Contract
Sollecitazione pubblica di offerta per lo svolgimento dell’attività di Service Amministrativo di Cometa, Fondo nazionale pensione complementare per i lavoratori dell’industria metalmeccanica, della installazione di impianti e dei settori affini
1. Premessa
Il Consiglio di Amministrazione del fondo Cometa, fondo nazionale pensione complementare per i lavoratori dell’industria metalmeccanica, della installazione di impianti e dei settori affini, iscritto all’albo Covip con il n. 61, (di seguito, il “Fondo Cometa” o il “Fondo”) in conformità con quanto disciplinato dall’articolo 30, comma 2 dello statuto del Fondo Cometa, nella seduta del giorno 08 marzo 2017 ha deliberato di procedere a una nuova selezione di un soggetto cui affidare i servizi di gestione amministrativa del Fondo.
In conformità con quanto previsto da Covip nella Lettera circolare inviata il 21 novembre 2001 a tutti i fondi pensione negoziali e autorizzati all’esercizio dell’attività o alla raccolta delle adesioni, relativa al conferimento a soggetti terzi di attività amministrative di fondi pensione negoziali, quali servizi di gestione amministrativa del Fondo si intendono:
(i) gestione dei dati anagrafici degli iscritti e delle imprese;
(ii) acquisizione delle informazioni relative al versamento dei contributi e riconciliazione con i corrispondenti flussi finanziari;
(iii) gestione delle posizioni pensionistiche individuali;
(iv) valorizzazione dell’attivo netto;
(v) calcolo del valore delle quote;
(vi) predisposizione delle segnalazioni e dei flussi informativi;
(vii) tenuta delle scritture contabili.
In aggiunta alle attività relative alla gestione amministrativa elencate dalla normativa, il Fondo ha intenzione di conferire a soggetti terzi ulteriori attività, descritte compiutamente nel prosieguo (di seguito, i “Servizi di gestione amministrativa”).
La capitalizzazione del Fondo al 31 dicembre 2016 ammonta a circa Euro 10.210.000.000,00 con un flusso annuo netto contributivo stimato di Euro 390 milioni. Il Fondo, che alla medesima data (i.e. 31 dicembre 2016) ha 398.767 iscritti su un bacino potenziale di 1.000.000 di lavoratori, distribuiti in circa
16.200 aziende, attua una gestione multicomparto rispetto a cinque linee di investimento: Monetario Plus, Sicurezza 2015, Reddito, Crescita, Sicurezza.
Le informazioni relative ai soggetti coinvolti nella gestione del Fondo sono presenti nella sezione specifica all’indirizzo xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
I documenti relativi alla presente sollecitazione di offerta per lo svolgimento dell’attività di Service Amministrativo di Cometa (di seguito, la “Sollecitazione di Offerta”) potranno essere richiesti al seguente indirizzo e-mail: xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
2. Caratteristiche delle candidature
I soggetti ammessi alla selezione (di seguito, le “Società Offerenti” o i “Candidati” e, singolarmente, la “Società Offerente” e il “Candidato”) devono:
(i) avere sede legale nell’Unione Europea e una sede operativa in Italia, al fine di svolgere in Italia le operazioni relative ai Servizi di gestione amministrativa del Fondo;
(ii) avere maturato esperienza nell’ambito della gestione amministrativa in favore di gestori di fondi pensione ad adesione collettiva, ed in particolare aver svolto attività di gestore amministrativo nell’ultimo triennio, con un fatturato pari ad almeno Euro 2 milioni su base triennale;
(iii) essere operativi all’atto di partecipazione alla gara nello svolgimento dei Servizi di gestione amministrativa, come descritti nella presente Sollecitazione di Offerta e analiticamente indicati nell’Allegato 1 – Capitolato tecnico per la prestazione dei Servizi di gestione amministrativa (di seguito, “Capitolato Tecnico”).
