(1)業務を適正かつ円滑に実施するため、管理技術者と指示者は業務の方針及び条件等の疑義を正すものとし、その内容についてはその都度受注者が書面(打合せ記録簿(A 4 判))に記録し、相互に確認しなければならない。なお、打合せ等は積極的に電子メール等を活用し、電子メールで確認した内容については、必要に応じて書面(打合せ記 録簿(A4 判))を作成するものとする。
01-サインデザインノート作成等業務
仕 様 書
(共通仕様書)
(特記仕様書)
独立行政法人都市再生機構西日本支社 技術監理部
01-サインデザインノート作成等業務
共通仕様書
1 適用範囲
(1)「01-サインデザインノート作成等業務共通仕様書」(以下「共通仕様書」という。)は、独立行政法人都市再生機構(以下「機構」という。)が発注する「01-サインデザインノート作成等業務」の内容について、統一的な解釈及び運用を図るとともに、その他の必要な事項を定め、もって契約の適正な履行の確保を図るためのものである。
(2)共通仕様書、「01-サインデザインノート作成等業務特記仕様書」(以下「特記仕様書」という。)及び指示又は打合せ等の間に相違がある場合など、業務の遂行に支障を生じる可能性が想定される場合、受注者は指示者に確認して指示を受けなければならない。
(3)業務については、「特記仕様書」によるものとする。
2 用語の定義
共通仕様書に使用する用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1)発注者とは、契約担当役若しくは分任契約担当役をいう。
(2)受注者とは、業務の実施に関し、発注者と業務請負契約を締結した会社その他の法人をいう。
(3)指示者とは、契約図書に定められた範囲内において、受注者又は管理技術者に対する連絡、協議等の職務等を行う者で、契約書に規定する者をいう。
(4)検査職員とは、業務の完了検査及び出来高部分に係る検査にあたって、契約書の規定に基づき、検査を行う者をいう。
(5)管理技術者とは、契約の履行に関し、業務の管理及び統轄等を行う者で契約書に基づき、受注者が定め発注者に通知した者をいう。
(6)担当技術者とは、指示者又は管理技術者のもとで業務を担当する者であって、発注者又は受注者が定めた者をいう。
(7)契約図書とは、契約書及び設計図書をいう。
(8)契約書とは、業務請負契約書をいう。
(9)設計図書とは、業務説明書、業務説明書に対する質問回答書及び仕様書をいう。
(10)仕様書とは、共通仕様書及び特記仕様書(これらにおいて明記されている適用すべき基準を含む。)を総称していう。
(11)共通仕様書とは、共通する技術上の指示事項等を定める図書をいう。
(12)特記仕様書とは、共通仕様書を補足し、業務の実施に関する明細又は特別な事項を定める図書をいう。
(13)業務説明書とは、業務の入札等に参加する者に対して、発注者が当該業務の契約条件を説明するための書類をいう。
(14)質問回答書とは、業務説明書に関する入札等参加者からの質問書に対して、発注者が回答する書面をいう。
(15)指示とは、指示者が受注者に対し、業務の遂行上必要な事項について実施させることをいう。
(16)請求とは、発注者又は受注者が契約内容の履行あるいは変更に関して、相手方に書面をもって行為あるいは同意を求めることをいう。
(17)通知とは、発注者若しくは指示者が受注者に対し、又は受注者が発注者若しくは指示者に対し、書面をもって知らせることをいう。
(18)報告とは、受注者が指示者に対し、業務の遂行に係わる事項について知らせることをいう。
(19)xxとは、受注者が指示者に対し、書面で申し出た業務の遂行上必要な事項について指示者が書面により、業務上の行為に同意することをいう。
(20)質問とは、不明な点に関して書面をもって問うことをいう。
(21)回答とは、質問に対して書面をもって答えることをいう。
(22)協議とは、書面により契約図書の協議事項について、発注者若しくは指示者と受注者が対等の立場で合議することをいう。
(23)提出とは、受注者が発注者若しくは指示者に対し、業務に係わる事項について書面又はその他の資料を説明し、差し出すことをいう。
(24)書面とは、手書き、印刷等の伝達物をいい、発行年月日を記録し、署名又は捺印したものを有効とする。緊急を要する場合は、ファクシミリ又は電子メールにより伝達できるものとするが、後日有効な書面と差し換えるものとする。
(25)打合せとは、業務を適正かつ円滑に実施するために、管理技術者と指示者が面談により行う、業務の方針及び条件等の疑義等の打合せをいう。なお、必要に応じて指示者及び管理技術者の承諾により、担当技術者による打合せができるものとする。
(26)検査とは、契約書に基づき、検査職員が業務の完了を確認することをいう。
