名称 説明 本システム 電子契約システム 民間認証局 民側利用者が利用する電子証明書の発行と発行した電子証明書の認証業務を実施 契約担当者 契約業務全般の官側担当者 受注者 契約の相手方となる民側利用者 代表者 受注者の代表権を持つ者 代理人 代表者から業務を委任された者 復代理人 代理人から業務を委任された者 代表事業者 共同企業体の代表事業者 構成事業者 共同企業体の構成事業者 PIN 番号 IC カードを使用する際の暗証番号（ Personal IdentificationNumber）...
電子契約システム（工事・業務）操作マニュアル
２ 共通操作方法編
第 7.1 版 2022 年 9 月
⚫ 目次
⚫ 本書の目的
本マニュアルは、電子契約システム（工事・業務）の民側利用者向けの操作方法を説明したものです。以下、電子契約システム（工事・業務）は電子契約システムとします。
⚫ 本書の用語集
本マニュアルにおいて、以下の名称を用いて説明します。
名称 | 説明 |
本システム | 電子契約システム |
民間認証x | x側利用者が利用する電子証明書の発行と発行した電子証明書 の認証業務を実施 |
契約担当者 | 契約業務全般の官側担当者 |
受注者 | 契約の相手方となる民側利用者 |
代表者 | 受注者の代表権を持つ者 |
代理人 | 代表者から業務を委任された者 |
復代理人 | 代理人から業務を委任された者 |
代表事業者 | 共同企業体の代表事業者 |
構成事業者 | 共同企業体の構成事業者 |
PIN 番号 | IC カードを使用する際の暗証番号（ Personal Identification Number） |
受注者番号 | 本システムが自動付与する民側利用者を識別するための番号 |
⚫ 本書の利用対象者
電子契約システムを利用する民側利用者を対象とします。
1.1 画面構成
1.1.1 画面共通
操作画面は、メニュー、ヘッダー、画面名、ブロック、ボタン領域で構成されています。
メニュー
画面名
ヘッダー
ブロック
ボタン
画面項目 | 説明 | ||||
メニュー | メニュー名を表します。 メニューをクリックすることにより、画面が変化します。以下、【メニュー名】で表記します。 | ||||
ヘッダー | ログインユーザ名が表示されます。 | ||||
画面名 | 表示している画面名を表します。 以下、『画面名』で表記します。 | ||||
ブロック | 項目等をグループ化したものをブロックと表します。 以下、 ＜ブロック名＞で表記します。 | ||||
ボタン | 登録 | ボタンや、 | 戻る | ボタン等が表示されます。 | |
以下、 | ボタン名 | ボタンで表記します。 | |||
1.1.2 案件進捗状況
案件進捗状況は、下図のとおり、『調達案件詳細』画面に＜現在の案件進捗状況＞として表示されます。
案件進捗状況
画面項目 | 説明 | |
案件進捗状況 | 案件進捗状況は、完了及び作業中の業務を示します。 | |
完了した業務を示します。 | ||
作業中の業務を示します。また、中の文字は業務の進捗状況を示します。 | ||
1.1.3 入力画面
入力項目は、必須項目と任意項目で構成されています。
カレンダー
入力域
必須
項目
画面項目 | 説明 | ||
項目 | 入力項目名を表します。 以下、「項目名」で表記します。 | ||
入力域 | 入力域に、文字等を入力します。 現在、フォーカスがあたっている入力域は、赤枠で表示します。 | ||
必須 | 入力画面における必須項目を表します。 | ||
カレンダー | カレンダー | ボタンをクリックすることにより、xxxxxが表示され | |
ます。カレンダーから日付を設定することができます。 | |||
1.1.4 エラーメッセージ
エラーメッセージ
エラーメッセージ
画面項目 | 説明 |
エラーメッセージ | エラーメッセージが赤字で表示されます。 全体的なメッセージは、画面上部に、各項目のメッセージは、入力項目毎に表示されます。メッセージに従って、対処する必要があります。 |
1.2 画面遷移
1.2.1 検索系画面遷移
検索画面と検索結果は、同一画面内に表示されます。詳細ボタンにより、詳細画面へ遷移します。
1.2.2 登録系画面遷移
