DETERMINAZIONE

REGIONE LAZIO

Direzione Regionale: SALUTE E POLITICHE SOCIALI

Area: RISORSE FARMACEUTICHE

DETERMINAZIONE

N. G09080

del

28/06/2017

Proposta n. 11810 del 26/06/2017

Oggetto:

Procedura Gestione Dispositivi Medici in Conto Deposito e Schema di Contratto.

Proponente:
Estensore	XXXXXXXXX XXXXXXX
Responsabile del procedimento	XXXXXXXXXXX XXXXXXX
Responsabile dell' Area	X. XXXXXXXXXXX
Direttore Regionale	X. XXXXXXX
Protocollo Invio Firma di Concerto

Oggetto: Procedura Gestione Dispositivi Medici in Conto Deposito e Schema di Contratto.

IL DIRETTORE DELLA DIREZIONE REGIONALE SALUTE E POLITICHE SOCIALI

SU PROPOSTA del Dirigente dell’Area Risorse Farmaceutiche;

VISTA la legge regionale n. 6 del 18 febbraio 2002, avente ad oggetto “Disciplina del sistema organizzativo della Giunta e del Consiglio e disposizioni relative alla dirigenza ed al personale regionale”, e successive modificazioni;

VISTO il D.Lgs. 502/92 e successive modificazioni ed integrazioni;

VISTO il decreto legge 18 settembre 2001, n. 347, convertito con modificazioni, dalla legge 16 novembre 2001, n. 405, recante interventi urgenti in materia di spesa sanitaria;

VISTO il D.L. 78/2015

VISTA la Delibera di Giunta Regionale n. 723 del 14 dicembre 2015, con la quale è stato conferito al Dr. Xxxxxxxx Xxxxxxx l’incarico di Direttore della Direzione Regionale Salute e politiche Sociali;

VISTO il Decreto del Commissario ad acta del 22 febbraio 2017, n. U0052 recante l’adozione del Programma Operativo 2016 - 2018 a salvaguardia degli obiettivi strategici di rientro dai disavanzi della Regione Lazio nel settore sanitario denominato “Piano di riorganizzazione, riqualificazione e sviluppo del Servizio Sanitario Regionale”;

VISTA la spesa regionale per i dispositivi medici per l’anno 2016 pari a €458.111.000, costituita da

€345.171.000 per dispositivi medici e €112.940.000 per diagnostici in vitro

CONSIDERATO che circa il 38% di tale spesa ( € 133.000.000) è imputabile a dispositivi medici impiantabili e dispositivi medici impiantabili attivi;

RITENUTO di dover codificare e uniformare la procedura di Conto Deposito nella Regione Lazio, per i Dispositivi Medici impiantabili e impiantabili attivi;

RITENUTO di dover codificare una tipologia di contratto applicabile a tutte le procedure di conto deposito nelle strutture sanitarie regionali.

DETERMINA

Per quanto espresso in premessa, che si intende integralmente riportato,

di recepire il documento “Procedura Gestione DM in Conto Deposito” parte integrante del presente atto (allegato 1) e lo “Schema di contratto per i dispositivi in conto deposito” ( allegato 2)

La presente determinazione sarà trasmesso per l’adozione alle Aziende UU.SS.LL. ed Ospedaliere, agli IRCCS, della Regione Lazio e resa disponibile sul sito web della Regione Lazio all’indirizzo xxx.xxxxxxx.xxxxx.xx nel link dedicato alla Sanità.

Il Direttore

Dr. Xxxxxxxx Xxxxxxx

Procedura Gestione DM in Conto

Deposito

Indice

Premessa 3

Processo 1: Definizione del Fabbisogno di DM e Stipula del Contratto Estimatorio 4

P.1.A. Definizione del Fabbisogno 4

P.1.B. Valutazione Procedura di acquisto 5

P.1.C. Stipula del contratto estimatorio 5

Processo 2: Gestione del Conto Deposito e utilizzo dei DM 7

P.2.A. Consegna della Merce 7

P.2.B. Ricezione della Merce 8

P.2.C. Utilizzo del DM 9

P.2.D. Generazione ordine di reintegro 9

P.2.E. Generazione ordine di fatturazione 9

Processo 3: Verifiche inventariali trimestrali 10

P.3.A. Verifica delle giacenze 10

P.3.B. Contraddittorio con il fornitore 10

P.3.C. Generazione dell’Ordine di fatturazione, emissione e liquidazione della fattura 10

Processo 4: Scadenza del contratto estimatorio 12

P.4.A. Scadenza del contratto estimatorio 12

P.4.B. Verifica delle giacenze 12

P.4.C. Ritiro della merce e scarico dal SI 13

P.4.D. Generazione dell’Ordine di Fatturazione, emissione e liquidazione della fattura 13

Processo 5: Recesso dal contratto estimatorio 14

P.5.X. Xxxxxxxxx chiusura anticipata del contratto 14

P.5.B. Ricezione della comunicazione di chiusura anticipata del contratto 14

Processo 6: Richiesta chiusura di un articolo 15

P.6.A. Richiesta chiusura articolo 15

P.6.B. Ricezione comunicazione chiusura articolo 16

Appendice: Elenco di DM (DM) da gestire in Conto Deposito 17

Appendice: Contenuti minimali di uno schema di contratto estimatorio 18

Allegato 1: Modulo di richiesta del fabbisogno di DM 20

Allegato 2: Report di utilizzo dei DM 27

Premessa

Il “conto deposito” è lo strumento tramite cui il fornitore e l’azienda cliente si accordano affinché quest’ultima non sia tenuta a pagare immediatamente la merce ricevuta e abbia la facoltà di restituire ciò che non ha utilizzato.

La locuzione “conto deposito” non identifica alcuna fattispecie giuridica tipica, tuttavia essa sottende solitamente alla fattispecie del contratto estimatorio (art. 1556 c.c.), il cui elemento essenziale è la facoltà dell’ “accipiens” (struttura sanitaria) di pagare il bene o restituirlo alla scadenza del termine.

Con il contratto estimatorio una parte consegna una o più cose mobili all’altra e questa si obbliga a pagare il prezzo, salvo che restituisca la merce nel termine stabilito. I beni devono essere restituiti nella loro integrità.

L’“accipiens” possiede piena disponibilità della merce, tuttavia i beni non entrano nel suo patrimonio, tanto che i suoi creditori non possono sottoporle a pignoramento. Pertanto, la proprietà della merce resta in capo al tradens (fornitore) per tutta la durata convenzionale del rapporto. Il tratto distintivo è quindi dato dall’elemento reale del passaggio della cosa dal tradens all’accipiens.

Il presente documento intende definire una procedura regionale per la gestione dei beni in conto deposito. Si riporta di seguito una legenda per la lettura dei flussi dei processi riportati nel documento.

