IBM Emptoris Contract Management on Cloud

Descrizione dei Servizi

IBM Emptoris Contract Management on Cloud

La presente Descrizione dei Servizi descrive il Servizio Cloud che IBM fornisce al Cliente. Il termine "Cliente" indica il contraente, i relativi utenti autorizzati e i destinatari del Servizio on Cloud. La quotazione economica dei servizi e la PoE (Proof of Entitlement) sono forniti come Documenti d'Ordine separati.

1. Servizio in Cloud

IBM Emptoris Contract Management on Cloud offre un repository in cui il Cliente può memorizzare i propri documenti relativi ai contratti eseguiti.

Le funzionalità di base consentono al Cliente di:

● caricare i contratti da associare ai metadati appropriati (ad es., le condizioni);

● eseguire ricerche e documentare i dati per trovare i contratti di interesse, quando necessario. Solo i dati generati o archiviati nel Servizio Cloud possono essere utilizzati con la funzionalità IBM Cognos; e

● ricevere gli avvisi di eventi imminenti come la scadenza dei contratti in modo da intervenire in modo appropriato.

Le funzionalità avanzate consentono al Cliente di:

● negoziare i contratti;

● tenere traccia delle obbligazioni del contratto dopo la sottoscrizione;

● modificare i contratti firmati;

● utilizzare i modelli contrattuali e delle clausole per garantire la conformità agli standard;

● utilizzare la procedura guidata self-service per fornire un modo più facile per guidare gli utenti principianti nella creazione di contratti;

● acquisire e collaborare sugli attributi più complessi di un contratto. Ad esempio, le definizioni delle linee sono disponibili per tenere traccia delle informazioni tabellari di un contratto;

● gestire le approvazioni dei contratti e la revisione ad-hoc; e

● eseguire l'integrazione con altri sistemi che utilizzano i servizi web.

1.1 Abbonamenti Base

Di seguito sono descritte le opzioni dell'abbonamento del Servizio Cloud ("Abbonamento Base") che sono disponibili con il Servizio Cloud applicabile. Il Documento d'Ordine identifica gli Abbonamenti Base che sono stati acquistati. I riferimenti al Servizio Cloud in questo documento si applicano agli Abbonamenti Base acquistati.

1.1.1 IBM Emptoris Contract Management on Cloud

IBM Emptoris Contract Management on Cloud consente al Cliente di gestire i contratti associati ai contratti di vendita con i clienti, i contratti di approvvigionamento, come ad esempio l'acquisto di beni, i servizi, i contratti di locazione e di affitto e accordi scritti di riservatezza (non-disclosure agreement, "NDA"). Le funzionalità di base e avanzate sono disponibili per essere utilizzate con questo Servizio Cloud.

1.1.2 IBM Emptoris Contract Management Buy Side Premium on Cloud

IBM Emptoris Contract Management Buy Side Premium on Cloud consente al Cliente di gestire i contratti associati all'approvvigionamento, come ad esempio l'acquisto di beni, i servizi, i contratti di locazione e di affitto. È inoltre possibile gestire i contratti associati che supportano la funzione di approvvigionamento come, ad esempio, gli NDA. Le funzionalità di base e avanzate sono disponibili per essere utilizzate con questo Servizio Cloud.

1.1.3 IBM Emptoris Contract Management Sell Side Premium on Cloud

L'offerta IBM Emptoris Contract Management Sell Side Premium on Cloud consente al Cliente di gestire i contratti associati alla vendita come, ad esempio, i contratti di vendita e gli NDA con i clienti. Le

funzionalità di base e avanzate sono disponibili per essere utilizzate con questo Servizio Cloud.

1.1.4 IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud

IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud consente al Cliente di gestire i contratti associati all'approvvigionamento, come, ad esempio l'acquisto di beni, i servizi, i contratti di locazione e di leasing. È inoltre possibile gestire i contratti associati che supportano la funzione di approvvigionamento come, ad esempio, gli NDA. Le funzionalità di base sono disponibili per essere utilizzate con questo Servizio Cloud.

1.1.5 IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud

L'offerta IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud consente al Cliente di gestire i contratti associati alla vendita come, ad esempio, i contratti di vendita e gli NDA con i clienti. Le funzionalità di base sono disponibili per essere utilizzate con questo Servizio Cloud.

