Contract
Dipartimento Giuridico Risorse Umane e Relazioni esterne SC Affari Generali e Legali | REG. Az. Rev. 1 del 14/5/2018 Pag. 1/9 | |
REGOLAMENTO PER LA REDAZIONE DEI CONTRATTI DELL’ASL2
INDICE | |
Art. 1 | OGGETTO pag. 2 |
Art. 2 | FORMA DEI CONTRATTI pag. 2 |
Art. 3 | STRUTTURA COMPETENTE pag. 4 |
Art. 4 | ADEMPIMENTI pag. 5 |
Art. 5 | REPERTORIO pag. 6 |
Art. 6 | REGISTRAZIONE pag. 7 |
Art. 7 | ENTRATA INVIGORE pag. 7 |
Appendice 1: Regole Tecniche pag. 8 | |
Redazione | Resp. SS Accordi e Contratti D.ssa Xxxxxxxx Xxxxxx Direttore Dipartimento Tecnologico – Arch. Xxxxxx Xxxxxxxxxx Direttore SC economato e Logistica – D.ssa Xxxxxxxxx Xxxxxxx Direttore SIA – Xxx. Xxxxxx Xxxxx |
Verifica | Direttore SC Affari Generali e Legali - Avv. Xxxxxxx Xxxxxxxxx |
Approvazione | Direttore SC Affari Generali e Legali - Avv. Xxxxxxx Xxxxxxxxx Direttore Amministrativo – Dr Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx |
Data di Approvazione: 1/6/2018 | Il presente documento è di proprietà dell’ASL 2 e può essere riprodotto o consegnato a terzi previa autorizzazione delle Direzione Generale o suo delegato |
Le copie aggiornate sono pubblicate nella rete intranet ed hanno nel riquadro accanto il logo che attesta del completamento dell’iter di approvazione.
(Approvato con Deliberazione del Direttore Generale n°395 del 01/6/2018)
1) OGGETTO
Il presente Regolamento disciplina le modalità di redazione dei contratti da parte dell’ASL2 - Sistema Sanitario Regione Liguria.
Per quanto attiene l’acquisizione di lavori, servizi e forniture si richiamano le seguenti disposizioni:
D. Lgs n° 82/2005 e smi Codice Amministrazione Digitale
L. n° 296/2006 Disposizioni per la Formazione del bilancio annuale e pluriennale (Finanziaria 2007);
D.L. n° 95/2012 (convertito con L. 135/2012) Disposizioni urgenti per la revisione delle spese con invarianza dei servizi ai cittadini nonché misure di rafforzamento delle imprese del settore bancario (spending review)
D. L. n° 66/2014 (convertito con L. 89/2014) Misure urgenti per la competitività e giustizia sociale
L. n° 208/2015 Disposizioni per la Formazione del bilancio annuale e pluriennale (Legge stabilità 2016) DPCM 24/12/2015 (GU 9/02/2016) Individuazione categorie merceologiche ai sensi dell’art. 9, comma 3 DL 66/2014
D.Lgs. n° 50/2016 e smi Codice dei contratti pubblici
D.Lgs n° 217/2017 disposizioni integrative e correttive al Codice Amministrazione Digitale
LR Liguria 42/2006 Istituzione del Sistema Informativo Regionale Integrato per lo sviluppo della società dell’informazione in Liguria
LR Liguria n° 14/2007 Disposizioni collegate alla Legge Finanziaria 2007e DGR 805 in data 4/7/2008
Costituzione della Centrale Regionale degli Acquisti di cui all’art. 7 LR n° 14 del 3/4/2007
LR n° 34/2012 Revisione sistema centralizzazione di acquisiti di beni e servizi del servizio sanitario regionale e riorganizzazione dell’Agenzia Sanitaria Regionale
LR n° 41/2014 Disposizioni collegate alla Legge Finanziaria 2015
LR n° 17/2016 Istituzione dell’Azienda Ligure Sanitaria della Regione Liguria (X.Xx.Xx) e indirizzi per il riordino delle disposizioni regionali in materia sanitaria e socio-sanitaria
LR n° 27/2016 “Modifiche alla legge regionale 7/12/2006, n° 41 e alla legge regionale 29/7/2016, n° 17 e indirizzi per il riordino delle disposizioni regionali in materia sanitaria e sociosanitaria”
Linee Guida ANAC
Deliberazione ANAC 125 del 10/02/2016 (giusta DL 66/2014 e L.296/2006) Elenco dei soggetti aggregatori
DPCM 3/12/2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
DPCM 13/11/2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni
Le disposizioni del presente regolamento restano valide fino all’entrata in vigore del sistema di qualificazione previsto dal citato D.Lgs 50/2016 e smi e nel rispetto delle indicazioni fornite dalla Regione Liguria in tema di centralizzazione acquisti beni servizi, lavori.
