Ver.5

はち丸ネットワーク利用規約

Ver.5

令和 5 年 10 月 1 日

一般社団法人名古屋市医師会

１．総則

１－１ 本規約の目的

本規約は、一般社団法人名古屋市医師会（以下、「本会」という。）がはち丸ネットワーク（以下、

「本ネットワーク」という。）を運営するにあたり、利用する医療機関及び介護事業所等、ならびに当該施設に所属する従事者へのサービス提供に必要な事項を定めることにより、適正かつ円滑に運営することを目的とする。

１－２ 本ネットワークの定義

本ネットワークは、名古屋市在住の患者が受けた医療・介護・健診情報（以下、「患者情報」とい う。）を関係する医療・介護等の多職種間において共有し、質の高い医療・介護サービス等を提供することを目的としたツールである。

１－３ 用語の定義

項番	用語	意味
（１）	参加施設	本ネットワークを利用して情報共有を行う施設（診療所、病院、歯科診療所、薬局、訪問看護ステーション、居宅介護支援事業所、介護サービ ス事業所、地域包括支援センター等）
（２）	施設管理者	参加施設における本ネットワークの管理者として、自施設の利用者に関 する責務を負う
（３）	システム管理者	参加施設において、自施設に所属する利用者の登録、削除等を管理する
（４）	利用者	参加施設に所属し、本ネットワークを利用して情報共有を行う従事者 （医師、歯科医師、薬剤師、看護師、xxxxxxx、ヘルパー、事務職員等）
（５）	患者	本ネットワークに参加同意して、情報共有を許可した患者
（６）	患者等	参加の同意等を行う患者または患者の代理人

１－４ 取り扱う個人情報

本ネットワークで取り扱う個人情報は、参加同意を行った患者に係る本ネットワークに保存されるすべての患者情報である。

１－５ 本ネットワークの運営者

本ネットワークの運営は、本会が行う。

１－６ 参加施設及び利用者の義務

参加施設及び利用者は、本規約及び別に定める「はち丸ネットワーク個人情報保護方針」、「はち丸ネットワークセキュリティポリシー」を十分理解するとともに、これを誠実に遵守する。

１－７ 本ネットワークに登録された患者情報の取扱い

（１）患者の情報共有ページ（以下、「患者チャット」という。）及びグループチャットへの投稿内容を除き、保存される患者情報は複製情報であり、患者情報の原本は当該情報を共有する施設において、法令等に従い責任をもって管理する。

（２）本ネットワークで取り扱う患者情報について、本会はその完全性、正確性、適用性、有用性等のいかなる面からも保証しない。ただし、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に示されている電子署名された情報に関しては、完全性と正確性は担保される。

（３）参加施設及び利用者は、個人情報保護法及び名古屋市個人情報保護条例等を遵守するとともに、機密保持の責任を負う。

１－８ 相談窓口の設置

本ネットワークの利用等に関する参加施設及び利用者からの相談窓口は、本会に設置する在宅医療・介護連携支援センター/在宅医療支援センター（以下、「名古屋市はち丸在宅支援センター」という。）とする。

１－９ 参加施設・利用者の環境準備

（１）本ネットワークを利用するために必要なパソコン、モバイル端末、ソフトウェア、インターネット環境等の必要な機器及びサービスは、参加施設及び利用者の費用と責任において整備する。

（２）インターネット環境等の必要な機器及びサービスにおける仕様については、別紙 1 に規定する。

１－１０ 安全管理と教育

施設管理者は、自施設内の利用者に対して、個人情報の取扱い及び本ネットワークの安全な取扱いと管理に関する教育を定期的に実施する。

２．参加施設・利用者の登録

２－１ 参加施設と利用者

（１）参加施設は、原則として、名古屋市医師会、名古屋市歯科医師会、名古屋市薬剤師会に所属する施設及び、名古屋市指定介護保険事業所番号を有している訪問看護ステーション、居宅介護支援事業所等であり、2-2（１）項の申請手続きにより本会の承認を得た施設とする。