Resta inteso che:
(i) a pena di esclusione dalla selezione di cui alla presente Sollecitazione di Offerta, i Candidati devono poter fornire tutti i Servizi di gestione amministrativa come dettagliati nel Capitolato Tecnico (sub allegato 1 alla presente Sollecitazione di Offerta);
(ii) non è consentito ai Candidati l’esternalizzazione dei Servizi di gestione amministrativa, salvo quanto espressamente previsto nel Capitolato Tecnico;
(iii) è consentito il raggruppamento temporaneo di imprese (di seguito, anche “RTI”) per la prestazione di alcuni dei servizi esplicitamente indicati nel Capitolato Tecnico, purché le imprese facenti parte di tale RTI abbiano sede legale nell’Unione Europea. Qualora tale RTI non fosse ancora costituito al momento dell’adesione alla presente Sollecitazione di Offerta, resta in ogni caso inteso che i Candidati devono indicare le imprese potenzialmente coinvolte e la suddivisione tra loro dei servizi forniti. Qualora le offerte di tali Candidati fossero prese in considerazione dal Fondo, l’eventuale accordo di fornitura dei servizi dovrebbe essere sottoscritto da tutte le imprese riunite.
Le candidature devono essere accompagnate da un’offerta relativa alle modalità tecniche di erogazione dei Servizi di gestione amministrativa (di seguito, l’“Offerta Tecnica”). Nel dettaglio, l’Offerta Tecnica è costituita dal “Questionario servizio Cometa” accluso alla presente Sollecitazione di Offerta (sub allegato 2), da compilarsi integralmente in ogni sua parte (di seguito, il “Questionario”).
Nell’ambito del Questionario, il Candidato è tenuto in primo luogo a fornire le informazioni significative relative alla propria attività. In particolare:
(i) governance e modello organizzativo;
(ii) esperienza acquisita come gestore di servizi amministrativi e redditività annua;
(iii) posizionamento sul mercato di riferimento.
In secondo luogo, il Candidato è tenuto a descrivere i processi relativi alla sicurezza informatica e alle procedure di disaster recovery ed a fornire osservazioni specifiche rispetto alle modalità di erogazione dei Servizi di gestione amministrativa. Per ciascuna voce del Questionario, è richiesta una descrizione dettagliata del processo ad essa afferente.
Eventuali informazioni o chiarimenti in merito alla compilazione del Questionario devono essere chiesti unicamente via e-mail all’indirizzo xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xx secondo le tempistiche meglio precisate al paragrafo 3.
Le risposte al Questionario devono essere tassativamente fornite secondo la sequenza delle domande di cui al Questionario stesso. Le metodologie da utilizzare ai fini dell’esposizione dei dati di natura quantitativa richiesti dal Questionario sono indicate esplicitamente all’interno dello stesso.
Le candidature devono essere accompagnate, altresì, da un’offerta economica che deve essere trasmessa in busta chiusa separata, secondo le modalità descritte nel paragrafo 3 (di seguito, l’“Offerta Economica”). Il Fondo si riserva altresì di richiedere alla società aggiudicataria di indicare, per alcune specifiche attività, il prezzo unitario relativo da applicare a tali servizi. Al riguardo saranno concordate, in fase di negoziazione della Convenzione (come di seguito definita), opportune clausole contrattuali che consentano di scorporare alcuni dei Servizi di gestione amministrativa che potranno essere oggetto di successiva reinternalizzazione da parte del Fondo. In tal caso, dovranno essere altresì previsti meccanismi di riparametrazione delle complessive condizioni economiche.
Eventuali servizi diversi da quelli previsti nel Capitolato Tecnico (sub Allegato 1), che dovessero essere offerti al Fondo, dovranno essere oggetto di apposita quotazione da presentare tramite un’offerta di natura economica diversa e separata dall’Offerta Economica di cui alla presente Sollecitazione di Offerta.