設定項目が複数の場合、登録確認画面を起点として、入力画面に遷移し、各入力項目を設定します。また、登録完了後は、登録完了画面に遷移します。
1.3 共通操作
1.3.1 添付資料の設定
添付資料の設定は、＜添付資料情報＞の添付ボタンをクリックします。
添付資料の設定方法について説明します。
＜添付資料情報＞の添付ボタンをクリックします。
参照ボタンをクリックすると、『アップロードするファイルの選択ダイアログ』が表示されます。
添付するファイルを選択し、開く(O)ボタンをクリックします。
追加ボタンをクリックすると、添付ファイルが追加されます。
設定ボタンをクリックすると、添付ファイルが設定されます。
画面項目 | 説明 |
ファイル名 | 『アップロードするファイルの選択ダイアログ』で選択したファイル のパスとファイル名が表示されます。 |
ファイルコメント | 添付ファイルに関するコメントを入力できます。 |
添付資料の削除方法について説明します。
＜添付資料情報＞の添付ボタンをクリックします。
削除対象となるファイルの選択チェックボックスを ON にし、行削除ボタンをクリックします。
設定ボタンをクリックすると、添付ファイルが削除されます。
1.3.2 ファイルのダウンロード
添付資料のダウンロードは、＜添付資料情報＞のファイル名をクリックします。また、契約書、及び委任状の PDF 帳票のダウンロードは、PDF 出力ボタンをクリックします。
添付資料のダウンロード方法について説明します。
＜添付資料情報＞のダウンロードしたいファイル名をクリックします。
ポイント | ：Internet Explorer のメッセージについて | ||
Internet Explorer 11 の場合、以下のメッセージが表示されますので、ファイルを開くボタン、保存ボタン、キャンセルボタンの内、必要な処理をクリックします。 | |||
契約書、及び委任状の PDF 帳票のダウンロード方法について説明します。
ダウンロードしたい契約書、または委任状の PDF 出力ボタンをクリックします。
ポイント： | Internet Explorer のメッセージについて | ||
Internet Explorer 11 の場合、以下のメッセージが表示されますので、ファイルを開くボタン、保存ボタン、キャンセルボタンの内、必要な処理をクリックします。 | |||
1.3.3 一時保存機能
一時保存ボタンをクリックすることで、作業途中の契約関係書類（受注者発議）等を一時保存することができます。
一時保存ボタンをクリックします。
一時保存が完了した場合、各業務の『一時保存完了』画面に遷移します。一時保存後は、画面を閉じた後も調達案件検索業務から当該案件を検索し、継続して作業を行うことができます。
ポイント | ：一時保存後の削除について | ||
一時保存後に、登録ボタンをクリックせず、削除ボタンをクリックした場合、一時保存された情報を削除することが可能です。また、キャンセルボタンをクリックした場合は、編集中の内容が破棄されます。 | |||
1.3.4 カレンダー入力機能
日付の入力項目については、ボタンを使用して入力することができます。
入力域の右にある ボタンをクリックし、カレンダーを表示します。
カレンダーにおいて、入力したい日付をクリックします。
入力域にクリックした日付が表示されていることを確認します。
1.3.5 IC カード読込
電子契約システムでは、利用者登録、署名の付与を行う際に、IC カードが必要です。そのため、IC カード読込時の操作方法について説明します。
カードリーダに IC カードを差込み、各業務の『PIN 番号入力ダイアログ』起動ボタン（IC カード読込ボタン、未署名ボタン等）をクリックして『PIN 番号入力ダイアログ』を表示します。
例：IC カード読込ボタン
例：未署名ボタン
『PIN 番号入力ダイアログ』に PIN 番号を入力し、OK ボタンをクリックします。認証に成功すると、各業務の後続画面が表示されます。
注意：後続画面の操作について
OK ボタンをクリックした後の操作については、操作マニュアルの各業務のページを参照してください。
注意：PIN 番号の入力について
PIN 番号を複数回連続で間違えると IC カードがロックされ、利用できなくなりますのでご注意ください。
