Bologna

Comune di ARGELATO

Bologna



MANUALE DI GESTIONE DEL

PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI

ARCHIVI


A P P R O V A T O C O N L A D E L I B E R A Z I O N E D E L L A G I U N T A C O M U N A L E N …6…6 D E L …8 O…TT…OB…RE…2.01. 5



INDICE


SEZIONE I DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE

Articolo 1 Ambito di applicazione

Articolo 2 Definizioni


SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 3 Individuazione delle Aree organizzative omogenee

Articolo 4 Tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

Articolo 5 Unicità e funzionalità del sistema di protocollo informatico Articolo 6 Eliminazione dei protocolli interni

Articolo 7 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti


SEZIONE III FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 8 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Articolo 9 Formato dei documenti informatici

Articolo 10 Sottoscrizione dei documenti informatici


SEZIONE IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 11 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Articolo 12 Ricezione dei documenti informatici

Articolo 13 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti


SEZIONE V REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 14 Documenti soggetti a registrazione di protocollo Articolo 15 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

Articolo 16 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti Articolo 17 Registrazione di protocollo dei documenti interni

Articolo 18 Segnatura di protocollo

Articolo 19 Annullamento delle registrazioni di protocollo Articolo 20 Registro giornaliero di protocollo

Articolo 21 Registro di emergenza

Articolo 22 Differimento dei termini di registrazione Articolo 23 Documenti soggetti a registrazione particolare Articolo 24 Documenti inerenti a gare d’appalto

Articolo 25 Lettere anonime e documenti non firmati

Articolo 26 Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti


SEZIONE VI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 27 Classificazione dei documenti

Articolo 28 Modifiche e aggiornamenti al piano di classificazione


SEZIONE VII ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 29 Unità di smistamento Articolo 30 Modifica delle assegnazioni

Articolo 31 Recapito dei documenti agli uffici utente

SEZIONE VIII SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

Articolo 32 Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati Articolo 33 Modalità di svolgimento del processo di scansione Articolo 34 Gestione degli originali cartacei sottoposti a scansione


SEZIONE IX SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 35 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo Articolo 36 Spedizione dei documenti informatici


SEZIONE X FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 37 Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione Articolo 38 Processo di formazione dei fascicoli

Articolo 39 Carpette dei fascicoli

Articolo 40 Metadati dei fascicoli informatici Articolo 41 Chiusura dei fascicoli

Articolo 42 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli Articolo 43 Tenuta dei fascicoli dell’archivio corrente Articolo 44 Repertorio dei fascicoli


SEZIONE XI FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 45 Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti Articolo 46 Flusso di lavorazione dei documenti spediti Articolo 47 Flusso di lavorazione dei documenti interni


SEZIONE XII GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

Articolo 48 Sistema di gestione dei flussi documentali Articolo 49 Scambio di documenti e fascicoli tra uffici utente Articolo 50 Comunicazioni informali tra uffici utente


SEZIONE XIII ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 51 Piano di conservazione dell’archivio

Articolo 52 Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei

Articolo 53 Versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio di deposito Articolo 54 Conferimento all’archivio storico dei fascicoli cartacei Articolo 55 Selezione e scarto archivistico

Articolo 56 Archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici


SEZIONE XIV GESTIONE DEI PROCEDIMENTI

Articolo 57 Catalogo delle attività’ e dei prodotti


SEZIONE XV ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 58 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’area organizzativa omogenea

Articolo 59 Accesso esterno

Articolo 60 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni


SEZIONE XVI FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 61 Il sistema di gestione informatica dei documenti

SEZIONE XVII SICUREZZA E SISTEMA INFORMATICO

Articolo 62 Piano di sicurezza informatica

Articolo 63 Predisposizione del piano di sicurezza informatica Articolo 64 Obiettivi del piano di sicurezza informatica Articolo 65 Controllo del rischio

Articolo 66 Codice identificativo per l’utilizzo dei computer


SEZIONE I



D E F I N I Z I O N I E D A M B I T O D I A P P L I C A Z I O N E



ARTICOLO 1 AMBITO DI APPLICAZIONE

1. Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM del 3/12/2013 recante le regole tecniche per il protocollo informatico e s.m.i.

2. Esso descrive e disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti del Comune di ARGELATO.

3. Il manuale di gestione descrive altresì il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.


ARTICOLO 2 DEFINIZIONI

1. Ferme restando le Definizioni di cui all’Allegato “ A “ ai fini del presente manuale s’intende:

a) per accesso, l’operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici;

b) per affidabilità, la caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico;

c) per allegato, un documento unito stabilmente ad altro documento per prova, chiarimento o memoria, con cui condivide la stessa segnatura di protocollo;

d) per amministrazione, il Comune di ARGELATO;

e) per archiviazione ottica, l’operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico;

f) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa ad affari e procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;

g) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente ed alla consultazione a fini storici;

h) per archivio storico, il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da più di quarant’anni, selezionati e destinati a conservazione permanente;

i) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445;

j) per assegnazione, l’operazione d’individuazione dell’ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;

k) per autenticità, la caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento informatico;

l) per base di dati, una collezione di dati registrati e correlati tra loro;

m) per CAD, il Codice dell’Amministrazione digitale di cui al Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e successive modificazioni e integrazioni;

n) per casella di posta elettronica istituzionale, la casella di posta elettronica attraverso la quale vengono inviati e ricevuti i messaggi protocollati. Le caselle di posta elettronica istituzionale, definite da ciascuna Amministrazione, sono pubblicate sull’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) e sul sito istituzionale dell’ente;

o) per classificazione, l’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni ed alle modalità operative dell’Amministrazione, in base al piano di classificazione adottato le cui voci, in ambiente digitale, sono individuate attraverso specifici metadati;

p) per conservazione, l’insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governare la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione;

q) per destinatario, il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato;

r) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;

s) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

t) per fascicolazione, l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari, attività o persone, ovverosia l’operazione di riconduzione logica e fisica di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, garantendo il mantenimento del vincolo archivistico;

u) per fascicolo, l’unità archivistica indivisibile di base che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo, a un soggetto o ad un affare;

v) per fascicolo informatico, l’aggregazione strutturata ed univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice;

w) per firma digitale, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

x) per formato, la modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file;

y) per funzionalità aggiuntive, le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti, nonché alla accessibilità delle informazioni;

z) per funzione di hash, una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a

partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti;

aa) per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del piano di classificazione adottato;

bb)per impronta di un documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione di una opportuna funzione di hash, che garantisce l’associazione biunivoca tra l’impronta stessa e il documento di origine;

cc) per integrità, l’insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato;

dd) per interoperabilità, la capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi;

ee) per leggibilità, l’insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti;

ff) per manuale di conservazione, lo strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione;

gg) per memorizzazione, il processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici;

hh) per metadati, l’insieme dei dati associati ad un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un’aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione;

ii) per piano di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta;

xx) per piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il piano di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;

kk)per polo di conservazione, il Polo Archivistico della Regione Xxxxxx-Romagna (PARER), che si propone di conservare in un sistema sicuro il patrimonio documentale degli enti dell'intero territorio regionale;

ll) per registro di protocollo, registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti

mm) per Regole tecniche, si intendono le regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del CAD di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, DPCM 3 dicembre 2013;

nn) per repertorio dei fascicoli, il registro annuale ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all'interno di ciascuna classe e riportante tutti i dati del fascicolo; oo)per repertorio informatico, registro informatico che raccoglie i dati registrati

direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica;

pp) per responsabile del protocollo o della gestione documentale, il dirigente o funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;

qq)per responsabile del trattamento dei dati personali, la persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento dei dati personali;

rr) per scarto, l’operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale;

ss) per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso;

tt) per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti;

uu) per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso;

vv) per Testo unico, il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, pubblicato con DPR 28 dicembre 2000, n. 445;

ww) per ufficio utente, un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;

xx) per utente, la persona, l’ente o il sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.


SEZIONE II


DISPOSIZIONI GENERALI



ARTICOLO 3

INDIVIDUAZIONE DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE

1. Per la gestione unica e coordinata dei documenti, l’Amministrazione individua un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Comune di ARGELATO, come meglio specificato nella scheda riportata nell’Allegato “B” del presente Manuale di Gestione


ARTICOLO 4

TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

1. Nell’ambito dell’Area organizzativa omogenea è istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del Testo unico.

2. Esso è funzionalmente individuato nell’Ufficio Segreteria generale, ha competenza sull’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, ai fini della sua corretta classificazione, conservazione e ordinamento e ad esso sono ricondotti i compiti di cui all’articolo 61 comma 3, del Testo unico e precisamente:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;

d) conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti;

e) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli artt. 59 e 60 del

T.U. e le attività di gestione dell’archivio di cui agli artt. 67, 68 e 69 dello stesso T.U.;

f) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

g) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente manuale da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

3. Il Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, è individuato come da Allegato B al presente manuale nella figura del Responsabile del Servizio Affari Generali ed Istituzionali.

4. Al responsabile, oltre alle altre funzioni proprie di Responsabile del Servizio, compete il costante aggiornamento delle procedure attuative del presente manuale.

5. L’unità Protocollo e archivio è una delle strutture funzionali del Servizio e cura la conservazione, l’accesso, la movimentazione del materiale documentario; provvede al reinserimento dei documenti cartacei ricevuti nei rispettivi fascicoli; provvede inoltre alla redazione degli elenchi di scarto e al versamento in archivio storico della documentazione destinata a conservazione illimitata.


ARTICOLO 5

UNICITÀ E FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO

1. Il sistema di protocollo informatico è unico. Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è quindi unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre e ricomincia da 1 all’inizio di ogni anno.

2. Il sistema di protocollo informatico adottato dal Comune comprende la “funzionalità minima” di cui all’articolo 56 del Testo unico.

3. Nell’acquisire o realizzare funzionalità aggiuntive in attuazione di quanto previsto dal CAD di cui all’articolo 56 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, queste condividono con la funzionalità minima almeno i dati identificativi dei documenti.


ARTICOLO 6 ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI INTERNI

1. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, sono eliminati tutti i sistemi di registrazione di protocollo alternativi al protocollo informatico.


ARTICOLO 7

MODELLO OPERATIVO ADOTTATO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI

2. Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utenti a cui sono attribuite competenze diverse per la ricezione, registrazione, classificazione, fascicolazione e l’assegnazione dei documenti.


SEZIONE III


FORMAZIONE DEI DOCUMENTI



ARTICOLO 8

MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI

1. I documenti possono essere analogici o digitali. Quando sono prodotti con sistemi informatici, devono rispettare le disposizioni dell’articolo 40 del CAD e s.m.i. e le Regole tecniche.

2. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dai Dirigenti delle strutture. Al minimo, su di essi sono riportate le seguenti informazioni:

a) la denominazione e il logo dell’Amministrazione;

b) l’indirizzo completo dell’Amministrazione;

c) il codice fiscale dell’Amministrazione;

d) l’indicazione completa dell’ufficio dell’Amministrazione che ha prodotto il documento

corredata dai numeri di telefono , fax e indirizzo di posta elettronica istituzionale

3. Il documento, inoltre, deve recare almeno le seguenti informazioni:

a) il luogo di redazione del documento;

b) la data (giorno, mese, anno);

c) il numero di protocollo;

d) il numero degli allegati (se presenti);

e) l’oggetto del documento;

f) se trattasi di documento informatico, la firma elettronica qualificata da parte del Responsabile;

g) se trattasi di documento cartaceo, la sigla autografa da parte del Responsabile;


• Stemma e dicitura “ (Bologna)”;

• Area e ufficio utente che ha prodotto il documento;

• Indirizzo completo con numero di telefono;

• Indirizzo istituzionale di posta elettronica;

• Data completa con luogo, giorno, mese, anno;

• Indice di classificazione: titolo/classe, numero di fascicolo;

• Oggetto del documento che risponda a criteri di sinteticità e chiarezza;

• Sottoscrizione del responsabile del procedimento amministrativo.


ARTICOLO 9

FORMATO DEI DOCUMENTI INFORMATICI

1. I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in formati standard al fine di garantire la leggibilità per altri sistemi e la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.


2. I formati standard adottati dall’Amministrazione sono quelli previsti all’allegato 2 del DPCM 3 dicembre 2013, di cui verranno recepiti gli aggiornamenti periodici emessi con delibera dall’Agenzia per l’Italia digitale.


3. I metadati associati al documento informatico sono quelli prescritti dall’allegato 5 del DPCM 3 dicembre 2013 per il documento informatico amministrativo ai sensi degli articoli 9 e 19 delle regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPCM 31 ottobre 2000 e descritti nella Circolare AIPA del 7 maggio 2001, n.28.


ARTICOLO 10 SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

1. L’Amministrazione si avvale dei servizi di certificatori accreditati ai sensi degli artt. 24 e seguenti del CAD, identificati in due Registration Authority Office di Infocert.

2. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, si utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete dell’Amministrazione.

3. Ai sensi dell’articolo 3 della Circolare n. 60 del 23 gennaio 2013 dell’Agenzia per l’Italia digitale i documenti informatici per i quali è obbligatoria l’apposizione di una firma digitale e/o qualificata sono i seguenti:


• Deliberazioni del Consiglio comunale;

• Deliberazione della Giunta comunale;

• Ordinanze e decreti sindacali;

• Determinazioni e ordinanze dirigenziali;

• Contratti;

• Provvedimenti di liquidazione e mandati di pagamento

• Tutti gli atti inviati tramite posta elettronica certificata.


SEZIONE IV



R I C E Z I O N E D E I D O C U M E N T I



ARTICOLO 11

RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’area organizzativa omogenea attraverso:

a) il servizio postale tradizionale;

b) la consegna diretta agli uffici da parte dell’utente.

2. I documenti consegnati direttamente agli uffici dall’utente, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, in funzione del contenuto, all’Ufficio relazioni con il Pubblico (URP), allo Sportello Unico per l’Edilizia (SUE) o all’Ufficio protocollo che procede alle attività di competenza prima di inoltrarne copia digitale all’ufficio utente destinatario.


ARTICOLO 12

RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

1. La ricezione di documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo è effettuata mediante messaggi di posta elettronica e/o posta elettronica certificata oppure mediante cooperazione applicativa ai sensi del DPR 11 febbraio 2005, n. 68, artt. 16 e 17 delle Regole tecniche e della Circolare n. 60 del 23 gennaio 2013.

2. Il Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico provvede a rendere pubblici gli indirizzi delle caselle di posta elettronica e all’iscrizione all’Indice delle amministrazioni pubbliche (IPA) delle aree organizzative omogenee, ai sensi dell’articolo 12, comma 2, lettera c, del DPCM 31 ottobre 2000 e dpcm 3 dicembre 2013;

3. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questi valutati ai sensi dell’articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e s.m.i e, se soggetti a registrazione di protocollo saranno oggetto di trattamento secondo le Indicazioni contenute negli Allegati Flow Chart ;


ARTICOLO 13

RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DEI DOCUMENTI

1. Alla ricezione di un documento informatico soggetto a protocollo può essere generato in automatico un messaggio di ritorno a scopo informativo, scambiato attraverso i medesimi mezzi di comunicazione previsti per i messaggi protocollati in uscita.

2. Per comunicare alla AOO mittente l’avvenuta ricezione viene inviato - soltanto su esplicita richiesta della AOO mittente indicata nella segnatura informatica del messaggio - un messaggio di conferma di ricezione.

3. Nei casi in cui il messaggio protocollato ricevuto presenti anomalie, viene inviato alla AOO mittente un messaggio di notifica di eccezione:

a) il messaggio protocollato è corrotto;

b) uno dei documenti informatici inclusi non è leggibile;

c) la segnatura informatica non è leggibile;

d) manca la corretta indicazione dei riferimenti esterni;

e) la descrizione del messaggio protocollato riportata nella segnatura informatica non corrisponde alla struttura di codifica;

f) il formato della segnatura informatica non è conforme ai formati previsti nel presente manuale;

g) la descrizione del destinatario contenuta nella segnatura informatica è errata;

h) il formato della segnatura di protocollo non contiene informazioni dichiarate obbligatorie previste nell’ambito di accordi di servizio;

i) la verifica di integrità di uno dei documenti informatici ha dato esito negativo.


4. Nei seguenti casi di eventi rilevanti effettuatisi successivamente alla protocollazione in ingresso, su indicazione del responsabile del procedimento, è possibile inviare un messaggio di aggiornamento di conferma:

a) l’avvenuta assegnazione del documento o dei documenti trasmessi;

b) l’attivazione di un procedimento;

c) la chiusura di un procedimento.


