a 公益通報者保護法別表に記載された法律(これらの法律に基づく命令を含む)に定める罪の犯罪行為の事実

(目的)

公益通報等に関する規定

2021年4月1日制定

第1条 この規定は、公益通報者保護法(平成16年法律第122号)に基づき、株式会社xxウェルフェア(以下「当社」という)における公益通報または相談(以下「通報等」という)に関し必要な事項を定めることにより、公益通報者および相談者(以下「通報者等」という)を保護するとともに、当社の業務に関し、法令、当社の定款ならびに諸規定に違反する行為またはその危険性がある行為(以下「通報対象事実」という)の早期発見および是正を図る等の法令遵守の徹底を強化し、もって当社の遵法精神の向上を図り、健全な発展に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この規定における用語の定義をつぎのとおり定める。

イ 社員等 役員（監査役含む）、当社と雇用関係にある社員のほか、当社への派遣労働者、当社の取引先の労働者、退職から１年以内の当該社員および労働者（派遣、取引先）

ロ 公益通報 社員等が、不正の利益を得る目的、他人に損害を加える目的その他の不正の目的でなく、当社または当社の業務に従事する場合におけるその役員または社員等について通報対象事実（ただし、役職員等および役員・社員等自らの人事上の処遇、給与、勤務時間その他勤務条件に関わる事項に関する事実は、公益通報者保護法上の通報対象事実に該当する可能性がない限り、公益通報の範囲には含まないものとする）が生じ、またはまさに生じようとしている旨を当社が設置する通報等の窓口に通報することをいう。

ハ 受理 通報者等が氏名、連絡先、および公益通報対象者(不正を行った、行っているまたは行おうとして通報された者をいい、以下「被通報者」という)との関係を明らかにするなどの要件を満たした場合、ならびに匿 名であっても当該通報等を信じるに足りる相当の理由、証拠等のある場合には、通報等に係る調査をするものとして受理することをいう。

ニ 法令違反事実

a 公益通報者保護法別表に記載された法律(これらの法律に基づく命令を含む)に定める罪の犯罪行為の事実

b 公益通報者保護法別表に掲げる法律の規定に基づく処分に違反することがニ号aに掲げる事実となる場合における当該処分の理由とされている事実(当該処分の理由とされている事実が同表に掲げる法律の規定に基づく他の処分に違反し、または勧告等に従わない事実である場合における当該他の処分または勧告等の理由とされている事実を含む)

(統括者)

第3条 当社における通報等にかかる統括者として、代表取締役社長（以下「社長」という）がこの任にあたる (以下「公益通報統括者」という)。

2 前項に関わらず、社長にかかる通報対象事実が生じた場合の公益通報統括者は、取締役会の議を経て、他の取締役の中から指名する。

(通報等の方法等)

第4条 当社は、通報等に対応するため、当社の100%出資法人である学校法人xx学園（以下「学園」という）の渉外室および学園が学外に設置する法律事務所(以下「法律事務所」という)に、通報窓口を設置する。

2 公益通報は、所定の様式による電子メール、郵便とする。万が一、電話による通報が行われた場合は、当該通報者等に所定の様式で提出することを求め、期間内に提出がなかったときは当該通報の受付を拒否することができる。

3 公益通報の手続きに関する相談は、前項の方法のほか、電話でも行うことができる。

4 公益通報統括者は、公益通報の窓口設置および当該窓口利用方法、対応等について、ホームページ等により周知

する。

5 通報窓口でないにも関わらず、通報者等から誤って通報等を受けたものは、通報窓口に連絡し、または当該通報者に対して通報窓口に通報等を行うように助言しなければならない。

6 第5条各号に定める諸規定に抵触する事実と通報窓口で通報等を受けたときは、第5条各号の諸規定に定められている窓口に通報等を行うように助言しなければならない。

(他規定との関係)

第5条 通報対象事実が、つぎの各号に定める当社の諸規定に抵触する場合には、当該規定の取扱部署において対応し、そのうえで法令違反行為に係るものは総務・人事課に問い合わせるものとする。

イ 人権侵害防止に関する諸規定 ロ 個人情報の保護に関する諸規定ハ 利益相反に関する諸規定

(通報者の責務)

第6条 社員等は、虚偽の通報や個人的利益を図る目的、私怨または他人を誹謗中傷する通報、その他誠実性を欠く通報等(以下「不誠実な通報」)を行ってはならない。

2 不誠実な通報は、本規定に基づく通報には該当しないものとする。

(情報管理)

第7条 通報者等からの通報により得た情報は、通報者等が予め明示的に同意しないかぎり、当社が定める範囲以外に共有しないものとする。

2 調査協力者から得た情報は、調査協力者が予め明示的に同意しない限り、当社が別に定める範囲以外に共有しないものとする。

(通報等への対応)

第8条 通報からの当社の窓口は、管理部長とする。通報窓口から連絡があった場合、管理部長は、その内容を公益通報統括者に報告するとともに、協議のうえ通報等の受理を判断し、つぎの各号のとおり、通報窓口を経由して通報者等に通知する。ただし、通報者等による匿名の通報等については、信じるに足りる相当の理由、証拠等があり、かつ、通報者等に対し、連絡を入れることが可能な場合を除き、受理しない。