2.1 ログイン
ここでは、「ログイン」に係る以下の操作について説明します。
注意：ログイン前の事前準備について
本システムへログインする場合、電子契約システム操作マニュアル「利用者環境準備編」に記載してある内容を実施する必要があります。実施済でない方は「利用者環境準備編」を参照し実施してください。
2.1.1 電子契約システムにログインする
電子契約システムにログインします。以下の操作を行います。
↓
ログイン画面の表示
ポイント | ：ログイン不要な操作について | ||
【システム接続確認】、【利用者登録】、【利用者削除】、【IC カード更新】へはログイン不要でアクセス可能です。 なお、【契約業務(ログイン)】、【利用者登録】、【利用者削除】、【IC カード更新】をクリック後は、IC カードが必要ですので、お手元に IC カードをご準備下さい。 | |||
本システムのポータルサイト(xxxxx://xxx.xxxx.xxxx.xx.xx/)メニューから【ログイン】をクリックし、『ログイン』画面を表示します。
カードリーダに IC カードを差し込み、『ログイン』画面でログインボタンをクリックして『PIN 番号入力ダイアログ』を表示します。
『PIN 番号入力ダイアログ』に PIN 番号を入力し、OK ボタンをクリックして『業務トップ』画面を表示します。
注意：PIN 番号の入力について
PIN 番号を複数回連続で間違えると IC カードがロックされ、利用できなくなりますのでご注意ください。
3.1 ログアウト
ここでは、「ログアウト」に係る以下の操作について説明します。
3.1.1 電子契約システムからログアウトする
電子契約システムからログアウトします。以下の操作を行います。
画面右上のヘッダーにあるログアウトボタンをクリックします。
以下の確認メッセージが表示され、OK ボタンをクリックすると『ログアウト完了』画面が表示されます。
『ログアウト完了』画面で閉じるボタンをクリックし、画面を閉じます。
4.1 署名の付与
ここでは、「署名の付与」に係る以下の操作について説明します。
ポイント | ：署名付与時の準備について | ||
IC カードが必要ですので、お手元に IC カードをご準備下さい。 | |||
4.1.1 署名を付与する
書類に署名を付与します。
以下の操作を行います。
↓
IC カード読込
カードリーダに IC カードを差込み、署名を付与する書類の情報画面の未署名ボタンをクリックし、『PIN 番号入力ダイアログ』を表示します。
注意：再署名について
長期署名が失敗し、再署名を付与する必要がある場合は、「5 署名検証」を参照してください。
PIN 番号の入力
『PIN 番号入力ダイアログ』に PIN 番号を入力し、OK ボタンをクリックして各業務の『署名付与確認』画面を表示します。
注意：IC カードの有効期間について
有効期限まで 10 日以下の IC カードは使用できません。
各業務の『署名付与確認』画面で証明書の内容を確認の上、OK ボタンをクリックして署名を付与します。
4.2 長期署名の付与
本システムでは、契約図書、総価契約単価合意関係書類に対して、長期署名を付与しています。ここでは、「長期署名」の付与について説明します。
ポイント | ：長期署名について | ||
本システムでは、署名の有効性を長期間化するため、署名付与された契約図書、総価契約単価合意関係書類については自動的に長期署名を付与しています。長期署名を付与するための条件は以下の通りです。 書類 長期署名の付与の条件 ∙ 契約締結済であること。 契約図書 ∙ 署名から３日間経過していること。 ∙ 単価合意済であること。 総価契約単価合意関係書類 ∙ 署名から３日間経過していること。 | |||
注意：再署名について
長期署名を付与する際に、IC カードが失効等で利用できない場合、長期署名は失敗し再署名が必要となります。なお、長期署名が失敗しても契約締結、単価合意は有効であるため、調達案件についての各操作は可能となります。
通知メール
IC カードの有効期限切れや失効などで長期署名に失敗した場合は、再署名依頼が受注者（該当者本人）にメールで通知されます。
5.1 署名の検証
ここでは、「署名検証」に係る以下の操作について説明します。以下の操作を行います。