（２）前（１）項に該当しない場合、所定の手続きにより本会担当役員の承認を得た上で、2-2（１）項の参加手続きにより本会の承認を得た施設とする。

（３）利用者は、前（１）項及び（２）項に所属する者とする。

２－２ 施設参加申請と利用者登録

（１）参加を希望する医療機関及び介護事業所等は、施設管理者を決定のうえ、原則として施設管理者がはち丸ネットワークホームページより施設登録申請を行う。

（２）本会による承認後、施設管理者は必要に応じてシステム管理者を登録し、施設管理者もしくはシステム管理者が利用者の登録を行う。

２－３ ログイン認証

本ネットワークでは、ID とパスワードもしくは、医師資格証によるログイン認証が行える。

（１）施設管理者のID とパスワードは、2-2（１）項による参加申請時に申請する。

（２）システム管理者及び利用者の ID とパスワードは、2-2（２）項による利用者登録時に付与する。

（３）医師資格証による認証を希望する利用者は、日本医師会電子認証センターに発行申請を行う。

３．参加施設・利用者の登録内容変更・削除

３－１ 参加施設の登録内容変更・削除

（１）施設情報の変更は、施設管理者もしくはシステム管理者がはち丸ネットワークより変更する。

（２）参加施設を削除する際は、原則として、施設管理者がはち丸ネットワークホームページより施設廃止申請を行う。

（３）本会は、閉所等した参加施設から前（２）項による施設廃止申請が行われない場合において、当該参加施設及び利用者への事前の通知、承諾を得ることなく参加施設の登録を削除することができる。

３－２ 利用者の登録内容変更・削除

（１）利用者情報の変更は、利用者自身がはち丸ネットワークより変更する。

（２）利用者情報の削除は、施設管理者もしくはシステム管理者がはち丸ネットワークより削除する。

４．患者の参加同意・変更届・撤回届

４－１ 参加の対象となる患者

（１）本ネットワークに参加できる患者は、名古屋市在住であり参加施設で診療または介護サービスを受けていること、かつ、「はち丸ネットワーク参加同意書（新規用）」（以下、「参加同意書（新規用）」という。）を提出し、本会が承認した者とする。

（２）令和 5 年 2 月 15 日以前に前（１）項により参加した患者の内、本会が名古屋市より取得し参加

施設間で共有される患者情報（国民健康保険医療情報、後期高齢者医療情報、介護保険情報、特定健康診査・特定保健指導情報、後期高齢者健康診査情報）の取り扱いに関して同意していない患者は、「はち丸ネットワーク参加同意書（追加・変更用）」（以下、「参加同意書（追加・変更 用）」という。）の提出以降、当該情報の取り扱いを開始する。

（３）前項に該当しない場合、所定の手続きにより本会担当役員の承認を得た上で、前（１）項の手続きにより本会が承認した者とする。

４－２ 患者の情報変更

本ネットワークの参加時に登録した患者の情報（氏名、性別、電話番号、生年月日、現住所、緊急連絡先、名古屋市国民健康保険・後期高齢者医療保険・介護保険の各被保険者番号等）を変更する際は、

「参加同意書（追加・変更用）」もしくは変更内容が分かる文書を参加施設が作成のうえ、提出する。患者の情報変更に伴う患者等の同意は不要とする。

４－３ 参加を撤回する患者

本ネットワークへの参加を撤回する患者は、「はち丸ネットワーク参加撤回届」（以下、「参加撤回届」という。）を提出した者とする。

４－４ 参加同意・参加撤回届の代理人の取扱い

（１）「参加同意書（新規用）」、「参加同意書（追加・変更用）」、「参加撤回届」における患者及びその代理同意署名者の取扱いは下記のとおりとする。

①xx患者…原則、患者本人が自署することで申請の意思表示とする。

②未xx患者…患者の保護者が代理同意者欄に自署することで申請の意思表示とする。

③xx患者で、申請の意思表示に課題がある場合、もしくは、自署が困難な場合

・自署できるが申請の意思表示に課題があると思われるxx患者

患者の自署をもって意思表示とするが、受付現場の判断で代理同意者欄に代理同意者の自署を求めることができる。この場合の代理同意者は、家族または親族とする。

・自署が困難なxx患者

患者の代理同意者が、代理同意者欄に自署することで申請の意思表示とする。この場合、代理同意者は患者の家族または親族とし、代理同意者の身分証（運転免許証、住民基本台帳カード、健康保険証、国民健康保険証または共済組合員証等）の提示を受け、本人確認を行う。

（２）前（１）項の運用で解決できない場合

・原則として、参加施設の判断によるものとするが、解決が困難な場合は、その都度、患者もしくは代理同意者に必要な情報を聴取、あるいは証明書類を確認する等、できるだけ参加の方向性を

本会と協議する。

・本会は、参加施設との協議、対応をサポートする。

（３）「参加撤回届」の取扱いは、前（１）項及び前（２）項に準ずる。

４－５ 参加同意・撤回後の参加施設における文書の取扱い

患者等からの「参加同意書（新規用）」、「「参加同意書（追加・変更用）」、「参加撤回届」の取得者は参加施設とする。参加施設は、名古屋市はち丸在宅支援センターへ取得した当該文書を提出する。その際、原本以外での提出も可とする。また、必要に応じて参加施設でも当該文書を保管し、患者等から要望がある場合は当該文書の控えを渡す。

