MANUALE UTENTE - 2012

- Installazione ….………………………………………..……………………	p.	4
- Configurazioni principali ….…………………………..……………………	p.	11
- Installare una postazione di rete ……………………..……………………	p.	14
- Installare le Procedure di Servizio ……….…………..……………………	p.	17
INSERIMENTO PRATICHE
- I tasti funzione .……..…….…………………..………..……………………	p.	19
- L’Ambiente di lavoro ………………………..………..……………………	p.	20
- La Pratica Turismo ……….…………………..………..……………………	p.	22
- La Pratica 74ter ………………….……………………..……………………	p.	34
- La Pratica Biglietteria …….………………..…………..……………………	p.	36
- Situazione Pratiche ………………………..…………..……………………	p.	45
- Gli Incassi ………………….…………….……………..……………………	p.	46
- I Rimborsi Turismo ….…….…………………………..……………………	p.	49
- I Rimborsi Biglietteria …….…………….……………..……………………	p.	51
- I pagamenti in Estratto Conto ……….………………..……………………	p.	53

- Lo Scadenziario …….……………………..…………..……………………	p.	54
- L’invio degli SMS …….…………..………..…………..……………………	p.	57
- Il CRM …….……………..………..………..…………..……………………	p.	66
- La redditività …….………………..………..…………..……………………	p.	70

LE STAMPE

- Le Stampe Archivi (Clienti, Fornitori..) p. 72

- Le Stampe riepilogative delle Pratiche ……….….…..…………………… p. 75

CONTABILITA’ E FATTURAZIONE

- Schema regimi dell’Agenzia Viaggi p. 78

- Riepilogo dei documenti dell’Agenzia …………….……………………... p. 79

- La Primanota …………………..........……..……………………………….. p. 81

- Le registrazioni automatiche in Primanota ……………………………….. p. 83

- Esempi di registrazione - gli Acquisti …………………..........…….…… p. 99

- L’autofattura (registrazione manuale) ……………………………………. p. 106

- Collegamento Pratiche – Primanota ……………………..………………. p. 108

- La contabilizzazione delle fatture ……………….…….…………………. p. 110

- Le Fatture Commissioni …………………..…………………………….. p. 113

- I progressivi ….................………………..……………………………….. p. 114

- Le Fee d’Agenzia …………………………………………………….…… p. 117

- I Registri Iva ………………………..…...........…………………………….. p. 118

- La Liquidazione Iva ………………………..……………………………….. p. 120

- Il Libro Giornale ……………………..........……………………………….. p. 124

- La Chiusura e la Riapertura dei conti ………………...………..…….…… p. 125

- Le partite ………………………………………………...………..…….…… p. 129

- I bolli …………………………………………..………...………..…….…… p. 133

UTILITA’

- Le Copie del programma p. 135

- I Trasferimenti …………….…………………………………………………. p. 136

RISOLUZIONE DEI PROBLEMI

- Errori Comuni (ricostruzioni da fare) p. 141

- Problemi di Stampa ……………..............…..………..…………………… p. 142

- Faq – le domande più frequenti ..............…..………..…………………… p. 144

Il presente manuale è solamente uno strumento di supporto per l’utilizzo del programma si declina ogni responsabilità per gli eventuali danni causati dall’errato utilizzo dello stesso.

INSTALLAZIONE DI PEGASO TRAVEL MANAGER IN VERSIONE DEMO

1) Selezionare la voce Installazione di Pegaso travel Manager

Una volta inserito il cd di installazione appare la seguente maschera:

- Selezionare la voce “Installazione di Pegaso Travel Manager”

Se una volta inserito il cd non parte automaticamente potete lanciarlo eseguendo il file default.htm dall’esplora risorse dell’unità cd.

2) Consentire l’nstallazione di Pegaso travel Manager

Una volta lanciato il link all’installazione appare la seguente maschera:

Selezionare “Esegui” per procedere

3) Premere il pulsante Avanti

4) Accettare i termini del contratto di Licenza

Ciccare sulla voce Accetto i termini del contratto di Licenza e premere Avanti

5) Confermare percorso di Installazione

La procedura propone il percorso standard di Pegaso Travel Manager, per proseguire premere

Avanti.

6) Confermare cartella del menu di avvio

La procedura propone la cartella del menu di avvio di windows standard di Pegaso Travel Manager, per proseguire premere Avanti.

7) Icone

La procedura propone la creazione delle icone del programma, per proseguire premere Avanti.

8) Conferma Installazione

Con il pulsante Installa la procedura porta a termine l’installazione

9) Installazione librerie

La procedura chiede la lingua di installazione, cliccare sul pulsante OK.

10) Installazione librerie

Cliccare sul pulsante INSTALL.

9) Completamento Installazione

Per terminare l’installazione premere il pulsante Fine

OPERAZIONI DA COMPIERE AL PRIMO AVVIO

- Lanciare il programma tramite l’icona Pegaso che trovate sul desktop o nella voce di menu

- All’apertura il programma propone la maschera di selezione azienda, confermare e premere tasto OK (o F10)

CONFIGURAZIONE - PRIMI PASSI DOPO L’INSTALLAZIONE

DATI AZIENDA

E’ importante nella fase di avviamento impostare i dati principali dell’azienda nella maschera

“Dati Azienda” (Archivi -> Dati Azienda)

Come si può vedere la prima parte contiene i dati anagrafici e contabili dell’azienda necessari alla procedura. Questi dati sono molto importanti e vanno quindi inseriti con cura in quanto verranno poi riportati sulla stampa dei registri contabili.

La seconda parte contiene i dati anagrafici del titolare e dell’azienda. Il titolare va indicato se l’azienda è intestata a una persona fisica.

Una volta inseriti i dati confermiamo la maschera con F10 o tasto SALVA presente sulla barra strumenti.

MANUTENZIONE UTENTI

Dopo essere entrati nel menù UTILITY/GESTIONE UTENTI/MANUTENZIONE UTENTI ci compare la seguente videata:

Questa maschera permette di gestire il livello di accesso e le password dei banconisti. Premendo il tasto F9 ZOOM è possibile accedere all’archivio degli utenti precaricati. Gli utenti possono essere distinti a seconda del tipo di accesso; possiamo vedere i seguenti utenti:

Prendiamo con l’invio l’utente 1 (System Administrator), possiamo vedere che il suo livello di accesso è supervisore ciò significa che può intervenire liberamente su tutti gli archivi, è operativo al 100%.

Inseriamo ora i nomi dei banconisti che accederanno alla procedura andando a variare quelli precaricati. Premiamo il tasto F3 VARIA e spostandoci con il TAB posizioniamoci sulla descrizione dell’utente (nel nostro caso SYSTEM ADMINISTRATOR). Andiamo quindi a variare questo nome mettendo quello del primo banconista. In questo caso lasciamo invariati i livelli di accesso in modo tale che l’operatore abbia pieno accesso alla procedura. Se non abbiamo altri utenti da inserire possiamo confermare la maschera con il tasto F10 SALVA, altrimenti procediamo allo stesso modo modificando i restanti utenti.

La nostra maschera ora risulterà così completata:

INTESTAZIONE STAMPE GRAFICHE: (Viaggi -> Stampe -> Intestazione Stampe)

Questa procedura permette l’inserimento dell’intestazione dell’agenzia nelle stampe grafiche. E’ possibile inserire l’intestazione su più colonne e più righe adattando per ogni riga un diverso formato (nel nostro esempio vediamo che la ragione sociale è impostata con formato GRASSETTO CENTRATO).

RIGA 1: RAGIONE SOCIALE RIGA 2: INDIRIZZO COMPLETO RIGA 3: TELEFONO E FAX RIGA 4: PARTITA IVA

Una volta inserita tutta l’intestazione confermiamo con il tasto F10 SALVA.

COME INSTALLARE LE POSTAZIONI DI RETE DI PEGASO TRAVEL MANAGER

Per poter installare Pegaso Travel Manager su una postazione di rete è necessario eseguire le seguenti operazioni:

1) CONDIVIDERE LA CARTELLA ‘ADPEGASO’ DEL SERVER

(pc su cui è stato installato Pegaso come postazione principale – ATTENZIONE! Nelle vecchie installazioni del programma la cartellina potrebbe chiamarsi ADTRAVEL)

• Posizionarsi sul pc principale e aprire le ‘RISORSE DEL COMPUTER’ cliccando due volte sull’icona relativa del desktop

• Aprire il disco principale del server (solitamente c:) cliccando due volte sull’apposita icona all’interno della finestra ‘Risorse del Computer’

• Cliccare con il tasto destro del mouse sulla cartella con nome ‘ADPEGASO’ e selezionare la voce ‘Condivisione’

Installazione DLL e OCX

Questa installazione deve essere effettuata in quei computer collegati in rete con il server (P nel quale è stato installato l’intero programma).

• Selezionare ‘Condividi con nome’ assegnando il nome ‘ADPEGASO’;

IL PROCESSO DI CONDIVISIONE A SECONDA DEI SISTEMI OPERATIVI PUO’ AVERE DELLE PICCOLE DIFFERENZE:

WINDOWS 98 = nella maschera di condivisione è necessario selezionare la voce

LETTURA/SCRITTURA

WINDOWS 2000 E WINDOWS XP = è necessario impostare nel pulsante

AUTORIZZAZIONI l’utente EVERYONE con la spunta su CONTROLLO COMPLETO

2) INSTALLARE LE LIBRERIE

• Accedere tramite la rete alla cartella Adpegaso sul server

• Entrare nella cartellina Utility

• Lanciare i file di installazione che trovate nella cartella:

- PDFCREATOR_SETUP

- vfp9sp2rt.EXE

• Al termine dell’installazione si possono chiudere le finestre di Windows e si può procedere con la realizzazione della connessione permanente con la cartella ADPEGASO del server.

3) CONNESSIONE PERMANENTE CON IL SERVER

• Posizionarsi sul pc client (postazione di rete) e aprire le ‘RISORSE DI RETE’ da icona sul desktop

• Cliccare due volte sull’icona corrispondente al Server (apparirà l’elenco di tutti i pc della rete) su cui è stato installata la postazione principale di Pegaso

• Cliccare con il tasto destro del mouse sulla cartella ‘ADPEGASO’ e selezionare la voce

‘Connetti unità di rete’

TASTO DESTRO SULLA CARTELLINA ADPEGASO –> CONNETTI UNITA’ DI RETE

• Selezionare una unità di rete libera (es. ‘F:’), segnare il campo ‘Riconnetti all’avvio’ (in modo tale che ogni volta che viene riacceso il PC venga ripristinata automaticamente la

connessione), e confermare con FINE.

4) CREARE COLLEGAMENTO SUL DESKTOP

Come realizzare il collegamento a Pegaso Travel Manager sul Desktop di Windows

• Posizionarsi sul pc client (postazione di rete) e entrare in Risorse del Computer

• Cliccare con il tasto destro su l’unità di rete precedentemente creata (nel nostro caso) Adpegaso su Server (F:)

• Selezionare la voce Crea Collegamento

• Apparirà il messaggio in figura dove bisogna selezionare SI

• Troveremo ora una icona nuova sul desktop (nel nostro caso Collegamento a Adpegaso su Server)

• Selezionare l’icona e cliccare con il tasto destro sulla voce Proprietà

• Compilare la maschera come in figura

F:\BIN\adfwin32.exe

CON IL TASTO DESTRO SULL’ICONA CREATA SUL DESKTOP E LA VOCE RINOMINA SI PUO’ DARE IL NOME PREFERITO ALL’ICONA CREATA

(ad esempio PEGASO, ADHOC PEGASO, ecc.)

COME INSTALLARE LE PROCEDURE DI SERVIZIO

Le Procedure di Servizio sono una procedura esterna al programma che consente di modificare e rettificare informazioni precedentemente confermate in modalità definitiva.

