ASSOCIAZIONE MILANO BIBLIOTECA DEL 2000
ASSOCIAZIONE XXXXXX XXXXXXXXXX XXX 0000
XXXXX MODULO DELLO STUDIO BIBLIOTECONOMICO NELL'AMBITO DELL'ACCORDO DI PROGRAMMA RELATIVO ALL'INTERVENTO DENOMINATO
"GRANDE BIBLIOTECA DI MILANO - BEIC. STUDIO DI FATTIBILITÀ"
DIGITALIZZAZIONE E COPYRIGHT
A cura di Xxxxxxxxx Xx Xxxxxx
Realizzato con il contributo finanziario della
Culture, Identità e Autonomie della Lombardia
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Aprile 2002
Studio di fattibilità per il piano digitalizzazione della BEIC
Contenuti
0. Presentazione dello studio di fattibilità per il piano digitalizzazione della BEIC p. 1
0.2.Struttura dello studio di fattibilità 0.3.Aspetti terminologici
0.4.Xxxxxxxx e Accesso 0.5.Alcuni argomenti di partenza 0.0.Xx questione degli accessi
0.0.Xx servizio di digitalizzazione online 0.8.Stabilire i parametri per i costi 0.0.Xx Piano di sviluppo
0.10.Esempi di progetti di digitalizzazione presi in considerazione per il presente studio di fattibilità
0.Xx piano di digitalizzazione della BEIC p. 19
1.1.Scopo del piano di digitalizzazione
1.2.I Criteri per la pianificazione
1.2.1.Linea 1. Principi per un accesso esteso all'informazione
1.2.2.Linea 2. Principi che tengano conto del modello di business per il servizio di digitalizzazione della BEIC 1.2.3.Linea 3. I principi della cooperazione
1.3.Linee strategiche del piano 1.4.Obbiettivi
1.5.Passaggio dal piano di digitalizzazione a programma permanente.
1.6.Lo staff e lo sviluppo delle raccolte digitalizzate 1.7.Documentazione e report
1.8.Amministrazione del programma 0.0.0.Xx coordinatore 1.8.2.Standard in evoluzione
1.9.“Raccoglitori” di Buone Pratiche
1.10. Il ruolo dell’archivio 1.11.Negoziatori di contratti 1.12.Amministratore dei fondi 1.13.Promozione e marketing 1.14.Immagazzinamento 1.15.Azionariato (compartecipazioni) 1.16.Ricerca e sviluppo
1.17.Strategie di migrazione (passare da/a). 1.18.Conversione a media futuri
1.19.Fondi per programmi di digitalizzazione 1.20.Entità singole/ collaborazioni 1.21.Sicurezza
1.22.Fondi esterni/ fondi locali 1.23.Risorse finanziarie
2. Il materiale da digitalizzare p. 34
2.1.novità, attualità e prima informazione e tempo libero, viaggi e divertimento
2.2. La selezione delle collezioni
2.3. Individuare un nucleo di partenza dalle collezioni dei tre dipartimenti
2.4. Stabilire una massa critica per il modello di business
3.Approccio metodologico p. 42
3.1.Digitalizzazione: assetto preliminare al progetto 3.2.Coordinamento con gli altri progetti esterni di digitalizzazione
3.3.Livelli operativi dei progetti interni al piano: le sezioni
3.5.Le aree di intervento dello studio di fattibilità
3.6. Linee di intervento generate dalle tre aree
3.7. Gli strumenti del piano previsti nello studio di fattibilità
4. Creazione del registro digitale p. 53
0.0.Xx creazione del registro 4.2.Scopi del registro 4.3.Funzionalità degli registro
4.4.I dati del registro: metadati per lo scambio 4.5.Dichiarazione dell'intenzione di digitalizzare 4.6.Informazioni provenienti da sorgenti multiple 4.7.Accesso
4.8.Visibilità come entità 4.9.Immissione dati e mantenimento
5. Indicizzazione e metadati p. 65
5.1.Indicizzare gli oggetti digitalizzati 5.2.Indicizzazione
5.4.Indici e collezioni di metadati 0.0.Xx processo di indicizzazione
5.6.Indice a modello centralizzato o decentrato 5.7.Ricerca dei metadati
5.8.Interoperabilità tra le raccolte
5.9.Elementi di metadati strutturali che sono richiesti per la conservazione delle copie master
5.10.Sistemi per la gestione di metadati
6.I criteri per i progetti entro il piano p. 74
6.1.I criteri per il progetti di digitalizzazione 0.0.Xx carta dei criteri per il progetto 6.3.Esempi pratici con dei costi
7.Pianificare le fasi di un progetto di digitalizzazione
7.2.Xxxxxxxxxxx e preparare i documenti da digitalizzare. 0.0.Xx creazione delle immagini digitali
7.4.Processo di codifica 7.5.Costi di digitalizzazione
7.6.Costi di post-digitalizzazione e altri costi aggiuntivi.
8. Linee guida per i progetti di digitalizzazione p. 86
8.1. Le cose da sapere 8.2.Scelte per l'accesso
8.3.Ottenimento dei diritti e dei permessi 8.4.Bibliotecari specializzati/consulenti 8.5.Selezionare quali oggetti verranno digitalizzati 8.6.Acquisizione del materiale
0.0.Xx processo di acquisizione
8.8.Componenti di un progetto di digitalizzazione 8.8.1.Progettare prima di digitalizzare
8.8.2.1.I documenti non elettronici. 8.8.2.2.Le immagini 0.0.0.0.Xxxxx/video
8.8.2.4.Xxxxxxx già in forma digitale
8.8.3.I file digitali esistono in diverse forme. 8.8.3.1.Pointer records con immagini piccolissime.
8.8.3.2.Immagini di testo 8.8.4.Riconoscimento dei testi (OCR) 8.8.5.Copie per la conservazione 0.0.0.Xxxxx d'accesso
8.8.8.Microfilm 8.8.9.Diapositive 35 mm
8.9.Ditte esterne rispetto a processi casalinghi 8.10.Catturare l'immagine
8.11.Scansione in loco rispetto a scansione centralizzata
8.12."Prima la pellicola" rispetto al "prima la scansione"
8.13.OCR o immagini di testo? 8.14.Qualità dell'immagine
8.14.1.Standard per le immagini
8.14.2.Limiti imposti dal metodo di visualizzazione 8.15.Miglioramenti dell'immagine durante il processo
8.15.1.Densità diverse a risoluzioni alte medie basse
8.15.2.Formati di file (png, gif, jpg, tiff, etc...)
0.Xx piano finanziario p. 100
9.1.Riassunto finanziario
9.2 Obbiettivo di rendita 9.3.Controlli e contingenze 9.4.Tabelle costi
9.4.1.Tabella riassuntiva dei costi 9.4.2.Tabella costi staff 9.4.3.Tabella costi in c/capitale
9.4.4.Tabella costi di avvio e struttura
9.4.5. Tabella costi generali 9.4.6.Tabella costanti annue
9.5.Ipotesi di costo per volume digitalizzato
00.Xx modello di business p. 112
10.1.Propositi 10.2.Obiettivi 10.3.Operatività 10.4.Servizio principale 10.5.Servizi di supporto 10.6.Altri servizi
00.0.0.Xxxxx in vendita 10.6.2.Riproduzioni 10.6.3.Servizi Print on Demand
10.7.Servizio di digitalizazione On-demand
11.Raccomandazioni per il servizio di riproduzione digitale di libri e pubblicazioni seriali a stampa della BEIC p. 120
11.1.A cosa servono le raccomandazioni
11.2.Che cos’è un master digitale di conservazione 11.3.Perché è importante costruire il consenso attorno ai master digitali di conservazione
11.4.Illustrazioni dei libri 11.5.Materiale a stampa raro e antico 11.6.Questioni di implementazione 11.7.Microfilm master o file scansionati?
11.8.I CD
11.9.I documenti 11.10.Accesso
11.10.1.I server Web
00.Xx Servizio di Print on Demand nell'e-Publishing della BEIC p. 130
12.1.Le opportunità di un servizio di Print on Demand 12.2.Cosa significa Print on Demand
00.0.Xx Print on Demand abita in casa E-Book
12.4.Print on Demand quale servizio vantaggioso per la BEIC 12.5.Le utenze del Print on Demand
12.6.Contenuti rivulet a fasce di utenza specializzate 12.7.Ristampa dei titoli morti
13.Analisi delle categorie di costo e stime per la digitalizzazione p. 140
13.1.Considerazioni sui costi
13.2.Una volta che gli originali sono stati acquisiti 13.3.Costi per la creazione di metadati 13.4.Preparazione dei documenti o delle fotografie
13.5.Trasporto sul luogo in cui avviene la scansione delle immagini
13.6.Spese di scansione
13.7.Sicurezza di qualità dell’immagine 13.8.Stima dei costi per pagina
13.9.Stima dei costi per pagina per materiale complesso
14.Analisi dei requisiti e dei costi per Hardware e Software p. 146
14.1.I server BEIC
14.2.Requisiti dell'hardware di immagazzinamento dei dati 14.3.Requisiti del software di acquisizione 14.4.Requisiti software
14.5.Crescita potenziale 14.6.Fattori di obsolescenza 14.7.Accesso ad Internet
14.8.Problemi dovuti alla larghezza di banda
14.9. Tabella dei costi per le attrezzature 14.10.Tabella del deprezzamento attrezzature
14.11.Tabella dei costi di manutenzione per le attrezzature
15.Analisi dei costi per il personale p. 156
15.1.Unità di produzione fisse e unità di produzione mobili: lo staff
15.2.Gli elementi per l'analisi dei costi 15.2.1.Staff + attrezzature 15.2.2.Le collezioni e gli oggetti
15.3.Analisi sui costi del personale 15.4.Ipotesi di costo per il personale
15.4.1.Competenze trasversali dentro e fuori le unità di produzione
15.4.2.Tabella dell'unità produttiva con 15 persone 15.4.3.Tabella dell'unità produttiva con 25 persone (10 a prestito BEIC)
15.4.4. Organigramma
16. Modulo copyright p. 166
16.1.Presentazione del modulo copyright
00.0.Xx contesto di digitalizzazione della BEIC
16.3.I Principi fondamentali della proprietà intellettuale, nel diritto d'autore o copyright
16.4.I cinque punti da cui partire
16.5.I differenti sistemi normativi e i livelli della normazione
00.0.Xx legge italiana
16.7.Differenze tra diritto d'autore e copyright 00.0.Xx concetto di Fair Use nel copyright statunitense 16.9.Le libere utilizzazioni del nostro ordinamento
16.10.I permessi nel copyright britannico: il fair dealing 16.11.Come cambierà la legge italiana in rapporto al recepimento della Direttiva Europea?
16.12.L'inquadramento giuridico dell'opera multimediale 16.13.Copyright per le immagini
00.00.Xx Sesta Direttiva europea 00.00.Xx nucleo di partenza della BEIC 00.00.Xx sistema delle Licenze
00.00.Xx proprietà del Copyright della BEIC per le opere digitalizzate
00.00.Xx copyright per la digitalizzazione delle collezioni della BEIC
16.19.Questioni pragmatiche sul copyright utili al servizio di digitalizzazione
16.20.Osservazioni conclusive
0. Presentazione dello studio di fattibilità per il piano digitalizzazione della BEIC
0.1.Introduzione
Nel concepire un piano o un qualsiasi progetto di digitalizzazione è necessario prima di tutto ignorare le tendenze e soppesare attentamente i fatti. Questo è quanto viene espresso da quanti, coinvolti negli ultimi anni in piani o progetti di digitalizzazione in altri Paesi, a posteriori, hanno riflettuto con calma sui risultati ottenuti, specialmente nelle attività che hanno portato via buona parte del tempo in manovre che avrebbero potuto essere evitate.
E' utile perciò, per quanto concerne le collezioni della BEIC, essere preparati a rispondere ad alcune domande sul perché una certa collezione deve essere digitalizzata, su certe priorità e su come il lavoro deve proseguire entro il piano generale di digitalizzazione, nell'ottica di un'ottimizzazione e razionalizzazione di tempi e di costi.
Si tratterà perciò di operare in termini di scelte continue, in un lavoro in progress che va visto come un susseguirsi di fasi che necessariamente devono stare al passo coi tempi e con la tecnologia e che dovranno di volta in volta tener conto dei risultati raggiunti in termini di costi, ma anche di impatto reale sull'utenza finale della BEIC.
La BEIC dovrebbe offrire un insieme coordinato di servizi anche sul fronte della Biblioteca Digitale, perciò si è pensato, nel presente studio di fattibilità, ad un modello per un piano di digitalizzazione che prendesse aspetti e caratteristiche talvolta di un progetto, talvolta di un altro, tra i numerosi esaminati (di cui si allega lista in fondo alla presente premessa).
Il modello dovrebbe offrire un insieme coordinato di servizi e expertise nell'area della digitalizzazione al fine di aiutare nella creazione, gestione e spedizione di surrogati digitali.
Il nucleo componente funzionerà su richieste on-demand per prodotti e servizi basato su un servizio con funzionamento di tipo pro-attivo, il quale dovrebbe individuare collezioni specifiche da digitalizzare.
Partendo dall'assioma che l'informazione esiste soltanto dopo che i dati sono stati organizzati e viene attribuito loro un valore, il processo di organizzazione delle informazioni è soltanto uno dei tanti processi che avvengono entro un piano di digitalizzazione che alla fine dovrebbe sfociare in un Servizio di Riproduzione Digitale entro la futura Biblioteca Digitale della BEIC (DIGIT-BEIC).
Prima dell'organizzazione delle informazioni sarà necessario pertanto che altri processi prendano forma tra i quali la raccolta, l'immagazzinamento degli oggetti in immagini, opportunamente predisposte al fine di erogare un servizio efficiente e una distribuzione anche economicamente vantaggiosa dei prodotti creati in BEIC.
Accanto alle immagini degli oggetti digitalizzati, e dei loro surrogati in vari formati, è assolutamente necessario organizzare in maniera efficace insiemi di dati e farli diventare informazioni vere e proprie. Queste informazioni sugli oggetti che esse descrivono si chiamano metadati e vengono creati da personale qualificato. I metadati, o dati sui dati sono la base per la creazione della biblioteca digitale della BEIC.
Nel presente studio di fattibilità non vi è adeguato spazio per parlare in modo approfondito di metadati, anche perché si potrà davvero parlare di metadati solo quando il piano di digitalizzazione sarà decollato con almeno un progetto già pianificato.
Usare metadati significa preparare le basi per un recupero efficace dei testi digitalizzati da parte dell'utenza. Significa anche essere in grado di sapere se quel dato volume è stato digitalizzato da altri oppure se il "master" esistente è di qualità inferiore agli standard che la BEIC si è prefissata. Coi metadati si creerà il registro comune delle opere digitalizzate, di modo da condividere gli sforzi nell'ottica della cooperazione.
Questo significa aggiungere valore ad un lavoro di per sé assai costoso e quindi rendere visibile ciò su cui si è investito. Conviene quindi investire un po' di più nel versante dei metadati e dell'indicizzazione degli oggetti trattati, al fine di offrire un modello interattivo di assistenza all'utenza che possa fornire strumenti e metodi per raggiungere i contenuti digitalizzati in modo efficace.
L'assistenza interattiva aggiunge un gradino di intelligenza in più all'uso semplice di qualsiasi sistema informativo L'assistenza interattiva può essere attiva o reattiva, in altre parole può mettersi in moto da sola oppure può essere interrogata. L'assistenza interattiva attiva interroga gli utenti in merito ai loro bisogni, analizza le risposte alle interrogazioni e poi formula possibili soluzioni oppure continua ad interrogare. Un'assistenza interattiva reattiva invece propone soluzioni soltanto una volta fatte le domande e richiesto l'aiuto da parte dell'utente.
La differenza tra questi due approcci è paragonabile alla differenza che c'è tra l'abilità di navigare dando un'occhiata in giro e quella di cercare veramente nel Web. Entrambi gli approcci producono soluzioni e "stringhe" di informazioni. L'abilità di cercare e l'assistenza reattiva richiedono che l'utente sappia articolare i suoi desideri di informazione traducendoli in un linguaggio che il sistema può intendere (i.e: saper fare le domande giuste).
Nella sperimentazione di un sistema di informazione bibliotecario sono importanti entrambi gli approcci, sia quello attivo che quello reattivo. Il servizio di digitalizzazione della BEIC dovrà perciò prevedere entrambi gli approcci all'interno del sistema informativo della BEIC.
Il presente studio di fattibilità presenta un business plan di cinque anni per la costituzione di un ulteriore dipartimento, il Dipartimento per la Digitalizzazione delle Collezioni della BEIC che avrà il proposito di fornire all'utenza un Servizio di Riproduzione Digitale all'interno di un Programma permanente di digitalizzazione delle collezioni.
Il piano che funzionerà sulla base di progetti specifici, della durata di 18/36 mesi, come si è descritto in dettaglio nel presente studio, si occupa di fornire strumenti e servizi per la digitalizzazione di documenti e collezioni di documenti su supporto analogico.
La parte principale del servizio che si vuole istituire con il piano è la creazione di immagini digitali di materiale originariamente cartaceo o comunque in forma non-elettronica. Altri servizi di supporto verranno forniti, inclusa l'assistenza, la formazione, la predisposizione di modelli di riferimento, linee guida e raccomandazioni, standard e
metodologie per la "buona prassi", come pure promozione e supporto ai progetti di digitalizzazione esterni alla BEIC.
La filosofia portante poggia sul concetto di cooperazione tra differenti figure istituzionali e del mercato, sulle basi di un'interpretazione di biblioteca digitale "aperta" all'accesso di numerose utenze.
Nel presente studio di fattibilità si è tenuto conto di altre esperienze internazionali e di quanto è emerso dai progetti di digitalizzazione più importanti al fine di un confronto tra esperienze diverse, ma soprattutto per riuscire a trovare un'impostazione che consenta alla BEIC di esprimere il suo carattere innovativo in tutta la sua dimensione locale, ma soprattutto europea.
Molto del lavoro qui presentato deriva da un'attività di benchmarking tra differenti progetti.
0.2.Struttura dello studio di fattibilità
Nel presente lavoro i progetti di digitalizzazione BEIC sono incardinati entro il piano generale e ruotano attorno alle collezioni stesse della BEIC. Per questa ragione, stabilito il piano, che potenzialmente può accogliere un numero illimitato di progetti, il primo nucleo di partenza può via via espandersi fino a raggiungere tutto il patrimonio della BEIC "potenzialmente digitalizzabile".
Va detto e sottolineato che, contrariamente a tutte le altre esperienze su cui si è condotta un'indagine preliminare al presente studio, dove già esisteva alla base un numero di collezioni già acquisite e già possedute dalle biblioteche che partecipavano ai progetti esaminati, allo stato attuale, il patrimonio della BEIC esiste solo sul "Progetto collezioni" a cura di Xxxxxxxx Xxxxxxxx (documento giugno 2001). Il presente studio di fattibilità necessariamente si basa su un modello "astratto", seppur dettagliato in modo assai approfondito nell'analisi del citato documento, giacché allo stato attuale le collezioni BEIC fisicamente non esistono in quanto non ancora acquisite.
Stabilito il piano, dove verranno fissati scopi e obbiettivi in stretta dipendenza con la mission della BEIC, si procederà ad individuare un primo nucleo di materiale da digitalizzare differenziato in singoli progetti.
Come si vedrà è necessario individuare una massa nucleo di materiali potenzialmente digitalizzabili al fine di stabilire tempi e costi sulla base di tabelle ricavate da altre esperienze internazionali.
Lo studio di fattibilità si suddivide pertanto in sei capitoli:
1. Il piano di digitalizzazione della BEIC: descrizione del piano, mission, scopi e obbiettivi, durata
2. Il background: viene analizzato l'ambiente di riferimento ove dovrà agire il servizio di digitalizzazione; in questa parte si cerca di comprendere quanto materiale delle collezioni BEIC sarà possibile digitalizzare
3. Approccio metodologico: in questa parte si imposta una metodologia che consente di delineare delle strategie grazie alle quali si giungerà alla creazione di strumenti per l'attuazione di "servizi" per la futura Biblioteca Digitale della BEIC. Vengono proposti strumenti come la banca dati dei progetti e delle biblioteche digitali e il MetaOpac delle biblioteche digitali. Qui si procede anche ad analizzare la cooperazione con gli editori per i testi già digitalizzati dai produttori.