3 業務着手
受注者は、特記仕様書に定めがある場合を除き、契約締結後 14 日以内に業務に着手しなければならない。この場合において、着手とは管理技術者が業務の実施のため指示者との打合せを行うことをいう。着手にあたっては(別紙-1)着手届を提出すること。
4 指示者
(1)発注者は、業務における指示者を定め、受注者に通知するものとする。
(2)指示者は、契約図書に定められた事項の範囲内において、指示、承諾、協議等の職務を行うものとする。
5 管理技術者
(1)契約書に基づき指示者等に通知するものとする。
(2)管理技術者は、本業務について担当技術者が適切に行うように、指揮監督しなければならない。
6 適切な技術者の配置
(1)受注者は、管理技術者及び担当技術者を定めるときは、当該業務の対象となる工事の受注者と、資本・人事面において関係がある者を置いてはならない。
(2)指示者は、必要に応じて下記に示す事項について報告を求めることができる。
① 技術者経歴・職歴
② 資本・人事面において関係があると認められると考えられる企業(建設業許可業者、製造業者等)の名称及び受注者とその企業との関係に関する事項
7 提出書類
(1)受注者は、発注者が指定した様式により、契約締結後、関係書類について、指示者を経て、発注者に遅滞なく提出しなければならない。ただし、契約金額に係る請求書、請求代金代理受領承諾書、遅延利息請求書、指示者に関する措置請求に係る書類及びその他現場説明の際に指定した書類を除く。
(2)受注者が発注者に提出する書類で様式が定められていないものは、受注者において様式を定め、提出するものとする。ただし、発注者がその様式を指示した場合は、これに従わなければならない。
8 打合せ等
(1)業務を適正かつ円滑に実施するため、管理技術者と指示者は業務の方針及び条件等の疑義を正すものとし、その内容についてはその都度受注者が書面(打合せ記録簿(A4 判))に記録し、相互に確認しなければならない。なお、打合せ等は積極的に電子メール等を活用し、電子メールで確認した内容については、必要に応じて書面(打合せ記録簿(A4 判))を作成するものとする。
(2)管理技術者は、必要に応じて指示者と打合せを行うこと。打合せ結果について、書面(打合せ記録簿(A4 判))に記録し相互に確認しなければならない。
(3)管理技術者は、仕様書に定めのない事項について疑義が生じた場合は、速やかに指示者と打合せを行うものとする。
9 業務計画書
(1)受注者は、下記の項目について記載した業務計画書を作成し、業務着手時までに指示者に提出し、承諾を得なければならない。
① 業務概要
② 業務の実施方針(情報セキュリティに関する対策を含む。)
③ 業務の実施工程(業務の順序及び手順)
④ 業務の実施体制
⑤ 打合せ計画
⑥ 連絡体制(緊急時含む。)
⑦ その他(業務の実施上、必要と思われる事項)
(2)受注者は、業務計画書の内容を変更する場合は、理由を明確にしたうえで、その都度指示者に変更業務計画書を提出し、承諾を得なければならない。
10 業務に必要な資料の取扱い
(1)一般に広く流布されている各種基準及び参考図書等の業務の実施に必要な資料については、受注者の負担において適切に整備するものとする。
(2)指示者は、必要に応じて業務の実施に必要な資料を受注者に貸与するものとする。
(3)受注者は、貸与された資料の必要がなくなった場合は、ただちに指示者に返却するものとする。
(4)受注者は、貸与された資料を丁寧に扱い、損傷してはならない。万一、損傷した場合には、受注者の責任と費用負担において修復するものとする。
(5)受注者は、貸与された資料については、業務に関する資料の作成以外の目的で使用、複写等してはならない。
(6)受注者は、貸与された資料を第三者に貸与、閲覧、複写、譲渡又は使用させてはならない。
11 成果物の提出
受注者は、業務が完了したときは、成果物をとりまとめた報告書を作成し、指示者に業務完了報告書とともに提出し検査を受けるものとする。
1)業務が完了したときには、成果物について都市機構担当者の検査を受けること。
2)訂正を要するときは、所定の訂正を行った後、成果物の引渡しを行うこと。
3)業務において都市機構から受領した資料及び作成した資料はすべて返却、提出すること。
12 関係法令及び条例等の遵守
受注者は、業務の実施にあたっては、関連する関係法令及び条例等を遵守しなければならない。
13 検査
(1)発注者は、業務の検査に先立って、受注者に対して検査日を通知するものとする。この場合において受注者は、検査に必要な書類及び資料等を整備しなければならない。また、検査に要する費用は受注者の負担とする。
(2)検査職員は、管理技術者または本業務の担当技術者の立会の上、検査を行うものとする。
14 発注業務の変更
