuando anche i servizi che il Sistema dovrà erogare, nonché una previsione di spesa da porre a carico dell’istituto scolastico.
La Conferenza dei Rappresentanti degli Enti in Sistema ove accolga la bozza di Protocollo d’intesa, dà mandato al Responsabile di Sistema per una verifica con la scuola interessata. In caso la verifica abbia esito positivo, la Conferenza dei Rappresentanti, con propria specifica decisione, approva l’accordo che, da quel momento, associa la biblioteca scolastica al Sistema, limitatamente ai servizi individuati, e garantisce un suo rappresentante negli organi del Sistema stesso. Con il predetto atto, fissa altresì le modalità per la modifica della convenzione, che verrà approvata e stipulata dagli organi competenti dell’Unione delle Terre d’Argine, a cui afferisce il Sistema;
B) per biblioteche di altri istituti.
L’Istituto interessato dovrà rivolgere richiesta documentata di adesione, munita dell’atto dell’organo competente che ha preso visione della presente convenzione e l’approva, alla Conferenza dei Rappresentanti degli Enti in Sistema, di cui all’art. 4, che, su tale documentazione, acquisisce il parere della Commissione Tecnica sulla sussistenza dei seguenti requisiti:
1) personale in quantità e qualità sufficiente per la normale attività della biblioteca;
2) budget di spesa adeguato alla normale attività di conservazione, incremento e promozione dei beni primari della biblioteca, nonché per concorrere alle spese derivanti dalla erogazione dei servizi di Sistema;
3) garanzie per quanto attiene alla continuità del servizio e all’accessibilità dell’utenza interessata allo specifico patrimonio della biblioteca, fatte salve le opportune cautele per la tutela del patrimonio medesimo.
Qualora dalla relazione della Commissione Tecnica risultino le condizioni per accettare l’adesione richiesta, il Presidente sottopone, con parere favorevole, l’istanza alla Conferenza dei Rappresentanti degli Enti in Sistema per l’accoglimento.
Art. 24 – Sospensione dal diritto di usufruire dei Servizi del Sistema
I Comuni e/o gli enti, anche privati, che non ottemperano, entro tre mesi dall’avvenuta scadenza, al pagamento delle quote previste all’art. 9, possono essere sospesi dai servizi erogati dal Sistema, fino al momento in cui non abbiano regolarizzato la propria posizione debitoria, fatto salvo quanto stabilito al successivo art. 25.
Le biblioteche e/o istituti culturali che, senza valido motivo, non si attengono alle regole organizzative e gestionali adottate dal Sistema e/o a quelle indicate per l’accesso alla Rete Bibliotecaria Provinciale possono essere sospese dai servizi del medesimo.
In caso di mancato assolvimento delle quote di propria competenza per un periodo superiore ad un anno si dà luogo alla risoluzione anticipata con l’ente moratorio.
La sospensione viene proposta dalla Commissione Tecnica e decisa dalla Conferenza dei Rappresentanti. Detta decisione è comunicata dal Responsabile del Sistema al Comune o ente interessato, con lettera raccomandata.
Art. 25 – Recesso del Sistema
Un Comune e/o Ente può avvalersi del diritto di recesso dal Sistema, prima della scadenza della Convenzione, qualora dimostri che, per motivi eccezionali, non è più in grado di dare una sufficiente organizzazione e un adeguato Bilancio alla propria biblioteca e/o Archivio, rendendo di fatto impossibile l’utilizzo dei servizi di Sistema.
L’istanza di recesso deve ottenere il parere favorevole della Conferenza dei Rappresentanti degli Enti in Sistema, sentita anche la Commissione Tecnica.
Il recesso dal Sistema non dà alcun diritto sui beni mobili del Sistema, né titolo ad alcun rimborso.
Art. 26 – Scioglimento del Sistema
Il Sistema si scioglie se:
a seguito di recessi o risoluzioni anticipate di Comuni e/o enti, il Sistema stesso risulti costituito dal solo Comune Centro Sistema;
alla scadenza della convenzione, la medesima non risulti rinnovata da almeno due Comuni e/o enti, oltre al Comune Centro Sistema;
Lo scioglimento del Sistema per mancato rinnovo della convenzione dà luogo alla liquidazione del patrimonio del Sistema come segue:
a) le strumentazioni informatiche dislocate presso le biblioteche e/o istituti, divengono beni mobili di proprietà del Comune e/o Ente a cui la biblioteca e/o istituto appartengono. Le
strumentazioni predette sono poste in definitivo uso a favore di quelle biblioteche e/o istituti;
b) gli altri beni mobili e/o arredi di Sistema vengono quotati da un Commissario di liquidazione nominato dalla Conferenza dei Rappresentanti degli Enti in Sistema. Sulla base dei costi sostenuti nell’ultimo anno per la gestione del Sistema stesso dai Comuni e/o enti, il
Commissario provvede ad assegnare i beni ai suddetti Comuni e/o enti in modo tale che gli stessi beni non perdano la loro funzione;
c) le somme eventualmente risultanti sul “Fondo per il rinnovo delle strumentazioni e dei beni mobili di Sistema”, una volta completati, se possibile ed opportuno, gli investimenti preventivati con il suddetto fondo, rimangono al Comune Centro Sistema per l’ammortamento della propria biblioteca, in quanto la medesima ha sostenuto i maggiori oneri di Sistema.
Art. 27 – Durata della Convenzione
La presente Convenzione ha durata di anni tre (3) a far tempo dalla sua sottoscrizione, e potrà essere rinnovata alla scadenza con apposito atto, per eguale durata, dagli enti convenzionati. Qualora il diverso assetto giuridico degli enti ne comporti la necessità, la convenzione potrà avere scadenza anticipata in forma esplicita e con appositi atti.
La Provincia, altresì, si riserva di recedere autonomamente dalla convenzione a seguito di riordino istituzionale che dovesse incidere sulle competenze dell’ente.
Art. 28 – Disposizioni transitorie
La Provincia si impegna a garantire il supporto al territorio fornendo assistenza tecnica sulle attrezzature fornite dal Cedoc durante il periodo di transizione e di passaggio fino alla effettiva presa in carico da parte dei Servizi Informativi Territoriali.
Durante tale periodo la Provincia si impegna a garantire la connettività a Internet fino alla completa migrazione sulle reti comunali.
Nell’eventualità di riordino istituzionale che comportasse cambiamenti nelle competenze della Provincia, i sottoscrittori della presente convenzione si impegnano a concordare soluzioni transitorie organizzative e gestionali a garanzia del servizio erogato.
PER L’UNIONE TdA
IL DIRIGENTE POLITICHE GIOVANILI
X.xx Xxxxx Xxxxxxx
PER LA PROVINCIA DI MODENA
DIRETTORE AREA ECONOMIA DELLA PROVINCIA DI MODENA
X.xx Dr.ssa Calderara