CONTRATTO DI SPONSORIZZAZIONE Tra
Tra
Il Consorzio ProfConServizi - Servizi per le Professioni, provider con accreditamento provvisorio n. 2502, con sede legale in Xxxx Xxx xxx Xxxxxxx, 000, in persona del legale rappresentante pro tempore dr.ssa Xxxxx Xxxxxxxxxx C.F. BRNCRL55B52F205F (di seguito Provider)
e
___________________________________________________________________ con sede legale in _______________________________________, in persona del legale rappresentante _________ ________________________, C.F. e P.IVA _________________________________ (di seguito Socio Consorziato)
e
la Società _______________________________________________________________________________, C.F./P.IVA _____________________________ rappresentata per la firma del presente atto dal __________ _______________________ (di seguito Sponsor)
PREMESSO CHE
Il Provider è un soggetto ATTIVO e QUALIFICATO nel campo della Formazione Continua in Sanità e, come tale, è abilitato a realizzare attività formative riconosciute idonee per l’ECM;
Il Provider, tra i propri fini istituzionali, ha quello di organizzare, predisporre e rendere fruibili attività educazionali di tipo residenziale e/o di formazione a distanza (FAD) per l'Educazione Continua in Medicina (ECM) dei professionisti della Sanità;
nell'ambito dei propri fini statutari il Provider, in collaborazione con il Socio Consorziato, intende realizzare un evento formativo dal titolo:
_________________________________________
in n. ________ edizione nell’anno __________ in data _____________;
a tal fine il Provider e il Socio Consorziato, per la realizzazione di tale iniziativa, garantiscono di possedere:
competenze tecniche e scientifiche nel settore disciplinare degli eventi residenziali e dei programmi FAD che intende produrre;
competenze educative;
capacità organizzativa, disponibilità di strutture e mezzi didattici idonei;
il Provider può accreditare eventi e programmi ECM solo se in grado di garantire che l'informazione e l'attività educazionale siano obiettive e non influenzate da interessi diretti o indiretti che ne possano pregiudicare la finalità esclusiva di educazione/formazione dei professionisti della Sanità, mentre l'industria farmaceutica e quella degli strumenti e presidi medici non possono acquisire il ruolo di Provider, ma possono essere sponsor commerciali di eventi e programmi ECM a condizione che il supporto finanziario o di risorse sia dichiarato e non sia in alcun modo condizionante sui contenuti degli eventi e dei programmi ECM;
sponsor commerciale è qualsiasi soggetto, non pubblico, che fornisce finanziamenti, risorse o servizi al Provider e/o al Socio Consorziato, mediante un contratto a titolo oneroso, in cambio di spazi di pubblicità o attività promozionali per il proprio nome e/o i propri prodotti;
in forza del presente contratto, lo Sponsor, ritenendo di interesse scientifico l’evento formativo sopra descritto, intende rivestire il ruolo di Sponsor commerciale del progetto, pagando il corrispettivo di cui al successivo art.3;
i termini, le condizioni e gli scopi della sponsorizzazione, sono documentati nel presente contratto sottoscritto dal Provider, dal Socio Consorziato e dallo Sponsor;
TUTTO CIO' PREMESSO SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE
Il Provider e/o il Socio Consorziato, in considerazione della forma volontaria di sponsorizzazione del progetto, accettano dallo Sponsor il corrispettivo indicato al punto successivo a supporto dell’evento/programma formativo in oggetto alle seguenti condizioni e modalità:
1. ATTIVITA' E OBBLIGHI DEL PROVIDER
Il Provider si impegna perciò alla realizzazione delle seguenti attività:
[1] ottemperare a tutte le pratiche per l'accreditamento ECM dell’evento formativo in oggetto, indicando nella domanda di accreditamento la presenza dello Sponsor commerciale dell'evento con la relativa modalità di sponsorizzazione;
[2] provvedere all'organizzazione didattico-scientifica dell’evento che si realizzerà, nel periodo _______ _________________;
[3] assumersi la responsabilità dei contenuti formativi, della qualità scientifica e dell'integrità etica di tutte le attività educative e di aggiornamento dell’evento formativo accreditato;
[4] individuare il responsabile scientifico dell’evento formativo nella persona di: Dr. ______________ __________________;
[5] individuare i docenti/relatori chiamati a svolgere attività didattica provvedendo ai relativi eventuali compensi;
[6] consentire per tutta la durata del presente contratto, alla pubblicazione e divulgazione nel materiale promozionale del progetto (locandine; inviti, programma etc.) del logo dello Sponsor nelle forme, nei colori e nelle misure che lo Sponsor, il Provider e il Socio Consorziato insieme concorderanno accompagnato dalla dicitura "progetto sponsorizzato da (nome dello/degli Sponsor)”
2. ATTIVITÀ E OBBLIGHI DEL SOCIO CONSORZIATO
Il Socio Consorziato si impegna perciò alla realizzazione delle seguenti attività:
[1] provvedere all'organizzazione logistica dell’evento e al suo corretto svolgimento nel rispetto dei requisiti definiti per l’accreditamento degli eventi ECM;
[1] gestire i viaggi, i trasferimenti e i pernottamenti del corpo docente coinvolto nell’evento oggetto del presente contratto e di qualsiasi altro soggetto indicato dal Provider e dallo Sponsor.
