collegato ai pagamenti (intermedio e finale)
Il report è …
- collegato ai pagamenti (intermedio e finale)
- obbligatorio (da contratto) e deve essere prodotto entro 2 mesi dalla fine del progetto (data indicata nel contratto)
- inoltre, deve essere prodotto in un certo numero di copie (questo dato è sempre indicato nel contratto)
Al report vanno allegati prodotti, pubblicazioni, verbali, registri … ogni attività deve essere registrata e quindi è opportuno produrre documenti a riprova di quella attività … documenti che sono
correlati con le spese …
Indice del report …
• Section I. Declaration 🡪 «Rappresentanti scientifici»
• Section II. Checklist
• Section III. Specification of the project
• Section IV. Final Publishable Executive Summary
• Section V. Technical aspects of the project
• Section VI. Horizontal and Specific Work packages
• Section VII. Annexes
Section II. Checklist
Section II. Checklist
Section III. Specification of the project
• Informazioni generali
• Analisi di partenza: importanza del progetto, chi ne può beneficiare, risultati e prodotti …
• Elementi chiave
• ….
Section IV. Final Publishable Executive summary
• Sintesi del progetto «pubblicabile»:
– Max 3 pagine
– Elemento principale: comunicare i risultati raggiunti grazie al supporto economico della commissione europea …
– … una sorta di articolo per il pubblico ampio! (deve includere: dati, raccomandazioni, foto …)
Section V. Technical aspects of the project
• Background e scopo
• Obiettivi generali
• Obiettivi specifici
• Panoramica dei WP e dei deliverable
• Metodolologia e strumenti
• Target
• Valutazione
• Risultati
Section VI. Horizontal WPs + Specific WPs …
• WP1 – WP2 – WP3 …
• … a partire dal WP4: dettagliare il lavoro realizzato (compresi gli scostamenti dalla fase di progettazione/programmazione)
Section VII. Annexes
• Piani (management, dissemination, evaluation
…)
• Prodotti
• Pubblicazioni
• …. insomma, tutti i prodotti realizzati.
Preparazione del report finanziario
Regole principali …
budgeting + rendicontazione (1)
• Regola del co-finanziamento: external co-financing from a source other than EC funds is required (own resources or financial contributions from third parties, project income)
• Regola di non realizzare profitto: the grant may not have the purpose
or effect of producing a profit for the beneficiary
• Regola della non retroattività dei costi: only costs incurred after the
starting date stipulated in the grant agreement can be cofunded
• Regola del “non cumulo” dei fondi: only one grant can be awarded for a specific action carried out by a given beneficiary
Regole principali …
budgeting + rendicontazione (2)
• I costi sono eleggibili se le spese sono state realizzate nel periodo progettuale (inizio e fine sono indicati nel contratto …)
• Costi sostenuti entro i due mesi dalla data fine
… sono eleggibili se sostenuti per realizzare il report finale (direttamente connessi a questa azione)
Regole principali …
budgeting + rendicontazione (1)
• I costi indiretti sono il 7% (percentuale massima dei costi diretti)
• Il contributo della commissione (definito in fase di approvazione) non varia in fase di rendicontazione … la % è sempre quella, sia che si spenda di più o di meno!!!!!
• E’ ammesso uno spostamento tra una voce e l’altra (internamente a ciascun budget/partner) di max 20%
• Entro 45 gg ai partner …
• … in quali %???
--> Programmare anche il budget!!!!!!!!!!!
Quando è necessario realizzare un amendment???…
• Entrata o uscita di un partner, proroghe, elementi tecnici nuovi …
• Cambio di rapp. legale, riferimenti bancari …
• Per il budget??
– Nuovi costi (eleggibili ma non previsti)
– Scostamenti tra voci > del 20%
– Trasferimenti di budget tra un partner e l’altro…
Documenti di supporto alla rendicontazione
• Registrazione delle attività nei termini (inizio e fine) del progetto
• Eventi, incontri
• Consegna di attrezzature, materiali di consumo, servizi
• La data di alcune fatture/pagamenti può essere al di fuori dei termini
• Prima dell’avvio (attrezzature, incontri di kick-off)
• Dopo la conclusione (contratti di servizio, attività relative alla preparazione della relazione)
• Documenti giustificativi
• preventivi, accettazione di preventivi, contratti, ordini di acquisto, ricevute di ritorno / di consegna, ecc.
• Non sono richiesti documenti giustificativi per le spese generali (…7%)
coordinatore
• Inviate solo dal
• C’è un Modello da compilare:
• Chiaro riferimento all'azione (acronimo, numero identificativo) e la durata
• Importo richiesto Vanno dettagliati:
🡪 Costi sostenuti da ciascun partner
🡪 Contributo CE per partner sulla base dei costi ammissibili
🡪 L’avanzo (per partner) rispetto al pre-finanziamento
🡪Interessi maturati sul pre-finanziamento
I documenti da inviare con la richiesta di pagamento
• Rendiconto consolidato redatto dal coordinatore contenente ogni partner (originale, versione firmata) – c’è un modello!!
• certificazione dei costi, una per ciascun partner (originale firmato versione)
+ dichiarazione dettagliata dei costi – c’è un modello!!!
• Attenzione ad IVA - specificare se l'IVA è inclusa o meno nella dichiarazione
di spesa
• attestazione di IVA / chiaro riferimento di legge applicabile per quei partner che affermavano "IVA inclusa"
• copia di tutte le fatture per le attrezzature e subfornitura per ogni partner interessato
Bilanciamento e definizione di Costi e Ricavi
Costi e Xxxxxx DEVONO essere bilanciati, pena il rifiuto del pagamento ….
I Costi
devono essere inseriti solo i Costi Attuali; questi costi possono essere:
• Costi Ammissibili e
• Comunque realizzati nell’ambito del progetto
I Ricavi
devono essere inseriti tutti i Ricavi del progetto; questi ricavi possono essere:
• Generati dal progetto
• Contribuzione propria o di parti terze
• Finanziamento della
Commissione
Costi di Staff
Elementi da inserire nel report dei costi di staff:
a. Acronimo dell’organizzazione beneficiaria
b. Codice del paese
c. Nome della persona che viene finanziata
d. Funzione / Categoria
e. Numero di giorni lavorativi per il progetto
f. Salario giornaliero della persona
g. Totale pagato (=numero di giorni x salario giornaliero )
I dipendenti Pubblici sono identificati nel report allo stesso modo
Note | La scheda delle attività e quella dei salari non devono essere fornite ora ma devono essere disponibili in caso di richiesta di Verifica o di Revisione |
Documenti da Presentare annessi alla richiesta di pagamento | Nessuno |
Costi di Viaggio e di Soggiorno
Costi da inserire obbligatoriamente nel report:
Costi di Viaggio:
a. Acronimo dell’organizzazione beneficiaria
b. Codice del paese
c. Nome della persona che viaggia
d. Scopo e Date del viaggio
e. Mezzo di trasporto ( aereo, macchina, nave…)
f. Luogo di partenza (Città, Stato)
g. Luogo di destinazione (Città, Stato)
h. Costi di viaggio
Costi di Soggiorno:
a. Acronimo dell’organizzazione beneficiaria
b. Codice del paese
c. Nome della persona che viaggia
d. Scopo e Date del viaggio
e. Luogo di destinazione (Città, Stato)
f. Numero di giorni
g. Costo di soggiorno giornaliero (da verificare nella tabella del contratto)
h. Costo totale ( = Numero di giorni x costo di
soggiorno giornaliero)
Note | I viaggi al di fuori dell’EU e dei Paesi Candidati devono essere preventivamente approvati per essere considerati Ammissibili |
Documenti da Presentare | Copia dell’approvazione dell’Agenzia Esecutiva per i viaggi extra EU e Paesi Candidati |
Esempio: tabella diarie
Costi delle Attrezzature
Il report deve contenere la lista delle attrezzature acquistate per il progetto; inoltre gli elementi da inserire nel report sono:
a. Acronimo dell’organizzazione beneficiaria
b. Codice del paese
c. Nome del fornitore
d. Descrizione dell’attrezzatura
e. Data di acquisto/acquisizione
f. Prezzo di acquisto
g. % della parte allocata riferita al progetto (se non è il 100%)
h. Totale dell’ammortamento
⮚ Spese di Hardware ammortizzate in più di 36 mesi
⮚ Spese di Software ammortizzate al 100%
⮚ Arredamento ammortizzato oltre i 5 anni
⮚ Attrezzature (fotocopiatrice, fax…) ammortizzate in più di 36 mesi
Note | I dati del progetto (quali l’acronimo del progetto o il numero del contratto) devono corrispondere a quelli delle fatture |
Documenti da Presentare | Copia delle fatture |
Esempio: tabelle per conteggi ammortamenti
Costi per Materiali Sussidiari e di Consumo
Nel report vanno inseriti:
• i costi direttamente attribuibili al progetto (normalmente tramite voce in
fattura),
• una lista dettagliata degli oggetti acquistati ed i seguenti elementi:
a. Acronimo dell’organizzazione beneficiaria
b. Codice del paese
c. Nome del fornitore
d. Descrizione dell’attrezzatura
e. Prezzo di acquisto
Note | I dati del progetto devono corrispondere a quelli delle fatture Le fatture non devono essere fornite ora ma devono essere disponibili in caso di richiesta di Verifica o di Revisione |
Documenti da Presentare | Nessuno |
Costi di Subappalto
Nel report vanno inseriti i seguenti elementi:
a. Acronimo dell’organizzazione beneficiaria
b. Codice del paese
c. Nome del subappaltatore
d. Descrizione della prestazione subappaltata
e. Totale della(e) fattura(e)
Note | I dati del progetto devono corrispondere a quelli delle fatture |
Documenti da Presentare | Copia delle fatture |
Altri Costi
I costi riportati come ‘Altri Costi’ devono avere un legame diretto col progetto
(costi identificabili e direttamente connessi con la prestazione).
Nel report vanno inseriti i seguenti elementi:
a. Acronimo dell’organizzazione beneficiaria
b. Codice del paese
c. Nome del fornitore
d. Descrizione dell’oggetto
e. Prezzo d’acquisto
I Costi di Viaggio e di Soggiorno delle persone non incluse nella sezione ‘Staff’ possono essere riportati in questa sezione (tramite le stesse intestazioni della sezione ‘Costi di Viaggio e di Soggiorno’)
Note | I dati del progetto devono corrispondere a quelli delle fatture Le fatture non devono essere fornite ora ma devono essere disponibili in caso di richiesta di Verifica o di Revisione |
Documenti da Presentare | Nessuno |
Spese Generali – Costi indiretti
Qualora gli ‘Altri Costi’ possano essere identificati e giustificati dal beneficiario pur non avendo un legame diretto col progetto, possono essere considerati come ‘Spese Generali’’
Le ‘Spese Generali’ sono i costi di struttura e supporto dell’attività (operazioni) amministrativa, tecnica e logistica di cui il progetto finanziato fa parte.
Le ‘Spese Generali’ si calcolano come percentuale del totale dei costi ammissibili indicati all’Articolo I.4.2. dell’Accordo di Finanziamento
Note | Le ‘ Spese Generali ‘ non possono superare il 7% di tutti i costi diretti ammissibili del progetto |
Documenti da Presentare | Nessuno |
Rendicontare le Entrate
TUTTE le Entrate devono essere rendicontate nel report finanziario,
indipendentemente dalla loro provenienza.
Note | • Devono essere fornite le Spiegazioni/Giustificazioni delle ‘Entrate generate dal progetto’ |
Documenti da Presentare | • Copia dell’Estratto Conto o qualsiasi altro documento che esplichi le somme rendicontate come ‘Entrate generate dal progetto’ • Copia dell’Estratto Conto o qualsiasi altro documento che esplichi le somme rendicontate come ‘Altre risorse esterne’ • Copia dell’Estratto Conto o qualsiasi altro documento che esplichi le somme rendicontate come ‘Altre fonti di finanziamento’ |
Adesso tocca a voi!
1) Trovate sul vostro tavolo il grant agreement … da far firmare al vostro DG ….
Quali step per
l’avvio?
WHO («Chi»)
WHAT («Che cosa») WHEN («Quando») WHERE («Dove»)
WHY («Perché»)
1) Recepimento del finanziamento …
2) espletamento degli adempimenti previsti da Convenzione …
3) apertura commessa e avvio sistema contabile per la gestione del contributo …
4) acquisizione risorse …
5) svolgimento e monitoraggio periodico delle attività e
delle spese …
6) Rendicontazione periodica … e finale!
2) Siete Capofila e dovete gestire tutti i partner ….
Quale KIT per
l’avvio?
1) Modelli per il monitoraggio delle attività …
2) Modelli per il monitoraggio delle spese …