Convenzione-quadro tra il Comune di Palermo e l’Ente fruitore
Convenzione-quadro tra il Comune di Palermo e l’Ente fruitore
per la consultazione mediata e monitorata dei dati anagrafici
L’anno , il giorno del mese di , in Palermo,
presso il Comune di Palermo, Ente erogatore della banca dati anagrafici comunale, rappresentato dal Dirigente pro-tempore del Servizio Anagrafe
e
l’Ente fruitore in seguito denominato
con sede in
Rappresentato da
nella qualità di
Vista l’istanza n. del pervenuta in data con la quale l’Ente fruitore ha chiesto di aderire alla convenzione-quadro che consente la consultazione mediata e monitorata alla banca dati anagrafica, ritenuta dall’Ente richiedente essenziale per lo svolgimento dei seguenti compiti istituzionali:
(specificando gli adempimenti normativi, le finalità istituzionali perseguite e i motivi che titolano l’Ente all’accesso dei dati);
Ritenuta accoglibile l’istanza suddetta in considerazione delle motivazioni di pubblica utilità rappresentate;
Vista la Delibera di G.C. n. del con cui è stato approvato lo schema tipo della Convenzione-Quadro, redatto, si certifica, in conformità alle Linee Guida predisposte dall’Agenzia per l’Italia Digitale giugno 2013 V.2.0 (prima DigitPA), per la fruibilità telematica della banca dati anagrafica del Comune di Palermo da parte delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi richiedenti per l’adempimento dei propri compiti istituzionali ovvero per il controllo sulle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atto di notorietà di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. n.445/2000;
Premesso che il Comune di Palermo è impegnato nel processo di modernizzazione e digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni promuovendone la sburocratizzazione, la circolarità e l’interoperabilità tra le stesse, in modo tale da addivenire ad una graduale transizione verso l’erogazione di procedure per l’accesso on-line e per la fruibilità dei servizi connessi e per conseguire, in un quadro preciso di garanzie per la tutela dei dati stessi, obiettivi di semplificazione
e snellimento delle attività con contenimento e riduzione di tempi, spese ed uso di risorse umane e materiali,
Viste
La Legge 24/12/1954 n.1228 che regola la tenuta dell’Anagrafe della popolazione residente e il
D.P.R. 30/05/1989 n.223 – Nuovo Regolamento Anagrafico;
il D.P.R. 28/12/2000 n.445 T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa e successive modifiche ed integrazioni, ed in particolare il disposto degli artt. 43,46 e 47 dello stesso;
Il x.x.xx N. 30/06/2003 n.196;
il Regolamento UE 679/2016 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE;
la legge 25 ottobre 2017, n. 163 (art.13), recante la delega per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del GDPR (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE;
Visto il Decreto Legislativo 30/12/2010, recante modifiche ed integrazioni al D.Lgs. 07 marzo 2005 n.82- Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), con il quale è stata data particolare attenzione ai dati delle Pubbliche Amministrazioni, ai fini della condivisione e della fruibilità degli stessi, fermo restando il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali;
Visti gli artt. 50 e 52 (capo V) del predetto CAD, che pongono l’attenzione sulla disponibilità dei dati delle pubbliche amministrazioni e le modalità da seguire per rendere tali dati fruibili a tutte le amministrazioni interessate, specificano che le modalità di accesso e fruibilità di tali dati siano disciplinate mediante “Convenzioni-Quadro” (così definite dall’art.35, comma 3b. del D.Lgs. 14 marzo 2013 n.33- in attuazione delle disposizioni in materia di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni di cui al sopracitato decreto) predisposte, dalle Amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica, sulla base delle linee guida redatte dall’agenzia per l’Italia Digitale (prima DigitPA);
Vista la Determinazione AgID n. 219/2017 “Approvazione e pubblicazione delle “Linee guida per transitare al nuovo modello di interoperabilità”;
Dando atto che le premesse sono parte integrante e sostanziale del presente atto, si conviene e si stipula la seguente “Convenzione-Quadro” finalizzata a consentire la consultazione per via telematica delle informazioni anagrafiche in possesso del Comune di Palermo, in forma mediata, protetta e monitorata
si conviene e si stipula quanto segue:
Art .1 Premesse
Le premesse di cui sopra sono parte integrante e sostanziale della presente Convenzione-quadro.
Il presente accordo stabilisce i diritti e gli obblighi del Comune di Palermo e dell’Ente Fruitore
in relazione alle operazioni di trattamento operate congiuntamente. Il presente accordo si applica a tutte le attività in cui i dipendenti delle parti o i responsabili del trattamento da esse designati trattano dati personali per conto dei titolari.
