NOTA TECNICA
Area Innovazione e Servizi Operativi Direzione Tecnologie e Innovazione Settore Demand & Delivery
Riscossione, Enti e Contribuenti
Xxx Xxxxxxxx Xxxxxx, 00 00000 Xxxx – RM
Tel. 00 00 0000 xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Prot n. 452340 del 27/01/2022
NOTA TECNICA
Servizi ICT di sviluppo, manutenzione e supporto tecnico specialistico Sistema CORPORATE Dynamics AX ERP – Contratto G12 – Variante contrattuale e proroga tecnica
Agenzia delle entrate-Riscossione
Agente della riscossione per tutto il territorio nazionale Sede legale Via Xxxxxxxx Xxxxxx, 14 – 00000 Xxxx
Iscritta al registro delle imprese di Roma, C. F. e P. IVA 13756881002
Sommario
4. Valutazione economica del fabbisogno 7
5. Lo scenario acquisitivo e la relativa strategia 9
Nell’anno 2018 Equitalia S.p.A. (ora Agenzia delle entrate – Riscossione, nel seguito più brevemente anche AdeR) ha indetto una procedura tramite adesione alla convenzione Consip – Sistemi Gestionali integrati – Lotto 1 (CIG 7696736B77), per l’affidamento di Servizi di manutenzione e di sviluppo per i sistemi a supporto dei processi Corporate (c.d. gara G12 e nel seguito più brevemente indicata come G12), della durata di 4 anni.
Il servizio è stato affidato in data 13/12/2018 all’RTI aggiudicatario del suddetto Lotto 1 avente come mandataria ACCENTURE SPA e mandanti Xxxxxxxx S.p.A., IBM Italia S.p.A. e Sistemi informativi S.r.l. per un importo pari a € 2.692.888,45.
Tra gli obiettivi del contratto c’era anche quello di migrare il sistema ERP di AdeR,
da AX – ERP a Microsoft Dynamics 365.
La migrazione del prodotto di mercato su cui si basa il sistema ERP di AdeR si è resa necessaria in quanto il supporto e la manutenzione della casa madre del già menzionato prodotto terminerà a fine aprile 2022. L’assenza di supporto e manutenzione, oltre a rappresentare un rischio operativo in quanto in caso di blocchi non sarebbe garantita la ripartenza, potrebbe diventare addirittura pericolosa anche per l’esercizio corrente in quanto il prodotto sarebbe esposto a potenziali attacchi cyber.
In considerazione della necessità di gestire una serie di richieste urgenti e non prevedibili, alcune delle quali riconducibili all’entrata in vigore di provvedimenti normativi ed efficientamenti di processo, il massimale del contratto ha subito un maggior consumo rispetto a quello inizialmente previsto.
Nel dettaglio, gli interventi di cui sopra che hanno determinato una maggiore spesa rispetto a quella prevista fino alla scadenza contrattuale, fissata al 13 dicembre 2022, sono i seguenti:
• attivazione del processo di gestione degli assegni di traenza;
• implementazione dello scambio applicativo per la gestione dei pagamenti attraverso la piattaforma PagoPa;
• integrazioni sulla piattaforma AX HR – risorse Umane con piattaforma Openspace per gestione processi di Valutazioni delle risorse, sistema incentivante e modulo competenze;
• implementazione nuovo bando Elenco Avvocati – istanza 2021 - e relative nuove integrazioni con applicazione Agenda Legale;
• adeguamento procedura alimentazione piattaforma ANAC, maggiormente integrata nel processo di ciclo passivo;
• integrazione con sistema di Integration management – IGI – per automatizzazione processo security e gestione abilitazioni/revoche,
• prime attività di analisi ed integrazioni tecniche per avvio sistema nuovo Riscossione Sicilia, assolutamente necessarie per il 1° ottobre 2021. Il secondo set delle attività sarà avviato in una fase successiva.
Nel prospetto sotto riportato viene rappresentata la spesa sostenuta per ciascun anno di vigenza del contratto e quella residua fino alla scadenza originaria (sono incluse tutte le maggiori spese per le ragioni evidenziate in precedenza).
Anno | Canoni manutenzione correttiva | Manutenzione evolutiva (a consumo) | ASSISTENZA SPECIALISTICA | Innalzamento piattaforma tecnologica | Totale |
2019 | € 98.183,89 | € 512.768,54 | € 7.026,50 | € 39.955,2 | € 657.934,13 |
2020 | € 168.315,00 | € 507.802,48 | € 100.967,75 | € 150.248,2 | € 927.333,43 |
2021 | € 168.315,00 | € 286.704,18 | € 335.286,25 | € 148.999,6 | € 939.305,03 |
Residuo Contratto | € 168.315,86 | ||||
Totale contrattuale | € 2.692.888,45 | ||||
Tab. 1
Come anticipato in precedenza, il residuo contrattuale, pari a € 168.315,86 non consentirà di concludere la migrazione della piattaforma ERP.