イ 通報対象事実として通報された事実が存在する可能性があるときは、受理する旨を、通報対象事実として通報された事実が存在しないことが明らかであるときは、受理しない旨を通知する。

ロ 前号に関わらず、通報対象事実が第5条に定める諸規定の適用を受ける場合は、当該規定が定める内容で通知する。

ハ 前号に関わらず、通報対象事実が法令違反事実の場合は、通報等を受けた日から起算して20日以内に、当該通報対象事実に係る調査の実施を通知する。

2 公益通報統括者は、受理の判断のための証拠資料の確保等の調査(以下「予備調査」という)を管理部長に行わせ、予備調査の遂行のために関連部署に協力を指示する。

(調査委員会の設置)

第9条 公益通報統括者は、予備調査の結果を判断し、通報等を受理すると認めた場合は、通報対象事実の存否を調査させるために、調査委員会(以下「委員会」という)を設置する。ただし、対象事案に関係する者を委員として選任してはならない。

2 委員会は、つぎに掲げる委員をもって構成する。イ 取締役（学園理事を兼務する者）

ロ 取締役（学園が設置する大学の事務局長である者）若干名

ハ 管理部長

ニ その他公益通報統括者が必要と認めた者 若干名

3 委員会には委員長を置き、委員長には前項イ号の委員をもってこれに充てる。

4 委員会において決すべき事案が生じた場合は、出席委員の過半数をもって決する。ただし、可否同数の場合は、委員長の決するところとする。

5 委員会は、通報対象事実についての調査をxx不偏に行い、違法行為等の有無を検討する。

6 委員長は、調査の結果を直ちに公益通報統括者に報告しなければならない。

7 委員会の庶務は、総務・人事課で取り扱う。

(遵守事項)

第10条 委員会委員および総務・人事課の社員は、その職務遂行にあたって、つぎの各号を遵守しなければならない。

イ 通報者等、社員等および第三者の権利または正当な利益を侵害しないこと

ロ 予備調査および第8条第1項の調査(以下「調査等」という)を受ける被通報者や被通報者が所属する部署の業務の遂行に重大な支障を与えないこと

ハ 常にxx不偏の態度を保持し、すべて事実に基づいた調査を実施することニ 通報者等を特定する情報について、その秘密を保持すること

ホ 職務上知り得た事実を正当な理由なく他に漏えいしないこと

2 委員会委員および総務・人事課の社員は、その職を離れた場合であっても、前項ニ号およびホ号に定める事項を遵守しなければならない。

(調査協力の義務)

第11条 被通報者を含め、被調査者は、調査等に協力をする義務を負うものとする。

2 被調査者は、調査等にあたって、事実の隠匿もしくは歪曲または虚偽の回答その他の不正行為を行ってはならない。

3 社員等は、つぎの各号に定める行為を行ってはならない。

イ 通報等に関する証拠の毀損、隠匿、改ざん、その他調査等の妨げとなる行為ロ 通報窓口に通報しようとすることを妨げる行為

(調査等結果の報告)

第12条 公益通報統括者は、法令違反行為であると認定した調査等の結果については、必要に応じて監督官庁に対し、当該調査等の結果の報告を行う。

(是正措置等の実施)

第13条 公益通報統括者は、通報対象事実があると認定した調査等の結果に対し速やかに是正および再発防止のために必要な措置(以下「是正措置等」という)を講じ、必要に応じて当該是正措置が適切に機能しているかを確認し、適切に機能していない場合は改めて是正に必要な措置をとる。

2 公益通報統括者は、第1項により、是正措置等を講じたり、命じたりするに当たり、委員会に対し、意見を求めることができる。

(通報者等への連絡)

第14条 管理部長は、通報者等に対し、被通報者の信用、名誉、およびプライバシー等に充分に配慮しつつ、調査等の結果および当社で決定した是正措置の結果を、通報窓口を経由して通知する。

2 前項に関わらず、第4条第7項の定める通報対象事実については、同項の定めにより窓口になった部署から通報者等に通知する。

(通報者等の保護)

第15条 当社は、当社と雇用関係にある社員が通報等を行ったことを理由として、当該社員に対し、解雇、減給、その他の不利益な取扱いを行ってはならない。

2 当社は、当社への派遣労働者および当社の取引先の労働者が通報等を行ったことを理由として、当該労働者に対し、派遣契約の解除その他の不利益な取扱いを行ってはならない。

3 前2項の場合において、社員等が不正の目的をもって通報等を行った場合は、この限りでない。

4 何人も正当な理由なく通報者等を探索してはならない。

5 公益通報統括者は、前項を踏まえ、通報者等が相談または通報したことを理由として、通報者等の職場環境が悪化することのないように適切な措置をとらなければならない。

6 前項に関わらず、不利益な取扱いおよび嫌がらせを受けている旨の連絡が通報者等からあった場合には、公益通報統括者は、管理部長に関係部署と共同で事実関係の調査を行わせる。