5.1.1 署名検証結果画面を表示する
署名を検証する書類の情報画面の署名済ボタンをクリックし、『署名検証結果』画面を表示します。
注意：再署名について
長期署名が失敗し、再署名を付与する必要がある場合は、署名を検証する書類の情報画面の再署名ボタンをクリックして『署名検証』画面を表示します。
5.1.2 署名検証結果を確認する
『署名検証結果』画面の＜署名情報＞の「署名検証結果」項目を確認します。署名検証結果画面 【有効な署名の場合】
ポイント | ：再署名について | ||
長期署名が失敗し、再署名を付与する必要がある場合は、『署名検証結果』画面にメッセージと再署名ボタンが表示されます。メッセージに従って再署名を行います。 | |||
署名検証結果画面 【無効な署名の場合】
6.1 アドレス
本システムではシステムからの通知用に以下のアドレスを使用します。
通知メール用アドレス |
注意：通知メール用に対して返信はできません
本メールはシステムからの送信専用メールです。本メールに返信することはできませんのでご注意ください。
6.2 メール件名
本システムからのメール件名は以下の識別文字を使用します。
識別文字 | 説明 | 例（件名） | 例（メール本文） |
[通知] | 情報伝達のみの場合に使用します。 受注者がメール受信後に業務を実施する必要はありません。 | [通知] ＊＊＊受領通知 「＊＊＊」には、契約関係書類 （受注者発議）が入ります。 ➡「現場代理人等通知書」等 | 提出した書類が発注機関において受領されたのでお知らせします。 |
[重要] | 受注者がメール受信後に作業を実施する必要がある場合に使用します。 | [重要] ＊＊＊（案）確認依頼通知 「＊＊＊」には、契約書名が入ります。 ➡「工事請負契約書」等 | 発注機関において契約図書（案）の作成が完了したのでお知らせします。電子契約システムで契約手続きを行って下さい。 |
6.3 メール一覧
本システムから送信されるメールの一覧は下記の表の通りとなります。
6.3.1 契約業務関連
件名 | メール本文 | 例：「＊＊＊」書類名 |
[重要] ＊＊＊（案）確認依頼通知 | 発注機関において契約図書（案）の作成が完了したのでお知らせします。電子契約システムで契約手続きを行って下さい。 | 「工事請負契約書」等の契約書名が入ります。 |
[重要] ＊＊＊差戻し通知 | 提出した契約図書が発注機関により差し戻されたのでお知らせします。 電子契約システムで差戻し理由の確認が可能です。 | 「工事請負契約書」等の契約書名が入ります。 |
提出した書類が発注機関により差し戻されたのでお知らせします。電子契約システムで差戻し理由の確認が可 能です。 | 「現場代理人等通知書」等の契約関係書類（ 受注者発議）が入ります。 | |
[重要] ＊＊＊交付通知 | 発注機関より書類が交付されたのでお知らせします。電子契約システムで受領して下さい。 | 「単価協議書」等の契約 関係書類（発注者発議）が入ります。 |
[重要] 見積依頼書交付通知 | 発注機関より見積依頼書が交付されたのでお知らせします。電子契約システムで受領して下さい。 | |
[重要] 決定通知書交付通知 | 発注機関より決定通知書が交付されたのでお知らせします。電子契約シ ステムで受領して下さい。 | |
[重要] 契約変更取り止め通知 | 発注機関において契約変更を取り止めたのでお知らせします。 | |
[重要] 契約解除通知 | 契約が解除されたのでお知らせしま す。 | |
[重要] 署名再依頼通知 | 下記の契約図書で署名に用いた証明書が利用できない状態にあります。別の証明書を用いて再度署名を行ってください。 | 「契約図書」「総価契約単価合意関係書類」が 対象となります。 |
[通知] ＊＊＊受領通知 | 提出した書類が発注機関において受領されたのでお知らせします。 | 「現場代理人等通知書」等の契約関係書類（ 受 注者発議）が入ります。 |
[通知] 契約締結通知 | 契約が締結されたのでお知らせしま す。 | |
[通知] 単価合意通知 | 単価合意されたのでお知らせします。 | |
[通知] 見積書受領通知 | 発注機関において見積書が受領されたのでお知らせします。 |
6.3.2 請求・検査関連