発注者は、次の各号に掲げる場合において、発注業務の変更を行うものとする。
(1)業務内容の変更により業務発注料に変更を生じる場合
(2)履行期間の変更を行う場合
(3)指示者と受注者が打合せを行い、業務実施上必要があると認められる場合
15 再委託
再委託不 可 の 内容 | ①業務の総合調整マネジメント ②業務の中核となる成果資料の作成 ③打合せ及び内容説明 |
あ ら かじ め 承諾 を 得て再委託で き る 業務 | 一部専門分野の業務 [例]・構造設計に関する技術情報の整理・分析 ・設備設計に関する技術情報の整理・分析 ・ 土木・造園設計に関する技術情報の整理・分析 ・ ホームページ、リーフレット、成果品デザイン ・ データベース素案作成 等 |
特 に 承諾 を 要し な い業務 | 補助的な業務(軽微なもの) [例]・コピー、印刷、製本、資料収集、要約といった簡易な業務 ・トレース業務、模型製作、パース作成、写真撮影 ・計算(日影、省エネルギー関係、防災関係) ・データ入力(CAD、電算) |
(1) 本業務における再委託は原則として認めない。なお、契約書により、書面により予め承諾を得て再委託できる業務等は下表の通りとする。
記載のない内容を再委託する場合はその作業の質と表の範囲を勘案して判断するものとする。
(2)受注者は、再委託する場合は、次に掲げる要件を全て満たした者を選定すること。
① 入札説明書4(1)①、③、④の資格を満たしていること。
② 過去に携わった公的機関が発注した業務において、不適切と判断される業務を行っていないこと。
(3)受注者は、業務を再委託に付する場合、書面により再委託の相手方との契約関係を明確にしておくとともに、再委託の相手方に対して適切な指導、管理の下に業務を実施しなければならない。また、それらの契約関係に関する書面については、発注者の求めに応じた書面全てを受注者は提出しなければならない。
16 情報セキュリティにかかる事項
受注者は、発注者と同等以上の情報セキュリティを確保しなければならない。
17 技術提案の履行について
本業務に対する技術提案について、確実な履行に努めなければならない。技術提案の一部又は全部について履行が困難な場合には指示者と協議すること。なお、指示者が技術提案の不履行を認める場合、業務成績評定点を減ずる等の措置を行うものとする。
18 業務成績評定
本業務は成績評定対象業務である、受注者には、業務完了後、業務成績評定(業務評定点及び管理技術者評定点)を通知する。付与した業務評定点及び管理技術者評定点は、将来業務発注時に価格以外の評価項目として使用する場合がある。
以 上
01-サインデザインノート作成等業務
特記仕様書
1 用語の定義
特記仕様書に使用する用語は、共通仕様書2用語の定義に定めるところによる。
本業務における「サイン」の定義は、「建物や空間において目的物への目印・表示・標識等、人々の行動のよりどころとなる情報を具体のカタチとして表したもの」とする。
2 業務の目的
当機構が管理する物件では、商品価値の向上・維持を目的に、物件の個別状況をふまえたサイン計画を企画し、魅力アップにつなげているところ。
これまで数多くのサイン計画を企画し、具現化されたサイン部材パーツも多岐に渡ることから、本業務において、事例を整理・分析のうえまとめ、今後のサイン計画検討において活用する目的として、部門・職種を問わず誰もがその内容を理解・共有できるビジュアルな情報をメインにまとめた社内向けの手引き書(サインデザインノート)を作成する。
またサイン計画においては、近隣物件も含むエリア単位でのまとまりが重視されており、その視点においての試設計を行う。
3 業務の履行期間
本業務の履行期間は、契約締結日の翌日から令和2年3月 15 日までとする。
4 業務の内容
(1)サイン事例の収集
以下の物件において、現地写真撮影(昼夜、遠近とも)、サイズ測定、仕様(素材・色彩マインセル値)の調査・記録を行う。
① 当機構管理物件:共同住宅、施設
西日本支社管内:10~20 物件程度。
西日本支社管外:10~20 物件程度。(関東、他)
② 民間物件:共同住宅、公共施設、商業施設等 10~20 物件程度。
※対象は2業務の目的に沿った物件とし、契約後指示又は協議とする。
(2)サイン事例の整理・分析
上記(1)により収集した事例情報について、用途及び仕様毎に分類し、視認性、デザイン性、コスト、その他数種の評価指標を定め整理・分析する。
(3)サイン詳細図等の試設計
同一エリアに存する複数物件において、それぞれのまとまりやブランディングの統一を目的とした各種サイン詳細図等の試設計を行う。
対象物件は、大阪府下の既存、計画中及び設計完了済み物件とし、契約後別途指示する。試設計においては、主に共同住宅用として設置される各種サイン※について次の①から