SEZIONE V


REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI



ARTICOLO 14

DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

1. I documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati e con le modalità previste nei successivi articoli 15 e 23, sono sottoposti a registrazione di protocollo;

2. Tutti i documenti informatici sono soggetti a registrazione di protocollo.


ARTICOLO 15

DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti quelli individuati nell’ Allegato C “Elenco documenti esclusi dalla registrazione di protocollo “ nonché quelli indicati al successivo art 23 e relativo Allegato D


ARTICOLO 16

REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI RICEVUTI E SPEDITI

1. Per ogni documento ricevuto o spedito dall’area organizzativa omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatica dei documenti.

2. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del Testo unico.

3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori, anche ai sensi dell’articolo 53, comma 1 del Testo unico, sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

I dati accessori, invece, sono:

a) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;

b) ufficio utente di competenza;

c) copie per conoscenza;

d) tipo di supporto: cartaceo o informatico;

e) tipo di documento.


4. Per i soli documenti con allegati è prevista nella registrazione di protocollo l’indicazione della presenza di questi e del loro numero mentre ne è facoltativa la descrizione.

5. Alla registrazione di protocollo di documenti pervenuti tramite le caselle di posta elettronica certificata del Comune vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio.


ARTICOLO 17

REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INTERNI

1. Per ogni documento prodotto dagli uffici utente, non spedito a soggetti esterni all’area organizzativa omogenea e non rientrante nelle categorie di documenti esclusi dalla registrazione ai sensi dell’articolo 15 del presente manuale, indipendentemente dal supporto sul quale è formato, è effettuata una registrazione di protocollo;

2. Per la registrazione di protocollo sono previsti dati obbligatori e dati facoltativi. I dati obbligatori sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) ufficio mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, ufficio destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) ufficio utente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile;

e) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

f) per i documenti informatici, impronta del documento, generata impiegando la funzione di hash come da deliberazione CNIPA del 21 maggio 2009, n. 45 e s.m.i.

I dati facoltativi, invece sono:

a) copie per conoscenza;

b) tipo di documento;

c) per i soli documenti con allegati è obbligatoria nella registrazione di protocollo l’indicazione della presenza di questi e del loro numero mentre ne è facoltativa la descrizione;

d) tutti gli uffici utente sono abilitati alla ricezione ed assegnazione dei documenti interni e ricevono i documenti informatici da protocollare all’indirizzo elettronico interno dedicato a questa funzione.


ARTICOLO 18 SEGNATURA DI PROTOCOLLO

1. La segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 del Testo unico garantisce la corrispondenza biunivoca ed inscindibile tra una registrazione di protocollo ed il relativo documento, che può essere un’entità unica, oppure costituita da un atto primario e da uno o più allegati. Nel caso dei documenti analogici, è rappresentata da una etichetta apposta sul documento e compilata con i dati identificativi della registrazione di protocollo, nel caso dei documenti informatici, i dati di protocollo sono inseriti in un file XML associato al documento in modo permanente ed immodificabile.

2. Ai sensi dell’articolo 55 comma 2 del Testo unico, l’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

3. Ai sensi dell’articolo 9 del DPCM 3.12.13, le informazioni apposte o associate ai documenti informatici, registrati nel registro di protocollo, negli altri registri di cui all’articolo 53, comma 5 del Testo unico nei repertori e negli archivi, nonché negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti con le modalità descritte nel presente manuale, che ne garantiscono l’identificazione unica e certa, sono espresse nel seguente formato:

a) codice identificativo dell’amministrazione;

b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;

c) codice identificativo del registro;

d) data di protocollo;

e) numero progressivo di protocollo.

4. Oltre alle informazioni di cui al precedente comma 3, il file XML associato al documento deve contenere le seguenti informazioni minime:

a) oggetto;

b) mittente;

c) destinatario o i destinatari;

d) indice di classificazione.


ARTICOLO 19

ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate su autorizzazione del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico.

2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura come da articolo 54 del Testo unico.

3. L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000 e s.m.i. e articolo 8 delle Regole tecniche e del Dpcm 13 dicembre 2013;

4. L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile determina l’automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di Protocollo.

5. L’annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma immodificabile, necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni, comporta la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, all’ora e all’autore della modifica. La disposizione di cui al primo periodo si applica per lo stesso campo, od ogni altro, risultato successivamente errato.

6. Nel caso di annullamento di documenti informatici si invia obbligatoriamente alla AOO mittente un messaggio di annullamento protocollazione in cui deve essere riportato il motivo dell’annullamento della protocollazione del messaggio e gli estremi del provvedimento amministrativo di annullamento.


ARTICOLO 20

REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO

1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

2. Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto.


ARTICOLO 21 REGISTRO DI EMERGENZA

1. Il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.

2. Per le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico, si applica quanto previsto all’articolo 63 del Testo unico, commi 1-5.

3. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati o, in caso di registrazioni su supporti analogici, tramite inserimento manuale degli stessi, nella prima giornata lavorativa successiva al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

4. Il registro di emergenza analogico è depositato presso l’Ufficio Archivio e Protocollo.


ARTICOLO 22

DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI REGISTRAZIONE

1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti.

2. Eccezionalmente, il responsabile della tenuta del protocollo informatico può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo.


ARTICOLO 23

DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE

1. I documenti di cui all’Allegato D già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione non vanno registrati al protocollo.

2. Qualora per i documenti soggetti a registrazione particolare vengano creati Repertori/Registri, essi sono creati e gestiti all’interno del sistema di gestione del protocollo informatico in modo tale da rispondere agli stessi criteri di interoperabilità e inalterabilità del registro di protocollo.

3. Nel repertorio generale proprio di ciascuna serie documentaria vanno riportati gli elementi obbligatori richiesti dalla specifica procedura, nonché il numero progressivo, denominato "numero di repertorio", che identifica il documento all'interno della serie.

4. La numerazione del repertorio generale di ciascuna serie ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

5. I Repertori annuali propri di ciascuna tipologia di documento, costituiscono una serie, corredata da registri indice, contenenti, per ciascun repertorio, le seguenti informazioni:

a) indice di classificazione;

b) denominazione;

c) numero progressivo;

d) estremi cronologici delle registrazioni.


ARTICOLO 24

DOCUMENTI INERENTI A GARE D’APPALTO

1. Le offerte inerenti a gare d’appalto o confronti concorrenziali su supporto cartaceo sono timbrati con la data di arrivo e l’ora che vengono apposte sulla busta chiusa congiuntamente alla firma del soggetto che le riceve.

2. A conclusione della procedura l’Ufficio competente può procedere alla scannerizzazione delle offerte presentate se aperte in sede di gara.


ARTICOLO 25

LETTERE ANONIME E DOCUMENTI NON FIRMATI

1. I documenti anonimi sono sottoposti alle operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura e su di essi viene apposta la dicitura “MITTENTE ANONIMO”.

2. Analogamente si procede per i documenti in cui vi è l’indicazione del mittente ma manca la sottoscrizione, e su di essi viene apposta la dicitura “DOCUMENTO NON SOTTOSCRITTO”.


ARTICOLO 26

DOCUMENTI DI COMPETENZA DI ALTRE AMMINISTRAZIONI O DI ALTRI SOGGETTI

1. Qualora pervenga all’Amministrazione un documento di competenza di un altro ente o altra persona fisica o giuridica, lo stesso non viene protocollato ma viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.

2. Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al protocollo, questi verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, procedendo ad una annotazione di annullamento della registrazione con riportati gli estremi della spedizione e la motivazione.

3. In caso di annullamento di registrazione a protocollo di un documento informatico si invia obbligatoriamente alla AOO mittente un messaggio di annullamento protocollazione.



SEZIONE VI



CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI



ARTICOLO 27 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

1. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente dell’Amministrazione indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati.

2. Il piano di classificazione adottato dall’Amministrazione è la seconda edizione di quello elaborato dal Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni, nominato con Decreto del Direttore generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali in data 18 luglio 2002.

3. Tutti gli uffici utente sono abilitati all’operazione di classificazione dei documenti.


ARTICOLO 28

MODIFICHE E AGGIORNAMENTI AL PIANO DI CLASSIFICAZIONE

1. Le modifiche e gli aggiornamenti del piano di classificazione (=Titolario ) competono esclusivamente al Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, e sono assicurati, quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi.


2. Di ogni variazione introdotta deve essere garantita la storicizzazione e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del piano di fascicolazione vigente al momento della produzione degli stessi.


3. Per ogni modifica deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione ma di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1 gennaio.


4. Ad ogni modifica del piano di classificazione il Responsabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo.


SEZIONE VII


ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI



ARTICOLO 29 UNITÀ DI SMISTAMENTO

1. L’assegnazione agli uffici utente di competenza dei documenti ricevuti è effettuata dal Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico e dalle altre unità abilitate alla ricezione dei documenti, come agli articoli 11 e 12 del presente manuale.


2. Negli Allegati diagrammi di Flusso ( Flow Chart ) :

a. Posta in Ingresso

b. Posta in Uscita

c. Posta Interna

sono indicati gli Uffici abilitati alla relativa trattazione documentale .


ARTICOLO 30 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI

1. Nel caso di un’assegnazione errata, l’ufficio utente che riceve il documento è tenuto a restituirlo nel minor tempo possibile all’unità che ha effettuato l’assegnazione, la quale, provvederà a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il documento all’ufficio utente di competenza.

2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione.


ARTICOLO 31

RECAPITO DEI DOCUMENTI AGLI UFFICI UTENTE

1. I documenti informatici ricevuti dagli uffici abilitati indicati all’articolo 11 sono resi disponibili agli uffici utente, attraverso la rete interna dell’Amministrazione, immediatamente dopo l’operazione di protocollazione e classificazione secondo quanto stabilito alla successiva sezione VIII.


SEZIONE VIII


SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO



ARTICOLO 32

DOCUMENTI SOGGETTI A SCANSIONE ED UFFICI ABILITATI

1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, di formato inferiore od uguale all’A3, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, sono acquisiti digitalmente con l’ausilio di scanner.

2. I documenti scannerizzati e le vengono inviati agli uffici utente le copie digitali. I documenti per i quali non è possibile la scannerizzazione sono consegnati agli uffici

3. Su richiesta scritta del Responsabile del procedimento possono essere inviati agli uffici utente gli originali cartacei dei documenti scannerizzati.

4. La consegna degli originali cartacei agli uffici utente viene riportata nel campo note del registro di protocollo


ARTICOLO 33

MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL PROCESSO DI SCANSIONE

1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:

a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in uno dei formati individuati dalla Amministrazione come idonei alla conservazione;

b) verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei;

c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo;


ARTICOLO 34

GESTIONE DEGLI ORIGINALI CARTACEI SOTTOPOSTI A SCANSIONE

1. L’Ufficio protocollo conserva gli originali cartacei, li suddivide per titolo e classe e li ordina per numero di protocollo.

2. Qualora gli uffici nella gestione della pratica producano documenti analogici, provvedono alla loro scannerizzazione e registrazione provvedendo alla consegna dell’originale all’ufficio protocollo.

3. Alla chiusura da parte degli uffici utente dei fascicoli informatici i documenti cartacei vengono ricollocati nei rispettivi fascicoli.


SEZIONE IX


SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI



ARTICOLO 35

SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

1. Tutti gli uffici utente sono abilitati alla spedizione di documenti su supporto cartaceo.

2. Tutti i documenti – ad eccezione di quelli indicati all’articolo 14 - sono spediti dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione, a cura dell’ufficio utente.

3. Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo generale. I destinatari sono descritti in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e alla registrazione di protocollo secondo le modalità previste dalla gestione anagrafica del sistema.

4. Nelle lettere spedite va esplicitamente richiesto al destinatario di citare per un eventuale riscontro i riferimenti di protocollo.


ARTICOLO 36

SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

1. La spedizione di documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo è effettuata mediante messaggi di posta elettronica certificata oppure mediante cooperazione applicativa ai sensi del DPR 11 febbraio 2005, n. 68, articoli 16 e 17 delle Regole tecniche e Circolare n. 60 del 23 gennaio 2013.

2. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.

4. Gli uffici, dopo aver eseguito le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione ed eventuale fascicolazione, trasmettono i documenti informatici in partenza, adottando la seguente procedura:

a) invio telematico;

b) verifica dell’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica;

c) archiviazione delle ricevute elettroniche, collegandole alle registrazioni di protocollo dei rispettivi documenti spediti.

5. Le caselle di posta elettronica per la spedizione possono essere assegnate ai diversi settori ed in particolare la casella di posta elettronica certificata per la spedizione può essere utilizzata dai titolari delle postazioni decentrate di protocollazione.


SEZIONE X


FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI



ARTICOLO 37

IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI ED UFFICI ABILITATI ALLA LORO FORMAZIONE

1. Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli.

2. I fascicoli possono essere articolati in sottofascicoli.

3. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione.

4. I fascicoli vengono creati secondo i criteri prestabiliti nella Attività di analisi della fascicolazione, integrati dalle Linee guida alla fascicolazione elaborate dal Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni, allegato E.


ARTICOLO 38

PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLI

1. Al momento della ricezione di un documento analogico o digitale , il Responsabile del relativo procedimento o altro soggetto da questi espressamente individuato, stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se ne avvia uno nuovo.

2. In presenza di un documento che si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso:

• seleziona il relativo fascicolo;

• collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato;

• invia il documento all’ufficio utente cui è assegnato il fascicolo il quale, se si tratta di un documento su supporto cartaceo, assicura l’inserimento fisico dello stesso nel relativo fascicolo;

3. In presenza di un documento che dà avvio ad un nuovo fascicolo si procede all’apertura dello stesso, registrando nel sistema informatico le seguenti informazioni:

• codice di classificazione nell’ambito dei quali il fascicolo si colloca;

• numero del fascicolo, progressivo in sequenza annuale, all'interno del medesimo codice di classificazione, generato automaticamente dal sistema informatico;

• oggetto del fascicolo;

• anno di apertura;

• ufficio utente cui è assegnata la relativa pratica;

• presenza e numero di eventuali sottofascicoli.


ARTICOLO 39

CARPETTE DEI FASCICOLI

1. Ogni fascicolo cartaceo è costituito da uno o più documenti racchiusi in una carpetta altrimenti detta camicia;

2. Sulla carpetta deve essere riportato:

a) Stemma e dicitura “Comune di ARGELATO”

b) Area o ufficio utente responsabile di quel procedimento

c) Anno di apertura e di chiusura

d) Titolo e classe di appartenenza

e) Numero di repertorio

f) Oggetto


ARTICOLO 40

METADATI DEI FASCICOLI INFORMATICI

Ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013, allegato 5, capitolo 4 i metadati minimi relativi al fascicolo informatico sono i seguenti:


• identificativo;

• amministrazione titolare;

• amministrazioni partecipanti;

• responsabile del procedimento;

• oggetto;

• documento.


L’indice di classificazione e il numero di fascicolo è una delle componenti obbligatorie dei metadati relativi al fascicolo informatico.


ARTICOLO 41 CHIUSURA DEI FASCICOLI

1. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare a cui si riferisce;

2. I fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche vengono chiusi al momento della cessazione del rapporto con l’Amministrazione;

3. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto;

4. Il fascicolo va archiviato rispettando l’ordine del repertorio, quindi in base all’anno di apertura;

5. Nel caso di un procedimento che non si esaurisce nell’anno solare, qualora lo si ritenga necessario, è possibile aprire nell’anno successivo un nuovo fascicolo con il medesimo oggetto in cui verrà trasportato l’intero contenuto del fascicolo e, nel caso di fascicolo cartaceo, la carpetta originale;

6. Dei fascicoli trasportati nell’anno successivo occorre darne notizia nel repertorio dei fascicoli;

7. I fascicoli informatici chiusi sono trattati come da convenzione ParER integrata dal Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva, versione 1.0 dell’11 settembre 2012, riportata in Allegato G “ Disciplinare Tecnico per la Conservazione“ ;

8. All’inizio del nuovo anno solare i fascicoli cartacei chiusi vengono consegnati al servizio archivio e protocollo che provvede alle attività di sua competenza.


ARTICOLO 42

MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI

1. Nel caso di un’assegnazione errata di un fascicolo o di una sua successiva riassegnazione, l’ufficio abilitato all’operazione di fascicolazione provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il fascicolo all’ufficio utente di competenza.

2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione.


ARTICOLO 43

TENUTA DEI FASCICOLI DELL’ARCHIVIO CORRENTE

I fascicoli dell’archivio corrente, formati a cura dei Responsabili del procedimento, sono conservati, fino al versamento nell’archivio di deposito, presso gli uffici utente cui sono stati assegnati i relativi affari.


ARTICOLO 44 REPERTORIO DEI FASCICOLI

1. Il Repertorio dei fascicoli è il registro informatico in cui sono riportati tutti i fascicoli istruiti all'interno del piano di classificazione nell’anno di riferimento.