件名 | メール本文 | 例：「＊＊＊」書類名 |
[重要] ＊＊＊差戻し通知 | 提出した請求書が発注機関により差し戻されたのでお知らせします。電子契約システムで差戻し理由の確認が可 能です。 | 「請求書（ 前払金）」等の請求書が入ります。 |
[重要] ＊＊＊差戻し通知 | 提出した書類が発注機関により差し戻されたのでお知らせします。電子契約システムで差戻し理由の確認が可 能です。 | 「完成通知書」等の検査・認定請求書が入ります。 |
[重要] ＊＊＊交付通知 | 発注機関より書類が交付されたのでお知らせします。電子契約システムで受領して下さい。 | 「検査結果通知書」等の検査・認定結果通知書が入ります。 |
[通知] ＊＊＊受領通知 | 提出した書類が発注機関において受領されたのでお知らせします。 | 「完成通知書」等の検査・認定請求書が入ります。 |
[通知] ＊＊＊受領通知 | 提出した請求書が発注機関において受領されたのでお知らせします。 | 「請求書（ 前払金）」等の請求書が入ります。 |
[重要] ＊＊＊取下協議通知 | 発注機関より請求書の取下協議が行われたのでお知らせします。電子契約 システムで確認して下さい。 | 「請求書（ 前払金）」等の請求書が入ります。 |
6.3.3 委任関連
件名 | メール本文 | 例：「＊＊＊」書類名 |
[通知] ＊＊＊状提出通知 | 受任者により都度委任状が提出されたのでお知らせします。電子契約システムで確認のうえ、委任者として承認又は否認 を行って下さい。 | 「都度委任」または 「期間委任」が入ります。 |
[通知] ＊＊＊状承認通知 | 委任者により＊＊＊状が承認されたのでお知らせします。 | 「都度委任」または 「期間委任」が入ります。 |
[通知] ＊＊＊状否認通知 | 委任者により＊＊＊状が否認されたのでお知らせします。 | 「都度委任」または 「期間委任」が入ります。 |
[通知] ＊＊＊状提出取下通知 | 受任者により＊＊＊状の提出が取り下げられたのでお知らせします。 | 「都度委任」または 「期間委任」が入ります。 |
[通知] ＊＊＊状解除依頼通知 | 受任者により＊＊＊の解除が依頼されたのでお知らせします。電子契約システムで確認のうえ、委任者として解除の承認又は否認を行って下さい。 | 「都度委任」または 「期間委任」が入ります。 |
[通知] ＊＊＊状解除通知 | 委任者により＊＊＊が解除されたのでお知らせします。電子契約システムで解除理由の確認が可能です。 | 「都度委任」または 「期間委任」が入ります。 |
[通知] ＊＊＊状解除否認通知 | 委任者により＊＊＊の解除が否認されたのでお知らせします。 | 「都度委任」または 「期間委任」が入ります。 |
[通知] 委任状自動削除通知 | 下記の委任状は電子契約システムにより自動的に削除されたのでお知らせします。 | 「都度委任」または 「期間委任」が入ります。 |
[通知] ＊＊＊自動解除通知 | 下記の委任状は電子契約システムにより自動的に削除されたのでお知らせします。電子契約システムで解除理由の確認が可能です。 | 「都度委任」または 「期間委任」が入ります。 |
6.3.4 IC カード更新
件名 | メール本文 | 備考 |
[重要] IC カード更新申請受付通知 | IC カードの更新申請を受け付けましたのでお知らせします。IC カード更新はまだ完了していません。以下に記載のワンタイムパスワードを IC カード更新申請完了画面から入力し、更新手続を継続して下さい。 ワンタイムパスワード ： XXXXXX ワンタイムパスワードは今回に限り有効です。画面を閉じて中断、またはタイムアウトとなった場合、ワンタイムパスワードは無効化されます。ワンタイムパスワードが無効化された場合、申請からやり直していただく必要がありますのでご注意下さい。 | 「XXXXXX」には、本システムより発番されたランダムな値が入ります。 |
7.1 出力帳票
本システムでは契約書、及び委任状の PDF 帳票が作成されます。参照：「1.3.2 ファイルのダウンロード」
7.2 出力帳票一覧
本システムから出力される帳票の一覧は下記の表の通りとなります。
章番号 | 帳票名 | 帳票説明 |
期間委任状（署名状態表示） | 代表者から代理人に期間を指定してシステ ムの操作権限を委任する文書です。 | |