Processo 1: Definizione del Fabbisogno di DM e Stipula del Contratto Estimatorio

Definizione del fabbisogno: ciascuna UU.OO invia la richiesta di fabbisogno di DM all’U.O. Farmacia Valutazione procedura di acquisto: l’U.O. ABS, una volta ricevuto il fabbisogno aggregato di DM delle UU.OO, procede con la selezione della procedura di acquisto della merce, sulla base dell’entità dell’importo totale

Stipula del contratto estimatorio: una volta identificati i fornitori di DM di cui si avvarrà l’azienda, si procede con la stipula del contratto estimatorio con gli stessi

P.1.A. Definizione del Fabbisogno

1.1. Definizione Fabbisogno

1.2. Valutazione Richieste delle UU.OO.

1.3. Aggregazione fabbisogno UU.OO.

La valutazione del fabbisogno viene effettuata da ciascuna U.O. sulla base della tipologia di prestazioni erogate, dei consumi/utilizzo dei DM negli anni precedenti (consumi storici), dei DM/attrezzature disponibili nell’U.O. e delle evoluzioni tecnologiche intervenute in materia di DM definendone l’ordine di priorità per l’introduzione nella pratica clinica.

Le singole UU.OO inviano le richieste di fabbisogno di DM all’U.O. Farmacia attraverso un apposito modulo (Allegato 1).

L’U.O. Farmacia procede con la verifica della richiesta dei DM effettuando sia:

 un’analisi dell’effettiva necessità tecnica;

 una verifica sulla compatibilità con la programmazione aziendale e gli obiettivi aziendali previsti.

In caso di esito negativo l’U.O. Farmacia richiede alla/e UU.OO. di rimodulare le richieste dei DM.

In caso di esito positivo l’U.O. Farmacia aggrega le richieste di fabbisogno delle UU.OO e le invia alla U.O. Acquisti Beni e Servizi (ABS) per la valutazione della procedura di acquisto (Figura 1).

P.1.B. Valutazione Procedura di acquisto

1.4. Valutazione procedura di acquisto

L’ U.O. Acquisti Beni e Servizi, sulla base delle richieste di fabbisogno aggregate pervenute, individua la procedura di acquisto della merce in base alla normativa nazionale e regionale.

P.1.C. Stipula del contratto estimatorio

1.5. Stipula Contratto Estimatorio

1.6. Individuazione RCD

La U.O. Acquisti Beni e Servizi stipula il contratto estimatorio con la ditta fornitrice individuata mediante le modalità descritte nel paragrafo precedente.

Nel contratto devono essere indicate:

 le modalità di gestione dello stesso;

 Il perimetro, ossia l’elenco degli articoli da mettere a disposizione dell’azienda sanitaria;

 la quantità minima concordata di dispositivi previsti presso i magazzini dell’azienda sanitaria e che il fornitore si impegna a garantire sulla base dei consumi stimati dall'azienda. I quantitativi concordati potranno variare previa comunicazione da parte della U.O. Farmacia alla ditta fornitrice;

 il prezzo di acquisto per singolo DM.

È necessario prevedere una funzione per il caricamento dei contratti stipulati che dovrà essere gestita dall’

U.O. Acquisti beni e servizi e che permetterà di associare ciascun contratto ad un codice univoco. Tale form deve prevedere l’inserimento a sistema delle seguenti informazioni:

 codice e denominazione del fornitore

 tipologia del contratto (es. contratto quadro, estimatorio etc)

 U.O. utilizzatrice

 data di inizio e data di scadenza del contratto

 eventuali condizioni di erogazione della fornitura (es. tempo di consegna in giorni)

 importo totale del contratto

 condizioni di fatturazione

 modalità di pagamento

 il codice, il prezzo e la quantità di ciascun dispositivo medico

 eventuali penali

Al momento della creazione di un nuovo documento contrattuale, è necessario verificare la presenza del fornitore con cui si sta stipulando il contratto nell’anagrafica aziendale dei fornitori:

1. nel caso in cui il fornitore sia già presente all’interno dell’anagrafica, i riferimenti del documento contrattuale vengono inseriti nell’apposito form.

2. nel caso in cui il fornitore non sia già presente all’interno dell’anagrafica, le informazioni relative al nuovo fornitore vengono inserite in quest’ultima ed i riferimenti del documento contrattuale vengono inseriti nell’apposito form.

Successivamente deve essere valutata anche la presenza degli articoli nell’anagrafica aziendale dei DM:

1. in caso positivo, viene selezionato tale prodotto ed inserito all’interno del form;

2. nel caso in cui il dispositivo medico non sia presente all’interno dell’anagrafica, la stessa deve essere integrata con le informazioni relative al nuovo dispositivo medico. A questo punto il dispositivo medico viene selezionato ed inserito all’interno del form.

Il responsabile del conto deposito a livello aziendale (RCD) viene individuato nell’ambito del personale dell’Unità Operativa Farmacia. Il RCD è la persona incaricata di:

 gestire i rapporti con i fornitori di conto deposito;

 gestire i rapporti con le altre Unità Operative coinvolte nei processi di gestione del Conto Deposito (Acquisti Beni e Servizi, Contabilità e altre unità operative aziendali).

Successivamente alla stipula del contratto estimatorio con il fornitore viene individuato un responsabile conto deposito a livello della singola unità operativa interessata (RCD UO).

Il RCD UO è la persona incaricata dell’esecuzione del contratto estimatorio a livello di Unità Operativa per tutta la durata prevista dal contratto ed in particolare:

 gestisce la movimentazione del materiale;

 gestisce le scorte secondo il metodo FEFO (First Expired First Out);

 si interfaccia con il RCD aziendale.

Processo 2: Gestione del Conto Deposito e utilizzo dei DM

Consegna della merce: il fornitore provvede alla consegna della merce presso il magazzino conto deposito dell’U.O. Farmacia

Ricezione della merce: l’U.O. Xxxxxxxx riceve tutta la merce consegnata dal fornitore, ne controlla la conformità rispetto a quanto definito nel contratto e quanto concordato con il fornitore e procede con la registrazione della merce nel SI. La merce verrà conservata a cura della farmacia in spazi dedicati e separati per i fabbisogni espressi dalle singole U.O.

Le U.O. potranno ritirare ogni 15 giorni il fabbisogno programmato. L’invio al reparto dovrà essere tracciato sul S.I.

Utilizzo del DM: l’U.O. in caso di necessità utilizza il DM e giornalmente invia alla U.O. Farmacia il Report di utilizzo dei DM. L’U.O. procede pertanto allo scarico dei DM utilizzati dal SI; contestualmente viene eroso il budget dell’U.O.

Le U.O. conserveranno in appositi spazi il materiale ritirato e non utilizzato fino ad una validità residua pari a 1/3 della validità del prodotto.