Art. 2 Oggetto
Con la presente convenzione-quadro, le parti intendono avviare, in ambito di piena
collaborazione, al fine di attuare il progetto di accesso ai dati della popolazione residente nel Comune di Palermo per ricerche correlate all’attività istituzionale dell’Ente fruitore………………………….., nonché per il controllo sulle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atto di notorietà di cui agli artt.46 e 47 del DPR n.445/2000, secondo le modalità e nei limiti specificati nei successivi articoli, nel rispetto del principio di pubblica utilità.
Art. 3 Finalità
La Convenzione-quadro trova fondamento nell’ambito della progettualità avviata per la modernizzazione e digitalizzazione di questo Comune, in coerenza con le recenti disposizioni sull’innovazione tecnologica e sulla sburocratizzazione dei processi tesi al miglioramento dei servizi, al contenimento dei costi e alla semplificazione nell’utilizzo delle procedure operative offrendo la possibilità di visura dei dati anagrafici con le seguenti caratteristiche e finalità:
• esonerare l’Ente fruitore dalla necessità di accedere direttamente agli uffici per
l’acquisizione dei dati anagrafici e delle certificazioni necessarie allo svolgimento delle proprie attività istituzionali;
• consentire di verificare on-line le posizioni anagrafiche dei singoli cittadini, acquisendo in tempo reale i dati necessari allo svolgimento della propria attività istituzionale, con la consultazione in modalità mediata e monitorata dei dati anagrafici, per quel che riguarda la residenza e lo stato di famiglia del cittadino;
• ridurre l’attività di supporto dei servizi demografici per gli uffici deputatiall’attività di ricerca anagrafica e certificazione.
Art. 4 Attuazione e modalità operative accesso on line ai dati della popolazione residente da parte di soggetti esterni
Con la sottoscrizione della Convenzione-Quadro, il Comune-Ente erogatore, come sopra rappresentato, autorizza, per l’espletamento dell’attività sopra specificata, l’accesso in modalità mediata e monitorata all’archivio anagrafico informatizzato, per la consultazione delle sole informazioni necessarie ed indispensabili per lo svolgimento della predetta attività dell’Ente fruitore, contenute nella banca dati anagrafica stessa, osservando le misure di sicurezza ed i vincoli di riservatezza previsti dal Regolamento UE 679/2016 e del “Codice della Privacy”.
L’accesso, tramite apposito programma, di interfacciamento Web, con interrogazione sui dati, è descritto nell’allegato tecnico alla presente Convenzione-quadro, che ne è parte integrante, il cui contenuto è stato predisposto con la collaborazione di XXXXX S.p.A., quale affidataria dello sviluppo e conduzione tecnica del Sistema Informativo Telematico Comunale (SITEC) a garanzia della conformità alle norme e linee guida sopra citate sotto il profilo tecnico- informatico e di sicurezza dei dati.
I dati anagrafici acquisiti per via telematica potranno essere utilizzati in altre operazioni del trattamento, in termini compatibili con gli scopi per cui sono stati acquisiti in origine, rispettando sempre il principio di pertinenza e non eccedenza dei dati raccolti.
Art. 5 Modalità di accesso e tutela della sicurezza dei dati
L’Ente fruitore si impegna ad escludere dall’accesso ai dati il personale non abilitato ed a vigilare, effettuando appositi controlli, affinché l’accesso stesso avvenga unicamente per uso di pubblica utilità, per gli esclusivi compiti istituzionali e nell’osservanza dei principi della pertinenza, completezza e non eccedenza, rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti e trattati.
Ciascun autorizzato al trattamento è tenuto al trattamento dei dati unicamente per l’attività cui è preposto e per ragioni connesse al servizio agendo nel rispetto della vigente normativa in tema di protezione e sicurezza dei dati personali.
L’Ente fruitore si riserva la facoltà di variare i nominativi autorizzati all’accesso della
banca dati, previa comunicazione al Comune di Palermo, assicura che le postazioni di lavoro che si collegano con la banca dati comunale siano ubicate in luoghi non accessibili al pubblico e poste sotto la responsabilità dell’utente designato; l’Ente fruitore si impegna, inoltre, a far sì che i propri
utenti mantengano ogni password assegnata segreta, che non la divulghino e che la conservino adottando le necessarie cautele; in caso di smarrimento di una password o di cessazione di un utente dall’incarico, l’Ente fruitore, per il tramite del Responsabile, si impegna a darne immediata notizia al Comune, affinché si provveda alla disabilitazione.