2) FORMA DEI CONTRATTI
Tutti i contratti della Pubblica amministrazione richiedono, a pena di nullità, la forma scritta.
Ai sensi dell’art. 32, comma 14 del D.Lgs 50/2016 (così come rivisto con rettifica pubblicata in GU n° 164 del 15/7/2016 e D.Lgs 19/4/2017 n° 56), in materia di appalti, il contratto è stipulato, a pena di nullità:
1) Con atto pubblico notarile informatico ovvero
2) In modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante,
• in forma pubblica amministrativa a cura dell’ufficiale rogante della stazione appaltante, o
• mediante scrittura privata;
• mediante corrispondenza secondo l’uso del commercio consistente in apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli altri stati membri, nel caso di procedura negoziata ovvero per gli affidamenti di importo non superiore a 40.000 euro.
Fermo restando che la forma contrattuale è disciplinata nei termini sopra visti, si ritiene opportuno fornire le seguenti indicazioni.
Contratti da stipulare con atto pubblico notarile
Contratti di compravendita immobiliare e contratti di donazione (art. 769 C.C e segg). Al di fuori di queste ipotesi, l’Azienda potrà ricorrere alla stipula con atto pubblico notarile solo in casi eccezionali debitamente motivati.
Contratti da stipulare in modalità elettronica, con scrittura privata o scambio di corrispondenza,
Fatta salva l’entrata in vigore del sistema di qualificazione delle stazioni appaltanti di cui all’articolo 38 del D.Lgs 50/2016 e smi e ferme restando le funzioni/competenze della stazione unica appaltante per la Regione Liguria (SUAR), o altra centrale di committenza (art. 37 Dlgs 50/2016 e smi - X.Xx.Xx/XXX, Liguria Digitale spa),
A) sono stipulati con scrittura privata in modalità elettronica, i contratti di concessione, appalto servizi e forniture relativi a procedure aperte, ristrette, ad accordo quadro/convenzioni, il cui importo risulti pari o superiore a soglia comunitaria (su delega della centrale di committenza regionale).
Per quanto attiene i contratti di appalto lavori, si procede con scrittura privata in modalità elettronica qualora siano riferiti a procedure aperte o ristrette il cui importo sia pari o superiore a € 500.000.
B) In tutti gli altri casi, i contratti sono stipulati mediante scambio di corrispondenza - sottoscritta con firma digitale - secondo l’uso del commercio, con utilizzo di posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli stati membri. Per le forniture di importo inferiore a € 40.000,00 il contratto è concluso con l’invio dell’ordine emesso informaticamente attraverso la procedura di contabilità, debitamente sottoscritto con firma digitale. La stessa modalità vale anche per gli ordini MEPA che vengono emessi in conformità a quanto previsto dalla stessa procedura e sottoscritti anch’essi con firma digitale.
Per quanto riguarda appalti acquisiti tramite adesione a convenzioni Consip, il contratto viene formalizzato attraverso la sottoscrizione dell’adesione con firma digitale, come previsto dalla stessa procedura informatizzata.
L’Azienda procede alla sottoscrizione della scrittura privata mediante firma digitale, previa verifica della relativa validità (certificato di firma valido, non scaduto, né revocato né sospeso) e associazione di un riferimento temporale opponibile a terzi secondo quanto previsto dall’articolo 41 DPCM 22/2/2013 (marca temporale, segnatura di protocollo, utilizzo della posta elettronica certificata).