4. Creazione del registro digitale: in questa sezione si imposterà il registro delle opere digitali, strumento centrale del piano di digitalizzazione
5. Indicizzazione e metadati: la digitalizzazione deve prevedere un'adeguata indicizzazione delle opere con utilizzo di metadati. Anche il registro dovrà essere strutturato sulla base di metadati nell'ottica dell'interoperabilità tra archivi dentro e fuori il sistema informativo della BEIC
6. I criteri per i progetti di digitalizzazione del piano: ogni progetto dovrà rispondere ai criteri e ai principi del piano, ma dovrà anche sottostare alla carta dei criteri del progetto
7. La pianificazione: la fase della pianificazione di ciascun progetto è quella che rende stabile il piano nel suo insieme
8. Le linee guida di progetto: in questa sezione sono raccolte le cose utili, ciò che è bene prevedere, ciò che va
assolutamente evitato, consigli su processi e metodologie, su come conviene procedere in determinate situazioni e così via
9. Il piano finanziario: in stretta correlazione con modello di business nel piano finanziario vi sono riportati alcuni dati utili ai fini dei costi
10. Il modello di business: la sezione delinea un modello di business plan per il servizio di digitalizzazione della BEIC che offrirà oltre ad un servizio centrale di digitalizzazione e riproduzione, una serie di servizi a supporto alle attività BEIC
11. Le raccomandazioni per il servizio di riproduzione digitale: il documento riguarda alcune raccomandazioni minime per la messa a punto di una piattaforma comune ai progetti
12. Il servizio di Print-On-Demand: rientra nel modello di business, ma data l'importanza si è pensato di stilare un capitolo a parte per descriverne il servizio in termini di rientro economico per la BEIC
13. Analisi delle categorie di costo e stime per la digitalizzazione. Alla fine vengono esaminati i costi. Questi sono suddivisi in parti differenti. Qui vi sono tabelle relative a modelli stilati sulla base del costo della singola pagina o immagine. Tutto i capitoli sui costi sono corredati da tabelle
14. Analisi dei requisiti e dei costi per Hardware e Software Le spese per le attrezzature, le macchine e gli strumenti hardware, le spese generali per attuare il piano, quelle per l'implementazione effettiva sono descritte in questo capitolo. Vi sono tabelle con il deprezzamento macchine e i costi di manutenzione
15. Analisi dei costi per il personale
I costi sono stati calcolati sulla base di un modulo singolo composto da 25 unità di personale misto, per competenze, ma con alti livelli di professionalità. Sono stati calcolati i tempi in relazione alle attrezzature disponibili.
16. Modulo copyright. Un modulo dedicato alle problematiche della gestione del materiale digitale in rapporto ai diritti di proprietà intellettuale (copyright, diritto d'autore e diritti connessi) è unito al presente studio di fattibilità come complemento fondamentale. A tale modulo andranno in seguito applicati dei modelli strutturati in relazione alla collezione da digitalizzare, entro un progetto definito e in
modelli differenziati in griglie di valutazione sullo stato dei diritti di quell'opera.
0.3.Aspetti terminologici
Innanzi tutto va chiarito cosa si intende per "digitalizzazione".
Il presente studio di fattibilità utilizzerà una definizione precisa, peraltro in linea con quanto stabilito dalle maggiori biblioteche digitali internazionali del termine "digitalizzare", il quale viene inteso come "conversione di media analogici in formati digitali".
In questa accezione di significato, i termini "digitalizzazione" e "conversione" sono sinonimi.
Il supporto di origine o il materiale "sorgente" può essere un'immagine o un testo a stampa, ma in certi casi potrebbe anche trattarsi, per certe collezioni, di materiale audio, video o supporti basati sul tempo, immagini in movimento, e così via.
Ciononostante, una rapida occhiata ai progetti principali che riguardano il settore bibliotecario, rivelano che per molte persone digitalizzazione equivale a immagini digitali, cioè la creazione di un fac-simile digitale di un elemento sorgente, come ad esempio manoscritti rari, fotografie, diapositive giornali, monografie, tesine d'esame e così via.
0.4.Xxxxxxxx e Accesso
Chiarito cosa intendiamo per digitalizzazione, concetto che in un certo modo può esprimere una forma di "possesso" di un oggetto digitale sotto forma di file, o meglio una copia digitale di un oggetto analogico che risiede nel mondo delle cose reali, differenziamo la digitalizzazione, suo piano e progetti correlati, da tutto ciò che può essere risorsa digitale accessibile in remoto.
Nel piano delle collezioni digitali avremo infatti due linee:
1. un momento che si concretizza nelle collezioni digitalizzate e localizzate nei server della BEIC, che possono anche risiedere in luoghi distinti dalla biblioteca (anzi tali collezioni di materiale digitalizzato dovrebbero risiedere in più luoghi fisici distinti e separati dalla BEIC per ragioni di
sicurezza). In realtà si tratta di patrimonio digitale "posseduto" dalla BEIC
2. un momento che si manifesta nelle collezioni digitali accessibili in remoto
❑ soprattutto opere di reference, banche dati, periodici elettronici, ...
❑ ma anche monografie digitali presenti altrove
e comunque accessibili: gratuitamente o a pagamento o in forme consortili con altri enti del territorio
Il presente studio di fattibilità si colloca sulla prima linea, pur avendo bene presente che il secondo è strategico ai fini dell'abbattimento dei costi per la realizzazione del piano, in quanto sarà necessario procedere ad una verifica di quello che già esiste in forma digitalizzata in qualche altro luogo remoto del cyberspazio.
Vi sono tuttora incertezze nello stabilire se sia più conveniente un accesso, magari condiviso in cooperazione consortile, ad un possesso di oggetti digitalizzati.
Infatti se si compara la digitalizzazione, la creazione di un oggetto, con l'acquisizione ovvero il procurarsi un oggetto in accesso, talvolta vi possono essere delle sorprese.
In altre parole: molte biblioteche o istituzioni devono affrontare il problema di mettere fondi in progetti di digitalizzazione oppure destinare il denaro all'ampliamento della collezione e del patrimonio librario non digitale, ma anche digitale..
Poiché ormai sostenere progetti di digitalizzazione dà prestigio, biblioteche e istituzioni spesso preferiscono avventurarsi in progetti di digitalizzazione, senza peraltro chiedersi se la digitalizzazione accresce davvero il valore del loro patrimonio o se accresce il numero dei loro visitatori, piuttosto che procedere con i metodi e le risorse tradizionali.
La digitalizzazione ha goduto spesso di una posizione privilegiata nelle strategie d'azione, cosa che non sarebbe successa se fosse stata giudicata con più equità e attenzione.
In quest'ottica quindi si suggerisce di tener conto anche della seconda linea, soprattutto per l'accesso ai periodici elettronici già presenti in modo massiccio in forma digitale, dove si possono instaurare delle politiche di accesso condiviso in base a licenze consortili.
0.5.Alcuni argomenti di partenza
Gli addetti ai lavori suggeriscono che prima di iniziare una digitalizzazione per una collezione o anche solo per un'opera di una collezione è bene porsi alcune domande fondamentali al fine di una buona riuscita del piano digitalizzazione generale, il quale sarà composto di un numero variabile di progetti di digitalizzazione che si incardinano dentro al piano.
La prima delle domande, che ha per oggetto non solo una singola opera, ma l'intero piano, è la seguente, non affatto banale: "Vale la pena digitalizzare?".
Forse qualcuno degli addetti ai lavori alle grandi biblioteche digitali o anche a piccoli progetti per collezioni particolari e che abbia lavorato almeno per un certo periodo ad un progetto di questo tipo, potrebbe rispondere che vi sono molti aspetti di cui tener conto e che potrebbero far pendere la bilancia verso un "no". Questo perché molte possono essere le cose che non sempre vanno per il loro verso: i sistemi che hanno subito un crash, le immagini che hanno avuto bisogno di una seconda scansione, le ditte esterne che non hanno rispettato le consegne, l'allungamento dei tempi sulle tabelle di marcia previste...i costi altissimi.
Ma questa non è una buona ragione per decidere che una digilitazzazione non sia consigliabile.
Xxxx è proprio dagli "errori" di quanti si sono già imbattuti in progetti simili, che è possibile trarre vantaggio ai fini di evitare "colli di bottiglia", scelte inopportune o strategie non conformi.
Per questa ragione nel presente studio di fattibilità vi è una parte dedicata a linee guida e a comportamenti che orienteranno i progetti dentro al piano.
0.0.Xx questione degli accessi
Il piano a livello strategico deve prevedere delle politiche chiare che stabiliscano i criteri di digitalizzazione di una collezione rispetto ad un'altra
A questo punto la domanda da porsi è la seguente: quale formato è più utile all'utente della BEIC?
Ma da questa domanda ne scaturiscono delle altre che alla fine porteranno alla necessità di stabilire delle regole al fine di
chiarire la ragione per cui ci si imbarcherà su un progetto di digitalizzazione piuttosto che trovare altre strade.
Una domanda chiave è la seguente:
L'oggetto digitale sarà disponibile e accessibile ad ampio raggio e/o liberamente? La sua accessibilità sarà attraverso una postazione stand-alone, attraverso un sistema di Database Networking o sarà reso disponibile su web? Ovviamente questo dipende dai diritti che possono gravare sull'opera che si intende digitalizzare. Il fatto di rendere accessibile ad un vasto bacino di utenza, o potenzialmente a chiunque, ha un significato preciso e comunque presuppone che l'opera sia di pubblico dominio o comunque che si sia autorizzati a procedere in tale direzione.
0.0.Xx servizio di digitalizzazione online
Un'altra questione fondamentale è se il processo di digitalizzazione che si intende perseguire sia configurato semplicemente per incrementare gli accessi a determinate collezioni di documenti, o se il processo serve per qualche forma di archiviazione o conservazione.
In pratica ci si chiederà sempre e comunque: Che ruolo ha la digitalizzazione di questa collezione, fatta di documenti di un certo tipo? Lo scopo è di archiviazione, di conservazione o di rendere accessibile la collezione con un'offerta rivolta ad un pubblico esterno o remoto alla BEIC?
Si prenda per esempio l'immagine digitale di un in-folio da un raro manoscritto. Di solito gli utenti ammessi alla visione di un documento così delicato sono studiosi in possesso di un pass speciale e lo possono fare solo per ragioni particolari e motivate. E cosa più rilevante essi devono recarsi fisicamente dal manoscritto, cosa che comporta sicuramente un viaggio, del tempo, del denaro. Invece, se un fac-simile del documento è presente in rete ed è anche accessibile senza restrizioni, tutti possono ammirare l'immagine dalla propria casa, ufficio o scuola.
L'esempio precedente ci porta a parlare del secondo vantaggio della digitalizzazione, cioè la conservazione. Benché la conservazione di oggetti digitali sia un argomento ancora dibattuto, quanto detto prima implica per forza che il documento
originale viene maneggiato di meno o almeno che i responsabili della biblioteca, a fronte di una copia digitale, hanno una ragione in più per restringere l'accesso al documento originale.
E ancora, l'oggetto digitalizzato deve essere trattato come "oggetto digitale matrice"? In altri termini bisognerà tenere conto se un testo deve essere reso disponibile anche in altri formati, in tal caso andrà previsto un oggetto madre con vari formati correlati, in uscita su supporti diversi per esempio stampa su carta, microfilm, o altro.
Per la BEIC per esempio sarebbe opportuno prevedere la possibilità di ricreare collezioni fisiche cartacee da collocare agli scaffali, soprattutto laddove tali opere non siano più reperibili in commercio.
I processi generati dai vari progetti di digitalizzazione BEIC che si intersecano entro il piano conducono alla produzione di servizi che si possono differenziare in vari livelli:
❑ semplice servizio di riproduzione equivalente alla fotocopiatura quale stampa di basso livello qualitativo;
❑ utilizzo dell'oggetto digitale, immagini o altro di un livello qualitativo sufficientemente buono per essere ceduto (per i diritti di fruizione economica) ad un editore per l'inclusione in una pubblicazione a stampa;
❑ servizio di fornitura microfilm prodotto direttamente dall'oggetto digitale
0.8.Stabilire i parametri per i costi
Un'altra domanda portante e che si riferisce al piano nella sua interezza è se sia "utile e opportuno digitalizzare" e per rispondere a ciò dobbiamo essere il più oggettivi possibile e guardare anche ai benefici che offre il piano o ciascun progetto.
Si fa presto a scoprire, prendendo a prestito una frase di Xxx
X. Xxxxxx della biblioteca Bodleiana dell'Università di Oxford, che tutti girano intorno al "valore dei soldi" e quindi che digitalizzare conviene.
Xxxxxx, illustre eminenza in materia di digitalizzazione, dai cui lavori si è attinto per molti dei concetti ripresi nel presente lavoro, ci ricorda che anche se in molti casi costi e benefici sono difficili da tradurre in centesimi, di fatto
bisogna tener conto dei costi della digitalizzazione perché i benefici derivano tutti da lì.
Inoltre, considerazione ancora più importante, in una comparazione dei processi di digitalizzazione con altri possibili scenari, digitalizzare risulta vincente sotto molti punti di vista.
Pur tuttavia si tratta di un concetto complicato.
E' utile tentare una prima valutazione per alcuni parametri legati ai costi.
Diversi progetti di digitalizzazione hanno messo in evidenza i costi che si sono incontrati in relazione alle spese di agenzie commerciali che si occupano di digitalizzazione e sarebbe quindi opportuno per la BEIC farsi un'idea preventiva delle figure con cui la BEIC dovrà interagire.
E' bene considerare che nell'analisi dei costi si possono incontrare numerose difficoltà:
1) un'incredibile quantità di avvisi, clausole e di variabili che devono essere tenute presenti poiché alla fine sono queste che determinano i costi;
2) c'è un forte sospetto che queste variabili poi alla fine non riflettano i veri costi del progetto.
Per questa ragione, mi sono basata per il capitolo sui costi sui suggerimenti di Xxxxxx, il quale nel suo recente libro sulla digitalizzazione1 ha adottato l'approccio di considerare il costo di digitalizzazione di un singolo oggetto (es. una pagina o una foto) estrapolandolo dai diversi progetti e iniziative, presentando quel costo come una giusta via di mezzo.
Tenendo conto di quanto sopra sottolineato, cioè che attualmente le collezioni della BEIC non sono ancora visibili, lo stabilire un costo per singolo oggetto, ci consente di tracciare delle previsioni che in qualche modo ci tengano legati alla progressione del piano.
Il fatto che ogni singola pagina sia valutata sulla base della modalità o tecnica di digilitazzazione applicata ci consente di avere delle griglie che ci permetteranno di stabilire di volta in volta i costi di digitalizzazione di una collezione formata da documenti di natura affine.
1 1. Xxx, Xxxxxx. Digital Imaging: A Practical Handbook. New York: Xxxx-Xxxxxxx Publishers, Inc., 2001
Per ogni progetto che può coinvolgere parte di una collezione o intere collezioni di documenti, si applicheranno i parametri relativi a quell'oggetto specifico.
Aspetto importante nello stabilire i parametri dei costi di digitalizzazione di un singolo oggetto sono le variazioni dovute al formato del documento d'origine e alle specifiche usate per la conversione: più alto il dpi o i punti per pollice, più alta la qualità dell'immagine, più alto il costo.
In relazione ai costi ciò che tuttavia è emerso dai vari studi fatti a seguito di progetti di digitalizzazione portati a termine, è la considerazione, di cui ho tenuto in debito conto per il piano BEIC che i costi di conversione rappresentano soltanto un terzo dei costi dell'intero progetto.
La "cattura" degli oggetti rappresenta circa il cinquanta per cento delle spese di digitalizzazione, seguita a ruota dalle spese per l'indicizzazione che è un altro dei costi maggiori.
Quando si tiene conto di dettagli come l'assemblaggio del materiale d'origine, la questione del copyright (di cui parlerò nel capitolo apposito), il settaggio delle macchine, il controllo della qualità del prodotto, la fase post-produzione, la catalogazione con i metadati, la resa finale del lavoro, la gestione del progetto complessivo e così via, il costo reale per unità di digitalizzazione può lievitare di tre o quattro volte il prezzo stabilito.
In altre parole il costo reale di digitalizzazione e resa di una stampa bianco e nero formato pagina a 300 dpi 1-bit può superare mezzo Euro.
Questo per dire che la decisione di acquisire strumentazione o contratti per servizi essenziali rappresenta la base economica dell'intero piano di digitalizzazione della BEIC con tutti i suoi progetti.
In realtà quali sono i benefici della digitalizzazione?
In pratica i vantaggi della digitalizzazione tendono a riguardare soprattutto la facilità d'accesso, la conservazione del documento e non ultimo il fatto di centrare alcuni obiettivi come quello di incrementare il prestigio dell'istituzione che porta avanti il progetto e così via.
Il benefico più spesso segnalato derivante dalla digitalizzazione è quello che essa permette un maggiore accesso
agli oggetti. Il fac-simile elettronico di una pagina, per esempio, può essere teoricamente copiato e distribuito all'infinito senza praticamente nessun degrado della qualità, ammesso che siano mantenuti gli standard corretti.
Ancora più importante: una singola copia può essere caricata su un server, solitamente un Web server e questa può essere vista e scaricata da un grandissimo numero di utenti, centinaia o anche migliaia simultaneamente e da tutte le parti del mondo, restrizioni d'accesso e tecnologia del server permettendo.
Il chiaro vantaggio di un sistema del genere è che esso libera il documento, o meglio il suo fac-simile, svincolandolo dalle restrizioni dei tradizionali metodi di accesso.
Esistono poi anche dei vantaggi economici, se il modello di business previsto sarà ben impiantato entro chiari obbiettivi.
0.0.Xx Piano di sviluppo
Nel primo anno bisognerebbe raggiungere l'assetto base del piano per i progetti.
Vale a dire:
❑ reclutare il personale, che però deve essere già adeguatamente formato e in grado di lavorare in modo autonomo,
❑ formare gli operatori, i cui profili non si trovano facilmente nel mercato e comunque prevedere formazione a catena di nuovo personale
❑ acquisire e adeguare gli edifici che ospiteranno l'unità produttiva, o procurarsi una sede adeguata provvisoria
❑ procurarsi i macchinari, meglio non tutti contemporaneamente, ma in base agli oggetti da digitalizzare
❑ testare i macchinari,
❑ stabilire i processi, che si basano sulle collezioni selezionate
❑ testare i processi di sviluppo e di business.
Alla fine di questo periodo saranno operative sia l'unità produttiva centrale che un'eventuale unità mobile.
Per unità produttiva intendiamo un modulo di 25 persone di staff. Un secondo modulo per progetti per digitalizzazioni mobili sarebbe opportuno, anche se in tempo successivi.
.
Attività | Mesi | ||||||||||||
01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | ||
Reclutamento del personale | |||||||||||||
Acquisire e adeguare gli spazi nell'edificio BEIC | ||||||||||||
Acquisizione attrezzature | ||||||||||||
Test su attrezzature | ||||||||||||
Addestramento | ||||||||||||
Disegno dei processi | ||||||||||||
Sviluppi e test dei processi | ||||||||||||
Preparazione e stesura piano operativo | ||||||||||||
L'inizio vero e proprio del servizio, come si evince dalla tabella di sopra riportata, è previsto per il secondo anno. Sarà offerto un servizio iniziale di conversione di un numero limitato di elementi in immagini formato TIFF.
I servizi di supporto saranno limitati al trasporto, all'assistenza e a qualche fotografia a "domicilio". Alla fine del secondo anno, tutti i processi associati al servizio principale saranno validati.
Alla fine del terzo anno, il rodaggio di tutto il servizio completo e un target di immagini di pagine semplici annue saranno raggiunti.
Per un piano operativo di effettivi cinque anni a regime dovranno essere considerati perciò i tempi di effettiva partenza del piano e di rodaggio che come si presumo sono di circa due anni.
0.10.Esempi di progetti di digitalizzazione presi in considerazione per il presente studio di fattibilità
IBM. Digital Library.
Include Biblioteca Vaticana, Institute for Scientific Information, e Los Angeles Public Library che assieme hanno avviato un progetto sperimentale per distribuire le immagini digitalizzate del loro inestimabile patrimonio di manoscritti. Da poco è stata conclusa la prima fase, che ha riguardato circa cento manoscritti, ora a disposizione di un selezionato gruppo di studiosi in tutto il mondo.
URL: xxxx://xxx-0.xxx.xxx/xxxxxxxx/xx/xxx-xxx/
Library of Congress. Digital Library Collections.
American Memory.
URL: xxxx://xxxxx0.xxx.xxx/xxxxxx.xxxx
American Memory Background Papers and Technical Information.
URL: xxxx://xxxxx0.xxx.xxx/xxxxx/xxxxxxxx.xxxx
American Special Collections.
URL: xxxx://xxxxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxxxxx.xxxx
American Memory è il sito di risorse online del Library of Congress National Digital Library Program con oltre settanta collezioni relative a materiale storico e culturale degli Stati Uniti.
Si tratta di un archivio di documenti storici, testi, lettere e memorie private, foto, immagini, filmati relativi alla storia del paese dalle sue origini ai giorni nostri. Tutti i documenti, parte dell'enorme patrimonio documentalistico della biblioteca, sono stati digitalizzati in formato SGML per i materiali testuali, JPEG e MPEG per immagini e filmati, e inseriti in un grande archivio multimediale che può essere ricercato secondo vari criteri.
Il sito mette a disposizione oltre un milione di item per documenti digitalizzati: mappe, manoscritti, fotografie, nastri sonori, video, filmati. Molte delle collezioni sono agibili anche a partire dal Learning Page sempre all'interno del National Digital Library Program, organizzate per un utilizzo da parte di insegnanti e studenti. All'interno del sito vi sono strumenti e percorsi didattici che offrono connessioni alle risorse a seconda dell'argomento trattato.
Lesson Ideas offre piani di lezioni già impostati, secondo strategie sviluppate appositamente per educatori, insegnanti, al fine di un'integrazione con le fonti primarie, all'interno della classe2.
All'interno di quest'area "modulare" gli insegnanti possono trovare materiale per lezioni interattive. Per esempio partendo dall'argomento "immigrazione" si può utilizzare una lezione presente sul sito che evidenzia l'esperienza degli immigrati nella vita americana. Gli allievi immersi nel ruolo dello storico indagano attraverso documenti, foto, mappe, statistiche, testi, in una corsa indietro nel tempo. Gli allievi, aiutati dall'insegnante, ricercano direttamente sul sito American Memory, le fonti documentarie digitalizzate dagli originali. Gli
2 Port of Entry: Immigration:Photograph and document analysis of the immigrant experience at the turn of the century, using selected images and documents from five American Memory collections. Grades 6-12.