3. ATTIVITA' E OBBLIGHI DELLO SPONSOR
Con la sottoscrizione del presente contratto, lo Sponsor, si impegna a:
[1] sponsorizzare l’evento ECM dal titolo “_________________________________” che si terrà a ____________________ dal _______________________, organizzato dal Provider e dal Socio Consorziato a fornire a questo le direttive necessarie all’organizzazione della pubblicità, secondo le modalità definite e concordate tra il Socio Consorziato e lo Sponsor e sulla base di quanto previsto dal “Regolamento applicativo dei criteri oggettivi di cui all’Accordo Stato-Regioni del 5 novembre 2009 e per l’accreditamento approvato dalla Commissione nazionale per la formazione continua i 13 Gennaio 2010”
[2] richiedere autorizzazione al Provider e/o al Socio Consorziato qualora ritenga opportuno diffondere informazioni relative all’evento, in fase di accreditamento ECM, presso le comunità dei professionisti della sanità. L’informazione, in ogni caso, deve chiaramente evidenziare che l’attività svolta è espletata dal Provider e dal Socio Consorziato con la sponsorizzazione;
[3] astenersi dall’influenzare in qualunque modo, diretto o indiretto, la pianificazione dei contenuti o lo svolgimento dell’attività formativa, salva la possibilità di essere consultato dal Provider e/o dal Socio Consorziato nella preparazione dei materiali, solo ed esclusivamente a scopo divulgativo;
[4] astenersi dal condizionare in alcun modo l’erogazione del supporto economico per l’attività formativa all’accettazione da parte dal Provider e/o dal Socio Consorziato che riguardino i contenuti, il corpo docente e altre questioni formative;
[5] non svolgere alcuna attività di pubblicità e sponsorizzazione dei propri prodotti negli spazi di svolgimento dell’attività formativa;
[6] ad erogare il corrispettivo per la sponsorizzazione secondo quanto indicato nell’art. 3 del presente contratto
4. CORRISPETTIVO DELLA SPONSORIZZAZIONE
Per l’evento ECM dal titolo "__________________________________________” lo Sponsor si impegna a: (soluzione alternativa, barrare la soluzione scelta)
versare al Socio Consorziato importo di Euro ___________________________ (IVA inclusa). Il pagamento potrà avvenire mediante accredito dell’importo alle seguenti coordinate bancarie:
__________________________________________ __________________________________
sostenere direttamente con la ditta/società fornitrice i costi relativi a (barrare le caselle interessate)
catering (coffee break+ lunch);
affitto aule;
affitto spazi espositivi
noleggio pannelli espositivi
stampa atti
stampa programma
shopper
cd, penne ottiche
penne, blocchi, cartellette e altro materiale di cancelleria
_____________________________________________
5. GESTIONE DELL’ATTIVITA’ DI PROMOZIONE COMMERCIALE IN OCCASIONE DELL’EVENTO
Al fine di prevenire l’insorgere di situazioni di conflitto di interessi le parti convengono, altresì, che:
a) i materiali a contenuto educativo che sono parte dell’attività accreditata non possono contenere né pubblicità, né messaggi promozionali;
b) il materiale promozionale e pubblicitario stampato non può essere inserito tra il materiale didattico, ma può essere eventualmente collocato solo nelle contro copertine (prima o ultima pagina);
c) se per la diffusione del materiale didattico si ricorre a strumenti informatici, lo sponsor non dovrà apparire sullo schermo sotto forma di “finestre”, videate o in altra maniera durante la fruizione dei contenuti didattici;
d) se per la diffusione del materiale didattico si ricorre a strumenti “audio” o “video”, i contenuti didattici non dovranno essere interrotti da attività di promozione, quali ad esempio spot pubblicitari;
e) dimostrazioni presso stand, presentazioni in generale o la diffusione di materiale promozionale stampato o informatico o di qualunque altro tipo non devono aver luogo nell’aula o nello spazio didattico destinato all’evento. Attività di questo tipo potranno svolgersi solo ed esclusivamente negli spazi e negli orari autorizzati dal Provider e/o dal Socio Consorziato;
f) in occasione dell’evento ECM dal titolo "______________________________”, il Provider e/o Socio Consorziato si impegna a mettere a disposizione dello Sponsor per le attività di cui al punto e) uno spazio adeguato per tutta la durata dell’evento, comprensivo di tavolo e presa di corrente elettrica;
g) nessun rappresentante di aziende commerciali potrà effettuare attività di promozione all’interno dell’aula o dello spazio didattico;
h) gli Sponsor possono essere ringraziati sugli annunci stampati e sulle brochure o altrove, ma nei ringraziamenti non deve essere fatto riferimento ad alcun specifico prodotto o strumento;
i) in occasione dell’evento, attività diverse da quelle formative non potranno svolgersi in concomitanza con la parte didattica;
j) lo Sponsor non potrà inserire messaggi pubblicitari all’interno dei documenti recanti comunicazioni istituzionali;
k) lo Sponsor non potrà utilizzare dati personali per differenziare i messaggi pubblicati in relazione a caratteristiche dei destinatari delle comunicazioni istituzionali;
l) sono consentite al Provider, al Socio Consorziato e allo Sponsor attività di marketing e di promozione, ma solo ed esclusivamente associate all’evento formativo di cui in oggetto al presente contratto.
