Responsabile della Conservazione
Responsabile della Conservazione
ALLEGATO N. 21: ACCORDO DI VERSA- MENTO CONSERVAZIONE REGISTRI DOCENTE PRODOTTI DA APPLICAZIONE REGISTRO DO- CENTE ED INVIATI DA TITULUS
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ACCORDO DI VERSAMENTO TRA | |||
PRODUTTORE | CONSERVATORE | ||
UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI VERONA | CINECA CONSORZIO INTERUNIVERSITARIO | ||
nella figura del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE | nella figura del RESPONSABILE DELLA FUNZIONE ARCHIVISTICA | ||
Xxxxxxxx Xxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx | ||
OGGETTO DELL’ACCORDO | |||
CONSERVAZIONE DEI REGISTRI DOCENTE PRODOTTI DA APPLICAZIONE REGISTRO DOCENTE E INVIATI DA TITULUS | |||
CODICE ACCORDO | VERSIONE | DATA | STATO (BOZZA/DEFINITIVO) |
REG.DOC.UNIVR.TTS.u ni_vr | 01.00.01 | 20/08/2019 | DEFINITIVO |
MODALITÀ DI SOTTOCRIZIONE DELL’ACCORDO | |||
[ ] Firma autografa | [x] Firma digitale | [ ] Firma elettronica | |
VERSIONI PRECEDENTI DELL’ACCORDO (versione, data, tipo di intervento) | |||
01.00 | 30/07/2019 | Versione non standard redatta da CINECA | |
STORIA DEL DOCUMENTO (versione, data, tipo intervento) | |||
01.00.01 | 20/08/2019 | Versione approvata dalle parti | |
PREMESSA
L’accordo di versamento firmato dal Produttore e dal Conservatore descrive le condizioni di versamento di documenti, fascicoli e serie documentali dal sistema informativo del Produttore al sistema di conservazione; è utile ai fini di un’efficace attività conservativa stipulare un accordo per ogni tipologia di documento, fascicolo o serie da inviare in conservazione.
Le condizioni di versamento formalizzano sia i dettagli tecnici della procedura di versamento - quali il protocollo di comunicazione, lo standard di firme, i controlli sul buon esito del versamento - che gli aspetti archivistici come la descrizione della tipologia del documento, del contesto, della provenienza. La necessità di esplicitare ogni singolo aspetto del versamento e di quanto versato deriva dalla complessità dell’azione conservativa nel contesto digitale; di conseguenza più le informazioni raccolte in fase di versamento sono dettagliate e precise, più la conservazione potrà essere efficiente e completa.
Una delle criticità dell’azione conservativa nel contesto digitale è l’obsolescenza tecnologica dei formati (fragilità dei supporti tecnologici, frequenti cambiamenti delle piattaforme hardware, aggiornamenti del software e nascita di nuovi standard); per questo motivo il mantenimento della intelligibilità e dell’autenticità del singolo documento deve essere sostenuto secondo procedure ben definite. Le stesse relazioni tra i documenti che delineano il corpus archivistico hanno bisogno di essere formalizzate, in quanto l’oggetto da conservare non è più il supporto cartaceo che nel tempo si sedimenta secondo un determinato ordinamento, ma un complesso di bit, aggregato solo logicamente.
Di conseguenza l’attività di conservazione in ambito digitale non si può limitare a un semplice backup dei dati, ma impone periodici controlli, integrazioni di metadati e migrazioni dei formati che garantiscano la persistenza e la fruizione delle informazioni fondamentali.
Infine il contesto digitale e normativo influenza anche i tempi di versamento che, a differenza di ciò che accade con il cartaceo, può avvenire quando il documento è ancora di vivo interesse amministrativo.
Il sistema di conservazione, denominato Conserva, agisce in piena ottemperanza alle direttive descritte nelle regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici; segue, inoltre, lo standard di riferimento per la certificazione dei depositi digitali ISO 14721:2012 OAIS (Open Archival Information System)1 ed è per il momento retrocompatibile con la Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004.