Se non avete già sul desktop l’icona delle Procedure di Servizio (PDS) è necessario crearla. Vi indichiamo di seguito la procedura da seguire:

1) Fare tasto destro sull’icona di Pegaso Travel Manager sul desktop (quella usata comunemente per entrare nel programma)

2) Selezionare la voce COPIA

3) Posizionarsi con il cursore in una parte vuota dello schermo (desktop) e cliccare tasto destro

4) Selezionare la voce INCOLLA

5) Fare tasto destro sull’icona creata con la copia (solitamente avrà come nome Copia di Pegaso ecc.)

6) Selezionare la voce PROPRIETA’

7) Modificare la maschera PROPRIETA’ come da figura:

POSIZIONARSI NEL CAMPO DESTINAZIONE E ALLA FINE DEL PERCORSO INSERITO

AGGIUNGERE LA SCRITTA: “PROCEDURE DI SERVIZIO”

L’icona a questo punto sarà collegata direttamente alle Procedure di Servizio, per una maggiore chiarezza si consiglia di rinominare l’icona (Tasto destro – Rinomina) con un nome più adeguato come ad esempio PDS.

TASTI FUNZIONE DI PEGASO TRAVEL MANAGER

CARICA

Caricamento di un nuovo elemento (ad es. una nuova pratica)

RICERCA (ZOOM)

Accesso all’archivio di ricerca degli elementi già caricati (doppio F9: accesso alla maschera di inserimento di un nuovo elemento)

VARIA

Modifica di un elemento già inserito

CANCELLA

Eliminazione di un elemento inserito

CANCELLAZIONE RIGA PRATICA

Eliminazione di una riga della pratica turismo o biglietteria

STAMPA

Accesso al menu di stampa della pratica

RECORD PRECEDENTE

Permette di scorrere all’indietro gli elementi salvati

RECORD SUCCESSIVO

Permette di scorrere in avanti gli elementi salvati

L’AMBIENTE DI LAVORO

Pegaso Veja si presenta con una veste grafica rinnovata che va incontro alle esigenze di un’area di lavoro di più chiara lettura per l’utente. Il nuovo layout presenta maschere ingrandite, pulsanti più visibili, una nuova toolbar e alcuni features interessanti, come la gestione dello sfondo personalizzato.

I Pulsanti

I pulsanti sulla toolbar del programma contengono le funzioni principali che vengono richiamate anche dai tasti funzione visti precedentemente. La nuova veste dei pulsanti consente di avere sott’occhio in maniera chiara tutte le possibilità date all’utente.

Ricerca rapida

Sulla toolbar è presente un box di ricerca rapida che consente di visualizzare in modalità interattiva le schede dei clienti e dei fornitori. Il box consente inoltre di lanciare rapidamente le principali maschere del programma.

E’ sufficiente cominciare a scrivere nel box di ricerca e il programma proporrà tutti i soggetti che soddisfano la ricerca che siano clienti, fornitori o maschere del programma. Con un invio sulla voce selezionata il programma aprirà la maschera relativa.

I pulsanti M,C e F consentono di scegliere cosa visualizzare nel box interattivo di ricerca (C corrisponde a Clienti, F a Fornitori e M a Maschere del programma).

Il box informativo

Sulla toolbar è presente un box informativo che riporta in ogni momento le informazioni principali per l’utente che sta utilizzando il programma. Nello specifico consente all’utente di conoscere in tempo reale la data di sistema, l’anno di esercizio contabile, l’azienda in cui si sta lavorando e il codice utente con cui si è entrati.

Il menù personalizzato MyMenu

Sulla toolbar si trova un pulsante denominato MyMenu che consente di creare per ogni utente dei pulsanti personalizzati per richiamare in velocità le procedure più utilizzate.

Come creare un nuovo pulsante di MyMenu:

1)Entrare nella procedura di cui vuole creare il pulsante (Ad. Es. Viaggi-Turismo) 2)Fare click con il tasto destro sul pulsante MyMenu e selezionare la voce Aggiungi

A questo punto la barra del MyMenu conterrà il pulsante Turismo

Lo sfondo personalizzato

E’ possibile gestire in modalità personalizzata anche lo sfondo dell’applicazione. E’ sufficiente entrare nella voce Utility – Utenti – Gestione Utenti – Manutenzione Utenti.

Nella scheda di Manutenzione utenti troviamo la scheda Sfondo da dove è possibile scegliere quale sfondo inserire. L’utente ha a disposizioni le seguenti scelte:

Nessuno sfondo: lo sfondo apparirà bianco

Sfondo di default: verrà caricato lo sfondo standard dell’applicazione

Sfondo personale: verrà caricato lo sfondo inserito nel percorso immagine personalizzata modificabile tramite il pulsante Seleziona.

LA PRATICA TURISMO

Cliccando con il mouse sul menù Viaggi -> Turismo, compare la maschera “Gestione Turismo/Interroga”. Da qui è possibile fare le seguenti operazioni:

- Caricare una nuova pratica (F4)

- Visualizzare le pratiche già caricate attraverso la funzione di Zoom (F9)

- Modificarle (F3)

- Cancellarle (F5)

CARICARE UNA NUOVA PRATICA

Procediamo cliccando sul tasto Carica (F4) e andiamo ad inserire i dati richiesti spostandoci con il TAB (il tasto di tabulazione che si trova a fianco alla lettera Q).

(Usa il tasto Tab per muoverti nei campi della pratica)

Nell’inserimento vengono richieste le seguenti informazioni:

INTESTAZIONE PRATICA

Anno Pratica

Anno di competenza della pratica. La procedura propone in automatico l’anno relativo all’esercizio in corso che può essere variato dall’operatore.

Alfa Pratica

Serie alfanumerica di due caratteri, utilizzabile se si vogliono organizzare le pratiche di biglietteria secondo numerazioni separate. In particolare questo campo è utilizzato dalle agenzie multifiliale per distinguere la numerazione delle pratiche emesse dalle diverse filiali.

Il campo può essere lasciato vuoto se si utilizza un unica numerazione.

Numero Pratica

La procedura propone in automatico il primo numero progressivo libero. L’operatore può variarlo però si consiglia di fare questa operazione con attenzione. (la numerazione pratiche è comunque una numerazione interna senza nessun valore fiscale)

Data Pratica

Data di apertura della pratica. Il programma propone la data di sistema, ma può essere variata dall’operatore.

Filiale

Identifica il codice dell’eventuale filiale. Se attivo viene proposto il cod. filiale inserito nel campo “Cod. Filiale” nella tabella “Parametri Comuni”. Nel nostro caso lo lasceremo vuoto.

Alcuni dei campi visti finora sono proposti in automatico dalla procedura ma modificabili dal banconista.

TIPOLOGIA PRATICA

Preventivo

Questo check può essere attivato nel caso in cui si voglia fare un preventivo a cliente o nel caso in cui si stia attendendo una qualsiasi informazione per confermare la pratica ai fini contabili. Quando il flag è vistato, la pratica è registrata ma non contabilizzata in primanota.

“In Estratto Conto”

Se il flag è attivato permette di rendicontare la pratica ad estratto conto. Questa opzione può essere utile nel caso in cui il cliente richieda un documento per giustificare la spesa; oppure come documento riepilogativo da consegnare periodicamente a quei clienti che fanno più viaggi nell’arco dell’anno.

TIPO PRATICA (Regime)

E’ un’opzione molto importante che condiziona il percorso successivo della pratica; in fase di inserimento occorre definire se si tratta di una pratica di intermediazione, 74 ter o singoli servizi. La diversa tipologia influenzerà la modalità di registrazione contabile della pratica e i diversi documenti di incasso che la procedura consentirà di emettere.

Per chiarimenti sui diversi tipi pratica si rimanda al paragrafo del manuale sullo schema regimi.

DATI CONTRAENTE

Per gestire il cliente all’interno della pratica ci sono 2 modalità:

- CLIENTE CODIFICATO (consigliato)

- CLIENTE LIBERO

CLIENTE CODIFICATO (il cliente viene inserito tramite codice univoco, rimane registrato negli archivi dell’agenzia ed è richiamabile dalle altre pratiche)

Per inserire un nuovo cliente codificato (non esistente negli archivi dell’azienda) bisogna premere il pulsante Nuovo Cliente: si aprirà la maschera dell’anagrafica Clienti/Carica.

Compilare i campi (quelli segnati in rosso nell’immagine sono obbligatori) e premere F10 (Salva).

Una volta salvato il cliente premendo il tasto ESC 2 volte si torna alla pratica.

In alternativa è possibile utilizzare il metodo Zoom su Zoom: posizionarsi sul campo “Codice Cliente”, premere F9 per far apparire lo Zoom, premere ulteriormente F9 per far apparire l’anagrafica Clienti/Interroga ed F4 (Nuovo) per Clienti/Carica. Da qui procedere come indicato per l’inserimento da bottone.

Per ricercare un cliente codificato già inserito nella pratica premere il pulsante Cerca Cliente: si visualizzerà l’elenco dei clienti precedentemente inseriti. Premendo INVIO il cliente selezionato sarà inserito nella pratica.

CLIENTE LIBERO (il cliente viene inserito nella pratica ma non rimane registrato negli archivi e non è richiamabile da altre pratiche)

Il nome del cliente è modificabile direttamente dalla pratica; cliccando sul pulsante Cliente Libero è possibile inserire anche i dati anagrafici. I dati vengono memorizzati solo all’interno della singola pratica, perciò è possibile reperirli solo da lì.

Pagamento

Viene proposto quello inserito nell’anagrafica del cliente (se presente), altrimenti è possibile accedere alla lista pagamenti premendo il tasto F9 (Zoom) e scegliere il tipo di pagamento effettuato dal cliente.

Gruppo

E’ un campo facoltativo e indica se il cliente fa parte di un determinato gruppo (Es. Istituti Scolastici, Xxxxxxx ecc…); è possibile comunque lasciarlo vuoto e procedere.

DATI VIAGGIO

Cod. T.O.

Viene richiesto il codice del Tour Operator che ha organizzato il viaggio. Facendo F9 è possibile riprendere uno di quelli già pre-caricati (il sistema di inserimento e caricamento dei tour operator è Zoom su Zoom, come indicato per il cliente).

Descrizione Viaggio

E’ un campo libero puramente descrittivo e può essere inserito dal banconista a sua discrezione.

Destinazione

La nuova versione di Pegaso implementa una modalità tutta nuova di gestione delle destinazioni nelle pratiche Turismo. Vediamo come funziona:

L’INSERIMENTO IN PRATICA

Sulla pratica Turismo si trova ora un nuovo box di ricerca della destinazione. Per l’utente è sufficiente inserire un testo da ricercare e proseguire con il tasto TAB e il sistema provvede ad effettuare una ricerca in tutte le destinazioni inserite.

Se ad esempio scrivo “FRA” e proseguo con il TAB, il sistema mi proporrà un elenco con tutte le voci contenenti il testo ricercato ordinate per rilevanza (nel caso specifico il programma mi proporrà “Francia”, ma anche “San Xxxxxxxxx”).

Questo sistema di ricerca velocizza di molto l’inserimento dell’informazione e rende più flessibile la gestione minimizzando il rischio di inserire voci doppie.

LA TERRITORIALITA’

La destinazione gestisce anche l’informazione sulla territorialità. Se nell’anagrafica delle destinazioni (Viaggi – Archivi – Turismo - Destinazioni) viene inserita la corretta territorialità della destinazione (CEE o FUORI CEE) il programma provvede a caricarla direttamente sulla pratica Turismo eliminando così il rischio di errori di compilazione.

VIAGGIARE SICURI

Se si inserisce nelle destinazioni la corretta nazione di appartenenza è possibile utilizzare anche il pulsante Viaggiare Sicuri (situato nella maschera Altri Dati). Se la Nazione è inserita con la stessa nomenclatura presente sul sito Viaggiare sicuri sarà possibile visualizzare la scheda informativa del paese con un solo click.

Data di soggiorno

La data di partenza e la data di ritorno sono due campi obbligatori. Automaticamente, la procedura indica il numero di giorni di durata del viaggio/soggiorno e il numero di pernottamenti, calcolati in base alle due date precedenti.