La scrittura privata potrà essere sottoscritta dalle parti a distanza. Il contratto sarà predisposto dall’ASL, firmato dal Direttore Generale (o suo delegato alla firma) e inviato via pec (in formato non modificabile) al soggetto contraente, il quale provvederà ad apporre la propria firma digitale (legale rappresentante o procuratore), ed a restituire il documento all’ASL2, sempre via pec.
Per quanto attiene le caratteristiche tecniche nonché gli aspetti tecnici redazionali si rinvia quanto indicato nell’Appendice “1” nonché a quanto previsto dal D.Lgs 82/2005 e smi - Codice dell’Amministrazione Digitale, dal DPCM 22/2/2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione, verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”, al DPCM 13/11/2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni”, al DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche in materia di conservazione”, alla Intesa Conferenza Regioni e Province autonome in data 5/12/2013 “Intesa sulle modalità di stipula dei contratti pubblici conclusi ai sensi dell’art. 6, comma 3 D.L. 18/10/2012 n° 179 convertito dalla L. 17/12/2012 n° 221”, al documento pubblicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale del 7/4/2014 “Firme multiple e campi testo”.
Contratti da stipulare con scrittura privata cartacea (residuale)
Contratti di comodato (art. 1803 e segg. Codice civile), conto deposito (contratto estimatorio, art. 1556 e segg. Codice civile). Resta salva la facoltà – ove il contraente sia provvisto di firma digitale
– di procedere con modalità informatica/elettronica.
3) STRUTTURA COMPETENTE
La SC Affari Generali e Legali – SS Accordi e contratti cura la predisposizione della documentazione propedeutica alla stipula di contratti da parte di notaio, laddove sia necessario ricorrere a tale forma. Provvede alla redazione dei contratti di comodato, conto deposito; provvede altresì - nei casi di importo pari o superiore alla soglia comunitaria - alla redazione dei contratti concessione, appalto servizi e forniture, relativi alle procedure svolte dalla SC Economato e Logistica/SIA, ed alla redazione dei contratti lavori (di importo superiore ai 500.000 euro), relativi alle procedure svolte dal Dipartimento Tecnologico, sulla base degli schemi approvati e pubblicati sul sito aziendale, costantemente aggiornati.
Nell’ipotesi di appalto servizi/forniture di importo sotto soglia, gli adempimenti inerenti la redazione dei contratti (Art. 2 lett. B), sono a cura della SC competente per materia che ha curato la procedura di affidamento/gara.
Nel caso di appalto lavori/manutenzione, di importo inferiore ai 500.000 euro, la redazione dei relativi contratti è a cura del Dipartimento Tecnologico - SC Servizi Tecnici Edili e Impiantistici.
4) ADEMPIMENTI
Ai fini della stesura dei contratti da redigersi a cura della SC Affari Generali e legali – SS Accordi e contratti, la struttura competente provvede all’inoltro della seguente documentazione (in copia), propedeutica e necessaria alla redazione del contratto medesimo, con congruo anticipo rispetto alla data di esecuzione del contratto (almeno 35 gg antecedenti la data ipotizzata per la decorrenza del contratto).
1. Delibera/determina a contrarre con individuazione degli elementi essenziali del contratto (con particolare attenzione a penali in caso di mancata, inesatta o ritardata esecuzione1) Art 32, 2 comma Dlgs 50/2016 e smi; lettera invito/capitolato/disciplinare di gara,
2. Proposta aggiudicazione Art. 33 Dlgs 50/2016 e smi
3. Provvedimento che approva la proposta di aggiudicazione (art. 32, comma 5), (ad avvenuta verifica del possesso dei requisiti di ordine generale, requisiti tecnici, finanziari etc) con conseguente attribuzione di efficacia all’aggiudicazione2. Art 32, comma 7;
4. offerta dell’aggiudicatario
5. Nota con cui l’ufficio ha dato comunicazione dell’aggiudicazione (Art. 76, comma 5) con richiesta degli ulteriori documenti ad aggiudicatario/affidatario (ad es. cauzioni, polizze, altro).