Il presente accordo di versamento si basa sullo standard ISO 20652:2006 Paimas2 e si divide in sei sezioni:
1. Informazioni generali: sezione descrittiva e introduttiva dell’intero accordo.
2. Descrizione del pacchetto di versamento: sezione dedicata all’oggetto informativo inteso come contenuto informativo e informazioni sulla rappresentazione. L’informazione viaggia attraverso pacchetti costituiti dall’oggetto informativo e dai metadati utili alla sua conservazione e fruizione; il pacchetto versato dal Produttore viene denominato pacchetto di versamento, quello conservato nel sistema di conservazione pacchetto di archiviazione ed infine il pacchetto dato all’utente per la fruizione pacchetto di distribuzione.
1 Open archival information system (OAIS) - ISO 14721:2012 - Space data and information transfer systems - Reference model, <xxxx://xxx.xxx.xxx/xxx/xxxxxxxxx_xxxxxx.xxx?xxxxxxxxx00000>.
2 Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (Paimas) – ISO 20652:2006 – Space data and information transfer systems – Methodology abstract standard,
<xxxx://xxx.xxx.xxx/xxx/xxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx/xxxxxxxxx_xxxxxx.xxx?xxxxxxxxx00000>.
L’oggetto informativo è costituito dal contenuto informativo e dalle informazioni sulla rappresentazione: il primo è l’oggetto digitale da conservare, mentre le seconde comprendono il formato, le informazioni sul sistema che ha prodotto il documento e la descrizione dell’oggetto informativo. A queste si aggiungono le informazioni per la conservazione, a loro volta divise in cinque categorie: • informazioni sull’identificazione; • informazioni sulla provenienza; • informazioni sul contesto; • informazioni sull’integrità; • informazioni sull’accesso. A completare la costruzione del pacchetto di versamento sono da considerare infine le: • informazioni sull’impacchettamento; • informazioni descrittive. 3. Trasferimento: sezione che raccoglie le informazioni relative alla descrizione della fase del trasferimento del pacchetto informativo. 4. Versamento: sezione che descrive procedure e controlli compiuti dal versamento del pacchetto fino all’indicizzazione nel sistema di conservazione. Il Produttore e il Conservatore possono concordare controlli ulteriori da aggiungere ed effettuare in questa fase. 5. Conservazione: sezione che contiene le informazioni sulle modalità di formazione e chiusura del pacchetto di archiviazione. 6. Esibizione: sezione dedicata alla descrizione delle modalità di ricerca, consultazione ed estrazione delle risorse conservate. Essendo relativo alla fase di versamento questo accordo si sofferma particolarmente sulla descrizione e raccolta dei metadati durante questa prima parte del processo di conservazione. | |
INFORMAZIONI GENERALI | |
Rappresentanti Conservatore | Per tutti profili professionali indicati dalla norma inerente ai sistemi di conservazione si può far riferimento al manuale di conservazione liberamente consultabile sull'elenco dei conservatori accreditati. |
Comunità di riferimento | Responsabili e addetti dell’archivio del Produttore Personale segreteria studenti Personale docente |
Sistemi coinvolti | Applicazione registro docente dell’università Titulus – sistema di gestione documentale Conserva – sistema di conservazione |
DESCRIZIONE DEL PACCHETTO DI VERSAMENTO | |
Tipologia e descrizione della struttura dell’oggetto informativo | Oggetto del presente accordo sono: • il registro docente o registro delle lezioni; La tipologia di attività che si possono inserire nel registro delle lezioni differisce a seconda che il docente sia strutturato o a contratto: nel primo caso devono essere inserite le sole attività di |
didattica frontale (lezione, laboratorio, esercitazione, seminario) mentre nel secondo, oltre alle attività di didattica frontale, possono essere inserite anche altre attività a supporto della didattica (ad esempio gli esami di profitto). Ogni docente ha a disposizione un diverso registro per ogni incarico attribuito. | |
Generazione dell’oggetto informativo | Il ciclo di vita del registro delle lezioni è regolato da un flusso di variazione di stato ben definito a seguito del quale vengono visualizzate le operazioni consentite in ogni fase. "Il registro delle lezioni viene creato nel sistema Applicazione REGISTRO-DOCENTE in stato “IN LAVORAZIONE”, ed in questo stato rimane fino a quando il docente proprietario, accedendo al sistema tramite le sue credenziali personali di ateneo, non ha ultimato la rendicontazione di tutte le attività svolte. Terminata la rendicontazione IL DOCENTE può inviare il proprio registro alla validazione del presidente del collegio didattico, che viene avvisato del cambiamento di stato tramite mail. Lo stato del registro passa da “IN LAVORAZIONE” a “IN VALIDAZIONE”. In questo stato il presidente del collegio didattico entrando sullo stesso applicativo con le sue credenziali personali di xxxxxx può decidere di modificare lo stato in 2 modi: • approvando il registro inviato • rifiutando il registro inviato Nel caso di registro approvato il sistema invia il documento in formato .pdf al sistema di protocollazione. Se non esiste il fascicolo personale del docente proprietario il sistema crea il nuovo fascicolo personale del docente e quindi fascicola il documento. Se esiste il fascicolo, il sistema effettua dopo la protocollazione anche la fascicolazione. Il sistema invia mail di approvazione al docente proprietario Lo stato del registro passa, quindi, da “IN VALIDAZIONE” ad “APPROVATO”. Nel caso di rifiuto lo stato del registro ritorna in stato “IN LAVORAZIONE” e può essere rielaborato dal docente proprietario. Il sistema invia una mail di rifiuto al docente proprietario, con le motivazioni di rifiuto. Se si deve apportare una modifica ad un registro in stato “APPROVATO”, l’RPA del documento deve segnalare al responsabile del protocollo della revoca del documento stesso, il numero di protocollo e motivazione di errore. Da sistema lo stato verrà riportato “IN LAVORAZIONE” e quindi il docente proprietario può inserire le correzioni attraverso |
l’applicativo. Alla fine delle modifiche il documento seguirà il processo sopra illustrato | |
Informazione sulla rappresentazione | Strutturale: il documento è costituito da un file pdf. |
Informazioni sulla conservazione | Per ogni istanza del documento viene generato un set di metadati che integrano quelli indicati dalla normativa. Sia nei metadati previsti dalla normativa che in quelli specifici dell’istanza del registro sono individuabili le seguenti categorie indicate dallo standard OAIS: Informazioni sull’identificazione Ogni registro docente ha: • un proprio identificativo del sistema di provenienza; • il riferimento alla serie documentale dei registri docente cui appartiene il documento; • il numero del registro docente; • un id univoco assegnato dal sistema di conservazione Conserva; • dal punto di vista archivistico, in caso di documento protocollato, riporta la registrazione di protocollo. Informazioni sulla provenienza Sono costituite principalmente da: • la descrizione del processo di registrazione (si veda Generazione dell’oggetto informativo); • gli ulteriori eventi che coinvolgono il documento, dalla generazione nell’applicazione registro-docente fino al versamento nel sistema di conservazione Conserva. Informazioni sul contesto Sono costituite principalmente da: • la classificazione relativa alla carriera del docente; • il riferimento se presente al fascicolo del docente che ha registrato le proprie attività; • il riferimento alla serie documentale dei registri docente cui appartiene il documento; Informazioni sull’integrità Sono costituite principalmente da: • l’impronta del documento. Informazioni sull’accesso Sono costituite principalmente da: • i permessi di accesso. |