<xxxx://xxxxxx.xxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx.xxxx>
allievi ricostruiscono la storia con un'attività di ricerca documentaria attiva, in modo estremamente stimolante, recuperando le fonti dal sito che conserva e tramanda i contenuti delle collezioni americane di memoria storica.
Native American Constitution and Law Digitization Project University of California - Berkeley (Sunsite)/Library of Congress - American Memory
Colorado Digitalization Project
xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx
University of Michigan, et. al. JSTOR - Journal Storage Project.
JSTOR è un progetto della Fondazione Xxxxxx X. Xxxxxx Foundation per lo sviluppo di una biblioteca digitale a supporto dell'arte e della scienza. Si occupa di creare copie digitali fedeli agli originali di periodici nei vari campi disciplinari. La collezione di periodici digitalizzati consiste ad oggi di oltre
120 periodici disponibili dal primo fascicolo ai cinque anni precedenti l'anno corrente (per le questioni dei diritti d'autore).
European Union. Telematics for Libraries Programme.
URL: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx/xx/xxxxxxxxx.xxxx
Lista di oltre 70 progetti europei accessibili via Web
URL: xxxx://xxx0.xxxx.xx/xxxxxxxxx/xx/xxxxxxxx.xxxx
Digital Libraries Initiative (DLI).
Notevole programma nazionale di ricerca finanziato da tre enti governativi: NSF, DARPA e NASA, al quale partecipano sei università, che hanno avviato altrettanti progetti sperimentali. Lo scopo è di sviluppare e testare tecnologie avanzate per la creazione di biblioteche digitali multimediali distribuite su rete geografica, di studiare modelli di archiviazione e
conservazione delle risorse documentali e di individuare modelli di accesso da parte dell'utenza.
xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxx/0000/xxx0000/xxx0000.xxx.
Oxford University. Scoping the Future of Oxford's Digital Collections.
Il rapporto, finanziato della Fondazione Xxxxxx X. Xxxxxx Foundation, stila concrete raccomandazioni le quali possono essere implementate rapidamente per soddisfare la conoscenza e incrementare i bisogni dei lettori per il materiale digitale. Il rapporto propone la costituzione di un nuovo corpo: la Oxford Digital Library Services (ODLS) il quale dovrebbe offrire un insieme coordinato di servizi e expertise nell'area della digitalizzazione al fine di aiutare nella creazione, gestione e spedizione di surrogati digitali.
URL: xxxx://xxx.xxxxxx.xx.xx.xx/xxxxxxx/
Un utile osservatorio sugli sviluppi in corso nel settore delle biblioteche digitali è la rivista mensile online "D-lib Magazine", sponsorizzata dalla DARPA nell'ambito del programma DLI, che aggiorna circa l'andamento dei progetti di ricerca in corso.
Liberamente consultabile all'indirizzo xxxx://xxx.xxxx.xxx
0.Xx piano di digitalizzazione della BEIC
1.1.Scopo del piano di digitalizzazione
Il piano di digitalizzazione della BEIC è allineato con la
mission della BEIC stessa. La sua durata è di cinque anni.
Lo scopo principale del piano è quello di rendere accessibile attraverso la conversione in un formato digitale un "nucleo centrale" del patrimonio fisico della BEIC.
Lo scopo del piano di digitalizzazione inoltre è lo sviluppo di un insieme di collezioni digitali da costruirsi, attorno a questo nucleo centrale primario, nel tempo, in collaborazione con le istituzioni del territorio e in asse cooperativo con le altre iniziative italiane nascenti e con le biblioteche digitali europee già esistenti.
Il piano sarà composto da progetti compatibili con gli obbiettivi del piano, i quali avranno durata minima di diciotto mesi, massima di trentasei mesi.
In tale ottica il piano si propone di promuovere progetti i quali prevedano nei loro obbiettivi almeno una delle linee previste dai criteri del piano di digitalizzazione.
1.2.I Criteri per la pianificazione
Il piano prevede dei criteri che ogni progetto dovrà osservare nell'ambito di una pianificazione generale.
I criteri del piano sono correlati agli insiemi di documenti da digitalizzare che possono corrispondere ad una collezione, o a parti di collezioni o ancora ad insiemi di collezioni individuate.
I criteri di progetto invece, in linea comunque con quelli del piano, si riferiscono ad un livello inferiore e prevedono una "selezione" delle opere da trattare sulla base di "linee guida" stabilite per i progetti, nell'ambito della pianificazione del progetto.
Tre sono le linee di principio che si individuano:
1. Principi per un accesso esteso all'informazione nell'interesse della collettività, ove la BEIC si connota per il suo carattere di grande biblioteca pubblica
2. Principi che tengano conto del modello di business per il servizio di digitalizzazione della BEIC che la connota per il suo carattere innovativo, ma anche come modello economico incardinato nel territorio
3. Principi della cooperazione, laddove la BEIC si pone in colloqui con la ricerca e la didattica al servizio della sua utenza in un'ottica di produzione di beni e servizi di pubblico interesse in cooperazione con enti pubblici e privati
I criteri del piano stabiliscono che ogni progetto dovrà rispondere ad almeno due criteri delle seguenti linee di principio:
I seguenti principi guideranno il piano e suoi progetti:
1.2.1.Linea 1. Principi per un accesso esteso all'informazione
❑ Assicurare accesso digitale alla ricchezza e diversità informativa delle collezioni fisiche possedute della BEIC
❑ Assicurare accesso digitale a documenti non posseduti fisicamente dalla BEIC, ma fondamentali ai fini della costituzione del patrimonio "ibrido" della BEIC
❑ Promuovere l'accesso pubblico a collezioni già digitalizzate in altre biblioteche digitali italiane o nel mondo
❑ Attuare una politica di economia di scala in merito alla digitalizzazione dei documenti, attraverso la tenuta di un "registro delle opere digitalizzate" che avrà lo scopo di razionalizzazione costi e dei tempi
❑ Contribuire allo sforzo nazionale allo sviluppo di biblioteche digitali e di musei digitali mettendo a disposizione strumenti e competenze in un'ottica di "accesso aperto" all'informazione
❑ Incoraggiare la creazione di risorse digitali e l'adozione di standard di metadati
❑ Partecipare alla costruzione collaborativa di collezioni di materiale digitalizzato dall'attività progettuale tra biblioteche, musei, archivi, istituzioni e editori e industrie di contenuto
❑ Proporre uno sviluppo collaborativo di progetti basati sulla digitalizzazione di materiale in formati analogici in corso di deterioramento
❑ Sviluppare standard che facilitino una digitalizzazione collaborativa
❑ Promuovere la fruizione allargata di immagini digitali per un uso educativo
❑ Ampliare l'accesso alle collezioni digitali
1.2.2.Linea 2. Principi che tengano conto del modello di business per il servizio di digitalizzazione della BEIC
❑ Promuovere una distribuzione economica ed efficiente delle risorse digitali all'utenza della BEIC
❑ Istituire un centro stabile a livello locale o regionale per la scansione dei documenti
❑ Sviluppare programmi di promozione per i progetti di digitalizzazione
❑ Preparare a livello professionale le biblioteche e i musei alla creazione e utilizzo di immagini digitali
❑ Promuovere ricerche specifiche sulle materie correlate al miglioramento nelle tecniche e nell'uso della digitalizzazione
❑ Tenere conto di concessioni e/o convenzioni, contratti con le figure le mercato dell'editoria o correlate
❑ Progetti finanziari dove si evidenzino come il bene culturale possa essere fonte di reddito sia per il pubblico che per il privato
❑ Creare condizioni per la nascita di un’innovativa forma di industria, dove il compito del pubblico è quello di indirizzo, di monitoraggio e controllo.
1.2.3.Linea 3. I principi della cooperazione
❑ La partecipazione ai progetti del piano sarà aperta a biblioteche, sistemi bibliotecari, organizzazioni archivistiche, scuole, società scientifiche, storiche, letterarie, ai musei e alle istituzioni che vorranno partecipare a programmi di digitalizzazione in condivisione di risorse
❑ La partecipazione ai progetti sarà aperta anche a forme di collaborazione con enti privati
❑ La diversità di contenuti, punti di vista e formati disponibili per l'accessibilità sarà incoraggiata al fine di equilibrare le risorse documentarie da mettere a disposizione nell'ottica di una biblioteca digitale che esprima il patrimonio culturale locale, nazionale, ma anche una multiculturalità senza barriere, nei vari campi del sapere
❑ Il materiale da digitalizzare proveniente da collezioni locali o speciali dai partner che vogliono condividere progetti deve essere di pubblico dominio o dichiarato di distribuzione pubblica
❑ I progressi nei settori del digitale e delle telecomunicazioni saranno usati come strategia per migliorare l'accesso ai documenti delle collezioni
1.3.Linee strategiche del piano
L'accesso alle informazioni è divenuto ormai un presupposto fondamentale non solo per lo studioso, l'insegnante, lo studente, ma per tutti i cittadini.
L'informazione è un bene collettivo di tutti, il suo accesso consente una crescita collettiva culturale, sociale ed economica, in quanto l'informazione ha un valore che non è solo culturale, ma è anche economico.
Per tale ragione, offrire strumenti e servizi per l'accessibilità all'informazione significa creare i presupposti per una migliore qualità della vita a tutti i cittadini.
L'informazione supporta e permea tutti gli aspetti della nostra vita quotidiana, non solo nel campo degli affari, ma anche nell'educazione, negli aspetti correlati alla salute, nei campi ricreativi e, fondamentale, nella documentazione di fonte pubblica.
A tal fine va sottolineata l'importanza che rivestiranno i progetti di digitalizzazione entro il quadro NII (National Information Infrastructure) e GII (Global Information Infrastructure). L'infrastruttura dell'informazione di NII, similmente alla GII, è composta da una complessa gerarchia di reti eterogenee e sistemi informativi sull'intero spettro delle applicazioni, dai settori della produzione industriale e del commercio elettronico, alle reti domestiche, i trasporti, la sanità, il monitoraggio dell'ambiente, l'educazione, l'insegnamento a distanza e la formazione durante tutto l'arco della vita. Essenziale è l'applicazione all'infrastruttura informativa dei servizi governativi - che ogni Paese deve necessariamente costruire, al pari degli essenziali edifici pubblici - per l'accessibilità alla documentazione di fonte pubblica, ma soprattutto per la disseminazione informativa di dati pubblici e di ricerca.
La BEIC dovrà quindi percorrere questo canale per potersi porre come punto collaborativo tra altre realtà "digitali", come per esempio la futura Biblioteca Digitale Italiana, e come punto di snodo da le varie infrastrutture "sociali", "educative", "di ricerca", "economiche", "governative", del territorio.
Le nuove tecnologie offrono nuovi modi per accedere all'informazione. In un connubio tra patrimonio scientifico e culturale ciò che risulta vincente nel mondo digitale è la possibilità che l'informazione possa essere potenzialmente spedita e distribuita alle persone direttamente nei luoghi di lavoro o a casa.
Solo attraverso una collaborazione con le istituzioni locali e nazionali, con enti privati e con gli editori o con altre figure che producono o offrono informazione di contenuto la BEIC potrà offrire servizi di riproduzione digitale che consentano di:
❑ incrementare l'accesso alla conoscenza attraverso un accesso esteso all'informazione
❑ capitalizzare gli investimenti fatti nei progetti di digitalizzazione della BEIC stessa, ma anche di altre realtà vicine
❑ spedire contenuti digitalizzati direttamente alle scuole, alle aziende, e ai cittadini
Nell'ottica di queste strategie di piano è necessario operare all'interno di un quadro in cui si fissino dei principi per la cooperazione
1.4.Obbiettivi
Gli obbiettivi del piano si pongono in relazione alla mission e all'utenza della BEIC e si sviluppano lungo linee che porteranno a:
❑ Creare un insieme di collezioni il più ampio possibile, pubblicamente accessibili - nel rispetto dei diritti di copyright - in un'ottica aperta e distribuita degli oggetti digitalizzati possedute dalla BEIC in file digitali
❑ Laddove vi fossero restrizioni d'accesso, a causa dei diritti di proprietà sui documenti, la BEIC si impegnerà, per quanto possibile, e nel rispetto delle leggi, a rimuovere tali
ostacoli, contrattando con gli editori o i detentori di diritti e applicando fin dove possibile
❑ le clausole del Fair Use per il materiale soggetto al sistema di copyright statunitense
❑ le clausole del Fair Dealing per il copyright britannico
❑ le libere utilizzazioni per il sistema a diritto d'autore europeo, facendo in modo che la BEIC possa rientrare nelle eccezioni previste e consentite dalla Direttiva Europea
❑ prevedendo delle griglie che tengano conto delle eccezioni o limitazioni dei diritti consentite alle biblioteche pubbliche, o per scopi di ricerca o didattica, per la formazione a distanza o per l'accesso alle persone con disabilità
❑ Laddove il materiale debba comunque essere controllato, la BEIC si impegnerà, attraverso la negoziazione di contratti con chi preposto (SIAE; CCC, o altra figura) a forme forfettarie di pagamento dei diritti, nell'interesse di un accesso all'utenza fisica della BEIC dalla rete interna per un dominio pubblico interno
❑ Espandere la struttura collaborativa ad altre biblioteche italiane, ma anche ai musei, archivi, società storiche (soprattutto locali) per coordinare e guidare l'implementazione di insiemi di collezioni digitali a grande respiro su tematiche stabilite dai progetti
❑ Implementare standard in un ruolo di guida allo sviluppo di collezioni digitali basate su progetti collaborativi
❑ Dimostrare il valore della BEIC e delle biblioteche o i musei che collaborano alla crescita del corpo delle sue collezioni digitali nell'emergente ambiente digitale offrendo un importante contributo allo sviluppo culturale locale, ma anche nazionale, a supporto e in raccordo con la Biblioteca Digitale Italiana
❑ Assistere biblioteche e musei nelle fasi di digitalizzazione dei materiali, mettendo a disposizione i documenti quali linee guida, raccomandazioni, protocolli, documentazione tecnica sui metadati e tutta l'expertise maturata dallo staff
❑ Supportare altri enti nella gestione di progetti di digitalizzazione offrendo programmi di addestramento e consulenza
❑ Enfatizzare i contenuti e la ricchezza delle risorse delle collezioni "a carattere locale" in raccordo con le biblioteche della regione che detengono il diritto di stampa
❑ Proporsi a livello innovativo anche nell'ambiente della didattica, lavorando con le scuole del territorio al fine di incorporare nel piano, progetti che si occuperanno di creare percorsi multimediali a supporto dell'apprendimento cognitivo. In tale dimensione il Servizio digitalizzazione della BEIC si proporrà come servizio di assistenza ad insegnanti, genitori, studenti incorporando nelle collezioni oggetti digitali utili ai percorsi scolastici, su modello dei progetti K12 e K20 statunitensi, costruendo un sito sul modello di quello della Library of Congress a supporto dell'insegnamento3
1.5.Passaggio dal piano di digitalizzazione a programma permanente.
Se il piano quinquennale avrà raggiunto buoni risultati è prevedibile e auspicabile che vi sia un passaggio ad un programma permanente di digitalizzazione al fine di recuperare, nell'arco di dieci anni a partire dall'inizio dei lavori, tutto quello che si ritiene "valido" ai fini della digitalizzazione.
Passare da uno staff che si occupa dei progetti dentro al piano ad uno staff che si occupa del programma non sarà complesso, considerato che nel frattempo molte saranno le competenze e le professionalità acquisite dal personale già esistente.
Per andare avanti è necessario garantirsi però una fonte di risorse monetarie piuttosto stabile, anche per poter continuare a riaggiornare il parco macchine e i software necessari.
3 vedi sito Learning Page e Lesson Ideas di American Memory di Library of Congress National Digital Library Program descritto nelle schede dei progetti esaminati, nella presentazione dello studio di fattibilità
Il programma permanente confluirà nella costituzione di un Servizio di Digitalizzazione della BEIC, il quale sarà il cervello operativo della futura Biblioteca Digitale della BEIC (in seguito DIGIT-BEIC).
1.6.Lo staff e lo sviluppo delle raccolte digitalizzate
Digitalizzare vuol dire avere un gruppo di immagini da acquisire in modo che esse possano essere diffuse e possano diventare di pubblico accesso. Una volta raggiunto questo obiettivo si possono considerare altri obiettivi da raggiungere con i progetti.
Affinché questo processo raggiunga un certo grado di stabilità, si dovrà prevedere uno staff fisso con competenze miste eventualmente potenziato/potenziabile da moduli di personale mobile che, all'occorrenza si occupino di progetti collaterali o trasversali.
Vi sarà quindi un gruppo permanente di gente che lavora al programma di digitalizzazione, supportato da unità mobili prese dai servizi o dipartimenti della BEIC per periodi limitati o per progetti che coinvolgano collezioni particolari.
Si può anche prevedere un gruppo di volontari il quale giunga in BEIC attraverso stage formativi per periodi minimo di quattro mesi massimo due anni.
La crescita delle collezioni sarà proporzionale allo sforzo che si farà in relazione al personale.
Uno staff fisso di 15 persone più altre 10 coinvolte dai dipartimenti della BEIC comporterebbe uno staff operativo costante per cinque anni di 25 persone che possono lavorare su progetti individuati sulla base dei principi di cui sopra.
1.7.Documentazione e report
In aggiunta ai normali report amministrativi, è necessario che i processi siano documentati per mantenere costanti la qualità e la stabilità dei processi di digitalizzazione entro i progetti.
In caso di processi decentralizzati, tutte le organizzazioni partecipanti devono rendere conto delle procedure standard e delle linee-guida usate.
1.8.Amministrazione del programma
0.0.0.Xx coordinatore
L’impiego di un coordinatore per i progetti centralizzati dal punto di vista delle risorse va preso in considerazione.
Il coordinatore agirà a livello di piano quinquennale e agirà a livello trasversale incardinato entro la BEIC.
1.8.2.Standard in evoluzione
Con l’evoluzione degli standard di digitalizzazione, il coordinatore del piano che confluirà nel programma permanente dovrà saper gestire la transizione.
1.9.“Raccoglitori” di Buone Pratiche
Poiché potenzialmente nella digitalizzazione possono essere coinvolte diverse organizzazioni e imprese, bisogna trovare un modo per portare avanti la cosa in modo sensato.
E’ un vantaggio per tutti stabilire un certo numero di “buone pratiche” da osservare da parte dei partecipanti.
Inventari periodici dovrebbero essere fatti da parte di organizzazioni istituzionali statali e locali per identificare le iniziative di digitalizzazione presenti sul territorio nazionale.
Un Osservatorio permanente potrebbe essere creato al fine di individuare con rapidità opere già digitalizzate entro progetti o biblioteche digitali straniere.
Questo minimizzerebbe i gap e la ridondanza rispetto a collezioni molto importanti
Al tal fine, prima di iniziare la fase della digitalizzazione vera e propria è necessario operare opportuni controlli e verifiche.
1.10. Il ruolo dell’archivio
Promuovere l’aspetto archivistico ha la sua importanza, specialmente quando il valore dipende dalla coordinazione tra diverse collezioni e dal loro essere disponibili all’utenza a lungo termine.
1.11.Negoziatori di contratti
Se la digitalizzazione creerà un sistema di relazioni con le ditte esterne favorevole dal punto di vista dei prezzi e dei servizi attraverso un coordinamento centrale, per esempio con agenzie per l'impiego interinale, è necessario stipulare dei contratti.
Il mantenimento di tali contratti diventa perciò una funzione amministrativa piuttosto rilevante.
1.12.Amministratore dei fondi
Un gestore per i fondi è necessario. Questo vuol dire stabilire condizioni e processi di erogazione, supervisione sui progetti finanziati e promozione dei fondi.
Le iniziative di digitalizzazione che dipendono da risorse locali (comunali e/o regionali) e statali devono essere coordinate, perciò supervisione e leadership sono essenziali per un’ottimizzazione dell’uso dei fondi per i progetti entro il piano e nell'ottica di programma permanente.
1.13.Promozione e marketing
Una volta creata la collezione digitale, gli utenti BEIC vorranno sapere quali file contiene e come usarli.
Non è sufficiente creare le collezioni digitali e poi sperare che gli utenti le scoprano da soli.
Bisogna che esse vengano promosse. Questo può rendere necessario sottrarre fondi ad altre funzioni oppure cercare soldi fuori BEIC, attraverso sponsor.
Iniziative di promozione collaterali dovranno essere previste. Sono procedure non codificate, tuttavia è meglio che queste azioni di ricerca vengano fatte dal coordinamento centrale della BEIC e non dai singoli progetti di digitalizzazione che hanno bisogno di soldi e che non possono comunque supportare la richiesta.
I costi del materiale per le pubbliche relazioni devono essere tenuti in debito conto.
I costi del marketing comprendono:
❑ i webmaster,
❑ i graphic designer
❑ i costi di editoria.
Il materiale promozionale dovrebbe essere creato e distribuito agli utenti prospettando l’uso del database.
Queste funzioni incidono pesantemente sulle risorse della biblioteca.
Questi costi pur rientrando nel servizio di digitalizzazione, sono più da ritenersi inerenti l'immagine stessa della BEIC.