Ai sensi del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito, “X.Xxx. 196/2003”), ai fini del trattamento dei dati personali deve essere prestato consenso scritto secondo le modalità descritte nel paragrafo 3. Il Questionario, compilato integralmente, deve essere accompagnato da (i) una dichiarazione in merito all’esposizione vera ed esaustiva dei dati e (ii) una autocertificazione attestante il possesso di tutti i requisiti di legge. Entrambe le dichiarazioni devono essere sottoscritte dal legale rappresentante della Società Offerente.
I dati personali della Società Offerente saranno trattati in conformità alle disposizioni del D.Lgs. 196/2003. In particolare, tali dati saranno trattati esclusivamente ai fini della partecipazione alla selezione delle offerte di cui alla presente Sollecitazione di Offerta e non verranno comunicati né diffusi a terzi. Il titolare del trattamento dei dati è il Fondo Cometa, nei confronti del quale l’interessato potrà far valere i diritti previsti dall’articolo 7, D.Lgs. 196/2003.
Resta inteso che le candidature devono essere presentate nei termini e con le modalità indicate nel successivo paragrafo e che il Consiglio di Amministrazione del Fondo si riserva di richiedere alle Società Offerenti, a proprio insindacabile giudizio, eventuali integrazioni della documentazione trasmessa.
3. Modalità di presentazione dell’offerta
L’Offerta Tecnica e l’Offerta Economica devono essere compilate in ciascuna loro parte e devono pervenire al Fondo, entro e non oltre le ore 12:00 del 10 aprile 2017.
Non si terrà conto dei documenti pervenuti dopo il termine di presentazione anche se spediti prima del termine medesimo. In tal caso i documenti saranno considerati come non consegnati. In caso di consegna del plico tramite corriere, fa fede il timbro di ricezione apposto da Cometa.
La consegna dei documenti è da considerarsi ad esclusivo rischio del Candidato. Resta, pertanto, esclusa ogni responsabilità del Fondo, per qualunque motivo, nel caso in cui i documenti non pervengano entro il termine perentorio di scadenza previsto all’indirizzo di destinazione, rappresentato nella presente Sollecitazione di Offerta. A nessun titolo il Fondo potrà essere chiamato a rispondere del ritardo di spedizione e/o della dispersione dei documenti, prima della ricezione degli stessi.
I documenti, come di seguito dettagliati, devono essere trasmessi secondo le modalità di seguito illustrate.
3.1 Offerta Tecnica
L’Offerta Tecnica deve essere trasmessa a mezzo posta elettronica certificata (PEC), all’indirizzo pec xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xx e deve essere costituita, a pena di esclusione, dal Questionario, compilato in ogni sua parte, utilizzando, senza apportare alterazioni, il documento fornito dal Fondo nonché eventuali allegati al Questionario.
Il Questionario di cui all’Offerta Tecnica, a pena di esclusione, deve:
(i) essere compilato in lingua italiana seguendo le istruzioni ad esso allegate;
(ii) essere siglato in ogni pagina e sottoscritto dal legale rappresentante della Società Offerente;
(iii) essere fornito in formato elettronico non modificabile (.pdf), con eventuali allegati in un ulteriore file in formato excel (.xls o .xlsx).
Resta inteso che ogni ulteriore informazione dovesse rendersi necessaria, rispetto a quanto richiesto nel Questionario, deve essere trasmessa a parte tramite un apposito file word. Tale documento deve:
(i) essere denominato “Nome del Candidato – Annotazioni al Questionario”;
(ii) contenere l’indicazione del numero della risposta a cui la nota illustrativa si riferisce e il testo della nota stessa.
L’Offerta Tecnica deve essere corredata dalla seguente documentazione:
(i) una autocertificazione sottoscritta dal legale rappresentante della Società Offerente attestante il possesso dei requisiti di legge e di ammissione, come specificati nella presente Sollecitazione di Offerta, nonché l’intendimento a partecipare alla selezione (di seguito, la “Documentazione Amministrativa”);
(ii) una dichiarazione attestante la veridicità ed esaustività dei dati esposti, sottoscritta dal legale rappresentante della Società Offerente;
(iii) la dichiarazione attestante il consenso al trattamento dei dati personali.