Generazione ordine di reintegro: in caso di raggiungimento della scorta minima di un DM viene generato, anche tramite un apposito alert del SI laddove disponibile, l’ordine di reintegro del DM, che viene inviato al fornitore. A questo punto inizia un nuovo processo che parte nuovamente dalla consegna della merce

Generazione ordine di fatturazione: mensilmente tramite il SI viene generato l’ordine di fatturazione che, una volta validato dall’U.O. Contabilità, viene inviato al fornitore che provvede all’emissione della fattura

P.2.A. Consegna della Merce

2.1 Consegna Merce

Il fornitore consegna la merce nel luogo indicato nel contratto entro 48 ore dalla registrazione del contratto stesso e andrà a costituire la scorta iniziale. Il fornitore provvede ad emettere documento di trasporto (DDT) in cui vengono indicate: la causale del conto deposito, la quantità consegnata, il codice prodotto del

fornitore, il numero di lotto di riferimento e l’eventuale data di scadenza. Il DDT deve essere firmato dal responsabile della farmacia ed inviato xxx xxx, xxxxx (x xxxxx xxxxx) xx fornitore.

Le diciture che devono essere obbligatoriamente riportate nel DDT sono le seguenti:

 DDT di Costituzione Conto Deposito, ossia il documento di trasporto che deve essere emesso nel momento in cui viene costituito un nuovo conto deposito presso l’azienda sanitaria;

 DDT di reintegro Conto Deposito a seguito impianto, ossia il documento di trasporto che viene emesse a seguito di ricezione di un ordine di reintegro da parta dell’azienda sanitaria per utilizzo di DM;

 DDT di reintegro Conto Deposito a seguito resi, ossia il documento di trasporto che viene emesso a seguito di resi da parte dell’azienda sanitaria.

I prodotti forniti dovranno avere, al momento della consegna, una validità residua non inferiore a ⅔ della validità massima. La ditta fornitrice è peraltro impegnata ed obbligata a procedere alla sostituzione del materiale, eventualmente in corso di scadenza, senza che ciò determini alcun onere per l’Amministrazione.

P.2.B. Ricezione della Merce

Il RCD dell’U.O. Farmacia effettua un controllo quali-quantitativo di conformità tra il DDT e la merce consegnata.

In caso di merce scaduta o aperta o non congrua rispetto alla richiesta quali-quantitativa, la restituzione alla ditta fornitrice avviene mediante compilazione di bolla di reso a cura dell’U.O. Farmacia.

In caso di esito positivo della verifica, l’U.O. Farmacia effettua la registrazione nel sistema informatico inserendo i seguenti dati:

 codice prodotto (da anagrafica aziendale);

 descrizione del prodotto;

 codice repertorio;

 CND;

 quantità;

 prezzo;

 azienda fornitrice con relative informazioni (ragione sociale, referenti, recapiti telefonici, indirizzi email etc..);

 titolo di godimento;

 data di ricezione;

 estremi del DDT;

 numero di lotto;

 scadenza del prodotto;

 U.O. richiedente;

Il sistema informatico aziendale deve essere collegato sia all’anagrafica aziendale dei fornitori che all’anagrafica aziendale dei DM.

Successivamente alla registrazione da parte dell’U.O. Farmacia i DM vengono inviati all’U.O. di pertinenza secondo le modalità indicate nel paragrafo precedente. Il RCD UO afferente all’U.O. a cui è stata consegnata la merce verifica la corrispondenza in quantità e qualità dei DM richiesti e diviene responsabile della corretta conservazione degli stessi.

P.2.C. Utilizzo del DM

La/le U.O. inviano all’ U.O. Farmacia un apposito “Report di utilizzo” nella stessa giornata di utilizzo (Allegato 2).

L’U.O. Farmacia, una volta ricevuto il report di utilizzo dei DM, procede a scaricare il/i DM utilizzati dal sistema informatico e stampare il “Report di scarico” del/i DM che attesta l’avvenuto utilizzo del/i dispositivi da parte delle relative UU.OO.

Contestualmente alla creazione del report di scarico, l’U.O. Farmacia, tramite il sistema informatico, laddove disponibile, provvede alla creazione di un “Report delle giacenze” che fornisce informazioni aggiornate sul livello di scorte disponibili per ciascun DM nei magazzino conto deposito ( farmacia/U.O.).

Tale fase di scarico dei DM e di creazione della reportistica può avvenire secondo diverse modalità più o meno automatizzate sulla base dei sistemi disponibili in azienda (ad es. attraverso un terminale con acquisizione ottica delle informazioni, manualmente da parte del personale preposto etc).

Lo scarico dal S.I. del DM permette di erodere il budget assegnato all’U.O. utilizzatrice.

P.2.D. Generazione ordine di reintegro

Contestualmente alla creazione della reportistica relativa agli scarichi effettuati e alle giacenze disponibili, in caso di raggiungimento della scorta minima di un DM (concordata con il fornitore nel contratto) viene generato, anche tramite un apposito alert del SI, laddove disponibile, l’ordine di reintegro del dispositivo medico, che viene inviato al fornitore, manualmente o automaticamente (ad esempio tramite email) in base ai sistemi informativi disponibili in azienda.

P.2.E. Generazione ordine di fatturazione

Mensilmente il sistema informatico dell’U.O. Farmacia genera l’ordine di fatturazione per ciascun fornitore relativo ai consumi registrati nel medesimo arco temporale. Tale ordine di fatturazione deve contenere le seguenti informazioni:

 codici dei prodotti;

 descrizione dei prodotti;

 quantità consumata;

 prezzo

 CIG

A questo punto l’ordine di fatturazione viene inviato all’ U.O. Contabilità, che, una volta verificata la coerenza dei dati, lo approva, lo stampa e lo invia al fornitore.

A fronte di tale ordine di fatturazione il fornitore emette fattura che contiene il riferimento al documento di trasporto emesso al momento della consegna della merce.

Processo 3: Verifiche inventariali trimestrali

Verifica giacenze: trimestralmente l’U.O. Farmacia provvede a verificare le giacenze di magazzino anche presso le U.O. richiedenti ed inviare il Report delle giacenze al fornitore

Contraddittorio con il fornitore: il Report delle giacenze viene condiviso con il fornitore per verificare congiuntamente lo status delle giacenze nel magazzino conto deposito

Generazione ordine di fatturazione, emissione e liquidazione della fattura: nel caso in cui dalle verifiche effettuate emergano delle giacenze scadute o mancanti, l’U.O. Farmacia genera l’ordine di fatturazione che, una volta validato dall’ U.O.C. XXX, viene inviato al fornitore che emette la fattura e successivamente viene liquidata dall’U.O. Contabilità

P.3.A. Verifica delle giacenze

Trimestralmente l’U.O. Farmacia invia al fornitore il Report delle giacenze prodotto tramite l’ultimo scarico effettuato dal SI aziendale, laddove disponibile, e che contiene quindi informazioni aggiornate sul livello di scorte disponibili per ciascun dispositivo medico nel magazzino conto deposito.

P.3.B. Contraddittorio con il fornitore

Il fornitore, una volta ricevuto e valutato il Report delle giacenze, lo discute con il personale di riferimento dell’azienda ed in caso di necessità vengono svolti ulteriori approfondimenti in merito allo status delle giacenze.