⑥の業務を行う。
※ロゴマーク、物件名称表示、案内板、名盤、xx・階・室名番号表示、その他。
① 策定済サイン計画の整理、比較、分析。
② 同一エリアでのまとまりを目的とした、サイン計画の企画、提案。
③ 施工指示を目的とした、サイン詳細図の作成・更新。(約 3 物件各 25 案程度)
④ 素材・色・サイズを表現したフォトモンタージュの作成。(約 3 物件各 25 案程度)
⑤ コスト整理。
⑥ 機構内部会議への出席及びプレゼンテーション。(5 回程度)
なお、本項(3)業務においては、サインデザインの企画、提案にかかる業務経験が複数件ある者及びサイン詳細図の作成経験のある者と協働すること。必要に応じ機構担当者との打合せへも同席させること。
(4)手引き書(サインデザインノート)の作成
部門・職種を問わず、サイン計画のいろは、セオリー、魅力アップ方策を共有するため、上記(1)~(3)の項目・視点・成果を漏れなく活用し、切り口を明確にした項目毎の社内向け手引き書を作成する。
手引き書はビジュアルを大切に、見やすく・わかりやすい表現での作成を心掛ける。手引き書の構成やデザインイメージは、指示者との協議によるほか、過年度成果品(デザインノート「2017 年版 ENT」)を参考にすること。
※過年度成果品は、本業務契約前までは閲覧、契約後は貸出しを可とする。
5 機密保持
本業務の履行に際し、以下に示す重要な情報については、特に取り扱いに留意することとし、指示者の指示があった場合においては、指示者が指定した場所にて資料を閲覧することとする。この際の事務所及び什器使用料は無償とする。
・本業務の検討対象とする団地の設計・技術情報及びこれに関連する個人情報(著作権、肖像権が存在すると想定される図版、写真等を想定)
6 交通費の負担
本業務に要する交通費は、原則として経費に含むものとする。ただし、特別な事由により指示者が求めた場合は、別途協議により定めるものとする。
7 貸与品等
本業務の遂行に当たり、本業務に関連する資料等を貸与する。
8 物品の購入
本特記仕様書に記載なき物品を購入し、新たに要した諸費用を発注者が負担する場合は、書面により指示者の承諾を得なければならない。購入した物品は発注者の所有とし、受注 者は善良な管理者の注意をもって当該物品を使用しなければならない。
9 管理技術者
(1)本業務において、従事する管理技術者については、様式-1に基づき、氏名、保有資格を記載し、指示者に提出すること。
(2)管理技術者は、業務の履行にあたり、契約図書、仕様書及び7貸与品等に示す基準
等を充分に理解し、業務が管理技術者の下、担当技術者によって完全に履行されるように業務の監督を行うものとする。
(3)管理技術者は、指示者との打合せを 1 回/2 週程度実施するものとする。
(4)管理技術者は、業務内容の進捗状況等を指示者に適宜報告するものとする。また、指示者からの要求に応じて、その都度業務の報告を行わなければならない。
(5)担当技術者が、指示者及び管理技術者の承諾により必要に応じて実施する場合も、指示者に業務の内容等について、適宜報告を行わなければならない。
10 成果物
本業務における成果物は以下のとおりとする。なお、本業務における成果に関しては、 UR都市機構の許可なく発表又は引用してはならない。
① 業務にかかる報告書一式(A4 版、製本) 2部
② 業務にかかる報告書の概要版(A4 版及び発表用パワーポイント) 1部
③ サインデザインノート(A4 版カラ―、50P 程度、xxx製本) 200 部
④ 上記①~③に関する原稿一式及び電子データ(CD 又は DVD) 1式
⑤ その他、本業務実施のために取得した参考資料
※ 電子データは、作成ソフトによるオリジナルデータに加え、報告書形式の PDF データも作成すること。成果物の引渡し前にデータ保存方法等について、指示者と協議すること。
※ 成果物の引渡し前にデータ提出方法等について、指示者と協議すること。
※ 成果物については、「国等による環境物品等の調達の推進等に関する法律」(平成 12
年法律第 100 号)に適合すること。
11 業務完了手続き
業務完了後速やかに、以下の書類を指示者に各 3 部提出すること。(完成払請求書及び
請求内訳書は 1 部とする)
(1)業務完了通知 (別紙-3)
(2)引渡書 (別紙-4)
(3)完成払請求書 (別紙-5)
(4)請求内訳書 (別紙-6)
12 再委託
共通仕様書 15(2)に定める再委託の要件を満たす者に、本業務の一部を委託する場合には、あらかじめ様式-2に基づき再委託承諾申請書を提出し、承諾を得なければならない。
13 知的財産xxの取扱い
① 業務上の成果として発生する写真、図版、イラスト、キャラクター等(以下、作品とする)に対する著作権及び興業所有xxの知的財産権については発注者に属するものとする。