L’Offerta Tecnica e la Documentazione Amministrativa devono essere forniti in formato elettronico.
L’Offerta Tecnica, a pena di esclusione, non deve presentare elementi tali da fornire indicazioni in merito all’Offerta Economica del Candidato.
3.2 Offerta Economica
L’Offerta Economica deve essere trasmessa in formato cartaceo in busta chiusa, presso la sede legale del Fondo: Xxx Xxxxxx Xxxxxx, 00, 00000 Xxxxxx.
L’Offerta Economica deve essere contenuta, a pena di esclusione, in un plico chiuso e sigillato, con timbro della Società Offerente e firma del legale rappresentante o procuratore della Società sui lembi. Tale plico deve recare all’esterno: i) i dati identificativi della Società Offerente in qualità di mittente (ragione sociale, indirizzo, telefono, pec, e-mail), ii) i dati del Fondo Cometa in qualità di destinatario; iii) la dicitura “NON APRIRE – PROCEDURA PER LA SELEZIONE DEL GESTORE AMMINISTRATIVO DEL FONDO COMETA - OFFERTA ECONOMICA PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO DI SERVICE AMMINISTRATIVO”.
L’ Offerta Economica deve:
(i) essere redatta a pena di esclusione in lingua italiana;
(ii) essere siglata in ogni pagina;
(iii) sottoscritta dal legale rappresentante della Società Offerente;
(iv) essere omnicomprensiva ed espressa, in cifre e in lettere, ed eventuali adeguamenti del prezzo devono essere esplicitati indicando tempi e modalità.
L’Offerta Economica deve essere mantenuta ferma per 180 (centottanta) giorni dalla scadenza del termine di presentazione dell’Offerta Tecnica e dell’Offerta Economica e comunque almeno fino al perfezionamento della convenzione per la fornitura dei Servizi di gestione amministrativi (di seguito, la “Convenzione”). Non sono ammesse offerte condizionate.
4. Modalità di valutazione delle candidature
Dopo aver esaminato la correttezza e la completezza delle offerte pervenute, Xxxxxx procederà a:
(i) valutare il Questionario ricevuto da ciascuna Società Offerente;
(ii) selezionare le candidature, procedendo anche ad incontri diretti volti ad acquisire ulteriori elementi e chiarimenti e che potranno svolgersi altresì nei luoghi di svolgimento del servizio offerto.
Il processo di selezione avverrà attraverso la valutazione dell’Offerta Tecnica con relativa predisposizione di una graduatoria dei Candidati sulla base delle sole specifiche tecniche. Successivamente la selezione sarà completata con la valutazione dell’Offerta Economica.
Tramite specifica delibera il Consiglio di Amministrazione del Fondo Cometa individuerà a suo insindacabile giudizio il soggetto aggiudicatario.
Il procedimento di selezione e, pertanto, la redazione della graduatoria si riterranno conclusi unicamente a seguito della definizione delle condizioni economiche e solo all’atto della sottoscrizione della
Convenzione da parte del soggetto aggiudicatario, che deve rispettare gli impegni assunti in fase di selezione rispetto alle caratteristiche dei servizi.
5. Stipulazione della Convenzione
La Convenzione sarà disciplinata dalla legge italiana. Al soggetto aggiudicatario sarà affidata la prestazione dei Servizi di gestione amministrativa del Fondo per un periodo di 5 anni con possibilità di rinnovo espresso.
La Convenzione prevedrà, altresì:
(i) le clausole di risoluzione della stessa;
(ii) le clausole di recesso esercitabili dal Fondo che proseguirà l’attività fino alla definizione del nuovo accordo relativo ai Servizi di gestione amministrativa;
(iii) la modalità di misurazione dei livelli di servizio nonché il livello minimo garantito dal fornitore relativo ai Servizi di gestione amministrativa.