P.3.C. Generazione dell’Ordine di fatturazione, emissione e liquidazione della fattura

contenente il riferimento al documento di trasporto emesso al momento della consegna della merce. Successivamente viene liquidata dall’U.O. Contabilità.

Processo 4: Scadenza del contratto estimatorio

Scadenza del contratto estimatorio: termine del rapporto contrattuale

Verifica giacenze: l’U.O. Farmacia provvede a verificare le giacenze e a redigere un verbale. Successivamente tale verbale viene condiviso con il fornitore per verificare congiuntamente lo status delle giacenze in conto deposito

Ritiro della merce e scarico dal SI: il fornitore provvede al ritiro delle giacenze nel magazzino del conto deposito e l’U.O. Farmacia procede a scaricare la merce riconsegnata al fornitore dal SI Generazione ordine di fatturazione, emissione e liquidazione della fattura: nel caso in cui dalle verifiche effettuate emergano delle giacenze scadute o mancanti, l’U.O. Farmacia genera l’ordine di fatturazione che, una volta validato dall’ U.O. Contabilità, viene inviato al fornitore che emette la fattura e successivamente viene liquidata dall’U.O. Contabilità.

P.4.A. Scadenza del contratto estimatorio

Il rapporto contrattuale termina secondo le date stabilite dal contratto estimatorio stipulato tra l’azienda sanitaria e la ditta fornitrice.

P.4.B. Verifica delle giacenze

La verifica delle giacenze viene svolta preventivamente da parte dell’U.O. Farmacia, che redige un apposito verbale. Successivamente il verbale viene condiviso con il personale di riferimento della ditta fornitrice e la verifica viene fatta congiuntamente in regime di contraddittorio.

P.4.C. Ritiro della merce e scarico dal SI

Il fornitore provvede a ritirare la merce dal magazzino del conto deposito dell’azienda sanitaria che non è stata utilizzata alla data del termine del contratto. Successivamente, l’U.O. Farmacia procede allo scarico della merce riconsegnata al fornitore dal Sistema Informativo aziendale.

P.4.D. Generazione dell’Ordine di Fatturazione, emissione e liquidazione della fattura

In caso di merce mancante o scaduta, l’U.O. Farmacia genera l’ordine di fatturazione corrispondente alle giacenze scadute e mancanti. Una volta validato dall’ U.O. XXX, viene inviato al fornitore che emette fattura contenente il riferimento al documento di trasporto emesso al momento della consegna della merce. Successivamente viene liquidata dall’U.O. Contabilità.

Processo 5: Recesso dal contratto estimatorio

Richiesta chiusura anticipata del contratto: l’U.O. può richiedere all’U.O. Farmacia la chiusura anticipata del rapporto contrattuale prima dei tempi previsti dal contratto stesso. L’U.O. Farmacia valuta l’impatto sulle altre UU.OO ed in caso positivo valuta la fattibilità della chiusura anticipata del contratto

Ricezione comunicazione chiusura del contratto: l’U.O. Farmacia provvede a comunicare all’U.O.ABS la necessità di rescissione del contratto e quest’ultima la invia al fornitore

P.5.X. Xxxxxxxxx chiusura anticipata del contratto

Le UU.OO possono richiedere, laddove previsto, la chiusura anticipata del contratto estimatorio, presentando apposita richiesta all’U.O. Farmacia. Quest’ultima procede con la valutazione dell’incidenza della chiusura anticipata del contratto sulle altre UU.OO coinvolte e in caso di mancanza di effetti sulle altre UU.OO valuta la fattibilità della chiusura anticipata del contratto.

P.5.B. Ricezione della comunicazione di chiusura anticipata del contratto

Nel caso in cui l’U.O. Farmacia abbia approvato la chiusura anticipata del contratto, lo comunica all’U.O. Acquisti Beni e Servizi. Quest’ultima a sua volta provvede a trasmettere tale comunicazione al fornitore.

Processo 6: Richiesta chiusura di un articolo

Richiesta chiusura articolo: su richiesta dell’U.O. utilizzatrice, l’U.O. Farmacia richiede la chiusura anticipata della fornitura di un singolo articolo previa valutazione dell’impatto sulle altre UU.OO della chiusura di un intero prodotto o di una riduzione delle quantità

Ricezione comunicazione chiusura articolo: L’U.O. ABS riceve la comunicazione di chiusura dell’articolo o di riduzione della quantità e provvede ad inviare la comunicazione di modifica del contratto al fornitore. Successivamente l’U.O. ABS adotta la determina di modifica del contratto.

P.6.X. Xxxxxxxxx chiusura articolo

6.1 Richiesta chiusura articolo

Le UU.OO possono richiedere la chiusura della fornitura in conto deposito di singoli prodotti, presentando apposita richiesta all’U.O. Farmacia. Quest’ultima procede con la valutazione dell’incidenza della cessazione della fornitura in conto deposito del prodotto o della modifica delle quantità dello stesso per le altre UU.OO. coinvolte.

In caso di immissione in commercio di DM con migliori caratteristiche per rendimento e funzionalità, che costituiscono un aggiornamento tecnico migliorativo rispetto ai modelli precedentemente utilizzati, il fornitore sarà tenuto a darne comunicazione all’Azienda Sanitaria, proponendo la sostituzione dei prodotti, ferme restando le condizioni economiche pattuite. Si procederà pertanto anche in questo caso alla chiusura della fornitura del singolo dispositivo medico e alla sostituzione dello stesso con il prodotto più innovativo.

P.6.B. Ricezione comunicazione chiusura articolo

In mancanza di effetti sulle altre UU.OO, l’U.O. Farmacia comunica all’U.O. Acquisti Beni e Servizi la necessità di chiudere la fornitura di un singolo articolo; quest’ultima provvede ad inviare al fornitore la comunicazione di modifica del contratto e successivamente adotta la determina di modifica del contratto estimatorio.

Appendice: Elenco di DM (DM) da gestire in Conto Deposito

Al fine di circoscrivere l’ambito di applicazione del conto deposito a quei prodotti che giustificano una siffatta modalità di gestione, si indicano di seguito le categorie di DM la cui gestione in conto deposito è, allo stato attuale, considerata appropriata:

CATEG.	DESCRIZIONE CATEGORIA	RAMO CND	DESCRIZIONE RAMO CND
J	DISPOSITIVI IMPIANTABILI ATTIVI	J01	DISPOSITIVI PER FUNZIONALITA' CARDIACA
J	DISPOSITIVI IMPIANTABILI ATTIVI	J02	NEUROSTIMOLATORI
P	DISPOSITIVI PROTESICI IMPIANTABILI E PRODOTTI PER OSTEOSINTESI	P07	PROTESI VASCOLARI E CARDIACHE
P	DISPOSITIVI PROTESICI IMPIANTABILI E PRODOTTI PER OSTEOSINTESI	P08	PROTESI UROGENITALI
P	DISPOSITIVI PROTESICI IMPIANTABILI E PRODOTTI PER OSTEOSINTESI	P09	PROTESI ORTOPEDICHE E MEZZI PER OSTEOSINTESI E SINTESI TENDINEO- LEGAMENTOSA

Qualora dovessero sussistere particolari condizioni aziendali che richiedano l’utilizzo della gestione in conto deposito di DM non compresi nell’elenco di cui sopra, si dovrà darne preventiva comunicazione alla Regione tramite apposita richiesta. In caso di accettazione da parte della Regione, il prodotto verrà aggiunto all’elenco dei DM gestibili in conto deposito.