４－６ 患者等の参加撤回に伴う患者情報の削除

（１）本ネットワークに登録された患者情報の削除は、4-3 により参加撤回の申し出があった場合に限られる。

（２）本会は、「参加撤回届」を受理後、当該患者の患者情報を削除する。

（３）未xxの時に保護者が代理で同意した当該患者が成人に達した場合、4-3 により本人からの申し出があれば削除できる。

５．本ネットワークの利用

５－１ 参加施設・利用者の責務

（１）参加施設及び利用者は、本ネットワークを通じて入手した患者情報を、当該患者への医療・介護サービス等の提供及び当該患者及び家族等への説明目的以外に使用しない。また、当該患者情報を共有した他の参加施設が不利益を受けることのないよう取り扱う。ただし、参加施設及び利用者が全ての患者情報を確認しなければならない義務を負うものではない。

５－２ 患者チャットの作成

（１）患者チャットは、参加施設が取得した「参加同意書（新規用）」に基づき名古屋市はち丸在宅支援センターが作成する。名古屋市はち丸在宅支援センターは、「参加同意書（新規用）」を取得した参加施設の利用者を患者チャットの利用者として登録する。

（２）患者チャットの利用者の編集は、施設管理者もしくはシステム管理者が行える。なお、参加施設が「情報共有ページの作成に係る連携グループ作成申請書」（以下、「連携グループ作成申請

書」）を名古屋市はち丸在宅支援センターに提出した場合、連携グループ作成申請書に基づき、名古屋市はち丸在宅支援センターが患者チャットの利用者登録を行う。

５－３ グループチャットの作成・削除

（１）本ネットワークでは、多職種で有用な情報共有を行う目的として、グループチャットを作成することができる。グループチャットの作成を希望する利用者は「はち丸ネットワークグループチャット作成申請書」を名古屋市はち丸在宅支援センターに提出する。その際、原本以外での提出も可とする。利用者からの申請に基づき、本会在宅医療・介護連携委員会の承認後、本会がグループチャットを作成する。

（２）グループチャットを削除する利用者は、「はち丸ネットワークグループチャット削除申請書」を名古屋市はち丸在宅支援センターに提出する。その際、原本以外での提出も可とする。利用者からの申請に基づき、本会がグループチャットを削除する。

５－４ 患者情報の保存期間

（１）患者情報の保存期間は、本ネットワークに登録されてから原則 5 年間とし、これを超える場合には、情報が削除されることがある。

（２）患者等から「参加撤回届」が提出された場合、当該患者の患者情報は前（１）項の期間より前に削除される。

５－５ 情報の印刷と保存の禁止

（１）患者チャット及びグループチャットへの投稿内容を除き、本ネットワークに登録された患者情報を印刷もしくは情報機器等への保存は禁止とする。ただし、医師資格証を利用して電子署名された情報、患者情報提供書、依頼した検査結果については、保存することが認められる。

５－６ 診断支援等について

（１）本ネットワークを活用した利用者間の遠隔診断、セカンドオピニオン、患者情報の提供等における結果の採否については、利用者間の責任において行う。

（２）前（１）項において、利用者間、利用者と患者等の間の紛争について、本会は責任を負わない。

５－７ 情報の開示請求

患者チャット及びグループチャットへ投稿された情報の開示請求は、当該チャットにおける利用者間の合意を得た上で、参加施設もしくは利用者がはち丸ネットワークの「投稿内容印刷」機能により印刷のうえ、開示することができる。その他、本ネットワークに保存された複製情報の開示請求は、当該情報の原本を保有する施設にて対応するものとする。

６．参加施設及び利用者の安全管理義務

６－１ セキュリティ事故及び障害時の対応

（１）利用者は、本ネットワークのシステムの異常、あるいは利用の不可等、正常でない事象、情報セキュリティに関する事故やシステム上の欠陥を発見した場合、速やかに自施設の施設管理者もしくはシステム管理者に報告のうえ対処する。