In caso di rinuncia all’incarico da parte del soggetto aggiudicatario o in caso di recesso del Fondo dalla Convenzione, il Consiglio di Amministrazione del Fondo si riserva di considerare nuovamente le migliori candidature precedentemente escluse.
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Resta inteso che la presente Sollecitazione di Offerta costituisce invito ad offrire e non costituisce offerta al pubblico come disciplinata dall’articolo 1336 codice civile.
La presente Sollecitazione di Offerta e la ricezione delle eventuali Offerta Tecnica ed Offerta Economica non comportano per il Fondo alcun obbligo o impegno ad affidare i Servizi di gestione amministrativa ad eventuali Società Offerenti, né comportano per queste ultime alcun diritto a qualsiasi titolo. Il Fondo Cometa si riserva in ogni momento di sospendere o interrompere il procedimento di gara e/o l’assegnazione, senza che i Candidati stessi possano avanzare nei confronti del Fondo alcuna pretesa.
Milano, 08 marzo 2017
Il Legale Rappresentante
Allegato 1
Capitolato tecnico per la prestazione dei Servizi di gestione amministrativa
Premessa
I Servizi di gestione amministrativa richiesti e definiti nella presente Sollecitazione di Offerta consistono nell’erogazione delle attività di seguito descritte.
Aree di attività dei Servizi di gestione amministrativa richiesti
1. Modello Operativo - Area amministrazione aderenti
I Servizi relativi all’area amministrazione aderenti sono riferiti all’attività di gestione e amministrazione delle posizioni individuali inerenti all’erogazione del ciclo previdenziale. Nel dettaglio:
1.1. Gestione anagrafiche
Nell’ambito dei servizi relativi alla gestione dell’anagrafica, con esclusivo riferimento all’attività di caricamento delle schede di adesione e relativo data entry, è ammessa la possibilità di ricorrere alla sub-esternalizzazione.
1.2. Gestione contribuzione
1.3. Gestione riscatti
1.4. Gestione erogazioni
1.5. Gestione trasferimenti
1.6. Reporting e altri servizi
2. Modello Operativo - Area Gestione Finanziaria e Contabilità Fondo
I Servizi relativi all’area amministrazione Fondo comprendono la gestione amministrativa del ciclo attivo e passivo, servizi web personalizzati, amministrazione titoli e tenuta della contabilità, supporti alla funzione legal & compliance. Nel dettaglio:
2.1. Tenuta della contabilità
2.2. Valorizzazione mensile
2.3. Area Finanza
2.4. Reporting e altri servizi
3. Piattaforma Tecnologica e Call Center – Contact Center
I Servizi relativi all’area Piattaforma Tecnologica e Call Center – Contact Center sono riferiti (i) alle modalità con cui il servizio di area riservata del portale web deve essere svolto nonché (ii) con particolare riferimento al servizio di Call Center, alle tempistiche e alla gestione dei flussi d’informazioni.
3.1. Area riservata
3.2. Call Center – Contact Center
I servizi relativi alla gestione del Call Center – Contact Center di primo livello possono essere svolti tramite RTI, secondo le modalità disciplinate nella Sollecitazione di Offerta.
4. Servizi aggiuntivi
I Servizi aggiuntivi sono relativi alla gestione della piattaforma tecnologica del Fondo, ed in particolare alla gestione del portale area riservata del sito internet del Fondo tramite l’elaborazione dell’interfaccia web e delle funzionalità disponibili per gli iscritti, le aziende e il Fondo. Devono essere descritti altresì ulteriori servizi aggiuntivi relativi al comparto informatico, e nel dettaglio:
4.1. Servizi IT aggiuntivi
4.2. Servizi aggiuntivi eventualmente in outsourcing