② ①について、当業務履行期間中及び業務完了後永続的に当機構に無償の実施権を設定するものとし、作品の展示、出版及び以下に記載する行為に関する権利を当機構が保有する。
・作品のホームページによる公開
・作品を転載・活用した図書、物品等の作成公開、展示及び図書、物品等の製作のための設計及び製作者の選定。
・図書、物品等の製作に際し、事情により作品の一部を修正して活用。
③ 当機構が指定した製作者に当機構の了解を得ることなく図書、物品等製作させないものとする。
14 疑義
本業務の実施にあたり、本特記仕様書に疑義が生じた場合は、書面をもって通知し、指示者と協議等のうえ実施するものとする。
以 上
様式-1
管理技術者通知書
令和 年 月 日
独立行政法人都市再生機構西日本支社支社長 ○○ ○○ 殿
受注者
住所
氏名 印
令和 年 月 日付け業務請負契約を締結した次の業務について、業務請負契約書第 7 条に基づく管理技術者を下記のとおり決定(変更)したので業務請負契約書第 7 条に基づき通知します。
契約件名:
記
管理技術者※1
氏 名 | 保有資格 | 取得年月日(登録番号) |
( ※2) |
※1 競争参加資格確認資料提出時点に提出した様式-3 に変更がある場合は、新たに様式-3 を作成して提出すること。
※2 ( )内は、担当技術者を記載すること。
様式-2
令和 年 月 日
再委託承諾申請書
独立行政法人都市再生機構西日本支社支社長 ○○ ○○ 殿
受注者(請負者) 住所 ○○○○○○
株式会社○○○○氏名 ○○ ○○ 印
契約名称:○○業務
令和○○年○○月○○日付けをもって締結した上記の契約に関して、以下のとおり業務の一部を再委託したく、契約書第○条第○項に基づき申請するので、手続き方お願いします。
項 目 | 申請内容 |
再委託の相手方 (住所、名称) | 〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○町○-○ 株式会社○○○○ |
再委託業務の内容 | ・○○○○○○○○○○ ・○○○○○○○○○○ ・○○○○○○○○○○ |
再委託業務の 契約予定額 | ○○○千円(契約金額に対する比率○%) ※ 見積書を添付 |
再委託を行う必要性及び 再委託の相手方の選定理由 | (再委託する必要性) ○○○○を再委託することで、業務の効率化を図り、工期短縮に努めるため。 (再委託の相手方の選定理由) 株式会社○○○○は、令和○○年より弊社の○○○○業務の○○ ○○を中心とした業務を行ってきている。この間、成果の品質が高く、納期も遵守している。 また、上記業務の同種、類似業務の実施経験が多数有り、短期間 での業務遂行に寄与し、成果の品質向上に資することが期待できるため。 |
以 上
別添 2
個人情報等の保護に関する特約条項
発注者及び受注者が令和元年 月 日付けで締結した「01- サインデザインノート作成等業務」の契約( 以下「本契約」という。) に関し、受注者が、本契約に基づく業務等( 以下「業務等」という。)を実施するに当たっての個人情報等の取扱いについては、本特約条項によるものとする。
( 定義)
第1条 本特約条項における個人情報等とは、発注者が提供及び受注者が収集する情報のうち、次に掲げるものをいう。
一 個人情報( 独立行政法人の保有する個人情報の保護に関する法律( 平成 15年法律第59号) 第2 条第2 項に規定する個人情報をいう。)
二 発注者の権利利益を侵害するおそれがある情報三 受託者が業務に関して知り得た情報
( 個人情報等の取扱い)
第2条 受注者は、個人情報等の保護の重要性を認識し、業務等の実施に当たっては、個人及び発注者の権利利益を侵害することのないよう、個人情報等の取扱いを適正に行わなければならない。
( 管理体制等の報告)
第3条 受注者は、個人情報等について、取扱責任者及び担当者を定め、管理及び実施体制を書面( 別紙様式1 ) により報告し、発注者の確認を受けなければならない。また、報告内容に変更が生じたときも同様とする。
( 秘密の保持)
第4条 受注者は、個人情報等を第三者に漏らしてはならない。また、本契約が終了し、又は解除された後も同様とする。
( 適正な管理のための措置)
第5条 受注者は、個人情報等について、漏えい、滅失及びき損の防止その他の適正な管理のための必要な措置を講じなければならない。
( 収集の方法)
第6条 受注者は、業務等を処理するために個人情報等を収集するときは、必要な範囲内で、適正かつxxな手段により収集しなければならない。
( 目的外利用等の禁止)
第7条 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、個人情報等を、本契約の目的外に利用し、又は第三者に提供してはならない。