2. Il Repertorio dei fascicoli è un registro annuale, inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre.

3. Il Repertorio è generato recuperando le informazioni dal sistema di protocollo informatico. Per ciascun fascicolo è riportato

a) anno di apertura;

b) classificazione completa ( categoria e classe);

c) numero di fascicolo;

d) anno di chiusura;

e) oggetto del fascicolo;

f) presenza e descrizione dei sottofascicoli;

g) annotazione del passaggio dall'archivio corrente all'archivio di deposito;

h) annotazione dell’eventuale trasposto all’anno successivo


4. Il Repertorio dei fascicoli è sottoposto alle stesse disposizioni e allo stesso regime conservativo del protocollo informatico.



SEZIONE XI


FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI


ARTICOLO 45

FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI

Le fasi della gestione dei documenti ricevuti sono:

a) ricezione (cfr. sezione IV);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V);

c) scansione, se si tratta di documenti su supporto cartaceo (cfr. sezione VIII);

d) classificazione (cfr. sezione VI);

e) assegnazione (cfr. sezione VII);

f) fascicolazione (cfr. sezione X).


ARTICOLO 46

FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI SPEDITI

Le fasi della gestione dei documenti spediti sono:

a) produzione (cfr. sezione III);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V);

c) classificazione (cfr. sezione VI);

d) fascicolazione (cfr. sezione X);

e) spedizione (cfr. sezione IX).


ARTICOLO 47

FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI INTERNI

Le fasi della gestione dei documenti interni sono :

a) produzione (cfr. sezione III);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V);

c) classificazione (cfr. sezione VI);

d) assegnazione (cfr. sezione VII)

e) fascicolazione (cfr. sezione X)


SEZIONE XII


GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI



ARTICOLO 48

SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

1. Il comune è dotato di un sistema predisposto per la gestione informatica dei documenti che memorizza tutti i passaggi conservando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione. La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.

2. Le modalità di inoltro e ricezione dei documenti sono specificati nei relativi punti del presente manuale.


ARTICOLO 49

SCAMBIO DI DOCUMENTI E FASCICOLI TRA UFFICI UTENTE

1. Per scambio di documenti tra uffici utente s’intende lo scambio di documenti rilevanti ai fini dell’azione amministrativa.

2. Di norma i documenti vengono trasmessi insieme al relativo fascicolo.

3. I documenti interni di cui al comma 1 sono gestiti con un’apposita funzione del sistema di protocollo informatico in cui sono registrate secondo le modalità indicate all’articolo 17 del presente manuale.

4. Utilizzando le funzioni proprie del sistema di protocollo informatico si attuano le seguenti procedure:

l’ufficio utente mittente:

a) produce una lettera di trasmissione, sottoscritta dal Responsabile del procedimento;

b) allega alla lettera di trasmissione i documenti da inviare;

c) indica il fascicolo in cui si colloca la lettera di trasmissione, provvedendo eventualmente a costituirne uno nuovo;

d) trasmette la lettera di trasmissione corredata dei documenti all’ufficio utente destinatario.

L’ufficio utente destinatario:

a) riceve la lettera di trasmissione con i documenti allegati, di cui verifica la completezza;

b) effettua le operazioni di classificazione, fascicolazione ed assegnazione, con l’avvertenza di specificare, nel caso di apertura di un nuovo fascicolo, che si tratta di un insieme di documenti collegato al fascicolo dell’ufficio utente mittente, per consentire al sistema informatico di ricostruire virtualmente l’intero fascicolo;

Il sistema di gestione informatica dei documenti:

a) archivia la lettera di trasmissione collegandola ai fascicoli specificati dai due uffici utente, mittente e destinatario;

b) registra automaticamente la data e l’ora d’invio e di ricezione della comunicazione;

c) gestisce le notifiche al mittente ed al destinatario, rispettivamente, dell’avvenuta ricezione e dell’avvenuta trasmissione.


ARTICOLO 50

COMUNICAZIONI INFORMALI TRA UFFICI UTENTE

1. Per comunicazione informale tra uffici utente si intende uno scambio di informazioni, con o senza documenti allegati, del quale non si ritiene necessario tenere traccia in archivio.

2. Questo genere di comunicazioni sono normalmente ricevute e trasmesse per posta elettronica e non incidono sul sistema di protocollo informatico.


SEZIONE XIII


ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI



ARTICOLO 51

PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO

1. Il piano di conservazione dell’Archivio adottato dall’Amministrazione è quello elaborato dal Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni, nominato con decreto del direttore generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali in data 18 luglio 2002.

2. Il piano di conservazione adottato dal Comune, “integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti”, ai sensi dell’articolo 68 del Testo unico, è quello elaborato dal Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni, riportato in allegato F “ ;


ARTICOLO 52

MEMORIZZAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DEI DOCUMENTI CARTACEI

1. I documenti informatici e le loro aggregazioni documentali con i metadati a essi associati sono conservati in modo da garantire il mantenimento nel tempo delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, accessibilità, riproducibilità e intelligibilità all’interno del contesto proprio di produzione e archiviazione e preservando il vincolo originario per mantenere l’archivio nella sua organicità.

2. Le rappresentazioni digitali dei documenti su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema al termine del processo di scansione secondo gli stessi principi di cui al comma 1 del presente articolo.


ARTICOLO 53

VERSAMENTO DEI FASCICOLI CARTACEI NELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO

1. All’inizio di ogni anno, i responsabili del procedimento individuano i fascicoli che sono da versare nell’archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti.

2. I fascicoli individuati sono sfoltiti di eventuale documentazione in copia e sottoposti a verifica del responsabile del procedimento in merito alla completezza del contenuto.

3. In caso di mancanza di uno o più documenti, una volta risultati vani i tentativi di recuperarli, il Responsabile del procedimento si assume la responsabilità della trasmissione agli atti, dichiarando ufficialmente l’incompletezza del fascicolo.


ARTICOLO 54

CONFERIMENTO ALL’ARCHIVIO STORICO DEI FASCICOLI CARTACEI

1. I documenti selezionati per la conservazione permanente relativi ad affari esauriti da oltre quarant’anni sono trasferiti a cura del Responsabile, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di archivi storici comunali ed in particolare ai sensi dell’articolo 30, comma 4 del D. lgs 22 gennaio 2004, n. 42.

2. Nella sezione separata verranno garantiti i requisiti minimi volti a garantire la conservazione dei documenti analogici; di cui all’allegato 9

3. Contestualmente al trasferimento dei documenti nella sezione separata verrà aggiornato l’Elenco topografico del locale in cui è conservata tutta la documentazione cartacea, allegato 10, e l’Inventario analitico dell’archivio storico, allegato 11;

4. La consultazione dei documenti a fini storici sarà garantita a norma di legge secondo le disposizioni adottate nel Regolamento per la consultazione dell’archivio storico, di cui all’allegato 12.


ARTICOLO 55

SELEZIONE E SCARTO ARCHIVISTICO

1. In base al piano di conservazione adottato, inserito nel sistema di gestione informatica dei documenti, sarà cura del Responsabile produrre periodicamente l’elenco dei documenti e dei fascicoli sui quali, trascorso il periodo obbligatorio di conservazione, è possibile operare lo scarto.

2. L’elenco di scarto è redatto secondo il modulo predisposto dalla Soprintendenza archivistica per l’Xxxxxx Xxxxxxx e a questa inviato per la necessaria autorizzazione, ai sensi dell’articolo 21, comma 5 del D. lgs 490/1999.


ARTICOLO 56

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

1. Per la conservazione dei propri documenti informatici e delle loro aggregazioni documentali informatiche con i metadati a essi associati, il Comune si attiene a quanto disposto nel “Piano telematico dell’Xxxxxx Xxxxxxx 2011 – 2013” approvato con delibera dell’Assemblea legislativa regionale n. 52 del 27 luglio 2011 e successive disposizioni.

2. Il Comune, riconoscendo che ai sensi della legge regionale dell’Xxxxxx-Romagna n. 29/1995 e s.m.i., l’Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx Xxxxxxx svolge la funzione di archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici anche a rilevanza fiscale, con le modalità previste dalle disposizioni vigenti, e stabilito che per le amministrazioni comunali della Regione è prevista - ai sensi dell’articolo 2, comma 1, lettera f-bis, della legge regionale n. 29/1995 e s.m.i. –apposita convenzione, ha provveduto a sottoscriverla come da Allegato H ;

3. Ai sensi della convenzione sottoscritta L’IBACN, tramite il ParER, si impegna alla conservazione dei documenti trasferiti, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore per i poli di conservazione e sulla base del disciplinare tecnico, versione 1.0 dell’11 settembre 2012, Allegato G.

4. Tale Disciplinare è attualmente in corso di revisione a cura di Parer (Polo Archivistico Xxxxxx Xxxxxxx) per la gestione degli adeguamenti agli applicativi versanti. Esso sarà rivisto e aggiornato ogniqualvolta intervengano modifiche o integrazioni relative agli oggetti trattati.

5. A cura di ParER esso sarà trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per l'Xxxxxx Xxxxxxx in ottemperanza alle comunicazioni previste dall’art. 2, comma 2 dell’Accordo che la

Soprintendenza e IBACN hanno stipulato per il coordinamento delle attività in tema di conservazione dei documenti informatici.

6. Il Comune mantiene la titolarità e la proprietà dei documenti depositati.

7. Il responsabile della conservazione è individuato nella figura del responsabile della conservazione del ParER.


SEZIONE XIV


GESTIONE DEI PROCEDIMENTI



ARTICOLO 57

CATALOGO DELLE ATTIVITÀ E DEI PRODOTTI

La gestione delle attività e dei procedimenti amministrativi, il loro iter, l’individuazione del responsabile e i relativi termini, sono definiti così come stabilito dal “ Regolamento del procedimento e dell’amministrazione digitale “ vigente nell’ente, approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n.14 in data 31 marzo 2010 e modificato con deliberazione del Consiglio Comunale n. 45 in data 28 novembre 2012.


SEZIONE XV


ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI

DOCUMENTI



ARTICOLO 58

ACCESSIBILITÀ DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTI ALL’AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA

1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili e password, od altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.

2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.

3. In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne determina anche il livello di riservatezza.

4. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è ereditato automaticamente da tutti i documenti che vi confluiscono, se a questi è stato assegnato un livello di riservatezza minore od uguale. I documenti che hanno invece un livello di riservatezza superiore lo mantengono.

5. Per quanto concerne i documenti sottratti all’accesso, si rinvia allo specifico Regolamento per la disciplina del procedimento amministrativo e dell’accesso agli atti e ai documenti amministrativi;


6. Sulla base delle richieste avanzate dagli uffici dell’Amministrazione, i diversi livelli di autorizzazione ed i conseguenti differenti profili sono assegnati agli utenti dal Responsabile del Servizio Protocollo il quale, inoltre, provvede all’assegnazione di eventuali nuove autorizzazioni, alla revoca o alla modifica di quelle già assegnate.

7. A tal fine sono individuati i seguenti profili di accesso, cui corrispondono altrettanti livelli diversificati di accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico:

a) Amministratore di sistema;

b) Responsabile di protocollo;

c) Operatore di protocollo;

d) Utente di consultazione.


ARTICOLO 59 ACCESSO ESTERNO

1. L’eventuale accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterni è realizzato mediante l’impiego di sistemi di riconoscimento ed autenticazione sicura basati sulla carta d’identità elettronica e sulla firma digitale.

2. Sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie e sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.


ARTICOLO 60

ACCESSO DA PARTE DI ALTRE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubbliche amministrazioni, è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni ed in particolare avviene nel rispetto dei principi della cooperazione applicativa, secondo gli standard e il modello architetturale del Sistema Pubblico di Connettività (SPC) di cui agli articoli 72 e ss del D.lgs 7 marzo 2005 n. 82.


SEZIONE XVI


FUNZIONALITA’ DEL SISTEMA DI GESTIONE


INFORMATICA DEI DOCUMENTI



ARTICOLO 61

IL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

La procedura informatica funzionale e tecnica del sistema di gestione informatica dei documenti utilizzato dall’Amministrazione è definita nel piano per la sicurezza informatica, Allegato I .

Essa assicura le seguenti funzionalità

• le misure di sicurezza di cui all’articolo 7, commi 2, 3 e 4, del DPCM 31 ottobre 2000;

• le misure tecniche ed organizzative atte a garantire la non modificabilità delle registrazioni di protocollo, nonché del registro giornaliero di protocollo;

• le misure tecniche ed organizzative che assicurano la contemporaneità delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo;

• le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di registrazione;

• la funzione di recupero dei dati registrati sul protocollo di emergenza;

• le modalità di trasmissione e registrazione di documenti informatici;

• il calcolo dell’impronta dei documenti informatici;

• la segnatura di protocollo dei documenti di cui agli articoli 9,18 e 19 del DPCM 31 ottobre 2000;

• il sistema operativo utilizzato per la gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 7, comma 1 e 6, del DPCM 31 ottobre 2000;

• le funzionalità per lo scambio di documenti informatici tra uffici utente;

• le modalità di utilizzo delle funzioni del sistema.


SEZIONE XVII


SICUREZZA E SISTEMA INFORMATICO



ARTICOLO 62

PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA

Ai sensi dell’articolo 4 comma 4 e dell’articolo 7 del DPCM 31 ottobre 2000 e s.m.i., il comune ha adottato un piano per la sicurezza informatica, riportato nell’Allegato I al presente manuale.


ARTICOLO 63

PREDISPOSIZIONE DEL PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA

Il responsabile della gestione documentale d’intesa con il responsabile della conservazione e il responsabile dei sistemi informativi, predispone il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del D.lgs 196/2003 e s.m.i., d’intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei servizi informativi e con il responsabile del trattamento dei dati personali.


ARTICOLO 64

OBIETTIVI DEL PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA

1. Il piano di sicurezza prevede le misure di sicurezza adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l’interscambio, l’accesso e la conservazione dei documenti informatici.

2. Il piano di sicurezza si basa sull’analisi dei rischi e definisce le politiche di sicurezza, le modalità di accesso al servizio di gestione documentale, gli interventi operativi adottati sotto il profilo organizzativo, procedurale e tecnico, i piani di formazione degli addetti e le modalità con le quali deve essere effettuato il monitoraggio periodico delle misure di sicurezza.


ARTICOLO 65 CONTROLLO DEL RISCHIO

L’azione di controllo del rischio si esprime con la messa in esercizio di una serie di misure classificate e dettagliate come segue:

1. Misure di sicurezza organizzative:

• analisi dei rischi;

• regolamento per l’accesso;

• assegnazione degli incarichi;

• linee guida per la sicurezza;

• altre istruzioni interne;

• formazione;

• verifiche periodiche sui dati;

• distruzione controllata dei supporti.

2. Misure di sicurezza logiche:

• identificazione e autenticazione utente;

• controllo degli accessi ai dati e programmi;

• politica antivirus;

• firma digitale, crittografia;

• monitoraggio sessioni di lavoro;

• disponibilità del software e dell’hardware.

3. Misure di sicurezza fisiche:

• vigilanza della sede;

• ingresso controllato nei locali;

• sistemi di allarme e/o antintrusione;

• registrazione degli accessi;

• custodia in armadi, classificatori non accessibili;

• casseforti;

• dispositivi antincendio;

• continuità alimentazione elettrica;

• controllo operato addetti manutenzione;

• verifica di leggibilità dei supporti;


ARTICOLO 66

CODICE IDENTIFICATIVO PER L’UTILIZZO DEI COMPUTER

A ciascun utente o incaricato del trattamento è attribuito un codice identificativo personale per l’utilizzazione del computer. Lo stesso codice non è, neppure in tempi diversi, assegnabile a persone diverse.

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n.          del       


COMUNE DI ARGELATO - Bologna


MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI ALLEGATO “A”

DEFINIZIONI

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI

Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti (art. 1, comma 1 lett. p) del DPR n. 445/2000).


AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI

Le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive ovvero provvedono agli accertamenti d’ufficio (art. 1, comma 1 lett. o) del DPR n. 445/2000).


AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE

Quelle indicate nell’art. 1, comma 2 del D. Lgs. 30 marzo 2001, n. 165.


AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE CENTRALI

Le Amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende e Amministrazioni dello Stato a ordinamento autonomo, le istituzioni universitarie, gli enti pubblici non economici nazionali, l’Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN), le agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 (art. 1, comma 1 lett. z) del D. Lgs. n. 82/2005).


ARCHIVIO

L’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque formati dall’Amministrazione nell’esercizio delle funzioni attribuite per legge o regolamento, per il conseguimento dei propri fini istituzionali. Gli atti formati e/o ricevuti dall’Amministrazione sono collegati tra loro in un rapporto di interdipendenza, determinato dal procedimento o dall’affare al quale si riferiscono. Essi sono ordinati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione. L’uso degli atti può essere amministrativo, legale o storico. L’archivio è unico, anche se, convenzionalmente, per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità, esso viene diviso in tre sezioni: corrente, di deposito e storico.