6. documento identità del legale rappresentante della società aggiudicataria/affidataria – documento da cui risultino i poteri di rappresentanza, (da CCIA o copia procura); in caso di ATI, i dati dovranno essere riferiti a tutti i componenti, unitamente all’atto notarile di costituzione dell’ATI medesima;
7. cauzione definitiva (nella misura, e rilasciata dai soggetti, di cui agli articoli 103 e 93 Dlgs 50/2016 e smi; ivi compresa certificazione sistema qualità, ai fini della riduzione prevista dagli articoli 103 e 93, comma 7)
8. polizze assicurative
9. DURC in corso di validità
10. Richiesta Informativa antimafia attivata (prot. e data) mediante accesso Banca Dati Nazionale Antimafia (regolarmente accettata dal sistema)3
1 Le penali devono essere puntualmente definite nei termini e nell’ammontare, stabilendone la giusta gradazione in relazione alla natura delle prestazioni, nonché alla loro entità e complessità.
2 In particolare devono essere verificati la sussistenza della cause di decadenza, sospensione o divieto di cui all’art. 67 D.Lgs 159/2011 o di un tentativo di infiltrazione mafiosa di cui all’art. 84, comma 4 stesso decreto, mediante accesso Banca dati Nazionale Antimafia, previa acquisizione autocertificazione da parte dell’aggiudicatario dei dati previsti dall’art. 85 D.Lgs 159/2011 e smi. Si veda inoltre il richiamo effettuato dall’art. 2 Intesa per lalegalità all’articolo 91 D.Lgs 159/2011 citato)
3 Art. 91, comma3 dlgs 159/2011 e smi – codice delle leggi antimafia “La richiesta dell’informativa antimafia deve essere effettuata attraverso la banca dati nazionale unica al momento dell’aggiudicazione del contratto ovvero trenta giorni prima della stipula del subcontratto” Si rammenta che la data di corretto inserimento all’interno della citata BDNA costituisce dies a quo per il calcolo dei 30 giorni di cui all’art. 92 Dlgs 159/2011 e smi – codice delle leggi antimafia, “decorso il termine … i soggetto di cui all’art. 83, commi 1 e 2, procedono anche in assenza dell’informazione antimafia”
11. dichiarazioni tracciabilità finanziaria ex L. 13/8/2010 n° 136 e smi (ove non già acquisite in sede di gara)
12. dichiarazione, ai sensi dell’art. 53, comma 16ter del D. Lgs.165/2001 e s.m.i., di non aver concluso contratti di lavoro subordinato o autonomo e, comunque, di non aver attribuito incarichi, per il triennio successivo alla cessazione del rapporto, ad ex-dipendenti dell’ASL 2 Savonese, i quali abbiano esercitato poteri autoritativi o negoziali per conto dell’Asl 2 nei confronti della società medesima (ove non già acquisita in sede di gara)
13. altri documenti ritenuti necessari per lo specifico appalto (ad es. elenco personale, referenti e reperibilità, altro..)
NB: nel caso in cui sia stato redatto DUVRI, tale documento, costituente allegato del contratto, dovrà pervenire debitamente compilato e sottoscritto digitalmente da tutte le parti (aziendali e terze). Nel caso in cui non si rendesse necessaria la redazione di tale documento, dovrà essere trasmessa l’attestazione del competente Direttore: “per il presente contratto, i costi inerenti la sicurezza sono pari a zero”
Entro il termine massimo previsto dalla documentazione di gara o concordato con l’aggiudicatario, e comunque non superiore ai 180 giorni dall’aggiudicazione, la SC Affari Generali e Legali – SS Accordi e contratti, ricevuta la documentazione sopra indicata (art. 4), provvede alla redazione del contratto in forma di scrittura privata, a firma del Direttore Generale (o suo delegato alla firma) e del legale rappresentante della società affidataria/aggiudicataria. Procede all’accertamento e alla verifica della legittimazione alla sottoscrizione da parte del contraente privato, ivi compresi i sopra indicati controlli in ordine alla firma digitale. Cura l’annotazione della scrittura privata sul Repertorio aziendale, gli adempimenti fiscali (bollo e registrazione), con oneri a carico della parte privata.