7 前項の調査の結果、通報者等に対する不利益な取扱いおよび嫌がらせが確認された場合、公益通報統括者は、その行為者に対してその行為を中止させ、また可能な限りにおいて過去に遡及して解消させる。行為者が社員等の場合、社長は当社諸規定を適用して、所定の手続きを経て処分を行う。

(状況報告)

第16条 是正措置等を命じられまたは要請された部署は、つぎの各号の状況を確認し、公益通報統括者に報告しなければならない。

イ 法令違反の再発がないこと

ロ 是正措置等が機能を果たしていること

ハ 通報等を行った社員等への不利益な取扱いがないこと

(公表)

第17条 当社は、被通報者について通報対象事実の存在が明らかになり、処分が決定された場合には、再発防止の観点から、必要に応じて公表することがある。

(研修)

第18条 当社は、法令遵守の重要性について、必要に応じて研修を実施し、社員等に周知を図る。

（見直し）

第19条 当社は、本規定に基づく是正措置及び再発防止策が十分に機能しているかを確認するとともに、必要に応じ、本規定による通報処理の仕組みを改善することとする。

(事務処理)

第20条 通報等の処理、保護に関する事務は、是正措置等の実施、状況確認および第5条に定める諸規定の事案にかかる個々の啓発に関する業務を除き、総務・人事課が行い、通報事案に応じて渉外室および社内の関係部署が協力する。

2 渉外室は、対象事案に関する通報等、調査、調査結果等の記録を原則として、第14条1項の通知から5年間保管する。ただし、第5条により、他部署が対応した事案はこの限りではない。

(規定の改廃)

第21条 この規定の改廃は、取締役会の議を経て社長が行う。

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1 この規程は、2021年4月1日から施行する。

2 この改正規定は、2022年4月1日から施行する。

公益通報等に関する規定 第7 条の「別に定める範囲」に関する細則

2021 年4 月1 日施行

(趣旨)

第1 条 この細則は、公益通報等に関する規定 第7 条に定める情報管理に関する必要な事項について定める。

（情報の共有）

第2 条 通報窓口が利用された場合、通報者等の所属、氏名及び連絡先に関する情報（以下、「通報者等特定可能情報」という。）については、次の各号に定める区分に応じて、当該各号に定める者（以下、次の各号に定める者を総称して「窓口業務関与者」という。）に限り共有する。ただし、通報者等が予め明示的に同意した場合は、この限りではない。

イ 渉外室に設置された通報窓口が利用された場合学園の公益通報統括者、渉外室に所属する職員

ロ 法律事務所が利用された場合

通報受付担当弁護士、学園の公益通報統括者、渉外室に所属する職員

2．前項のほか、通報窓口が利用された場合の通報者等特定可能情報以外の通報者等から受領した情報は、窓口業務関与者ならびに対象事案の調査に関与する当社役職員及び外部の専門家（以下「調査業務関与者」という。）、学園の法人事業会社担当理事、法人事業会社の代表取締役、役員会の構成員、および管理部長に限り共有する。ただし、通報者等が予め明示的に同意した場合は、この限りではない。

3 通報者等特定可能情報以外の情報の取扱いは、前項にかかわらず、学園の規定による。

4 対象事案の調査により得られた情報のうち調査協力者の氏名及び連絡先に関する情報（以下「調査協力者特定可能情報」という）は、調査業務関与者、学園の法人事業会社担当理事、法人事業会社の代表取締役、役員会の構成員、管理部長に限り共有する。ただし、調査協力者が予め明示的に同意した場合は、この限りではない。

5 前項のほか、調査協力者から得られた調査協力者特定可能情報以外の情報は、窓口業務関与者及び調査業務関与者、学園の法人事業会社担当理事、法人事業会社の代表取締役、役員会の構成員、および管理部長に限り共有する。ただし、調査協力者が予め明示的に同意した場合は、この限りではない。

6 第 2 項および前 2 項にかかわらず、法令違反事実に関する情報は、窓口業務関与者及び調査業務関与者に加えて、必要な範囲で、法令違反事実の是正措置等の検討に関与する学園理事会の構成者および学園役職者ならびに学園の法人事業会社担当理事、法人事業会社の代表取締役、役員会の構成員、管理部長が必要に限り共有し、さらに必要があれば、行政機関にも共有する。但し、通報者等があらかじめ明示的に同意した場合は、この限りではない。

7 第 2 項、第 5 項から第 6 項の情報共有に当たっては、通報者等や調査協力者が予め明示的に同意した場合を除き、通報者等や調査協力者の特定につながらないよう努めなければならない。

8 窓口業務関与者、調査業務関与者、法令違反事実の是正措置等の検討に関与する当社役職員、役員会の構成員及び委員会の委員ならびに役員会及び委員会の事務局は、秘密保持等を徹底するため、対象事案に関する記録及び資料を適切に管理しなければならない。

(細則の改廃)

第3 条 この細則の改廃は、取締役会の議を経て、社長が行う。

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1 この細則は、2021 年4 月1 日から施行する。