Appendice: Contenuti minimali di uno schema di contratto estimatorio

Le XX.XX. che vogliono avvalersi della gestione di DM in conto deposito dovranno stipulare apposito contratto con le aziende fornitrici di cui all’art. 1556 del Codice Civile che disciplina il contratto estimatorio secondo cui “una parte (tradens fornitore) consegna una o più cose mobili all'altra (accipiens AS/AO), mentre quest’ultima si obbliga a pagarne il prezzo o a restituirle nel termine stabilito”.

Ciascun contratto stipulato tra le parti contraenti deve contenere:

 indicazioni sulle parti contraenti del contratto (azienda sanitaria e ditta fornitrice);

 la tipologia del contratto stipulato (es. contratto estimatorio);

 il perimetro, ossia l’elenco dei DM che la ditta fornitrice mettere a disposizione dell’azienda sanitaria;

 la durata del contratto e l’eventuale inserimento di clausole relative al rinnovo tacito del contratto;

 condizioni di erogazione della fornitura: Il fornitore si obbliga entro un termine dalla firma del contratto a consegnare al magazzino dell’azienda sanitaria i DM richiesti;

 previsione dell’emissione, da parte del fornitore, del documento di trasporto con la causale del conto deposito comprensivo dell’indicazione della quantità consegnata, del codice prodotto del Dispositivo Medico, del numero di lotto di riferimento e dell’eventuale data di scadenza;

 modalità di tracciabilità dell’utilizzo dei DM ed ordine di ripristino degli stessi: l’ azienda sanitaria dovrà tracciare l’utilizzo dei DM e produrre l’ordine di reintegro da inviare al fornitore tramite email (o altro mezzo);

 modalità di gestione delle verifiche inventariali: l’azienda sanitaria provvede ad effettuare l’inventario dei DM giacenti ed individuare le modalità di verifica delle giacenze da parte del fornitore.

 modalità di emissione ordine e modalità di fatturazione: l’ordine di fatturazione relativo alla merce utilizzata verrà redatto secondo le procedure interne all’azienda. L’azienda sanitaria si obbliga a pagare il prezzo al fornitore. L’ordine emesso recherà il dettaglio del materiale utilizzato ed il fornitore utilizzerà tale ordine per l’emissione della fattura di pagamento;

 indicazione sulla custodia dei beni: l’azienda sanitaria, sulla base delle istruzioni concordate con il fornitore, si impegna ad avere una adeguata custodia e manutenzione dei DM in conto deposito;

 individuazione responsabilità: l’azienda sanitaria deve individuare le sue responsabilità in merito al rischio e/o deperimento e/o deterioramento (es. per danni, furti, manomissioni, smarrimenti, scritte) dei DM a partire dal momento in cui gli stessi sono consegnati dal fornitore;

 disponibilità dei beni: indicazioni riguardanti la movimentazione o il prelievo temporaneo dei DM concessi in conto deposito da parte del fornitore;

 modalità di gestione difetti ed imperfezioni: il fornitore dovrà provvedere alla sostituzione del materiale che per perdita di sterilità, non imputabile agli operatori dell’azienda Sanitaria o per qualche vizio di produzione, accertati dal Fabbricante, non dovesse garantire la massima sicurezza dell’intervento;

 modalità di sostituzione dei prodotti: definizione di gestione della sostituzione dei prodotti. Ad esempio nel caso in cui un dispositivo medico esca di produzione o in caso di temporanea indisponibilità, previa comunicazione all’azienda sanitaria, il fornitore potrà procedere alla sostituzione con prodotti di pari funzionalità alle stesse condizioni economiche;

 Modalità di tracciabilità dei materiali – richiami dal mercato di prodotto- avvisi di sicurezza urgenti: il fornitore si impegna a mettere a disposizione le informazioni che, interfacciate con quelle dell’azienda sanitaria, permettano di rintracciare i pazienti sui quali è stato impiantato/utilizzato

uno dei DM. In caso di richiami dal mercato o di avvisi di sicurezza urgenti il fornitore dovrà fornire il codice numero di lotto e/o di serie del dispositivo medico coinvolto nelle stesse azioni;

 Modalità di modifica e termine del contratto: Il termine del contratto estimatorio con la ditta fornitrice può avvenire in caso di scadenza dello stesso o in caso di richiesta di chiusura anticipata da parte dell’azienda sanitaria.

DISPOSITIVI IN CONTO VISIONE

E’ facoltà della struttura sanitaria richiedere all’Azienda fornitrice di DM con contratto attivo, dei DM impiantabili in conto visione. In tali casi, il Fornitore è tenuto a consegnare, il materiale entro 24/48 ore consecutive alla richiesta, alla farmacia della struttura. Qualora il dispositivo richiesto in conto visione non sia utilizzato e quindi non venga perfezionato un Ordinativo di Fornitura, l’utilizzatore deve renderlo alla farmacia che darà immediata comunicazione al Fornitore per il successivo ritiro.

Allegato 1: Modulo di richiesta del fabbisogno di DM

MODULO DI RICHIESTA FABBISOGNO DI DM IN CONTO DEPOSITO

Alla U.O. Farmacia

Dati generali

Unità operativa e medico referente
Unità operativa
Centro di Costo
Medico/i referente/i
Condivisione con altre UU.OO.	Sì* / No *Se si specificare:

Dati tecnici relativi ai DM

CND	Denominazione CND	Nuovo Dispositivo (SI/NO)	Descrizione Dispositivo	Destinazione d’uso prevista dal fabbricante	Accessori richiesti per l’utilizzo	Eventuale apparecchiatura legata all’utilizzo	Misu ra	Quantità annua prevista

In caso di DM di nuova introduzione, si chiede di compilare il seguente modulo:

Richiesta n.:

Data:

MODULO DI RICHIESTA DI INTRODUZIONE DI UN DISPOSITIVO MEDICO NELLA PRATICA CLINICA A CURA DELLA U.O. FARMACIA:

DATI GENERALI

Unità operativa e medico referente

Unità operativa:

Centro di Costo:

Medico referente della richiesta:

Richiesta condivisa con altre unità operative: Sì* / No

*Se sì specificare quali:

Recapiti

Telefono:

e-mail:

Tipo di dispositivo

Appartenente alla classe di rischio (ex DLGS 46/97): I + ☐ IIa ☐ IIb ☐ III ☐

Tipo richiesta

Nuovo dispositivo ☐

Sostituzione o affiancamento ☐

Descrizione sintetica del prodotto e suo utilizzo clinico

SEZIONE TECNICA

Informazioni relative alla gamma dei prodotti e dei produttori (se possibile indicare almeno due alternative)

Dispositivo Medico richiesto :

Nome Commerciale DM:

Codice Prodotto:

Fabbricante:

Ditta fornitrice:

CND (Classificazione Nazionale Dispositivi):

Numero di Repertorio:

Destinazione d’uso prevista dal fabbricante:

Accessori richiesti per l’utilizzo del dispositivo: Sì* / No

*Se sì specificare:

Eventuale apparecchiatura legata all’utilizzo: Sì* / No

*Se sì specificare:

Alternative presenti sul mercato

Alternativa 1:

Nome Commerciale DM:

Codice Prodotto:

Fabbricante:

Ditta fornitrice:

CND (Classificazione Nazionale Dispositivi):

Numero di Repertorio:

Destinazione d’uso prevista dal fabbricante:

Accessori richiesti per l’utilizzo del dispositivo: Sì* / No

*Se sì specificare:

Eventuale apparecchiatura legata all’utilizzo: Sì* / No

*Se sì specificare:

Alternativa 2 :

Nome Commerciale DM:

Codice Prodotto:

Fabbricante:

Ditta fornitrice:

CND (Classificazione Nazionale Dispositivi):

Numero di Repertorio:

Destinazione d’uso prevista dal fabbricante:

Accessori richiesti per l’utilizzo del dispositivo: Sì* / No

*Se sì specificare:

Eventuale apparecchiatura legata all’utilizzo: Sì* / No

*Se sì specificare:

DICHIARAZIONE DI INFUNGIBILITÀ

(da compilare solo nel caso in cui non vi siano altri dispositivi utilizzabili per il trattamento del paziente)

Il prodotto presenta requisiti indispensabili alla tecnica chirurgica, terapeutica e di indagine

diagnostica, non rinvenibile in altri prodotti esistenti in commercio:

Sì / No

Documentare

Il prodotto è specificatamente dedicato ad un macchinario o ad una strumentazione di proprietà

dell’azienda, già in dotazione, non compatibile con altri prodotti reperibili in commercio:

Sì / No

Documentare

Il bene è coperto da un brevetto, del quale beneficia una sola ditta che è anche l’unica a poterlo fornire o per diritto di esclusività sulla distribuzione in tutto il territorio europeo, o per diritto

esclusivo di produzione e distribuzione

Sì / No

Documentare ed allegare dichiarazione della Ditta Fornitrice

DICHIARAZIONE DI SOSTITUIBILITA’

(da compilare nel caso in cui vi siano altri dispositivi utilizzabili per il trattamento del paziente)

Esistono in commercio DM con le medesime indicazioni d’uso di quello richiesto?

Sì / No

Specificare se diversi da quelli riportati sopra come alternative

Se sì, i prodotti alternativi sono da considerarsi confrontabili a quello richiesto?

Sì / No

Se no, motivare perché:

IMPATTO, COERENZA STRATEGICA

La tecnologia richiesta è coerente con gli obiettivi strategici della U.O. e con la mission aziendale?

Sì / No

Il dispositivo è da considerarsi innovativo* per l’attività della propria U.O.?

(*un dispositivo è da considerarsi innovativo per la propria attività qualora non siano in uso presso la propria U.O. dispositivi con la medesima indicazione d’uso)

Sì ☐ No ☐

Specificare se la richiesta si aggiunge, sostituisce o affianca alle procedure attuali:

☐ sostituisce

☐ affianca

☐ aggiunge

Specificare le motivazioni dell’innovazione/sostituzione/affiancamento

Per affiancamento o sostituzione con un dispositivo già in uso specificare quale

Nome commerciale:

Ditta fornitrice:

Indicare in che % lo sostituisce:

Esistono altri dispositivi analoghi già utilizzati nella Azienda Sanitaria?

Sì* / No

*se sì quali e in quali UU.OO.?

L’introduzione del dispositivo è necessaria per l’attività di base del Dipartimento/Unità?

Sì* / No

*se sì indicare le motivazioni

Il dispositivo è stato acquistato da altri ospedali nella propria regione?

Sì* / No

*se sì quali?

VANTAGGI E COSTO DELL’INTERVENTO RICHIESTO RISPETTO ALLE ALTERNATIVE

Se presenti alternative, definire quali sono i vantaggi clinici del dispositivo rispetto alle alternative già

in uso

Si prevedono vantaggi clinici (efficacia e sicurezza) per il paziente?

Sì / No

Se sì, specificare i vantaggi clinici fornendo una sintesi e i riferimenti delle evidenze a supporto (linee- guida, report di HTA nazionali o, in assenza di valutazioni nazionali, di altri paesi, studi RCT etc.) e indicare il livello di evidenza delle prove

 LIVELLO I - Prove ottenute da più studi clinici controllati e/o revisioni sistematiche di studi randomizzati

 LIVELLO II - Prove ottenute da un solo studio randomizzato di disegno adeguato

 LIVELLO III - Prove ottenute da studi di coorte non randomizzati con controlli concorrenti o storici o loro metanalisi

 LIVELLO IV - Prove ottenute da studi retrospettivi tipo caso controllo o loro metanalisi

 LIVELLO V - Prove ottenute da studi di casistica “serie di casi” senza gruppo di controllo

 LIVELLO VI – Prove basate sull’opinione di esperti, o comitati di esperti come indicato in linee guida o consensus conference

Si prevede un risparmio economico per l’Azienda Sanitaria?

Sì / No

Se sì, specificare quali fornendo una sintesi e i riferimenti delle evidenze a supporto (analisi

economiche etc.)

☐ il prezzo del dispositivo richiesto è inferiore rispetto alle alternative attualmente in uso

☐ risparmio legato agli esami diagnostici/pre-intervento

☐ minore tempo di erogazione della prestazione/occupazione della sala operatoria

☐minore costo del personale coinvolto

☐ risparmio legato ad altri materiali utilizzati per l’erogazione della prestazione

☐minore degenza del paziente

☐ risparmio legato alle prestazioni intra-operatorie o post-intervento

☐minor consumo di farmaci

☐altro: specificare quale

Sintesi del vantaggio economico (inclusa un’analisi dei costi della prestazione rispetto alle alternative, se possibile):

Prezzo del dispositivo richiesto, dell’eventuale materiale di consumo ad esso collegato e dei

dispositivi indicati come possibili alternative*

- prezzo del dispositivo richiesto (specificare se prezzo di listino, medio di vendita etc. e se incluso o escluso di

IVA)

- costo unitario di eventuale materiale di consumo collegato all’uso del dispositivo richiesto:

- prezzo del/i dispositivo/i alternativo/i (specificare se prezzo di listino, medio di vendita etc. e se incluso o escluso di IVA)

- costo unitario di eventuale materiale di consumo collegato all’uso del dispositivo alternativo

*vedi “SEZIONE TECNICA”

DESCRIZIONE ATTIVITÀ’

Fabbisogno annuo presunto del dispositivo richiesto ed analisi epidemiologica*:

Fabbisogno annuo: n. Analisi epidemiologica*:

Fabbisogno annuo di eventuali accessori/apparecchiature legati all’utilizzo del dispositivo richiesto:

Tipo di prestazioni effettuate e quantità annua

☐ Ordinaria: n.

☐ DH: n.

☐ Ambulatoriale: n.

Quale DRG (se applicabile) o ICD 9 CM è collegato all’utilizzo del dispositivo in oggetto?

DRG:

ICD 9 CM:

Intervento principale: Intervento secondario (se applicabile): Diagnosi principale: Diagnosi secondaria (se applicabile):

Il dispositivo è già stato acquistato o richiesto precedentemente?

Sì* / No

*In caso affermativo specificare la quantità

È stata utilizzata campionature gratuita?

Sì* / No

*In caso affermativo allegare una relazione clinica

*aspetti epidemiologici inclusa l’analisi domanda-offerta dei trattamenti eleggibili nella propria AS (compresa la mobilità attiva e passiva)

SEZIONE DEL PERSONALE

Esiste personale preposto all’utilizzo?

Sì* /No

*Se sì specificare quale:

Da formare

Sì / No

Numero e qualifica del personale da formare

Da assumere

Sì / No

Numero e Qualifica del personale da assumere

IL RICHIEDENTE

Il medico richiedente (timbro e firma)

Il direttore della U.O.C. (timbro e firma)

Il direttore del dipartimento (timbro e firma)

SPAZI RISERVATO AL TEAM DI VALUTAZIONE

Unità di valutazione aziendale*	Farmacia	Ingegneria clinica	Direzione Acquisti
Parere	Parere	Parere	Parere
☐ Favorevole ☐ Contrario	☐ Favorevole ☐ Contrario	☐ Favorevole ☐ Contrario	☐ Favorevole ☐ Contrario
Si approva Il direttore sanitario o suo delegato

*se esistente

Allegato 2: Report di utilizzo dei DM

REPORT DI UTILIZZO DI DM IN CONTO DEPOSITO

Alla U.O. Farmacia

Dati generali

Unità operativa e medico referente
Unità operativa
Centro di Costo
Data
Medico/i referente/i
Numero report utilizzo

Dati relativi ai DM utilizzati

Codice paziente	Data intervento	Codice prodotto	Ditta fornitrice	Lotto	Nome Commerci ale	Misura	Quantità Consumat a

Il Medico utilizzatore

Firma

CONTRATTO DI CONTO DEPOSITO

TRA

La società …………… con sede legale e domicilio fiscale in …………, C.F./P.I. (di seguito denominato

“il Fornitore”)

E

L’Azienda Sanitaria …………….. con Sede legale in ………………. X.XXX nella persona del suo Direttore

Generale (di seguito denominata “l’Azienda”)

PREMESSO

- che con deliberazione/determinazione n. … del … è stata disposta l’aggiudicazione definitiva della procedura di gara avente ad oggetto la fornitura della durata di mesi di dispositivi medici per

“……………………....”

- che, in particolare, il Fornitore è risultato aggiudicatario dei lotti nn. …….. , di seguito meglio indicati, a fronte di un massimale complessivo annuo parimenti di seguito indicato per ciascun lotto di riferimento con le relative quantità:

…………………

- che il capitolato tecnico della procedura di gara in argomento prevede la costituzione del conto deposito relativamente ai prodotti inseriti nei lotti ………….

“oppure”

- che il Fornitore con Prot. n. … del … ha formulato richiesta per l’istituzione di un conto deposito dei seguenti dispositivi medici/prodotti ……….

SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE

ART. 1 OGGETTO –

Il Fornitore. costituisce presso la …………… un deposito di prodotti della ………….. con assenso alla utilizzazione, in conformità a quanto previsto dalla richiesta in premessa, dal capitolato tecnico e dal presente contratto.

ART. 2 DURATA –

Il presente contratto dovrà intendersi applicabile fino al gg.mm.aaaa , salvo eventuali proroghe (ove previste dal contratto di fornitura). Al termine del contratto l’Azienda metterà a disposizione per il ritiro, e il Fornitore ritirerà, il materiale in giacenza presso la ………

A tale riguardo, resta espressamente inteso tra le parti che saranno ritirate esclusivamente le confezioni di vendita integre e relative a prodotti con valida vita residua. Resta altresì inteso che i prodotti che non presenteranno tali caratteristiche saranno addebitati alle condizioni economiche previste dall'offerta in vigore all'atto dell'acquisto. Qualora il cliente intenda acquistare tutta la merce giacente in deposito, le condizioni economiche applicate saranno quelle previste dall'offerta in vigore all'atto dell'acquisto.

Al termine di scadenza del contratto, la Farmacia provvede preventivamente alla verifica delle giacenze redigendo un apposito verbale. Successivamente il verbale viene condiviso con il personale di riferimento della ditta fornitrice e la verifica viene fatta congiuntamente in regime di contraddittorio.

Il fornitore provvede a ritirare la merce dal magazzino del conto deposito dell’azienda sanitaria che

non utilizzata e, successivamente, l’U.O. Farmacia procede allo scarico della merce riconsegnata al fornitore dal Sistema Informativo aziendale.

ART. 3 CONSEGNA –

Il materiale in oggetto verrà consegnato presso la…………… entro 48 ore dalla registrazione del contratto stesso e andrà a costituire la scorta iniziale.

La firma del Responsabile di tale settore sul documento di trasporto delle merci e sul verbale di consegna impegnano l’Azienda dell'avvenuto controllo dei prodotti consegnati, certificando che tali prodotti risultano in perfetta efficienza ed esenti da vizi che ne impediscono o ne limitano l'uso. Qualora tale circostanza dovesse venire meno, l’Azienda si impegna a darne immediata comunicazione scritta al Fornitore.

Il fornitore provvede ad emettere documento di trasporto (DDT) in cui vengono indicate: la causale del conto deposito, la quantità consegnata, il codice prodotto del fornitore, il numero di lotto di riferimento e l’eventuale data di scadenza. Il DDT deve essere firmato dal responsabile della farmacia ed inviato xxx xxx, xxxxx (x xxxxx xxxxx) xx fornitore.

Le diciture che devono essere obbligatoriamente riportate nel DDT sono le seguenti:

• DDT di Costituzione Conto Deposito, ossia il documento di trasporto che deve essere emesso nel momento in cui viene costituito un nuovo conto deposito presso l’azienda sanitaria;

• DDT di reintegro Conto Deposito a seguito impianto, ossia il documento di trasporto che viene emesse a seguito di ricezione di un ordine di reintegro da parta dell’azienda sanitaria per utilizzo di DM;

• DDT di reintegro Conto Deposito a seguito resi, ossia il documento di trasporto che viene emesso a seguito di resi da parte dell’azienda sanitaria.

Il RCD dell’U.O. Farmacia effettua un controllo quali-quantitativo di conformità tra il DDT e la merce consegnata.

In caso di esito positivo della verifica, l’U.O. Farmacia effettua la registrazione nel sistema informatico inserendo i seguenti dati:

- codice prodotto (da anagrafica aziendale);

- descrizione del prodotto;

- codice repertorio;

- CND;

- quantità;

- prezzo;

- azienda fornitrice con relative informazioni (ragione sociale, referenti, recapiti telefonici, indirizzi email etc..);

- titolo di godimento;

- data di ricezione;

- estremi del DDT;

- numero di lotto;

- scadenza del prodotto;

- U.O. richiedente;

Il sistema informatico aziendale deve essere collegato sia all’anagrafica aziendale dei fornitori che all’anagrafica aziendale dei DM.

Successivamente alla registrazione da parte dell’U.O. Farmacia i DM vengono inviati all’U.O. di pertinenza. Il RCD UO afferente all’U.O. a cui è stata consegnata la merce verifica la corrispondenza in quantità e qualità dei DM richiesti e diviene responsabile della corretta conservazione degli stessi.

La/le U.O. inviano all’ U.O. Farmacia un apposito “Report di utilizzo” nella stessa giornata di utilizzo L’U.O. Farmacia, una volta ricevuto il report di utilizzo dei DM, procede a scaricare il/i DM utilizzati dal sistema informatico e stampare il “Report di scarico” del/i DM che attesta l’avvenuto utilizzo del/i dispositivi da parte delle relative UU.OO.

ART. 4 CUSTODIA E VERIFICA DELLE GIACENZE–

Con la firma per accettazione del presente contratto l’Azienda si impegna a provvedere alla custodia delle merci consegnate, con cura e diligenza e secondo le eventuali ulteriori prescrizioni di conservazione indicate nell’etichetta del prodotto ed a restituirle al Fornitore dietro semplice richiesta di quest'ultimo. I prodotti dovranno rimanere custoditi presso …………..

ART. 5 AMMANCHI E CONTROLLI –

L’Azienda si obbliga a rispondere degli ammanchi, perdite o distruzioni delle merci consegnate. Il Fornitore potrà effettuare in qualsiasi momento controlli atti a verificare la presenza e l’integrità del materiale consegnato in quanto lo stesso rimane di sua proprietà fino al momento del suo prelievo ed utilizzo da parte dell’Azienda.

Nel caso in cui risultino differenze tra la merce custodita e quella indicata nelle risultanze contabili del Fornitore, sarà addebitato all’Azienda il relativo importo.

L’Azienda si impegna alla gestione delle scorte secondo il metodo First Expired First Out (F.E.F.O.), in base al quale - si utilizzano prima i prodotti con la scadenza più vicina) e a monitorare le date di scadenza dei Prodotti consegnati in conto deposito comunicando per iscritto al Fornitore entro 30 giorni prima della data di scadenza di ciascun Prodotto, l'approssimarsi di tale scadenza, chiedendone

il relativo ritiro ed eventuale reintegro.

Resta inteso che, laddove l’Azienda non richieda al Fornitore il ritiro e la sostituzione dei prodotti prossimi alla scadenza entro il termine sopra indicato o laddove i prodotti in questione non siano restituiti in confezioni integre e commercializzabili, il Fornitore si riserva il diritto di addebitarli alle condizioni economiche previste dall'offerta in vigore all'atto dell'acquisto,

L’Azienda, inoltre, dovrà in ogni caso verificare la data di scadenza dei prodotti prima del loro effettivo utilizzo, restando esclusivamente responsabile nel caso di eventuale impianto di prodotti scaduti.

ART. 6 ORDINE DI REINTEGRO E ORDINE DI FATTURAZIONE –

L’Azienda si obbliga a comunicare al Fornitore con trasmissione via fax/mail/pec, all'atto di ogni utilizzo e comunque non oltre le successive 72 ore, la quantità, il tipo ed ogni altra indicazione atta ad individuare il materiale utilizzato, così da consentire al Fornitore di procedere tempestivamente alla regolare fatturazione ed alla relativa annotazione di scarico.

In particolare, all’esito della verifica relativa agli scarichi effettuati e alle giacenze disponibili, in caso di raggiungimento della scorta minima di un DM (concordata con il fornitore nel contratto) viene generato, anche tramite un apposito alert del S.I., laddove disponibile, l’ordine di reintegro del dispositivo medico, che viene inviato al fornitore, manualmente o automaticamente (ad esempio tramite email) in base ai sistemi informativi disponibili in azienda.

• codici dei prodotti;

• descrizione dei prodotti;

• quantità consumata;

• prezzo

• CIG

A questo punto l’ordine di fatturazione viene inviato all’ U.O. Contabilità, che, una volta verificata la coerenza dei dati, lo approva, lo stampa e lo invia al fornitore.

A fronte di tale ordine di fatturazione il fornitore emette fattura che contiene il riferimento al documento di trasporto emesso al momento della consegna della merce.

ART. 7 UTILIZZO –

L'Azienda si impegna altresì ad impiegare il materiale consegnato in conto deposito solo ed esclusivamente per gli scopi indicati in premessa, secondo l'uso per cui è stato progettato e nel rispetto delle istruzioni che il Fornitore si riserva di impartire.

Nel caso in cui un dispositivo medico esca di produzione o in caso di temporanea indisponibilità, previa comunicazione all’azienda sanitaria, il fornitore potrà procedere alla sostituzione con prodotti di pari funzionalità alle stesse condizioni economiche.

Il fornitore si impegna, altresì, a mettere a disposizione le informazioni che, interfacciate con quelle dell’azienda sanitaria, permettano di rintracciare i pazienti sui quali è stato impiantato/utilizzato uno dei DM. In caso di richiami dal mercato o di avvisi di sicurezza urgenti il fornitore dovrà fornire il codice numero di lotto e/o di serie del dispositivo medico coinvolto nelle stesse azioni.

ART. 8 RICHIESTA CHIUSURA ANTICIPATA DEL CONTRATTO E CHIUSURA DI UN ARTICOLO -

Le UU.OO possono richiedere, laddove previsto, la chiusura anticipata del contratto estimatorio,

presentando apposita richiesta all’U.O. Farmacia. Quest’ultima procede con la valutazione dell’incidenza della chiusura anticipata del contratto sulle altre UU.OO coinvolte e in caso di mancanza di effetti sulle altre UU.OO valuta la fattibilità della chiusura anticipata del contratto.

ART. 9 REGISTRAZIONE –

Il presente atto sarà registrato solamente in caso d’uso ed in tal caso le relative spese saranno a carico della parte richiedente.

ART. 10 FORO COMPETENTE –

Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere in relazione all'esecuzione o all'interpretazione del presente contratto, sarà competente, in via esclusiva, il Foro di ……….

Per tutto quanto non espressamente indicato nelle presenti disposizioni, le parti rinviano alle norme del codice civile.

Il Fornitore

(Timbro e Firma)

L’Azienda

(Timbro e Firma)

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DETERMINAZIONE

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