ARCHIVIO CORRENTE

E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse attuale.


ARCHIVIO DI DEPOSITO

E’ costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione per il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico.


ARCHIVIO STORICO

E’ costituito da complessi di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne.


ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA

Processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti,

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione (art. 1 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11).


ASSEGNAZIONE

L’operazione dell’individuazione dell’Ufficio Utente (UU) competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono.


AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE

L’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive (art. 1, comma 1, lett. i) del DPR n. 445/2000).


AUTENTICAZIONE INFORMATICA

La validazione dell’insieme dei dati attribuiti in modo esclusivo e univoco a un soggetto, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie al fine di garantire la sicurezza dell’accesso (art. 1, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 82/2005).


BANCA DI DATI

Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti (art. 4, comma 1, lett. o) del D. Lgs. n. 196/2003).


BLOCCO

La conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento;

(art. 4, comma 1, lett. d) del D. Lgs. n. 196/2003).


CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI

Il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l’accesso per via telematica ai servizi erogati dalle Pubbliche Amministrazioni (art. 1 del D. Lgs. n. 82/2005).


CARTA D’IDENTITA’ ELETTRONICA

Il documento d’identità munito di fotografia del titolare rilasciato su supporto informatico dalle Amministrazioni comunali con la prevalente finalità di dimostrare l’identità anagrafica del suo titolare (art. 1, comma 1, lett. c) del D. Lgs. n. 82/2005).


CASELLA DI POSTA ELETTRONICA ISTITUZIONALE

La casella di posta elettronica istituita da una AOO, attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare (ai sensi del DPCM 31.10.2000, articolo 15, comma 3) – (art. 1 dell’allegato A della circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28).


CERTIFICATI ELETTRONICI

Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l’identità dei titolari stessi (art. 1, comma 1, lett. e) del D. Lgs. n. 82/2005).

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


CERTIFICATO QUALIFICATO

Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all’allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all’allegato II della medesima direttiva (art. 1, comma 1, lett. f) del D. Lgs. n. 82/2005).


CERTIFICATO

Il documento rilasciato da una Amministrazione Pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche (art. 1, comma 1, lett. f) del D.P.R. n. 445/2000).


CERTIFICATORE

Il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime (art. 1, comma 1, lett. g) del D.Lgs. 82/2005).


CLASSIFICAZIONE

L’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni e alle modalità operative dell’Amministrazione.


COMUNICAZIONE

Il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione (art. 4, comma 1, lett. l) del D.Lgs. 196/2003).


CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11.


CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE

I dati e i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o a essa univocamente correlati, utilizzati per l’autenticazione informatica (art. 4, comma 3, lett. d) del D.Lgs. 196/2003).


DATI GIUDIZIARI

I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.X.X. 00 xxxxxxxx 0000, x. 000, xx xxxxxxx xi casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale (art. 4, comma 1, lett. e) del D.Lgs. 196/2003).


DATI IDENTIFICATIVI

I dati personali che permettono l’identificazione diretta dell’interessato (art. 4, comma 1, lett. c) del D.Lgs. 196/2003);


DATI SENSIBILI

I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4, comma 1, lett. ddd) del D.Lgs. 196/2003).


DATO ANONIMO

Il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non può essere associato a un interessato identificato o identificabile (art. 4, comma 1, lett. n) del D. Lgs. n. 196/2003).


DATO PERSONALE

Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 196/2003).


DATO PUBBLICO

Il dato conoscibile da chiunque (art. 1, comma 1, lett. n. del D.Lgs. n. 82/2005).


DATO A CONOSCIBILITA’ LIMITATA

Il dato la cui conoscibilità è riservata per legge o regolamento a specifici soggetti o categorie di soggetti (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005).


DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’

Il documento sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dall’art. 1, comma 1 lett. h) del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.


DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI DICHIARAZIONE

Il documento sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione del certificato (art. 1, comma 1, lett. g) del D.P.R. n. 445/2000).


DIFFUSIONE

Il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione (art. 4 del D. Lgs. n. 196/2003).


DOCUMENTO

Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (art. 1, comma 1, lett. a) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


DOCUMENTO AMMINISTRATIVO

Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle Pubbliche Amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art. 1, comma 1, lett. a) del D.P.R. n. 445/2000).

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


DOCUMENTO ANALOGICO

Documento formato utilizzato una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia (art. 1, comma 1, lett. b) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE

Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


DOCUMENTO ARCHIVIATO

Documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica (art. 1, comma 1, lett. h) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


DOCUMENTO CONSERVATO

Documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva (art. 1 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO

Ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una Pubblica Amministrazione italiana o di altri Stati, che consentano l’identificazione personale del titolare (art. 1, comma 1, lett. c) del D.P.R. n. 445/2000).


DOCUMENTO D’IDENTITA’

La carta d’identità e ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una Pubblica Amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare (art. 1, comma 1, lett. d) del D.P.R. n. 445/2000).


DOCUMENTO D’IDENTITA’ ELETTRONICO

Il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno d’età (art. 1, comma 1, lett. e) del D.P.R. n. 445/2000).


ESIBIZIONE

Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia (art. 1, comma 1, lett. n) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


EVIDENZA INFORMATICA

Una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica (art. 1, comma 1, lett. f) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004).

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


FASCICOLAZIONE

L’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi.


FASCICOLO

Insieme ordinato di documenti, che può fare riferimento a uno stesso affare/procedimento, o a una stessa materia, o a una stessa tipologia documentaria, che si forma nel corso delle attività amministrative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività. Nel fascicolo possono trovarsi inseriti documenti diversificati per formati, natura, contenuto giuridico, ecc., anche se non è infrequente la creazione di fascicoli formati da insieme di documenti della stessa tipologia e forma raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, ecc).


FIRMA DIGITALE

Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. s) del D. Lgs. n. 82/2005).


FIRMA ELETTRONICA

L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica (art. 1, comma 1, lett. q) del D. Lgs. n. 82/2005).


FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA

La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma quale l’apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica (art. 1, comma 1, lett. r) del D. Lgs. n. 82/2005).


FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Il processo di generazione del documento informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno prodotto o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando prescritta, ed è sottoposto alla registrazione del protocollo o ad altre forme di registrazione previste dalla vigente normativa (art. 1 della Deliberazione AIPA del 23 novembre 2000, n. 51).


FUNZIONE DI HASH

Una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit) una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali (art. 1, comma 1, lett. e) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004).

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


GARANTE (della Privacy)

L’autorità di cui all’articolo 153 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, istituita dalla legge 31 dicembre 1996, n. 675 (art. 4, comma 1, lett. q) del D. Lgs. n. 196/2003).


GESTIONE INFORMATICADEI DOCUMENTI

L’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici (art. 1, comma 1, lett. l) del D. Lgs. n. 82/2005).


INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento di dati personali dal titolare o dal responsabile.


INSERTO

E’ un sottoinsieme omogeneo del sottofascicolo che può essere costituito a seguito di esigenze operative dell’Amministrazione.


LEGALIZZAZIONE DI FIRMA

L’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa (art. 1, comma 1, lett. l) del D.P.R. n. 445/2000);


LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA

L’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato (art. 1, comma 1, lett. n) del D.P.R. n.445/2000).


MASSIMARIO DI SELEZIONE E SCARTO DEI DOCUMENTI/PIANO DI CONSERVAZIONE

Il massimario di selezione e scarto è lo strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti dalle Pubbliche Amministrazioni. Il massimario riproduce l’elenco delle partizione e sottoripartizioni del titolario e indica quali documenti debbano essere conservati permanentemente (e quindi versati dopo quaranta anni nella sezione storica dell’archivio) e quali, invece, possono essere destinati al macero dopo cinque, dieci, quindici, venti anni, ecc. o secondo le esigenze dell’Amministrazione. Ne consegue il Piano di Conservazione periodica o permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.


MEMORIZZAZIONE

Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’articolo 10, commi 2 e 3, del D.P.R. n. 445/2000 così come modificato dall’articolo 6 del D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 (art. 1 comma 1, lett. f) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


MISURE MINIME DI SICUREZZA

Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto in relazione ai rischi previsti nell’articolo 31 del D. Lgs.

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


30 giugno 2003, n. 196 (art. 4, comma 3, lett. a) del D. Lgs. n. 196/2003).


PAROLA CHIAVE Componente di una credenziale di autenticazione associata a una persona e a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri e altri dati in forma elettronica (art. 4, comma 3, lett. e) del D. Lgs. n. 196/2003).


ORIGINALI NON UNICI I documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (art. 1, comma 1, lett. v) del D. Lgs. n. 82/2005).


PROFILO DI AUTORIZZAZIONE

L’insieme delle informazioni, univocamente associate a una persona che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti a essa consentiti (art. 4, comma 3, lett. f) del D. Lgs. n. 196/2003).


PUBBLICO UFFICIALE

Il notaio, salvo quanto previsto dall’art. 5, comma 4, della presente deliberazione e nei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall’art. 18, comma 2, del D.P.R. n. 445/2000 (art. 1, lett. q) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

La persona fisica, la persona giuridica, la Pubblica Amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali (art. 4, comma 1, lett. g) del D. Lgs. n. 196/2003).


RIFERIMENTO TEMPORALE

Informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata a uno o più documenti informatici (art. 1, comma 1, lett. g) del D.P.C.M. 13 gennaio 2004) o a un messaggio di posta elettronica certificata (art. 1, comma 1, lett. i) del D.P.R. n. 68/2005).


RIVERSAMENTO DIRETTO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione a un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica (art. 1. comma 1, lett. n) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO

Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione a un altro, modificando la loro rappresentazione informatica (art. 1, comma 1, lett. o) della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11).


SEGNATURA INFORMATICA

L’insieme delle informazioni archivistiche di protocollo, codificate in formato XML, e incluse in un messaggio protocollato, come previsto dall’art. 18, comma 1 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 (art. 1 dell’allegato A della Circolare AIPA del 7 maggio 2001, n. 28).

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “A” - Definizioni


SEGNATURA DI PROTOCOLLO

L’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso (Glossario dell’IPA – Indice delle Pubbliche Amministrazioni).


SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE

Lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell’Amministrazione interessata (art. 2, comma 1, lett. h) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000).


SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE

L’insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l’accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente (art. 4, comma 3, lett. g) del D. Lgs. n. 196/2003).


SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle Amministrazioni per la gestione dei documenti (art. 1, comma 1, lett. r) del D.P.R. n. 445/2000).

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico – Allegato “B” - Descrizione della AOO


Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n.           del        


COMUNE DI ARGELATO

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI


ALLEGATO “B”

DESCRIZIONE DELLA AOO (Area Organizzativa Omogenea)


Denominazione dell’AOO: COMUNE DI ARGELATO

Codice identificativo : c_a392

Codice Fiscale: 00968810374

Nominativo del Responsabile del Servizio di Protocollo Informatico, gestione documentale ed archivistica: Sig.ra Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx : Sig.ra Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

Casella di Posta Elettronica Certificata: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxxxxxxx.xx.xx Posta Certificata per le Fatture : xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxxx.xx Indirizzo della sede principale dell’AOO a cui indirizzare la corrispondenza convenzionale

Comune di ARGELATO Xxx Xxxxxxxx, 0 – 00000 Xxxxxxxx Xx


Manuale di gestione del protocollo informatico – allegato “C” - Elenco documenti esclusi dalla registrazione di protocollo


Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n.            del        


MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI


ALLEGATO “C”


ELENCO DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO


A seguire, il testo del comma 5 dell’art. 53 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445, che recita:

“Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, g li inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione”.

Inoltre, sono escluse dalla protocollazione le seguenti categorie di documenti:

- Le comunicazioni d’occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti, ecc.);

- Le richieste di ferie ed altri permessi;

- Le richieste di rimborso spese e missioni;

- Gli allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione, compresi gli elaborati tecnici;

- La pubblicità conoscitiva di convegni;

- La pubblicità in generale;

- Le offerte, i listini prezzi e i preventivi di terzi non richiesti;

- Le ricevute di ritorno delle raccomandate A.R.;

- Gli atti e documenti interni, di preminente carattere informativo che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi;

- Gli inviti a corsi, progetti formativi, stage;

- Le certificazioni che sono soggette a diversa registrazione;

- I documenti ed atti soggetti a registrazione nei repertori informatici

- Gli estratti conto bancario o postale ;

- Le certificazioni anagrafiche rilasciate direttamente al richiedente

- Le certificazioni di stato civile rilasciate direttamente dal richiedente

- Le certificazioni che sono soggette a diversa registrazione

- Tutti i documenti che, per loro natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridico amministrativa presente o futura.

Manuale di gestione del protocollo informatico – allegato “D” - Elenco documenti soggetti a registrazione particolare


Allegato alla deliberazione di Giunta Comunale n.           del        


MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI


ALLEGATO “D”


ELENCO DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE


• Atti rogati o autenticati dal Segretario Generale;

• Contratti e convenzioni;

• Verbali delle sedute del Consiglio comunale;

• Verbali delle sedute della Giunta Municipale;

• Verbali delle sedute delle Commissioni Consiliari permanenti e speciali;

• Verbali delle Commissioni istituite per legge;

• Atti di stato civile;

• Pubblicazioni di matrimonio;

• Carte d’identità;

• Certificati anagrafici rilasciati direttamente al richiedente;

• Tessere elettorali;

• Atti di liquidazione;

• Mandati di pagamento;

• Reversali d’incasso;

• Verbali di violazione al Codice della strada;

• Verbali di violazioni amministrative;

• Delibere del Consiglio comunale,

• Delibere della Giunta Municipale;

• Ordinanze;

• Ordinanze prefettizie relative a procedimenti sanzionatori;

• Atti pubblicati all’Xxxx Xxxxxxxx e le relative richieste e conferme di avvenuta pubblicazione;

• Atti depositati alla casa comunale;

• Notifiche.


Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti

prodotti dai Comuni italiani

in riferimento al piano di classificazione


ottobre 2005

Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


Premessa


Il Gruppo ha pensato di predisporre un ulteriore strumento ai Comuni fornendo suggerimenti pratici su come organizzare fascicoli e serie che vengono man mano prodotti nella cornice e con riferimento al piano di classificazione. Ha difatti constatato, sia nell’analisi delle criticità radicate nella prassi di gestione documentale e sia nella fase sperimentale del titolario, che molti Comuni confondono il terzo livello del titolario con il complesso di concrete aggregazioni documentali prodotte man mano dall’amministrazione. Il Gruppo ricorda che il titolario, strumento condiviso da tutti i Comuni italiani, in quanto basato sulle funzioni, è astratto e prevede quello che può verificarsi, mentre l’attività concreta e quotidiana del singolo Comune si stratifica in documenti che devono essere organizzati in aggregazioni e sono espressione di quanto si è effettivamente verificato.

In questa proposta di linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie, formulata da Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx-Xxxxx, si ripercorre la struttura del titolario indicando, talvolta a titolo esemplificativo e sulla scorta delle esperienze dei Comuni che maggiormente hanno collaborato alla sua elaborazione, quali tipologie di fascicoli si possono aprire nell’ambito dei titoli e delle classi e con quali criteri si possono costituire le serie.

Questa proposta, non ancora vagliata dal Gruppo, può comunque essere utile per l’impianto del sistema di gestione della produzione documentaria e viene pertanto resa disponibile per la sperimentazione e come spunto di discussione e dibattito allargati alla comunità scientifica e amministrativa, come è avvenuto in precedenza per il titolario.

Si rinvia per la definizione delle differenti tipologie di fascicolo e di repertorio a quanto detto nell’introduzione al titolario.