A differenza dei giorni, le notti sono modificabili dall’operatore in considerazione delle eventuali differenze di fuso orario.

ALTRI DATI

Ciccando sul pulsante Altri Dati possiamo inserire i dati aggiuntivi del viaggio in oggetto. Nella maschera è possibile inserire:

Dati Viaggio

Viene richiesta la struttura (Albergo, villaggio, ecc..) e la destinazione ad essa collegata. La procedura propone quella inserita sulla maschera principale.

Documenti Obbligatori

Vengono richiesti eventuali documenti o vaccinazioni obbligatori, nonché polizze assicurative aggiuntive rispetto a quelle previste nel pacchetto proposto.

Riferimenti Tour Operator

Vanno indicati il n. Pratica del T.O., il nome dell’operatore.

Riferimenti Catalogo

E’ possibile specificare il nome del catalogo, l’edizione e il n. di pagina dell’offerta.

Trattamento

Va specificato il tipo di trattamento previsto nel pacchetto viaggio in oggetto (Es. Pensione Completa, Mezza Pensione, Solo Pernottamento, ecc..). Inoltre, sul campo “Trattamento e/o richieste particolari” possono essere inserite delle richieste aggiuntive da parte del cliente non previste nel pacchetto proposto.

Tipo Viaggio

Codice della tipologia da attribuire al viaggio. Questo campo non è obbligatorio ma è molto utile a fini statistici. Le diverse tipologie sono definibili con criteri e secondo necessità dell’agenzia. Premendo F9 si accede all’elenco delle tipologie definite. Premendo nuovamente F9 possono essere inserite/modificate le tipologie in archivio.

Le informazioni inserite in questa maschera appariranno sul contratto da consegnare al cliente

Nella pagina “Note - PN” è possibile inserire delle note interne che non compariranno in nessuna stampa. Tramite i pulsanti P.N. si visualizzano le registrazioni generate dalla pratica.

Confermiamo poi la maschera con F10.

PAX

Cliccando sul pulsante PAX possiamo inserire il numero dei partecipanti. Da qui è inoltre possibile dettagliare il numero di adulti, Child ed Infant, così come può essere indicato quanti Adulti, Child, e Infant siano eventualmente esenti dalla Quota di Partecipazione e/o dalla Quota di Iscrizione. In questa maschera vanno specificati i nomi dei partecipanti e i relativi dati anagrafici. Nessun dato è obbligatorio al di là del nominativo e della data di nascita di eventuali minori (la data ed il n. di telefono vengono riportati sul contratto).

Confermiamo poi la maschera con F10.

CORPO DELLA PRATICA

Servizio

per inserire un servizio, (ad esempio quota di partecipazione), premere il tasto F9; compare la maschera di zoom dove sono presenti i servizi pre-caricati. E’ possibile effettuare la ricerca ordinando l’archivio per codice (tasto F8) o per descrizione (tasto F7). Quando si individua il servizio interessato, selezionarlo e cliccare su OK oppure premere un INVIO.

Descrizione

Riporta la descrizione del servizio ma può essere cambiata dal banconista.

Quantità

La procedura propone il nr. di Pax considerando, nel caso di quota di iscrizione o partecipazione, le eventuali esenzioni specificate nella finestra “Pax”.

Valore unitario

Bisogna indicare l’importo unitario del servizio e spostandoci sempre con il TAB ci troveremo già l’importo complessivo calcolato sulla base del prezzo unitario per la quantità del servizio.

Totale

La procedure propone automaticamente il totale, moltiplicando il valore unitario per la quantità inserita.

Cod. Forn.

In questo campo la procedura proporrà in automatico il Cod. Fornitore inserito precedentemente. Sulla stessa pratica possono coesistere anche servizi acquisiti da fornitori diversi. Con F9 è possibile visualizzare l’elenco dei fornitori, scegliere quello che ci interessa oppure inserirne uno nuovo con la tecnica dello Zoom su Zoom.

Fornitore

Questo campo riporta la descrizione del codice fornitore selezionato (non è modificabile).

In questo campo può essere indicata la percentuale di commissione corrisposta dal fornitore. Nel caso in cui tale commissione sia già stata inserita nell’anagrafica del fornitore (Acquisti – Altri Dati) la procedura caricherà questo valore, che resta però modificabile dall’utente. Nel caso in cui non si conosca la percentuale della commissione, ma il suo valore effettivo, indicarlo nel campo successivo e il valore percentuale sarà calcolato automaticamente.

Comm.

In questo campo viene indicato il valore delle commissioni corrisposte dal fornitore. Se è indicato un valore percentuale, questo campo contiene il valore calcolato; tuttavia è possibile inserire il valore manualmente, con relativo aggiornamento del campo %.

Terr

Questo campo definisce la territorialità del servizio (C=CEE, F=Fuori CEE) ai fini di una corretta fatturazione e registrazione contabile dei servizi stessi. (per chiarire come va compilato questo campo è necessario rifarsi all’argomento del manuale Schema regimi agenzia viaggi)

Cancella Riga

Sotto il corpo della pratica è presente il pulsante Cancella Riga utile per l’eliminazione di una riga dalla pratica: posizionarsi sulla riga da cancellare e premere il pulsante.

Una volta inseriti i dati in modo corretto è necessario cliccare sul tasto SALVA (F10 della tastiera. In questo modo la pratica viene registrata ed è quindi possibile visionarla in ogni momento.

Al momento della conferma viene proposta la maschera “Dati chiusura Turismo\Varia”

Questa finestra riporta il totale della pratica ed il relativo saldo ed è possibile da qui eseguire tutte le operazioni di chiusura della pratica:

- stampa del contratto da consegnare al cliente

- stampa di una pagina contenente diciture personalizzabili

- data scadenza saldo e organizzatore viaggio (T.O. o Agenzia)

- inserimento di note alla conferma del contratto

- conferma agenzia e tour operator

- stampa dell’estratto conto

- registrazione dell’incassi ricevuti dal cliente

- emissione del voucher

RICERCARE UNA PRATICA

Per ricercare una pratica è necessario essere nelle pratiche in modalità Interroga. Cliccando il tasto F9 compare la videata “Sel. Pratiche Turismo/Varia”, che permette di ricercare le pratiche impostando diversi parametri di selezione: dati Pratica (nome passeggero, data viaggio, data pratica, cliente, stato pratica, ecc…..) e dati Viaggio (Tour Operator, destinazione).

Confermando con F10 i parametri impostati, il programma propone una seconda videata nella quale vengono visualizzate le pratiche che soddisfano le condizioni richieste

€ E’ possibile ricercare una pratica anche inserendo il numero della stessa nel campo numero.

MODIFICARE UNA PRATICA SALVATA

Per modificare una pratica già salvata è sufficiente ricercarla in modalità interroga (vedi pagine precedenti) e cliccare il pulsante F3 (varia).

Una volta entrati nella modalità varia è possibile apportare le modifiche desiderate alla pratica (gli unici campi non modificabili sono il campo anno pratica e numero pratica).

LA PRATICA 74 TER

QUANDO SI DEVE FARE UNA PRATICA 74 TER:

Nella realtà operativa sono molte le agenzie di viaggi cosiddette “miste” che uniscono alla semplice intermediazione sia l’attività di programmazione che quella più semplice di acquisto e rivendita di servizi isolati “in proprio”, cioè con autonoma determinazione del prezzo di vendita.

Ciò si verifica tutte le volte in cui l’Agenzia effettua l’acquisto dei servizi turistici “al netto”, cioè ad un prezzo sul quale essa opera il ricarico ottenuto economicamente e commercialmente congruo, senza pertanto applicare nessuna commissione. In questo caso l’agenzia opera in nome proprio ma per conto del cliente e ciò può avvenire sia con riferimento a servizi isolati (soprattutto nei servizi alberghieri per gruppi) sia con riferimento a servizi composti e complessi (Art. 74 Ter)

In quest’ultimo caso, si rientra nell’ambito della normativa 74 Ter.

L’art. 74 Ter, reca la disciplina fiscale dell’attività svolta dalle agenzie di viaggio e turismo, che organizzano e vendono in proprio, o tramite mandatario, i pacchetti turistici costituiti da viaggi, vacanze, circuiti tutto compreso e connessi servizi, manifestazioni e simili che comportano più di una prestazione verso il pagamento di un unico corrispettivo.

Le operazioni che il contabile di un’Agenzia di Viaggi deve considerare in sede di gestione vendita servizi 74 ter, sono le seguenti:

1) Registrazione Pratica 74 ter

2) Emissione entro la data di partenza o entro l’incasso del saldo di fattura a cliente 74 ter per la vendita dei servizi

3) Registrazione in Contabilità delle fatture d’acquisto ricevute dai singoli fornitori (oppure dal Tour Operator al netto) dei servizi acquistati per creare il pacchetto di viaggio in oggetto.

ESEMPIO DI REGISTRAZIONE PRATICA 74 TER CON PEGASO

La registrazione di una pratica 74 Ter con Xxxxx Xxxxxx non richiede particolari conoscenze della problematica in oggetto. Infatti quando si parla della vendita di un pacchetto turistico al netto, in Pegaso sono necessari solo alcuni piccoli accorgimenti.

Vediamoli insieme:

Inserire una nuova pratica impostando sul campo relativo al tipo pratica “74 TER”.

Procedere con l’inserimento delle informazioni richieste relative al cliente e ai dati viaggio. Mentre nella registrazione di una pratica di intermediazione il Cod. T.O è un campo obbligatorio, nelle pratiche 74 ter diventa facoltativo; infatti in questo caso è comunque l’agenzia che diventa organizzatrice del viaggio, perciò nella stampa della Proposta di Compravendita, verrà indicato come organizzatore, l’agenzia stessa.

Inserimento quote dei servizi turistici proposti al Cliente

L’inserimento delle quote turistiche di una pratica 74 ter è molto semplice, basta riprendere i codici dei servizi previsti per il pacchetto turistico in oggetto e definirne le quote unitarie.

In fase di inserimento delle singole quote è importante indicare la territorialità di ciascun servizio fornito.

Territorialità:

Il campo “Terr” si trova in fondo ad ogni riga di servizio e indica la territorialità della quota stessa. Nel caso di pratica 74 ter, la territorialità è molto importante perché a seconda del tipo di territorialità viene applicata una normativa iva differente.

Possiamo avere Territorialità CEE (Servizi resi all’interno della Comunità Europea) oppure Fuori CEE (Servizi resi fuori dalla Comunità Europea). In alcuni casi è possibile avere Territorialità MISTA -> quando all’interno della stessa pratica sono presenti servizi CEE e servizi FUORI CEE.

La procedura propone sempre “Terr”->C (territorialità CEE), ma è compito dell’operatore impostare la Territorialità corretta. Si ricorda che i possibili valori sono ‘C=CEE’ e ‘F=FUORI CEE’. Se inserito sulla prima riga dei servizi, la procedura propone in automatico lo stesso valore nelle righe successive (ma è sempre modificabile).

Conferma Pratica

Terminato l’inserimento dei servizi proposti, è possibile confermare la pratica con il tasto F10 (SALVA).

Per l’attività di organizzazione è previsto l’obbligo per l’agenzia di emettere fattura 74 TER nei confronti del cliente viaggiatore, non oltre il momento del saldo della pratica o della data di partenza se antecedente.

XXXXXX PROPONE L’EMISSIONE AUTOMATICA DELLA FATTURA 74TER CONTESTUALMENTE ALL’INCASSO DEL SALDO DEL CLIENTE (vedi argomento

manuale Incassi)

LA PRATICA BIGLIETTERIA

Cliccando con il mouse sul menù Viaggi -> Biglietteria, compare la maschera “Gestione Biglietteria/Interroga”.

Da qui è possibile:

- Caricare una nuova pratica (F4)

- Visualizzare le pratiche già caricate attraverso la funzione di Zoom (F9)

- Modificarle (F3)

- Cancellarle (F5)

CARICARE UNA NUOVA PRATICA

Procediamo cliccando sul tasto Carica (F4) e andiamo ad inserire i dati richiesti spostandoci con il TAB (il tasto di tabulazione che si trova a fianco alla lettera Q).

