della Gestione Forestale e della Catena di Custodia
della Gestione Forestale e della Catena di Custodia
1.1 Compiti dell’Ente di Certificaizone e del Cliente
1.2 Compiti dell’Ente di Certificazione
• L'ente di certificazione si impegna a trattare in modo confidenziale tutte le informazioni riguardanti l'azienda del cliente a cui è stato concesso l'accesso in conformità con le regole di riservatezza concordate. Sono esclusi da tale obbligo la fornitura di documenti per gli organismi di accreditamento nell'ambito del monitoraggio dell'ente di certificazione, nonché la comunicazione dettagliata e la trasmissione di informazioni all'organo arbitrale in caso di conflitto.
• L'ente di certificazione attua la certificazione e la sorveglianza secondo le regole di TÜV NORD CERT. I requisiti della norma o standard di qualità cui si fa riferimento nell'offerta e quelli della legislazione nazionale su cui si basa l'accreditamento/designazione dell'ente di certificazione / organismo notificato costituiscono la base del certificato.
• L'ente di certificazione informa i titolari dei certificati delle modifiche nella procedura di certificazione che interessano direttamente i titolari dei certificati.
• L'ente di certificazione tiene un elenco delle aziende certificate, indicando anche lo scopo della certificazione. Su richiesta delle terze parti interessate, l'Organismo di Certificazione fornirà informazioni sulle aziende certificate.
• I reclami di terzi in merito ai sistemi di gestione1 dei clienti che sono stati certificati da un ente di certificazione di TÜV NORD CERT vengono registrati per iscritto, controllati e quindi trattati .
1 Il sistema di gestione include PEFC COC, PEFC FM e FSC COC
A21F046it 1 / 8 Rev. 02 / 08.19
1.3 Compiti del cliente
• Nella caso in cui le regole di accreditamento prevedono un Audit di Stage 1, al momento dell'audit di Stage 1 concordato, il cliente fornisce tutti i documenti rilevanti per il sistema di gestione nella loro forma attuale (Manuale, Procedure, descrizioni dei processi, altri documenti pertinenti, registrazioni riguardanti gli audit interni e riesami della direzione che sono stati eseguiti). L'Audit di Stage 1 si svolge presso la sede del cliente. Per tutte le altre procedure, i documenti pertinenti devono essere forniti in tempo utile prima dell'audit (circa 2 settimane).
• Se richiesto dallo standard, il cliente esegue un audit interno completo prima dell'audit di certificazione e anche prima degli audit di sorveglianza/ricertificazione annuali (tutti gli elementi dello standard pertinente e tutte le sedi aziendali/siti di produzione e, se appropriato, siti rilevanti per lo scopo del certificato devono essere verificati), ed esegue anche una valutazione del sistema di gestione.
• Durante l'audit, il cliente consente al team di auditors di visualizzare le registrazioni rilevanti ai fini dell'audit e consente al team di accedere alle unità organizzative dell'azienda, alle attrezzature pertinenti, al personale e ai subappaltatori del cliente interessati
• Nomina un referente nella direzione aziendale responsabile dell'esecuzione dell'audit. Si tratta in generale del rappresentante designato per il rispettivo sistema di gestione.
• Il cliente ha l'obbligo di informare immediatamente per iscritto l'ente di certificazione di tutte le modifiche importanti che si verificano dopo l'emissione di certificati o estensioni o aggiunte ai certificati (ciò riguarda ad esempio i cambiamenti riguardanti la forma giuridica e organizzativa dell'azienda, la situazione economica o le proprietà dell'azienda, l'organizzazione e la direzione [come i membri chiave del personale in posizioni dirigenziali, organi decisionali o personale tecnico specializzato o di alto livello, ecc.], l'indirizzo di contatto e le sedi, modifiche al prodotto o ai metodi di produzione nonché importanti modifiche al sistema di gestione e ai processi).
• Il cliente ha l'obbligo di registrare tutte le obiezioni/reclami in relazione al sistema di gestione e alla sua efficacia, insieme alle azioni correttive e ai loro risultati, per documentarli e metterli a disposizione dell’auditor durante l'audit
1.1.1
• Il cliente intraprende le misure necessarie per soddisfare i requisiti di certificazione, inclusa l'implementazione di modifiche appropriate nell'ambito della validità della certificazione.
1.1.2
• Il cliente intraprende le misure necessarie per soddisfare i requisiti di certificazione, inclusa l'implementazione di modifiche appropriate nell'ambito della validità della certificazione
• Il cliente ha l'obbligo di soddisfare i requisiti di prodotto dei prodotti certificati nella produzione in corso e rispettare tutti i requisiti dello schema di certificazione al fine di evitare situazioni di conflitto tra l'ente di certificazione e una società di consulenza, il cliente deve informare l'ente di certificazione dei servizi di consulenza nell'area dei sistemi di gestione utilizzati prima o dopo la firma del contratto. Questo dovere di informazione include anche le organizzazioni che hanno svolto "formazione interna" o audit interni del sistema di gestione.