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Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie


Titolo I. Amministrazione generale

1. Legislazione e circolari esplicative

Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli (uno per ciascun parere)

Circolari pervenute al Comune: repertorio annuale, servito da indici Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale, servito da indici

2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica

Denominazione del Comune: fasc. per affare Attribuzione del titolo di città: fasc. per affare Confini del Comune: fasc. per affare

Costituzione delle circoscrizioni: un fasc. per ciascun affare

Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica: repertorio annuale

3. Statuto

Redazione, modifiche e interpretazioni dello statuto: fasc. per affare

4. Regolamenti

Regolamenti emessi dal Comune: repertorio annuale Redazione dei regolamenti: un fasc. per ciascun affare

5. Xxxxxx, gonfalone, sigillo

Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma: fasc. annuale per attività Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone: fasc. annuale per attività Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo: fasc. annuale per attività

Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

6. Archivio generale Registro di protocollo Repertorio dei fascicoli

Organizzazione del servizio e dell’attività ordinaria (aggiornamento del manuale di gestione con titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale, depositi e comodati): fasc. annuale per attività

Interventi straordinari (ad esempio, traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta del software di gestione): un fasc. per ciascun affare

Richieste di accesso per fini amministrativi: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Richieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di studio: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Schedoni (su supporto cartaceo o informatico) degli studiosi: uno per persona (in ordine alfabetico), da rinnovare ogni anno

Richieste di pubblicazione all’albo pretorio: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili, con allegati

Registro dell’Albo pretorio

Richieste di notifica presso la casa comunale: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili, con allegati

Registro delle notifiche

Registri delle spedizioni e delle spese postali Ordinanze emanate dal Sindaco: repertorio annuale Decreti del Sindaco: repertorio annuale

Ordinanze emanate dai dirigenti: repertorio annuale

Determinazioni dei dirigenti: una repertorio annuale per ciascuna UOR Deliberazioni del Consiglio comunale: repertorio annuale Deliberazioni della Giunta comunale: repertorio annuale

Verbali delle adunanze del Consiglio comunale: repertorio annuale (facoltativo) Verbali delle adunanze della Giunta comunale: repertorio annuale (facoltativo) Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio annuale

Contratti e convenzioni: una repertorio annuale per ciascuna UOR


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa): repertorio

Nei Comuni che hanno realizzato il decentramento:

Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali: una repertorio annuale per ciascun quartiere Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali: una repertorio annuale per ciascun quartiere Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali: una repertorio annuale per ciascun quartiere

Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali: una repertorio annuale per ciascun quartiere Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni: una repertorio annuale per ciascun quartiere Registro dell’Albo della circoscrizione: una repertorio annuale per ciascun quartiere

Contratti e convenzioni delle circoscrizioni: una repertorio annuale per ciascun quartiere

Atti rogati dai segretari delle circoscrizioni (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa): repertorio

7. Sistema informativo

Organizzazione del sistema: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili Statistiche: un fasc. per statistica

8. Informazioni e relazioni con il pubblico

Iniziative dell’URP: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare)

Reclami dei cittadini (comunque presentati: URP, UOR, Difensore civico): repertorio annuale

Atti del Difensore civico: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili Bandi e avvisi a stampa: repertorio annuale

Gestione del sito Web:

- materiali preparatori inviati dalle UOR per la pubblicazione sul sito: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

- copie periodiche della pagina, effettuate dall’URP

9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi

Attribuzione di competenze agli uffici: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Organigramma: un fasc. per ciascuna definizione dell’organigramma Organizzazione degli uffici: un fasc. per ciascun affare

Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici insistenti sul territorio comunale: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del personale: un fasc. per affare

10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale

Rapporti di carattere generale: un fasc. per ciascun affare

Costituzione delle rappresentanze del personale: un fasc. per ciascun affare

Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione integrativa decentrata: repertorio annuale

11. Controlli esterni

Controlli: un fasc. per ciascun controllo

12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna1

Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni o altro): raccolta bibliografica Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori): un fasc. per ciascun numero Comunicati stampa: un fasc. per ciascun periodo (fasc. per attività)

13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) Onorificenze (concesse e ricevute): un fasc. per ciascun evento (fasc. per affare) Concessione dell’uso del sigillo: un fasc. annuale (fasc. per attività)

14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali

Iniziative specifiche (ad esempio, gemellaggi, adesione a movimenti di opinione): un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare)

Gemellaggi: un fasc. per ciascun gemellaggio

Promozione di comitati: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare)

15. Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni

Costituzione di enti controllati dal Comune (comprensivo della nomina dei rappresentanti e dei verbali inviati per approvazione): un fasc. per ciascun ente (fasc. per persona giuridica)

Partecipazione del Comune a enti e associazioni (comprensivo della nomina dei rappresentanti): un fasc. per ciascun ente (fasc. per persona giuridica)



1 Si segnala che la rassegna stampa non è un documento archivistico in senso stretto, ma uno strumento di lavoro. 4

Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie



16. Area e città metropolitana

Costituzione e rapporti istituzionali: un fasc. per ciscun anno

17. Associazionismo e partecipazioni

Politica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni: un fasc. per ciascuna iniziativa Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate

Associazioni che chiedono l’iscrizione all’albo: un fasc. per ciascuna associazione (fasc. per persona giuridica)


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

In merito all’organizzazione dei fascicoli aperti nell’ambito delle classi di questo titolo va richiamata l’autonomia organizzativa di ciascun Comune, connessa anche alla dimensione demica del Comune stesso. Perciò le indicazioni seguenti sono puramente indicative.


1. Sindaco

Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato)

2. Vice-sindaco

Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato)

3. Consiglio

Fasc. personali: un fasc. per ciascun consigliere (da chiudere al termine del mandato)

Convocazioni del Consiglio e OdG: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Interrogazioni e mozioni consiliari (materiale preparatorio e connesso): un fasc. per ciascuna interrogazione Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive

4. Presidente del Consiglio

Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato)

5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio

Verbali della Conferenza dei capigruppo: repertorio annuale

Verbali delle Commissioni: repertorio annuale (una per ciascuna Commissione)

6. Gruppi consiliari

Accreditamento presso il Comune: un fasc. per ciascun Gruppo (da chiudere al termine del mandato)

7. Giunta

Nomine, revoche e dimissioni degli assessori: un fasc. per ogni assessore (da chiudere al termine del mandato)

Convocazioni della Giunta e OdG: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

8. Commissario prefettizio e straordinario

Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato)

9. Segretario e Vice-segretario

Fasc. personale (da chiudere al termine dell’incarico) NB: il fasc. come dipendente va nel tit. III

10. Direttore generale e dirigenza

Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato)

11. Revisori dei conti

Fasc. personali (da chiudere al termine del mandato) Relazioni: repertorio annuale

12. Difensore civico

Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato)

13. Commissario ad acta

Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato)

14. Organi di controllo interni

Fascicoli relativi al funzionamento: un fasc. per ciascun organo Relazioni degli organi di controllo: repertorio annuale

15. Organi consultivi

Fascicoli relativi al funzionamento: un fasc. per ciascun organo Relazioni degli organi consultivi: repertorio annuale

16. Consigli circoscrizionali

Fasc. personali: un fasc. per ciascun consigliere (da chiudere al termine del mandato)

Convocazioni del Consiglio e OdG: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Interrogazioni e mozioni consiliari (materiale preparatorio e connesso): un fasc. per ciascuna interrogazione Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive


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Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie



17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali

Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato)

18. Organi esecutivi circoscrizionali

Nomine e dimissioni degli assessori: un fasc. per ogni assessore (da chiudere al termine del mandato) Convocazioni della Giunta e OdG: fasc. annuale per attività

19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali

Verbali delle Commissioni: repertorio annuale (una per ciascuna Commissione)

20. Segretari delle circoscrizioni

Fasc. personale (da chiudere al termine dell’incarico) NB: il fasc. come dipendenti va nel tit. III

21. Commissario ad acta delle circoscrizioni

Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato)

22. Conferenza dei Presidenti di quartiere

Verbali della Conferenza dei Presidenti di quartiere: repertorio annuale


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


Titolo III. Risorse umane


Fascicoli del personale: un fasc. per ogni dipendente o assimilato (quindi anche collaboratori a contratto o a progetto)

I fascicoli potranno essere variamente aggregati in serie: personale in servizio e personale cessato, ad esempio, e, all’interno delle serie, in ordine alfabetico o in ordine di numero di matricola oppure divisi per qualifica, etc. a seconda di come diventa più funzionale all’attività del Comune.

Per esigenze informatiche i fascicoli del personale potranno essere contraddistinti nel sistema da una classe 0 virtuale.

NB I documenti, classificati in base alle classi, relativi alle singole persone, vanno inseriti nello specifico fascicolo personale

1. Concorsi, selezioni, colloqui

Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale: un fasc. con eventuali sottofascicoli Procedimenti per il reclutamento del personale: un fasc. per ciascun procedimento (fasc. per affare), con i seguenti sottofascicoli:

- Bando e manifesto

- Domande

- Allegati alle domande (ove previsti dal bando)

- Verbali

- Prove d’esame scritte

- Copie bando restituite al Comune

Curricula inviati per richieste di assunzione: serie organizzata cronologicamente o secondo criteri scelti dal singolo Comune

Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione: serie organizzata cronologicamente o secondo criteri scelti dal singolo Comune

2. Assunzioni e cessazioni

Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni: un fasc. con eventuali sottofascicoli Determinazioni di assunzione e cessazione (nomine, licenziamenti, dimissioni, promessa solenne, giuramento, nomina in prova): inserirle nei rispettivi fascicoli personali

3. Comandi e distacchi; mobilità

Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità: un fasc. con eventuali sottofascicoli Determinazioni individuali di comandi, distacchi e mobilità: inserirle nei rispettivi fascicoli personali

4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni

Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni, ordini di servizio e missioni: un fasc. con eventuali sottofascicoli

Determinazioni: inserirle nei rispettivi fascicoli personali Ordini di servizio collettivi: repertorio annuale

Autorizzazioni allo svolgimento di attività esterne: inserirle nei fascicoli personali

5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro

Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le applicazione dei contratti collettivi di lavoro: un fasc. con eventuali sottofascicoli

Determinazione dei ruoli e contratti: un fasc. per ciascun procedimento Determinazioni: inserirle nei rispettivi fascicoli personali

6. Retribuzioni e compensi

Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi: un fasc. con eventuali sottofascicoli Anagrafe delle prestazioni: base di dati

Ruoli degli stipendi: base di dati/ tabulati

Determinazioni relative ai singoli per la definizione delle voci accessorie dello stipendio: inserirle nei rispettivi fascicoli personali

Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio

7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo

Criteri generali e normativa per il trattamento fiscale, contributivo e assicurativo: un fasc. con eventuali sottofascicoli

Determinazioni specifiche e provvedimenti circa il trattamento fiscale, contributivo e assicurativo: inserirle nei rispettivi fascicoli personali

Assicurazioni obbligatorie: inserirle nei rispettivi fascicoli personali


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Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie



8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro

Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro: un fasc. con eventuali sottofascicoli

Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94: un fasc. per ciascuna sede (fasc. per “persona”) Prevenzione infortuni: un fasc. per ciascun procedimento

Registro infortuni

Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza

Denuncia di infortuno e pratica relativa: inserirle nei rispettivi fascicoli personali Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie: un fasc. per ciascuna campagna di visite I referti delle singole visite, in busta chiusa, vanno inseriti nel fascicolo personale

9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo

Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità: un fasc. con eventuali sottofascicoli Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo: un fasc. per ciascun affare per procedimento da inserire

nel relativo fascicolo personale

10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza

Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto: un fasc. con eventuali sottofascicoli Trattamento pensionistico e di fine rapporto: un fasc. per ciascun affare da inserire nel relativo fascicolo

personale

11. Servizi al personale su richiesta

Criteri generali e normativa per il servizi su richiesta: un fasc. con eventuali sottofascicoli Domande di servizi su richiesta: un fasc. per periodo

12. Orario di lavoro, presenze e assenze

Criteri generali e normativa per le assenze: un fasc. con eventuali sottofascicoli

Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario e sulle assenze: vanno inserite nel fascicolo personale Referti delle visite di controllo: vanno inseriti nei fascicoli personali

Fogli firma; cartellini marcatempo; tabulati elettronici di rilevazione presenze: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Rilevazioni delle assenze per sciopero: un fasc. per ciascuno sciopero

13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari

Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari: un fasc. con eventuali sottofascicoli Provvedimenti disciplinari: un fasc. per ciascun affare da inserire nel relativo fascicolo personale

14. Formazione e aggiornamento professionale

Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento professionale: un fasc. con eventuali sottofascicoli

Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento: un fasc. per ciascun corso (fasc. per affare) Partecipazione dei dipendenti a corsi: le singole domande vanno inserite nel relativo fascicolo personale

15. Collaboratori esterni

Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori esterni: un fasc. con eventuali sottofascicoli Elenco degli incarichi conferiti: repertorio

NB I fascicoli personali dei collaboratori esterni vanno nella classe 0.


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali


1. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)

Bilancio preventivo e allegati (organizzati in fascicoli: un fasc. per ciascuna risorsa o ciascun intervento), tra cui Relazione previsionale e programmatica

PEG: articolato in fascicoli: un fasc. per ciascun obiettivo. I fascicoli possono essere organizzati in serie in riferimento ai responsabili dei servizi

NB nei fascicoli così costituiti confluisce il carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG

2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)

Gestione: un fascicolo per ciascuna variazione

3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento

Fascicoli personali dei contribuenti comunali: un fasc. per ciascun contribuente in rapporto a ciascun tipo di imposte (ICI, TARSU, TOSAP, etc.), con eventuali sottofascicoli (variazioni, ricorsi, etc.), ordinati in ordine alfabetico all’interno di ciascuna serie costituita (1 per ciascuna tipologia di imposta)

Ruolo2 ICI: base di dati

Ruolo imposta comunale sulla pubblicità: base di dati Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni: base di dati Ruolo TARSU: base di dati

Ruolo COSAP3: base di dati

Contratti di mutuo: un fasc. per ciascun mutuo

Proventi da affitti e locazioni: un fasc. annuale per ciascun immobile locato Diritti di segreteria: registrini annuali o pagamenti virtuali

Matrici dei bollettari delle entrate: registri annuali

Ricevute dei versamenti alla tesoreria delle somme riscosse nelle differenti UOR per diritti di segreteria Fatture emesse: repertorio annuale

Reversali: repertorio annuale Bollettari vari: repertori annuali

Ricevute di pagamenti vari: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento

Impegni di spesa (determinazioni dei dirigenti delle UOR) inviate dalle UOR alla Ragioneria: repertorio annuale

Fatture ricevute: repertorio annuale. Le fatture vengono prodotte ordinariamente in doppio esemplare, in ambiente cartaceo: uno va nel repertorio annuale, l’altro va nel fascicolo specifico del singolo impegno di spesa, che comprende per oggetto tutta la documentazione prodotta

Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascuna UOR: repertorio annuale, se sono distinti dai mandati, oppure allegati ai mandati stessi

Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e inviati alla Tesoreria: repertorio annuale

I documenti sopra indicati vengono prodotti ordinariamente in doppio esemplare, in ambiente cartaceo: uno va nel repertorio annuale, l’altro va nel fascicolo specifico del singolo impegno di spesa, che comprende per oggetto tutta la documentazione prodotta

5. Partecipazioni finanziarie

Gestione delle partecipazioni finanziarie: un fasc. per ciascuna partecipazione

6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili

Rendiconto della gestione, articolato in Conto del bilancio, Conto del patrimonio e Conto economico

7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi

Mod. 770: un fasc. per ogni anno

Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.): un fasc. per ciascuna tipologia di imposta per ciascun periodo

Pagamento dei premi dei contratti assicurativi


2 Per le entrate di carattere tributario, la legge prevede l’emissione di ruoli: TU 267/2000, art. 179, comma 2/a). In alcuni casi i Comuni hanno già predisposto l’anagrafica dei contribuenti. Altri Comuni, adeguatamente attrezzati in capo archivistico, possono trovare più comodo organizzare il materiale in fascicoli relativi ciascuno a un immobile.

3 In questo momento alcuni Comuni, in ottemperanza alle disposizioni di legge, hanno già trasformato la COSAP da tassa a tariffa. Di conseguenza, cambia anche la fisionomia giuridica del ruolo.


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Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie



8. Beni immobili

Inventario dei beni immobili: registro o base di dati perenne

Fascicoli dei beni immobili: un fasc. per ciascun bene immobile, articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse4:

- acquisizione

- gestione

- uso

- alienazione e dismissione

Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche: repertorio

Concessioni di beni del demanio statale (ove delegato da leggi regionali): repertorio Concessioni cimiteriali: repertorio

Fascicoli personali dei concessionari: un fasc. per ciascun concessionario

9. Beni mobili

Inventari dei beni mobili: uno per consegnatario

Fascicoli dei beni mobili: un fasc. per ciascun bene mobile, articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse:

- acquisizione

- manutenzione

- concessione in uso

- alienazione e altre forme di dismissione

oppure si possono prevedere fascicoli annuali per attività

10. Economato

Acquisizione di beni e servizi: un fasc. per ciascuna acquisizione (fasc. per affare), eventualmente organizzati in serie connesse ai Centri di spesa

Elenco dei fornitori: repertorio

11. Oggetti smarriti e recuperati

Verbali di rinvenimento: repertorio annuale

Ricevute di riconsegna ai proprietari: repertorio annuale Vendita o devoluzione: un fasc. periodico (per attività)

12. Tesoreria

Giornale di cassa: repertorio annuale

Mandati quietanzati, che vengono inviati in Ragioneria: repertorio periodico (mese/anno)

13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate

Concessionari: un fasc. per ciascuno dei concessionari (fasc. per persona)

14. Pubblicità e pubbliche affissioni

Autorizzazioni alla pubblicità stabile: repertorio annuale Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta: repertorio annuale Richieste di affissione (con allegati da affiggere): un fasc. per richiesta


4 Si segnala che, per comodità evidenziata da parecchi Comuni, si è deciso di far rientrare l’attività di manutenzione, sia ordinaria sia straordinaria, nella classe VI/5.