( 個人情報等の持出し等の禁止)
第8条 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、個人情報等を受注者の事業所から送付及び持ち出し等してはならない。
( 複写等の禁止)
第9 条 受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、個人情報等が記録された電磁的記録又は書類等を複写し、又は複製してはならない。
( 再委託の制限等)
第10条 受注者は、発注者の承諾があるときを除き、個人情報等を取扱う業務等について、他に委託してはならない。
2 受注者は、前項の規定に基づき他に委託する場合には、その委託を受ける者に対して、本特約条項に規定する受注者の義務を負わせなければならない。
3 前2 項の規定は、第1 項の規定に基づき委託を受けた者が更に他に委託する又は請負わせる場合、その委託を受けた者又は請負わせた者が更に他に委託する又は請負わせる場合及びそれ以降も同様に適用する。
(返還等)
第11条 受注者は、発注者から提供を受け、又は受注者自らが収集し、若しくは作成した個人情報等が記録された電磁的記録又は書類等について、不要となったときは速やかに、本契約終了後は直ちに発注者に返還し又は引渡さなければならない。
2 受注者は、個人情報等が記録された電磁的記録又は書類等について、発注者の指示又は承諾により消去又は廃棄する場合には、復元又は判読が不可能な方法により行わなければならない。
( 事故等の報告)
第12条 受注者は、本特約条項に違反する事態が生じた、又は生じるおそれのあるときは、直ちに発注者に報告し、発注者の指示に従わなければならない。
( 管理状況の報告等)
第13条 受注者は、個人情報等の管理の状況について、発注者が報告を求めたときは速やかに、本契約の契約期間が1 年以上の場合においては契約の始期から6 か月後の月末までに( 以降は、直近の報告から1 年後の月末までに)、書面( 別紙様式2 ) により報告しなければならない。
2 発注者は、必要があると認めるときは、前項の報告その他個人情報等の管理の状況について調査することができ、受注者はそれに協力しなければならない。
3 受注者は、第1 項の報告の確認又は前項の調査の結果、個人情報等の管理の状況について、発注者が不適切と認めたときは、直ちに是正しなければならない。
( 取扱手順書)
第14条 受注者は、本特約条項に定めるもののほか、別添「個人情報等に係る取扱手順書」に従い個人情報等を取扱わなければならない。
( 契約解除及び損害賠償)
第15条 発注者は、受注者が本特約条項に違反していると認めたときは、本契約の解除及び損害賠償の請求をすることができる。
本特約条項締結の証として本書2 通を作成し、発注者と受注者が記名押印の上、各自1 通を保有する。
令和 年 月 日発注者 住所
氏名 印
受注者 住所
氏名 印
( 別添)
個人情報等に係る取扱手順書
個人情報等については、取扱責任者による監督の下で、以下のとおり取り扱うものとする。
1 個人情報等の秘密保持について
個人情報等を第三者に漏らしてはならない。
※ 業務終了後についても同じ
2 個人情報等の保管について
個人情報等が記録されている書類等( 紙媒体及び電磁的記録媒体をいう。以下同じ。) 及びデータは、次のとおり保管する。
(1) 書類等
受注者の事務所内のキャビネットなど決められた場所に施錠して保管する。
(2) データ
① データを保存するP C 及びスマートフォンやU S B メモリ等の記録機能を有する機器・媒体、又はファイルについては、パスワードを設定する。また、そのアクセス許可者は業務上必要最低限の者とする。
② ① に記載するP C 及び機器・媒体については、受注者が支給及び管理するもののみとする。※ 私物の使用は一切不可とする。
3 個人情報等の送付及び持出し等について
個人情報等は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、受注者の事務所から送付及び持ち出し等してはならない。ただし、発注者の指示又は承諾により、個人情報等を送付及び持ち出しをする場合には、次のとおり取り扱うものとする。
(1) | 送付及び持出しの記録等 | |
台帳等を整備し、記録・保管する。 | ||
(2) | 送付及び持出し等の手順 | |
① | 郵送や宅配便 | |
複数人で宛先住所等と封入文書等に相違がないことを確認し、送付 |
する。
② ファクシミリ
原則として禁止する。ただし、やむを得ずファクシミリ送信を行う場合は、次の手順を厳守する。
・送信先への事前連絡
・複数人で宛先番号の確認