Informazioni descrittive | Le informazioni descrittive sono le chiavi di ricerca tramite le quali il Responsabile della conservazione e suoi delegati possono recuperare il documento, il fascicolo o la serie di interesse. Per quanto riguarda la tipologia del registro docente le informazioni descrittive sono: Default • Id provenienza (id del registro docente di Titulus) • Id sistema (id del registro docente di Conserva) Dati identificativi • Codice Area Organizzativa Omogenea • Numero Protocollo • Data protocollo da…al… (ricerca per intervalli di date) • Nome Repertorio • Numero Repertorio • Data repertorio da…al… (ricerca per intervalli di date) • Oggetto Dati gestionali • Classificazione • Unità Organizzativa • Persona Dati docente • Matricola • Nome • Cognome Dati registro docente • Numero registro • Dipartimento • Periodo didattico • Anno accademico |
Informazioni sull’impacchettamento | Il pacchetto di versamento è costituito da un indice di versamento (Indice del Pacchetto di Versamento – IPdV) e dai file appartenenti alle unità documentali (documento principale ed eventuali allegati) contenute nel pacchetto. L’indice del pacchetto di versamento è un file xml che descrive le unità di versamento (documenti o fascicoli) che compongono il pacchetto. Il Produttore può inviare il pacchetto di versamento in modalità non compressa o compressa, eventualmente anche diviso in più porzioni, anche non auto consistenti; in questo caso la consistenza viene garantita con il ricongiungimento ordinato di tutti i pacchetti, prima di procedere ai controlli di consistenza. |
Classi di oggetti e istanze | Conserva gestisce le seguenti unità di versamento: • documenti (definite nell’IPdV unità documentali); • fascicoli (definiti nell’IPdV unità archivistiche); • serie documentali. I registri docente sono documenti che, se opportunamente archiviati nel sistema di gestione documentale Titulus, riportano l’indicazione del fascicolo del docente. |
TRASFERIMENTO | |
Protocolli di versamento | Il pacchetto di versamento viene trasmesso dal sistema di gestione documentale Titulus del Produttore al sistema di conservazione Conserva di CINECA per mezzo di web services esposti da quest‘ultimo. |
Criteri di formazione del | I registri docente vengono registrati, all’interno del sistema di |
Pacchetto di Versamento (SIP) | gestione documentale e vengono protocollati e/o repertoriati. Il pacchetto viene formato raccogliendo tutti i documenti selezionati in maniera interattiva dal Responsabile della gestione documentale oppure in maniera automatica attraverso apposite funzioni presenti sul sistema di gestione documentale Titulus. La periodicità di formazione e trasmissione dei pacchetti è decisa dal Responsabile della gestione documentale assieme al Responsabile della conservazione. |
Descrizione del processo di trasferimento | Il sistema di gestione documentale del Produttore Titulus produce uno o più pacchetti di versamento (in base alle dimensioni ed al numero dei documenti da trasmettere). Ogni pacchetto viene trasmesso al sistema di conservazione Conserva di CINECA attraverso appositi web service esposti per il processo di trasferimento. Il pacchetto, costituito da una struttura XML e file allegati, viene compresso prima dell’invio. Una volta completato l’invio del pacchetto, il sistema di conservazione Conserva avvia procedure di controllo volte a garantire integrità, completezza e congruenza del trasferimento -cfr. Allegato del manuale operativo relativo ai controlli eseguiti in fase di trasferimento. A fronte di un esito positivo dei controlli, il pacchetto viene collocato in un’area di lavoro del sistema di conservazione Conserva, in attesa del versamento; in caso di un esito negativo, viene restituito un messaggio di errore al sistema mittente. |
VERSAMENTO | |
Procedura di validazione | In una fase successiva rispetto al processo di versamento, la procedura di validazione decomprime i pacchetti compressi ed esegue una serie controlli descritti nel manuale in particolare cfr. |
Allegato del manuale operativo relativo ai controlli eseguiti sul pacchetto di versamento nei: • controlli sul pacchetto di versamento e sull’indice del pacchetto di versamento; • controlli sull’unità di versamento; • controlli sull’unità documentale; • controlli sull’unità documentale in serie; • controlli sull’unità archivistica e l’aggiornamento dell’unità archivistica. | |
