Contract
職員採用時の必要書類について、まとめてみました。
【質問】
採用時に、職員から提出してもらう書類には、どのようなものがあるのでしょうか?
【アドバイス】
採用後のリスク管理や規律維持のためにも、提出してもらったほうがよい書類がいくつかあります。
第1の注意点 入社誓約書
33.採用時の必要書類
入社誓約書は、職員を採用するにあたり、会社の方針を職員が遵守するよう約束をとりつけるための書類です。
職員に守ってもらいたい事項を最初に示すことによって、入社後の労務管理がしやすくなります。職員が誓約書の内容を破るような行為をしたときや、しそうなときに、誓約書を示し注意指導することができます。
◆入社誓約書の記載内容と注意点 ⇒入社誓約書の作成例がありますので、ご参照ください
服務規定の遵守 | 就業規則や服務に関する諸規程、業務命令、上長の指示命令に従い誠実に勤務する旨を誓約させます。職場のルールの徹底を図るうえでも、服務規定遵守に関する内容は重要です。 |
経歴・資格の確認 | 採用にあたって提出した職務経歴や保有資格など、能力に関する事項について、うそ偽りがない旨を誓約させます。介護事業の場合は、資格保有を条件に雇用するケースも多いので、特に重要です。 |
秘密保持(※) | 会社の秘密情報や、業務上知り得た利用者又はその家族の秘密を漏らさない旨を誓約させます。職員に対して秘密保持に関する措置を講じているか否かについて、実地指導や監査の際に確認を求められことがあります。秘密保持については、必ず記載するようにしましょう。 |
入社 誓約書 | |
人事異動 | 入社後の人事異動についてトラブルとならないよう、勤務地の異動や職種転換等の配置転換に従う旨を誓約させます。 |
損害賠償 | 故意または過失により、会社に損害を与えた場合、その責任を負う旨を誓約させます。しかし、「罰金○○○万円」というように具体的な賠償額を記載するこ とは労働基準法で禁止されていますので、ご注意ください。 |
職員の個人情報提供 | 労務管理や賃金管理および介護業務上必要となる職員の個人情報について、会社に提供することを誓約させます。 |
(※)秘密保持について、より詳細な定めが必要な場合は、次の内容を定めた「秘密保持誓約書」を別途作成しましょう。
①秘密保持の誓約 ②秘密の報告および帰属 ③退職時の秘密情報の返還義務 ④退職後の秘密保持
⑤競業避止 ⑥損害賠償 等
ワンポイント!
入社誓約書と就業規則・雇用契約書との関係について
入社誓約書は、就業規則や雇用契約書で定めた内容を再認識させるための書類です。就業規則や雇用契約書の内容と 整合性がとれる内容にしておく必要があります。たとえば、雇用契約書において勤務地を限定している場合、いくら誓約書で異動がありうる旨を誓約させたとしても本人の同意なしに異動させることができません。また、就業規則に懲戒に関する規定がなければ、誓約書の内容を破ったとしても、それだけを理由に即座に制裁を科すことはできません。
第2の注意点 身元保証書
職員が故意または過失により、会社に損害を与えた場合、会社は職員に損害賠償を求めることができます。本人だけでは 賠償できないようなときに連帯して責任をとる人物を特定しておくことで、会社のリスク回避が可能となります。また、職員が会社に損害を与えるような行為をした場合、身元保証人に迷惑がかかってしまうということを職員に認識させるための役割もあります。責任をもって業務に取り組んでもらうよう職員の自覚を促し、不祥事を予防するためにも身元保証書をとることをおすすめします。
⇒身元保証書の作成例がありますので、ご参照ください
◆身元保証書の記載内容と注意点
就業規則等の遵守 | 職員が会社の就業規則や諸規則を遵守することを、身元保証人として保証する旨を記載します。 |
損害賠償 | 職員が故意または過失により、会社に損害を与えた場合に、身元保証人が連帯して責任を負うことを記載します。 |
有効期限 | 身元保証書の有効期限を定めます。身元保証書により保証期間を定める場合、身元保証人の有効期限は、最大で5年間です。保証期間を自動更新とすることはできませんので、身元保 証期間を延長する場合は、新たに身元保証書を作成する必要があります。 |
ワンポイント!