Sulla base dei consumi contrattuali sopra esposti, è possibile rimodulare il residuo contrattuale (in gran parte costituito dal canone di manutenzione correttiva previsto fino fine contratto G12 cioè il 13/12/2022) come rappresentato nella tabella che segue.
Questa rimodulazione degli importi consente di garantire la continuità operativa su tutti i servizi, oggetto della fornitura G12 fino al 31/3/2022
Valore Contratto | Residuo al 28/9/2021 | Residuo al 31/12/2021 | Residuo post ridistribuzione MAC | Nuovo Residuo al 31/3/2022 e chiusura anticipata contratto | |
IT18020405- INNALZAMENTO PIATTAFORMA | € 339,203 | € 0 | € 0 | € 0 | € 0 |
IT18020405- SERVIZIO MEV NSS | € 1.307.275 | € 140.925 | € 11.570 | € 111.570 (11.570 + 100.000) | € 0 |
IT18020508- SERVIZIO AS | € 443.280,50 | € 287.781 | € 100.000 | € 126.237,86 (100.000 + 26.237,86) | € 0 |
IT17010103- SERVIZIO MAC | € 603.129 | € 252.470 | € 168.315,86 | 42.078 | € 0 |
€ 2.692.888,45 |
Tab. 2
Quanto presentato nella tabella dovrà essere oggetto di una opportuna variante di ordine.
Si ricorda che le attività previste nel contratto G12 comprendono anche la migrazione del sistema AX – ERP a Microsoft Dynamics 365 che, sulla base della pianificazione corrente, si completerà entro la fine di luglio 2022. Risulta evidente che la migrazione in parola non può essere conclusa, dal momento che la copertura economica del contratto G12 può arrivare fino al 31 marzo 2022.
Considerate le varie circostanze, che saranno meglio dettagliate nel prossimo paragrafo, una soluzione, in grado di contemperare tutte le diverse esigenze, consiste , come anzidetto, nel rimodulare gli importi residui con anticipazione del termine di scadenza al 31 marzo 2022 e contestualmente, al fine di garantire continuità operativa e nell’ impossibilità di procedere ad autonoma gara e prorogare il termine di scadenza contrattuale per il tempo strettamente necessario all’attivazione del nuovo strumento Accordo Quadro (AQ) Consip “Gara Cloud 3”, attesi gli obblighi di cui all’art. 1, commi 512 e ss. della legge n. 208/2015 e l’assenza sia delle tempistiche per espletare un’autonoma procedura di gara sia delle condizioni stabilite dall’art. 75 del decreto-legge 17 marzo 2020,
n. 18, convertito dalla legge 24 aprile 2020, n. 27, così come modificato dall’art. 1, comma 11, del D.L. 31 dicembre 2020, n. 183, per procedere ad un’autonoma procedura negoziata mediante l’invito di quattro operatori economici ex art. 63 comma 2, lett. c), del D.Lgs. n. 50/2016.
Tale soluzione consente di
1. chiudere le attività di migrazione, garantendo l’erogazione dei servizi in
questione senza interruzione alcuna
2. rispettare le prescrizioni normative sopra indicate
3. Stato del progetto
La figura seguente presenta la pianificazione citata e la situazione del progetto.
Come risulta evidente dalla pianificazione presentata, il progetto prevede di avviare la fase operativa della migrazione dell’istanza contabilità ERP nel periodo marzo – aprile e successivamente dell’istanza AX HR – modulo Risorse Umane entro la conclusione del mese di luglio 2022.
Sarebbe intenzione di AdeR acquisire i servizi ICT, su cui indirizzare la manutenzione del sistema ERP migrato, mediante un appalto specifico da espletarsi nell’ambito dell’Accordo Quadro (AQ) Consip “Gara Cloud 3”, ma l’aggiudicazione del lotto di interesse di AdeR, è stata impugnata e ad oggi non è ancora possibile avviare i relativi appalti specifici.
Allo stato attuale è ragionevole ritenere che l’attivazione dell’AQ possa avvenire non prima di febbraio o marzo 2022.
Ne consegue che:
1. attesa l’esigenza di usufruire dei servizi sopra descritti e di concludere le attività di migrazione senza soluzione di continuità;
2. tenuto conto delle previsioni di cui all’art. 1, comma 512 e ss della legge
n. 208/2015 che impongono, per gli acquisti di beni e servizi informatici e di connettività, di ricorrere agli strumenti negoziali messi a disposizione da Xxxxxx;
3. tenuto conto dell’impossibilità temporale di acquisire i servizi di interesse mediante un’autonoma procedura di gara, vieppiù in considerazione della data prevista da Consip per l’attivazione del relativo strumento negoziale (e comunque non prima di febbraio o marzo 2022);
4. dell’assenza delle condizioni stabilite dall’art. 75 del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito dalla legge 24 aprile 2020, n. 27, così come modificato dall’art. 1, comma 11, del D.L. 31 dicembre 2020, n. 183, per procedere ad un’autonoma procedura negoziata mediante l’invito di quattro operatori economici ex art. 63 comma 2, lett. c), del D.Lgs. n. 50/2016.
Pertanto, per le ragioni sopraesposte, per eventi non previsti e non prevedibili, si rende necessario quanto segue, nelle more della risoluzione dei ricorsi pendenti sull’aggiudicazione definitiva della gara Consip anzidetta e quindi della possibilità di aderire all’ Accordo Quadro Consip in questione:
a. rimodulare i corrispettivi contrattuali residui per effetto di un apposito atto
di variante ai sensi dell’art. 311, comma 3 del dpr 207/2010;
b. prorogare il contratto G12 in essere per il tempo strettamente necessario,
nelle more dell’attivazione del predetto strumento negoziale di Consip.
4. Valutazione economica del fabbisogno
Fabbisogno per la continuità operativa e completamento della migrazione
Il fabbisogno è stato stimato in regime di continuità operativa ed applicando, dunque, le condizioni economiche attualmente vigenti nel contratto in essere:
Attività | Importo stimato |
XXX Xxxxxxxxx contrattuale necessaria a coprire la manutenzione correttiva compatibilmente con le attività di seguito elencate e la definizione di una nuova procedura di gara. (4 mesi per valore mensile pari a € 20.800) | € 83.200 |
MEV Servizio di manutenzione evolutiva In virtù del previsto esaurimento del plafond dedicato alla manutenzione evolutiva alla data del 31/3/2022, e dovendo AdeR gestire in parallelo l’avvio del nuovo sistema Dynamics AX 365 cloud e l’esercizio dell’esistente sistema Dynamics AX 2012, si è stimato sulla base dei precedenti consumi un fabbisogno per la | € 104.000 |
durata di 4 mesi (fino all’aggiudicazione prevista del nuovo servizio), utile alle attività di: - Potenziamento ed estensione attuale power BI per possibili utilizzi su istanza ERP contabilità (su dati storicizzati su “Datalake” per ottimizzazione spazio storage) - Implementazione misure e controlli di sicurezza emersi a valle dell’analisi del rischio condotta sul sistema cloud (GDPR e DPO) - Interventi sull’interfaccia utente e sulla “user experience” per evidenze fisiologiche che sorgeranno a valle dell’avvio in produzione del nuovo sistema Dynamics 365. | |
Assistenza Specialistica Rientrano nel task tutti gli interventi di carattere assistenza di processo, formazione, predisposizione documentazione e manualistica e change organizzativo. | € 42.000,00 |
Totale | € 229.200,00 |
Tab. 3
Tutti gli interventi sopra riportati hanno una fattibilità tecnica certa e una pianificazione temporale consistente con la durata della proroga richiesta, ma non sarebbero attualmente attivabili in quanto sprovvisti della necessaria copertura economica. La loro mancata realizzazione porterebbe AdeR a non beneficiare degli efficientamenti funzionali e tecnici attesi, e di conseguenza a non poter sfruttare tutto il valore aggiunto derivante dall’adozione della nuova soluzione Dynamics 365 in Cloud.
Attività previste per integrazione Riscossione Sicilia
Per effetto dell’art. 76 del decreto-legge 25 maggio 2021, n. 73, convertito con modificazioni dalla legge 23 luglio 2021, n. 106, la società Riscossione Sicilia
S.p.A. (di seguito anche RS) è sciolta con decorrenza dal 30 settembre 2021, e a far data dal 1ottobre 2021 tutte le sue funzioni saranno assorbite dall’attuale ADER.
Relativamente al progetto straordinario di incorporazione della società Riscossione Sicilia SpA, sono state stimate e preventivate le seguenti attività progettuali che saranno eseguite in due fasi ante e post migrazione dati
Attività | Importo stimato (€) | Fase attivazione |
Supporto alla migrazione dei dati ERP | 50.000 | Fase 1 |
Supporto alla migrazione dei dati HR | 40.000 | Fase 1 |
Supporto alla configurazione | 30.000 | Trasversale su progetto |
Revisione interfacce ERP | 10.000 | Fase 2 |
Revisione interfacce HR | 20.000 | Fase 2 |
Totale | 150.000 |
Tab. 4
Fabbisogno complessivo
Il fabbisogno complessivo è riportato nella tabella seguente.