1.14.Immagazzinamento
I file di immagine richiedono alte capacità di immagazzinamento. Quando un utente seleziona una particolare immagine dall’indice dei metadati, il trasferimento dell’immagine sullo schermo dell’utente dovrebbe essere veloce abbastanza per andare incontro ai bisogni dell’utente stesso.
Più di 10 secondi per scaricare il file non sono accettabili. Per raggiungere una velocità di scarico maggiore il file d’immagine deve essere salvato su drive ottimizzati per il trasferimento.
I CD sono un mezzo che va bene per piccole collezioni, l’uso di drive ottici o di “jukebox” di CD è invece adatto a grandi raccolte.
1.15.Azionariato (compartecipazioni)
Una grande forza potrebbe derivare dal supporto di un attivo e robusto gruppo di co-partecipanti al progetto Biblioteca Digitale della BEIC DIGIT-BEIC
Grazie alla diversità di opinioni e alla creatività, gli “azionisti” sorreggono il programma con la promozione e l’influenza politica.
1.16.Ricerca e sviluppo
Non è pratico né consigliabile stabilire un processo che sia resistente all’evoluzione tecnologica.
La natura della digitalizzazione è in costante cambiamento. Un’attenzione particolare è necessaria in questo campo inclusa la partecipazione a conferenze, la sottoscrizione di abbonamenti
a riviste specializzate e importante è anche il dialogo con altri esperti del campo.
Con il progresso della tecnologia il processo di digitalizzazione deve considerare l’eventualità di adeguarsi a tali innovazioni.
Il gruppo di progetto LIS (Library Information System) sarà fondamentale come organo di consulenza.
1.17.Strategie di migrazione (passare da/a).
Obsolescenza dell’hardware e del software.
E’ inevitabile che lo “stato dell’arte” di oggi, domani sia un dinosauro. Si è soliti pensare che si debbano impiegare processi durevoli, che garantiscano l’usabilità di un oggetto per cento anni o più. Con i cambiamenti rapidi che avvengono oggi nel campo della tecnologia, è meglio darsi degli obiettivi più a breve termine.
Lo sforzo più inutile che si possa compiere nel campo della digitalizzazione è di creare un sistema che non può “migrare” in un altro più nuovo.
Questo vale per i formati di file, per il software di immagazzinamento, scaricamento e visione e per l’hardware stesso che pertanto deve poter essere scalabile.
1.18.Conversione a media futuri
Dato lo sforzo fatto per convertire gli oggetti sorgente in immagini digitali, non è sensato ri-scansionare gli originali un’altra volta quando si passa ad un nuovo livello di tecnologia. Adottando degli standard comuni e portando con decisione il proprio patrimonio in un nuovo e stabile ambiente digitale, le collezioni conosceranno nuova e lunga vita.
1.19.Fondi per programmi di digitalizzazione
I finanziatori dei progetti di solito non danno soldi per andare oltre la realizzazione di un progetto pilota, di uno studio di fattibilità o di una prima fase di sviluppo.
Bisogna quindi risolvere il problema di trovare fondi per far continuare il piano facendolo diventare un programma vero e proprio.
1.20.Entità singole/ collaborazioni
La natura della gestione del denaro è definita come una struttura organizzativa che “spende” i soldi.
Per progetti decentralizzati, portati avanti da organizzazioni locali, la distribuzione l’amministrazione dei fondi è più che altro un processo collaborativo più che uno sforzo centralizzato.
1.21.Sicurezza
Va considerata sempre l'eventualità che si possano verificare catastrofi ambientali o d'altro genere che coinvolgano server con documenti presenti solo in quell'unico punto del mondo; come è successo nel corso della storia con gli incendi alle grandi biblioteche.
Poiché tali eventi comporterebbero la perdita totale di patrimoni culturali inestimabili, andrebbe previsto per i server BEIC uno o più server mirror in punti distanti dal luogo fisico in cui esiste la biblioteca reale.
Uno scambio di oggetti digitalizzati in un colloquio esteso tra biblioteche digitali, consentirebbe di attuare politiche di tutela del patrimonio che appartiene a tutta l'umanità nella sua interezza oltre che una crescita culturale di immensa portata.
1.22.Fondi esterni/ fondi locali
I fondi di solito sono disponibili con o senza legami all’ambiente locale.
Fondi statali e regionali rappresentano “fondi esterni”.
I fondi locali possono essere necessari per portare avanti alcuni obbiettivi della digitalizzazione.
1.23.Risorse finanziarie
Informazioni generali per il reperimento dei fondi a titolo di esempio (in America):
Links to Preservation Organizations and Funding
<xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxx/xxxxxxx/xxxxxxx.xxx>
Solinet Preservations Services: Funding Resources for Preservation
<xxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxx.xxx>
Grants: Public, Non-Profit Foundations, Corporate, and Private Donations
Department of Commerce, Telecommunications and Information Infrastructure Assistance Program (TIIAP)
<xxxx://xxx.xxxx.xxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxx/xxxxx.xxxx>
Institute of Museum and Library Services (IMLS), National Leadership Grants
Library of Congress/Ameritech
<xxxx://xxxxx0.xxx.xxx/xxxxx/xxxxx>
National Endowment for the Arts (NEA)
<xxxx://xxxx.xxxxx.xxx/xxxxx/>
National Endowment for the Humanities (NEH)
<xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxx.xxxx>
National Historical Publications and Records Commission (NHPRC)
National Science Foundation (NSF)
<xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxx/0000/xxx0000/xxx0000.xxx>
Joint Information Systems Committee. Xxxxxxx Implementation Group on Information Technology (FIGIT). (United Kingdom). Electronic Libraries Programme (eLib).
In Gran Bretagna The Higher Education Funding Bodies invita a presentare proposte per progetti i quali dovrebbero "trasformare l'uso e la conservazione della conoscenza nelle istituzioni di educazione superiore". In questo contesto attraverso il programma e-Lib "Electronic Libraries Programme" sono stati
assegnati 315 milioni di sterline, gestiti dal JISC Joint Information Systems Committee.
Numerosi sono i progetti finanziati nell'ambito e-Lib/JISC che si aggiungono di anno in anno, vedi
URL: xxxx://xxx.xxxxx.xx.xx/xxxxxxxx/xxxx/
2. Il materiale da digitalizzare
2.1.novità, attualità e prima informazione e tempo libero, viaggi e divertimento
Il materiale di quest'area sarà oggetto di trattative con gli editori al fine di poter avere un servizio di print on demand disponibile per l'utenza o comunque copie digitali laddove esistenti di opere su formati per e-book.
Sarà previsto il pagamento da parte dell'utenza dei relativi diritti di proprietà intellettuale
"La BEIC acquisirà tutte le novità editoriali (libri, giornali, riviste, audiovisivi) italiane, nonché la più significativa produzione straniera, che saranno ritenute pertinenti con la sua fisionomia di biblioteca generale.
L’organizzazione di questi materiali (si prevede una esposizione contemporanea, continuamente rinnovata, di circa 10.000 documenti) seguirà il modello biblioteconomico del “settore di ingresso” diffuso nelle biblioteche pubbliche britanniche e tedesche. Questo settore precede, fisicamente e funzionalmente, le sale di lettura. Anche per questo motivo l’esposizione del materiale e la sua fruizione avranno la caratteristiche dell’informalità e somiglierà più a quella delle librerie che a quella tradizionalmente usata nelle biblioteche: scaffali, vetrine e bacheche saranno dedicate a presentare il materiale secondo “aree di interesse” il più possibile aderenti ai gusti più comuni e mutevoli dell’utenza; molti volumi verranno esposti di piatto e saranno accompagnati da estratti di recensioni e commenti; i lettori potranno aggirarsi liberamente tra le novità e potranno consultare tali pubblicazioni accomodandosi su poltrone o divani, sfogliarli stando seduti al bar.
In quest’area della biblioteca troverà posto anche una sezione di letteratura corrente di circa
10.000 titoli, pari al totale della migliore produzione annua italiana di fiction e a un’ampia selezione delle corrispondente produzione straniera, in primo luogo europea. Tale sezione verrà sottoposta ad un continuo turn over, sostituendo le opere che saranno spostate nella sezione di “letteratura” delle aree dipartimentali con le ultime novità.
Un modulo speciale, di fatto strettamente connesso alla sezione attualità, riguarderà l’offerta del materiale relativo al tempo libero (viaggi, sport, hobby, bricolage e così via), per il quale si prevede una dotazione di circa 20.000 documenti." [dal piano delle collezioni BEIC]
2.2. La selezione delle collezioni
Nei tre dipartimenti BEIC agirà la selezione di collezioni ai fini di una digitalizzazione del materiale, dopo opportuno
controllo attraverso il MetaOpac sull'esistenza di eventuali copie già digitalizzate.
Ai fini della selezione di materiale utile da digitalizzare è ipotizzabile utilizzare lo schema proposto da Xxxxxxxx Xxxxxxxx per la revisione del patrimonio librario, schema che potrebbe essere utile anche ai fini della valutazione su "cosa digitalizzare".
"Dal servizio di consultazione generale l’offerta della BEIC si irradierà in diverse aree tematiche, in cui saranno collocate almeno 500.000 opere a scaffale aperto.
I tre dipartimenti potranno coprire le seguenti aree:
− Scienze e tecnologie (nei precedenti elaborati progettuali veniva ipotizzata una dotazione di circa 85.000 documenti e 600 periodici a scaffale aperto);
− Scienze umane e sociali (nei precedenti elaborati progettuali veniva ipotizzata una dotazione di circa 210.000 documenti e 1.100 periodici a scaffale aperto);
− Arti e Letterature (nei precedenti elaborati progettuali veniva ipotizzata una dotazione di circa 200.000 documenti e 750 periodici a scaffale aperto).
Il materiale di queste sezioni sarà sottoposto ad un continuo svecchiamento, trasferendo periodicamente nel magazzino i documenti che abbiano perso il carattere della immediata utilità o che possano essere sostituiti da edizioni più aggiornate." [dal piano delle collezioni BEIC]
"Nella prima colonna sono indicate le classi o i gruppi di classi della CDD; la seconda colonna riporta l’età oltre la quale un volume andrebbe sottoposto ad una prima revisione; la terza colonna indica il numero di anni trascorsi dall’ultima richiesta oltre il quale dovrebbe “suonare un campanello d’allarme”; alcune osservazioni aggiuntive sono incluse nella colonna delle note. I volumi che non riescono a passare attraverso uno o più di questi filtri potrebbero non “superare” la revisione.
Naturalmente, questo tipo di revisione non si applica ai classici e alle sezioni di consultazione propedeutiche dei dipartimenti, per le quali prevarranno criteri di aggiornamento diversi."
Classe CDD | Età del volume | Anni dall’ ultimo prestito | Note |
003-006 Elaborazione dei dati e informatica | 3 | 2 | Considerata la rapida obsolescenza del materiale, bisogna continuamente aggiornare la raccolta all’evoluzione della produzione e del mercato |
010 Bibliografia | - | - | Sostituire le nuove edizioni alle precedenti ed aggiungere i volumi di |
aggiornamento | |||
020 Biblioteconomia | 10 | 3 | |
030 Enciclopedie | 5 | - | Sostituire le nuove edizioni alle precedenti ed aggiungere i volumi di aggiornamento |
Altro di 000 Generalità | 5 | - | Sostituire le nuove edizioni alle precedenti ed aggiungere i volumi di aggiornamento |
150 Psicologia | 10 | 3 | Seguire i temi di maggiore attualità |
Altro di 100 Filosofia | 10 | 3 | Per le svecchiamento utilizzare in prevalenza le statistiche sull’uso |
200 Religione | 10 | 3 | Per gli orientamenti più attuali e i settori in più rapida evoluzione mantenere a scaffale aperto solo i volumi con meno di 5 anni di età |
310 Statistica | 2 | - | Non superare mai il limite dei 2 anni per i repertori di dati |
320 Politica | 5 | 3 | Per opere di base e classici del pensiero politico mantenere i volumi fino a 10 anni; sostituire le opere che hanno perso di validità a causa di mutamenti politici e istituzionali |
340 Diritto | 3 | - | Sostituire le nuove edizioni alle precedenti ed aggiungere i volumi di aggiornamento |
350 Pubblica Amministrazione | 5 | - | Mantenere a scaffale aperto le opere a carattere storico solo se frequentemente consultate |
370 Educazione | 5 | 3 | Mantenere aggiornata la manualistica; tenere sugli scaffali delle sale le opere a carattere storico solo se consultate |
390 Usi e costumi | 10 | 3 | Tenere a scaffale aperto solo le opere di base aggiornate; per il folklore non c’è limite d’età |
Altro di 500 Scienze pure | 5 | 3 | Mantenere a scaffale aperto classici e opere teoriche che conservano un valore storico e letterario |
610 Medicina | 5 | 3 | Eccetto l’anatomia e la fisiologia, per le altre discipline non superare mai i limiti d’età e d’uso |
630 Agricoltura | 5 | 3 | Aggiornare la raccolta con opere riguardanti le nuove tecniche |
640 Economia domestica e vita familiare | 5 | 3 | Tenere i libri di cucina più usati; eliminare opere sulla decorazione con stili superati |
Altro di 600 Scienze applicate | 5 | 3 | Conservare la manualistica tecnica relativa a prodotti ancora in uso o presenti sul mercato |
745 Artigianato | - | 3 | Mantenere i libri tecnici di base ed opere relative ad oggetti e stili non superati |
770 Fotografia | 5 | 3 | Mantenere a scaffale aperto solo i volumi relativi a strumenti e tecniche ancora in uso |
Altro di 700 Arti e spettacolo | - | - | Mantenere a scaffale aperto, anche se hanno superato i limiti d’età, le opere di base relative alla storia dell’arte, alla musica e agli autori che più incontrano i gusti del pubblico |
840 Letterature romanze | - | 3 | Mantenere a scaffale aperto i classici della letteratura e della critica e le opere degli autori che più incontrano i gusti del pubblico |
850 Letteratura italiana | - | 3 | Mantenere a scaffale aperto i classici della letteratura e della critica e le opere degli autori che più incontrano i gusti del pubblico |
Altro di 800 Letteratura | - | 2 | Spostare a magazzino i vecchi best- seller; mantenere solo le opere più richieste e di buon valore |
910 Geografia e viaggi | 5 | 3 | Mantenere i racconti di viaggio fino a 10 anni; aggiornare le opere relative a mete privilegiate dai nuovi flussi turistici; sostituire le opere che hanno perso di validità a causa di mutamenti politici e istituzionali |
920 Biografie | - | 3 | Tranne che per i maggiori personaggi storici, mantenere solo le opere più richieste |
940 Storia d’Europa | 10 | 3 | Mantenere i classici e privilegiare le opere riguardanti temi e paesi al centro del dibattito |
Altro di 900 Storia | 15 | 3 | Privilegiare le opere più richieste e corrette scientificamente e mantenere a scaffale aperto, anche se hanno superato i limiti d’età, i volumi riguardanti la storia di Milano e della |
Lombardia |
"Come si può vedere, i parametri mutano in relazione alle diverse aree disciplinari e al differente tasso di obsolescenza che caratterizza il materiale, ma possono anche essere adottati con una certa flessibilità: col passare del tempo, a mano a mano che il patrimonio comincerà a invecchiare, si potrà passare da una revisione “a maglie larghe” a una prassi più stringente e severa."
Poiché la BEIC dovrà elaborare una sua “carta delle collezioni”, la quale assumerà una funzione di raccordo tra gli obiettivi generali della politica documentaria della BEIC e le ipotesi di servizio alle quali si ispira la vita della biblioteca, una "carta delle collezioni digitali" dovrà essere parimenti prevista.
La selezione delle collezioni e dei materiali andrà attentamente valutata sulla base di quanto descritto nei capitoli relativi alle linee-guida, e criteri per i singoli progetti.
2.3. Individuare un nucleo di partenza dalle collezioni dei tre dipartimenti
Tenendo conto della suddivisione in tre distinti dipartimenti e della suddivisione tra monografie e periodici è ipotizzabile proporre un nucleo, che andrà ulteriormente "limato", in relazione al budget disponibile.
Ipotesi a)
Digitalizzazione di un nucleo di 40.000 monografie, pari al 10% del patrimonio monografico delle collezioni dei tre dipartimenti corrispondente a 49.500 pezzi. Si ipotizza un numero di 40.000 su 49.500 considerando che del materiale sarà escluso in virtù della tabella svecchiamento di cui sopra, altro sarà escluso perché già disponibile in versione digitale altrove o perché già eventualmente prodotto attraverso il canale degli e-book.
Monografie
Dipartimento | Numero monografie | Numero di |
fisiche previsto | monografie da digitalizzare 10% | |
Area dipartimentale Scienza e tecnologie | 85.000 | 8.500 |
Area dipartimentale Scienze umane e sociali | 210.000 | 21.000 |
Area dipartimentale Letterature e arti | 200.000 | 20.000 |
TOTALE | 495.000 | 49.400 |
Ipotesi b)
In questa ipotesi il modello per la digitalizzazione proposto risulta pari come dimensioni al progetto statunitense JSTOR, che allo stato attuale dopo 5 anni di vita enumera 117 periodici digitalizzati dal primo numero e fino ai 5 anni precedenti l'annata corrente (per la questione dei diritti di proprietà) con un staff di 17 persone entro una unità di produzione fissa.
Per la BEIC si potrebbero enucleare 110 periodici dai 2450 totali. Poiché quasi tutti i periodici scientifici sono già disponibili in versione digitale prodotta direttamente dagli editori o aggregatori, si è ipotizzato in questo modello una digitalizzazione di "soli periodici italiani", identificabili tra quelli maggiormente richiesti dall'utenza che possono soddisfare bisogni di accesso a materiale presente attualmente solo in versione cartacea, con un ritorno economico a vantaggio della BEIC.
Ciò' comporterebbe accordi con gli editori, per la questione dei diritti di proprietà intellettuale, sul modello del già citato progetto JSTOR
I 110 periodici corrispondono al 10% dei periodici italiani.
Periodici
Dipartimento | Numero periodici Testate (di cui italiani) | Numero di periodici digitalizzare 10% |
Area dipartimentale Scienza e tecnologie | 635 (194) | 20 |
Area dipartimentale Scienze umane e sociali | 1080 (548) | 55 |
Area dipartimentale Letterature e arti | 700 (342) | 35 |
Emeroteca | 300 (217) | Essenzialmente disponibili Online |
TOTALE | 2450 (1084) | 110 |
110 periodici corrispondono a quasi 4.500.000 immagini, pari a oltre 20.000 fascicoli di 200 pagine ciascuno di media. Infatti se andiamo a confrontare quanto è stato dichiarato nel report del progetto JSTOR dello scorso 1 gennaio 2000, 109 titoli trattati dallo staff hanno prodotto:
❑ Numero totale di pagine: 4,323,606
❑ Numero totale di fascicoli: 26,827
❑ Numero totale di articoli (comprese recensioni, opinioni, pubblicità, note e novità, ...): 707,590
❑ Numero totale di articoli classificati come tali: 281,129
A tale numero di periodici si potrebbe affiancare una digitalizzazione di 20.000 monografie aggiuntive, di modo da avere un modello misto.
Un'altra tipologia di materiale utile ad un modello di business potrebbero essere le dispense ad utilizzo dei corsi entro le offerte didattiche e formative degli atenei limitrofi ove potrebbero essere predisposti centri appositi per la distribuzione di materiale didattico a stampa (da copia digitale).
2.4. Stabilire una massa critica per il modello di business
Stabilire una massa critica risulta fondamentale al fine di un ritorno economico.
Digitalizzare periodici potrebbe risultare vincente sotto molti aspetti:
❑ materiale facile da scansionare
❑ materiale che consente una pianificazione per fasi
❑ non richiede attrezzature particolarmente costose
❑ il materiale italiano è poco presente in formato digitale
❑ si presta bene ad una vendita di articoli entro un servizio di riproduzione da copia digitale
❑ si possono stilare accordi con editori italiani
❑ si possono vendere copie digitalizzate ad altre biblioteche
3.Approccio metodologico
3.1.Digitalizzazione: assetto preliminare al progetto
Il presente studio di fattibilità per il piano di digitalizzazione della BEIC avrà l'obiettivo principale di definire e facilitare lo sviluppo di servizi infrastrutturali chiave richiesti alle biblioteche digitali.
Le indicazioni proposte introducono il lavoro che dovrà essere condotto per definire la necessità e i requisiti di un servizio che registri l'esistenza di libri e pubblicazioni seriali continuamente riformattati nelle varie versioni, al fine di operare una selezione sulle opere possedute dalla BEIC e non già presenti in versione digitale, al fine di una loro digitalizzazione.
Le informazioni contenute nello studio dovrebbero contribuire ad aumentare la conoscenza del rispetto al tema della conversione di materiale non digitale in file digitali. Molte considerazioni, assunti e convinzioni presentati in queste pagine saranno approfonditi e rivisti nel corso dei progetti.
Le informazioni che si danno in questo studio rappresentano quindi un livello base di conoscenza ad inizio di piano o progetto alla fase zero.
Le informazioni riportate, attraverso linee guida o raccomandazioni servono anche a migliorare la consapevolezza della profondità delle azioni richieste per ottenere i risultati migliori a costi più accettabili.
Vanno previsti nel piano una lista di ruoli, responsabilità e decisioni necessarie all'attuazione dei singoli progetti del piano.
Infine, il report individua costi conosciuti o ipotizzati per ogni azione portata a compimento rispetto alla digitalizzazione. Benché non sia stata stabilita una base di partenza di costi per ogni singolo progetto, vengono presentati alcune spese difficilmente eludibili.