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



V. Affari legali


1. Contenzioso

Fascicoli di causa: un fasc. per ciascuna causa (fasc. per procedimento). Ciascun Comune può suddividere, a seconda delle esigenze, la serie dei fascicoli di causa in sottoserie (cause civili, cause amministrative, cause penali, cause tributarie). Ciascun fascicolo può articolarsi in sottofascicoli (fasi della causa, etc.)

2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni

Contratti assicurativi: un fasc. per contratto (fasc. per affare)

Richieste e pratiche di risarcimento: un fasc. per ciascuna richiesta (fasc. per affare)

3. Pareri e consulenze

Pareri e consulenze: un fasc. per ciascun affare


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Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie



Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio


1. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti

PGR: fasc. annuale per attività

Pareri su piani sovracomunali: fasc. annuale per attività Certificati di destinazione urbanistica5: fasc. annuale per attività

Varianti al PRG: un fasc. per ciascuna variante (fasc. per affare, che può comprendere anche più procedimenti)

2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale

Piani particolareggiati: un fasc. per ciascun piano Piani di lottizzazione un fasc. per ciascun piano

Piani di edilizia economica e popolare – PEEP: un fasc. per ciascun piano (che viene chiuso all’atto dell’approvazione, in quanto la costruzione apre un fasc. per affare all’interno della classe 4)

Piano degli interventi – PI: un fasc. per ciascun piano

Piano di assetto territoriale del Comune – PAT: un fasc. per ciascun piano Piano di assetto territoriale intercomunale – PATI: un fasc. per ciascun piano

Piano di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio – PRRUST: un fasc. per ciascun piano Piano particolareggiato infrastrutture stradali – PPIS: un fasc. per ciascun piano

Piano insediamenti produttivi – PIP: un fasc. per ciascun piano

Programma integrato di riqualificazione urbana – PIRU: un fasc. per ciascun programma

Programma integrato di riqualificazione urbana, edilizia ed ambientale – PIRUEA: un fasc. per ciascun programma

Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio: un fasc. per ciascun programma

3. Edilizia privata

Autorizzazioni edilizie: repertorio annuale

Fascicoli dei richiedenti autorizzazione: un fasc. per ciascuna autorizzazione (fasc. per affare) Accertamento e repressione degli abusi6: un fasc. per abuso (fasc. per affare)

Denunce e relazioni finali delle opere in cemento armato: repertorio annuale

4. Edilizia pubblica

Costruzione di edilizia popolare: un fasc. per ciascuna costruzione (fasc. per affare)

5. Opere pubbliche

Realizzazione di opere pubbliche: un fasc. per ciascuna opera (fasc. per affare)

Manutenzione ordinaria: fasc. annuale per attività oppure, se previsto, un fasc. per ciascun edificio Manutenzione straordinaria: un fasc. per ciascun intervento (fasc. per affare)

6. Catasto

Catasto terreni: mappe Catasto terreni: registri

Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori Catasto terreni: estratti catastali

Catasto terreni: denunce di variazione Catasto fabbricati: mappe

Catasto fabbricati: registri

Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori Catasto fabbricati: estratti catastali

Catasto terreni: denunce di variazione

7. Viabilità

Piano Urbano del Traffico: un fasc. per ciascun affare Piano Urbano della Mobilità: un fasc. per ciascun affare Autorizzazioni in deroga: repertorio annuale


5 Trattasi di certificati con validità annuale rilasciati in quanto allegati obbligatori per gli atti di «trasferimento o costituzione o scioglimento della comunione di diritti reali relativi a terreni» (DPR 6 giugno 2001, n. 380, art. 30 c. 2).

6 Il procedimento può essere avviato da una segnalazione di privati; prosegue con l’accertamento della polizia municipale (apposito repertorio contenente i verbali di accertamento); in seguito la UOR competente apre il fascicolo, che può concludersi con un’ordinanza di demolizione (apposito repertorio delle ordinanze del sindaco) o con la trasmissione del caso all’autorità giudiziaria.


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi7

Approvvigionamento idrico (organizzazione e funzionamento): fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Distribuzione dell’acqua: contratti con gli utenti: un fasc. per ciascun utente

Produzione di energia elettrica o altre fonti energetiche (organizzazione e funzionamento): fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Distribuzione di energia elettrica o altre fonti energetiche: contratti con gli utenti: un fasc. per ciascun utente

Trasporti pubblici (gestione): fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili Vigilanza sui gestori dei servizi: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

e, in caso di anomalie, un fasc. per ciascuna anomalia (fasc. per affare)

Iniziative di sensibilizzazione degli utenti per consumi razionali: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare)

Dichiarazioni di conformità degli impianti: repertorio annuale

9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo

Iniziative a favore dell’ambiente: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) Valutazioni e pareri di impatto ambientale: un fasc. per ciascun parere (fasc. per affare)

Monitoraggi della qualità delle acque: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili e, in caso di irregolarità, un fasc. per ciascuna irregolarità (fasc. per affare)

Monitoraggi della qualità dell’aria: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili e, in caso di irregolarità, un fasc. per ciascuna irregolarità (fasc. per affare)

Monitoraggi della qualità dell’etere: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili e, in caso di irregolarità, un fasc. per ciascuna irregolarità (fasc. per affare)

Altri eventuali monitoraggi: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili e, in caso di irregolarità, un fasc. per ciascuna irregolarità (fasc. per affare)

Controlli a campione sugli impianti termici dei privati.: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili e, in caso di irregolarità, un fasc. per ciascuna irregolarità (fasc. per affare)

10. Protezione civile ed emergenze

Segnalazioni preventive di condizioni metereologiche avverse: un fasc. annuale Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile: un fasc. annuale Interventi per emergenze: un fasc. per ciascuna emergenza


7 Ci si riferisce a servizi gestiti direttamente; in caso di affidamento a gestori esterni si rinvia alla classe 15 del titolo I. 14

Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie


Titolo VII. Servizi alla persona


Fascicoli personali degli assistiti: un fasc. per ciascuna persona assistita.

La serie potrà essere suddivisa in sottoserie, secondo le esigenze del Comune.

Per esigenze informatiche i fascicoli del personale potranno essere contraddistinti nel sistema da una classe 0 virtuale.

1. Diritto allo studio e servizi

Concessione di borse di studio: un fasc. per ciascun bando (fasc. per affare), articolato in sottofascicoli:

- bando

- domande

- graduatorie

- assegnazioni

Distribuzione buoni libro: un fasc. per ciascuna scuola

Gestione buoni pasto degli iscritti alle scuole: un fasc. per ciascun periodo Verbali del comitato genitori per la mensa: repertorio

Azioni di promozione e sostegno del diritto allo studio: un fasc. per ciascun intervento (fasc. per affare) Gestione mense scolastiche: un fasc. per ciascuna mensa scolastica e per ciascun periodo

Integrazione di neo-immigrati e nomadi: un fasc. per ciascun affare

Gestione trasporto scolastico: un fasc. per ciascun periodo e per ciascuna tratta

2. Asili nido e scuola materna

Domande di ammissione agli asili nido e alle scuole materne: un fasc. per ciascun asilo/scuola Graduatorie di ammissione: un fasc. per ciascun asilo/scuola

Funzionamento degli asili e delle scuole materne: un fasc. per ciascuna struttura

3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa

Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove presenti)

4. Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa

5. Istituti culturali (Musei, biblioteche, teatri, Scuola comunale di musica, etc.)

Funzionamento delle istituzioni culturali: un fasc. per ciascun istituto Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali

6. Attività ed eventi culturali

Attività ordinarie annuali (ad esempio, informazioni bibliografiche per la Biblioteca civica): un fasc. annuale per ciascuna attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Eventi culturali: un fasc. per ciascun evento Feste civili e/o religiose: un fasc. per iniziativa Iniziative culturali: un fasc. per ciascuna iniziativa

Prestiti di beni culturali: un fasc. per ciascun affare

7. Attività ed eventi sportivi

Eventi e attività sportive: un fasc. per ciascun evento/attività

8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale

Piano sociale: un fasc. annuale eventualmente articolato in sottofascicoli Programmazione per settori: un fasc. per settore

Accordi con i differenti soggetti: un fasc. per ciascun soggetto

9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio

Campagne di prevenzione: un fasc. per ciascuna campagna (fasc. per affare)

Interventi di recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio: un fasc. per ciascun intervento Ricognizione dei rischi: uno per ciascun affare

10. Informazione, consulenza ed educazione civica

Funzionamento e attività delle strutture (consultori, informagiovani, etc.): un fasc. annuale per ciascuna struttura, eventualmente organizzato in sottofascicoli

Iniziative di vario tipo: un fasc. per ciascuna iniziativa

11. Tutela e curatela di incapaci

Interventi per le persone sottoposte a tutela e curatela: un fasc. per ciascun intervento. I singoli provvedimenti si collocano nei relativi fascicoli personali


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici

Funzionamento e attività delle strutture: un fasc. annuale per ciascuna struttura (cucine economiche, dormi- tori, servizio domiciliare, telesoccorso, etc.)

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa

13. Attività ricreativa e di socializzazione

Funzionamento e attività delle strutture (colonie, centri ricreativi, etc.): un fasc. annuale per ciascuna struttura

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa

14. Politiche per la casa

Assegnazione degli alloggi: un fasc. per ciascun bando, organizzato in sottofascicoli:

- bando

- domande

- graduatoria

- assegnazione

Fascicoli degli assegnatari: un fasc. per ciascun assegnatario

15. Politiche per il sociale

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa


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Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie



Titolo VIII. Attività economiche


Fascicoli individuali di ciascun esercente attività economiche: un fasc. per ciascun esercente

I fascicoli potranno essere variamente aggregati in serie, a seconda della mole di attività del Comune e delle specificità locali: potranno quindi essere conservati in serie unica (in ordine cronologico di autorizzazione del Comune oppure in ordine alfabetico della “ditta”) oppure in più serie (ad esempio, per l’artigianato: artigiani, taxi, stabilimenti balneari, strutture sanitarie, xxxxxxxx etc.; per il commercio: commercio in sede fissa, commercio ambulante, distributori, etc.). Questa libertà di organizzazione e aggregazione dei fascicoli in serie deve essere prevista, in sede nazionale, in considerazione del fatto che molte attività devono adeguarsi a regole dettate dalle Regioni, che necessariamente sono diverse a seconda del contesto socio- economico.

Per esigenze informatiche i fascicoli del personale potranno essere contraddistinti nel sistema da una classe 0 virtuale.

1. Agricoltura e pesca

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare)

Comunicazioni di vendita dei prodotti ricavati dalla propria terra: un fasc. per ciascun periodo

2. Artigianato

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) Autorizzazioni artigiane: repertorio

3. Industria

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare)

Accertamento dell’impatto ambientale degli insediamenti industriali: un fasc. per ciascun affare

4. Commercio

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare)

Comunicazioni dovute (ferie, saldi, etc.): un fasc. per ciascun periodo: mese o anno (fasc. per attività) Autorizzazioni commerciali: repertorio

5. Fiere e mercati

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare)

6. Esercizi turistici e strutture ricettive

Iniziative specifiche del Comune in materia: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) Autorizzazioni turistiche: repertorio

7. Promozione e servizi

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare)


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Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica


1. Prevenzione ed educazione stradale

Iniziative specifiche di prevenzione: un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) Corsi di educazione stradale nelle scuole: un fasc. per ciascun corso (fasc. per affare)

2. Polizia stradale

Direttive e disposizioni: un fasc. con eventuali sottofascicoli

Organizzazione del servizio di pattugliamento: un fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Verbali di accertamento di violazioni al Codice della strada: repertorio annuale

Questa serie potrà essere unica, se tutti gli agenti utilizzeranno strumenti elettronici di rilevamento e quindi potranno inserirsi a distanza nel sistema di gestione documentale, oppure potrà essere multipla e prevedere una sottoserie per ciascun agente, se quest’ultimo opererà con supporti cartacei.

Accertamento di violazioni al Codice della strada e conseguente erogazione di sanzioni (pecuniarie, amministrative, penali): un fasc. per ciascun accertamento

La serie di questi fascicoli potrà essere suddivisa in sottoserie, a seconda delle esigenze del singolo Comune: ad esempio, violazioni che comportano solo un’ammenda pecuniaria; violazioni che comportano una detrazione di punti alla patente di guida; violazioni che comportano denuncia all’autorità giudiziaria; violazioni che comportano il sequestro del veicolo; violazioni che comportano la rimozione del veicolo

Verbali di rilevazione incidenti: repertorio annuale

Statistiche delle violazioni e degli incidenti: un fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Gestione veicoli rimossi: un fasc. per ciascun veicolo

3. Informative

Informative su persone residenti nel Comune: un fasc. per ciascuna persona

4. Sicurezza e ordine pubblico

NB Il flusso documentale si differenzia molto a seconda se il Comune è provvisto o sprovvisto di autorità statale di pubblica sicurezza: perciò non si segnalano i documenti che transitano per il Comune, ma vengono immediatamente inoltrate alla AOO competente (ad esempio, il carteggio per il rilascio di tesserini caccia o licenze di porto di fucile, per le denunce delle materie esplodenti, dei radioamatori, delle cessioni fabbricati).

Direttive e disposizioni generali: un fasc. annuale per attività Servizio ordinario di pubblica sicurezza: un fasc. annuale per attività

Servizio straordinario di pubblica sicurezza, in caso di eventi particolari (manifestazioni, concerti, etc.): un fasc. per ciascun evento

Autorizzazioni di pubblica sicurezza: repertorio annuale, eventualmente organizzata in sottoserie (una per ciascuna categoria obbligata alla richiesta di autorizzazione: venditori ambulanti di strumenti da punta e da taglio; agenzie d’affari nel settore di esposizioni, mostre e fiere campionarie; affittacamere e assimilati; agenzie d’affari; fochini; gare di autoveicoli, motoveicoli o ciclomotori su strade comunali; tiri a segno; mestieri girovaghi, esercitati da stranieri.)

Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica sicurezza: un fasc. per ciascun richiedente

Verbali degli accertamenti nei diversi settori (edilizio, sanitario, commerciale, anagrafico, sociale, etc.): una repertorio annuale per ciascun settore di accertamento


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Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie



Titolo X. Tutela della salute


1. Salute e igiene pubblica

Emergenze sanitarie: un fasc. per ciascun evento Misure di igiene pubblica: un fasc. per ciascun affare

Interventi di derattizzazione, dezanzarizzazione etc.: un fasc. per ciascun intervento Trattamenti fitosanitari e di disinfestazione: un fasc. per ciascun intervento Autorizzazioni sanitarie: repertorio annuale

Fascicoli dei richiedenti autorizzazioni sanitarie: un fasc. per ciascuna persona/ditta Concessioni di agibilità: repertorio annuale

Fascicoli dei richiedenti l’agibilità: un fasc. per ciascun richiedente

2. Trattamenti Sanitari Obbligatori

TSO: un fasc. per ciascun procedimento ASO: un fasc. per ciascun procedimento

Fascicoli personali dei soggetti a trattamenti: un fasc. per ciascuna persona

3. Farmacie

Istituzione di farmacie: un fasc. per ciascuna farmacia

Funzionamento delle farmacie: un fasc. per ciascun periodo (anno o mese)

4. Zooprofilassi veterinaria

Epizoozie (= epidemie animali): un fasc. per ciascun evento

5. Randagismo animale e ricoveri

Gestione dei ricoveri e degli eventi connessi: un fasc. per procedimento


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



Titolo XI. Servizi demografici


1. Stato civile

Registro dei nati: repertorio annuale Registro dei morti: repertorio annuale Registro dei matrimoni: repertorio annuale Registro di cittadinanza: repertorio annuale

Comunicazioni dei nati all’Agenzia per le entrate: un fasc. per ciascun periodo Atti per registrazioni: un fasc. per ciascun procedimento

Atti per annotazioni sui registri di stato civile: un fasc. per ciascun periodo

2. Anagrafe e certificazioni

APR 4: iscrizioni anagrafiche: un fasc. per ciascuna persona AIRE: un fasc. per ciascuna persona

Richieste certificati: un fasc. per ciascun periodo (mese o anno)

Corrispondenza con altre amministrazioni per rilascio e trasmissione documenti: un fasc. per ciascun periodo (mese o anno)

Cartellini per carte d’identità: uno per ciascuna persona

Carte d’identità scadute e riconsegnate: un fasc. per ciascuna persona Cambi di abitazione e residenza: un fasc. per ciascuna persona Cancellazioni: un fasc. per ciascuna persona

Carteggio con la Corte d’appello per la formazione degli Albi dei giudici popolari: un fasc. per ciascun periodo

Registro della popolazione: base di dati

3. Censimenti

Schedoni statistici del censimento Atti preparatorie organizzativi

4. Polizia mortuaria e cimiteri Registri di seppellimento Registri di tumulazione Registri di esumazione Registri di estumulazione Registri di cremazione

Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede onomastiche Trasferimento delle salme: un fasc. per ciascun trasporto


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Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie


Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari


1. Xxxx elettorali

Albo dei presidenti di seggio: un elenco per ciascuna elezione Albo degli scrutatori: un elenco per ciascuna elezione

2. Liste elettorali

Liste generali Liste sezionali

Verbali della commissione elettorale comunale

Copia dei verbali della Commissione elettorale mandamentale in ordine alle operazioni e deliberazioni adottate dalla Commissione elettorale comunale

Schede dello schedario generale Xxxxxx degli schedari sezionali

Fascicoli personali degli elettori: un fasc. per ciascun elettore Xxxxxxx recanti le proposte di variazione delle liste elettorali Carteggio concernente la tenuta e la revisione delle liste elettorali

3. Elezioni

Convocazione dei comizi elettorali: un fasc. per ciascuna elezione Presentazione delle liste: manifesto

Presentazione delle liste: un fasc. per ciascuna elezione, eventualmente articolato in sottofascicoli (uno per lista) oppure, a seconda dell’organizzazione dell’ufficio, un fasc. per ciascuna lista

Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi Xxxxxxx dei presidenti di seggio

Schede

4. Referendum

Atti preparatori

Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi Xxxxxxx dei presidenti di seggio

Schede

5. Istanze, petizioni e iniziative popolari

Raccolta di firme per referendum previsti dallo statuto: un fasc. per ciascuna iniziativa


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


Titolo XIII. Affari militari


1. Leva e servizio civile sostitutivo

Liste di leva: una per anno in doppio originale, uno trattenuto dal Comune, uno inviato al Distretto militare Lista degli eliminati/esentati: una per anno in doppio originale, uno trattenuto dal Comune, uno inviato al

Distretto militare

2. Ruoli matricolari

Ruoli matricolari: un fasc. annuale in doppio originale, uno trattenuto dal Comune, uno inviato al Distretto militare

3. Caserme, alloggi e servitù militari

Procedimenti specifici: un fasc. per ciascun procedimento

4. Requisizioni per utilità militari

Procedimenti specifici: un fasc. per ciascun procedimento


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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


Piano di conservazione


dicembre 2005

Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


Premessa


L’art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un «piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti». La normativa quindi, accogliendo le posizioni e le riflessioni dei teorici dell’archivistica, concepisce la selezione come operazione critica di vaglio della documentazione prodotta, funzionale a una migliore conservazione dell’archivio. La selezione, cioè il momento valutativo, difatti non intacca la complessità e l’unitarietà dell’archivio; ma, procedendo all’individuazione dei documenti strumentali e transitori, da destinare allo scarto, vale a dire alla distruzione fisica, evidenzia i nessi fra i documenti essenziali da conservare permanentemente. Perciò l’eliminazione di taluni documenti deve essere preceduta dalla valutazione delle procedure di produzione documentaria, in modo che vengano assicurati la comprensione dell’attività dell’ente produttore e il mantenimento delle attestazioni di diritti.

Pertanto il mandato conferito, tramite decreto, al Gruppo dal Direttore generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali comprende, oltre alla predisposizione del piano di classificazione (titolario), anche la redazione del piano di conservazione che al titolario è strettamente connesso.

L’adozione del titolario proposto dal Gruppo a tutti i Comuni italiani e studiato alla luce della interoperabilità tra sistemi informativi diversi comporta come conseguenza l’adozione del piano di conservazione che da esso discende.

In merito allo scarto archivistico, è opportuno ricordare che gli enti pubblici – e tra questi i Comuni – devono ottenere per tale intervento l’autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, ai sensi dell’art. 21, comma 1, lettera d) del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42). L’adozione del Piano di conservazione proposto dal Gruppo non esime quindi le amministrazioni dagli adempimenti relativi alla procedura di scarto, che si sostanzia in un provvedimento formale dell’amministrazione (deliberazione della Giunta o determinazione dirigenziale) e nella acquisizione dell’autorizzazione da parte degli organi periferici del citato Ministero, vale a dire le Soprintendenze archivistiche competenti per territorio.

Il Gruppo di lavoro ha proceduto alla stesura del Piano di conservazione avendo presenti i precedenti Massimari di scarto per gli archivi dei Comuni, in particolare quello elaborato dalla Soprintendenza archivistica per la Toscana e aggiornato dalla Soprintendenza archivistica per la Lombardia, che mantiene la sua validità in riferimento alla documentazione prodotta e classificata sulla base del Titolario Astengo, ma ha ritenuto necessario rielaborare l’intero Piano di conservazione in considerazione del mutamento sostanziale dell’impianto del nuovo titolario e della necessità di ridurre ulteriormente i tempi di conservazione, andando incontro alle esigenze avvertite dagli enti.

Nell’attuale scenario normativo e tecnologico molto si è ragionato rispetto al supporto e alle problematiche connesse alla conservazione o allo scarto del documento informatico, alla sua riproduzione in formato cartaceo e all’uso del supporto ottico sostitutivo. Pur nella consapevolezza che le prospettive di utilizzo del documento elettronico saranno sempre più ampie e considerando che il tema della conservazione permanente dei documenti digitali è, a tutt’oggi, oggetto di studi e di riflessioni da parte di gruppi di lavoro tecnici interministeriali al fine di stabilirne gli standard, , si è giunti alla conclusione che il supporto cartaceo sia comunque, nella fase attuale, quello ancora più utilizzato e più sicuro per la conservazione della documentazione di carattere permanente. Il Gruppo inoltre segnala ai Comuni che un sistema di gestione documentale deve avere precisi requisiti per assicurare la conservazione permanente dei documenti digitali (e tra questi, prima di tutto, l’esistenza di un responsabile di livello dirigenziale) e li invita a effettuare un’analisi accurata e una valutazione dei costi e dei benefici sul lungo periodo prima di optare per la soluzione digitale.

Piano di conservazione


Il presente documento si compone di due parti:

- la prima nella quale vengono definiti i principi generali e le indicazioni di massima

- la seconda che contiene nello specifico per ogni titolo e classe del Titolario l’indicazione delle tipologie documentarie prodotte e dei relativi tempi di conservazione. Per quanto riguarda le tipologie documentarie, si fa riferimento alle «Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione» proposte da Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx-Dosio al Gruppo e disponibili per la sperimentazione.


Principi generali


Ambito e criteri generali di applicazione


• Il presupposto per il corretto utilizzo di questo strumento è l’organizzazione dell’archivio basata sul Piano di classificazione prodotto dal Gruppo di lavoro.

• Lo scarto della documentazione prodotta e classificata sino all’adozione del nuovo titolario deve essere valutato sulla base del massimario precedente.

• I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell’affare per i fascicoli oppure dall’ultima registrazione effettuata, nel caso dei registri.

• In generale, si sono ridotti, rispetto a quelli indicati dal massimario di scarto precedentemente in vigore, i termini di conservazione dei documenti, in linea con la normativa generale civilistica e con la normativa specifica ove contempli termini per la conservazione degli atti.

• Il materiale non archivistico non viene preso in considerazione dal presente Piano, in quanto non devono essere considerati documenti gli stampati in bianco, la modulistica, le raccolte normative o altro materiale analogo (ad esempio, copie della normativa da consegnare all’utenza).

• L’applicazione del piano di conservazione non può comunque essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dal Comune nell’organizzazione dei documenti prodotti.

• Lo scarto, se non viene effettuato regolarmente ogni anno e su un archivio organizzato, potrà essere deciso e valutato solo dopo che l’intero complesso archivistico sia stato analizzato e almeno sommariamente riordinato.


I fondamenti della conservazione permanente


• In genere, salvo poche eccezioni, tutti i repertori devono essere conservati permanentemente.

Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


• Il Comune non deve scartare i documenti considerati “vitali” (quelli che – mutuando una definizione formulata da Xxxxxxx Xxxxxxx0 – in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni).



Alcune considerazioni sulla dimensione culturale degli archivi

• Lo scarto si effettua di norma sui documenti dell’archivio di deposito.

• Non vanno scartati i documenti prodotti durante la prima e la seconda guerra mondiale e vanno vagliati con estrema attenzione quelli degli anni del dopoguerra e della ricostruzione, perché tali archivi costituiscono una miniera di informazioni e di dati ancora sconosciuti e finora inesplorati dagli storici, oltre che un serbatoio di informazioni rilevanti dal punto di vista giuridico..


Documenti originali e documenti prodotti in copia

• Lo scarto dei documenti in copia può essere facilmente effettuato qualora sia prevista la conservazione permanente dei documenti in originale e qualora le copie non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza.

• È opportuno prevedere repertori di documenti di interesse generale per tutte le UOR del Comune, resi disponibili sul sito interno del Comune, che quindi diventano depositi di documenti ad alto carattere informativo, in modo da evitare copie multiple, superflue, che contribuiscono ad appesantire inutilmente la conservazione documentale nelle diverse UOR, a scapito dei documenti essenziali e specifici.

• È altresì opportuno che ciascun RPA, durante la formazione dell’archivio corrente, abbia cura di non inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti repertoriati di carattere generale, facilmente reperibili in un sistema informatico-archivistico ben organizzato.

• Sarebbe anche auspicabile che il fascicolo venisse organizzato in sottofascicoli nei quali inserire i documenti soggetti a scarto periodico, in modo da facilitare, a tempo debito, le operazioni di scarto.



Avvertenze per la lettura del piano di conservazione

• Quando si usa la formula “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale” si allude all’operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal RPA per espletare il procedimento, ma che esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale).


1 X. XXXXXXX, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore, Roma 1997 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato. Quaderni della «Rassegna degli Archivi di Stato», 82), p. 93

Piano di conservazione


• Se i documenti sono inseriti integralmente o per estratto in una banca dati, l’archivio dispone solo degli esemplari più aggiornati e perde memoria delle fasi storiche. In certi casi, nei quali la memoria è ritenuta essenziale, si suggerisce nel corso del Piano di eseguire periodicamente, a cadenza prestabilita, un salvataggio (copia di back-up) o una stampa della banca dati.


Indice dei titoli


Titolo I. Amministrazione generale

6

Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

11

Titolo III. Risorse umane

14

Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali

19

Titolo X. Xxxxxx xxxxxx

00

Xxxxxx XX. Pianificazione e gestione del territorio

24

Titolo VII. Servizi alla persona

28

Titolo VIII. Attività economiche

32

Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica

34

Titolo X. Tutela della salute

35

Titolo XI. Servizi demografici

36

Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari

38

Titolo XIII. Affari militari

40

Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



Titolo I. Amministrazione generale



Classi

Tipologie documentarie

Conservazione

Note





1. Legislazione e circolari esplicative





Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche

Permanente



Circolari pervenute: repertorio annuale

Permanente



Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale

Permanente






2. Denominazione, territorio e confini, cir-

coscrizioni di decentramento, toponomastica





Denominazione del Comune

Permanente



Attribuzione del titolo di città

Permanente



Confini del Comune

Permanente



Costituzione delle circosccrizioni

Permanente



Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la

toponomastica: repertorio annuale

Permanente






3. Statuto





Redazione, modifiche e interpretazioni dello statuto

Permanente, dopo sfoltimen- to del materiale informativo

relativo ad altri Comuni






4. Regolamenti





Regolamenti emessi dal Comune: repertorio annuale

Permanente



Redazione dei regolamenti: un fasc. per ciascun affare

Permanente, previo sfoltimento dei documenti di

carattere transitorio

Tenere un solo esemplare, scartare gli altri





5. Stemma, gonfalone, sigillo





Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma

Permanente



Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone

Permanente



Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo

Permanente



Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello

stemma del Comune: fasc. annuale per attività

Permanente

Perché documenta attività che

si svolgono nel territorio

Piano di conservazione






6. Archivio generale





Registro di protocollo

Permanente



Repertorio dei fascicoli

Permanente



Organizzazione del servizio e dell’attività ordinaria (aggiornamento del manuale di gestione con titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, inventariazione,

spostamenti e versamenti di materiale, depositi e comodati):

Permanente



Interventi straordinari (ad esempio, traslochi, restauri, gestione

servizi esterni, scelta del software di gestione)

Permanente



Richieste di accesso per fini amministrativi

1 anno dalla ricollocazione

del materiale



Richieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di

studio

Permanente



Richieste di pubblicazione all’albo pretorio

1 anno



Registro dell’Albo pretorio

20 anni



Richieste di notifica presso la casa comunale (con allegati)

2 anni



Registro delle notifiche

20 anni



Registri delle spedizioni e delle spese postali

1 anno



Ordinanze del Sindaco: repertorio

Permanente



Decreti del Sindaco: repertorio

Permanente



Ordinanze dei dirigenti: repertorio

Permanente



Determinazioni dei dirigenti: repertorio

Permanente



Deliberazioni del Consiglio comunale: repertorio

Permanente



Deliberazioni della Giunta comunale: repertorio

Permanente



Verbali delle adunanze del Consiglio comunale: repertorio

Permanente



Verbali delle adunanze della Giunta comunale: repertorio

Permanente



Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio

Permanente



Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali: un

repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente



Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali: un repertorio

annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente



Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali: un

repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente



Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali: un repertorio

annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente



Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni: un repertorio

annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente



Registro dell’Albo della circoscrizione: un repertorio annuale

per ciascuna circoscrizione

Permanente


Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



Contratti e convenzioni: repertorio

Permanente

20 anni per un’eventuale serie separata di contratti di scarsa

rilevanza


Contratti e convenzioni delle circoscrizioni: un repertorio per ciascuna circoscrizione

Permanente

20 anni per un’eventuale serie separata di contratti di scarsa

rilevanza


Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in

forma pubblica amministrativa)

Permanente






7. Sistema informativo





Organizzazione del sistema

Permanente



Statistiche

Permanente, dopo l’elimina- zione dei materiali prepara-

tori






8. Informazioni e relazioni con il pubblico





Iniziative specifiche dell’URP: un fasc. per ciascun affare

Permanente, dopo sfoltimen- to del carteggio di carattere

transitorio e strumentale



Reclami dei cittadini (comunque pervenuti)

Permanente



Atti del Difensore civico

Permanente



Bandi e avvisi a stampa

Permanente



Materiali preparatori per il sito Web

Permanente






9. Politica del personale; ordinamento degli

uffici e dei servizi





Attribuzione di competenze agli uffici

Permanente



Organigramma: un fasc. per ciascuna definizione dell’organi-

gramma

Permanente



Organizzazione degli uffici: un fasc. per ciascun affare

Permanente



Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici e

attività insistenti sul territorio comunale

Permanente



Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica

del personale

10 anni






Piano di conservazione


10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e

di rappresentanza del personale





Rapporti di carattere generale

Permanente



Costituzione delle rappresentanze del personale

Permanente



Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione

integrativa decentrata

Permanente






11. Controlli esterni





Controlli

Permanente






12. Editoria e attività informativo-

promozionale interna ed esterna





Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni

o altro)

Permanente



Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori)

2 anni



Comunicati stampa

Permanente






13. Cerimoniale, attività di rappresentanza;

onorificenze e riconoscimenti





Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa

Permanente



Onorificenze (concesse e ricevute): un fasc. per ciascun evento

Permanente



Concessione dell’uso del sigillo: un fasc. annuale

Permanente






14. Interventi di carattere politico e umanitario;

rapporti istituzionali





Iniziative specifiche (ad esempio, adesione a movimenti di

opinione): un fasc. per ciascun affare

Permanente



Gemellaggi

Permanente



Promozione di comitati: un fasc. per ciascun affare

Permanente






Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del

Comune ad Associazioni





Costituzione di enti controllati dal Comune (comprensivo della nomina dei rappresentanti e dei verbali inviati per

approvazione)

Permanente, previo sfoltimento del carteggio di

carattere transitorio



Partecipazione del Comune a enti e associazioni (comprensivo della nomina dei rappresentanti)