1.1.6 IBM Emptoris Contract Management For Commercial Banking Agreements on Cloud

L'offerta IBM Emptoris Contract Management for Commercial Banking Agreements on Cloud consente al Cliente di gestire i contratti e altri documenti associati ad accordi bancari commerciali o all'ingrosso. Le funzionalità di base e avanzate sono disponibili per essere utilizzate con questo Servizio Cloud.

1.2 Funzionalità opzionali

1.2.1 Offerte di Sola Lettura

Le Offerte di Sola Lettura consentono all'Utente Autorizzato di accedere e fare ricerche nei repository, visualizzare report, partecipare ai flussi di lavoro come 'approver' o 'router', ricevere e aggiornare lo stato di un compito assegnato e ricevere avvisi sul rischio nel Servizio Cloud. Gli Utenti Autorizzati possono inoltre creare contratti mediante la funzionalità della procedura guidata (come, ad esempio, quando la procedura guidata viene inizializzata da applicazioni esterne come Xxxxxxxxxx.xxx). Sono disponibili le seguenti offerte di sola lettura opzionali:

● IBM Emptoris Contract Management on Cloud Read Only

● IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud Read Only

● IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud Read Only

● IBM Emptoris Contract Management For Commercial Banking Agreements on Cloud Read Only

1.2.2 IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud Advanced Add-On

Questa opzione consente al Cliente di utilizzare tutte le funzionalità avanzate con l'Istanza di IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud. Il Cliente deve già disporre di un abbonamento ai servizi IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud per acquistare questa opzione.

1.2.3 IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud Advanced Add-On

Questa opzione consente al Cliente di utilizzare tutte le funzionalità avanzate con l'Istanza di IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud. Il Cliente deve già disporre di un abbonamento ai servizi IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud per acquistare questa opzione.

1.2.4 Offerte di Ambienti di Non-Produzione

Le offerte di ambienti di non-produzione possono essere utilizzate come parte delle attività di non- produzione del Cliente incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le attività di test, l'ottimizzazione delle prestazioni, la diagnosi degli errori, la verifica delle prestazioni, lo staging, l'attività per la 'quality assurance' e/o le implementazioni addizionali o le estensioni per il Servizio Cloud, utilizzando le API pubblicate. È necessario acquistare l'offerta separata di un ambiente di non-produzione per ciascuna Istanza di produzione acquistata qualora il Cliente richieda attività di non-produzione per una tipologia di contratto specifica. Sono disponibili le seguenti offerte opzionali di ambienti di non-produzione:

● IBM Emptoris Contract Management on Cloud for Non-Production Environment

● IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud for Non-Production Environment

● IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud for Non-Production Environment

● IBM Emptoris Contract Management for Commercial Banking Agreements on Cloud for Non- Production Environment

2. Contenuto e Protezione dei Dati Personali

Nelle specifiche tecniche per la Protezione e il Trattamento dei Dati (Specifiche Tecniche o Data Sheet) sono descritte le informazioni specifiche per il Servizio Cloud riguardanti il tipo di Contenuto abilitato al trattamento, le attività di trattamento interessate, le funzionalità per la protezione dei dati e le specifiche sulla conservazione e restituzione del Contenuto. Tutti i dettagli o i chiarimenti e le condizioni, inclusa la responsabilità del Cliente riguardanti l'utilizzo di un Servizio Cloud e le funzionalità di protezione dei dati, se presenti, sono specificati nel presente articolo. Potrebbe essere applicabile più di una Specifica Tecnica per l'utilizzo del Servizio Cloud da parte del Cliente, in base alle opzioni selezionate dal Cliente. Le Specifiche Tecniche potrebbero essere disponibili solo in inglese e non nella lingua locale. Fatte salve eventuali normative e gli usi locali, le parti convengono di comprendere l'inglese e che si tratta di una lingua appropriata per quanto riguarda l'acquisto e l'utilizzo dei Servizi Cloud. Le seguenti Specifiche Tecniche si applicano al Servizio Cloud e alle sue opzioni xxxxxxxxxxx.Xx Cliente è a conoscenza che i) IBM può modificare una o più Specifiche Tecniche periodicamente, ad esclusiva discrezione di IBM e ii) tali modifiche prevarranno sulle versioni precedenti. Le modifiche apportate ad una o più Specifiche Tecniche avranno il fine di i) migliorare o chiarire gli impegni esistenti, ii) mantenere l'allineamento con gli standard attualmente adottati e le norme applicabili, oppure iii) fornire ulteriori impegni. Nessuna modifica delle Specifiche Tecniche determinerà un peggioramento sostanziale della protezione dei dati del Servizio Cloud.