Il Comune di Palermo è legittimato a registrare tutti gli accessi sul proprio sistema informativo memorizzando le posizioni interrogate al fine di effettuare periodici controlli sulla regolarità degli accessi e può procedere alla revoca immediata della presente convenzione qualora non vengano rispettate le condizioni e modalità stabilite oppure entrino in vigore norme, disposizioni regolamentari o direttive incompatibili con quanto previsto nella convenzione stessa.
Le operazioni autorizzate che l’Ente fruitore può compiere, secondo le modalità di ricerca consentite e i livelli di accesso determinati nell’allegato tecnico, sono le interrogazioni ritenute dall’Ente fruitore stesso necessarie, pertinenti e non eccedenti, riguardanti:
profilo 1 | profilo 2 |
cognome nome sesso data di nascita luogo di nascita condizione anagrafica indirizzo circoscrizione codice fiscale | cognome nome sesso data di nascita luogo di nascita condizione anagrafica indirizzo circoscrizione codice fiscale relazione di parentela stato civile cognome e nome coniuge nazionalità data di decesso data di immigrazione/emigrazione /irreperibilità Comune di immigrazione/emigrazione /irreperibilità data variazione domicilio. |
Art.6 Obblighi e divieti
È assolutamente vietata ed esclusa la possibilità di apportare modifiche o alterare i dati presenti nella banca dati dell’Anagrafe Comunale e trattarli per finalità diverse da quelle stabilite dalla presente convenzione.
È fatto assoluto divieto di consentire a terzi la visura di dati particolari di cui all’art. 9 del GDPR. L’Ente fruitore si impegna e garantisce che non si verificheranno divulgazioni, comunicazioni e/o forniture dei dati sopracitati a soggetti terzi, comprese eventuali Società di servizi e/o Privati, anche se vincolati al Soggetto firmatario della convenzione-quadro per attività assunte a titolo contrattuale ed oneroso.
All’Ente fruitore è inoltre esclusa ogni facoltà di estrazione massiva o automatica dei dati, allo scopo di velocizzare l’attività, né duplicare i dati resi disponibili e/o utilizzarli, presso Uffici o Enti esterni.
Art.7 Titolarità della banca dati
Il Comune di Palermo conserva la piena ed esclusiva titolarità delle informazioni contenute nella banca dati anagrafica ed ha l’esclusiva competenza di gestire, definire o modificare i sistemi di elaborazione, ricerca, organizzazione dei dati.
Il Dirigente pro-tempore del Servizio Anagrafe in qualità di Responsabile della Convenzione
designa quale Responsabile dell’attuazione della convenzione il Funzionario amministrativo
e quale Referente, anche per rapporti con SISPI S.p.A., affidatario e gestore del SITEC, per le operazioni di collegamento, di istruzione e di concessioni di credenziali di accesso e per l’accesso alla banca dati anagrafica, nei limiti imposti nella presente convenzione-quadro, il dipendente Istruttore amministrativo .
Il Rappresentante dell’Ente fruitore, Responsabile della Convenzione e quale titolare del trattamento dati oggetto di consultazione consentita dall’Amministrazione Comunale designa, ai fini della presente convenzione-quadro e ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. n.196/2003 il Dipendente/Funzionario _, Responsabile della esecuzione della Convenzione, il quale ha il compito di comunicare per iscritto le generalità dei dipendenti autorizzati del trattamento, ai sensi dell’art. 2-quatedecies del D.Lgs. 196/2003 che dovranno essere abilitati all’accesso del servizio per il conferimento di specifiche credenziali di autenticazione, predisponendo – per l’Ente erogatore- apposito elenco, da allegare alla presente convenzione, con l’indicazione dei livelli di accesso autorizzati ai singoli operatori, che dovrà essere costantemente aggiornato.
Art. 8 Limitazioni e responsabilità
Il Comune di Palermo è sollevato da ogni responsabilità contrattuale ed extra-contrattuale per danni diretti ed indiretti che possano derivare in conseguenza dell’uso dei dati attinti dalla banca dati anagrafica, ovvero per inesattezze o incompletezze dei dati contenuti negli archivi anagrafici, nonché per i danni derivanti da interruzioni tecniche o sospensioni del servizio, ascrivibile a problemi tecnici di connessione ad internet o a problemi di rete, in qualunque forma si manifestino e da qualsiasi causa siano determinati e dalle conseguenti eventuali richieste di risarcimento da parte di terzi, sollevando al riguardo il Comune di Palermo da ogni responsabilità.
Il servizio di accesso alla banca dati anagrafica comunale è servito gratuitamente e non è previsto alcun onere economico.