(usa il tasto Tab per muoverti nei campi della pratica)

Nell’inserimento vengono richieste le seguenti informazioni:

DATI PRATICA

Anno Pratica

Anno di competenza della pratica. La procedura propone in automatico l’anno relativo all’esercizio in corso che può essere variato dall’operatore.

Alfa Pratica

Il campo può essere lasciato vuoto se si utilizza un unica numerazione.

Numero Pratica

Data Pratica

Data di apertura della pratica. Il programma propone la data di sistema, ma può essere variata dall’operatore.

Filiale

Identifica il codice dell’eventuale filiale. Se attivo viene proposto il codice filiale inserito nel campo “Cod. Filiale” nella tabella “Parametri Comuni”. Per le agenzie normali può essere lasciato vuoto.

I campi visti finora sono tutti proposti in automatico dalla procedura ma modificabili dal banconista.

TIPOLOGIA PRATICA

Preventivo

“In Estratto Conto”

TIPO PRATICA (Regime)

E’ un’opzione molto importante che condiziona il percorso successivo della pratica; in fase di inserimento occorre definire se si tratta di una pratica di intermediazione – Al netto 74 ter – singoli servizi. La diversa tipologia influenzerà la modalità di registrazione contabile della pratica e i diversi documenti di incasso che la procedura consentirà di emettere.

Per chiarimenti sui diversi tipi pratica si rimanda al paragrafo del manuale sullo schema regimi.

DATI CONTRAENTE

Per gestire il cliente all’interno della pratica ci sono 2 modalità:

- CLIENTE CODIFICATO (consigliato)

- CLIENTE LIBERO

CLIENTE CODIFICATO (il cliente viene inserito tramite codice univoco, rimane registrato negli archivi dell’agenzia ed è richiamabile dalle altre pratiche)

Per inserire un nuovo cliente codificato (non esistente negli archivi dell’azienda) bisogna premere il pulsante Nuovo Cliente: si aprirà la maschera dell’anagrafica Clienti/Carica.

Compilare i campi (quelli segnati in rosso nell’immagine sono obbligatori) e premere F10 (Salva).

Una volta salvato il cliente premendo il tasto ESC 2 volte si torna alla pratica.

In alternativa è possibile utilizzare il metodo Zoom su Zoom: posizionarsi sul campo “Codice Cliente”, premere F9 per far apparire lo Zoom, premere ulteriormente F9 per far apparire l’anagrafica Clienti/Interroga ed F4 (Nuovo) per Clienti/Carica. Da qui procedere come indicato per l’inserimento da bottone.

CLIENTE LIBERO (il cliente viene inserito nella pratica ma non rimane registrato negli archivi e non è richiamabile da altre pratiche)

Pagamento

Una volta compilati i dati identificativi, si passa all’inserimento dei campi relativi ai biglietti emessi:

DATI BIGLIETTO

Compagnia

Codice della Compagnia/Vettore. Facendo uno Zoom (F9) è possibile visualizzare l’elenco delle compagnie già inserite. Per caricarne di nuove usare la funzione Zoom su Zoom (come già visto per il caricamento del cliente codificato).

Attenzione!

Quando si carica una nuova compagnia aerea tramite la funzione Zoom su Zoom è obbligatorio inserire anche il campo codice fornitore (chi ci vende il biglietto).

N/I

Indica se la tratta è nazionale o internazionale.

Se il volo è nazionale bisogna inserire la lettera N altrimenti la lettera I.

Numero

Numero del biglietto. Può essere inserito manualmente, oppure, se è stato precedentemente caricato nel magazzino biglietti all’interno della compagnia inserita, viene proposto il primo numero disponibile dal magazzino. (attenzione! Il campo non accetta codici alfanumerici, i biglietti sono composti solo di numeri se nel codice sono presenti anche delle lettere in realtà si tratta di un codice di prenotazione)

Data Viaggio

Data di partenza del volo.

Passeggero

Nome dell’intestatario del biglietto. Il programma propone in automatico il nome dell’intestatario della pratica, ma è modificabile dall’utente.

Tariffa

Importo del biglietto al netto delle tasse aeroportuali.

Tasse

Importo delle tasse aeroportuali.

Diritti

Importo di eventuali maggiorazioni di prezzo applicate dall’agenzia. Nei documenti rilasciati al cliente vengono totalizzati con il prezzo del biglietto; contabilmente però, confluiscono nei corrispettivi ordinari anziché aprire un debito nei confronti del vettore (vedi argomento del manuale fee d’agenzia).

Tratte

Descrizione relativa al percorso o alla tratta del viaggio in oggetto. Facendo un F9 su questo campo si accede alla maschera “Inserimento aeroporti/Varia” da dove è possibile riprendere le tratte che interessano se caricate in precedenza.

% Comm. (% Commissione)

Percentuale di commissione attiva riconosciuta dal fornitore all’agenzia. La procedura propone, se presente, la percentuale definita sulla compagnia; altrimenti, se si tratta di un biglietto aereo Iata, propone le commissioni BSP definite nella tabella Parametri Biglietteria. Il valore proposto può comunque essere modificato.

Imp. Comm. (Importo Commissione)

Importo della commissione attiva riconosciuta dal fornitore. Tale importo viene calcolato in automatico dalla procedura in base alla percentuale definita sul campo “% Com.”. Il valore proposto può essere modificato dall’operatore.

Attenzione! I campi relativi alle commissioni non generano scritture contabili ma servono per generare una stampa di controllo commissioni. Di conseguenza possono essere lasciati anche vuoti.

Totale

È la somma degli importi di tariffa, tasse e diritti.

C.I. (Codice Iva)

Codice Iva da applicare sulla commissione attiva o sulla vendita al netto. Il programma propone il codice Iva relativo alla aliquota ordinaria definito nella tabella Parametri 74 ter.

Sconto

Eventuale percentuale di sconto da applicare sulla tariffa del biglietto.

Importo Sconto

Importo dello sconto calcolato in base alla percentuale definita sul campo “Sconto”.

Cancella Biglietto

Per eliminare una riga dal corpo della pratica, posizionarsi su di essa e premere questo pulsante.

Duplica Biglietto

Questo pulsante serve per duplicare l’ultima riga del corpo (cioè l’ultimo biglietto della pratica). Posizionarsi sulla prima riga vuota e premere questo pulsante per duplicare la riga precedente, che poi sarà comunque modificabile.

Una volta inseriti i dati in modo corretto è necessario cliccare sul tasto SALVA (F10 della tastiera). In questo modo la pratica viene registrata ed è quindi possibile visionarla in ogni momento.

Al momento della conferma viene proposta la maschera “Dati chiusura Biglietteria\Varia”

Questa finestra riporta il totale della pratica ed il relativo saldo ed è possibile da qui eseguire tutte le operazioni di chiusura della pratica:

- stampa della bolla con l’elenco dei biglietti emessi

- stampa dell’estratto conto

- registrazione dell’incassi ricevuti dal cliente

RICERCARE UNA PRATICA

Cliccando il tasto F9 compare la videata “Sel. Pratiche Biglietteria/Varia”, che permette di ricercare le pratiche impostando diversi parametri di selezione: dati Viaggio (nome passeggero, data viaggio), Dati Biglietto (tipo biglietto, compagnia, fornitore, ecc..), Dati Pratica (Data pratica, cliente, stato pratica, ecc…).

Dati biglietto – pag. 1

Dati pratica – pag. 2

Confermando con F10 i parametri impostati, il programma propone una seconda videata nella quale vengono visualizzati i biglietti che soddisfano le condizioni richieste

E’ possibile ricercare una pratica anche inserendo il numero della stessa nel campo numero.

MODIFICARE UNA PRATICA SALVATA

Per modificare una pratica già salvata è sufficiente ricercarla in modalità interroga (vedi pagine precedenti) e cliccare il pulsante F3 (varia).

Una volta entrati nella modalità varia è possibile apportare le modifiche desiderate alla pratica (gli unici campi non modificabili sono il campo anno pratica e numero pratica).

LA SITUAZIONE PRATICHE

Pegaso mette a disposizione degli utenti la procedura denominata “situazione pratiche”. (Viaggi – Situazione Turismo e Viaggi Situazione Biglietteria) La procedura consente all’utente di visualizzare con un solo colpo d’occhio tutte le pratiche emesse in un determinato periodo e ricavarne le principali informazioni senza dover entrare nelle stesse.

Informazioni Visualizzate

- Dati identificativi pratica (numero, tipo pratica..)

- Dati del Fornitore principale

- Fatture emesse dalla pratica (con numero e tipo fattura)

- Stato Pratica (saldata, consegnati documenti, firmato contratto)

- Saldo Contabile del Cliente sulla singola pratica con dettaglio di tutte le registrazioni contabili generate dalla pratica relative al cliente.

Dalla procedura è possibile poi aprire la pratica e le registrazioni contabili relative.

La maschera permette di visualizzare il saldo contabile del cliente della pratica (per chi utilizza il back office) consentendo di individuare subito le pratiche che risultano ancora aperte contabilmente. Il campo saldo PN appare infatti come un pallino rosso in caso contabilmente il saldo del cliente sia diverso da 0.

GLI INCASSI NELLE PRATICHE TURISMO E BIGLIETTERIA

Esempio di registrazione incasso acconto ricevuto dal cliente:

Il cliente, al momento della conferma della proposta di compravendita, consegna all’agenzia un acconto di € 582,67. Vediamo la registrazione dell’incasso:

1) Cliccare sul pulsante “Incassi”

I dati richiesti sono:

Data del movimento di incasso: la procedura propone in automatico la data di sistema.

Note: descrizione del movimento d’incasso in oggetto.

Tipo Incasso: Il tipo incasso è molto importante; infatti a seconda della modalità specificata, diversa sarà anche la registrazione che si andrà ad effettuare. I tipi incasso proposti sono i seguenti:

- Acconto: indica che si vuole effettuare la registrazione di un acconto. In questo caso la procedura propone come documento di emissione solo RI (Ricevuta di incasso)

- Saldo: indica che si vuole incassare la pratica a saldo. Nel caso in cui l’importo da versare non coincida con l’importo a Saldo proposto in automatico dalla procedura, la differenza viene automaticamente portata ad abbuono. In contabilità viene fatta anche la scrittura relativa all’abbuono in oggetto. I tipi documenti proposti sono RI, FT (fattura intermediazione) e solo se sono presenti diritti di agenzia sulla pratica, FD (fattura diritti).

- Rimborso: indica che si vuole effettuare la restituzione degli incassi al cliente. A seconda del tipo pratica impostato vengono proposti diversi documenti di emissione e diversa sarà anche la scrittura contabile che si andrà a generare:

€ nella Pratica intermediazione: viene proposto come tipo documento RR (ricevuta di rimborso) e solo nel caso in cui siano presenti i diritti di agenzia ND (Nota accredito diritti).

€ Xxxxx Xxxxxxx Singoli servizi: propone NC (Nota accredito Singoli Serv.) oppure RR (ricevuta di rimborso)

€ nella Pratica 74 Ter: viene proposto tipo documento N7 (Nota accredito 74 Ter) oppure RR (ricevuta di rimborso)

- Fattura: indica che si vuole emettere fattura a cliente senza effettuare il movimento di incasso. Questo può essere utile nel caso in cui il cliente prima di effettuare il pagamento, richieda fattura per poter giustificare la spesa.

Causale: permette di inserire la modalità di pagamento. Questo campo è molto importante ai fini contabili perché determina il sottoconto di Cassa/Banca che verrà utilizzato nella registrazione in Primanota del movimento di incasso. E’ possibile visualizzare tutte le causali inserite facendo un F9 ed è possibile caricarne di nuove attraverso la funzione di zoom su zoom.