3.2.Coordinamento con gli altri progetti esterni di digitalizzazione
Lo studio di fattibilità per il piano di digitalizzazione della BEIC prevede, quale premessa essenziale, un coordinamento con gli altri progetti di digitalizzazione presenti nel territorio sia a livello locale, sia nazionale, e sia in relazione alle grandi esperienze europee e internazionali.
❑ a livello di territorio: Biblioteca Braidense, Mediateca Nazionale di Santa Xxxxxx a Milano
❑ a livello nazionale: avvio del progetto della Biblioteca Digitale Italiana
❑ a livello internazionale: Biblioteche Digitali Nazionali (siti IFLA e progetto UNESCO)
Il coordinamento è necessario al fine di non duplicare il lavoro di digitalizzazione su opere già digitalizzate o che già si stanno trattando altrove.
Nel presente studio di fattibilità si prevedono gli strumenti che consentono di attuare un asse di coordinamento che agisce su vari piani di sviluppo.
Le esperienze di biblioteche digitali a livello internazionale offrono risorse digitali contenute in vari contenitori informativi. In esse troviamo tipologie diverse di documenti raggruppate in archivi differenti: periodici elettronici, archivi fotografici, archivi multimediali, archivi di testi digitalizzati, e-print server dedicati al deposito dei lavori della ricerca scientifica (OpenArchive) ecc...
Si tratta di archivi o contenitori informativi comunicanti tra loro attraverso collezioni di metadati che si scambiano informazioni nell'ottica dell'interoperabilità.
Il presente piano di fattibilità prevede l'analisi e la creazione di strumenti per l'attivazione dei progetti, che confluiranno nel piano generale di digitalizzazione, differenziati per materiale, di modo da poter definire meglio le linee di intervento in fase di esecuzione effettiva dei progetti.
Alla fine, il risultato riunirà assieme i prodotti di ciascun progetto di modo che siano visibili nella Biblioteca Digitale della BEIC in modo integrato e trasparente per l'utente.
3.3.Livelli operativi dei progetti interni al piano: le sezioni
Si procederà quindi nella stesura del presente piano ad un'organizzazione che preveda a livello operativo di progetto, sezioni distinte: volumi monografici e periodici.
Queste due grandi sezioni, create virtualmente solo al fine di differenziarne i metodi e le procedure, si potranno affiancare ad altre sezioni che potranno comprendere; archivi fotografici, archivi per materiale didattico multimediale a supporto degli enti afferenti alla BEIC, archivi aperti (OpenArchive) per il deposito di materiale di ricerca prodotto dalle università del territorio.
Tale differenziazione, in monografie e periodici, è essenziale per consentire l'attuazione di procedure idonee al trattamento di ciascuna categoria di materiale.
Vi potranno essere procedure trasversali, identiche sia per monografie sia per periodici, per esempio nel caso della digilitazzazione laddove essa sia attività di trasposizione da un supporto cartaceo ad un supporto digitale, senza immagini di particolare complessità o con un approccio metodologico similare nei processi operativi.
Poiché prima di procedere ad una digitalizzazione del posseduto, la quale potrebbe avere dei costi altissimi, conviene operare un controllo su quanto già digitalizzato in altri contesti, tale controllo risulta differente se ci riferisce a materiale monografico o se invece si tratta di periodici.
Soprattutto per l'ambito tecnico scientifico gli editori, dal 1996, hanno iniziato un processo di conversione dei periodici e ad oggi si può dire che per certi settori essi sono quasi già tutti presenti in formato digitale.
Per quanto riguarda i periodici potrebbe essere interessante digitalizzare periodici non già digitalizzati da editori per varie ragioni e porsi quindi nell'ottica di cui all'Area di intervento 1 blocco b).
Molto più limitata la presenza di testi monografici digitalizzati dagli editori, disponibili peraltro in modalità diversa e talvolta attraverso particolari dispositivi detti e- book reader o lettori di volumi digitali.
Per questa ragione anche gli strumenti dovranno essere necessariamente diversi, al fine di poter ottimizzare tempi e risorse
3.4.Linee e fasi di indirizzo
Lo studio di fattibilità si propone come punto di partenza per l'analisi di fasi diversificate entro una griglia comunque integrata che comprende:
Fase di osservazione esterna: creazione strumenti di verifica e controllo
Fase di visibilità esterna: punto di riferimento per standard di procedure, e standard di metadati
Fase locale di predisposizione: creazione del registro delle opere digitalizzate punto di partenza per il Servizio di Digitalizzazione
Fase locale operativa: implementazione di un Servizio Centrale di Digitalizzazione attraverso unità di produzione fisse e mobili
3.5.Le aree di intervento dello studio di fattibilità
Il piano di digitalizzazione della BEIC prevede momenti in progetti di sviluppo differenziati che sfoceranno a medio termine nella creazione di un primo nucleo di Biblioteca Digitale BEIC.
Il presente studio di fattibilità suddivide differenti aree di intervento e si concretizza in meta-livelli di offerta differenziati.
Vanno quindi considerati, al fine di una gestione organizzativa le seguenti tre aree di intervento di meta-livello:
3.5.1. Area 1.: intervento verso l'esterno
Prevede due blocchi:
1.a. Blocco dei progetti di digitalizzazione e delle biblioteche digitali di istituzioni pubbliche o accademiche o a carattere volontario che contengono opere monografiche già digitalizzate
❑ verifica delle risorse esistenti e già operative: progetti di digitalizzazione e biblioteche digitali avviati o in via di sviluppo (a livello locale, nazionale, europeo, internazionale)
❑ raccolta dei dati per una stima quantitativa sommaria
❑ punto di riferimento informativo (per la stesura dei progetti interni al piano)
❑ creazione degli strumenti (di verifica e di controllo su quanto già esistente in versione digitale)
❑ raccordo con gli altri progetti al fine di una razionalizzazione degli sforzi (cooperazione)
❑ ipotesi di sviluppo di un progetto per lo scambio di master digitalizzati
❑ gateway verso le biblioteche digitali europee e internazionali (creazione di un sito)
1.b. Blocco delle opere monografiche già digitalizzate dal fronte dei commerciali: editori, aggregatori, fornitori di contenuto:
❑ verifica di quanto è già stato convertito dagli editori e presente nel mercato in rapporto al patrimonio della BEIC (% di opere già digitalizzate per ciascuna collezione BEIC)
❑ verifica dei formati disponibili per le opere già esistenti in versione digitale
❑ verifica sui dispositivi per la fruizione degli e-books degli editori (lettori di monografie digitali, hardware e software)
❑ convenzioni con gli editori per l'acquisizione degli e-book attraverso licenze che prevedano:
❑ consultazione delle opere digitali in sede BEIC (lettura e consultazione) da tutte le postazioni
❑ attraverso dispositivi fisici come i lettori di volumi digitali
❑ attraverso software sulle postazioni (solitamente free)
❑ possibilità di richieste di copie dei testi in modalità print on demand con servizio in sede BEIC attivabile anche da postazione remota (in tal caso con spedizione della copia fisica a domicilio)
❑ accordi con editori per lo scambio di opere digitalizzate ai fini di un ritorno economico per la BEIC
3.5.2. Area 3. : intervento verso l'interno:
Dopo verifica dell'esistente sui due fronti di cui al punto precedente è possibile prevedere quale potrebbe essere la massa
di materiale "scoperto" sulla quale operare una selezione ai fini di una digitalizzazione.
Questa è l'area del piano di digitalizzazione della BEIC di cui al capitolo 3. del presente studio di fattibilità.
I progetti per la digitalizzazione entro il piano che conducono all'attivazione di un Servizio di Digitalizzazione e Riproduzione Digitale delle Opere della BEIC risiedono in questa zona di intervento, la quale per certi aspetti è connessa con l'Area 1., in particolar modo per il blocco a).
Gli strumenti messi a punto nell'Area 1. Blocco a) sono strettamente correlati allo strumento chiave di questa area di intervento la quale prevede la creazione di un "Registro delle Opere Digitali" cuore del Servizio di Digitalizzazione della BEIC
3.5.3. Area 3. Area di intervento per l'implementazione dei servizi
Questa è un area di output, prodotto dai risultati delle aree precedenti:
❑ La creazione di strumenti in Area 1 blocco a) crea servizi ad altro valore aggiunto per tutta la comunità bibliotecaria in quanto offre un punto di riferimento per progetti di digitalizzazione o per la creazione di biblioteche digitali (vedi sotto paragrafo sugli strumenti). Questa tipologia di servizi predisposta a supporto dei servizi interni di digitalizzazione della BEIC, per una loro pianificazione ottimale, non ha fini di lucro. Viene pertanto offerta a tutta la comunità con un ritorno positivo in termini di immagine.
❑ La creazione di servizi dell'Area 1 blocco b) per esempio la messa a disposizione di e-book di vari editori o il servizio di Print on Demand sono servizi rivolti all'utenza. La consultazione dei testi in versione digitale sarà offerta gratuitamente all'utenza della BEIC al pari dei volumi fisicamente presenti agli scaffali, ma il servizio di Print on Demand sarà un servizio a pagamento con dei ritorni economici che potrebbero essere vantaggiosi per la BEIC
❑ Nell'Area 2 numerosi sono i servizi di interesse "economico" per la BEIC (vedi il capitolo sul modello business) i quali spaziano dal semplice servizio di riproduzione delle opere digitalizzate, al supporto per la digitalizzazione ad altre
biblioteche che lo richiedono, alla consulenza sulle questioni di digitalizzazione, fino alla vendita di copie master digitali e alla formazione e training di personale sugli aspetti della digitalizzazione
3.6. Linee di intervento generate dalle tre aree
❑ Banca dati dei progetti di digitalizzazione e delle biblioteche digitali esistenti
❑ MetaOPAC delle Biblioteche Digitali (metainterfaccia di interrogazione delle biblioteche digitali: nazionali, europee, internazionali)
❑ Accordi con gli editori per gli e-book
❑ Servizio di Print on demand in connessione a sistema d'automazione integrato e fruibile dall'OPAC
❑ Utilizzo di testi digitali già disponibili presso gli editori fruibili con "lettori e-book" software ma anche strumenti hardware
❑ Accordi con le università del territorio per l'accesso agli e- journal a pagamento
❑ Individuazione di cataloghi esistenti in Rete di e-journal ad accesso gratuito
❑ Conversione dei metadati dai differenti contenitori e creazione di un unico momento di fruizione utenza che poggia su una struttura a modello distribuito
❑ Integrazione degli strumenti entro il sistema informativo della BEIC
❑ Confluenza nel Portale BEIC
3.7. Gli strumenti del piano previsti nello studio di fattibilità
Gli strumenti previsti nel piano digitalizzazione comprendono:
❑ la creazione di una banca dati dei progetti di digitalizzazione e delle biblioteche digitali esistenti: strutturata a più livelli: nazionale, europeo internazionale. La banca dati sarà composta da metadati che prevedono l'utilizzo di template differenziati per risorse diverse: progetti e banche dati.
❑ La possibilità di utilizzare template diversificati per la descrizione della risorse lascia aperta la possibilità di aggiungere altre tipologie di risorse per il momento non previste o prevedibili
❑ La predisposizione di un MetaOPAC MoBiDi-C(MetaOpac
Biblioteche Digitali - Cataloghi) per la ricerca delle opere digitalizzate nei cataloghi delle biblioteche digitali, che poggi sulla banca dati e che consenta di individuare le opre già digitalizzate
❑ Accordi e convenzioni con gli altri enti che acquisiscono
risorse digitali (per esempio periodici elettronici)
❑ Creazione di un punto e-publishing ove confluiranno, attraverso accordi con gli editori, i testi già digitalizzati, in vari formati e con servizio connesso di Print-on-.Demand
❑ La creazione di un registro delle opere da digitalizzare
I primi quattro strumenti si riferiscono ad una fase di proiezione verso ciò che sta fuori, fase che consente la creazione di strumenti e di verifica, necessari per procedere alla fase successiva, quella locale.
Lo strumento registro è il primo passo nella fase cosiddetta locale, l'anello che congiunge l'attività esterna con l'esterno entro il quadro del coordinamento (vedi capitolo sulla creazione del registro delle opere da digitalizzare).
I servizi di catalogazione sono assai familiari nel campo delle biblioteche.
Attraverso i cataloghi bibliografici possiamo sapere quale libro o quale serie si trova in quale biblioteca, con relativa collocazione.
Questo tipo di catalogazione rende la ricerca dei libri più facile e permette anche alle biblioteche di risparmiare soldi evitando di acquistare doppioni.
Attraverso i registri dei microfilm, come ad esempio il ERMM (European Record of Microfilm Masters) possiamo sapere cosa è stato microfilmato e soprattutto dove.
Questo aiuta gli studiosi nella ricerca e permette alle biblioteche di evitare le duplicazioni inutili.
Poiché il patrimonio della BEIC è composto da tutti i generi di risorse digitali, è necessario creare un servizio di registrazione di queste risorse.
Il registro digitale dovrebbe contenere informazioni sui libri e sulle collezioni seriali possedute dalla biblioteca già sotto forma digitale o che sono in procinto di essere digitalizzate.
Chi fa ricerche attraverso il registro verrà anche informato sul formato in cui i documenti sono stati digitalizzati e salvati e con che criteri possono essere utilizzati.
Inoltre, il registro dovrà dare informazioni rispetto a quale istituzione conserva gli originali dei documenti e quale altra istituzione si occupa della gestione, della corretta conservazione delle copie digitali e della loro costante disponibilità in forma elettronica.
E' ovvio che un registro di questo tipo darà agli utenti una conveniente possibilità di esplorare l'universo in costante espansione delle risorse digitali.
Ma la convenienza è solo il primo passo nella scala dei benefici per la BEIC
Prendiamo il caso di un'illustrazione.
Supponiamo che la BEIC conservi delle edizioni pregiate di letteratura del XIX secolo e che venga individuato una parte di questo patrimonio che varrebbe la pena di digitalizzare e rendere accessibile on-line.
Se esiste un registro digitale è possibile a questo punto controllare in esso se quello che si vuole digitalizzare esiste già in quella forma in qualche altra biblioteca digitale.
Attraverso l'utilizzo di identificatori descrittivi nel registro è possibile per esempio sapere che alcune parti (non uniche) della collezione BEIC possono essere già state digitalizzate e, attraverso un link nel registro, è possibile accedere direttamente al testo.
L'utilità del registro consente anche di scoprire che i testi possono essere stati digitalizzati, ma non sono accessibili nel formato o nella maniera in cui si desidera averli in BEIC, cioè con immagini ad alta definizione e ricche di metadati pagina per pagina.
In tal caso il registro ci indicherà che conviene comunque ridigitalizzare il testo.
D'altro canto, supponendo che il registro segnali che non ci sono restrizioni rispetto al copyright in quello che si sta vedendo, può essere comunque utile inserire le informazioni su quel documento digitalizzato in maniera non completa, nella collezione digitale che si sta approntando.
I potenziali benefici di un registro per le opere digitalizzate non si fermano però qui.
Il registro risulta essere uno strumento efficace anche nel caso delle collezioni "brittle" o fragili.
Molti volumi stampati all'inizio del secondo scorso si stanno deteriorando a causa della fragilità chimica del supporto cartaceo.
I costi di microfilmatura o di digitalizzazione dei volumi sono altissimi e richiedono budget molto ampi. Un registro digitale potrebbe indicare per esempio che altre biblioteche hanno già provveduto a digitalizzare alcuni di quei testi ma non tutti e dal registro è possibile inoltre sapere in quale formato esistono le copie digitalizzate e se sono in programma altre digitalizzazioni di quella serie di volumi, se saranno ad alta qualità oppure no, se c'è l'intenzione da parte della biblioteca di mantenere disponibile on-line la copia digitale, se sono disponibili copie affidabili e riproducibili dei testi originali e così via...
Tutto questo ridurrebbe di molto il numero dei volumi rispetto ai quali investire soldi per creare copie di conservazione e ridurrebbe anche i costi dei trattamenti di conservazione degli originali .
Il registro on-line fornirebbe inoltre link alle copie digitali esistenti e conservate altrove e gli investimenti della BEIC nel campo digitale potrebbero essere anche oggetto di risparmio da parte di altre biblioteche, che potrebbero fare a meno di digitalizzare quello che già si sta digitalizzando in BEIC.
Attraverso il registro digitale la BEIC può ampliare l'accesso alle risorse e allo stesso tempo ridurre gli sforzi e le spese di conservazione e digitalizzazione.
Poiché i testi digitalizzati e catalogati nel registro diverrebbero accessibili elettronicamente da qualsiasi parte del mondo, le biblioteche potrebbero ulteriormente ridurre i costi non acquistando doppioni.
I registri digitali possono quindi far parte di quella rete di servizi utili per la riduzione dei costi, come:
❑ servizi di digitalizzazione in grado di produrre testi elettronici affidabili e condivisibili a costi più bassi rispetto al caso in cui ogni biblioteca dovesse produrre individualmente le proprie copie digitali.
❑ servizi digitali di conservazione che permettano di fare economia dividendo tra diverse biblioteche le responsabilità di mantenere le risorse digitali accessibili per lungo tempo.
❑ servizi conservativi a stampa, nei quali le biblioteche possono impegnare denaro e competenze per garantire la disponibilità - dopo la digitalizzazione- di volumi originali per coloro che ne avessero bisogno, senza che ogni biblioteca debba conservare una sua copia dell'originale.
❑ servizi per gli utenti che forniscano un accesso veloce, accurato e approfondito al materiale di ricerca in ogni singola materia.
Naturalmente anche questa fase comporta dei costi i quali non fanno prettamente parte del piano di digitalizzazione vero e proprio, ma sono necessari al fine di una razionalizzazione delle risorse nella fase vera e propria di digitalizzazione.
La creazione di un MetaOpac può essere costosa non tanto in relazione agli aspetti tecnici, ma in relazione alle persone umane necessarie per la sua funzione organizzativa.
Il reperimento delle risorse da inserire nella banca dati su cui poggerà il MetaOpac richiede personale altamente professionale nel versante delle risorse digitali, loro individuazione, recupero, selezione e descrizione.
Anche la creazione del registro comporta delle spese, in questo caso per la predisposizione informatica delle sue numerose funzioni e per la costruzione in base all'accoglimento di adeguati standard di metadati.
Non è facile quantificare tali spese, anche perché si potrebbe contare di supporto da parte degli enti universitari o comunque in contatto con la BEIC per la messa a disposizione di risorse umane entro progetti specifici che possano condurre alla creazione degli strumenti sopra descritti.
4. Creazione del registro digitale
Questo documento offre specifiche funzionali per la creazione di un registro che tenga conto delle informazioni sulle riproduzioni digitali dei libri e dei periodici.
Il registro è prodotto come parte integrante del piano ed è strumento fondamentale per tutti i progetti di digitalizzazione che vi afferiscono, per definire i requisiti e incoraggiare lo sviluppo esteso del servizio stesso di "registro" da parte di altri progetti di digitalizzazione esterni alla BEIC.
Un numero sempre crescente di biblioteche ed entità commerciali è coinvolto nella conversione dei libri e dei periodici da formato cartaceo a formato digitale.
Diversamente dalle raccolte di documenti "speciali" che sono state oggetto di conversione digitale in molte biblioteche, i libri e le riviste sono stati oggetto di digitalizzazione soprattutto da parte di altre istituzioni che pure hanno contribuito ad allargare la raccolta di documenti digitali.
Il rischio a questo punto è che risorse vengano sprecate in digitalizzazioni ripetute dello stesso materiale.
Un requisito fondamentale per evitare il rischio sopraddetto è l'attività di un meccanismo che permetta di condividere le informazioni in maniera coerente tra le diverse istituzioni del territorio, ma anche a livello nazionale, rispetto a cosa è stato digitalizzato, vale a dire che per i progetti entro il piano di digitalizzazione BEIC è necessario creare un registro del materiale digitalizzato.
Il registro è inteso come registro delle riproduzioni digitali dei libri e periodici originariamente in formato cartaceo.
Un aspetto non banale è quindi la definizione del registro in relazione alla sua:
❑ organizzazione informativa
❑ struttura dei record (metadati)
❑ funzioni
❑ modalità di gestione del registro in condivisione (responsabilità)
0.0.Xx creazione del registro
Premessa essenziale al Servizio di Digitalizzazione sarà la creazione di un registro.
La creazione del registro delle opere da digitalizzare deve necessariamente tener conto delle informazioni provenienti da altri contesti e ricavabili dagli altri strumenti che la BEIC metterà a disposizione nel piano, come descritto in precedenza: la banca dati dei progetti e delle biblioteche digitali e il MetaOpac delle Biblioteche Digitali Catalogate(MoBiDi-C).
Il registro funge perciò da anello di congiunzione tra:
❑ le biblioteche digitali esterne (nazionali, europee, internazionali): ciò che sta fuori l'ambito BEIC
❑ le biblioteche della cooperazione BEIC
Il registro "riporta" in contesto BEIC le informazioni esterne, qualora siano di interesse per la comunità BEIC.
Lo strumento MoBiDi-C, il MetaOpac, dovrà perciò parlare lo stesso linguaggio del registro, di modo da porgere le informazioni che il registro provvederà a incamerare se di interesse.