（２）施設管理者もしくはシステム管理者は利用者から受けた報告内容を速やかに本会へ報告する。

６－２ 利用者の ID 及びパスワードの管理義務と通知

（１）利用者は、ID 及びパスワードを他人に知られない措置を講じる義務を負う。

（２）医師資格証のパスワード

①パスワードは、日本医師会電子認証センターより利用者本人に通知される。

②パスワードを亡失した場合、利用者本人より日本医師会電子認証センターに「医師資格証の暗証番号（パスワード）開示申請」を行う。

（３）利用者の ID 及びパスワード

①ID 及びパスワードは、施設管理者もしくはシステム管理者が利用者登録時に作成する。

②ID は、半角 10 桁以上の英数字とする。パスワードは、半角 8 桁以上の英数字（英数記号を 1

字ずつ使用）とし、定期的に変更する。

③ID もしくはパスワードを亡失した場合、自施設の施設管理者もしくはシステム管理者に申し出る。もしくははち丸ネットワークホームページより手続きを行う。

６－３ セキュリティ対策の実施

（１）施設管理者もしくはシステム管理者は、自施設の利用者に対して、本規約に定める事項を周知徹底し、遵守させる。

（２）施設管理者もしくはシステム管理者は、自施設の利用者に対して、セキュリティに関して次の各項に定める対策を実施するものとする。

①本ネットワークに接続する機器等について、自己責任により厳重な管理を行う。

②本ネットワークに接続する機器等について、厳重なセキュリティ対策を講じる。

③本ネットワークに接続する機器等について、OS 等のアップグレードを行う。

④本ネットワークに接続する機器等について、ウィルス対策ソフトウェアをインストールし、常に最新の定義ファイルに更新する。

⑤本ネットワークと接続する機器等について、Winny、P2P ファイル交換ソフトウェア等をインストールしない。

７．本ネットワークサービスの変更、中止等

７－１ 本ネットワークサービスの変更

本会は、本ネットワークのサービスを変更、中止をすることができる。なお、重要な事項については、事前に利用者に通知する。

７－２ 利用の一時停止

（１）本会は、正常でない利用方法、不正なログイン等が判明した場合は、当該参加施設及び利用者への事前の通知、承諾を得ることなくサービスの一部または全部の使用を停止することができる。

（２）本会は、システムの保守、改良等の理由で、一時的にサービスを停止する場合、事前に参加施設及び利用者に通知のうえで、サービスの一部または全部を一時的に停止することができる。

（３）本会は、次のいずれかの場合には、事前に参加施設及び利用者に通知することなく、サービスの一部または全部を一時的に停止することができる。

①システムの保守、障害対策等を緊急に行う必要がある場合

②天災、地変および事故等により、サービスの提供ができなくなった場合

③その他の理由で、システムの一時的停止が必要と判断した場合

７－３ 禁止行為

（１）参加施設もしくは利用者は、本ネットワークの利用に際して次の各号に該当する行為をしてはならない。

① 公序良俗に反すること。

② 犯罪的行為に結びつくこと。

③ 他の利用者または第三者の著作権、プライバシー、財産等を侵害すること。

④ 他の利用者または第三者を誹謗中傷すること。

⑤ 虚偽の利用の申請を行うこと。

⑥ 登録された情報の改ざんを行うこと。

⑦ 本規約、個人情報保護方針、セキュリティポリシー等に反して利用を行うこと。

⑧ 医師資格証を不正に使用することおよび不正に使用させること。

⑨ パスワードを他人に知らしめること、知られない措置を講じないこと。

⑩ 本ネットワークの運営を妨げる行為をすること。

⑪ サービス利用料金の金銭債務の履行を怠ること。

⑫ 本会が利用者として不適当と判断した行為をすること。

⑬ 本会が参加施設として不適切と判断した行為をすること。

７－４ 罰則規定

（１）参加施設もしくは利用者が前条の禁止行為に該当する場合、本会は、当該契約者に事前に通知することなく、参加施設の利用を中止もしくは解除することができる。

（２）参加施設もしくは利用者が前条の禁止行為に該当すること、もしくは前（１）項の実施において本会が損害を被った場合、本会は参加施設に対し被った損害の賠償を請求できる。

８．免責事項

（１）個人情報の取り扱いについて、参加施設もしくは利用者が不注意で外部へ流出させた場合や、犯罪行為に及ぶような情報の取り扱い等を行った場合など、本会はその責任を負わない。

（２）本会は、管理者の責任として最善を果たしているにもかかわらず、個人情報が故意ではなく漏洩した場合は、その責任は負わない。

（３）参加施設が、本ネットワークの利用によって第三者に損害を与えた場合、または参加施設と第三者との間で紛争が生じた場合は、自己の責任と費用をもって解決するものとする。また、参加施設が本ネットワークの利用にともない第三者から損害を受けた場合も同様とする。

９．目的外の利用

９－１ 目的外の利用禁止

本ネットワークの利用に関し、保守、改良、機能の追加、障害対策、安全対策等での利用を除き、目的外の利用は認めない。

９－２ 目的外利用の例外措置

（１）新たなサービスの開発、新技術の開発、評価、導入、研究、サービス範囲の拡大等の目的で、本ネットワークの利用を行う場合、文書により事前に本会に申し入れ、承諾を得た場合のみ、許可される。その場合、本会の指示する利用条件を遵守しなければならない。

１０．各種規程の制定、変更等

（１）本会は、本規約の変更および諸規程の制定、改廃を、参加施設及び利用者の承諾を得ることなく、行うことができる。

（２）本規約の変更および諸規程の制定、改廃は、その施行日をもって有効とする。

１１．本規約の施行

本規約は、平成 27 年 10 月 7 日から施行する。

平成 28 年 4 月 1 日 一部改定

平成 29 年 5 月 1 日 一部改定

令和 5 年 2 月 15 日 一部改定

令和 5 年 10 月 1 日 一部改定