身元保証人の要件について
どのような人物を身元保証人にするかについて、特に法律の定めはありません。しかし、職員と連帯して損害賠償を保証できるよう、経済的に独立している成人(例:親、兄弟、叔父叔母等)としたほうがよいでしょう。
あわせて知っておきたい
【運転記録証明書】
利用者の送迎・訪問等、業務上自動車を利用する職員を採用するときは、運転記録証明書を提出させるとよいでしょう。
運転記録証明書は、本人の交通事故、運転免許の行政処分、交通違反の有無(有の場合は、その内容)を確認することができる書類です。過去の運転記録を確認することによって、交通事故を起こさないような者かどうかを確認しましょう。
【運転記録証明書の申込み方法】
●本人が申請する場合
警察や交番に備え付けてある申込用紙に必要事項を記入のうえ、ゆうちょ銀行の窓口で払込みの方法により申し込むか自動車安全運転センター事務所に直接申し込む。
●事業所が証明書を申請する場合
申請書のほかに、申請者本人(職員)が代理人に申請、受領等を委任することを記載し、押印した書面が必要となります。(申請書及び委任状の用紙は、各自動車安全運転センターに備え付けてあります。)
●証明書の交付手数料は、1通につき630円。(※ゆうちょ銀行による払込みの申込みには、別途払込手数料が必要)
【住民票記載事項証明書】
職員が入社した時には、職員の住所や生年月日等が正しいか確認する必要があります。しかし、厚生労働省より、戸籍謄本
(抄本)や住民票を画一的に提出させるべきではないと指導がされています。これは採用者の出自に直結する事項であり、差別的取扱いにつながる可能性があるからです。よって、採用時に住所等の確認をする場合は、「住民票記載事項証明書」の提出を求めましょう。住民票記載事項証明書は、申請者が希望する項目のみを役所で証明してもらう書類です。申請の様式は、会社が任意に用意したものでも構いません。各役所にも様式が備えてあります。
【健康診断書】
労働安全衛生法では、常用労働者の雇い入れ時の健康診断を会社に義務付けています。しかし、法令では、医師による健康診断を受けた後、3ヵ月を経過しない者を雇い入れる場合において、その者がその健康診断の結果を証明する書面を提出したときは、その健康診断の項目に相当する項目については、健康診断をしなくてよいということになっています。
誓約書
社会福祉法人○○○会理事長 ○○ ○○ 殿
私は、貴法人に採用され職員として入職するにあたり、下記事項について誓約致します。
1 貴法人の就業規則その他諸規定を守り、上長の指示に従い、誠実に勤務します。
2 貴法人の本旨を理解し、サービス利用者及びその関係者の福祉のために親切かつ適切な業務を遂行します。
3 履歴書及び職務経歴書の記載事項にうそ偽りがないことを約束致します。
4 貴法人の秘密情報、サービス利用者及びその家族の秘密、個人情報等について、在職中はもとより、退職後も、貴法人の許可なく、いかなる方法をもってしても、開示、漏えいもしくは使用しないことを約束致します。
5 貴法人職員としての体面を汚すような行為(セクシュアルハラスメント等を含む)、社会に迷惑を及ぼすような行為を事業所内・外において行わないことを約束致します。
6 勤務内容の変更、職種の転換、勤務場所の異動等について、貴法人の指示に従います。
7 故意又は重大な過失により貴法人またはサービス利用者に損害を与えた場合は、その損害について賠償の責任を負います。
8 私は、貴法人が、人事労務・賃金管理及び介護業務(利用者等への報告広報等を含む)等の目的を達成するに必要な範囲で、私及び私の家族に対する個人情報を取得し、利用することを承諾します。
平成 年 月 日 職員氏名 ○○ ○○ 印
身元保証書(サンプル)
社会福祉法人○○○会理事長 ○○ ○○ 殿
身元本人 氏 名 ○○ ○○
生年月日 昭和○年○月○日
上記の者が貴法人に入職するにあたり、法人の就業規則その他諸規定を守り、xxに勤務することを、身元保証人として保証します。
万一本人が貴法人に対し故意又は過失によって損害をおかけした場合には、本人と連帯して損害の賠償を行うことを約束します。
なお、この身元保証契約の有効期間は、本日から5年間とします。
平成 年 月 日
住 所
電 話 番 号
本人 との 関係
身元保証人氏名 印
生 年 月 日