・送信先への着信確認
※ 初めての送信先の場合は、本送信前に、試行送信を実施すること
③ 電子メール
個人情報等は、メールの本文中に記載せず、添付ファイルによる送付とする。添付ファイルには、パスワードを設定し、パスワードは別途通知する。
また、複数の送信先に同時に送信する場合には、他者のメールアドレスが表示されないように、「bcc」で送信する。
④ 持出し
運搬時は、外から見えないように封筒やバック等に入れて、常に携行する。
4 個人情報等の収集について
業務等において必要のない個人情報等は取得しない。
また、業務上必要な個人情報等のうち、個人情報を取得する場合には、本人に利用目的を明示の上、業務を処理するために必要な範囲内で、適正かつxxな手段により収集しなければならない。
5 個人情報等の利用及び第三者提供の禁止について
個人情報等は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、業務等の目的外に利用し、又は第三者に提供してはならない。
6 個人情報等の複写又は複製の禁止について
個人情報等は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、個人情報等が記録された電磁的記録及び書類等を複写し、又は複製してはならない。
7 個人情報等の返還等について
① 業務等において不要となった個人情報等は、速やかに発注者に返還又は引渡しをする。
② 発注者の指示又は承諾により、個人情報等を、消去又は廃棄する場合には、シュレッダー等を用いて物理的に裁断する等の方法により、復元又は判読が不可能な方法により消去又は廃棄する。
8 個人情報等が登録された携帯電話機の使用について
発注者の指示又は承諾により、携帯電話機に個人情報等を登録し、使用する場合には、次のとおり取り扱うものとする。
(1) パスワード等を用いたセキュリティロック機能を設定する。
(2) 必要に応じて、亡失防止用具( ストラップ等) の使用等により、亡失の
防止に努める。
(3) 電話帳への個人の氏名・電話番号・メールアドレス等の登録( 住所及び個人を特定できる画像は登録しない。)は、業務上必要なものに限定する。
(4) 個人情報等が含まれたメール( 添付されたファイルを含む。)及び画像は、業務上不要となり次第、消去する。
9 事故等の報告
個人情報等の漏えいが明らかになったとき、又はそのおそれが生じたときは、直ちに発注者に報告する。
10 その他留意事項
独立行政法人は、「独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律( 平成15年法律第59号)に基づき、個人情報を取り扱わなければならない。
この法律の第7条第2項において、『独立行政法人等から個人情報の取扱いの委託を受けた者が受託した業務を行う場合には、保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。』と規定されており、 業務受注者につ いても本法律の適用対象となる。
したがって、本法律に違反した場合には、第50条及び第51条に定める罰則規定により、懲役又は罰金刑に処される場合があるので、留意されたい。
別紙様式1
令和 年 月 日
株式会社* * * * *
代表取締役 ** ** 印
個人情報等に係る管理及び実施体制
契約件名:
1 取扱責任者及び取扱者
部 署 | 氏 名 | 取扱う範囲等 | |
役 職 | |||
取扱責任者 | ○○部△△課 | ||
課長 | |||
取 扱 者 | ○○部△△課 | ***地区に係る~~ ~ | |
係長 | |||
○○部△△課 | ***地区に係る~~ ~ | ||
xx | |||
○○部△△課 | ***地区に係る~~ ~ | ||
2 管理及び実施体制図
( 様式任意)
別紙様式2
令和 年 月 日
独立行政法人都市再生機構
西日本支社 ○○ 部長 ○○ ○○ 殿
株式会社* * * * *
代表取締役 ** ** 印
個人情報等の管理状況
次の契約における個人情報等の管理状況について、下記のとおり、報告いたします。
契約件名:
記
1 確 認 日 令和 年 月 日
2 確 認 者 取扱責任者 ○○ ○○
3 確認結果 別紙のとおり
以 上
( 別紙) 管理状況の確認結果
【管理する個人情報等】
確 認 x x | 確認結果 | 備考 | |
1 | 管理及び実施体制 | ||
令和 年 月 日付けで提出した「 個人情 報等に係る管理及び実施体制」のとおり、管理及 び実施している。 | |||
2 | 秘密の保持 | ||
個人情報等を第三者に漏らしていない。 | |||
3 | 安全確保の措置 | ||
個人情報等について、漏えい、滅失及びき損の防 止その他の適正な管理のための必要な措置を講じ ている。 | |||