La scrittura privata sottoscritta con firma digitale, terminati gli adempimenti di annotazione a repertorio e l’eventuale registrazione presso Agenzia Entrate, è inserita - unitamente agli allegati
– nella procedura (JDoc – Civilia) o altro applicativo acquisito dall’ASL2 ai fini della conservazione della documentazione digitale, nel rispetto di quanto previsto dal Codice Amministrazione Digitale – CAD, D.Lgs 82/2005 e smi e dal DPCM 3/12/2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
La SC Sistemi Informativi Aziendali supporta le strutture competenti negli adempimenti che richiedano specifiche competenze tecniche in materia informatica.
5) REPERTORIO
Il Registro Repertorio è il registro in cui vengono annotati tutti gli atti (accordi, contratti appalto, convenzioni, protocolli di intesa, transazioni etc) di cui è parte l’Azienda, sottoscritti dal Direttore Generale (o suoi delegati alla firma) e da soggetti terzi (altre Pubbliche Amministrazioni, associazioni, privati, società affidatarie).
Il Repertorio è unico per tutta l’Azienda ed è composto da pagine le cui facciate sono numerate e vistate progressivamente. Entro il mese successivo a ciascun quadrimestre, il Repertorio è presentato all’Agenzia Entrate, competente per territorio, per la vidimazione. L’Agenzia delle Entrate controlla la regolarità della tenuta del Repertorio e della eventuale registrazione degli atti in esso iscritti, nonché la corrispondenza degli estremi di registrazione e appone il proprio visto.
Fino a diversa indicazione da parte dell’Agenzia Entrate competente per territorio, tale registro è cartaceo; resta salva la facoltà per l’Azienda di attivare altresì un registro informatico contenente le medesime informazioni e dati.
6) REGISTRAZIONE.
La registrazione attesta l'esistenza degli atti ed attribuisce ad essi data certa di fronte ai terzi, a norma dell'art. 2704 del codice civile.
In relazione alla tipologia di atti la registrazione può essere:
obbligatoria. Sono soggetti a registrazione in termine fisso gli atti indicati nella parte prima della tariffa (articolo 5, 1° comma DPR 131/1986 e smi);
in caso d’uso. Sono soggetti a registrazione in caso d'uso gli atti indicati nella parte seconda della tariffa (articolo 5, 1° comma DPR 131/1986 e smi);
volontaria (art. 8 DPR 131/1986 e smi). Può essere richiesta in qualsiasi momento per gli atti esclusi da obbligo specifico di registrazione
Le scritture private non autenticate sono soggette a registrazione in caso d'uso se tutte le disposizioni in esse contemplate sono relative ad operazioni soggette all'imposta sul valore aggiunto (art 5, 2° comma DPR citato) e, in caso di registrazione, per gli atti relativi a cessioni di beni e prestazioni di servizi soggetti all'imposta sul valore aggiunto, l'imposta si applica in misura fissa (art 40).
Per la registrazione volontaria dei contratti stipulati mediante scrittura privata sottoscritta con firma digitale, valgono le modalità previste dalla circolare Agenzia Entrate in data 22/3/2013 “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture 8 art. 11, comma 13 D.Lgs 163/2006 e smi). Nuova formulazione relativa all’obbligo di stipulazione informatica dei contratti pubblici di appalto. Adempimenti relativi alla registrazione” e dalla Conferenza Regioni e Province Autonome del 5/12/2013 “Intesa sulle modalità di stipula dei contratti pubblici conclusi ai sensi dell’art. 6, comma 3 D.L. 18/10/2012 n° 179 convertito dalla L 17/12/2012 n° 221”.
E’ fatta salva ogni diversa procedura eventualmente codificata, in futuro, dall’Agenzia delle Entrate.