Permanente, previo sfoltimento del carteggio di

carattere transitorio






16. Area e città metropolitana





Costituzione e rapporti istituzionali

Permanente






17. Associazionismo e partecipazione





Politica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni

Permanente



Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate

Permanente



Fascicoli delle associazioni che chiedono l’iscrizione all’albo

Permanente


Piano di conservazione


Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia


Classi

Tipologie documentarie

Conservazione

Note





1. Sindaco





Fasc. personale che dura quanto il mandato

Permanente






2. Vice-sindaco





Xxxx. personale che dura quanto il mandato

Permanente






3. Consiglio





Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura

quanto dura il mandato

Permanente



Convocazioni del Consiglio e OdG

1 anno

Purché riportati nei verbali


Interrogazioni e mozioni consiliari

Permanente

dopo sfoltimento


Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di

cariche elettive e di cariche direttive

Permanente






4. Presidente del Consiglio





Fasc. personale che dura quanto il mandato

Permanente






5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni

del Consiglio





Verbali della Conferenza

Permanente



Verbali delle Commissioni

Permanente






6. Gruppi consiliari





Accreditamento presso il Consiglio

Permanente

Scartare i materiali prodotti o

raccolti dai Gruppi





7. Xxxxxx





Xxxxxx, revoche e dimissioni degli assessori

Permanente



Convocazioni della Giunta e OdG

1 anno

Xxxxxx riportati nei verbali

Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni






8. Commissario prefettizio e straordinario





Fasc. personale

Permanente






9. Segretario e Vice-segretario





Fasc. personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico

Permanente






10. Direttore generale e dirigenza





Fasc. personale

Permanente






11. Revisori dei conti





Fasc. personale

Permanente






12. Difensore civico





Fasc. personale

Permanente






13. Commissario ad acta





Fasc. personale

Permanente






14. Organi di controllo interni





Un fasc. per ogni organo

Permanente






15. Organi consultivi





Un fasc. per ogni organo

Permanente






16. Consigli circoscrizionali





Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura

quanto dura il mandato

Permanente



Convocazioni del Consiglio e OdG

1 anno

Purché riportati nei verbali


Interrogazioni consiliari

Permanente






17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali





Fasc. personale che dura quanto il mandato

Permanente






Piano di conservazione


18. Organi esecutivi circoscrizionali





Nomine e dimissioni dei componenti

Permanente



Convocazioni e OdG delle riunioni

1 anno

Purché riportati nei verbali





19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali





Un fasc. per ogni commissione

Permanente






20. Segretari delle circoscrizioni





Fasc. personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico

Permanente






21. Commissario ad acta delle circoscrizioni





Fasc. personale

Permanente






22. Conferenza dei Presidenti di quartiere





Verbali della Conferenza

Permanente


Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


Titolo III. Risorse umane


Classi

Tipologie documentarie

Conservazione

Note










Fascicoli personali dei dipendenti e assimilati (quindi anche collaboratori a contratto o a progetto)

Permanente previo sfolti- mento da eseguire seguendo la tempistica prevista per le

singole classi






1. Concorsi, selezioni, colloqui





Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale: un

fasc. con eventuali sottofascicoli

Permanente



Procedimenti per il reclutamento del personale: un fasc. per ciascun procedimento (fasc. per affare), con i seguenti sottofascicoli:

- Bando e manifesto

- Domande

- Allegati alle domande (ove previsti dal bando)

- Verbali

- Prove d’esame

- Copie bando restituite al Comune


Permanente

1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi

da restituire dopo la scadenza dei termini per i ricorsi permanente

1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi

1 anno dopo la scadenza dei

termini per i ricorsi


Agli interessati


Curricula inviati per richieste di assunzione

2 anni



Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso

o selezione

1 anno






2. Assunzioni e cessazioni





Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni

Permanente



Determinazioni di assunzione e cessazione dei singoli inserite

nei singoli fascicoli personali

Permanente






Piano di conservazione


3. Comandi e distacchi; mobilità





Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità

Permanente



Determinazioni di comandi, distacchi e mobilità inserite nei

singoli fascicoli personali

Permanente






4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio

e missioni





Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni, ordini

di servizio e missioni

Permanente



Determinazioni di attribuzione di funzioni inserite nei singoli

fascicoli personali

Permanente



Determinazioni di missioni inserite nei singoli fascicoli personali

10 anni



Determinazioni di ordini di servizio inserite nei singoli fascicoli

personali

Permanente



Ordini di servizio collettivi

Permanente



Autorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni

2 anni






5. Inquadramenti e applicazione contratti

collettivi di lavoro





Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le

applicazione dei contratti collettivi di lavoro

Permanente



Determinazione dei ruoli e contratti collettivi

Permanente

NB i contratti con il singolo

confluiscono nel fasc. personale


Determinazioni relative ai singoli

Permanente






6. Retribuzioni e compensi





Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi

Permanente



Anagrafe delle prestazioni: schede

5 anni



Determinazioni inserite nei singoli fascicoli personali

5 anni dalla cessazione dal

servizio



Ruoli degli stipendi: base di dati/ tabulati

Permanente



Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio

5 anni






7. Trattamento fiscale, contributivo e

assicurativo





Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali,

contributivi e assicurativi

Permanente



Trattamento assicurativo inserito nei singoli fascicoli personali

5 anni dalla chiusura del

fascicolo


Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



Trattamento contributivo inserito nei singoli fascicoli personali

5 anni dalla chiusura del

fascicolo



Trattamento fiscale inserito nei singoli fascicoli personali

5 anni dalla chiusura del

fascicolo



Assicurazione obbligatoria inserita nei singoli fascicoli personali

5 anni dalla chiusura del

fascicolo






8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di

lavoro





Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza

sul luogo di lavoro

Permanente



Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94: un fasc. per sede

Tenere l’ultima e scartare la

precedente



Prevenzione infortuni

Permanente



Registro infortuni

Permanente

Per L. 626/94


Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza

Permanente



Denuncia di infortunio e pratica relativa, con referti, inserita nei

singoli fascicoli personali

Permanente



Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie (medicina del

lavoro)

10 anni






9. Dichiarazioni di infermità ed equo

indennizzo





Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità

Permanente



Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo inserite nel

singolo fascicolo personale

Permanente






10. Indennità premio di servizio e trattamento

di fine rapporto, quiescenza





Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto

Permanente



Trattamento pensionistico e di fine rapporto inserito nel singolo

fascicolo personale

Permanente






11. Servizi al personale su richiesta





Criteri generali e normativa per i servizi su richiesta

Permanente



Domande di servizi su richiesta (mensa, asili nido, colonie estive,

soggiorni climatici, etc.)

2 anni






Piano di conservazione


12. Orario di lavoro, presenze e assenze





Criteri generali e normativa per le assenze

Permanente



Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario inserite nel singolo fascicolo personale:

- 150 ore

- permessi d’uscita per motivi personali

- permessi per allattamento

- permessi per donazione sangue

- permessi per motivi sindacali

- opzione per orario particolare e part-time


2 anni

2 anni

2 anni

2 anni

2 anni

Permanente



Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze (con allegati) inserite nel singolo fascicolo personale:

- congedo ordinario

- congedo straordinario per motivi di salute

- congedo straordinario per motivi personali e familiari

- aspettativa per infermità

- aspettativa per mandato parlamentare o altre cariche elettive

- aspettativa obbligatoria per maternità e puerperio

- aspettativa facoltativa per maternità e puerperio

- aspettativa per motivi di famiglia

- aspettativa sindacale

- certificati medici


2 anni

2 anni

Alla cessazione dal servizio Permanente

Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente

Alla cessazione dal servizio



Referti delle visite di controllo inseriti nel singolo fascicolo

personale

Alla cessazione dal servizio



Fogli firma; cartellini marcatempo; tabulati elettronici di

rilevazione presenze

2 anni

In assenza di pendenze

disciplinari o giudiziarie


Rilevazioni delle assenze per sciopero:

- singole schede


- prospetti riassuntivi


1 anno dopo la redazione dei prospetti riassuntivi

Permanente






13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari





Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari

Permanente



Provvedimenti disciplinari inseriti nel singolo fascicolo

personale

Permanente


Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni






14. Formazione e aggiornamento

professionale





Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento

professionale

Permanente



Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento: un fasc.

per ciascun corso

Permanente previo

sfoltimento dopo 5 anni



Domande/Invio dei dipendenti a corsi inseriti nel singolo

fascicolo personale

Permanente previo

sfoltimento dopo 5 anni






15. Collaboratori esterni





Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori

esterni

Permanente



Elenco degli incarichi conferiti: repertorio

Permanente


Piano di conservazione


Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali


Classi

Tipologie documentarie

Conservazione

Note





2. Bilancio preventivo e Piano esecutivo

di gestione (PEG)





Bilancio preventivo e allegati, tra cui Relazione previsionale e

programmatica

Permanente



PEG: articolato in fascicoli: un fasc. per ogni obiettivo

Permanente, previo

sfoltimento



Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per

questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG

10 anni






2. Gestione del bilancio e del PEG (con

eventuali variazioni)





Gestione del bilancio: un fasc. per ciascuna variazione

Permanente, previo

sfoltimento






3. Gestione delle entrate: accertamen-to,

riscossione, versamento





Fascicoli personali dei contribuenti comunali: un fasc. per ciascun contribuente per ciascun tipo di imposte (ICI, TARSU, TOSAP, etc.), con eventuali sottofascicoli (variazioni, ricorsi,

etc.)

10 dopo la cancellazione del contribuente dai ruoli



Ruolo ICI: base di dati/ stampe

10 anni

Prevedere una stampa periodica


Ruolo imposta comunale sulla pubblicità: base di dati

10 anni

Prevedere una stampa periodica


Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni: base di dati

10 anni

Prevedere una stampa periodica


Ruolo TARSU: base di dati

10 anni

Prevedere una stampa periodica


Ruolo COSAP: base di dati

10 anni

Prevedere una stampa periodica


Contratti di mutuo: un fasc. per ciascun mutuo

5 anni dall’estinzione del

mutuo



Proventi da affitti e locazioni: un fasc. annuale per ciascun

immobile locato

5 anni dal termine del

contratto



Diritti di segreteria: registrini annuali o pagamenti virtuali

5 anni


Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni



Matrici dei bollettari delle entrate: registri annuali

5 anni



Ricevute dei versamenti in banca delle somme riscosse nelle

differenti UOR per diritti di segreteria

5 anni



Fatture emesse: repertorio annuale

10 anni



Reversali

5 anni



Bollettari vari

5 anni



Ricevute di pagamenti vari

5 anni






4. Gestione della spesa: impegno, liqui-

dazione, ordinazione e pagamento





Impegni di spesa (determinazioni dei dirigenti delle UOR): copie

inviate dalle UOR alla Ragioneria: repertorio annuale

2 anni



Fatture ricevute: repertorio annuale

10 anni



Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascuna UOR:

repertorio annuale

2 anni



Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e

inviati alla Tesoreria: repertorio annuale

10 anni dall’approvazione del

bilancio

Purché registrati in scritture

contabili di sintesi


Eventuali copie di mandati

2 anni






5. Partecipazioni finanziarie





Gestione delle partecipazioni finanziarie: un fasc. per ciascuna

partecipazione

Permanente, previo

sfoltimento






6. Rendiconto della gestione;

adempimenti e verifiche contabili





Rendiconto della gestione, articolato in Conto del bilancio,

Conto del patrimonio e Conto economico

Permanente






7. Adempimenti fiscali, contributivi e

assicurativi





Mod. 770

10 anni

Più se si ritiene opportuno


Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.)

10 anni



Pagamento dei premi dei contratti assicurativi

5 anni dall’estinzione del

contratto






Piano di conservazione


8. Beni immobili





Inventario dei beni immobili: registro o base di dati perenne

Permanente



Fascicoli dei beni immobili: un fasc. per ciascun bene immobile, articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse:

- acquisizione

- manutenzione ordinaria

- gestione

- uso

- alienazione e dismissione


Permanente 20 anni

5 anni

5 anni

Permanente



Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche: repertorio

Permanente



Concessioni di beni del demanio statale: repertorio

Permanente



Concessioni cimiteriali: repertorio

Permanente



Fascicoli personali dei concessionari: un fasc. per ciascun

concessionario

5 anni dalla cessazione del

rapporto






9. Beni mobili





Inventari dei beni mobili: uno per consegnatario

Permanente



Fascicoli dei beni mobili: un fasc. per ciascun bene mobile, articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse:

- acquisizione

- manutenzione

- concessione in uso

- alienazione e altre forme di dismissione


5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione






10. Economato





Acquisizione di beni e servizi: un fasc. per ciascun acquisto

5 anni dalla dismissione del

bene



Elenco dei fornitori: repertorio (in forma di base di dati)

Permanente






11. Oggetti smarriti e recuperati





Verbali di rinvenimento: serie annuale repertoriata

2 anni



Ricevute di riconsegna ai proprietari: serie annuale repertoriata

2 anni



Vendita o devoluzione: un fasc. periodico (per attività)

2 anni


Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni






12. Tesoreria





Giornale di cassa

Permanente



Mandati quietanzati, che vengono inviati in Ragioneria:

repertorio periodico (mese/anno)

10 anni






13. Concessionari ed altri incaricati della

riscossione delle entrate





Concessionari: un fasc. per ciascuno dei concessionari

10 anni dalla cessazione del

rapporto






14. Pubblicità e pubbliche affissioni





Autorizzazioni alla pubblicità stabile: repertorio annuale

5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione

Salvo non si rilevi qualche necessità particolare di

conservazione a campione


Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta: repertorio annuale

5 anni dalla scadenza

dell’autorizzazione



Richieste di affissione (con allegati da affiggere): un fasc. per

richiesta

5 anni dalla scadenza

dell’autorizzazione


Piano di conservazione


Titolo V. Affari legali


Classi

Tipologie documentarie

Conservazione

Note





1. Contenzioso





Fascicoli di causa

Permanente

Concentrare quelli presso gli

studi professionali esterni





2. Responsabilità civile e patrimoniale verso

terzi; assicurazioni





Contratti assicurativi

2 anni dalla scadenza



Richieste e pratiche di risarcimento

10 anni






3. Pareri e consulenze





Pareri e consulenze

Permanente


Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni


Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio


Classi

Tipologie documentarie

Conservazione

Note





1. Urbanistica: piano regolatore generale e

varianti





PGR

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


Pareri su piani sovracomunali

Permanente

Dopo sfoltimento


Certificati di destinazione urbanistica

1 anno dopo la scadenza



Varianti al PRG

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio





2. Urbanistica: strumenti di attuazione del

piano regolatore generale





Piani particolareggiati del PRG

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


Piani di lottizzazione

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


Piani di edilizia economica e popolare – PEEP

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


Piano particolareggiato infrastrutture stradali - PPIS

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


Piano di riqualificazione urbana – PRU

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più

occorrenti agli uffici ed il

Piano di conservazione





carteggio transitorio


Piano insediamenti produttivi - PIP

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


Programma integrato di riqualificazione

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio





3. Edilizia privata





Autorizzazioni edilizie: repertorio

Permanente



Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni: un fasc. per ciascuna autorizzazione

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


Accertamento e repressione degli abusi

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


Denunce e relazioni finali delle opere in cemento armato

Fino a quando esiste l’edificio






4. Edilizia pubblica





Costruzione di edilizia popolare

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio





5. Opere pubbliche





Realizzazione di opere pubbliche

Permanente

Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il

carteggio transitorio


Manutenzione ordinaria

5 anni

Salvo necessità particolari


Manutenzione straordinaria

20 anni

Salvo necessità particolari





Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni






6. Catasto





Catasto terreni: mappe

Permanente



Catasto terreni: registri

Permanente



Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori

Permanente



Catasto terreni: estratti catastali

Permanente



Catasto terreni: denunce di variazione (volture)

Permanente



Catasto fabbricati: mappe

Permanente



Catasto fabbricati: registri

Permanente



Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori

Permanente



Catasto fabbricati: estratti catastali

Permanente



Catasto terreni: denunce di variazione (volture)

Permanente



Richieste di visure e certificazioni

1 anno






7. Viabilità





Piano Urbano del Traffico:un fasc. per ciascun affare

Permanente con sfoltimento



Piano Urbano della Mobilità: un fasc. per ciascun affare

Permanente con sfoltimento



Autorizzazioni in deroga: serie annuale repertoriata

2 anni






8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti

pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi





Approvvigionamento idrico (organizzazione e funzionamento)

Permanente con sfoltimento



Fascicoli relativi alle irregolarità

10 anni



Iniziative a favore dell’ambiente

Permanente con sfoltimento



Distribuzione dell’acqua: contratti con gli utenti

2 anni dalla cessazione del

rapporto

Purché in assenza di

contenzioso


Produzione di energia elettrica o altre fonti energetiche

(organizzazione e funzionamento)

Permanente con sfoltimento



Distribuzione di energia elettrica o altre fonti energetiche:

contratti con gli utenti:

2 anni dalla cessazione del

rapporto

Purché in assenza di

contenzioso


Trasporti pubblici (gestione)

Permanente con sfoltimento



Vigilanza sui gestori dei servizi: un fasc. annuale per attività

Permanente con sfoltimento



Fascicoli relativi alle irregolarità

10 anni



Iniziative di sensibilizzazione degli utenti per consumi razionali:

un fasc. per ciascuna iniziativa

Permanente con sfoltimento



Dichiarazioni di conformità degli impianti: repertorio annuale

1 anno






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Filed: October 15th, 2015