• Il contratto di Hosting sul server
La domiciliazione presso lo studio
• Le obbligazioni del domiciliatario
• Le clausole contrattuali
• Il deposito delle scritture contabili
• La restituzione della documentazione
• La gestione della Pec
• La domiciliazione della sede legale
• Domiciliazione e servizi di segreteria
• Il contratto di Hosting sul server
MANIFESTE:
• Fare 🡺 ricevere e conservare atti e documenti
• Permettere 🡺
consentire al
domiciliato l’accesso
allo studio
• Xxxx 🡺concedere in uso spazi dello studio
IMPLICITE:
incidono
sull’organizzazione dello
studio
• Dare adeguate istruzioni a dipendenti e collaboratori
• Orari di apertura
• Obblighi di custodia
Le obbligazioni del
domiciliatario
Le clausole contrattuali
opportune
Manca una regolamentazione specifica, pertanto nella predisposizione del contratto occorre tener conto delle norme civilistiche su:
🡺 domicilio artt.46-47;
🡺 contratto di deposito artt. 1766-1782;
🡺 mandato artt.1703-1730; delle disposizioni del codice postale:
🡺 DPR 156/ 1973,
e del relativo regolamento:
🡺 DPR 655/1982
per una corretta gestione della corrispondenza.
XXXXXXX RILEVANTI NEL CONTRATTO DI DOMICILIAZIONE
• ricezione di documenti postali;
• notificazioni di atti giudiziari o similari;
• conservazione dei documenti pervenuti presso lo studio;
• utilizzo degli spazi dello studio professionale;
• modalità e tempistiche di interruzione del rapporto;
• modalità e obbligazioni relative alla gestione della PEC;
• regolamentazione della responsabilità professionale per errori compiuti dallo studio nella ricezione degli atti o nell’accesso alla PEC.
🡺 Orari di apertura dello studi nei quali è svolto il servizio;
🡺 Disciplinare le mancate consegne;
🡺 Obbligo periodico per il cliente di passare dallo studio a ritirare la documentazione;
🡺 Discrezionalità, ma non obbligo, per il professionista di
avvertire la Società dell’arrivo di atti, documenti e pacchi;
🡺 Corrispettivo per il deposito nel caso di pacchi particolarmente voluminosi;
🡺 Manleva in caso di danni, pregiudizi, decadenze, prescrizioni e di ogni altra conseguenza direttamente o indirettamente derivante dal mancato ritiro da parte della Società di atti, documenti e corrispondenza pervenuta allo studio.
Ricezione, comunicazione e trasmissione degli atti pervenuti presso la sede legale 1
“Il Professionista non risponde in alcun modo per vizi di notifica ovvero per errori commessi dal servizio postale o dal vettore ovvero per qualsiasi altra causa che abbia impedito la ricezione presso lo studio, non dipendente dalla chiusura dello stesso nei giorni e negli orari indicati.
I contenuti enunciati nelle relate di notifica, di spedizione o similari dall’addetto postale, dall’ufficiale giudiziario o dal vettore, in ordine alla cause che non hanno reso possibile la notifica, non costituiscono prova sufficiente a dimostrare il nesso di causalità e la responsabilità dello studio nella mancata notifica o ricezione di atti, documenti e pacchi.”
Ricezione, comunicazione e trasmissione degli atti pervenuti presso la sede legale 2
⮚Limiti alla facoltà di utilizzo dei locali dello studio;
⮚Tempi di preavviso in ordine alla necessità di utilizzo dei locali dello studio.
⮚Divieto di lasciare in custodia o in deposito beni della Società ad eccezione dei libri sociali e contabili
⮚La facoltà di utilizzo dei locali non costituisce in alcun modo contratto di locazione; obbligazione accessoria e gratuita
Utilizzo degli spazi dello
studio professionale
INDIVIDUAZIONE DELLE FATTISPECIE CHE COSTITUISCONO GIUSTA CAUSA DI RECESSO DA PARTE DEL PROFESSIONISTA
• la mancata collaborazione della Società nel ritiro dei documenti, atti e cose pervenute presso lo studio;
• cessazione dell’attività professionale;
• fallimento della Società o apertura di procedure concorsuali;
• cessazione per qualsiasi causa del rapporto principale;
Modalità e tempistiche di
interruzione del rapporto
INDIVIDUARE UN TERMINE ENTRO IL QUALE LA DOMICILIATA PROVVEDE A:
🡺 modificare la propria sede legale in luogo diverso dallo studio;
🡺 comunicare alla CCIAA la variazione della sede legale;
🡺 notificare le modifiche al professionista
🡺 ritirare la documentazione dallo studio
Obbligazioni della domiciliata in caso di cessazione o risoluzione del rapporto
Accessi, ispezioni e
verifiche
🡺 Luogo di svolgimento delle operazioni.