Uno o più link a una o più Specifiche Tecniche applicabili:

xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx- reports/report/html/softwareReqsForProduct?deliverableId=6FFBE7A0C33D11E6A98AAE81A233E762

Il Cliente è responsabile di applicare le misure necessarie per ordinare, abilitare o utilizzare le funzioni di protezione dei dati disponibili per un Servizio Cloud e accetta la responsabilità dell'utilizzo dei Servizi Cloud qualora non adotti tali misure, compreso il rispetto dei requisiti di legge per la protezione dei dati o altri requisiti normativi riguardanti il Contenuto.

Il Supplemento al Trattamento dei Dati Personali (Data Processing Addendum o DPA) di IBM, disponibile alla pagina web xxxx://xxx.xxx/xxx e le Appendici del DPA (DPA Exhibit(s)) si applicano e completano l'Accordo qualora, e nella misura in cui, il Regolamento Europeo in materia di Protezione dei Dati Personali (European General Data Protection Regulation), (EU/2016/679) (GDPR) si applichi ai dati personali presenti nel Contenuto. Le Specifiche Tecniche applicabili a questo Servizio Cloud costituiscono le Appendici DPA. Se si applica il DPA, l'obbligo da parte di IBM di comunicare qualsiasi modifica riguardante i Subresponsabili e il diritto del Cliente di opporsi a tali modifiche viene applicato come stabilito nel DPA.

3. Service Level Agreement ("SLA")

IBM fornisce il seguente Service Level Agreement ("SLA") sulla disponibilità per il Servizio Cloud, come specificato nella PoE. Lo SLA non costituisce una garanzia. Lo SLA è disponibile solo per il Cliente e si applica per essere utilizzato esclusivamente negli ambienti di produzione.

3.1 Crediti di Disponibilità

Il Cliente deve inviare un ticket di assistenza di Severità 1 mediante l'help desk del supporto tecnico IBM, entro le 24 ore successive dal momento in cui il Cliente diventi consapevole della presenza di un impatto aziendale critico e che il Servizio Cloud non è disponibile. Il Cliente deve fornire ad IBM ragionevole assistenza nella diagnosi e risoluzione di qualsiasi problema.

La pretesa per il mancato adempimento di uno SLA dovrà essere inoltrata entro tre (3) giorni lavorativi dal termine del mese contrattuale. Il rimborso per una pretesa valida relativa allo SLA sarà un credito che verrà accreditato in una fattura successiva per il Servizio Cloud in base al periodo di tempo durante il quale l'elaborazione del sistema di produzione per il Servizio Cloud non è disponibile ("Tempo di Fermo"). Il Tempo di Fermo (Downtime) è misurato dal momento in cui il Cliente segnala l'evento fino a quando il Servizio Cloud viene ripristinato e non include il tempo relativo ad un'interruzione pianificata o annunciata per manutenzione; cause al di fuori del controllo di IBM; problemi con il contenuto le tecnologie, i progetti o le istruzioni del Cliente o di terzi; errori nelle configurazioni di sistema e di piattaforme non supportate o altri errori del Cliente; oppure incidenti di sicurezza causati dal Cliente o da test di sicurezza del Cliente. IBM applicherà il rimborso più elevato calcolato sulla disponibilità cumulativa del Servizio Cloud durante ciascun mese contrattuale, come mostrato nella tabella seguente. Il risarcimento totale rispetto ad un

mese contrattuale non può superare il 10 percento di un dodicesimo (1/12) del corrispettivo annuale per il Servizio Cloud.

Per i Servizi Cloud in bundle (singole offerte confezionate e vendute insieme come unica offerta ad un unico prezzo combinato), il rimborso sarà calcolato sulla base del singolo prezzo mensile combinato per il Servizio Cloud in bundle e non del costo di abbonamento mensile per ciascun singolo Servizio Cloud. Il Cliente può inoltrare soltanto pretese inerenti ad un singolo Servizio Cloud all'interno di un bundle in un determinato momento.

3.2 Livelli di Servizio

Disponibilità del Servizio Cloud in un mese contrattuale

Disponibilità in un mese contrattuale	Rimborso (% del Costo* dell'abbonamento mensile per il mese contrattuale oggetto di una richiesta di risarcimento)
Inferiore al 99%	2%
Inferiore al 97%	5%
Inferiore al 95%	10%

* Se il Cliente ha acquistato il Servizio Cloud da un Business Partner IBM, il costo dell'abbonamento mensile sarà calcolato in base al listino prezzi al momento in vigore per il Servizio Cloud attivo nel mese contrattuale che è oggetto della richiesta di risarcimento, scontato del 50%. IBM applicherà lo sconto direttamente al Cliente.