Il registro sarà il catalogo del "posseduto digitale" della BEIC e collezioni che vi afferiscono. In altri termini se dallo strumento MoBiDi-C si catturerà un'informazione di interesse, per un'opera già digitalizzata da un'altra parte del mondo, tale informazione entrerà a far parte del registro SOLO nel caso in cui il Servizio di Riproduzione Digitale della BEIC deciderà di "acquisirne una copia digitale" mantenendola "fisicamente" nelle proprie collezioni.
La differenziazione in termini di "biblioteca ibrida" in questo caso avviene non tanto tra le collezioni fisiche della BEIC (BEIC fisica) e le collezioni digitali dalla BEIC (DIGIT-BEIC), ma anche e soprattutto da collezioni digitali accessibili in remoto e collezioni digitalizzate locali.
Un'opera potrà essere quindi recuperata non solo in termini di "informazione" attraverso opportuno uso di metadati per lo scambio, ma anche in termini di recupero di un master digitale o comunque di una copia su qualsiasi formato digitale per un riutilizzo più economico ai fini di una disponibilità digitale di quell'opera nel formato desiderato e conveniente per la BEIC, in termini di costi e/o di qualità.
Il registro agisce a livello di cooperazione locale e nazionale ai fini della sua gestione operativa, tra i partecipanti ai progetti del piano (che diverrà programma permanente di digitalizzazione).
Esso perciò è un momento di ricognizione e di registrazione storica delle manovre di digitalizzazione sulle opere da digitalizzare o già digitalizzate dagli enti e biblioteche italiane che cooperano al mantenimento del registro stesso.
Per questa ragione il registro dovrà necessariamente avere connessioni con quanto avviene "fuori" contesto e quindi dovrà essere connesso con gli altri strumenti previsti dal presente piano, banche dati dei progetti e MetaOPAC dei cataloghi di biblioteche digitali al fine di poter essere in raccordo con quanto avviene fuori, in connessione con altri registri laddove esistenti.
4.2.Scopi del registro
Inizialmente il registro viene inteso come fornitore di informazioni riguardanti riproduzioni digitali fedeli di libri e raccolte periodiche originariamente su supporto cartaceo.
Per copie fedeli si intendono copie che conservano l'aspetto dell'originale pubblicato e includono immagini digitali di tutte le pagine della pubblicazione, compresa la pubblicità, gli indici, eventuali pagine bianche...
Il registro sarà quindi diviso in opere monografiche e raccolte seriali, sebbene per questa specifica attività di digitalizzazione, intesa come "riproduzione digitale fedele" di ciò che esiste già su versione cartacea, le modalità tecniche non differiscano tra le due tipologie di materiale, se le monografie non presentano immagini o foto di particolare complessità ai fini della cattura dell'immagine.
Le procedure nelle fasi di digitalizzazione verranno opportunamente descritte nel capitolo che si occuperà delle linee guida e nelle raccomandazioni.
Le riproduzioni devono essere surrogati di documenti di significativo valore bibliografico, come tradizionalmente descritto nei cataloghi bibliotecari: volumi completi di una monografia, l'intera raccolta di un certo periodico (non singoli volumi).
L'intento è non solo di registrare entità tradizionalmente descritte in record bibliografici (formato MARC o altro
formato/i scelti per il catalogo della BEIC), ma inserendo il materiale digitalizzato nel registro, le istituzioni segnalano l'intento di conservare e mantenere il materiale disponibile per un tempo relativamente lungo (decenni o secoli, non certo anni). Questo implica una certa garanzia che il materiale venga digitalizzato in maniera accurata, compatibilmente con gli standard adeguati e le "buone prassi" o meglio "criteri di qualità".
La definizione di standard e metodologie per le "buone prassi di digitalizzazione" sono aspetti non banali, che servono da base per il piano stesso, ma soprattutto sono punto di riferimento per altri piani o progetti analoghi.
In tal senso la BEIC può essere motore propulsore e figura centro di raccordo/coordinamento al fine di assicurare che il tutto sia inserito in un sistema di gestione professionale responsabile.
All'interno delle linee guida per le "buone prassi di digitalizzazione" è importante prevedere la definizione di requisiti minimi per una gestione responsabile da parte di chi partecipa al registro.
Se un titolo viene inserito nel registro vuol dire che il materiale è già stato digitalizzato o è in procinto di esserlo. Una copia d'uso di ogni documento deve essere disponibile on- line, sia essa ad accesso gratuito sia essa ad accesso limitato in quanto soggetta a diritti di proprietà intellettuale, con iscrizione o registrazione per l'accesso.
Il registro non dovrà essere esclusivo della BEIC. Sarà in grado di registrare informazioni sul vasto patrimonio librario della BEIC e dovrà essere in grado di incoraggiare i creatori di dati e gli utenti dei dati a determinare indipendentemente e per i loro singoli scopi, quello che si intende per riproduzione fedele.
L'esistenza e l'uso del registro forniscono un'opportunità di identificare e costruire il consenso intorno ad alcune caratteristiche minime che determinino che cosa si intende per riproduzione fedele.
Tali caratteristiche e una lista di benefici che possono derivare da una digitalizzazione cooperativa verranno descritti negli altri capitoli del presente studio di fattibilità.
Il registro dovrà raccogliere sia le informazioni sulla "conservazione digitale", sia quelle sull'immagazzinamento degli originali su carta.
In qualsiasi progetto di digitalizzazione è essenziale suddividere il trattamento del materiale in relazione a alla decisione se conservare o meno quel determinato documento originale, scelta che verrà valutata sulla base del surrogato digitale esistente.
Il servizio di registro è concepito nella presente ipotesi come strumento di lavoro, ma anche come opportunità per creare consenso su modi di procedere e su forme comuni ai fini di un dialogo cooperativo.
Esso conterrà da una parte informazioni su eventuali lasciti e sulle raccolte di documenti più importanti della BEIC e in senso più ampio del nostro patrimonio culturale; dall'altra la sua esistenza fornirà un'opportunità per identificare e costruire consenso attorno ad alcune caratteristiche minime che le riproduzioni digitali più accurate dovrebbero possedere, almeno per le opere più recenti e per quelle che verranno create dall'istituzione del registro in poi.
Il proposito del registro "comune" è quello di fornire alle istituzioni e alle biblioteche che hanno creato o hanno la responsabilità nella creazione di copie digitali di documenti originariamente in formato cartaceo, uno strumento per registrare:
1. quale specifico elemento è stato digitalizzato
2. in quale luogo risiedono i documenti digitali e le modalità di accesso agli stessi
3. le specifiche seguite per la digitalizzazione
Ci sono due modalità specifiche di utilizzo del registro:
1. Utilizzo da parte dello staff coinvolto nei progetti di digitalizzazione che afferiscono al registro
2. Utilizzo da parte di un'utenza più ampia, ma comunque specifica, dei dati del registro
In questo modo il duplice volto del registro assolve a due funzioni strategiche.
1. La prima per lo staff, come strumento di riferimento e di controllo, il quale può avere necessità di sapere se uno
specifico elemento è già stato digitalizzato e, se così, come e dove è stata fatta la digitalizzazione.
2. La seconda, rende la BEIC punto di riferimento per progetti di digitalizzazione "esterni", dove la BEIC è vista come "polo" europeo il quale non solo "registra il posseduto digitale italiano", ma offre i suoi dati di registro, che in quest'ottica sono da considerarsi "metadati" ad una comunità più estesa.
A oggi lo spirito con cui si opera nei vari progetti di digitalizzazione internazionali è quello che vede al centro la possibilità di scambio tra metadati. I dati che costituiscono il registro, metadati se visti da un punto di vista esterno al registro stesso, dovrebbero essere disponibili per essere "estratti" e riusati.
Un modo piuttosto ovvio di riuso dei dati può essere rappresentato dalla capacità di una biblioteca di "estrarre" record da cataloghi non propri per includerli nel proprio catalogo locale.
Un altro può essere la raccolta di metadati riguardanti il materiale digitalizzato riguardo ad una specifica materia per includerli in un portale o in un soggettario.
4.3.Funzionalità degli registro
Per poter fruire delle potenzialità e dei benefici del registro, esso deve supportare un numero specifico di usi.
Deve per esempio avere la capacità di registrare certi tipi di dati sugli oggetti digitalizzati, tra i quali i dati bibliografici, i dati riguardanti il possesso da parte di una biblioteca o un ente, ma soprattutto deve rendere disponibili i dati registrati agli utenti in diversi modi a seconda se si tratta di utenti finali (esterni) o personale dello staff che afferisce al registro.
Inoltre il registro deve supportare l'immissione di dati, per esempio anche dallo strumento MoBiDi-C il MetaOpac e anche il loro mantenimento in modalità client/server xxx xxx.
0.0.X dati del registro: metadati per lo scambio
Il registro dei documenti digitalizzati dovrà avere la capacità di contenere o altrimenti di fornire link alle seguenti informazioni:
❑ Descrizione bibliografica: le riproduzioni digitali devono essere descritte usando standard della famiglia XXXX secondo le regole di catalogazione adottate dal nostro Paese (SBN). E' importante che la descrizione sia standard per poter essere in connessione con le descrizioni dei cataloghi (OPAC) di biblioteche. Poiché i supporti di partenza sono probabilmente catalogati secondo formati bibliografici tradizionali, dovrebbe trattarsi di un'operazione facile e praticamente a costo zero. I record devono rispettare gli standard di contenuto minimi richiesti per esempio dal Servizio Bibliotecario Nazionale e comunque l'organizzazione descrittiva delle informazioni del registro dovrà essere orientata fin dal suo sorgere su quanto stabilito dalle nuove frontiere dei FRBR (Functional Requirement for Bibliographic Records). La creazione di un registro sulla base di regole che implementino i requisiti funzionali per record bibliografici potrebbe risultare fondamentale anche come primo progetto sperimentale italiano sul fronte FRBR.
❑ Riferimenti precisi sul patrimonio: per pubblicazioni in più volumi e pubblicazioni "aperte" o in continuazione, come riviste, giornali, etc... bisogna che esistano specifiche e precise annotazioni, che seguono un certo formato standard, rispetto alla quantità e a quali numeri che sono stati digitalizzati. Se si usano formati "compressi" per descrivere il patrimonio, questo fatto deve essere segnalato, in modo che ogni numero di rivista e ogni volume della sequenza "non compressa" (estesa) venga digitalizzato.
❑ Informazioni sull'uso della copia master d'archivio: dovranno essere presenti le informazioni che riguardano la copia master d'archivio. Poiché la continua disponibilità della copia digitalizzata è responsabilità dell'agenzia o dell'ente che registra, una copia master deve esistere e deve essere descritta con elementi precisi:
❑ un identificatore dell'oggetto master non deve necessariamente essere un link "azionabile" come un URL o un URN: basta un identificatore di qualche tipo che l'ente proprietario possa riconoscere. A tal fine si ricorda che l'utilizzo di identificatori bibliografici o
di altro tipo è fondamentale per l'attivazione di servizi di risoluzione di URN, per il fatto che la gestione di questi identificatori è demandata ai "resolvers" o "risolutori". Entro questi "servizi di risoluzione" i risolutori, attraverso gli identificatori contenuti nei metadati, si occupano del collegamento tra le descrizioni della risorsa e la risorsa stessa. Questa modalità di collegamento è nota col nome tecnico di "OpenURL" e consente di connettere a partire da un metadato tutte risorse correlate a quella specifica informazione La visualizzazione delle risorse connesse nel protocollo OpenURL è in relazione al profilo di utente che accede a quel metadato.
❑ è necessaria una descrizione testuale delle modalità d'accesso alla copia master, per esempio chi può accedere e a quali condizioni.
❑ è necessaria una descrizione o un indicatore, come un URL o un identificatore standard, il quale porterà alla descrizione degli standard tecnici usati nella creazione della copia master. NOTARE CHE SI TRATTA DI UN ELEMENTO CHIAVE: è facile che il materiale sia stato digitalizzato usando diverse pratiche. Per fare in modo che anche gli altri (enti o istituzioni esterne alla BEIC) possano fare riferimento alla copia master degli archivi BEIC, bisogna innanzitutto che essa sia di ottima qualità. Esistono linee guida di "buone prassi" standard create dalla comunità bibliotecaria internazionale a cui le biblioteche possono fare riferimento attraverso un identificatore di tipo URL quando serve. Quando vengono seguite le linee guida standard è utile che il nome o l'identificatore di tali pratiche sia registrato, piuttosto che indicare semplicemente un link basato sull'URL.
❑ deve essere esplicitato il formato tecnico delle copie master: anche in relazione a questo punto è buona norma che sia registrato come indicatore che porta alla descrizione del formato usato.
❑ è necessaria una descrizione o un puntatore che porti alla descrizione (un URL o un identificatore standard) delle prassi di conservazione usate nell'immagazzinamento e nel mantenimento della copia master. A livello internazionale sono in corso continui sforzi da parte della comunità bibliotecaria per definire le "buone pratiche" in quest'area. La BEIC potrebbe cooperare in
tale direzione. Se gli URL sono usati per indicare descrizioni esterne di "buone prassi" in uno dei campi sopra indicati, l'istituzione che effettua la registrazione deve assumersi la responsabilità di mantenere la validità di tali link esterni (notare che se la copia archivio-master e la copia d'uso sono uguali, le informazioni andranno ripetute in entrambe le aree operative.
4.5.Dichiarazione dell'intenzione di digitalizzare
Per evitare duplicazioni non necessarie, le biblioteche che afferiranno al registro BEIC sono invitate a registrare immediatamente la loro intenzione di digitalizzare un certo oggetto indicando anche le date approssimative di lavoro.
Detta informazione potrebbe essere inserita utilizzando un campo UNIMARC, se questo sarà lo standard adottato a livello descrittivo.
Nelle esperienze statunitensi, ove predomina il MARC21, a tale scopo viene utilizzato il campo 583.
Può esserci un problema nell'utilizzo di questo tipo di meccanismi cosiddetti ad "incodamento", per l'attività di microfilmatura, poiché non tutti gli oggetti "in coda", cioè che non rispettano le date ipotizzate, hanno aggiornamenti successivi per indicare che il processo sta realmente avendo corso.
Per evitare questa difficoltà nel registro digitale bisognerebbe:
❑ Registrare un nome e le informazioni "di contatto" per ogni oggetto in coda;
❑ Il sistema di registrazione dovrebbe essere in grado di inviare un messaggio per ogni oggetto che rimane in coda per più di 120 gg. oltre la data ipotetica di digitalizzazione.
❑ Il registro cancellerà tutte le informazioni relative a processi in coda che superino le date previste di oltre un anno, dopo invio di opportuno avviso a chi ha registrato l'informazione di intento a digitalizzare
4.6.Informazioni provenienti da sorgenti multiple
Ci saranno certamente molti casi in cui più di un'istituzione avrà la necessità di registrare copie digitali dello stesso oggetto. In particolare è possibile che per oggetti formati da diverse parti come i periodici, o opere in continuazione, l'intero oggetto da digitalizzare, cioè tutta la collezione completa, non sia disponibile presso una sola istituzione e che il record nel registro porti i nomi di due o più o di tutte le istituzioni che hanno digitalizzato quell'oggetto, magari con standard diversi e formati diversi.
Il registro dovrebbe essere in grado di fornire una visione coerente e uniforme di tutte le versioni digitali registrate.
4.7.Accesso
Le informazioni registrate possono essere disponibili agli utenti attraverso due modalità:
❑ Ricerca interattiva: i record del materiale registrato devono essere "cercabili" in maniera interattiva attraverso interrogazioni di ricerca fatte secondo certi standard basati su elementi normali di UNIMARC o del formato standard adottato per il sistema d'automazione della BEIC. Queste facilitazioni di ricerca sono intese principalmente per uso dello staff bibliotecario per controllare se un oggetto è stato digitalizzato o meno. Se il materiale registrato è integrato in grandi file bibliografici, la ricerca deve fornire la possibilità di limitare i risultati alle sole copie digitali registrate. In un certo senso è come se il registro confluisse come parte integrante dentro il sistema d'automazione integrato della BEIC, pur mantenendo una sua autonomia in merito alla gestione e al trattamento delle informazioni. Poiché questo servizio di ricerca non è altro che l'interfaccia utente dello staff e non l'interfaccia di sistema del registro, l'uso è dello staff, non è necessario creare un'interfaccia facilitata per uso dell'utente finale.
❑ Raccolta : i dati delle registrazioni del catalogo devono essere disponibili per la raccolta, supportando almeno i protocolli Open Archive Initiative (OAI). La raccolta dati in OAI avviene all'interno di un modello di tipo distribuito che si fonda sull'architettura Harvest, in un meccanismo di scambio tra gatherer e brokers. L’approccio noto come
metadata harvesting, consente di mettere in relazione due settori distinti (services provider e data provider) attraverso un colloquio di scambio di informazioni, da una parte i server contenenti le ‘informazioni sulle informazioni’ ovvero i ‘dati sui dati’ (metadati), dall’altra i servizi (services provider) che raccolgono i dati ‘esposti’ dai data providers e li organizzano in servizi a valore aggiunto da offrire alle comunità scientifiche a seconda delle necessità espresse da quella particolare comunità di utenti. I formati dei metadati devono includere sia MARC o UNIMARC, sia DUBLIN CORE. Non è necessario specificare ulteriori requisiti specifici di sub- setting dei dati registrati durante la raccolta con le funzioni di settaggio OAI.
Una facile accessibilità dovrebbe essere fornita all'intera comunità bibliotecaria digitale così come ad altre istituzioni e compagnie (sia commerciali che non) coinvolte negli sforzi di conversione digitale.
4.8.Visibilità come entità
E' importante che il registro sia visibile e che abbia un nome riconoscibile per incoraggiare i contributi e favorire il suo utilizzo. Benché sia altamente desiderabile che i dati registrati siano accessibili come parte di un insieme bibliografico più esteso, come il catalogo unico della BEIC o il sistema informativo integrato, è opportuno che vi sia la massima integrazione tra il registro e il resto del sistema informativo. La visibilità autonoma del registro che include - ma non si limita a questo - la capacità di accedere in ricerca e raccolta (harvesting), come detto sopra, solo al materiale registrato, va potenziata al fine di un'identificazione dei dati del registro per usi che saranno messi a punto a seconda delle esigenze che verranno a delinearsi in corso d'opera.
4.9.Immissione dati e mantenimento
L'immissione dei dati e il loro mantenimento dovrebbero essere funzioni disponibili sia con transazioni interattive on-line per record individuali, sia in modalità adatta a gruppi di record che presentano caratteristiche similari.
Una funzione derivata che permetta la copia di buona parte delle descrizioni bibliografiche dei materiali da record esistenti di originali su carta è fortemente auspicabile che venga creata. Tale funzione consentirebbe di creare record "clonati" sui quali procedere per apportare modifiche minime o solo le informazioni aggiuntive utili alle funzioni di registro.
Le istituzioni "registranti" dovrebbero essere in grado di aggiornare i dati del registro dopo l'immissione iniziale, registrando i cambiamenti come modifiche dello status da "previste" ad "attuate", come volumi aggiunti a quelli già digitalizzati e come cambiamenti nel format della copia d'uso/e della copia master.
Inoltre, altre istituzioni possono voler aggiungere informazioni rispetto ad altre versioni digitalizzate esistenti.
La capacità di contribuire e mantenere i dati dovrebbe essere facilmente e velocemente alla portata di tutta la comunità bibliotecaria e di altre istituzioni e compagnie (sia commerciali che non) coinvolte negli sforzi di conversione digitale.
Come specificato all'inizio dovrà essere prevista inoltre una funzione di "immissione automatica" per i dati di provenienza dallo strumento MetaOpac MoBiDi-C. Tale funzione dovrà essere di tipo "selettiva" e riguarderà materiale già digitalizzato altrove di cui si "intende" (dichiarazione di intenzione) acquisire file digitale (copia master o altro) al fine di incrementare il corpo della collezione in home.
In tal senso si potrebbe procedere ad uno scambio non solo di metadati, ma di vere e proprie copie digitalizzate di opere che entrerebbero a far parte dei relativi "registri" come opere digitalizzate, disponibili ed accessibili in più punti del globo, a tutela della memoria storica culturale per i posteri.
5. Indicizzazione e metadati
5.1.Indicizzare gli oggetti digitalizzati
Creare un indice di un qualche valore per descrivere gli oggetti digitalizzati è una componente vitale del processo di digitalizzazione, giacché il recupero di quanto digitalizzato è strettamente correlato all'impatto che l'oggetto digitalizzato avrà sulla comunità che afferisce alla BEIC.
Una volta che l’immagine è stata immessa nel database, la ricerca e lo scaricamento diventano funzioni critiche nel processo di digitalizzazione. Indicizzare ogni immagine, o gruppi di immagini, è utile per localizzare le immagini durante la ricerca. Di solito questo processo include la descrizione degli oggetti usando testo libero e valori provenienti da vocabolari di controllo.
Ciò che serve per produrre un indice varia a seconda della natura degli oggetti e del livello di acquisizione desiderato. Ad un certo punto del processo di acquisizione la capacità umana di dare un valore alle cose da indicizzare è assolutamente necessaria.
L'indice può essere costruito dopo la conversione dell'oggetto in forma digitale.
Per esempio, gli oggetti possono essere scansionati e le immagini prodotte possono essere mostrate allo staff della biblioteca al fine di mettere gli oggetti in ordine, legarli l'uno all'altro, datarli e così via.
Un'alternativa a questo processo è mettersi d'accordo con il servizio di indicizzazione BEIC per costituire l'indice.