In caso di avvio di ispezioni e verifiche fiscali la Società si impegna a chiedere, entro cinque giorni lavorativi, che esse proseguano presso la sede operativa della medesima o nell’ufficio dei verificatori.
🡺 Delega al professionista.
Decorso tale termine la Società acconsente e delega il Professionista a chiedere, a suo nome, che l’ispezione o la verifica fiscali prosegua presso gli uffici dei verificatori, valendo la presente scrittura quale mandato in tale senso.
🡺 Indennizzo per proseguimento delle verifiche presso lo Studio.
Ove il Professionista non eserciti tale facoltà, sarà dovuto un
indennizzo pari ad € xx,00 per ogni giorno sino alla stesura del processo verbale di constatazione e di ulteriori € xx,00 per ogni giornata in cui i verificatori accedano all’interno dello studio.
Il deposito delle scritture
contabili
NON REGOLATO ESPRESSAMENTE
• Obbligazione accessoria della tenuta delle scritture
• Si applicano le norme civilistiche sulla custodia ed il deposito
🡺 Gratuità della prestazione (1767 cc presunzione relativa)
CLAUSOLA CONTRATTUALE SPECIFICA
Poiché la tenuta delle scritture contabili non coinvolge diritti indisponibili
🡺 Posso disciplinare il rapporto secondo le esigenze dello studio
⮚ Obbligo di custodia: è funzionale all’espletamento dell’incarico, 🡺 costituisce un’obbligazione accessoria che va assolta col grado di diligenza richiesto dalla qualità personale del professionista.
⮚ Risoluzione dell’ obbligazione principale 🡺 l’obbligazione
accessoria di deposito rimane, poiché persiste il possesso del professionista sui documenti del cliente.
⮚ Sul professionista continua ad incombere l’obbligo ex art.
1766 c.c. di custodire e restituire la cosa depositata.
⮚ Fino alla riconsegna, - colpa o meno del cliente - il
professionista deve tenere presso di sé la documentazione
contabile.
Tenuta delle scritture contabili e obbligo di custodia
⮚Periodo di custodia.
⮚Compenso per il servizio.
⮚Risoluzione del deposito alla risoluzione del contratto di consulenza/tenuta scritture contabili.
⮚Termini e le modalità per l’eventuale richiesta anticipata
della documentazione da parte del Cliente.
⮚ Facoltà del Professionista di restituire anticipatamente la
documentazione.
⮚Termini e modalità per la restituzione della
documentazione in caso di recesso da parte del Cliente.
⮚ Previsione di un ulteriore indennità a favore del professionista in caso di mancato ritiro entro il termine previsto
Aspetti da disciplinare
La restituzione della
documentazione
PATTUIRE MODALITÀ E TERMINI PER LA RESTITUZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE.
⮚ Termini di consegna (30 - 60 gg)
⮚Esibizione della ricevuta di presentazione della pratica di trasferimento della sede legale presso il registro delle imprese
⮚Esibizione della ricevuta di presentazione della variazione
del depositario scritture contabili Agenzia delle Entrate
Il cliente collaborativo
RESTITUZIONE A MEZZO CORRIERE:
NO !! NON LIBERA IL DEPOSITARIO !!
Via giudiziaria
Intimazione alla riconsegna
🡺 Mora del creditore 1206 e ss cc
🡺 Esecuzione forzata obblighi di fare 614 bis cpc Ma con i tempi della giustizia ordinaria !
Il cliente “latitante”
ALLORA
🡺 Il contratto può prevedere una penale;
🡺 questo ci consente di poter ricorrere al procedimento di ingiunzione, più celere rispetto al procedimento ordinario della via giudiziaria.
ESTREMA RATIO:
distruzione dei documenti al termine della prescrizione decennale.
Il cliente “latitante”
IL CONTRIBUENTE DEVE COMUNICARE LA VARIAZIONE DEL DEPOSITARIO DELLE SCRITTURE CONTABILI
• A mezzo vecchio depositario (occorre la delega)
• A mezzo del nuovo depositario
• Il depositario cessato può chiedere prova dell’avvenuta
comunicazione
IN MANCANZA DI TUTTO CIO’
Il depositario cessato può comunicare all’Agenzia competente per territorio (raccomanda ar /pec) l’avvenuta cessazione allegando copia del verbale di restituzione delle scritture ovvero indicando i motivi della mancata sottoscrizione.