Supponiamo che il nostro cliente ci paghi in contanti. In questo caso riprendiamo la causale “ACC” (ACCONTO SU PRATICA)

Importo: La procedura ci propone l’importo totale della pratica; a noi non resta altro che inserire nella finestrella l’importo corrispondente all’acconto ossia € 582,67.

A Saldo: Viene proposto dalla procedura il saldo ancora da pagare. Questo campo non può essere modificato dall’operatore.

Abbuono: Nel caso in cui l’importo che viene incassato a saldo della pratica non coincida con il saldo effettivo da incassare, il residuo viene portato automaticamente ad abbuono.

Documento: A seconda del tipo di pratica che si va a caricare viene proposto un diverso Tipo Documento. Facendo uno zoom è possibile visualizzare i tipi documenti che possono essere emessi per quel movimento di incasso, e selezionare quello che interessa. Viene proposto, inoltre, il numero progressivo collegato al documento impostato e la data di emissione (propone la data di sistema).

Cliente: Viene proposta automaticamente la denominazione del cliente inserito sulla maschera principale della pratica. Nel caso vi fossero più partecipanti al viaggio/soggiorno ed ognuno pagasse la propria quota, è possibile, per ciascun incasso, modificare il campo inserendo il nome di ognuno.

Contabilità: Viene proposto automaticamente il sottoconto di incasso che la procedura va ad utilizzare per effettuare la registrazione contabile in primanota. La procedura propone il sottoconto collegato alla causale di incasso.

Subito sotto vengono riportati il numero e la data di registrazione del movimento di primanota relativo all’incasso in oggetto. Il pulsante P.N. permette di accedere direttamente da qui alla registrazione contabile che mi ha generato alla conferma dell’incasso.

Confermiamo ora con F10 e alla richiesta “STAMPA DEL DOCUMENTO?” clicchiamo sull’opzione “SI”.

A questo punto possiamo cliccare con il mouse sul bottone anteprima per vedere a schermo il contenuto della nostra stampa.

Se la stampa visualizzata a video ci risulta corretta possiamo stampare su carta la ricevuta che comprova l’avvenuto incasso.

Una volta stampato, usciamo dall’anteprima con l’ESC della tastiera.

PER VEDERE GLI INCASSI PRECEDENTI

E’ sufficiente cliccare sul pulsante Incassi e ci viene proposta la maschera degli incassi all’interno della quale vengono visualizzate la riga degli incassi precedenti:

Vengono indicati i dati principali di ciascuna riga di incasso emessa.

In basso a destra viene riportato il Totale degli incassi registrati, eventuali Abbuoni ed il restante Saldo.

Da questa maschera è possibile effettuare diverse operazioni tramite gli appositi bottoni.

- Carica: Permette di caricare un nuovo movimento di incasso.

- Varia: Permette di modificare qualsiasi dato degli incassi già registrati. La variazione è molto semplice; basta cliccare sulla riga di incasso che si vuole modificare e quindi sul pulsante Varia. In questo modo verrà visualizzata la maschera “INCASSI/Xxxxx” dalla quale sarà possibile modificare i dati proposti.

- Elimina: Permette di eliminare il movimento di incasso selezionato.

- Fattura: Permette di emettere fattura a cliente senza registrare un movimento di incasso.

- Stampa: Permette di effettuare la ristampa del documento emesso, relativamente al movimento di incasso selezionato.

- Primanota: Consente di visualizzare il movimento di primanota collegato all’incasso selezionato.

COME INSERIRE UN RIMBORSO IN PRATICA TURISMO:

Quando sulla pratica già confermata ci sono delle variazioni o per annullamento da parte del fornitore o per rinuncia da parte del cliente è necessario inserire un rimborso per attestare la modifica avvenuta. Non è corretto infatti modificare gli importi di una pratica già confermata e prenotata, è necessario quindi mantenere i servizi come caricati al momento della prenotazione.

Per inserire dei rimborsi è sufficiente riprendere la pratica in modalità interroga (senza entrare in variazione) e cliccare sul pulsante Rimborsi:

RIEPILOGO DELLA SITUAZIONE INCASSI

Importo Annullato: equivale non all'importo rimborsato ma al totale del servizio annullato (ad esempio se avrò un pacchetto di 1000 euro che subisce una riduzione di 300 € in questo campo dovrò scrivere 300)

ATTENZIONE! CON IL TERMINE RIMBORSO SI VUOLE INTENDERE NON L’IMPORTO RESTITUITO AL CLIENTE MA L’AMMONTARE DEL SERVIZIO DEL TOUR OPERATOR ANNULLATO. L’IMPORTO DA RESTITUIRE AL CLIENTE VIENE AUTOMATICAMENTE CALCOLATO DAL SISTEMA IN BASE AGL INCASSI GIA’ EFFETTUATI

Penale: inserire l'eventuale penale richiesta dal tour operator.

Una volta confermato il rimborso (F10) il programma aprirà automaticamente la maschera degli incassi e proporrà una ricevuta di incasso se si deve ancora incassare qualcosa dal cliente oppure una ricevuta di rimborso se invece è necessario restituire somme al cliente

Una volta inserito il rimborso sul riepilogo della pratica viene riportata la situazione aggiornata

SI CONSIGLIA DI CONTROLLARE SEMPRE IL RIEPILOGO PRATICA UNA VOLTA CHE SI E’ INSERITO UN RIMBORSO, SE NON DOVESSE RIPORTARE DEI DATI CORRETTI, E’ SUFFICIENTE VARIARE E RICONFERMARE LA PRATICA (pulsanti F3 e F10)

RIMBORSO

ANNULLAMENTO NOLEGGIO AUTO

Il cliente decide di annullare il servizio di noleggio auto

PENALE

Il tour operator per l’annullamento richiede una penale di

50,00 €

150,00

PRATICA

PACCHETTO PRENOTATO:

Quota Partecipazione 800,00

Quota Iscrizione 50,00

Noleggio auto TOT: 1000,00 € INCASSI:

Incassati 500,00 € come acconto

SCHEMA DI ESEMPIO

COME INSERIRE UN RIMBORSO IN PRATICA BIGLIETTERIA:

Quando sulla pratica biglietteria già confermata ci sono delle variazioni o per annullamento da parte della compagnia aerea o per rinuncia da parte del cliente è necessario inserire un rimborso per attestare la modifica avvenuta. Non è corretto infatti modificare gli importi di una pratica già confermata e prenotata, è necessario mantenere sempre lo storico di quello che è avvenuto.

Per inserire dei rimborsi è sufficiente riprendere la pratica biglietteria in modalità interroga

(senza entrare in variazione) e cliccare sul pulsante Rimborsi:

1 - SELEZIONARE I BIGLIETTI DA RIMBORSARE

Tramite il flag sul campo SEL

2 – CARICARE GLI IMPORTI DA RIMBORSARE

IMPORTI DA RIMBORSARE: non corrispondono agli importi restituiti al cliente ma agli importi annullati (ad esempio se avrò una tariffa di 100 euro che subisce una riduzione di 30 € in questo campo dovrò scrivere 30)

PENALE: inserire l'eventuale penale richiesta dal tour operator.

Una volta inserito il rimborso sul riepilogo della pratica viene riportata la situazione aggiornata

I PAGAMENTI IN ESTRATTO CONTO

Per stampare l'estratto conto da consegnare al cliente ci sono due modalità:

- ESTRATTO CONTO DALLA PRATICA è possibile stampare in qualsiasi momento l'estratto conto all’interno della pratica (in modalità interroga) selezionando il tasto F2 (dati chiusura turismo) e cliccando sul tasto Stampa - Estratto Conto

- ESTRATTO CONTO RIEPILOGATIVO è possibile generare un estratto conto riepilogativo per un cliente che ha più di una pratica selezionando la voce di menu Viaggi-->Gestione E/C-->Stampa E/C.

ATTENZIONE! Per poter stampare un estratto conto riepilogativo del cliente è necessario che sia attivo uno dei due seguenti parametri:

- Sull'Anagrafica del Cliente sia impostata la spunta sulla voce Pagamento con E/C

- Sulla Pratica al momento dell'inserimento sia selezionato il check “in estratto conto”

€ Va impostato nei parametri generali del programma quale delle due modalità è da ritenersi prioritaria (Viaggi – Parametri – Parametri Comuni – E/C da Anagrafica)

UNA VOLTA CONFERMATA LA STAMPA IN ENTRAMBE LE MODALITA’ IL SISTEMA

CHIEDE SE SI VUOLE STAMPARE L’E/C IN DEFINITIVO Scegliendo la stampa definitiva il programma andrà avanti con il progressivo numerico e bloccherà il documento creato.

COME MODIFICARE E/CONTO DEFINITIVO?

Per modificare un estratto conto già confermato in definitivo è necessario accedere alla voce di menu Viaggi-->Gestione E/C-->Manutenzione e cancellare l’estratto conto che si vuole modificare. Xxxxxx non si compie questa operazione il programma non consentirà alcuna modifica su l’e/c definitivo.

LA GESTIONE DELLE SCADENZE:

IL modulo Scadenziario permette all’utente di gestire con rapidità le scadenze dell’Agenzia:

- Scadenze Pratiche

- Scadenze Agenzia

- Scadenze Utente (personali)

- Scadenze OnLine

Scadenziario da pratica

€ Click su pulsante scadenze su pratica

Pagamento a Fornitori della pratica

La procedura permette all’utente di impostare sulla pratica Turismo e Biglietteria quando dovranno essere pagati i fornitori. Il programma provvederà a ricordare la scadenza del pagamento da effettuare

È sufficiente inserire la data di scadenza del pagamento e eventualmente delle note aggiuntive e cliccare su INSERISCI

Scadenza generica riferita a pratica

Dalle pratiche è inoltre possibile inserire delle scadenze o messaggi generici che il sistema provvederà a ricordare prima della data di scadenza, dando così la possibilità all’utente di gestire varie tipologie di promemoria in relazione alle lavorazioni tipiche che comporta una pratica.

Scadenze Generali

- Inserimento manuale di scadenze

Le scadenze sono anche inseribili manualmente da apposita procedura (Viaggi – Scadenze – Gestione Scadenze).

Tipo Scadenza:

- Scadenza Agenzia

Viene visualizzata da tutti gli utenti

- Scadenza personale

Viene visualizzata solo dall’utente che l’ha creata

- Pagamento Fornitore

Viene visualizzata da tutti gli utenti con riferimento al fornitore

Contabile

Se inserisce il flag su contabile la scadenza sarà relativa alla contabilità e si potrà quindi decidere di farla visualizzare solo agli utenti che si occupano della gestione contabile.

Da Utility – Gestione utenti – Manutenzione Utenti è possibile gestire la visualizzazione delle scadenze dell’utente

Scadenza On Line

Se questa voce è flaggata significa che la scadenza è stata scaricata tramite internet direttamente dal sito di Pegaso. Futura Sistemi mette infatti a disposizione degli utenti un sistema di promemoria che ricorda agli utenti le principali scadenze relative alla gestione contabile o messaggi di supporto sull’utilizzo del programma. Queste scadenze vengono automaticamente scaricate tramite Internet dal Pegaso. (l’opzione è disattivabile dall’utente € Viaggi – Impostazioni –Parametri –Comuni – Attiva Scadenze ON Line).

Visualizzazione delle Scadenze/Messaggi

Pegaso apre in automatica la maschera dei messaggi in scadenza quando si entra la prima volta della giornata nel programma, successivamente è possibile visualizzare le scadenze da apposita voce di menu (Viaggi – Scadenze – Prossime Scadenze).

La maschera di visualizzazione presenta le scadenze dei successivi 7 giorni e permette all’utente di spostare la scadenza dei messaggi del numero di giorni desiderato (tramite il pulsante + giorni).

ELIMINA

Elimina totalmente la Scadenza sia dallo scadenziario, sia dalle pratiche.

SCADENZA ESEGUITA

La scadenza rimane in archivio ma viene considerata Eseguita, in questo modo non sarà più visualizzata come da fare, ma sarà possibile consultarla sia sulle pratiche che dalla voce Tutte le Scadenze. AL momento dell’esecuzione è possibile inoltre inserire data di esecuzione e delle note.