• Nell'ambito del mantenimento dell'accreditamento, della notifica, dell'approvazione, ecc., il cliente dichiara che consentirà lo svolgimento di un eventuale cosiddetto Witness Audit nella sua azienda e che consentirà l'accesso ai relativi file.
• Il cliente ha il diritto di rifiutare gli auditor nominati dall'ente di certificazione. Se non si raggiunge un accordo dopo aver formulato 3 proposte, il contratto viene sciolto di comune accordo.
• Se viene utilizzata la procedura di certificazione combinata dei sistemi di gestione, il cliente si impegna a soddisfare tutte le condizioni relative alla certificazione combinata dei sistemi di gestione e ad informare immediatamente l'ente di certificazione in caso di mancato rispetto.
In dettaglio, queste condizioni sono le seguenti:
− Specifiche, creazione e mantenimento di un sistema di gestione che si applichi in modo uniforme a tutte le filiali/siti produttivi. Anche le importanti procedure documentate devono essere applicate in modo uniforme.
− Sorveglianza dell'intero sistema di gestione sotto la supervisione centrale del rappresentante della direzione con sede presso la sede centrale dell'azienda. Questo rappresentante della direzione ha l'autorità di impartire istruzioni vincolanti a tutte le filiali/siti di produzione.
− Regole che stabiliscono che alcune aree dell'azienda funzionino in modo centralizzato per
tutte le aree, ad es. sviluppo di prodotti e processi, approvvigionamento, risorse umane ecc.
− Esecuzione di audit interni presso tutti i siti produttivi/filiali dell'azienda prima dell'audit di certificazione.
− Sottoscrizione di un accordo tra il cliente e l'ente di certificazione legalmente vincolante in tutte le filiali/siti produttivi dell'azienda.
1.4 Disposizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro
1.3.1 Disposizioni che devono essere intraprese dal cliente
• Prima dell'esecuzione dei servizi contrattuali, il cliente deve fornire informazioni sui rischi, i pericoli e lo stress che potrebbero derivare dall'ambiente di lavoro nello stabilimento del cliente o presso la sede del cliente. Queste informazioni devono includere informazioni sulle sostanze pericolose nelle provette. Il cliente deve fornire informazioni se e, nel caso, in quale misura, le valutazioni dei rischi e dei pericoli sono necessarie per le attività che sono state ordinate.
• Il cliente deve disporre di disposizioni sufficienti per il primo soccorso, l'allarme e il salvataggio e deve nominare i contatti e le responsabilità al riguardo.
• Il cliente deve garantire che i dipendenti di TÜV NORD CERT eseguano il lavoro solo se accompagnati da un dipendente del cliente.
• Il cliente deve fornire ai dipendenti dell'ente di certificazione istruzioni sulla base della valutazione dei rischi e dei pericoli e istruzioni di lavoro e operative. Le istruzioni devono includere la comunicazione dei numeri telefonici di emergenza e dei punti di raccolta in caso di pericolo, nonché una descrizione del funzionamento e della sicurezza di qualsiasi apparecchiatura da utilizzare in tali circostanze.
• Il cliente deve fornire gratuitamente tutti i dispositivi di protezione individuale che possono essere necessari e che non sono forniti dall'ente di certificazione (casco, stivali o scarpe di sicurezza, protezione per orecchie e occhi - ad es. Cuffie di protezione, occhiali di sicurezza/ occhiali protettivi).
1.3.2 Organismo di certificazione
L’addetto dell'ente di certificazione può intraprendere un lavoro solo se le circostanze e l'ambiente di
lavoro sono sicuri. L’addetto ha il diritto di rifiutarsi di eseguire il lavoro in presenza di pericoli/ rischi/ stress inaccettabili.
2. Validità e diritti d'uso del marchio e del certificato
• La validità del certificato inizia con la data di rilascio del certificato. La durata del certificato dipende dallo standard particolare su cui si basa l'audit, ma non può superare un massimo di 5 anni. Ciò presuppone che, in base alla data dell'audit di certificazione, vengano effettuati in azienda regolari audit di sorveglianza secondo le specifiche regole di accreditamento o standard di certificazione con esito positivo. In alcuni casi giustificati può anche rendersi necessario un audit di sorveglianza con breve preavviso. È a discrezione dell'ente di certificazione decidere sulla necessità di tale audit. Gli stessi requisiti si applicano per l'uso del marchio.
• Lo scopo della certificazione è riportato in lingua tedesca o inglese. Un trasferimento in altre lingue viene fornito in buona fede. In caso di dubbio o contraddizione è obbligatoria solo la versione tedesca o inglese del certificato.
• L'approvazione per l'uso del marchio si applica solo all'area dell'azienda del cliente che è stata certificata. Non è consentito l'uso del marchio per attività che esulano dal campo di applicazione del certificato.