Attività | Importo stimato (€) |
Continuità operativa e completamento migrazione | 229.200 |
Completamento incorporo su MS Dynamics 365 di ex RS | 150.000 |
Totale | 379.200 |
Tab. 5
5. Lo scenario acquisitivo e la relativa strategia
Come presentato nei paragrafi 1 e 2, a seguito di motivazioni impreviste e imprevedibili, tra le quali si ricorda l’acquisizione di ex RS in AdeR e gli adeguamenti necessari per PagoPA, il budget del contratto finirà in anticipo rispetto alla scadenza del contratto stesso.
È stato rappresentato nel paragrafo 3 che è assolutamente necessario garantire la continuità operativa dei servizi ICT oggetto del contratto in parola, in particolare:
1. il completamento della migrazione del sistema ERP di ex RS su quello di AdeR;
2. il completamento della migrazione del sistema AX ERP di AdeR su Microsoft Dynamic 365;
3. l’avvio operativo dei sistemi ERP e HR migrati;
4. la manutenzione adeguativa e correttiva del sistema AX ERP attuale fino a quando non saranno completati i punti 2 e 3 di questa lista.
È stato evidenziato nei paragrafi 2 e 3 che al momento non sono disponibili strumenti Consip (in particolare il già citato Accordo Quadro Consip “Gara Cloud 3”) mediante i quali indirizzare l’acquisizione dal mercato dei servizi ICT oggetto del contratto. Negli stessi paragrafi è stato anche manifestata l’assenza sia delle tempistiche per espletare un’autonoma procedura di gara sia delle condizioni stabilite dall’art. 75 del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito dalla legge
24 aprile 2020, n. 27, così come modificato dall’art. 1, comma 11, del D.L. 31 dicembre 2020, n. 183, per procedere ad un’autonoma procedura negoziata mediante l’invito di quattro operatori economici ex art. 63 comma 2, lett. c), del D.Lgs. n. 50/2016.
Tutto ciò premesso, alfine di garantire la continuità delle attività sottese al contratto in parola, fondamentali per assicurare la regolare erogazione dei servizi informatici propedeutici all’espletamento delle attività istituzionali di AdeR, si ritiene che l’unico strumento negoziale utilizzabile, sia rappresentato
1. rimodulazione dei corrispettivi residui come segue, attraverso l’adozione di una variante ai sensi dell’art. 311 comma 3 del dpr 207/2010, con conseguente anticipazione della scadenza al 31 marzo 2022;
2. dalla proroga tecnica del contratto CIG 7696736B77 (G12), a decorrere dal 1° aprile 2022 fino al 31 luglio 2022 per complessivi euro 379.200,00 (oltre IVA) di cui:
a. € 83.200 per il canone di manutenzione correttiva per un periodo di 4 mesi;
b. € 104.000 per le attività di manutenzione evolutiva sopra riportate;
c. € 42.000 per attività supporto specialistico
d. € 150.000 per attività relative a progetto integrazione Riscossione
Sicilia
Tutto ciò tenendo conto dei tempi presunti indicati da Consip per l’attivazione
del’ AQ già citato e per la successiva adesione alla stessa.
Sulla base delle considerazioni svolte, si rende necessario rimodulare i corrispettivi residui come meglio riportato nella ripartizione indicata in Tabella 2, e prorogare il contratto CIG 7696736B77 (G12) per un periodo di 4 mesi a decorrere dalla data del 1° aprile 2022, e con un impegno massimo di spesa pari a € 379.200,00, oltre IVA così dettagliati:
• € 83.200 per il canone di manutenzione correttiva per un periodo di 4 mesi;
• € 104.000 per le attività di manutenzione evolutiva sopra riportate;
• € 42.000 per attività supporto specialistico
• € 150.000 per attività relative a progetto integrazione Riscossione Sicilia
Va evidenziato che, appena Xxxxxx avrà aggiudicato l’AQ, sarà avviata una procedura acquisitiva per acquistare dal mercato i servizi ICT di manutenzione del sistema ERP di AdeR, in modo che l’aggiudicatario di tale procedura possa avviare il passaggio di consegne non appena concluso il progetto di migrazione (dunque dal 1 giugno 2022), per la durata massima di 2 mesi. Pertanto, è prevista la facoltà di recesso unilaterale anticipato senza oneri per AdeR, da attivare con un preavviso minimo di 30 giorni.
Infine, il massimale di spesa previsto nel presente documento è coerente con la spesa ICT prevista nel Budget 2022-2024 deliberato dal Comitato di Gestione del 28 ottobre 2021, in attesa dell’approvazione del MEF a cui verrà trasmesso a breve.
Il Responsabile del Procedimento Xxxxxxx Xxxx
(Firmato digitalmente)