Determinazione del dirigente Numero 437 del 18/05/2017

Determinazione del dirigente Numero 437 del 18/05/2017

Oggetto : 07 MONITORAGGIO CONVENZIONE PER UTILIZZO IN USO DEI LOCALI UBICATI IN IMMOBILE DI PROPRIETÀ COMUNALE IN PIAZZA MATTEOTTI – PALAZZO BUFALINI. SALE DI RAPPRESENTANZA DELLA CITTÀ E LOCALI ATTIGUI. (REPERTORIO N. 9961 DEL 23.04.2007).

RENDICONTO ATTIVITÀ ANNO 2016.

Proponente : SERVIZIO CULTURA (15)

Settore: SETTORE AFFARI GENERALI -RISORSE UMANE - POLITICHE SOCIALI -

CULTURA - SPORT

Redattore: Xxxxxxxxxx Xxxxx

Responsabile del Procedimento : Xxxxxxxxxx Xxxxx

Dirigente: Xxxx. Xxxxx Xxxxxxxx

Classificazione : DETERMINAZIONE

CIG :

CUP :

Determinazione del dirigente Numero 437 del 18/05/2017

Monitoraggio convenzione per utilizzo in uso dei locali ubicati in immobile di proprietà comunale Piazza Matteotti – Palazzo Bufalini. Sale di rappresentanza della città e locali attigui. (repertorio n. 9961 del 23.04.2007). Rendiconto delle attività anno 2016.

IL DIRIGENTE

Premesso:

- che a seguito della delibera di Consiglio Comunale n. 451 del 29/12/2006 è stata sottoscritta la Convenzione tra questo Ente e il Circolo Tifernate e Accademia degli Illuminati di Città di Castello per l’utilizzo dell’immobile denominato “Palazzo Bufalini”, convenzione di repertorio n. 9961 del 23 Aprile 2007 della durata di anni 12 (dodici), la quale regola i rapporti tra Comune e Circolo, definisce le tariffe e le condizioni d’uso dei locali;

- che il Circolo Tifernate e Accademia degli Illuminati ha un rapporto di locazione al piano nobile dell’edificio quale sede del Circolo suddetto;

- che il Comune con l’atto soprarichiamato intendeva agevolare e promuovere l’uso pubblico e la valorizzazione di Palazzo Bufalini e spazzi annessi;

- l’art. 2 della convezione sottoscritta prevede espressamente e specifica le finalità dell’accordo: “1) Garantire la piena funzionalità degli spazi denominati “Il Quadrilatero”, “Sala Specchi”, “Sala Stucchi” situati al primo piano di palazzo Bufalini quali “Sede di rappresentanza della città” ad uso del Comune e del Circolo, nonché di istituzioni, associazioni e soggetti pubblici e privati, quale luogo di mostre e convegni, cerimonie ed altre attività di elevato tenore e interesse cittadino”. 2) Garantire al circolo, nel “Palazzo Bufalini “che è storicamente luogo della sua attività sociale e di rappresentanza, una sede degna della sua tradizione e del suo ruolo ed adeguata alle esigenze di sviluppo delle sue iniziative in campo civico culturale”;

- l’art. 3 il quale evidenzia: “Il Circolo in particolare: a) dispone, come propria sede, del primo e del secondo piano, ad esclusione degli spazi della “Sede di rappresentanza della Città” e come residenza del custode, dell’abitazione di via Bufalini”

Richiamata la seguente normativa:

- PROGRAMMA TRIENNALE PER LA TRASPARENZA E L’INTEGRITÀ 2017/2019 del

Comune di Città di Castello allegato al P.C.P.T approvato con Deliberazione di Giunta Comunale n. 8 del 1 febbraio 2016, integrato con delibera di Giunta Comunale 13/2017, ed in particolare il punto

7.3 nel quale sono indicati gli obblighi relativi alla trasparenza in capo alla Dirigenza ed ai Responsabili dei servizi affidati;

- la delibera ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) n. 32 del 20 gennaio 2016 ed in particolare le indicazioni richiamate:”Le amministrazioni hanno l’obbligo di procedere a un’adeguata programmazione delle risorse e degli interventi sociali, da effettuarsi con il coinvolgimento attivo dei soggetti pubblici e privati a ciò deputati, partendo dall’analisi storica della domanda del servizio, integrata da proiezioni sui possibili fabbisogni futuri, anche dettati da situazioni di urgenza/emergenza. Lo stato di realizzazione delle azioni attivate deve essere valutato annualmente in termini di risultati raggiunti, sulla base dell’andamento storico del rapporto tra l’offerta del servizio interessato e la relativa domanda e dei dati sulla soddisfazione dell’utenza acquisiti nell’ambito delle azioni di monitoraggio”

- il DECRETO LEGISLATIVO 18 agosto 2000, n. 267 “TESTO UNICO DELLE LEGGI SULL’ORDINAMENTO DEGLI ENTI LOCALI” a norma dell'articolo 31 della legge 3 agosto 1999, n. 265 ed in particolare l’art. 30 “Convenzioni” e l’art. 119;

Ritenuto:

- effettuare una verifica sulla stato di attuazione degli obblighi previsti dal Contratto stipulato a Città di Castello di repertorio n. 9961 del 23 Aprile 2007, per la gestione e fruizione pubblica, consistente in un patrimonio immobiliare denominato Palazzo Bufalini in Piazza Matteotti, riferito all’anno 2016;

Vista:

- la nota PEC di Protocollo n. 13563 del 06/04/2017 inviata dal Servizio Cultura al Presidente del Circolo degli Illuminati di Città di Castello con il seguente oggetto: “Monitoraggio Convenzione per utilizzo in uso dei locali ubicati in immobili di proprietà comunale in Piazza Matteotti – Palazzo Bufalini (Contratto di repertorio n. 9961 del 23.04.2007 - durata anni 12).”;

-la nota pervenuta dal Segretario del Circolo degli Illuminati Sig. Xxxxxxxx Xxxxxxxx di prot. n. 18234 del 16/05/2017, in risposta alla richiesta effettuata, conservata agli atti d’Ufficio, nella quale sono riportati i dati relativi all’uso delle “Sale di Rappresentanza” per eventi organizzati dal Circolo o da soggetti autorizzati dal Circolo steso la quale riporta:

Circolo Illuminati - Anno 2016

Sale	n. eventi propri	n. eventi ospitati
Tutte le sale	3	5
Sala “Specchi”	3	5
Sala “Stucchi”	20	5

- la relazione a firma del Responsabile del Servizio Cultura, che riporta:

“In merito all’utilizzo dei locali sia da parte del Comune che del Circolo come sopra descritti nella Convenzione si evidenzia quanto segue:

“L’utilizzo delle Sale di rappresentanza è regolato da specifici articoli previsti in Convenzione. Il Comune ha riservato per un uso istituzionale e/o a favore di soggetti autorizzati, a titolo gratuito n. 90 giornate, suddivise in 45 giorni nel periodo estivo e 45 nel periodo invernale. Per tali giornate, nessun compenso è dovuto al Circolo. Oltre tali giornate è prevista l’obbligo di concessione favore del Comune e/o a favore di soggetti dal Comune autorizzati di 150 giornate suddivise in 75 giornate nel periodo estivo e 75 giornate nel periodo invernale. Per tale utilizzo il Comune deve corrispondere al Circolo le tariffe di cui all’art. 5 della Convenzione. Le tariffe “onerose” da Corrispondere al Circolo a seconda del periodi di utilizzo, “estivo” o “invernale” sono indicate all’art. 5 della Convenzione con le specifiche determinate non solo dalla stagionalità ma all’utilizzo ordinario-agevolato e tariffe libere.

Il Circolo può disporre autonomamente della sale di rappresentanza applicando le tariffe sopra evidenziare che rimangono nella disponibilità del gestore (art. 5 punto 6).

Il Circolo si impegna a non utilizzare e a non far utilizzare a terzi un uso della struttura che, per la natura e le modalità di svolgimento, non sia compatibile con il prestigio del Palazzo e possa arrecare a questo danni di qualsiasi genere.

All’art. 8 della Convenzione è espressamente previsto che “per le attività all’interno della struttura il Circolo è tenuto a munirsi a propria cura e spese di tutte le licenze e autorizzazioni, eventualmente prescritte e necessarie, siano essere di carattere amministrativo, commerciale o di altra natura, amministrativa, fiscale e contabile con utenti terzi, che utilizzano la struttura”.

In merito all’utilizzo dei locali sia da parte del Comune che del Circolo come sopra descritti nella Convenzione si evidenzia quanto segue:

• Nell’anno 2016 il Comune risulta il maggior utilizzatore delle “Sale di rappresentanza della citta” e ciò determina un rapido esaurimento della quota di giornate gratuite consentite. Ciò è dovuto al fatto che le Sale per la loro ubicazione nel centro della città e unicità degli spazi mezzi a disposizione, sono molto richieste e svolgono un ruolo attrattivo significativo. Al superamento delle giornate gratuite le giornate a pagamento e/o a tariffa “agevolata” vengono compensate da una riduzione del Canone dovuto al Comune. Tale metodo di calcolo effettuato a rendiconto accanto ad una prassi consolidata nel corso degli anni, già evidenziata in precedenti monitoraggi, fa sì che l’esigenza di economicità della gestione sia spesso sottovalutata in sede di concessione della stessa favore dei soggetti utilizzatori.

• Il Palazzo Bufalini, che è stato oggetto di lavori di manutenzione, ha in essere “barriere strutturali” che pregiudicano l’utilizzo ai portatori di handicap. Tale ostacoli potrebbero essere superati con una definitiva sistemazione delle opere già iniziate ed in particolare dell’ascensore che consentirebbe una corretta agibilità della struttura a favore degli utilizzatori. Tali lavori, già segnalati, potrebbero consentire un utilizzo più efficiente e regolare della struttura.

• In merito all’applicazione della tariffe libere che il Circolo applica a favore dei soggetti esterni che fanno direttamente richiesta al Presidente del Circolo, nessun dato è pervenuto e pertanto non è possibile evidenziare e quantificare l’incidenza delle stesse.

• L’utilizzo delle “sale di rappresentanza” ed in particolare del Quadrilatero, ha fatto emergere un problema relativo alla custodia dei locali durante lo svolgimento delle manifestazioni in esso ospitate. Il Comune non ha personale comandato che curi la custodia e vigilanza delle manifestazioni autorizzate, pertanto ogni “concessione e utilizzo” avviene, nello stato di fatto in cui i locali si trovano, con obbligo agli utilizzatori di provvedere direttamente alla guardiania. Non sempre gli utenti della struttura hanno quel riguardo “particolare” che i locali storici richiedono. In particolare nello svolgimento di Mostre nelle sale del Quadrilatero si ritiene opportuno regolare l’utilizzo affinché si tuteli e salvaguardi l’integrità dell’immobile, anche dotandolo di strutture mobili che semplifichino l’utilizzo delle pareti per mostre attraverso sistemi espositivi di moderna concezione.

• Per quanto riguarda le opere di manutenzione straordinaria il Circolo ha segnalato i seguenti interventi:

Completa sostituzione degli estintori con adeguamento numerico e collocazione di piantane come previsto dalla normativa.

Controllo delle luci di emergenza e sostituzione di quelle non funzionanti;

L’immobile è sempre stato concesso in uso con “temperature” adeguate alla stagione e in condizioni di pulizia soddisfacenti. Questo Ente comunque dovrà provvedere direttamente nella propria programmazione di acquisti di economato, una quantità minima di dotazioni igieniche necessarie per garantire l’utilizzo corretto dei bagni al pubblico posti a lato della Sala specchi.

Si prende atto che il sistema di “allarme” delle sale di Rappresentanza della città è presente ma non è stata verificata la sua reale affidabilità e funzionalità in quanto gli eventi autorizzati non hanno mai fatto richiesta di questo servizio. Tale attività dovrà essere programmata dagli Uffici preposti per poter garantire le eventuali richieste degli utenti.

La relazione non evidenzia i costi delle utenze dei servizi a rete che devono essere comunque a carico del Circolo.

Si ribadisce che, sulla base della Convenzione stipulata, l’utilizzo di detti locali avviene per “..mostre, convegni, cerimonie ed altre attività di elevato tenore ed interesse cittadino”. A tal fine si rende necessario provvedere a dare comunicazione, come già ricordato in passato, che il rispetto di tali finalità è “obbligatorio” per tutti. Pertanto si ribadisce che nel corso della “concessione in uso dei locali” non è consentito utilizzare fuochi o fiamme libere per alcuna tipo di attività. Detti spazi non possiedono le necessarie autorizzazioni di legge per tali attività e ogni uso non conforme a quanto descritto non è assolutamente consentito”;

- l’istruttoria effettuata secondo quanto previsto dalla L. 241/90 ed in particolare dall’art. 3;

- il vigente Statuto Comunale;

- il D.Lgs. 267/2000;

Atteso che l’adozione del presente provvedimento compete al Dirigente del Settore ai sensi dell’art. 107 comma 3 del D.Lgs. 267/2000;

Ritenuto dover procedere a riguardo;

DETERMINA

1) di prendere atto della documentazione inviata dal Segretario del Circolo Tifernate e Accademia degli Illuminati di Città di Castello in data 16 maggio 2017 di prot. n. 18234 in relazione agli obblighi sottoscritti con la Convenzione di Repertorio n. 9961 del 23.04.2007, dando atto che le attività svolte e la gestione della struttura sono conformi quanto indicato nei patti e condizioni sottoscritte;

2) di dichiarare che la fruizione pubblica a vantaggio della collettività è stata garantita come si evince dai resoconti trasmessi che in sintesi si riportano nelle permesse ed evidenziati nella Relazione che è conservata agli atti d’Ufficio;

3) di trasmettere copia del presente atto per conoscenza alla Giunta Comunale, al Presidente del Circolo degli Illuminati, e al Dirigente del settore LL.PP per quanto di competenza;

4) di richiedere al Circolo degli Illuminati, entro e non oltre 120 giorni, copia dell’inventario dei mobili e della quadreria con le relative informazioni di possesso al fine di poter programmare gli interventi futuri per garantire una adeguata manutenzione degli stessi e la relativa valutazione e verifica della iscrizione ai beni patrimoniali di questo Ente;

5) di dare atto che l’assunzione del presente atto non comporta variazione di entrate o di spese al Bilancio dell’esercizio in corso né a quello pluriennale 2016-2018;

6) di dare attuazione a quanto previsto dal D.lgs 33/2013, procedendo alla pubblicazione dell’informazioni relative al presente atto nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito internet del Comune.

Riferimento Contabile

Esercizio Num Codice Bilancio Codifica P.Fin. Descr. Capitolo E/U Beneficiario Importo

Città di Castello, 18/05/2017	Il Dirigente
	Xxxxxxxx Xxxxx / INFOCERT SPA
	firmato digitalmente