• Il marchio può essere utilizzato solo nella forma fornita da TÜV NORD CERT o dal proprietario del marchio. Il marchio deve essere di facile lettura e chiaramente visibile. Il cliente non è autorizzato a modificare il certificato e/o il marchio. Il certificato e il marchio non possono essere utilizzati in modo fuorviante a fini pubblicitari.
• Se il cliente fornisce copie dei documenti di certificazione ad altri, i documenti devono essere riprodotti nella loro interezza o come specificato nello schema di certificazione.
• Non è consentito utilizzare il marchio su rapporti di prova di laboratorio, certificati di taratura o rapporti di ispezione o certificati per persone, poiché questi documenti sono classificati come prodotti in questo contesto.
Il cliente deve assicurarsi che il marchio e il certificato siano utilizzati solo nella pubblicità in modo tale da fornire una dichiarazione relativa all'area certificata del cliente che corrisponde
alla certificazione. Il cliente deve anche assicurarsi che, nell'ambito della concorrenza, non si crei l'impressione che la certificazione da parte dell'ente di certificazione sia equivalente a un'ispezione governativa.
• In caso di reclamo contro l'ente di certificazione secondo i principi della responsabilità del prodotto basata sull'uso del marchio e/o del certificato da parte del cliente che viola le condizioni del contratto, il cliente ha il dovere di tenere indenne l'ente di certificazione e di liberare l'ente di certificazione da ogni pretesa di terzi. Lo stesso vale per tutti i casi in cui viene presentato un reclamo contro l'ente di certificazione da parte di terzi sulla base di affermazioni pubblicitarie o altro comportamento da parte del cliente.
• Il cliente riceve il diritto non trasferibile, non esclusivo, limitato alla durata contrattuale, di utilizzare il marchio e il certificato secondo le condizioni sopra riportate.
• L'uso del marchio e del certificato è limitato al cliente e non può essere trasferito a terzi o successori legali senza l'espressa autorizzazione dell'ente di certificazione. Se il cliente desidera trasferire il diritto d'uso del marchio e del certificato, deve essere presentata una domanda corrispondente. Se necessario, deve essere eseguito un nuovo audit.
• Il marchio da utilizzare nel singolo caso dipende dal certificato che è stato emesso.
3. Fine dei diritti di utilizzo
3.1 Il diritto del cliente di utilizzare il marchio di prova e di rivendicare la proprietà del certificato termina automaticamente con effetto immediato senza la necessità di una dichiarazione esplicita di risoluzione se
• il cliente non segnala immediatamente all'ente di certificazione cambiamenti nelle sue operazioni che sono significativi ai fini della certificazione, o indicazioni che tali cambiamenti possano verificarsi,
• il marchio e/o il certificato sono utilizzati in modo tale da violare le disposizioni del punto 2,
• i risultati degli audit di sorveglianza non giustificano più il mantenimento del certificato,
• viene aperta una procedura di insolvenza in relazione al patrimonio del cliente o una domanda di apertura di tale procedura diretta contro il cliente viene rifiutata con la motivazione che sono disponibili attività insufficienti
• gli audit di sorveglianza non possono essere eseguiti entro i periodi specificati o
• sorgono controversie in relazione al marchio riguardo al diritto di concorrenza o ai diritti di proprietà intellettuale.
L'ente di certificazione ha il diritto di sospendere o terminare un certificato, e con la presente il diritto di utilizzare il marchio, se l'ente di certificazione viene successivamente a conoscenza di nuove informazioni relative alla valutazione della procedura di certificazione o al suo risultato.
Inoltre, TÜV NORD CERT e il cliente hanno il diritto di rescindere il rapporto contrattuale con effetto immediato, se l'uso del marchio è vietato al cliente in un modo legalmente vincolante. Lo stesso vale per il certificato.
3.2 L'Organismo di Certificazione ha il diritto di avviare una procedura di decertificazione in presenza dei motivi indicati al punto 3.1 dopo un'adeguata ed esperta analisi, e di sospendere, ritirare o dichiarare invalido il certificato. La revoca della sospensione è descritta nella descrizione del servizio specifico dello schema. Eventuali costi associati a ciò saranno a carico del cliente.
3.3 Il cliente deve restituire tutti i certificati all'ente di certificazione quando i diritti d'uso sono terminati o scadono. Il cliente adempie ai suoi obblighi inviando tutti i certificati all'ente di certificazione.
3.4 Le Condizioni Generali per la Certificazione dei Sistemi di Gestione si applicano di conseguenza per le estensioni o le integrazioni ai certificati.
4. Divulgazione di informazioni al proprietario dello standard
Le informazioni personali e relative all'azienda devono essere trasmesse ai proprietari dello
standard. Questi possono essere PEFC Germany, PEFC International o qualsiasi altro ufficio PEFC approvato, nonché FSC® Germany, FSC® International o qualsiasi altro ufficio FSC® approvato. La pubblicazione di dati specifici dell'azienda nel database PEFC e/o nel database FSC o in altri supporti come lo Statzert deve essere accettata dal titolare del certificato certificato. Ciò consente alle aziende di controllare lo stato della certificazione su base giornaliera.