Risoluzione AdE 65/E 14.6.11
Gestione della PEC
• Valutare BENE le responsabilità.
• Xxxxxxxx attentamente anche le conseguenze in merito agli obblighi di conservazione dei messaggi.
• Abituare i clienti a gestire da soli la pec
• Consegna credenziali di accesso.
• Autorizzazione specifica alla lettura della corrispondenza.
• Specifica che l’accesso avviene tramite webmail o da client di posta con protocollo IMAP cosi da NON scaricare i messaggi sul server dello studio 🡺 obblighi di conservazione decennale a carico del professionista.
🡺 Conservazione della forma originale: la prova legale della pec è la firma elettronica apposta dal gestore perciò è necessario conservare il file originale contenuto nel messaggio stesso (.eml o mbox) CORRISPONDENZA ex 2214 cc 🡺 PRESCRIZIONE DECENNALE
Clausole contrattuali
La domiciliazione della sede
legale
• Domiciliazione con servizi di segreteria
• Utilizzo degli spazi per la conservazione della documentazione e per lo svolgimento di attività non
operativa
Domiciliazione e servizi di segreteria
DOMICILIAZIONE RICEZIONE DELLA CORRISPONDENZA
🡺Autorizzazione al ritiro di tutta la corrispondenza correttamente indirizzata
🡺Onere del cliente provvedere al ritiro delle stessa con
periodicità stabilita.
SERVIZI DI SEGRETERIA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA
🡺Autorizzazione espressa all’apertura della corrispondenza ed
alla lettura del suo contenuto.
🡺 Precise istruzioni sulle comunicazioni successive.
CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
SOCIALE IN APPOSITI ARCHIVI
🡺 No introduzione di beni mobili di proprietà del domiciliante
Il contratto di Hosting sul
server
Autorizzazione e consegna password
🡺 Lo studio consegna al cliente le password necessarie per consentire l’accesso al server al fine della consultazione e dell’elaborazione informatica dei da contabili relativi alla propria amministrazione.
Oggetto
🡺 Registrazioni contabili iva e prima nota, liquidazioni iva periodiche, scritture di assestamento e chiusura, stampa registri iva, stampa libro giornale, stampa libro inventari, gestione cespiti ammortizzabili, gestione e stampa dei modelli di versamento.
🡺 Tutte le rilevazioni e stampe effettuate dal cliente sotto la propria direzione e responsabilità
🡺 Xxxxxx controllo da parte dello studio sulle rilevazioni effettuate.
Obblighi del cliente
🡺 Conoscere le clausole previste nel contratto di fornitura dei programmi (è bene allegare copia della licenza d’uso).
Obblighi dello studio
🡺Orari di assistenza all’accesso al server ;
🡺Salvataggio dei dati contabili; divieto di consultazione e inserimento dei dati contabili dalle ore alle ore in quanto in questa fascia oraria per lo svolgimento di attività di manutenzione del server e salvataggio automatico dei dati aziendali.
🡺 Malleva per mancato accesso al server dovuto a mancanza energia
elettrica/collegamento internet
🡺In tal caso sarà cura dello studio informare subito il cliente e provvedere al ripristino della situazione nei più celeri tempi tecnici.
🡺Lo studio non svolgerà alcuna istruzione sull’utilizzo del software.
Per lo stesso il cliente dovrà contattare la <ragionesociale>
rivenditore del software con sede in ……………...
Canone
🡺Il costo della licenza annuo è pari a euro 000,00 (cifre/00)
🡺Pagamento contestuale alla sottoscrizione del contratto.
🡺Rivalutazione annuale su base Istat.
🡺Eventuale attività di consulenza richiesta dal cliente allo studio per una corretta operatività nello svolgimento delle rilevazioni contabili, nonché nell’utilizzo delle funzioni previste dal programma non è prestazione prevista da questo contratto e pertanto dovrà essere oggetto di specifico incarico.
Durata
🡺 Durata annuale con scadenza al 31 dicembre di ciascun anno e verrà automaticamente prorogata di anno in anno, salvo disdetta di una delle parti.
🡺 Xxxxxxx disdetta correlato al termine previsto per lo studio Considerato che il contratto tra lo studio e la <ragionesociale> rivenditore del software, prevede quale termine ultimo per
l’eventuale disdetta il 30.06 di ciascun anno, l’eventuale disdetta da parte del cliente, dovrà essere comunicata allo studio entro e non oltre il 15.05di ciascun anno a mezzo lettera raccomandata. A.R./ messaggio PEC.
Grazie per l’attenzione
Xxxxxxxxxx Xxxx