REGOLAMENTO PER L’USO DEGLI AUTOMEZZI COMUNALI E INSTALLAZIONE DEI
REGOLAMENTO PER L’USO DEGLI AUTOMEZZI COMUNALI E INSTALLAZIONE DEI
GPS (Global Position System)
Articolo 1
OGGETTO DEL REGOLAMENTO
Il presente regolamento disciplina l’uso e la gestione degli automezzi di proprietà o comunque nel possesso o nella disponibilità del Comune di Sarroch utilizzati per le esigenze di servizio e le modalità di trattamento dei dati dei GPS (Global Position System) ivi installati. Le disposizioni del presente regolamento vincolano gli amministratori, i dipendenti e tutti coloro che, sulla base di specifici rapporti con l’Ente, fanno uso dei veicoli comunali.
Articolo 2
USO DEI VEICOLI COMUNALI
L’uso degli automezzi comunali è consentito esclusivamente per ragioni di servizio o di rappresentanza e deve essere previamente autorizzato dal Responsabile dell’Area al quale il mezzo è stato assegnato.
È vietato ogni uso personale o privato dei suddetti automezzi.
L’uso dei veicoli comunali è autorizzato solo se il conducente è munito di patente di guida in corso di validità ed idonea per la categoria del veicolo da condurre.
Il trasporto di terzi è vietato, salvo che sussistano comprovate esigenze di servizio o fondati motivi di natura eccezionale.
Articolo 3 LIBRETTO DI XXXXXX
Fino alla installazione su ciascuno dei mezzi di proprietà dell’ente degli apparati GPS di rilevamento satellitare, ogni automezzo dell’Ente è dotato di un apposito libretto di marcia sul quale, a cura dell’utilizzatore, dovranno essere annotati, per ogni uscita di ciascun veicolo, i seguenti dati:
1) data di utilizzo dell’automezzo;
2) codice alfanumerico (pseudonimo) del dipendente;
3) orario di inizio ed orario di cessazione del servizio;
4) chilometri rilevati all’inizio ed alla fine del servizio;
5) tipologia di servizio espletato;
6) rifornimento di carburante e/o lubrificante eseguito;
7) eventuali note del conducente in merito alle condizioni del veicolo utilizzato o ad interventi eseguiti sul medesimo (riparazioni d’emergenza; anomalie riscontrate; guasti ecc…);
8) firma dell’utilizzatore del veicolo. L’utilizzatore del veicolo ha l’obbligo di compilare il predetto libretto in ogni sua parte, assumendo la responsabilità della correttezza dei dati ivi riportati.
La mancata compilazione del libretto di marcia costituisce motivo di sanzione disciplinare.
Articolo 4
IDENTIFICAZIONE DEGLI AUTOMEZZI
Tutti gli automezzi del Comune devono essere dotati della livrea ben visibile e con colore in contrasto rispetto a quello della carrozzeria con la scritta “Comune di Sarroch” con lo stemma dell’ente e, se necessario, subito sotto il Settore di riferimento a cui il mezzo è assegnato.
Le auto senza la livrea, come descritta al comma precedente, non possono circolare e nel caso in cui ne fossero sprovviste ciascun Responsabile provvede alla installazione entro un mese dall’entrata in vigore del presente regolamento.
Per gli automezzi in dotazione alla polizia locale si applica il disciplinare regionale disciplinato alla legge regionale 22 agosto 2007 n. 9 - Norme in materia di polizia locale e politiche regionali per la sicurezza, articolo 16 commi 1 e 2 “Strumenti operativi, segni distintivi ed uniformi” e le successive modificazioni e integrazioni.
Articolo 5 RESPONSABILITA’ DEL CONDUCENTE
Il conducente è personalmente responsabile dell’automezzo comunale che conduce. E’ responsabile dei danni provocati all’Ente per incidenti, contravvenzioni ed ogni altro danno occasionato da colpa o dolo.
Le sanzioni per infrazioni al Codice della Strada sono a carico del conducente del veicolo che le ha commesse.
Articolo 6
OBBLIGHI DEL CONDUCENTE
Il conducente dell’automezzo comunale deve osservare le seguenti prescrizioni:
accertarsi, prima dell’uscita, che l’automezzo abbia la prescritta dotazione di carburante, lubrificante e refrigerante e che il medesimo veicolo sia efficiente e funzionante;
per le auto elettriche in dotazione assicurarsi che la carica sia sufficiente per il viaggio programmato e, una volta rientrate in sede, se necessario, ricaricarle; accertarsi che l’automezzo sia munito delle dotazioni di sicurezza (triangolo, ruota di scorta e casacca rifrangente), di tutto l’equipaggiamento occorrente, e che siano perfettamente funzionanti i dispositivi visivi, di illuminazione, acustici, di ritenuta ed il freno di stazionamento del veicolo;
provvedere alla custodia dell’automezzo per tutta la durata del servizio;
osservare le norme del Codice della Strada e dei regolamenti locali sulla circolazione stradale, rispondendo personalmente per le violazioni delle disposizioni contenute nelle citate norme;
segnalare immediatamente al Responsabile dell’Area gli eventuali guasti subiti, le disfunzioni ed i difetti riscontrati, provvedendo alla relativa annotazione sul libretto d’uso del veicolo;
presentare al Responsabile del servizio un dettagliato rapporto scritto in caso di furto o danneggiamento dell’automezzo.
Articolo 7 RIFORNIMENTI DI CARBURANTE
I rifornimenti di carburante sono effettuati mediante l’utilizzo di apposite carte carburante.
I dipendenti che utilizzano le vetture provvederanno alle singole forniture presso gli esercizi convenzionati, avendo cura di attenersi a quanto previsto nei contratti di fornitura. Compatibilmente con le esigenze di servizio sarà cura degli utilizzatori riconsegnare l’auto
con una quantità di carburante sufficiente a garantirne il tempestivo reimpiego anche in situazioni di emergenza.
L’utilizzo delle carte carburante deve essere riconducibile a ciascun dipendente dell’ente il quale è responsabile del suo utilizzo.
Il Responsabile di Area, al quale sono assegnati gli automezzi, deve essere in grado, in qualsiasi momento, di sapere qual è l’utilizzo della carta carburante assegnata al dipendente. A tal fine, il responsabile di Area sarà tenuto a relazionare in merito ai consumi di carburante di ciascun dipendente.
Articolo 8 SISTEMA GPS
I veicoli di proprietà comunale sono dotati di sistema di geolocalizzazione GPS.
Il sistema nel rilevare la posizione geografica dei veicoli sui quali sono installati i dispositivi, potrà determinare il trattamento di dati personali dei dipendenti ,durante lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali, ai quali i mezzi sono assegnati e dovrà garantire l´associazione tra questi ed un interessato identificabile.
Il Comune dovrà essere in grado di risalire alla persona di volta in volta assegnataria di ciascun veicolo, anche quando, i dati di localizzazione non siano associati immediatamente al nominativo dei lavoratori interessati, e ciò mediante il confronto tra i dati rilevati dal sistema e le tabelle di assegnazione dei veicoli.
Il sistema di GPS utilizzato dovrà essere in grado di escludere il monitoraggio e controllo continuo dell’attività del dipendente, in violazione dei principi di necessità, pertinenza e non eccedenza.
Potranno formare oggetto di trattamento, mediante sistemi opportunamente configurati, i seguenti dati:
1. ubicazione del veicolo;
2. la distanza percorsa;
3. i tempi di percorrenza;
4. il carburante consumato;
5. la velocità media del veicolo.
Resta riservata alle competenti autorità la contestazione di eventuali violazioni dei limiti di velocità fissati dal codice della strada.
In ossequio al principio di proporzionalità La posizione del veicolo non potrà essere monitorata continuativamente, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite.
I sistemi informativi e i programmi informatici dovranno essere configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite possono essere realizzate mediante dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità. Al fine di garantire la privacy il sistema di geolocalizzazione dovrà garantire un sistema di disattivazione della rilevazione geografica e della correlata memorizzazione dei dati raccolti durante le pause consentite dell’attività lavorativa (c.d. funzione Privacy).
Articolo 9 ARCHIVIAZIONE DEI DATI
I dati trasmessi dal sistema GPS saranno archiviati attraverso un sistema informatico protetto e gestito esclusivamente dal Responsabile dell’Area incaricato o suo delegato.
Il trattamento dei dati derivante dall’utilizzo del sistema di localizzazione satellitare è conformato ai principi di liceità, correttezza, pertinenza e non eccedenza. Tali dati saranno conservati per un periodo massimo di sei mesi presso l’Ufficio competente o il gestore del servizio.
La disciplina di protezione dei dati personali non trova applicazione ove le informazioni concernenti la gestione del parco automezzi (quali quelle relative al consumo di carburante e commisurazione delle distanze percorse dai singoli veicoli, utilizzate di regola al fine di programmare un’efficiente manutenzione) siano trattate senza poter essere in alcun modo ricondotte ai lavoratori.
In materia di tutela e riservatezza dei dati personali, per quanto non previsto dal presente Regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia.
Articolo 10 INFORMATIVA AGLI INTERESSATI
Tenuto conto delle diverse finalità perseguite, ai lavoratori saranno forniti gli elementi informativi prescritti dall’art. 13 del GDPR - Regolamento generale sulla protezione dei dati 27/04/2016 n. 679 unitamente a compiuti ragguagli sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del sistema – sì che risulti chiaramente che il veicolo è soggetto a localizzazione.
All’interno dei veicoli dotati di sistemi di localizzazione utilizzati per l’esecuzione di prestazioni lavorative verranno collocate vetrofanie recanti la dizione "VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE" o comunque avvisi ben visibili che segnalino la circostanza della geolocalizzazione del veicolo.
Articolo 11 ACCORDO CON LE RSU
Poichè l’installazione del GPS sui mezzi comunali viene disposto per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela dei beni pubblici ( parco auto). A tal fine, sarà attivata la procedura di garanzia prevista dall’articolo 4, comma 1, della legge 20 maggio 1970, n. 300.
L’installazione dei GPS e il suo utilizzo sarà preceduta, se necessario, da apposita valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), così come stabilito dalle relative Linee guida vigenti in materia.
Articolo 12 ENTRATA IN VIGORE
Il presente regolamento comunale entra in vigore dalla data di esecutività della deliberazione.