6. RISPETTO DELLA NORMATIVA VIGENTE
Le Parti si impegnano ad organizzare e condurre il progetto formativo nel rispetto della normativa vigente in materia di eventi scientifici che hanno come sponsor commerciale una società privata e in particolare in conformità alla prescrizioni di cui al D. Lgs. N. 541/92 e al “Regolamento applicativo dei criteri oggettivi di cui all’Accordo Stato-Regioni del 5 novembre 2009 e per l’accreditamento approvato dalla Commissione nazionale per la formazione continua i 13 Gennaio 2010”.
Qualora il Provider e/o il Socio Consorziato decidano di incaricare personale dipendenti del SSN al fine di condurre il Progetto, si impegna ad ottemperare alla vigente normativa prevista in materia di incarichi a dipendenti pubblici ove applicabile, con particolare riferimento all'acquisizione e conservazione delle dichiarazioni autocertificate di ognuno dei soggetti che svolgono attività formativa, a qualsiasi titolo nell'evento ECM in oggetto, circa l'assenza di conflitto di interessi.
7. TUTELA DELLA PRIVACY E SICUREZZA DEI DATI PERSONALI
Le Parti si impegnano ad ottemperare nell'esecuzione del presente accordo, ciascuna per gli obblighi di propria competenza, ad ogni prescrizione del D.Lgs. n. 196/2003 sulla tutela della privacy effettuando ogni necessarie notificazioni e provvedendo ad ottenere ogni autorizzazione del Garante che si rendesse necessaria per l'esecuzione del presente accordo.
Le Parti si impegnano ad adempiere tutti gli obblighi derivanti dalla legge in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali.
8. DURATA E RECESSO
Il presente accordo decorre dalla data di sottoscrizione del presente contratto, fino alla conclusione dell'evento prevista per la data del ____________________________.
Il Provider e/o Socio Consorziato si riservano la facoltà di recedere dal presente contratto per comprovati motivi di pubblico interesse ed in caso di sopravvenuti impedimenti allo svolgimento degli eventi formativi, così come programmati (es. sopravvenuto impedimento dei docenti all'esecuzione della prestazione).
Del recesso unilaterale, per i motivi esposti, sarà data tempestiva comunicazione con lettera raccomandata con avviso di ricevimento.
In aggiunta alle ipotesi previste nel precedente capoverso il Provider e/o il Socio Consorziato procederanno alla risoluzione del contratto in tutti i casi di mancato o inesatto adempimento alle obbligazioni contrattuali assunte dallo Sponsor ed espressamente previste dagli articoli 1, 2, 3, 4, 5, 6 del presente contratto.
Infine Provider e/o il Socio Consorziato si riservano il diritto di recedere dagli impegni contrattuali assunti nel caso in cui dalla promozione pubblicitaria dovesse derivare un grave pregiudizio alla propria immagine.
Resta inteso che l'impegno assunto dallo Sponsor con la sottoscrizione del presente contratto, è subordinato alla corretta pratica di accreditamento dell’Evento ECM e al suo effettivo svolgimento in tutte le sue edizioni.
In caso contrario, il presente contratto sarà da intendersi privo di qualunque effetto e lo Sponsor sarà liberato da qualsiasi obbligo nei confronti del Provider e/o il Socio Consorziato.
9. FORO COMPETENTE
Competente in via esclusiva per tutte le controversie tra le parti relative all'esecuzione, interpretazione e risoluzione del presente accordo è il Foro di Roma.
Luogo e data ________________________
PROVIDER SOCIO CONSORZIATO SPONSOR
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