都度委任状（署名状態表示） | 代表者から代理人に対象の調達案件を指定してシステムの操作権限を委任する文書 です。 | |
工事請負契約書（ 署名状態表 示） | 契約相手方決定後に作成される、工事請 負契約を結ぶための契約文書です。 | |
業務委託契約書（ 署名状態表 示） | 契約相手方決定後に作成される、業務委 託契約を結ぶための契約文書です。 | |
業務請負契約書（ 署名状態表 示） | 契約相手方決定後に作成される、業務請 負契約を結ぶための契約文書です。 | |
請書兼発注書（署名状態表示） | 契約相手方決定後に作成される、工事又 は業務契約を結ぶための契約文書です。 | |
変更契約書（署名状態表示） | 7.2.3～7.2.6 の契約書の一部を変更するた めの契約文書です。 |
7.2.1 期間委任状（署名状態表示）
7.2.2 都度委任状（署名状態表示）
7.2.3 工事請負契約書（署名状態表示）
7.2.4 業務委託契約書（署名状態表示）
7.2.5 業務請負契約書（署名状態表示）
7.2.6 請書兼発注書（署名状態表示）
7.2.7 変更契約書（署名状態表示）
ポイント | ：署名状態について | ||
「7.2.1 期間委任状（署名状態表示）」～「7.2.7 変更契約書（署名状態表示）」には、署名状態が印字されます。署名状態の一覧は下記の表の通りとなります。 署名状態 PDF 帳票 説明 未署名 契約書・委任状 署名前に作成した場合に表示されます。署名済 契約書・委任状 署名後に作成した場合に表示されます 再署名待 契約書 契約書の署名後、再署名待ちの場合に表示されます。 解除済 委任状 委任解除済の場合に表示されます。 | |||
版数 | 改訂日 | 内容 | 備考 |
1.0 | 2018 年 3 月 26 日 | （初版） | |
2.0 | 2018 年 8 月 1 日 | 運用開始にあたり操作マニュアルを改訂 | |
2.1 | 2018 年 10 月 30 日 | 四半期における軽微な記載改善 | |
2.2 | 2019 年 2 月 4 日 | 四半期における軽微な記載改善 | |
2.3 | 2019 年 4 月 25 日 | 四半期における軽微な記載改善 | |
3.0 | 2019 年 7 月 19 日 | 本番運用開始にあたり操作マニュアルを改訂 | |
4.0 | 2020 年 3 月 19 日 | 機能追加リリースにあたり版数を改訂記載改善のため、下記の項目を修正 1.3.1 添付資料の設定 | |
5.0 | 2020 年 8 月 26 日 | 機能追加リリースにあたり操作マニュアルを改訂 1.3.3 一時保存機能 2.1.1 電子契約システムにログインする四半期における軽微な記載改善 6.3.2 請求・検査関連 | |
6.0 | 2021 年 3 月 22 日 | 機能追加リリースにあたり操作マニュアルを改訂 1.3.2 ファイルのダウンロード 7.2 出力帳票一覧 7.2.1 期間委任状（署名状態表示） 7.2.2 都度委任状（署名状態表示） 7.2.3 工事請負契約書（署名状態表示） 7.2.4 業務委託契約書（署名状態表示） 7.2.5 業務請負契約書（署名状態表示） 7.2.6 請書兼発注書（署名状態表示） 7.2.7 変更契約書（署名状態表示） | |
6.1 | 2021 年 3 月 27 日 | PDF 帳票の出力について機能修正を実施したことに伴い、下記を修正 7.2.3 工事請負契約書（署名状態表示） 7.2.4 業務委託契約書（署名状態表示） 7.2.5 業務請負契約書（署名状態表示） 7.2.6 請書兼発注書（署名状態表示） 7.2.7 変更契約書（署名状態表示） | |
7.0 | 2022 年 3 月 22 日 | 機能追加リリースにあたり操作マニュアルを改訂 1.1.1 画面共通 1.1.2 案件進捗状況 3.1.1 電子契約システムからログアウトする | |
7.1 | 2022 年 9 月 28 日 | 記載改善のため下記項目を修正表紙 ヘッダー 本書の目的 ポータルサイト改善に伴い下記項目の画像差し |
版数 | 改訂日 | 内容 | 備考 |
替えと文言を修正 2.1.1 電子契約システムにログインする |