Il mancato accesso al sistema per una durata temporale superiore a 180 giorni, da parte del singolo autorizzato, comporta la disabilitazione dello stesso; la disattivazione giornaliera al sistema è prevista nei casi di superamento del limite giornaliero di consultazione per operatore, consentito per max 200 consultazioni al giorno.
Ciascuna delle parti garantisce il rispetto delle disposizioni di legge, in particolare la liceità dei trattamenti di dati da essa effettuati. Le parti adottano tutte le misure tecniche e organizzative necessarie affinché i diritti degli interessati, in particolare ai sensi degli articoli 12 a 22 del RGPD, possano essere garantiti in qualsiasi momento entro i termini di legge.
Nell'ambito della loro organizzazione, le parti garantiscono che tutti i collaboratori coinvolti nel trattamento dei dati mantengano la riservatezza dei dati ai sensi degli articoli 28, 29 e 32 del RGPD per tutta la durata del loro rapporto di lavoro e anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, che siano tenuti a rispettare la riservatezza dei dati prima di iniziare il loro rapporto di lavoro e che siano a conoscenza delle disposizioni in materia di protezione dei dati che li riguardano.
Le parti garantiscono in modo indipendente il rispetto di tutti gli obblighi legali esistenti in materia di conservazione dei dati. Essi devono adottare adeguate misure di sicurezza dei dati (art. 32 e segg. RGPD), anche in caso di risoluzione del presente accordo.
L'attuazione, la preimpostazione e il funzionamento dei sistemi sono conformi ai requisiti del GDPR e alle altre norme, in particolare ai principi della protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita, nonché utilizzando misure tecniche e organizzative adeguate e allo stato dell'arte.
Art. 9 Oneri e Durata
La Convenzione-quadro non comporta oneri economici ed ha validità triennale con decorrenza dalla data della sua sottoscrizione.
La validità del presente atto decade di diritto in caso di variazioni previste da norme di legge e/o disposizioni regolamentari successive alla firma del presente atto dipendenti da altri eventi sopravvenuti dell’attività istituzionale dell’Ente fruitore, che comporta la sostanziale modifica dei compiti per i quali è stata concessa la consultazione ai dati anagrafici.
Il Comune di Palermo, inoltre, si riserva la possibilità di recedere in qualsiasi momento dalla presente Convenzione, a suo insindacabile giudizio, qualora si abbia notizia che non siano state
rispettate le condizioni e modalità in esso stabilite oppure entrino in vigore norme o direttive incompatibili con quanto previsto nella convenzione stessa, previa comunicazione inviata per raccomanda A/R o P.E.C. con un preavviso di quindici giorni, anche al fine di una possibile rivisitazione dei termini della stessa.
Fermo restando il diritto di entrambe le parti di recedere dalla presente in qualsiasi momento, in mancanza di alcuna comunicazione scritta in merito, la presente Convenzione si intende automaticamente rinnovata per la stessa durata, fatta salva la possibilità di apportare le modifiche e le variazioni che si rendessero necessarie con apposita comunicazione e accettazione tra le parti.
Art. 10 Contenzioso
Per tutte le controversie direttamente o indirettamente connesse alla presente Convenzione è competente il Foro di Palermo.
Art. 11 Comunicazioni, pubblicazione e allegati
Copia della presente viene trasmessa all’Area Dell’Innovazione Tecnologica, Comunicazione, Sport e Ambiente per la pubblicazione sul sito istituzionale del Comune di Palermo, nella sezione “Amministrazione Trasparente”, come previsto dall’art. 35, comma3, lett.b, D.Lgs n. 33/2013.
E’ inoltre comunicata all’Agenzia per l’Italia Digitale l’avvenuta stipula della presente convenzione per il monitoraggio e per gli eventuali controlli, secondo lo schema previsto nelle citate “Linee guida” (V.2.0 giugno 2013).
Allegati alla convenzione, quali parti integranti della medesima:
Allegato 1: allegato tecnico del sistema di consultazione banca dati anagrafica, predisposto in collaborazione con SISPI S.p.A., quale affidataria dello sviluppo e conduzione tecnica del Sistema Informativo e Telematico Comunale (SITEC)
Allegato 2: elenco del personale, da nominare, da parte dell’Ente fruitore, quale autorizzato del trattamento dati e per il quale si chiede l’abilitazione di accesso al sistema via Web.
Letto, confermato e sottoscritto.
Per il Comune di Palermo Per l’Ente Fruitore
Il Dirigente del Servizio Anagrafe Il Rappresentante dell’Ente