《個人情報等の保管状況》 | |||
個人情報等が記録された電磁的記録及び書類 ① 等は、受注者の事務所内のキャビネットなど 決められた場所に施錠して保管している。 | |||
データを保存するPC及びスマートフォンや ② USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒 体、又はファイルについては、パスワードを 設定している。 | |||
③ アクセス許可者は業務上必要最低限の者とし ている。 | |||
②に記載するPC及び機器・媒体については、 ④ 受注者が支給及び管理しており、私物の使用 はしていない。 | |||
《個人情報等の送付及び持出し手順》 | |||
発注者の指示又は承諾があるときを除き、受 ① 注者の事務所から送付又は持出しをしていな い。 | |||
② 送付及び持出しの記録を台帳等に記載し、保 管している。 | |||
郵送や宅配便について、複数人で宛先住所等 ③ と封入文書等に相違がないことを確認し、送 付している。 |
確 認 x x | 確認結果 | 備考 | |
FAXについては、原則として禁止しており、やむを得ずFAX送信する場合は、次の手順 を厳守している。 ④ ・初めての送信先の場合は、試行送信を実施 ・送信先への事前連絡 ・複数人で宛先番号の確認 ・送信先への着信確認 | |||
eメール等について、個人情報等は、メール ⑤ の本文中に記載せず、添付ファイルによる送 付としている。 | |||
⑥ 添付ファイルには、パスワードを設定し、パ スワードは別途通知している。 | |||
1回の送信において送信先が複数ある場合に ⑦ は、他者のメールアドレスが表示されないよ うに、「 bcc」で送信している。 | |||
持出しについて、運搬時は、外から見えない ⑧ ように封筒やバック等に入れて、常に携行し ている。 | |||
4 | 収集の制限 | ||
個人情報等を収集するときは、業務を処理するた めに必要な範囲内で、適正かつxxな手段により 収集している。 | |||
《個人情報等の取得等手順》 | |||
① 業務上必要のない個人情報等は取得していな い。 | |||
業務上必要な個人情報等のうち、個人情報を ② 取得する場合には、本人に利用目的を明示し ている。 | |||
5 | 利用及び提供の禁止 | ||
個人情報等を契約の目的外に利用し、又は第三者 に提供していない。 ※発注者の指示又は承諾があるときを除く。 | |||
6 | 複写又は複製の禁止 | ||
個人情報等が記録された電磁的記録及び書類等を複写し、又は複製していない。 ※発注者の指示又は承諾があるときを除く。 | |||
7 | 再委託の制限等 | ||
個人情報等を取扱う業務について、他に委託し、 又は請け負わせていない。 ※発注者の承諾があるときを除く。 | |||
【再委託、再々委託等を行っている場合】 | |||
再委託先、再々委託先等に対して、特約条項に規 定する受注者の義務を負わせている。 | |||
8 | 返還等 | ||
① 業務上不要となった個人情報等は、速やかに 発注者に返還又は引渡しをしている。 |
確 認 x x | 確認結果 | 備考 |
個人情報等を消去又は廃棄する場合には、シ ② ュレッダー等を用いて物理的に裁断する等の 方法により、復元又は判読が不可能な方法に より消去又は廃棄している。 | ||
9 携帯電話機の使用 | ||
① パスワード等を用いたセキュリティロック機 能を設定している。 | ||
② 必要に応じて、亡失防止用具( ストラップ等)の使用等により、亡失の防止に努めている。 | ||
電話帳への個人の氏名・電話番号・メールア ③ ドレス等の登録(住所及び個人を特定できる 画像は登録しない。) は、業務上必要なものに 限定している。 | ||
個人情報等が含まれたメール(添付されたフ ④ ァイルを含む。) 及び画像は、業務上不要となり次第、消去している。 | ||
10 事故等の報告 | ||
特約条項に違反する事態が生じ、又は生じるおそ れのあることを知ったときは、直ちに発注者に報 告し、指示に従っている。 | ||
11 取扱手順書の周知・徹底 | ||
個人情報等の取扱者に対して、 取扱手順書のx x・徹底を行っている。 | ||
12 その他報告事項 | ||
( 任意記載のほか、 取扱手順書等特記事項があればその対応を記載する 。) |
※ 確認結果欄等への記載方法
確認結果 | 記載事項 |
適切に行っている | ○ |
一部行っていない | △ |
行っていない | × |
該当するものがない | - |
* 「△ 」及び「×」については備考欄にその理由を記載する。