L'uso di vocabolari controllati e standard di indicizzazione facilita notevolmente il lavoro.
5.2.Indicizzazione
I metadati sono descritti come “informazioni sulle informazioni” o "dati sui dati".
La descrizione delle risorse consiste essenzialmente nel catalogarle e nell’indicizzarle.
L’uso di formati standard di descrizione basati su metadati è essenziale.
Uno degli standard è il formato MARC. Altri metadati utili sono il Dublin Core (xxxx://xxxx.xxxx.xxx/xx/),
WAGIL e EAD (xxxx://xxxxx.xxx.xxx/xxx/).
Incroci tra i diversi standard sono stati studiati e sviluppati. La risorsa digitale è utile se contiene metadati o altri aiuti per la ricerca che siano intelligenti e sensati, in modo da guidare il navigatore.
Data la natura del materiale selezionato e il suo ipotetico pubblico, quale potrebbe essere lo standard ottimale per i metadati?
Pochi sono i metadati che hanno dato prova di reale utilità nelle biblioteche e nelle collezioni d'archivio.
Basta dare un'occhiata alle linee guida e ai documenti standard predisposti da varie biblioteche digitali per un'introduzione e sarà così possibile fare una scelta ideale guidata dalla natura del materiale.
Tuttavia, la scelta è raramente semplice perché una varietà di fattori fanno in modo che questa sia una materia assai controversa per due motivi:
1. Un certo numero di metadati adatti alle collezioni già esistono e il lavoro di modificarli e di aggiungere parti ad essi è scoraggiante.
2. Le risorse limitate di solito impongono un bassissimo numero di metadati.
Se il progetto è stato pianificato in modo che sia visibile entro lo SBIG Subject Gateway o portale disciplinare dentro la Biblioteca digitale BEIC, è richiesto un lato standard di metadati.
I metadati esistenti per il materiale vanno bene per un segmento di utenti, ma vanno modificati per un altro.
E' sempre una buona idea consultare i membri del gruppo di interesse più rilevante o la comunità degli utenti per capire che tipo di standard prevale in quel contesto.
Qualsiasi decisione, anche apparentemente razionale, può essere influenzata da percezioni soggettive, tipiche degli addetti ai lavori, sul modo in cui il pubblico cercherà e userà le risorse che vengono proposte.
5.3.Metadati
Vi sono numerosi standard di metadati standard (EAD, Dublin Core, UNIMARC, etc…). Converrà fare una scelta opportuna per un utilizzo di metadati per il registro in linea anche con le scelte operate da altri progetti di digitalizzazione in altri paesi e comunque prevedendo un cosswalking con gli standard più comuni.
Dei metadati standard che siano utili richiedono la tacita collaborazione tra il materiale e gli utenti:
❑ in quale contesto gli utenti conducono le loro ricerche?
❑ che cosa stanno cercando?
❑ gli standard proposti permettono di trovare quello che gli utenti cercano?
E' probabile che il progetto venga visto da diverse prospettive e che ognuna richieda l'applicazione di differenti standard.
Per esempio, si potrebbe creare una collezione digitale di immagini da libri rari.
I libri possono essere per esempio già catalogati in un formato della famiglia XXXX ed in tal caso è possibile estrarre certe porzioni di record MARC o UNIMARC per occupare elementi nel DUBLIN CORE, che viene usato per identificare le immagini come una collezione separata posta su Web.
I due standard non sono affatto in competizione, anzi si completano, mostrando ognuno diversi aspetti dello stesso oggetto.
Con lo stesso principio si può creare un aiuto per la ricerca EAD in modo da ritrovare una collezione particolare sia entro un archivio sia entro un altro contesto.
Diversi standard di metadati rendono perciò l'oggetto visibile sotto differenti viste, sotto diversi punti di vista, attuando collezioni di metadati per stessi oggetti poste in luoghi diversi a seconda di quali utenze si recano in quei luoghi.
Queste le tipologie di metadati, a grandi linee:
❑ Metadati amministrativi gestionali(MAG): informazioni su diritti, diritto d’autore, diritto di proprietà.
❑ Metadati strutturali: usati dal software
❑ Metadati di contenuto: descrizione, titolo.
Alcuni formati di metadati e standard per l'uso di sintassi sono stati creati e sono in uso a livello internazionale. Sarà opportuno che la BEIC proceda in tale direzione. Gli standard di metadati della famiglia XXXX amministrano la scelta degli elementi, la sintassi (struttura) rispetto a cui si costruiscono i valori degli oggetti e l’uso dei vocabolari controllati.
Per immagini digitalizzate, spesso si usa uno schema con pochi metadati.
Tra questi EAD, Dublin Core e TEI.
Non mi dilungo in questo studio di fattibilità sulla descrizione di detti formati, ma la loro citazione è solo da esempio per una direzione verso la quale bisognerà guardare con attenzione.
Se da un lato molte famiglie di metadati usano concetti simili, dall’altro questi schemi hanno termini diversi, diverse sintassi e regole per l’assegnazione dei valori.
Uno degli obiettivi dei creatori di metadati è quello di scegliere uno standard diffuso e comune che offre interoperabilità con altre collezioni di metadati e che sia abbastanza facile per l’uso di massa.
5.4.Indici e collezioni di metadati
Per documenti digitalizzati i metadati descrittivi sono spesso collocati in un database “esterno”, cioè i valori e i termini sono conservati in un database o collezione di metadati separata dal luogo in cui sono conservate le immagini.
Se ciò da un lato fornisce efficienza nella gestione dell’indice, dall’altro rimane un punto critico la concordanza dell’informazione locale con il luogo fisico in cui si trova veramente l’immagine. Se non c’è concordanza l’indice è inutilizzabile.
0.0.Xx processo di indicizzazione
Diversi modelli di indice sono stati sviluppati per indicizzare oggetti digitali, sostanzialmente riconducibili a due modelli principali:
❑ Nel primo modello, le informazioni dei metadati sono inserite dall’operatore con lo scanner mentre esegue la scansione dell’oggetto. In questo modo l’indice è legato all’oggetto da “numeri di struttura” o dal loro indirizzo digitale nello strumento di immagazzinamento delle immagini.
❑ Nel secondo modello, gli oggetti sono scansionati o filmati per creare un database intermedio di immagini. Un operatore mostra ogni oggetto sullo schermo mentre inserisce le informazioni per l’indice. L’indice viene poi legato al database degli oggetti stabilendo un legame con il luogo fisico in cui si trova l’immagine.
L'indicizzazione può essere fatta usando un personal computer equipaggiato con funzionalità grafiche.
Le immagini rozze vengono date allo staff di indicizzazione per cominciare il lavoro di assegnazione dei valori. Questi valori vengono temporaneamente conservati in un PC per poi essere immessi nella struttura finale che conserverà l'archivio digitale.
5.6.Indice a modello centralizzato o decentrato
La cosa migliore è affidare la creazione dell’indice a persone esperte con un minimo di familiarità con i documenti sorgente. In operazioni su larga scala di solito l’indicizzazione è condotta centralmente, nel momento in cui viene mostrato l’oggetto sul monitor.
Tuttavia, per oggetti scansionati e raccolti localmente può essere giustificato indicizzare localmente. La questione sta sulla quantità di training necessario per un’assegnazione corretta dei valori da mettere poi nell’indice.
5.7.Ricerca dei metadati
Strumenti di ricerca per aiutare gli utenti a localizzare e selezionare i file digitali vanno da una tavola dei contenuti fino ad un uso sofisticato dei metadati in una ricerca per campi.
Molte applicazioni di ricerca e scaricamento dei dati possono essere rese disponibili dando agli utenti remoti accesso a database di immagini via rete.
5.8.Interoperabilità tra le raccolte
Un aspetto vitale nella costruzione di una collezione digitale è di assicurare l’interoperabilità tra i diversi database. Inizialmente questo vuol dire usare degli standard conosciuti per catturare, indicizzare e avere accesso alle collezioni.
Nel tempo poi gli standard evolvono. Questo richiede database che lavorano in maniera incrociata con scambio di dati e sistemi aperti per la compatibilità dei protocolli d’accesso e dei processi di scaricamento dei dati.
Una delle questioni che si trovano ad affrontare le biblioteche è lo sviluppo di sistemi alternativi ai tradizionali protocolli di comunicazione tra sistemi bibliotecari come Z39.50.
Con il crescente interesse per la navigazione in Internet, si è sviluppato anche un interesse per l’uso di protocolli come l’HTTP. Qualsiasi sia il protocollo d’accesso scelto per un particolare database di immagini, è certo che prima o poi lo standard dovrà cambiare o evolvere.
5.9.Elementi di metadati strutturali che sono richiesti per la conservazione delle copie master
Le copie master digitali devono possedere metadati descrittivi e amministrativi e tali metadati devono essere disponibili in formati ben documentati.
Sarebbe opportuno per quanto possibile che i metadati fossero standard o, laddove ciò non sia possibile, che comunque si operi nell'ottica di una piena interoperabilità, predisponendo opportune mappature tra i metadati "di casa" e quelli in formato standard al fine di creare sistemi di crosswalking tra metadati. I metadati strutturali devono includere livelli di informazioni sulle pagine, per esempio le modalità di attivazione per girare o orientare le pagine e relativo software applicativo.
Una lista minima di metadati strutturali è vivamente consigliata.
Indicativamente viene di seguito proposta una lista di elementi di metadati utili, come da confronto e comparazione con quanto già proposto da altri progetti di digitalizzazione in altri Paesi.
M = Mandatory (obbligatorio);
MA = Mandatory if applicable (obbligatorio se applicabile) O = Optional (opzionale)
Tutti i materiali
Relazione con altre risorse (MA) Metadati di localizzazione (M) Immagine/pagina iniziale (M) Immagine/pagina finale (M)
Monografie
Titolo della pagina (M) Pagina del Copyright (M) Tavola dei contenuti (M) Lista delle illustrazioni (O) Lista delle tavole (O)
Segmenti iniziale (introduzione, prefazione, ringraziamenti) (O) Segmenti finali (epilogo, postfazione, conclusione, etc.) (O) parti/capitoli (O)
Note (O) Bibliografia (O) Indice (M) Colophon (O) Errata Corrige (O)
Numeri di pagina (M) pagine bianche (M)
Periodici
Pubblicazione intera Volume (M)
Edizione (M) Supplementi (M)
Tavola dei contenuti (M)
Indice (dell'edizione e del volume) (M) Correzioni e ritrattazioni (O)
Serie del periodico (M) Parti del periodico(O) Sezioni del periodico (O)
Indice dei nomi se separato dagli altri indici (O) Indice dei soggetti se separato da altri indici (O)
Xxxxxx Xxxxxxx(O) Numeri di pagina (M) Pagine bianche(M)
Articoli
titolo dell'articolo (O) Autore(O)
Abstract (O) Data (O)
Tavole/figure (O) Errata Corrige(O) Numeri di pagina (M) pagine bianche (M)
5.10.Sistemi per la gestione di metadati
Caratteristiche di un sistema di gestione di metadati:
❑ flessibilità, estensibilità e possibilità di futuri sviluppi;
❑ facilità di input dei dati da parte dei catalogatori
❑ evitare di richiedere di immettere all'operatore informazioni inutili o ridondanti
❑ facilità di ricerca e funzionalità di browsing da parte dell'utente, ma al contempo dotato di funzionalità che permettano di effettuare ricerche altamente raffinate
❑ essere in grado di condurre all'oggetto in qualsiasi forma digitale a partire da un qualsiasi punto della collezione e da qualsiasi punto si sia iniziata la ricerca
❑ essere compatibile con altri cataloghi online esterni
❑ essere in grado di interagire con i documenti di contenuto (per esempio un manoscritto) e documenti individuali o parti di contenuto (testi, o immagini entro il manoscritto) avendo la capacità di descrivere e discriminare tra i due documenti (per esempio consentendo di accedere da differenti punti della collezione)
❑ accontentare le necessità
❑ dei lettori per il recupero dei materiali,
❑ dei catalogatori per la descrizione dei materiali
❑ dei tecnici per la descrizione dei processi di digitalizzazione e nella garanzia che le informazioni vitali ai fini della conservazione del documento digitale sia stato registrato
❑ dell'amministratore per la gestione dei documenti digitali
6.I criteri per i progetti entro il piano
6.1.I criteri per il progetti di digitalizzazione
Ogni idea di digitalizzazione va valutata usando i criteri generali stabiliti nelle prime fasi del progetto di digitalizzazione.
Questi criteri suggeriscono ragioni per cui il progetto può essere un buon ritorno in termini di investimento e aiutano a rendere forte, razionale e giustificabile la richiesta di risorse sia dall'interno che dall'esterno.
Anche se il progetto rimane una specie di "azzardo" a livello di unità lavorativa o di gruppo di lavoro, esso può comunque offrire un ritorno in termini di investimento, sia di tempo da parte dello staff, sia in denaro.
Aspetto fondamentale è che vi sia spazio entro il piano per progetti di ambito LIS (Library Information System)inteso come Sistema Informativo della BEIC, i quali sviluppino strumenti e tecnologie per assistere e offrire supporto a progetti digitali per biblioteche, nell'interesse di preservare il valore a lungo termine di metadati che descrivono gli oggetti e degli stessi oggetti digitali creati.
In questo modo oltre ad offrire supporto esterno, offrendo concretamente strumenti e servizi ad altre biblioteche italiane, tutti i progetti del piano BEIC potranno contare sulle soluzioni, disponibili dentro il progetto LIS, il quale fungerà da collettore senza dover ricorrere ad altre risorse esterne all'unità di lavoro.
I criteri sono fatti in modo da stimare la forza e la debolezza del progetto e promuovere un approccio analitico, ma va considerato che non vi è modo di usare pesi uguali né di essere consistenti o significativi allo stesso modo.
Ogni progetto contiene documenti configurabili in modo adeguato entro il piano. Vale a dire che se il piano stabilisce la cornice, gli strumenti, gli standard, i livello di servizio, i progetti rimangono sostanzialmente autonomi.
Ciascun progetto fornisce di per sé supporto significativo per la ricerca e la formazione e porta ad una crescita professionale che si esplica a vari livelli di intervento, in profili
differenziati, i quali trovano momento di connessione utile ad una crescita comune e collettiva.
Per tale ragione le persone coinvolte in ciascun progetto dovranno avere competenze differenziate, ma soprattutto il gruppo del progetto sarà composto da personale esterno e personale interno. Ci saranno bibliotecari, informatici, anche docenti come consulenti in certe fasi (soprattutto nella fase della selezione del materiale da digitalizzare) e tutte le figure che possono in qualche modo essere di aiuto al progetto stesso.
0.0.Xx carta dei criteri per il progetto
❑ Il valore intrinseco del progetto assicura l'uso a lungo termine da parte di un pubblico significativo sia dentro che fuori la BEIC.
❑ Il progetto può essere completato con fondi disponibili, oppure ha il potenziale per generare altri fondi tramite donatori, sponsor o altre fonti esterne.
❑ Il progetto rafforzerà o farà avanzare le risorse della Biblioteca Digitale della BEIC in ragione del fatto che diventerà parte di un'importante collezione digitale oppure supporterà un'iniziativa nazionale
❑ La BEIC ha i diritti di proprietà intellettuale sui contenuti per l'oggetto digitale creato e di conseguenza può disporre qualsiasi restrizione d'accesso e può risolvere realisticamente ogni contenzioso sui diritti.
❑ Il progetto ricade nelle aree tradizionali del servizio bibliotecario o può orientare i servizi in una direzione consona alle direttive strategiche della biblioteca.
❑ Il progetto propone modelli sostenibili per le pubblicazioni accademiche e per la didattica che si svolge negli enti che afferiscono o che sono consorziati con la BEIC
❑ Il progetto porta crediti alla BEIC in modo tale da generare altri progetti digitali e portare fondi.
❑ Il progetto ha rilevanza locale o regionale e rappresenta uno sforzo che solo la BEIC può portare avanti.
❑ Il progetto è ragionevole, praticabile, abbordabile.
❑ Il progetto fa risparmiare soldi a lungo termine, eliminando la necessità di acquisire altre risorse e lasciando del tempo libero allo staff
❑ Il progetto crea o sostiene una partnership che la biblioteca ritiene importante per sviluppi futuri. Ci sono argomenti convincenti per digitalizzare materiale che sta deteriorandosi.
❑ Il progetto estenderà il parco tecnico infrastrutturale.
❑ Il progetto contribuirà allo sviluppo degli standard della Biblioteca Nazionale Digitale.
I criteri sono essenziali ai fini di una selezione del materiale da digitalizzare, in quanto operano a livello di "collezione" o di parte di collezione, in modo da rendere applicabili metodologie individuate sulla base della natura stessa di quella collezione, del prodotto che si vuol raggiungere e del costo dell'oggetto (pagina) richiesto per tale modello.
6.3.Esempi pratici con dei costi
In base ai criteri stabiliti sopra si possono tracciare delle ipotesi sulla base due esempi semplici ma di effetto che riflettono due situazioni equidistanti, ma rappresentative di come i criteri siano fondamentali.
Ciò nell'ottica di analizzare la digitalizzazione come alternativa ad altre possibili azioni o viceversa nello stabilire che per certe collezioni conviene non investire in termini di digitalizzazione.
L'esempio più semplice potrebbe essere quello di prendere un oggetto, considerare costi e benefici della sua digitalizzazione e poi cercare di capire qual è lo scenario nel caso in cui lo si digitalizzi.
Il più semplice metodo di quantificazione è capire come e quanto la digitalizzazione o meno dell'oggetto influisca sul suo accesso.
Considerato che sia piuttosto difficile "misurare" il raggiungimento di un obbiettivo così come è difficile quantificare la perdita di un oggetto che non è stato conservato si possono tracciare degli esempi basandoci su ipotetiche statistiche d'uso.
Prendiamo un articolo il cui copyright sia ben controllato, composto di 10 pagine, stampato in bianco e nero e senza grafici.
Se la tabella suggerisce che il costo unitario di digitalizzazione per un articolo di un periodico dovrebbe essere di 1.80 Euro (10 pagine a 18 cent. ognuna), va tenuto conto che in realtà i costi reali saranno maggiori in ragione del triplo di quella cifra, almeno 5.40 Euro.
Con questa cifra noi abbiamo un documento fac-simile digitale dell'articolo pronto da mettere in rete per renderlo così disponibile ai nostri utenti.
Ora guardiamo cosa accade se non digitalizziamo l'oggetto e lo rendiamo disponibile a più di una persona alla volta attraverso i tradizionali canali d'accesso. In questo caso l'unica ovvia alternativa è quella di fotocopiare l'articolo.
Anche non tenendo conto del tempo e delle persone che servono per fare questo, possiamo credere che una copia completa dell'articolo di 10 pagine possa costare intorno ai 50 centesimi di Euro.
Ora guardiamo ai due scenari insieme: è chiaro che solo dall'undicesimo contatto in rete per leggere l'articolo in poi noi risparmiamo soldi rispetto alla tradizionale riproduzione (undici fotocopie costeranno circa 5 Euro e 50 centesimi).
In altre parole se la tecnologia è pronta per digitalizzare un oggetto e poi renderlo disponibile attraverso la rete e se l'oggetto è abbastanza richiesto, nella maggior parte dei casi la digitalizzazione e la disponibilità in rete del documento con l'uso di tecnologie diventa in breve tempo assai conveniente.
Una situazione del tutto diversa è quella di una possibile scelta tra due scenari comparativi opposti.
Questo caso prende in esame l'opportunità di investire in un progetto di digitalizzazione in termine di conservazione o di investire nel campo dell'istruzione e ricerca superiore.
Una delle risorse più note, e più controversa in relazione alla sua effettiva utilità - feroci critiche giungono da certi fronti da parte degli studiosi di alcuni settori disciplinari - è lo strumento Web of Science dell'ISI, il quale contiene i diversi indici di citazione. Il Web della Scienza è attivo in più o meno tutte le aree tematiche di ricerca. Grazie ai fondi di ricerca universitaria statali, un'istituzione britannica per esempio, non così in Italia (questo va considerato) può sottoscrivere un abbonamento al WoS per 16.500 Euro.
E' vero che questo è un costo ricorrente, ma le statistiche suggeriscono che un'università inglese per esempio può contare su 21.000 sessioni d'uso all'anno per questo prodotto e ovviamente ogni sessione può avere in sé numerose ricerche andate a buon fine.
Bisogna davvero determinare se i progetti di digitalizzazione sono convenienti valutando caso per caso. Il WoS è un caso limite in quanto strumento controverso, ma numerosi sono i database disciplinari dai costi altissimi ma fondamentali per la ricerca in determinati settori.
Bisogna quindi ogni volta chiederci cosa rappresenta la BEIC in relazione al progetto stesso che intende portare avanti, ma soprattutto come il progetto si connota verso la sua utenza, come si caratterizza in relazione agli enti con i quali colloquia e quale è l'impatto che il progetto stesso avrà sul tessuto sociale e culturale nel quale essa è immersa.
Se prendiamo la stessa quantità di soldi necessaria per acquisire WoS e la investiamo in un progetto di digitalizzazione bisogna vedere dove questo ragionamento ci porta.
Facciamo un esempio estremo: prendiamo dei rari, inestimabili manoscritti che devono essere digitalizzati ad altissima risoluzione.
Guardando tabelle dei costi stilate da progetti di digitalizzazione del libro antico, ogni folio può costare attorno ai 5 Euro per l'acquisizione dell'immagine.
Un piccolo manoscritto, composto di soli 200 in-folio costerà più o meno mille Euro per la sola digitalizzazione. A questa cifra dovranno essere aggiunte le spese per rendere fruibile all'utente remoto l'opera rara digitalizzata e, tenendo conto di tutti i costi extra, il prezzo salirà fino a quasi 3.000 Euro a volume.
Ora facciamo un paragone tra i due casi: se abbiamo 16.000 Euro da spendere la scelta potrà essere tra digitalizzare e cinque manoscritti rari ad alta definizione oppure abbonarci al Web of Science.
La domanda che si pone a questo punto è: qual è la cosa più utile per l'utente della BEIC?
Da una parte possiamo presentare un sito Web ben strutturato, pieno di ottime immagini, ma probabilmente questo soddisferebbe le necessità di un piccolissimo gruppo di studiosi.
Dall'altra parte abbiamo invece la possibilità di accesso a tutta una serie di strumenti di ricerca che coprono tutte le aree di ricerca. In questo esempio estremo la convenienza della digitalizzazione è messa in dubbio. Ovviamente si tratta di un caso limite.
Se consideriamo un oggetto relativamente poco costoso da acquisire e di grande richiesta, tesine d'esame per esempio, e siamo nel settore della didattica, la bilancia si sposta indietro molto velocemente.
Non dobbiamo inoltre dimenticare che ogni digitalizzazione porta con sé il risultato nascosto dell'acquisizione di nuovi strumenti e un aumento delle capacità e della professionalità delle persone addette.
Tuttavia, dall'altra parte non dobbiamo dimenticare che è vero che molti progetti di digitalizzazione intrapresi di recente si
concentrano su oggetti unici e rari di indubitabile valore, ma con poco impatto sulla maggioranza degli utenti e dei lettori.
Se guardiamo al valore di un progetto di digitalizzazione non possiamo semplicemente fare il paragone con il caso opposto, cioè con il caso in cui non si digitalizzi nulla.
Piuttosto dobbiamo considerare altri settori della collezione che potrebbero essere migliorati ad uso degli utenti anche potenziali della BEIC, la quale deve ogni volta collocarsi nella giusta posizione per valutare i benefici in termini reali senza dimenticare che l'importante è andare incontro ai bisogni degli utenti e fornire loro strumenti e risorse che davvero siano utili.
7.Pianificare le fasi di un progetto di digitalizzazione
7.1. La pianificazione
Questa sezione offre un modello generale per pianificare le fasi e, di conseguenza, i relativi costi, di un progetto di digitalizzazione dividendo le cose da fare in cinque principali categorie:
1) selezionare e preparare i documenti da digitalizzare
2) stabilire i requisiti che deve avere l'immagine
3) costi di digitalizzazione
4) stabilire i requisiti dei metadati
5) processi di post-digitalizzazione e altri costi aggiuntivi
Vengono riportati qui degli esempi riguardo al tipo di lavoro necessario per ogni categoria considerata, a seconda del supporto d'origine dei documenti e del contesto del progetto.
Poiché non esistono due progetti uguali, non ci sono ricette che tengono conto di tutti i casi che si presentano e vadano poi bene in tutti i casi.
Tuttavia si possono individuare problematiche "comuni" a diversi progetti e di questo si dovrà tener conto nel modo più opportuno.
7.2.Xxxxxxxxxxx e preparare i documenti da digitalizzare.
Analizzare i supporti fisici del materiale d'origine alla luce delle decisioni in merito ai criteri strategici che reggono l'intero progetto.
Tutti i progetti devono avere delle priorità ben precise variabili da progetto a progetto, ma considerate questi due esempi che illustrano la necessità di una pianificazione completa e esaminano il materiale d'origine alla luce delle sue condizioni, del processo di digitalizzazione ideale e degli intendimenti del pubblico:
Una collezione di libri stampata su carta a base acida si sta deteriorando.
E' il tipico esempio di libri molto richiesti dagli studenti che frequentano molte delle biblioteche delle università che ruotano attorno alla BEIC. La loro fragilità li rende impossibili da consultare. Anche se non si tratta di materiale raro, in quanto sono collocabili tra il 1830 e il 1950 è molto probabile che altre copie in altre biblioteche siano nelle stesse condizioni.
Questo è il tipico caso in cui il libro viene "smontato", le sue pagine vengono scansionate e trattate come immagini e viene creato un documento master digitale usando (ad oggi) Acrobat Distiller per creare dei file pdf (portable document file).
E' il caso per esempio della collezione dei testi storici di matematica digitalizzati alla Xxxxxxx University
Una collezione completa di 78 registrazioni rpm costituisce un archivio indispensabile per lo studio di una cultura etnica. La collezione viene usata sia da storici che da etnografi. Le registrazioni non sono in pericolo per fragilità del supporto, poiché sono fatte in materiale stabile, ma ogni successivo ascolto è chiaramente causa di deterioramento.
I nastri devono quindi essere digitalizzati per poter essere usati ancora, mentre gli originali dovrebbero essere messi al sicuro per garantire comunque il loro mantenimento.
Il costo di digitalizzazione degli originali è alto e il file risultante è molto grande ma il file master non dovrebbe essere usato frequentemente e non c'è necessità di averlo a disposizione on-line. Il costo di immagazzinamento è basso, ma bisogna decidere che tipo di file audio offrire al pubblico degli utenti, che software usare per il server e come comprimere il file originale in modo da renderlo facilmente accessibile attraverso un database di metadati.
Entrambi i progetti sono dei casi "esempio" di digitalizzazione e entrambi rispondono ai criteri di composizione di una collezione digitale, ma ognuno va poi per la sua strada, richiedendo diversi livelli di intervento di esperti per scegliere e aggiungere i metadati standard più appropriati dal punto di vista tecnico, strutturale e descrittivo; differenti tipi di procedure di gestione e conservazione e una scelta diversa rispetto al metodo di digitalizzazione e al procedimento di lavoro.
Ciò nondimeno, entrambi i progetti possono essere pianificati usando le stesse domande fondamentali come strumenti d'analisi:
❑ perché ci proponiamo di digitalizzare questo materiale?
❑ abbiamo il diritto di digitalizzare queste cose?
❑ se c'è un problema con il copyright, come lo risolviamo?
❑ come lo digitalizzeremo?
❑ quanto costerà farlo, visto che sono necessari degli appropriati standard tecnici?
❑ quali metadati standard useremo per garantire la conservazione e l'accesso dei documenti?
❑ quanto lavoro richiederà aggiungere valore agli elementi?
❑ quanto lavoro richiederà la post-digitalizzazione per produrre una collezione digitale accessibile al pubblico?
0.0.Xx creazione delle immagini digitali
Una volta considerate tutte le opzioni, ed è stato scelto il metodo più appropriato di digitalizzazione per ogni tipo di materiale d'origine, andranno analizzati i costi della creazione delle immagini digitali come segue:
1. Tipologia del supporto d'origine
2. Quantità
3. Processo
4. Standard
5. Costo unitario
In questa procedura occorrerà molta attenzione alle variazioni di costo per ogni tipologia, dovute spesso alle diverse dimensioni.
Se la risoluzione è costante (600 dpi per esempio) il costo di scansione di un qualsiasi tipo di documento o immagine può variare a seconda della dimensione. Spesso una copia digitale di un oggetto che in origine ha dimensioni modeste può essere fatta quasi a costo zero con un equipaggiamento casalingo.
Quando il materiale invece eccede queste dimensioni bisogna rivolgersi ad una ditta esterna e l'aumento dei costi può essere davvero molto ingente, specialmente per via delle spese di ritiro e consegna. In questi casi alcune persone dello staff sono costrette a impiegare del tempo prezioso per queste incombenze e prevedere la questione della custodia del materiale.
Dopo aver analizzato i costi unitari di digitalizzazione ripartendo il materiale a seconda del supporto d'origine, vanno considerati i costi di post-digitalizzazione.
Questi vanno calcolati nell'ultima sezione del foglio di lavoro.
Quando c'è di mezzo una ditta esterna, è meglio separare i costi che la riguardano dal resto delle spese e se il lavoro prevede cd-rom o transfer FTP, questi sono inclusi nel lavoro complessivo ma non fanno parte del processo di digitalizzazione
7.4.Processo di codifica
Tutti i progetti di digitalizzazione richiedono in qualche modo una codifica, perché le decisioni rispetto ai metadati necessitano di comprensione delle tecniche per rendere le collezioni digitali visibili e "ricercabili" da un'interfaccia utente posta su Web o comunque accessibile tramite cataloghi speciali o entrambe le cose.
Tuttavia, considerando i dettagli pratici di come digitalizzare il materiale d'origine, codificare significa essenzialmente aggiungere linguaggi di marcatura, come SGML con lo standard TEI (Text Encoding Initiative).
Alcuni documenti del progetto potrebbero beneficiare dell'applicazione di TEI. Se questo sarà o meno un processo difficile e costoso dipende dai seguenti fattori chiave:
❑ Se si dispone già di un file digitale
❑ Se no. Quanto sarebbe difficile crearne uno
❑ Che grado di codifica è necessaria, in relazione alle necessità degli utenti
Se esiste già un file digitale o può essere creato senza troppa spesa usando un software OCR, può essere utile consultare un membro del gruppo LIS per l'uso di Adobe Acrobat per la gestione del documento.
I documenti possono essere indicizzati in questa maniera ma non possono subire "aggiunte" dal punto di vista analitico e tecnico nel senso inteso da TEI.
I costi di codifica possono essere stimati usando il seguente modello:
❑ Tipo di documento
❑ Numero di documenti
❑ Tipo di processo (e.g. keying, OCR - editing)
❑ Standard
❑ Costo unitario
7.5.Costi di digitalizzazione
Prese le decisioni preliminari rispetto al come digitalizzare, è utile quantificare con la massima precisione tutti i costi possibili a questo stadio del progetto e fare poi una previsione generale includendo anche quelli di post-digitalizzazione come ad esempio il controllo dell'integrità dei dati o il tempo necessario per proteggere, ri-assemblare e conservare i documenti originali.
Dovrà essere previsto il costo per l'indicizzazione con metadati.
Per i metadati vedi capitolo apposito.
Se questa previsione di spesa eccede notevolmente le aspettative o quanto stabilito in fase preliminare, questo è il momento giusto per prendere in considerazione un Piano B.
Il Piano B consente di attuare una strategia di uscita dal progetto complessivo verso la più modesta produzione di un "modello prototipo" o di uno studio di fattibilità per quel progetto specifico.
7.6.Costi di post-digitalizzazione e altri costi aggiuntivi.
E' facile sottostimare la quantità di tempo necessario per creare e far funzionare una collezione digitale in modo che funzioni esattamente come richiesto.
Le seguenti aree di lavoro possono tuttavia essere messe in previsione:
❑ Creare immagini leggere, a bassa risoluzione partendo dal file master originale per fornire agli utenti un piccolo display. Questo lavoro può essere fatto dallo staff LIS previo accordo con il project manager su standard e requisiti.
❑ Controllare l'integrità dei dati. Questo lavoro viene di solito fatto due volte. Una prima di consegnare il materiale al gruppo LIS, l'altra per vedere come mai certe cose non funzionano come dovrebbero.
❑ Ri-scansionare o ri-fotografare per rettificare problemi di produzione.
❑ Sistemare e aggiungere dati per migliorare la qualità del progetto dopo averlo testato.
8. Linee guida per i progetti di digitalizzazione
8.1. Le cose da sapere
Le cose di cui tener conto quando si seleziona un documento per un progetto di digitalizzazione sono numerose. In questo capitolo si focalizza su ciò che va considerato nei processi che coinvolgono le varie fasi di digitalizzazione di un documento, di modo da evitare perdite di tempo inutili o errori che portano ad una lievitazione dei costi.
Questo capitolo va inteso, assieme ai criteri e agli aspetti di pianificazione già descritti nei capitoli precedenti, come documento "linee guida" a supporto di ciascun progetto di digitalizzazione.
Gli elementi che seguono mostrano le convinzioni e le aspettative rispetto alla questione "digitalizzazione" non tanto in relazione alla collezione, bensì in relazione ai singoli oggetti da digitalizzare.
Metodologie e tecniche saranno descritte in termini per quanto possibile comprensibili al fine di risultare uno strumento facilmente spendibile in termine di fruizione al bisogno.
La creazione di file digitali ha un riscontro economico per le ragioni correlate alle possibilità di accesso, non è affatto così nella digitalizzazione di raccolte di documenti a scopo di conservazione.
La digitalizzazione, contrariamente a quanto si pensa, crea una maggiore e non minore domanda d'uso dei documenti originali.
I progetti pilota di digitalizzazione entro il piano devono essere necessariamente condotti usando solo documenti che sono di pubblico dominio o che hanno chiuso le questioni con il copyright e con altri vari permessi (vedi modulo sul copyright).
E' importante stabilire le metodologie utili alla BEIC per ciascuna fase di ogni progetto di digitalizzazione. Tali fasi, che verranno trattate a livello trasversale nel presente documento sono:
❑ acquisizione e organizzazione dei documenti;
❑ preparazione dei documenti;
❑ indicizzazione e descrizione dei documenti;
❑ scansione dei documenti;
❑ creazione di formati di scambio;
❑ accesso pubblico al documento;
❑ conservazione e archiviazione dei documenti.
Quando si decide di digitalizzare, un argomento da affrontare subito è come un gruppo di documenti candidati all'operazione (documenti di testo, foto, registrazioni, manufatti museali, etc...) che chiameremo oggetti, può essere ridotto ad un gruppo di elementi accettabile e idoneo alla digitalizzazione.
La seguente lista presenta alcune cose da considerare quando si stabiliscono i criteri di selezione:
8.2.Scelte per l'accesso
1. Tenere insieme materiale che è fisicamente separato
2. Rendere disponibile materiale di cui è limitato l'uso
3. Dare possibilità migliori alla presentazione e alla navigazione
4. Rendere possibile la distribuzione delle copie
5. Decidere di andare incontro ai desideri dell'audience
6. Dare informazioni di valore agli utenti
7. Sapere quali informazioni cercano gli utenti
8. Sapere quali canali di ricezione delle informazioni preferiscono gli utenti , per esempio se Web o Cd (tenendo sempre presente la questione dei diritti di proprietà)
8.2.1.Xxxxxxxxx formati che vadano d'accordo con il budget stabilito
1. I documenti di testo possono essere offerti come immagini, ma i costi salgono se si usa un programma di OCR o altri strumenti interpretativi.
2. Le immagini a colori costano di più e richiedono molto spazio per essere salvate rispetto a quelle in bianco e nero.
3. Materiali che possono essere caricati con uno scanner con alimentatore di fogli costano meno rispetto a materiali che richiedono una scansione con scanner piano a foglio singolo.
4. La scansione da microfilm in “qualità-archivio” può essere opportuna per materiale raro e delicato piuttosto che procedere ad una digitalizzazione diretta.
Considerazioni relative all'acquisizione di oggetti da digitalizzare possono derivare anche dai altri fattori, come si vede nel seguito.
8.3.Ottenimento dei diritti e dei permessi
Il copyright e i diritti di proprietà intellettuale per le informazioni in formato digitale devono essere segnalati.
Essenzialmente, quando la BEIC creerà le sue collezioni uniche in formato digitale, assume il ruolo di "editore". La BEIC è pertanto responsabile dell'ottenimento dei diritti di pubblicare e dei permessi per l'utilizzo o distribuire il materiale.
Laddove il materiale della raccolta è di dominio pubblico o comunque laddove si siano risolte le questioni di diritti e permessi, i costi si ridurranno significativamente.
Se una biblioteca possiede dei documenti non significa che automaticamente possiede anche i diritti per la loro riproduzione digitale.
La questione verrà trattata in modo più esteso nel modulo finale sul copyright.
8.4.Bibliotecari specializzati/consulenti
Senza considerare se si è scelto di digitalizzare in loco o centralmente, l'organizzazione del lavoro richiede una supervisione e capacità di gestione durante l'acquisizione degli oggetti e durante la fase di gestione che segue la conclusione del progetto.
Si raccomanda pertanto l'utilizzo di commissioni di gestori e di esperti di rischio di progetto.
Se il processo di digitalizzazione viene condotto "in casa", sono richieste risorse tecniche così come persone che sappiano gestire e maneggiare gli oggetti.
Ciò che serve per creare l'indice varia da un semplice controllo del flusso di informazioni fino all'analisi dei contenuti e all'applicazione degli standard di catalogazione/indicizzazione, comprendente competenze in merito alle nuove forme di catalogazione attraverso l'uso di metadati.
Dove possibile si può anche considerare l'impiego di volontari.
8.5.Selezionare quali oggetti verranno digitalizzati
Determinare quali oggetti verranno digitalizzati non è un'operazione da poco.
Come detto in precedenza, molte sfaccettature devono essere considerate.
Tuttavia, anche quando le regole sono state stabilite, la discussione fra i proprietari di materiale e la commissione selezionatrice è inevitabile.
8.6.Acquisizione del materiale
Acquisire il materiale da digitalizzare può essere facile tanto quanto ricevere un pacco recapitato in biblioteca oppure complicatissimo, nel caso in cui sia necessario scovare i materiali in soffitte e in scantinati di altre biblioteche.
Molti volumi di fondamentale interesse possono non essere più reperibili in commercio, soprattutto volumi per l'area tecnica scientifica i quali dopo qualche anno escono dalla scena commerciale. Le politiche commerciali inoltre da oltre un decennio hanno abolito i magazzini e perciò potrebbe accadere che una buona parte del materiale segnalato come indispensabile per le raccolte della BEIC non sia reperibile sul mercato.
Questo ci porterà inevitabilmente a cercare altrove, attraverso le ricerche nei cataloghi nazionali o tramite i MetaOpac Azalai Italiano (MAI) e, laddove reperita l'informazione su un certo documento posseduto si dovrà innescare il processo di richiesta di Prestito Interbibliotecario ai fini di una digitalizzazione ILL-DIG.
Esistono pertanto dei fattori logistici nel processo di digitalizzazione, un aspetto che deve essere considerato nella progettazione, poiché questi fattori determineranno costi notevoli di prestazione umana, in termini di tempo e di risultati.
0.0.Xx processo di acquisizione
Ci sono diverse opzioni da considerare per il procedimento quando si pianifica una digitalizzazione.
Gli oggetti possono essere preparati per l'acquisizione rimuovendo le graffette, scartando e dispiegando il materiale, dando una sistemata a originali deteriorati usando tecniche di conservazione.
Bisogna usare molta cura per conservare gli originali, come per esempio rimuovere elastici, nastri, cordoni, inserendo carta sottile nelle cerniere della rilegatura e distendendo le pagine piegate. Quando il materiale è pronto per l'acquisizione, il metodo di acquisizione può variare a seconda della forma. Esistono poi sistemi per acquisire diapositive, filmati, mappe e documenti cartacei in generale.
Tuttavia, gli strumenti di digitalizzazione arrivano fino ad includere programmi di conversione per materiale già in digitale (file di word processor, file di GILS), ma ciò richiede la conversione al formato che è previsto dal progetto.
8.8.Componenti di un progetto di digitalizzazione
8.8.1.Progettare prima di digitalizzare
Una digitalizzazione richiede una progettazione notevole.
La coordinazione delle molte componenti del progetto è laboriosa e nell'organizzazione incide fortemente l'abilità del personale adibito al programma.
È importante evitare la continua replica di errori commessi in altri progetti di digitalizzazione.
A tale scopo sarà utile implementare una "lista di controllo".
0.0.0.Xxxxxx della raccolta
8.8.2.1.I documenti non elettronici.
Sotto questo temine di documento "non elettronico " vanno tutti i libri rilegati, i manoscritti, i report, le
pubblicazioni periodiche, le mappe e le lettere. In breve, tutto ciò che è stampato su carta.
Per ogni tipo di documento vi saranno note che danno informazioni sulla loro gestione fino alla creazione di una copia digitale.
8.8.2.2.Le immagini
Il termine "immagine" è definito come un "oggetto simile all'oggetto reale riprodotto su un materiale fotografico".
Le immagini includono tutte le rappresentazioni e le copie dell'oggetto, quali le fotografie (in tutti i formati), i microfilm, le carte forate e gli stereo graphs. È importante notare che il colore sostiene una grossa parte nella definizione dell'oggetto. Sia che sia bianco o che sia nero, oppure occupi tutto lo spettro dei colori, qualsiasi importazione d'immagine deve tener conto delle qualità tonali.
0.0.0.0.0.Xxxxx/video
La conversione di una registrazione Audio/Video di un file analogico costituisce una digitalizzazione. Molte raccolte di discorsi, conferenze, lezioni, clip sonore, filmati e di altre registrazioni possono essere rese disponibili per il pubblico. Per esempio tutte le attività che si svolgeranno nella BEIC potrebbero fruire di questa conversione al fine di una maggior visibilità di quello che la BEIC offre, con un impatto positivo in termini di "immagine" sul territorio.
Per altro materiale, va ricordato che la questione dei diritti in relazione a questa tipologia di materiali si fa ancora più delicata.
8.8.7.2.4.Oggetti già in forma digitale
Alcuni oggetti sono già nella forma digitale perché sono nati in quella forma e non richiedono nessuna conversione/digitalizzazione. Sono inclusi i documenti entro gli archivi elettronici, pagine Web, registrazioni digitali e basi di dati.
8.8.3.I file digitali esistono in diverse forme.
8.8.3.1.Pointer records con immagini piccolissime.