La disponibilità, espressa come percentuale, viene calcolata nel seguente modo: il numero totale di minuti in un mese contrattuale, meno il numero totale di minuti del Tempo di Fermo in un mese contrattuale, diviso per il numero totale di minuti in un mese contrattuale.

4. Supporto tecnico

Il Supporto tecnico per il Servizio Cloud viene fornito tramite telefono, email, i forum online ed un sistema online di reportistica dei problemi. La guida al supporto software as a service di IBM, disponibile alla pagina web xxxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxxx/xxxx_xxxxxxx_xxxxx.xxxx fornisce le informazioni di contatto del supporto tecnico e altre informazioni e procedure. Il Supporto tecnico è incluso nel Servizio Cloud e non è disponibile come offerta separata.

5. Informazioni sulle Titolarità e sulla Fatturazione

5.1 Calcolo dei Corrispettivi

Il Servizio Cloud è disponibile in base al calcolo dei corrispettivi specificato nel Documento d'Ordine:

● "Utente Autorizzato" è un'unita di misura che consente di ottenere il Servizio Cloud. Il Cliente deve ottenere autorizzazioni separate, dedicate per ciascun Utente Autorizzato che accede al Servizio Cloud in qualsiasi modo, direttamente o indirettamente (ad esempio, tramite un programma multiplexing, dispositivo o server applicativo) tramite qualsiasi mezzo. È necessario ottenere titolarità sufficienti a coprire il numero totale di Utenti Autorizzati ai quali è stato concesso l'accesso al Servizio Cloud durante il periodo di misurazione specificato nella PoE o nel Documento d'Ordine del Cliente.

● "Istanza" è un'unità di misura che consente di ottenere il Servizio Cloud. Un'Istanza rappresenta l'accesso ad una configurazione specifica del Servizio Cloud. È necessario ottenere titolarità sufficienti per ogni Istanza del Servizio Cloud resa disponibile per accedervi e utilizzarla durante il periodo di misurazione specificato nella PoE del Cliente o nel Documento d'Ordine.

5.2 Frequenza della fatturazione

In base alla frequenza di fatturazione selezionata, IBM fatturerà al Cliente i corrispettivi esigibili all'inizio del periodo della frequenza di fatturazione, ad eccezione dei corrispettivi di sovraprezzo e di utilizzo che saranno addebitati con fattura posticipata.

6. Opzioni di Xxxxxx e Rinnovo

La durata del Servizio Cloud inizia nella data in cui IBM comunica al Cliente che l'accesso al Servizio Cloud è disponibile, così come documentato nella PoE. Nella XxX xxxx specificato se il Servizio Cloud sarà rinnovato automaticamente, se procede sulla base di un uso continuativo o se termina alla scadenza.

In caso di rinnovo automatico, salvo comunicazione scritta da parte del Cliente di recesso almeno 90 (novanta) giorni prima della data di scadenza del periodo contrattuale, il Servizio Cloud sarà rinnovato automaticamente per la durata contrattuale specificata nella PoE.

In caso di utilizzo continuativo, il Servizio Cloud continuerà ad essere disponibile con cadenza mensile fino a quando il Cliente non fornirà una comunicazione scritta di recesso con preavviso di almeno 90 giorni prima della scadenza Il Servizio Cloud continuerà ad essere disponibile fino alla fine del mese civile successivo a tale periodo di 90 (novanta) giorni.

7. Ulteriori condizioni

7.1 Disposizioni Generali

Il Cliente accetta che IBM possa fare pubblicamente riferimento al Cliente come abbonato dei Servizi Cloud in una pubblicità o comunicato commerciale.

Il Cliente non può utilizzare i Servizi Cloud, in modo indipendente o in combinazione con altri servizi o prodotti a supporto delle seguenti attività ad alto rischio: progettazione, costruzione, controllo o manutenzione di attrezzature nucleari, sistemi di trasporto pubblico, sistemi di guida automatica, apparecchiature belliche, navigazione o comunicazioni aeree o altre attività in cui un errore del Servizio Cloud potrebbe comportare materialmente una minaccia di morte o gravi lesioni personali.