SPOSTA SCADENZA

Consente di spostare la data di scadenza in modo tale da poterla continuare a vedere fino a quando non viene eseguita.

L’INVIO DEGLI SMS DA PEGASO:

1 - Sms Pratiche

Gestisci le comunicazioni con i tuoi clienti con rapidità ed efficienza!

Tramite la gestione Sms Pratiche di Pegaso hai la possibilità di inviare Sms informativi ai tuoi clienti selezionandoli in base allo stato della loro pratica. Questo ti permette di organizzare il tuo lavoro e tenere sempre sotto controllo il flusso di lavoro generato dalle pratiche.

La maschera di invio seleziona i clienti che hanno pratiche nello stato prescelto e propone l’invio di sms con testo preimpostato (personalizzabile dall’utente).

Non Avvisati per Saldo

Seleziona le pratiche a cui manca il flag avvisato per saldo

Non Avvisati per Documenti

Seleziona le pratiche a cui manca il flag avvisato per documenti

Non Saldate

Seleziona le pratiche a cui manca il flag saldata

Non Avvisati per Consegna Documenti

Seleziona le pratiche a cui manca il flag consegnati documenti

Configurazione e funzionamento SMS pratiche

Selezione Sms

Facciamo una breve analisi di come il programma arriva a proporci l’elenco degli sms da inviare:

Filtro Clienti

La procedura prende in considerazione tutti i clienti (escluso il cliente libero) che hanno pratiche nel periodo selezionato e che risultino abilitati:

- Clienti Abilitati

La procedura seleziona solo i clienti che sull’anagrafica hanno attivato il flag Invio Sms Pratiche

Attenzione! Il numero cellulare deve essere inserito senza barre così come visualizzato in figura.

Filtro Pratiche

La procedura seleziona solo le pratiche che sono nello stato richiesto nella maschera. (Non avvisato per saldo..). La procedura esclude tutte quelle pratiche di cui risulta già essere stato inviato l’SMS. (quando per una pratica è stato già mandato l’sms si trova il flag nella maschera dettaglio stato pratica – sms)

Filtri Maschera

Oltre ai filtri già indicati la procedura tiene conto anche dei dati inseriti in maschera, come ad esempio data pratica, data partenza, cliente.

2 - Sms Promozionali per Cliente (CRM)

Promuovi le tue offerte con un solo click!

La procedura ti dà la possibilità di inviare un sms promozionale o di semplice comunicazione a tutti i tuoi clienti. E’ possibile filtrare i clienti in base a vari parametri:

Selezione per Cliente

Seleziona i clienti selezionati e che hanno il flag Invio Sms Promo nell’anagrafica.

Considera solo Clienti con Pratiche

Se selezionato propone solo i clienti di cui si trova pratica nelle date selezionate

Selezione Pratiche

E’ possibile filtrare i clienti che hanno pratiche nel periodo di interesse

Preferenze Cliente

Ad ogni cliente è possibile abbinare in anagrafiche delle preferenze, da questa maschera è possibile fare un filtro sulla base delle preferenze espresse. Le preferenze sono completamente personalizzabili dall’agenzia e possono riguardare preferenze di trattamento, area geografica, richieste particolari ecc.

Configurazione e funzionamento SMS promozionali

Selezione Sms

Facciamo una breve analisi di come il programma arriva a proporci l’elenco degli sms da inviare:

Filtro Clienti

La procedura prende in considerazione tutti i clienti (escluso il cliente libero) che risultino abilitati:

- Clienti Abilitati

La procedura seleziona solo i clienti che sull’anagrafica hanno attivato il flag Invio Sms Promo

Attenzione! Il numero cellulare deve essere inserito senza barre così come visualizzato in figura.

Filtro Pratiche

Nel caso degli sms promozionali l’utente può decidere tramite il flag Considera solo Clienti con Pratiche se selezionare solo i clienti di cui si trovano pratiche in un determinato periodo o se considerare la totalità dei proprio clienti abilitati all’invio di sms promozionali.

Filtro Preferenze

La procedura seleziona tutti i clienti che abbiano abilitata in anagrafica almeno una delle preferenze selezionata nel filtro.

Filtri Maschera

Oltre ai filtri già indicati la procedura tiene conto anche dei dati inseriti in maschera, come ad esempio data pratica, data partenza, cliente.

3 - Buon Compleanno

Fidelizza i tuoi clienti tramite un classico della gestione CRM

La procedura propone l’elenco dei clienti che compiono gli anni a breve e permette l’invio di un sms di auguri.

4 - Sms Singolo

Per l’Invio rapido di un singolo sms è stata implementata una veloce maschera di INVIO

5 - Pannello di Controllo sms

Viaggi – Sms – Pannello di controllo

Verifica

Controlla tutti gli sms inviati in base alla data di selezione e ne riporta lo stato (inviato e consegnato).

Controlla

Reindirizza l’utente sul nostro sito internet da cui è possibile controllare quanti sms sono rimasti.

6 - Scheda SMS su Cliente

Nell’anagrafica Cliente (Archivi – Contabili – Clienti) si trova la scheda SMS dove è possibile gestire le preferenze e visualizzare gli sms inviati al cliente.

Applica Preferenze a Cliente (Sms Promozionali)

Crea nuova preferenza

Sms Inviati a Cliente

MODULO CRM

Il modulo Crm consente all’utente di tenere traccia di tutte le richieste della clientela effettiva e potenziale e pianificare le conseguenti azioni commerciali.

Nuova Richiesta

Dalla Maschera Nuova Richiesta (Crm - Nuova Richiesta) puoi inserire in velocità qualsiasi richiesta che arrivi in Agenzia che sia proveniente da un cliente già inserito o da un potenziale cliente.

Nel campo contatto puoi scrivere il nome della persona che ha fatto la richiesta, schiacciando poi sul pulsante della lente il sistema ti propone un elenco dei soggetti che soddisfano la ricerca. L’elenco è composto di clienti, contatti registrati e soggetti non registrati.

Clienti: sono i clienti caricati nell’anagrafica di Pegaso

Contatti: sono i contatti caricati all’interno del modulo Crm

Xxxxxxxx non registrati: sono visualizzati nell’elenco con la dicitura richiesta e corrispondono infatti alle richieste caricate precedentemente e di cui non si è caricato il contatto.

€ Cercando “ROS” vengono visualizzati tutti i soggetti che iniziano o contengono ROS Nella maschera di richiesta è possibile inserire:

- la descrizione della richiesta

- i dati del soggetto per poterlo ricontattare (telefono, cellulare, mail)

- il tipo di richiesta (Telefonata, Incontro, e-mail, Altro)

- le destinazioni di interesse

- data in cui ricontattarlo

Richieste Aperte

Dalla voce di menù Crm – Richieste aperte è possibile visualizzare in un unico colpo d’occhio tutte le richieste aperte e gestirle.

€ Varia modifica la richiesta inserita

€ Xxxxxxx viene cancellata interamente la richiesta

€ Gestisci inserisce un’azione commerciale

€ Storico visualizza storico attività

€ Xxxx Richiesta visualizza tutta la descrizione richiesta

Gestisci

Tramite il pulsante Gestisci è possibile inserire tutte le attività commerciali che andiamo a fare a partire dall’originaria richiesta arrivata in agenzia. Cliccando sul pulsante si apre una mascherina che permetterà l’inserimento dell’attività che stiamo eseguendo.

€ Tipo Attività (Telefonata, Mail, Incontro, Altro)

€ Esito dell’attività

Storico

Dal pulsante Storico è possibile visualizzare tutte le attività eseguita su quella specifica richiesta con il relativo esito.

Cerca Soggetto

La ricerca per soggetto consente di ricercare rapidamente un soggetto per identificarlo (capire se è cliente, contatto o soggetto non registrato) e visualizzare rapidamente tutte le sue richieste.

Storico Richieste

Dallo Storico è possibile filtrare tutte le richieste inserite in base a determinati parametri.

IL CONTROLLO DELLA REDDITIVITA’ PRATICHE

Pegaso mette a disposizione degli utenti una serie di strumenti per verificare la redditività delle pratiche e quindi il guadagno dell’agenzia.

COSTI

Per poter avere un quadro corretto della redditività è necessario tenere in considerazione il caricamento dei costi della pratica.

Attenzione! I costi vanno caricati solo quando la pratica è 74TER o Singolo Servizio al Netto

Come inserire i costi in pratica

E’ necessario cliccare sul pulsante Costi (quando la pratica si trova in modalità varia) per visualizzare la maschera di inserimento.

Importa Servizi: Ricarica tutta la struttura della pratica nella maschera evitando così all’utente di dover ricaricare tutto.

Nella colonna COSTO bisogna inserire quanto si è pagato il servizio acquistato al netto, in questo modo sarà possibile visualizzare il nostro ricavo anche sulle pratiche nette.

LA REDDITIVITA’ SULLA PRATICA

Possiamo visualizzare il nostro ricavo già sulla singola pratica tramite il pulsante Altri Dati – scheda redditività

Dalla maschera possiamo visualizzare il dettaglio dei ricavi per ogni tipologia di pratica e per ogni tipologia di ricavo.

LA REDDITIVITA’ COMPLESSIVA DELLE PRATICHE

Tramite la voce di menu Viaggi – Stampe – Redditività pratiche è possibile generare un file excel che riporta tutte le pratiche caricate con la loro relativa redditività. In questo modo l’utente può avere una visione generale dei ricavi derivanti dall’attività di vendita.

LE STAMPE ARCHIVI

Dalla voce di menu Archivi – Stampe Archivi è possibile eseguire le stampe degli archivi di Pegaso (Clienti, Fornitori…)

VEDIAMO AD ESEMPIO LA STAMPA CLIENTI

- TIPO STAMPA

Per selezionare le tipologie di stampa

- ORDINAMENTO

Per scegliere l’ordinamento delle stampe prodotte (per Codice o per Ragione Sociale)

- CONTROLLO SU

Per effettuare delle stampe di controllo sui dati in archivio (es. X.Xxx Assente)

SELEZIONI

In questa parte della maschera è possibile impostare dei filtri sulla stampa, per stampare solo le parti degli archivi che interessano, si possono ad esempio selezionare i clienti a seconda della codifica, della ragione sociale, del sottoconto di appartenenza e di altri parametri impostati in anagrafica.

SELEZIONI STAMPA CONTABILE

Per filtrare le stampe sulla base di dati contabili

TIPO STAMPA

Esempi delle varie tipologie di stampa

- ANAGRAFICA RIDOTTA

- ANAGRAFICA COMPLETA

- RUBRICA TELEFONICA

- ETICHETTE

La stampa etichette è impostata per default per stampare su un foglio di etichette adesive 3 x 8 (3 etichette orizzontali e 8 verticali). Per modificare le impostazioni è necessario cliccare la combinazione di tasti ALT + F12 quando appare la maschera si stampa PRINT SYSTEM e operare nella voce di menu (File – Page Setup)

- CONTABILE

STAMPE FORNITORI

La maschera della stampa fornitori è molto simile alla stampa clienti, ci sono solo alcuni dati in meno. Valgono quindi le indicazioni già date nelle Stampe Clienti.

ALTRE STAMPE

Nella voce di menu troviamo tutta un’altra serie di stampe archivi (piano dei conti, causali contabili, automatismi ….). Da queste stampe l’utente ha la possibilità di fare dei controlli sui dati che ha inserito durante la propria attività.

ALTRE STAMPE SPECIFICHE PER LE AGENZIE DI VIAGGIO SONO REPERIBILI NEL MENU “VIAGGI – STAMPE”. PER MAGGIORI INFORMAZIONI POTETE CONSULTARE LA VOCE STAMPE VIAGGI DEL MANUALE.

STAMPE VIAGGI

Dal menu “Viaggi – Stampe” è possibile generare tutta una serie di stampe riepilogative delle informazioni inserite nelle pratiche, vediamo quali sono le principali stampe:

- ELENCO PRATICHE TURISMO / BIGLIETTERIA

Genera una stampa riepilogativa delle pratiche inserite in Pegaso permettendo inoltre di filtrare i dati secondo una serie molto completa di parametri, come si può evincere dalla figura

STAMPA INCASSI

Genera una stampa riepilogativa degli incassi per data

STAMPA VENDUTO PER T.O. / BIGLIETTERIA

STAMPA CONTROLLO COMMISSIONI TURISMO / BIGLIETTERIA

Genera una stampa da confrontare con l'e/c ricevuto dai tour operator. La stampa contiene già gli importi detratti delle commissioni.

ATTENZIONE! la stampa riporta le commissioni caricate nella pratica nell'apposito campo commissioni, è necessario quindi prestare attenzione al momento dell’inserimento della pratica se si vuole utilizzare questo strumento.

STAMPA ELENCO DIRITTI AGENZIA

Stampa un elenco dei diritti d’agenzia incassati dalle pratiche nel regime di date selezionato. Può essere utile come documento riepilogativo da consegnare al proprio consulente.

ATTENZIONE! La stampa riporta solo i diritti contabilizzati, è quindi necessario vedere come è impostata la contabilizzazione dei diritti nella propria procedura (Viaggi – Parametri – Parametri Comuni – Contabilizzazione Diritti):

-IMMEDIATA (appena il diritto viene inserito nella pratica viene contabilizzato e quindi inserito automaticamente nella stampa anche se non è stato ancora incassato)

- A SALDO (il diritto viene contabilizzato solo al momento dell’incasso del saldo e quindi apparirà nella stampa solo se già incassato)

ANALISI REDDITIVITA’ PRATICHE

La procedura crea un file excel con la redditività effettiva di tutte le pratiche, riporta quindi quello che è stato il guadagno dell’agenzia.

SCHEMA DELLE DIFFERENZE TRA REGIME DI INTERMEDIAZIONE, 74TER E SINGOLO SERVIZIO

€ INTERMEDIAZIONE

L'agenzia agisce da intermediario tra il Tour Operator e il Cliente finale PRATICA: l'agenzia compila la pratica e stampa il contratto (causale TUR)

INCASSI: incassa dal cliente il dovuto ed emette semplicemente una ricevuta d’incasso (RI)

ESTRATTO CONTO: l'agenzia riceve quindi dal TO un estratto conto contenente gli importi dovuti già detratte le commissioni

BONIFICO A FORNITORE: l'agenzia sulla base dell'estratto conto effettua un bonifico al fornitore e lo registra in primanota (causale BOF)

AUTOFATTURA: infine l'agenzia riceve un autofattura dal TO da registrare nella propria contabilità (causale AUV)

€ 74 TER

L'agenzia organizza un pacchetto in proprio acquistando i vari servizi dai Tour Operator al netto

PRATICA: l'agenzia compila la pratica, stampa il contratto in cui apparirà questa volta come organizzatore

INCASSI: incassa dal cliente il dovuto ed emette una FATTURA 74TER direttamente al cliente

FORNITORI: i fornitori in questo caso emettono delle fatture che andremo a registrare come

fatture di acquisto 74ter

€ SINGOLO SERVIZIO AL NETTO

Può capitare di dover acquistare da un tour operator un singolo servizio al netto che solo nel caso sia singolo non rientra nel regime 74ter, ma segue il regime ordinario (xxx.xx può capitare che anche se con unico servizio rientri comunque nel 74ter- vedere dicitura su fattura fornitori)

PRATICA: l'agenzia compila la pratica, stampa il contratto in cui apparirà questa volta come organizzatore (xxx.xx al campo territorialità, C corrisponde a Nazionali e F a Internazionali, per il singolo servizio vige infatti il regime ordinario, non è valida la differenza CEE o FUORI CEE come nel 74ter)

INCASSI: incassa dal cliente il dovuto ed emette una FATTURA SINGOLI SERVIZI

direttamente al cliente

FORNITORI: i fornitori in questo caso emettono delle fatture che andremo a registrare come

fatture di acquisto normali

ATTENZIONE!

LO SCHEMA PROPOSTO VUOLE ESSERE SOLO UN AIUTO PER COMPRENDERE MEGLIO I DIVERSI REGIMI DELL’AGENZIA DI VIAGGIO. PER INFORMAZIONI PIU’ PRECISE SI CONSIGLIA DI RIVOLGERSI AL PROPRIO CONSULENTE.

RIEPILOGO DEI DOCUMENTI TIPICI DELL’AGENZIA DI VIAGGI

Facciamo una breve panoramica dei principali documenti che l’agenzia di viaggi riceve o emette.

DOCUMENTI EMESSI DALL’AGENZIA

- Documenti emessi al cliente

FATTURA DIRITTI (in intermediazione)

L’Agenzia emette la fattura diritti quando applica dei diritti di agenzia sui voli aerei. L’emissione della fattura al cliente è obbligatoria a meno che non si decida di sostituirla con una ricevuta emessa a mano (e quindi registrata nei corrispettivi).

L’iva della fattura emessa viene determinata dal campo Nazionale/Internazionale sulla pratica biglietteria (N= iva 20% - I= iva non imp. Art. 9)

Per approfondire consultare manuale alla voce fee d’agenzia.

FATTURA 74TER

Nel caso di pratiche 74ter, l’agenzia emette fattura al cliente direttamente dalla pratica 74ter. La fattura emessa sarà sempre per il totale della pratica già comprensivo del guadagno dell’agenzia (nella pratica 74ter non esiste la voce diritti).

L’iva della fattura emessa viene determinata dal campo Terr. sulla pratica (C= iva cee - F= iva fuori cee)

Per approfondire consultare manuale alla voce Pratica 74ter.

FATTURA SINGOLI SERVIZI

Nel caso di pratiche Singolo Servizio al Netto l’agenzie emette fattura al cliente direttamente dalla pratica Singolo Servizio al Netto. La fattura sarà sempre per il totale della pratica già comprensivo del guadagno dell’agenzia.

L’iva della fattura emessa viene determinata dal campo Terr. sulla pratica (C= iva 20% - F= iva non imp. Art. 9)

- Documenti emessi al fornitore

FATTURA COMMISIONI

L’agenzia emette una fattura commissioni per vedersi riconosciute le commissioni dai fornitori. La fattura commissioni è necessaria solo per quei fornitori di servizi turistici che non sono tenuti ad emettere autofatture (compagnie di navigazione, compagnie aeree, hotel..), i tour operator classici devono emettere infatti autofattura.

Spesso i fornitori inviano all’agenzia un fac-simile per aiutarla nell’emissione del documento stesso.

Attenzione! Anche se il destinatario della fattura è per noi normalmente un fornitore in questo caso viene trattato come cliente (proprio perché destinatario di una nostra fattura)

Per approfondire consultare manuale alla voce Fattura Commisioni.

DOCUMENTI RICEVUTI DALL’AGENZIA

AUTOFATTURA (intermediazione)

Nella classica pratica intermediazione l’agenzia riceve dal Tour Operator utilizzato un’autofattura per certificare il riconoscimento delle commissioni pattuite al momento della prenotazione. L’autofattura è un documento emesso per nome e per conto dell’agenzia dal Tour Operator e va registrato nella propria contabilità.

Per approfondire consultare manuale alla voce Autofattura.

FATTURA dei COSTI per il 74TER o SINGOLO SERVIZIO AL NETTO

Quando la pratica gestita è in regime 74ter o Singolo Servizio al Netto, il fornitore dei servizi che vengono rivenduti dovrà emettere una fattura per il servizio. La fattura ricevuta è una fattura di costi che va registrata nella propria contabilità.

Per approfondire consultare manuale alla voce Esempi di registrazioni contabili.

LE REGISTRAZIONI IN PRIMA NOTA:

Nella maschera di Prima Nota (Contabilità – Prima Nota) vengono registrate tutte le registrazioni contabili dell’Agenzia.

Ogni scrittura è identificata da un numero registrazione e da una data di registrazione, il programma propone automaticamente il numero di registrazione in base alla numerazione progressiva al momento del caricamento del nuovo elemento (tasto F4).

Per caricare un nuovo elemento, come abbiamo detto, si utilizza il tasto F4, mentre per ricercare un elemento già caricato possiamo utilizzare il tasto F9: la maschera di ricerca permette all’utente di ricercare i movimenti secondo determinati parametri.

MASCHERA DI RICERCA

(tasto F9)

CAUSALE: il codice causale serve ad identificare il tipo di registrazione che stiamo per effettuare, nella procedura Pegaso sono già previste una serie di causali abbinate ad automatismo. Quando inseriamo ad esempio la causale AUV il programma ci propone lo schema classico di registrazione di un’autofattura.

Esempio di Causale Contabile

Da “Archivi – Contabili – Causali Contabili” è possibile vedere nel dettaglio le impostazioni delle causali contabili precaricate o crearne di nuove.

NUMERO DOCUMENTO: Viene richiesto se la causale contabile caricata lo prevede (ad esempio viene richiesto con la causale RF ricevimento fattura, la classica causale che si usa per la registrazione delle fatture d’acquisto). Viene utilizzato anche per la numerazione delle autofatture.

RIF MESE\ANNO

Viene inserito automaticamente riportando un riferimento relativo al mese e l’anno di competenza.

NUMERO PROTOCOLLO: Il numero protocollo corrisponde alla numerazione interna che viene data ai documenti in fase di registrazione.

Esiste una numerazione separata per ogni registro acquisti presente in Agenzia, il programma identifica il registro acquisti in base alla causale utilizzata. L’utente può anche creare delle numerazioni separate tramite il campo alfa (il campo immediatamente successivo al campo numero protocollo)

SOTTOCONTO: E’ il codice del sottoconto che si vuole movimentare con la registrazione, i sottoconti sono definiti nel Piano dei Conti. Per ricercare il sottoconto è sufficiente entrare nell’archivio con il tasto F9.

CLI/FOR: E’ il campo che identifica il cliente o il fornitore, viene richiesto solo se il sottoconto che si sta utilizzando in quella determinata riga è impostato come tipo sottoconto Cliente o Fornitore. Il campo cli/for può variare in automatico il sottoconto inserito, nell’anagrafica è possibile infatti abbinare ai clienti e ai fornitori un sottoconto predefinito.

IVA: Viene richiesto il cod iva se il sottoconto è di tipo IVA

IMPONIBILE: Viene richiesto l’importo dell’imponibile se il sottoconto è di tipo IVA

DARE/AVERE: Vengono inseriti gli importi effettivi movimentati dalla registrazione

LE REGISTRAZIONI DI PRIMA NOTA GENERATE DALLA PRATICA

Pegaso Travel Manager è dotato di una serie di automatismi che consentono la registrazione automatica in primanota delle pratiche turismo e biglietteria.

Vediamo nello specifico quali sono le registrazioni che il programma fa in autonomia e quali invece vanno inserite a mano.

Le scritture di primanota generate dal programma sono continuamente aggiornate ad ogni riconferma della pratica e rispecchiano quindi in ogni momento la situazione registrata sulla pratica.

PRATICA INTERMEDIAZIONE

Al momento della conferma della pratica intermediazione il programma provvede alla generazione di una scrittura in prima nota con causale TUR. La scrittura nello specifico rileva l’apertura del credito nei confronti del cliente e contemporaneamente l’apertura del debito nei confronti del fornitore.

I dati dei clienti e fornitori e relativi sottoconti sono rilevati dal programma dall’anagrafica dei clienti/fornitori.

Vediamo un esempio di scrittura di prima nota di una pratica tipo per il cliente Xxxxx Xxxxx e per un importo di 1000,00 euro:

Per vedere la registrazione creata in primanota direttamente dalla pratica: pulsante altri dati – note PN (vedi figura successiva)

Cliccando sul pulsante PN si apre direttamente la scrittura di primanota generata. Nel nostro caso troviamo la scrittura sotto la voce Turismo essendo la registrazione della pratica turismo.

L’esempio riportato è quello di una pratica turismo, il funzionamento è lo stesso anche nella pratica biglietteria

DIRITTI DI AGENZIA TURISMO

Il sistema provvede a registrare anche gli eventuali diritti di agenzia applicati alla pratica turismo. La contabilizzazione dei diritti avviene però solo al momento del saldo.

Al momento del saldo il programma provvede a generare una scrittura con causale DIR in cui viene aperto un credito nei confronti del cliente per l’importo dei diritti e viene al tempo stesso movimentato il sottoconto Diritti di Agenzia.

Il sottoconto Diritti di Agenzia è un sottoconto di ricavo che va a movimentare il registro corrispettivi.

Il programma provvede a scorporare l’iva trattandosi di diritti applicati su pratica turismo e quindi sempre sottoposti a Iva.

Attenzione!

Il caso dei diritti su pratica biglietteria è leggermente diverso a causa della diversa metodologia di applicazione dell’iva. Per vedere come funziona si consiglia di consultare il presente manuale alla voce Le Fee d’Agenzia

INCASSI PRATICA

Il sistema registra in automatico anche la situazione contabile degli incassi. Nello specifico genera una registrazione di primanota per ogni incasso inserito nella pratica.

Vediamo esempio dell’incasso di un acconto e di un successivo saldo in una pratica tipo di 1000,00 euro per il cliente Xxxxx Xxxxx.

In questo caso incassiamo in data 07/08/2008 l’importo di 600,00 euro come acconto e il programma provvede a diminuire il credito nei confronti del cliente e al tempo stesso a incrementare la mia cassa.

Per vedere la registrazione ciccare sul pulsante Incassi e poi sul pulsante primanota

Nel primo esempio abbiamo voluto registrare un acconto incassato in contanti e quindi a incremento della cassa, è possibile gestire anche altre tipologie di pagamento direttamente dalla mascherina dell’incasso. Nel secondo esempio proviamo a incassare un saldo proveniente da un bonifico bancario.

Per modificare il sottoconto movimentato nell’incasso è sufficiente modificare il sottoconto visualizzato nel campo Conto Cassa/Banca. In questo caso inserendo direttamente il sottoconto della banca su cui abbiamo ricevuto il bonifico. E’ possibile inoltre decidere di utilizzare una causale diversa da quella di default modificandola sul campo Causale.

Nell’esempio la registrazione generata sarà la seguente:

MODULO PAGAMENTI TURISMO (registrazioni automatiche)

Il modulo pagamenti Turismo permette all’agenzia di registrare automaticamente attraverso le pratiche caricate i pagamenti ai fornitori delle stesse. Permette inoltre di vedere in ogni momento la situazione dei pagamenti ai fornitori sulla pratica turismo.

COME CARICARE I PAGAMENTI

Per caricare i pagamenti ai fornitori in automatico è sufficiente entrare nella voce di menu:

Viaggi – Gestione Fornitori Turismo – Pagamento Fornitore.

Tipo pagamento:

Nel campo tipo pagamento si definisce il tipo di rapporto che si ha con il Tour Operator

- DIRETTO A FORNITORE

L’agenzia paga direttamente il fornitore da cui ha prenotato

- FACTORING

L’agenzia utilizza un servizio di intermediazione del debito

(IN QUESTO CASO va definito se l’intermediario è gestito tramite codice vero e proprio o attraverso un sottoconto – vedi argomento FACTORING)

Fornitore

Inserire il fornitore che si vuole pagare

Selezione pratiche

Nei campi NUMERO, DATA E DATA PARTENZA è possibile filtrare le pratiche presenti per data o numero. Lasciando i campi come sono proposti il programma propone tutte le pratiche.

Considera rimborsi

Se flaggato considera i rimborsi inseriti nelle pratiche e diminuisce l’importo proposto del pagamento al fornitore.

Confermando con F10 la procedura propone l’elenco delle pratiche turismo inserite per quel determinato fornitore

Attenzione!

Il programma detrae dall’importo del bonifico le commissioni in base alla percentuale di commissione inserita nella pratica, in ogni caso è possibile modificare l’importo facendo F9 sulla riga della pratica

F9 sulla riga se vogliamo cambiare gli importi

Nel campo importo da pagare è possibile variare l’importo da pagare al Tour Operator per quella determinata pratica.

Per mettere in pagamento le pratiche è sufficiente cliccare sulle righe e la procedura andrà ad aggiungere l’importo al totale

Una volta confermato con F10 la procedura proporrà la maschera di conferma:

I dati per la contabilità vengono richiamati in automatico dai parametri turismo (viaggi – parametri – parametri turismo – pagamenti TO)

Confermando con F10 la procedura esegue le seguenti operazioni:

- registrazioni contabili

genera in automatico scrittura di pagamento (BOF per il fornitore diretto, FAC e BOF per fornitore factoring). Le scritture contabili sono visibili anche dalla pratica tramite il pulsante Pagamento Fornitori.

- riepilogo pratica

inserisce sulla pratica nel pulsante pagamento fornitori i dati del pagamento effettuato.

Situazione dei pagamenti visibile dal pulsante pagamento fornitori

Dettaglio della situazione (pulsante dettaglio)

Attenzione!

Il programma inserisce in automatico i dati nella maschera situazione pagamenti. E’ possibile comunque in ogni momento modificare la situazione sulla pratica agendo sulle maschere proposte. (le modifiche fatte sulla situazione pagamenti fornitore non hanno ovviamente effetto sulla situazione contabile)

PARAMETRI MODULO PAGAMENTO FORNITORI

Per utilizzare al meglio il modulo Pagamento Fornitori si consiglia di inserire i parametri principali del modulo.

Per inserire o verificare i parametri andare alla voce di menu (viaggi – parametri – parametri turismo – pagamenti TO)

Tutti i campi in figura sono obbligatori

Causale Contabile Pagamento

E’ la causale contabile utilizzata per registrare il pagamento, solitamente BOF (bonifico a fornitore)

Causale Contabile per giroconto Factoring

E’ la causale contabile utilizzata per registrare il giroconto dal Tour Operator all’intermediario di factoring.

attenzione! La causale FAC deve essere caricata nel programma non essendo presente di default, per caricarla andare alla voce di menu Archivi – Contabili – Causali Contabili e caricare la nuova causale come da figura seguente.

Codice pagamento fornitore

E’ il codice pagamento fornitore che verrà utilizzato nella registrazione del pagamento

Sottoconto Banca/Cassa

E’ il sottoconto utilizzato per la banca (in caso si utilizzino più banche si consiglia di inserire la più usata)

Spese bancarie e bollo

Sono i sottoconti utilizzati per gestire le spese di emissione del bonifico o la presenza di eventuali bolli.

I parametri inseriti nella maschera parametri vengono proposti in automatico nella maschera di conferma del pagamento al fornitore. Si possono quindi eventualmente modificare nella fase di generazione dello stesso.

FACTORING

Per poter utilizzare i pagamenti ai fornitori in modalità factoring è necessario impostare la modalità sul fornitore.

- attivare flag factoring su anagrafica fornitore

Entrare nella scheda del fornitore utilizzato nella pratica (Viaggi – Anagrafiche – Fornitori) e nella scheda Acquisti attivare il flag factoring e indicare se si vuole gestire il pagamento attraverso un altro fornitore o attraverso un sottoconto (tipo banca).

MODULO AUTOFATTURA TURISMO (registrazioni automatiche)

Il modulo Autofattura Turismo permette all’agenzia di registrare automaticamente attraverso le pratiche caricate le autofatture delle commissioni. Permette inoltre di vedere in ogni momento la situazione delle autofatture registrate direttamente dalla pratica turismo.

COME CARICARE LE AUTOFATTURE

Per caricare le autofatture in automatico è sufficiente entrare nella voce di menu: Viaggi – Gestione Fornitori Turismo – Genera Autofatture TO.

Fornitore

Inserire il fornitore di cui si vuole registrare l’autofattura

Selezione pratiche

Nei campi NUMERO, DATA E DATA PARTENZA è possibile filtrare le pratiche presenti per data o numero. Lasciando i campi come sono proposti il programma propone tutte le pratiche.

Considera rimborsi

Se flaggato considera i rimborsi inseriti nelle pratiche e diminuisce l’importo delle commissioni

Confermando con F10 la procedura propone l’elenco delle pratiche turismo inserite per quel determinato fornitore

Attenzione!

Il programma propone l’importo delle commissioni in base alla percentuale di commissione inserita nella pratica, in ogni caso è possibile modificare l’importo facendo F9 sulla riga della pratica

F9 sulla riga se vogliamo cambiare gli importi delle commissioni

Nei campi commissioni è possibile variare l’importo delle commissioni riconosciute dal Tour Operator per quella determinata pratica ed è possibile distinguerle tra cee e fuori cee.

Per generare l’autofattura è sufficiente cliccare sulle righe e la procedura andrà ad aggiungere l’importo delle commissioni al totale

Una volta confermato con F10 la procedura proporrà la maschera di conferma:

I dati per la contabilità vengono richiamati in automatico dai parametri turismo (viaggi – parametri – parametri turismo – pagamenti TO)

Confermando con F10 la procedura esegue le seguenti operazioni:

- registrazioni contabili

genera in automatico scrittura di autofattura (AUV). La scrittura contabili è visibile anche dalla pratica tramite il pulsante Pagamento Fornitori.

- riepilogo pratica

inserisce sulla pratica nel pulsante pagamento fornitori il flag su Ricevuti Documenti.

Dettaglio della situazione (pulsante dettaglio)

Attenzione!

Il programma inserisce in automatico i dati nella maschera situazione fornitore. E’ possibile comunque in ogni momento modificare la situazione sulla pratica agendo sulle maschere proposte. (le modifiche fatte sulla situazione pagamenti fornitore non hanno ovviamente effetto sulla situazione contabile)

PARAMETRI MODULO AUTOFATTURA

Per utilizzare al meglio il modulo Autofattura si consiglia di inserire i parametri principali del modulo.

Per inserire o verificare i parametri andare alla voce di menu (viaggi – parametri – parametri turismo – pagamenti TO)

Tutti i campi in figura sono obbligatori

Alfa Numerazione Autofatture

È la lettera che si vuole utilizzare per la numerazione separata delle autofatture.

Causale Contabile Autofatture

E’ la causale contabile utilizzata per registrare l’autofattura, solitamente AUV (autofattura vendite)

Codice pagamento

E’ il codice pagamento che verrà utilizzato nella registrazione dell’autofattura

Sottoconto ricavo Commissioni

E’ il sottoconto utilizzato per la registrazione delle commissioni nella scrittura AUV

Iva Commissioni

Sono i codici iva utilizzati per le due diverse tipologie di iva sulle commissioni (cee o fuori cee).

I parametri inseriti nella maschera parametri vengono proposti in automatico nella maschera di conferma della registrazione dell’autofattura (Conferma Autofatture TO). Si possono quindi eventualmente modificare nella fase di generazione della stessa.

ESEMPI DI REGISTRAZIONI IN PRIMA NOTA: LE FATTURE DI ACQUISTO

Per registrare una qualsiasi fattura di acquisto bisogna operare dalla maschera di Prima nota (Contabilità – Primanota).

Per le fatture di acquisto ordinarie si utilizza la causale contabile RF (ricevimento fattura) per gli acquisti 74ter si utilizzerà invece una apposita causale (vedi argomento manuale).

RICEVIMENTO FATTURA CON UNA SOLA ALIQUOTA IVA

CAUSALE: RF REGISTRO IVA: ACQUISTI 1

La causale RF è collegata ad un automatismo di conseguenza una volta inserita la causale verrà proposto uno schema tipo, sarà sufficiente modificare le voci che interessano e la registrazione sarà completa.

Attenzione! Se nella fattura sono presenti più aliquote iva si consiglia di cancellare le righe proposte dall’automatismo (tramite il tasto F6). L’automatismo potrebbe infatti non funzionare correttamente con più aliquote iva. Per registrare una fattura con più aliquote vedere argomento successivo.

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MANUALE UTENTE - 2012

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