7) ENTRATA IN VIGORE - RINVIO
Il presente Regolamento annulla e sostituisce ogni precedente disposizione avente ad oggetto la redazione di contratti, ed entra in vigore il giorno successivo a quello di pubblicazione del provvedimento di adozione.
Per quanto non espressamente previsto/disciplinato dal presente Regolamento, si rinvia alle disposizioni del Codice Civile, Codice Appalti e normativa vigente applicabile.
Appendice 1 REGOLE TECNICHE
Regole tecniche
(vigenti presso ASL2 per la redazione contratti con modalità elettronica)
FORMAZIONE DEL CONTRATTO IN MODALITA’ ELETTRONICA
La validità dei certificati di firma utilizzati dalle parti è effettuata dalla struttura che procede alla stesura/sottoscrizione dei contratti – con il supporto tecnico del personale del SIA, laddove necessario.
La firma digitale deve essere stata generata mediante certificato qualificato che non risulti scaduto o revocato o sospeso.
L’Ufficio ASL trasmette alla società – via pec - il contratto in formato non modificabile PDF, PDF/A (aggregato documentale informatico che contiene i documenti che formano il contratto, contratto + allegati) con firma digitale.
Il legale rappresentante della società affidataria, ricevuta la documentazione, appone la firma digitale, marcatura temporale e ritrasmette il contratto (l’aggregato documentale) all’indirizzo pec dell’ASL2.
Concluse le operazioni di repertoriazione e registrazione (eventuale) ed effettuate le relative annotazioni mediante creazione del definitivo aggregato documentale, alla società affidataria viene data notizia delle avvenute operazioni. Successivamente, il competente Ufficio ASL provvede all’inserimento nel sistema di conservazione in dotazione presso l’ASL2 (attualmente: sistema JDoc - Civilia).
ALLEGATI
Se al contratto elettronico deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo, si provvede ad allegarne una copia informatica, certificata conforme ai sensi dell’art. 22, D.Lgs n° 82/2005 e smi (Copie informatiche di documenti analogici).
OBBLIGHI FISCALI E DI REGISTRAZIONE
La registrazione avviene presentando all’Agenzia delle Entrate il modello registrazione (Mod. 69) in formato cartaceo unitamente a supporto informatico (CD, DVD) contenente il contratto (e eventuali allegati) stipulato in modalità elettronica, unitamente al modello F23, per il versamento dell’imposta di bollo relativamente al contratto informatico e alle copie cartacee dello stesso (attestate conformi, a norma dell’art. 23 D.Lgs 82/2005 e smi – Copie analogiche di documenti informatici) su cui saranno apposti i contrassegni attestanti il pagamento dell’imposta di bollo. Una copia sarà trattenuta dall’Agenzia Entrate unitamente al supporto informatico (4). E’ fatta salva l’approvazione di eventuali diverse modalità, da parte dell’Agenzia medesima.
4 I passaggi sopra illustrati sono quelli precisati nella circolare Agenzia Entrate in data 22/3/2013 “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture 8 art. 11, comma 13 D.Lgs 163/2006 e smi). Nuova formulazione relativa all’obbligo di stipulazione informatica dei contratti pubblici di appalto. Adempimenti relativi alla registrazione” e nel documento redatto dalla Conferenza Regioni e
All’ASL2 verrà rilasciata una copia cartacea riportante l’attestazione di avvenuta registrazione, da inserire nel fascicolo inerente il contratto.
CONSERVAZIONE
La conservazione dei contratti con firma digitale è assicurata attraverso il conferimento del contratto/aggregato documentale al sistema di cui si è dotata l’ASL2 (al momento, procedura JDoc – Civilia), in grado di garantire la autenticità, integrità, leggibilità immodificabilità e reperibilità nel tempo, in ottemperanza a quanto disposto dal CAD, D.Lgs 82/2005 e smi e dal DPCM 3/12/2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
Province Autonome del 5/12/2013 “Intesa sulle modalità di stipula dei contratti pubblici conclusi ai sensi dell’art. 6, comma 3 D.L. 18/10/2012 n° 179 convertito dalla L 17/12/2012 n° 221”.