7.2 Prerequisiti Software (Software di Abilitazione)

Il Servizio Cloud richiede l'uso del prerequisito software che il Cliente scaricherà nei propri sistemi per facilitare l'uso del Servizio Cloud. Il Cliente potrà utilizzare il prerequisito software solo in relazione all'utilizzo del Servizio Cloud. Il prerequisito software è fornito "NELLO STATO IN CUI SI TROVA".

7.3 Aggiornamenti del Servizio Cloud

IBM installerà e configurerà gli aggiornamenti del software per le Istanze di produzione o di non produzione in un orario reciprocamente concordato, soggetto alla disponibilità della pianificazione. IBM fornirà un preavviso 12 mesi prima della scadenza del supporto per la versione del programma IBM associato per il Servizio Cloud. IBM collaborerà con il Cliente per migrare ciascuna delle Istanze del Servizio Cloud su una versione supportata dei programmi IBM associati prima della data di scadenza del supporto. Il Cliente sarà responsabile dei costi di migrazione. Se la migrazione verso una versione supportata del programma IBM associato non viene completata entro il periodo della notifica e il mancato completamento non è determinato da ritardi causati esclusivamente da IBM o dai suoi fornitori, IBM potrà recedere dal presente accordo con un preavviso scritto di 30 giorni.

7.4 Aggiornamenti del Database

IBM replicherà i contenuti del database di produzione nell'Istanza di non produzione del Cliente una volta a trimestre, per ciascun sistema di non produzione acquistato. I servizi di aggiornamento saranno erogati in un orario concordato reciprocamente, soggetto alla disponibilità della pianificazione.

7.5 Certificati Forniti dal Cliente

Il Servizio Cloud sarà configurato per utilizzare un URL (uniform resource locator) internet fornito da IBM, a meno che il Cliente non richieda specificamente di utilizzare il proprio URL (uniform resource locator) internet. Se il Cliente sceglie di utilizzare il proprio URL internet per il Servizio Cloud, il Cliente si assume tutte le responsabilità, i costi di manutenzione per il rinnovo dell'URL e qualsiasi certificato richiesto. Il Cliente deve fornire ad IBM i certificati e le informazioni di configurazione richiesti prima che venga completata la fornitura del Servizio Cloud del Cliente.

7.6 Requisiti di Titolarità Cumulative

Il Cliente deve ottenere una titolarità per l'Istanza, nonché un numero di titolarità 'Utente Autorizzato' sufficienti a coprire gli Utenti del Servizio Cloud di IBM Emptoris Contract Management on Cloud, IBM

Emptoris Contract Management Buy Side Premium on Cloud, IBM Emptoris Contract Management Buy Side on Cloud, IBM Emptoris Contract Management Sell Side Premium on Cloud, IBM Emptoris Contract Management Sell Side on Cloud e IBM Emptoris Contract Management for Commercial Banking Agreements on Cloud.

7.7 Titolarità non richieste

Gli utenti amministrativi sono inclusi nell'offerta del Servizio Cloud. Al Cliente non è richiesto di ottenere le titolarità di Utente Autorizzato per gli utenti amministrativi del Servizio Cloud.

Un utente che ha funzioni amministrative è autorizzato alla creazione e gestione di quanto segue: modelli di clausole, modelli di contratto, progettazione di interviste, regole di approvazione, modelli di notifica, definizioni delle linee, definizioni dei termini, organizzazioni, origini dati, gruppi, ruoli, flussi di lavoro, categorie e documentazione dei fornitori principali.

Per eseguire attività non amministrative, un utente amministrativo ha bisogno di un'autorizzazione.

A qualsiasi utente esterno (utenti associati a terze parti esterne con cui il Cliente è impegnato) può essere fornito l'accesso al Servizio Cloud e sono considerati Utenti Ospiti. Il Cliente non dovrà ottenere le titolarità come Utente Autorizzato per gli Utenti Ospiti del Servizio Cloud. Il Cliente è responsabile dei propri Utenti Ospiti, incluso, a titolo esemplificativo e non esaustivo, in caso di a) eventuali richieste di rimedio da parte degli Utenti Ospiti inerenti al Servizio Cloud; b) spese contratte dall'Utente Ospite; o

c) qualsiasi uso improprio del Servizio Cloud da parte degli Utenti Ospiti.

Accettato da:

Firma e timbro del Cliente Data:

Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile Italiano, il Cliente approva specificamente i seguenti articoli del presente documento: “Service Level Agreement (SLA)”, “Crediti di Disponibilità”, “Livelli di Servizio”, “Opzioni di Durata e Rinnovo”, “Prerequisiti Software (Software di Abilitazione”.

Firma e timbro del Cliente Data: