ALLEGATO I CONDIZIONI GENERALI
ALLEGATO I CONDIZIONI GENERALI
PARAGRAFO 1
Obblighi delle parti
Il Beneficiario:
1. prende tutte le misure necessarie e ragionevoli per assicurare che il progetto sia eseguito secondo le modalità e le condizioni del contratto e relativi allegati (Allegato I Condizioni generali; Allegato II Disposizioni finanziarie);
2. adotta disposizioni interne idonee per assicurare l'efficace esecuzione del progetto e assicura che eventuali accordi conclusi a tal fine tra il beneficiario e soggetti terzi (consulenti, ecc.) non siano in contrasto con le disposizioni del contratto e i suoi allegati. Tali accordi possono specificare, tra l'altro, l'organizzazione del lavoro da svolgere, le procedure decisionali e di risoluzione delle controversie;
3. informa l'UPI e l'organo di assistenza tecnica su qualsiasi evento che possa influire sull'esecuzione del progetto, su qualsiasi circostanza che influisca sulle condizioni di partecipazione di cui all'allegato II Disposizioni finanziarie e su qualsiasi prescrizione del contratto;
4. fornisce tutti i dati dettagliati richiesti dall'UPI o dall'organo di assistenza tecnica ai fini della corretta gestione del progetto e del rispetto delle disposizioni del contratto; assume l’obbligo di partecipare agli incontri di assistenza tecnica convocati presso la sede dell’UPI e di organizzare eventuali visite di monitoraggio e di rendicontazione presso la propria sede su richiesta dell’UPI o dell’organo di assistenza tecnica;
5. adotta tutte le misure necessarie per evitare l'assunzione di impegni incompatibili con gli obblighi previsti nel contratto e nei suoi allegati e informa l' UPI degli eventuali obblighi che possano inevitabilmente essere assunti durante l'esecuzione del contratto e che possano incidere sugli obblighi che ad esso incombono in forza del contratto e degli allegati;
6. provvede ad informare l'UPI se e quando uno qualunque dei requisiti di ammissibilità stabilito dall' Avviso pubblico e dall'allegato II Disposizioni finanziarie venga meno durante l'esecuzione del progetto;
7. adotta ogni necessaria misura precauzionale per evitare il rischio di conflitti di interessi in
relazione ad interessi economici, ad affinità politiche o nazionali, a legami familiari o ad altri interessi atti ad influenzare l'esecuzione obiettiva e imparziale del progetto e informa tempestivamente l' UPI di eventuali situazioni che possono determinare un conflitto di interessi;
8. riceve tutti i pagamenti effettuati dall' UPI e amministra la ripartizione del contributo tra gli associati o partner e le attività conformemente al contratto e relativi allegati. Inoltre provvede affinché tutti gli appropriati pagamenti siano effettuati senza ritardi ingiustificati;
9. tiene una contabilità che consente di determinare in qualsiasi momento quale percentuale del finanziamento è stata versata a ciascun associato o partner ai fini del progetto e che consenta di individuare le spese sostenute nell’ambito delle attività di esecuzione del progetto.
L' UPI, mediante l'ausilio dell'ente di assistenza tecnica:
1. controlla l'esecuzione scientifica e finanziaria del progetto e assicura che il contributo finanziario sia fornito laddove necessario secondo le condizioni stabilite dal contratto e allegati;
2. effettua l'analisi e l'approvazione della documentazione, informazioni e materiali richiesti nell’ambito del progetto entro i termini indicati nel contratto (rendicontazione, monitoraggio e valutazione, visibilità);
3. garantisce la riservatezza di informazioni, dati, relazioni o prodotti da fornire o conoscenze ad essa comunicati e classificati come riservati, conformemente alle disposizioni del paragrafo 6.
PARAGRAFO 2
Forza maggiore
Per forza maggiore si intende qualsiasi evento imprevedibile ed eccezionale che incida sul contratto e sull'esecuzione del progetto da parte del beneficiario e dei suoi partner o associati, che è al di là del loro controllo o del controllo dell’UPI e non può essere superato nonostante sforzi ragionevoli.
Se uno dei partner o associati si trova nell'impossibilità di eseguire gli obblighi contrattuali per causa di forza maggiore, il beneficiario ne dà tempestivamente notifica alla UPI, indicando la natura, la durata probabile e gli effetti previsti dell'evento.
Se l' UPI si trova nell'impossibilità di eseguire i suoi obblighi contrattuali per causa di forza maggiore, ne dà tempestivamente notifica al beneficiario, indicando la natura, la durata probabile e gli effetti previsti dell'evento.
Il contraente che incorre in un caso di forza maggiore che gli impedisca di eseguire il progetto non è considerato inadempiente. Se i contraenti non possono dare esecuzione al progetto per cause di forza maggiore, il pagamento dei costi ammissibili da essi sostenuti può essere fatto solo per le attività effettivamente realizzate fino alla data dell'evento definito come forza maggiore. Sono adottate tutte le misure necessarie per limitare i danni al minimo.
Il progetto può essere sospeso o risolto anticipatamente per cause di forza maggiore conformemente alle disposizioni dei paragrafi 3 e 8.
PARAGRAFO 3
Sospensione e proroga del progetto
Il beneficiario informa immediatamente l' UPI di qualunque evento che possa incidere sull'esecuzione del progetto o ritardarla.
Il beneficiario può proporre di sospendere parzialmente o interamente il progetto se cause di forza maggiore o circostanze eccezionali ne rendono l'esecuzione eccessivamente difficile o dispendiosa.
Il beneficiario deve informare l' UPI tempestivamente di tali circostanze, includendo tutte le giustificazioni e informazioni connesse all'evento, nonché una stima della data in cui le attività del progetto potranno riprendere.
Qualora ritenga che il comportamento del beneficiario non sia soddisfacente, l' UPI può sospendere parzialmente o interamente le attività in corso nel quadro del progetto, per rinegoziare col beneficiario e proporre le modifiche al contratto necessarie per porre rimedio alla situazione. Se sospende parzialmente o interamente il progetto, l' UPI deve informare tempestivamente il beneficiario motivando tale decisione e indicando le condizioni necessarie per la ripresa del progetto. La sospensione acquista efficacia alla data in cui il beneficiario riceve la notifica.
Nel periodo di sospensione non possono essere imputate al progetto spese in relazione all'esecuzione di attività o parti del progetto che è stato sospeso.
La parte del progetto che è stata sospesa può riprendere dopo che entrambe le parti abbiano concordato il proseguimento. Con riserva di altre eventuali modifiche che possano risultare necessarie per effetto della sospensione e della ripresa del progetto, la proroga è stabilita mediante modifica scritta in conformità con l'articolo 5 del contratto. Salvo diversa richiesta del beneficiario, la proroga del contratto ha la stessa durata del periodo di sospensione.
L'UPI può risolvere il contratto o il beneficiario può chiederne la risoluzione se è accertato che la prosecuzione dell'insieme o di parte del progetto risulterà eccessivamente difficoltosa e/o che per ragioni tecniche, finanziarie, economiche il ritardo o la mancata esecuzione sono tali da rendere il progetto economicamente non realizzabile.
PARAGRAFO 4
Presentazione della documentazione
La documentazione per la richiesta del contributo deve essere consegnata entro le date indicate dall'Allegato II Disposizioni finanziarie Paragrafo 4.
Il beneficiario presenta all'UPI la seguente documentazione:
Per la richiesta del secondo acconto del 20%, il prospetto degli impegni assunti (all. 4).
All’atto della richiesta della terza quota del 20%, la Rendicontazione finanziaria intermedia composta dai documenti indicati nell’Allegato II Paragrafo 4 (All. 5, 6 e 6 bis) nonché dal Rapporto di Monitoraggio. Tutta la documentazione deve riferirsi al medesimo periodo progettuale di riferimento.
Ai fini delle attività di monitoraggio e valutazione il beneficiario è tenuto a fornire all’UPI, sulla base di scadenze periodiche fissate per ogni progetto, le informazioni che saranno richieste sotto forma ad esempio di report, questionari o interviste.
Qualora entro 1 mese dalla esatta metà della durata del progetto (ad esempio, entro il sesto mese se la durata del progetto è di 10 mesi, entro il settimo mese se la durata del progetto è di 12 mesi) non venga fatta la richiesta del pagamento intermedio e quindi non venga presentata la rendicontazione finanziaria, il Beneficiario deve in ogni caso presentare un Rapporto di monitoraggio, che descrive le attività svolte, i risultati raggiunti, ecc. nel periodo di riferimento e un report di Monitoraggio Finanziario, che illustra le spese sostenute e gli impegni presi nel periodo di riferimento.
La documentazione presentata deve essere conforme ai modelli ed alle istruzioni e note esplicative fissate dall’UPI e pubblicate sul sito dell’iniziativa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
PARAGRAFO 5
Valutazione e approvazione della documentazione
L'UPI sottopone a valutazione la documentazione presentata dal beneficiario ai sensi del paragrafo 4.
L'UPI si impegna a valutare la documentazione relativa alle attività progettuali e le rendicontazioni finanziarie entro 45 giorni dal loro ricevimento. L'assenza di risposta da parte della UPI entro 45 giorni dal ricevimento di dette relazioni non implica approvazione da parte della UPI.
L’UPI ha facoltà di chiedere chiarimenti, integrazioni e documentazione aggiuntiva fissando al beneficiario un termine di almeno 10 giorni per la risposta. In tale caso, i termini sopra indicati per la valutazione della documentazione sulle attività e delle rendicontazioni finanziarie sono corrispondentemente prorogati.
Qualora, a seguito della valutazione della documentazione sulle attività o delle rendicontazioni finanziarie, l'UPI ritenga che il rendimento del beneficiario sia insoddisfacente, ha facoltà di:
a) respingere la documentazione presentata e chiedere al beneficiario di porre in essere quanto necessario per l'adempimento del cronogramma entro una scadenza ragionevole che essa stabilisce;
b) approvare la documentazione con riserva di rinegoziare le condizioni del contratto e dei suoi allegati. L’UPI può, a tal fine, imporre una sospensione del progetto ai sensi del paragrafo 3;
c) risolvere il contratto.
PARAGRAFO 6
Riservatezza
L'UPI e il beneficiario si impegnano a mantenere la riservatezza su documenti, informazioni, conoscenze, conoscenze preesistenti o altro materiale a essi comunicati in relazione all'esecuzione del progetto e dichiarati riservati in relazione all'esecuzione del progetto.
Il beneficiario concede tuttavia all’UPI il diritto di utilizzare i risultati e le informazioni relative al progetto, ai fini della gestione, monitoraggio, valutazione, diffusione e visibilità dell’ Iniziativa, purché ciò non costituisca violazione degli obblighi di riservatezza.
La riservatezza di documenti, informazioni o altro materiale la cui divulgazione potrebbe nuocere, interferire o limitare in altro modo la tutela efficace dei relativi diritti di proprietà intellettuale, deve essere mantenuta per tutta la durata del progetto. Salvo accordo contrario tra i contraenti, la riservatezza deve essere mantenuta per il periodo in cui è consentito l'uso di conoscenze o di conoscenze preesistenti dopo la conclusione del progetto.
Tale obbligo cessa in uno dei seguenti casi:
a) il contenuto dei documenti, delle informazioni o del materiale diviene accessibile al pubblico in conseguenza di attività o azioni legalmente compiute estranee al presente contratto e che non si fondano su attività rientranti nel medesimo;
b) il contenuto dei documenti, delle informazioni o del materiale è stato comunicato senza vincoli di riservatezza o questi ultimi sono stati revocati successivamente;
c) le informazioni provengono legalmente da un terzo che le detiene legittimamente e non sussista alcun obbligo di riservatezza per chi le ha comunicate.
PARAGRAFO 7
Responsabilità
L' UPI non può in nessun caso o per qualsiasi ragione essere ritenuta responsabile per danni o pregiudizi causati al personale o a beni o cose impiegati
dal beneficiario, nel corso di attuazione del progetto o come conseguenza della sua avvenuta realizzazione. L'UPI, pertanto, non può accettare richieste di indennizzo derivanti da tali danni o lesioni.
Il beneficiario è l'unico responsabile nei confronti di soggetti terzi, compresa la responsabilità per danni o lesioni subiti durante l'attuazione del progetto o come conseguenza della sua avvenuta realizzazione. Il beneficiario esonera l'UPI da ogni responsabilità derivante da qualsiasi reclamo o azione risultante da violazione di obblighi di legge o di altra fonte normativa o come risultato della violazione di diritti di terzi commessi dal beneficiario o associati o partner, dal personale del beneficiario o degli associati o partner.
PARAGRAFO 8
Risoluzione del contratto e responsabilità
Il beneficiario ha la facoltà di porre fine alla propria partecipazione al contratto. La richiesta deve essere presentata in conformità con l'articolo 6 del contratto e deve essere ricevuta dalla UPI almeno 2 mesi prima della fine del progetto.
Il beneficiario può chiedere all’ UPI di porre fine alla partecipazione di qualsiasi partner o associato. L'UPI deve esprimere il suo assenso o rifiuto entro 45 giorni dal ricevimento della richiesta. Se l’ UPI non esprime obiezioni entro questo periodo, la richiesta si reputa approvata l'ultimo giorno di questo periodo. Fermo restando il suo assenso, l' UPI deve procedere formalmente a una modifica scritta del contratto e dei relativi allegati.
La cessazione della partecipazione del partner o associato acquista efficacia il giorno dell'approvazione da parte della UPI.
L' UPI può risolvere il contratto o porre fine alla partecipazione di un associato o partner nei seguenti casi:
1. qualora, in conformità con il disposto dei paragrafi 4 e 5, la documentazione richiesta non venga inviata o non sia approvata dall'UPI;
2. qualora la cessazione della partecipazione di uno o più partner incida in misura significativa sull'esecuzione del progetto;
3. in caso di forza maggiore notificato con le modalità del paragrafo 2 del presente Allegato, qualora sia impossibile riattivare il progetto dopo la sospensione;
4. in conformità delle disposizioni del paragrafo 3 comma 7;
5. qualora le condizioni di partecipazione al progetto stabilite dall' avviso pubblico non siano più soddisfatte, a meno che l’ UPI non ritenga che la continuazione del progetto sia essenziale per l'attuazione del programma specifico;
Il contributo finanziario è limitato alle spese ammissibili sostenute fino alla data in cui la risoluzione acquista efficacia e agli impegni legittimamente assunti fino a quella data che non possano essere revocati.
Entro 45 giorni dalla data in cui la risoluzione prende effetto, il beneficiario presenta le relazioni e le altre prestazioni di cui al paragrafo 4 relativi all'attività svolta e alle spese sostenute fino a quella data. In caso di mancato ricevimento di questa documentazione nei termini prescritti, l'UPI può decidere di non prendere in considerazione ulteriori richieste di rimborso spese o di non effettuare ulteriori rimborsi e può, ove opportuno, chiedere il rimborso di eventuali prefinanziamenti, previo preavviso di 30 giorni nel quale comunica per iscritto il mancato ricevimento della documentazione.
PARAGRAFO 9
Risoluzione per inadempimento contrattuale o irregolarità
In caso di violazione degli obblighi imposti dal contratto e i suoi allegati, l' UPI chiede al beneficiario di trovare soluzioni idonee per rimediare alla violazione nel termine massimo di 30 giorni.
Le spese sostenute dal beneficiario dopo il ricevimento della richiesta sono ammissibili solo se l’UPI accetta una soluzione idonea a porre rimedio alla violazione.
Se opportuno, il beneficiario può chiedere all'UPI di sospendere parzialmente o interamente il progetto ai sensi del paragrafo 3.
L'UPI può porre immediatamente fine alla partecipazione di un partner o associato qualora sia stata commessa, deliberatamente o per negligenza, un'irregolarità nell'esecuzione del contratto e
dei suoi allegati.
L'esclusione prende effetto al ricevimento della notifica da parte del soggetto escluso e lascia impregiudicati gli obblighi stabiliti o citati nel presente contratto.
L’UPI informa il beneficiario della data in cui la risoluzione prende effetto.
Nel caso di esclusione di uno o più partner o associati, l' UPI chiede al beneficiario di proseguire l'esecuzione del progetto e di fornirle le prove idonee a dimostrare le sue capacità in tal senso entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta.
Decorso inutilmente il periodo indicato al comma precedente, l'UPI pone termine al contratto. Le procedure da seguire sono identiche a quelle indicate al paragrafo 8 commi 5 e 6.
Divenuta effettiva la cessazione della partecipazione di uno o più partner o associati, il beneficiario dispone di un termine di 30 giorni per fornire all'UPI:una relazione relativa alle attività svolte e alle spese sostenute nel periodo compreso fra l'inizio del progetto fino alla data effettiva della cessazione.
In caso di mancato ricevimento dei documenti nei termini prescritti, l’UPI presumerà che il partner o associato escluso non abbiano sostenuto alcuna spesa per i periodi in questione e che non possano essere effettuati rimborsi per tali periodi.
Roma,
L’UPI Il Beneficiario