Controlli aggiuntivi | Non è previsto alcun controllo aggiuntivo. |
Rapporto di versamento | Per ogni pacchetto di versamento ricevuto il sistema di conservazione Conserva produce e trasmette un rapporto di versamento firmato digitalmente dal Responsabile del servizio di conservazione o suo delegato. All’interno del rapporto, per ogni unità versata (e quindi verificata e validata) viene riportata la relativa impronta informatica (basata sull’algoritmo SHA256). |
CONSERVAZIONE | |
Criteri e modalità di formazione | I registri docente versati sono documenti che testimoniano |
del Pacchetto di Archiviazione | l’attività del docente e corrispondono allo stesso tempo ad una serie documentale; di conseguenza ogni registro andrà a far parte sia del pacchetto di archiviazione del fascicolo del singolo docente e sia di quello della serie documentale. |
Criteri e tempistiche di chiusura | Per le serie documentali, Conserva genera una sequenza di |
del Pacchetto di Archiviazione | pacchetti di archiviazione collegati fra loro; ogni pacchetto di archiviazione è composto da un massimo di 500 documenti. All’atto dell’archiviazione, Conserva verifica se sia presente un pacchetto di archiviazione aperto per quella serie e gli assegna il documento; nel caso non sia presente un pacchetto di archiviazione aperto per quella serie, ne apre uno nuovo e gli assegna il documento. L’ultimo pacchetto di archiviazione dell’anno viene chiuso entro l’anno successivo. Il pacchetto di archiviazione relativo ad un fascicolo, invece, viene chiuso solo alla notifica di chiusura del fascicolo, ricevuta attraverso pacchetto di versamento dal sistema di gestione documentale del Produttore. Alla chiusura di un pacchetto di archiviazione, il sistema produce un indice del pacchetto di archiviazione, conforme allo standard UNI SInCRO. Tutti gli indici prodotti in giornata dal Produttore vengono firmati e marcati digitalmente con firma XAdES-T automatica generata in modalità detached. Un pacchetto di archiviazione può essere chiuso anticipatamente in caso di richiesta di esibizione dello stesso o di parte del suo contenuto. In tal caso, ogni successiva modifica al fascicolo o alla serie sarà registrata su una nuova versione del pacchetto di |
archiviazione. Conserva mantiene tutte le versioni di un pacchetto di archiviazione. | |
Selezione e scarto | La conservazione dei registri docente è illimitata. |
Eventuali accordi per lo scarto | Al termine del tempo previsto per la conservazione, il Responsabile della conservazione comunicherà al Conservatore eventuali criteri di selezione e scarto. E' fatto comunque assoluto divieto al Conservatore, di procedere a qualsiasi operazione di alienazione dei documenti amministrativi senza comunicazione da parte del Produttore e relativa trasmissione del provvedimento di autorizzazione allo scarto ottenuto dalla Soprintendenza Archivistica per il Veneto. |
Attività di monitoraggio periodico | Controllo dell’obsolescenza dei formati: 5 anni. |
ESIBIZIONE | |
Modalità di esibizione | L’interfaccia di consultazione del sistema di conservazione Conserva produce una lista sintetica delle unità ricercate. All’interno della lista sintetica vengono riportati: • Id documento • Id Conserva • Versione documento • Codice Area Organizzativa Omogenea • Numero protocollo (se non presente, numero di repertorio) • Oggetto • Data protocollo (se non presente, data di repertorio) Selezionando un’unità dalla lista, saranno mostrati tutti i metadati descrittivi dell’unità e sarà possibile scaricare il/i file contenuti nell’unità. |
Verona, 20 agosto 2019 | |
Università degli Studi di Verona | CINECA Consorzio Interuniversitario |
Il responsabile della conservazione | Il responsabile della funzione archivistica |
Xxxxxxxx Xxxxxx | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx |