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資料 3-2-2
書面による手続のデータエントリー業務一式（意匠・商標等）に関する民間競争入札実施要項（案）
令和元年９月特許庁出願課
目次
１． 趣旨 1
２． 業務内容等 1
Ⅰ．書面による手続のデータエントリー業務 1
(１) 業務の詳細な内容 1
(２) 納入物 5
(３) 発注及び納入 6
(４) 貸与物件 6
(５) 貸与条件 7
(６) 予定件数 7
(７) その他 8
Ⅱ．申請人等登録関係書類のイメージ入力業務 8
(１) 業務の詳細の内容 8
(２) 納入物 10
(３) 発注及び納入 10
(４) 貸与物件 10
(５) 予定件数 10
(６) その他 10
３． 登録情報処理機関について 11
(１) 登録情報処理機関の概要及び業務開始までのスケジュールについて 11
(２) 登録情報処理機関の登録の要件 12
４． 本事業の実施に当たり確保されるべきサービスの質 13
５． 実施期間 13
６． 契約の形態及び支払方法 14
７． 入札参加資格等に関する事項 15
８． 入札に参加する者の募集に関する事項 16
９． 落札者を決定するための評価の基準その他落札者の決定に関する事項 18
(１) 落札者を決定するための評価の基準 18
(２) 落札者の決定 19
(３) 落札者が決定しなかった場合の措置 20
１０． 入札対象業務に関する従来の実施状況に関する情報の開示に関する事項 20
１１． 請負事業者が特許庁に報告すべき事項等請負事業者が講ずべき事項 20
(１) 報告等 20
(２) 秘密を適正に取り扱うために必要な措置 21
(３) 情報管理体制 22
(４) 契約に基づき請負事業者が講ずべき措置 23
１２． 請負事業を実施するに当たり第三者に損害を加えた場合における損害賠償に関して請負事業者が負うべき責任 26
１３． 請負事業の評価に関する事項 27
１４． その他請負事業の実施に際し必要な事項 28
別紙１ 評価項目一覧別紙２ 提案書ひな形
別紙３ 従来の実施状況に関する情報の開示別紙４ 遵守確認項目一覧
別紙５ 情報取扱者名簿及び情報管理体制図別紙６ 電子化手数料について
１． 趣旨
競争の導入による公共サービスの改革に関する法律（平成１８年法律第５１号。以下、「法」という。）に基づく競争の導入による公共サービスの改革については、公共サービスによる利益を享受する国民の立場に立って、公共サービスの全般について不断の見直しを行い、その実施について、透明かつxxな競争の下で民間事業者の創意と工夫を適切に反映させることにより、国民のため、より良質かつ低廉な公共サービスを実施することを目指すものである。
上記を踏まえ、特許庁は、公共サービス改革基本方針（平成２５年７月１０日閣議決定）別表において民間競争入札の対象として選定された「書面による手続のデータエントリー業務一式（意匠・商標等）」について、公共サービス改革基本方針に従って、本民間競争入札実施要項（以下、「実施要項」という。）を定めるものとする。
２． 業務内容等業務の概要
工業所有権に関する手続等の特例に関する法律（平成２年法律第３０号。以下、「特例法」という。）に規定する特定手続は電子情報処理組織（オンライン）を利用して手続を行うことができ、特許庁の電子ファイルへ記録される。一方、これらの手続が書面により行われた場合には、特許庁長官は書面の情報を電子化し、電子ファイルに記録する必要がある。
前記の書面により行われた手続を電子ファイルへ記録するために必要となるデータエントリー業務については、一定の専門的技術・知識と相当の設備を要し、且つ業務としては定型的機械的なものであることから、外部の機関を活用して行っている。
本業務は、「書面による手続のデータエントリー業務一式」のうち意匠、商標及び申請人等登録に係る手続が書面により行われた場合に書面等のデータエントリーを行うものである。
なお、本業務を実施する民間事業者（以下、「請負事業者」という。）は、特例法第１９条第１項の規定により登録（以下、「登録情報処理機関の登録」という。）を受けた者である必要がある（詳細については、「３．登録情報処理機関について」を参照）。出願人等から提出された工業所有権に関する手続書類（紙媒体）を、登録情報処理機関を活用し電子化することにより、特許庁内の事務処理の効率化や、迅速かつ的確な知的財産権の権利付与、及びユーザへのより早い特許情報の提供を行うことを目的とする。
Ⅰ．書面による手続のデータエントリー業務
(１) 業務の詳細な内容
特許庁は、商標登録願、書換申請書、意匠登録願、手続補正書、代理人変更届等、出願人名義変更届、上申書、意見書、手続補足書、審判請求書、取
下・放棄他、その他、原願（特許願）、原願（実用新案登録願）、原願（意匠登録願）、援用の書類名ごとに発注を行うので、書面で提出された各種手続書類を特許庁の指定する電子化規準に従い電子化し、特許庁の電子計算機に備えられたファイルに電子データを格納する。
① 書面による申請手続の情報処理業務
対象書類名は、商標登録願、書換申請書、意匠登録願、手続補正書、代理人変更届等、出願人名義変更届、上申書、意見書、手続補足書、審判請求書、取下・放棄他、その他とする。
イ．早期管理情報入力業務
1) 郵送による申請書類は到着した翌日の１２時までに、窓口にて受付けた申請書類は受付当日の１７時１５分までに出願課受理担当
（以下、「受理担当」という。）から、行政機関の休日に関する法律（昭和６３年１２月１３日法律第９１号。以下、「行政機関休日法」という。）に定める行政機関の休日を除き、毎日接受し、接受件数、差出日の記載及び受付印の漏れがないか確認を行う。接受件数の相違、差出日の記載漏れ・受付印漏れがあった場合は受理担当に連絡を行い、対応方法を相談すること。
2) 申請書類のうち、「出願番号」、「審判番号」等が記載されている書類について、受付日、書類名等の早期管理情報を貸与するデータエントリ電子化規準書ＳＧＭＬ編（以下、「電子化規準」という。）に従いデータ作成を行う。（以下、「管理情報早期ＤＥデータ」）
3) 受付日（行政機関休日法に定める行政機関の休日を除く。）から２日後の８時４５分を目安に、2)で作成した早期管理情報データを
（３）納入物②、（４）発注及び納入で指示する方法で納入し、1)で接受した申請書類を受理担当まで返却する。
4) 返却の際は、意匠、商標の２区分（以下、「意商２法」という。）ごとに書類を１０件程度の単位（同一の手続者で件数が多い場合は１００件）を目安に特許庁が貸与する受付袋に収納して返却すること。
5) 申請書類のうち、受付日が相違しているものは、受理担当においてあらかじめ「日付相違」と記載した受付袋に収納して引き渡すので、上記 3)にかかわらず早期管理情報入力後は、通常の依頼分と併せて返却すること。
ロ．データエントリー業務
1) 上記イ．4)で返却された後、受理担当の方式チェック済の書類（以下、本業務において「電子化原稿」という。）を、行政機関休日法に定める行政機関の休日を除き、毎日８時４５分を目安に受理担当から接受すること。
2) 電子化原稿は、『意匠・商標書類（商標願書を除く。）・審判請求書等』、『商標願書』、『商標登録更新申請書』の３種類に分けられ、それぞれ窓口分、郵送分の区別がしてあるので留意すること。
3) 接受後に、受付袋、提出物件票、申請書類等が電子化規準に従い電子化可能か内容の確認を行い、申請書類ごとに受付番号を付与する。併せて、仮発注伝票を作成し、出願課電子記録基準管理班（以下、「ＤＥ班」という。）に提出する。
4) 電子化規準に従い管理情報、書誌情報、ドキュメント情報を入力するとともに、文字データとイメージデータを作成し電子化規準書に沿った入力項目及び内容であるかをチェックする。この際に疑義が生じたときは、受理担当又はＤＥ班と協議し、指示された修正内容に適合するようにする。
5) 全ての書類のイメージデータを取得するとともに、電子化原稿の枚数をカウントする。
6) また、ＣＤ－Ｒ用イメージ入力業務規準書に従い書類イメージＣ Ｄ－Ｒ等を作成する。
7) 電子化原稿に電子化不能な原稿が含まれていた場合は、ＤＥ班に問いあわせ、対応方法を相談すること。
8) 電子化原稿に、通常の発注サイクルと異なる日付のものがある場合には、受付袋に「日付相違」と記載して発注するので、通常の依頼分のサイクルと併せて処理する。
9) また、以下の留意点を注意する。
・ 納入後、ＤＥ班からファイル修正の指示がされた場合は速やかに修正すること。
・特許・実用新案と意匠・商標の間違い（四法相違）等の原稿の電子化の依頼（再ＤＥ分）として発注した場合は、通常の依頼分のサイクルと併せて処理をする。
・ システム障害、容量の関係（200MB 超）等でオンラインシステムが使用できない手続きについては、緊急避難案件としてＣＤ－Ｒ等による手続きを認めているが、当該案件が発生した場合は、特許庁に対応方法を相談し、速やかにデータ入力を実施すること。
・ ＤＥ班が、通常の作業期間での納入が困難であると判断した案件
（例えば、１件当たりの頁数が膨大な案件、手書きの書類で読み取りが困難な案件等）については、通常案件とは区別して発注するので、特許庁に納期等について相談し、速やかにデータ入力すること。
・ 意匠の願書や手続補正書にひな型又は見本が添付されている場合は、カメラ撮影等により立体物は 6 面体及び立体図のイメージデータを作成する。
ハ．編集処理作業
電子化規準に従い、書誌情報をチェック後、申請種別ごとにＳＧＭＬフォーマットへの変換処理を行う（以下、変換処理後のデータを「バッチ申請データ」という。）。
編集時に電子化規準（1 行 36 文字）に合致しない情報があった場合は、速やかにＤＥ班に問い合わせを行い、対応方法を相談すること。
ニ．納入準備作業
納入物の出力等の後、発注伝票と確認する。ホ．納入作業
特許庁担当者に納入物を引き渡し、納入確認を受ける。
また、貸与した電子化原稿については、納入物の引渡し後、直ちにＤＥ班へ返却すること。なお、ひな型・見本付きの意匠願書、ひな型又は見本補足書、ひな型・見本が添付された意匠の手続補正書、商標願書のカラー案件、音声ファイルが添付された商標願書および手続補足書・手続補正書等、個人情報取扱注意案件、提出物件の中の写真等の電子化原稿については、ＤＥ班の指示に従い通常返却分と区別して返却すること。
ヘ．再電子化業務
納入されたデータに誤りが発見された場合は、再電子化等の修正依頼を行うので、対応を行うこと。
② 原願及び援用の情報処理業務（不定期業務）
対象書類名は、原願（特許願）、原願（実用新案登録願）、原願（意匠登録願）、援用とする。
イ．接受作業
受け入れた発注伝票と電子化原稿（ＤＶＤ－ＲＷ等）の数量を確認し、接受する。
ロ．前処理作業
電子化原稿と発注指示内容の妥当性を確認した後、原願には出願事件ごとに受付番号を付与する。
ハ．データ入力処理作業
1) 原願については管理情報及びイメージ入力を行い、入力した項目をチェックする。
2) 援用については、データの入力を行い、入力した項目をチェックする。
ニ．編集処理作業
1) 原願については、電子化規準に従い申請種別ごとにＳＧＭＬフォーマットに変換する。
2) 援用については、合成編集を行い、格納先申請種別ごとに電子化規準に従い、ＳＧＭＬフォーマットに変換する。
ホ．納入準備作業
納入物の出力等を行い納品明細書と受付袋などの貸与物との一致等を確認する。
ヘ．納入作業
特許庁担当者に納入物を引き渡し、納品伝票に受領印を受ける。ト．再電子化業務
納入されたデータに誤りが発見された場合は、再電子化等の修正依頼を行うので、対応を行うこと。
③ 課金業務
課金業務は、電子化手数料（手続１件につき、１，２００円と書面１枚につき７００円を加えた額／詳細については、「電子化手数料について」別紙
６参照）の支払が必要な書面について行う。電子化手数料は、方式審査の要件になっていること及び請負事業者の収入になることから、請負事業者は、以下のイ．～ニ．の課金業務を行い、手数料の徴収に努める必要がある。 イ． 「電子化手数料納付の案内」の発送
電子化手数料支払の対象となる書面の提出者に対し、手数料の支払いを求める「電子化手数料納付の案内」（以下、「電子化手数料通知」という。）を発送する。
ロ． 料金情報データの納入
電子化手数料の支払いのあった書面及び書面の提出から３０日経過しても電子化手数料の支払いのない書面について、料金情報データを作成し、特許庁に納入する。
ハ． 補正指令後の電子化手数料通知の発送
特許庁から電子化手数料未払にかかる補正指令等の発送情報データを貸与するので、再度支払を求める電子化手数料通知を発送する（想定件数：年２，０００件）。
ニ． 申請人情報の利用
電子化手数料通知に当たり、書面提出者の住所変更、送付先変更に対応するため、特許庁が貸与する申請人登録更新データを利用して発送を行うこと。
(２) 納入物
① バッチ申請データ（オンライン納入）
② 管理情報早期ＤＥデータ（オンライン納入）
③ 料金情報データ（オンライン納入）
④ 書類イメージＣＤ－Ｒ等
⑤ 納品明細書
⑥ 受入れリスト
⑦ 電子化不能メモ
⑧ その他
・ 本業務における「納入物」には、上記①～⑦に付随して納入すべきものも含まれる。
・ 納入物のうち、①、②、③、⑤、⑥、⑦については、電子化規準に従い作成する。
・ 納入物のうち④については、貸与するＣＤ－Ｒ用イメージ入力業務規準書に従い全書類をイメージ化し、ＣＤ－Ｒ等により納入する。
(３) 発注及び納入
① 発注及び納入は、行政機関休日法に定める行政機関の休日を除き、毎日行う。ただし、以下に該当するときは、ＤＥ班がこれを変更する場合がある。
イ．前記発注期間中に国民の祝日に関する法律（昭和２３年法律第１７８号）に規定する休日が連続する場合（主にゴールデンウィーク）、又は
１２月２８日から翌年の１月３日までの日が含まれる場合。ロ．ＤＥ班が特別に早期の納入が必要等と判断した案件の場合。
② バッチ申請データの納入は、発注日単位とし、納期は発注伝票に記載された納入指定日（原則発注日の翌日から６日）までとする。
③ 料金情報データの納入は、支払完了分はバッチ申請データの納入後６日目から随時行い、未入金分は書面の受付日から行政機関休日法に定める行政機関の休日を除く３５日（日付相違で発注したものについてはバッチ申請データの納入から行政機関休日法に定める行政機関の休日を除く
１２日）後とする。
④ 書類イメージＣＤ－Ｒ等の納入は、ＣＤ－Ｒ等の容量制限に達した日の翌日に納入すること。具体的な日時については特許庁担当者の指示に従うこと（但し、行政機関休日法に定める行政機関の休日は除く。）。
(４) 貸与物件
① 受付袋
② 原願包袋
③ データエントリ電子化規準書ＳＧＭＬ編
④ 国際意匠登録出願データエントリ電子化規準（ＳＧＭＬ）
⑤ 日本国特許庁電子文書交換標準仕様 特定書類編 （抜粋版）
⑥ ＣＤ－Ｒ用イメージ入力業務規準書
⑦ 特許庁－DE 機関専用線接続要領
⑧ 発送情報データ
⑨ 申請人登録更新データ
⑩ その他、本業務を遂行する上で特許庁が必要と認めたもの
※前記③データエントリ電子化規準書ＳＧＭＬ編、④国際意匠登録出願データエントリ電子化規準（ＳＧＭＬ）、⑤日本国特許庁電子文書交換標準仕様特定書類編（抜粋版）、⑥ＣＤ－Ｒ用イメージ入力業務規準書（以下、データエントリー電子化規準書等という。）については頁数が多いため、最新版を電子データで添付する。
＜参考＞
③ | データエントリ電子化規準書ＳＧＭＬ編 | 2369 頁 |
④ | 国際意匠登録出願データエントリ電子化規準（ＳＧＭＬ） | 2182 頁 |
⑤ | 日本国特許庁電子文書交換標準仕様 特定書類編（抜粋版） | 38 頁 |
⑥ | ＣＤ－Ｒ用イメージ入力業務規準書 | 19 頁 |
(５) 貸与条件
① 貸与物件の取扱いにあたっては、破損等の事故及び秘密の漏えいのないように厳重に管理するとともに、利用後は速やかに返却すること。
② 受付袋の内容及び原願包袋等の申請書類に係る情報の管理については、特に厳重な秘密の保持に務めること。
(６) 予定件数
令和３年度から令和６年度までの発注予定件数は下表のとおり。なお、令和４年度から令和６年度については、各年度が開始する２か月前までに予定件数を再度提示する。
① 書面手続数（ＳＧＭＬ変換） ［単位：件］
書 類 名 | 3 年度 | 4 年度 | 5 年度 | 6 年度 | 合計 |
(ｲ) 商標登録願 | 30,969 | 33,871 | 37,045 | 40,516 | 142,401 |
(ﾛ) 書換申請書 | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 |
(ﾊ) 意匠登録願 | 1,926 | 1,887 | 1,849 | 1,811 | 7,473 |
(ﾆ) 手続補正書 | 12,648 | 13,081 | 13,486 | 13,926 | 53,141 |
(ﾎ) 代理人変更届等 | 1,378 | 1,447 | 1,520 | 1,596 | 5,941 |
(ﾍ) 出願人名義変更届 | 398 | 425 | 454 | 485 | 1,762 |
(ﾄ) 上申書 | 4,219 | 5,302 | 6,662 | 8,372 | 24,555 |
(ﾁ) 意見書 | 2,883 | 3,084 | 3,299 | 3,529 | 12,795 |
(ﾘ) 手続補足書 | 9,833 | 9,885 | 9,936 | 9,988 | 39,642 |
(ﾇ) 審判請求書 | 289 | 335 | 388 | 449 | 1,461 |
(ﾙ) 取下、放棄他 | 1,337 | 1,692 | 2,141 | 2,710 | 7,880 |
(ｦ) その他 | 14,465 | 15,307 | 16,198 | 17,140 | 63,110 |
② 原願・援用件数（ＳＧＭＬ変換） ［単位：件］
書 類 名 | 3 年度 | 4 年度 | 5 年度 | 6 年度 | 合計 |
(ｲ) 原願(特許願) | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 |
(ﾛ) 原願(実用新案登録願) | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 |
(ﾊ) 原願(意匠登録願) | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 |
(ﾆ) 援用 | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 |
※②(ｲ)(ﾛ)(ﾊ)(ﾆ)については発注されない場合がある。
(７) その他
① 電子化及び納入等の詳細については、データエントリー電子化規準書等に従い実施し、前記規準書等又は本仕様書に記載されていない事項及び不明点は、ＤＥ班に確認し、問い合わせを行うこと。
② 制度改正等により、データエントリー電子化規準書等に変更が生じた場合及び業務内容が変更になった場合は、ＤＥ班と協議の上、可能な限り対応を行うこと。
③ 特許庁庁舎内に常駐場所（無償貸与：約８０㎡）を指定するので、要員を常駐させて必要な作業を実施すること。常駐場所への入居及び退去に係る費用は請負事業者が負担すること。常駐場所で使用する什器類及び専用線やネットワークの配線等は、全て請負事業者にて準備すること。なお、常駐場所における電気、水道等の光熱費については、特許庁にて負担する。また、特許庁庁舎改修に伴い、令和３年 1 月から４月頃及び令和４年３月頃に常駐場所の移転が予定されている。当該移転費用は特許庁が負担することとし、詳細に当たっては、特許庁と協議の上、対応すること。
④ 本業務に係るコンピュータ機器内のデータは、データ納入後、速やかに消去すること。また、作業工程上で印刷したものは、秘密性の保持に十分配慮し、速やかに裁断等により廃棄すること。
Ⅱ．申請人等登録関係書類のイメージ入力業務
(１) 業務の詳細の内容
工業所有権に関する手続等の特例に関する法律の規程により提出された各手続書面をイメージ情報として保管するため、イメージスキャナで電子化対象書面をイメージデータ化し、ＣＤ－Ｒ等へ蓄積する。
特許庁は、識別番号付与請求書、氏名（名称）変更届、組織変更届、印鑑変更届、住所（居所）変更届、誤記訂正書、その他手続書類、包括委任状提出書、包括委任状取下書、識別番号重複届出書、印影入力に係わる手続書面、申請人マスタ訂正（抹消）依頼書を貸与するので、請負事業者は所定のグループに区分けして電子化を行い、定められた方法で納入を行うこと。
① イメージ入力・編集業務
イ．特許庁内執務室にて発注物の接受を行う。発注頻度は３か月に１回程度とし、特許庁担当者の立ち会のもと行うものとする。なお、具体的な日時については特許庁担当者が指定する（ただし、「行政機関休日法」に規定する休日は除く。）。
ロ．特許庁担当者の立ち会いのもと、保管棚に保管している対象書類を受付袋収納状態のまま、段ボール箱に収納し、段ボール箱毎に受付袋に表示の処理日及び受付袋数を記載する。
ハ．発注は、発注伝票及び発注リストをもとに行い、受け入れた発注伝票と発注物の件数の確認を行う。
ニ．貸与する「申請人等登録関係書類イメージ入力規準書」に従い、貸与する電子化原稿を以下のグループ単位により区分けして行う（グループ内は順不同）。
ホ．発注物に疑義が生じた場合や電子化不能な書面等が含まれていた場合には、担当者に問い合わせを行い、対応方法を相談すること。
ヘ．作成データのチェックを行い、イメージデータが鮮明であるか確認する。
＜イメージ入力対象書類：グループ別＞イ．第１グループ
1) 識別番号付与請求書（「職権付与」のゴム印のある包括委任状提出書・予納届等の書面のコピーを含む）
ロ．第２グループ
1) 氏名（名称）変更届
2) 組織変更届
3) 印鑑変更届
4) 住所（居所）変更届
5) 誤記訂正書
6) その他の手続書類ハ．第３グループ
1) 包括委任状提出書（包括委任状番号通知を含む）
2) 包括委任状取下書（通知書を含む）ニ．第４グループ
1) 識別番号重複届出書ホ．第５グループ
1) 印影入力に係わる手続書面ヘ．第６グループ
1) 申請人登録マスタ訂正（抹消）依頼書
② 納入業務
イ．納品物が揃っているか発注伝票を確認すること。 ロ．担当者に納品物を引渡し、納入確認を受けること。
③ イメージ再入力業務
納入されたイメージデータに誤りが発見された場合は、イメージ再入力等の修正依頼を行うので、対応を行うこと。
(２) 納入物
① イメージデータを蓄積したＣＤ－Ｒ等 2 枚（正・副各１枚）
② 納品明細書
③ 発注番号一覧表
④ 受付番号一覧表
(３) 発注及び納入
① 書類イメージは、処理日毎にＣＤ－Ｒ等に蓄積し、ＣＤ－Ｒ等の容量制限に達した日の翌日に納入すること（納品頻度は１か月に１回程度）。具体的な日時については特許庁担当者の指示に従うこと（但し、行政機関休日法に定める行政機関の休日は除く。）。
② 納入場所は、原則特許庁担当者の指定する場所とすること。
③ ＣＤ－Ｒ等作成後の受付袋の返却等については、特許庁担当者が指定する日までに行うこと。
(４) 貸与物件
① 申請人等登録関係書類イメージ入力規準書
② 電子化原稿
※前記①については、最新版を電子データで添付する。
＜参考＞
①申請人等登録関係書類イメージ入力規準書 14 頁
(５) 予定件数
令和３年度から令和６年度までの発注予定件数は下表のとおり。なお、令和４年度から令和６年度については、各年度が開始する２か月前までに予定件数を再度提示する。
［単位：件］
書 類 名 | 3 年度 | 4 年度 | 5 年度 | 6 年度 | 合計 |
申請人登録関係書類イメージ | 88,892 | 89,123 | 89,355 | 89,588 | 356,958 |
(６) その他
① 制度改正等により、申請人等登録関係書類イメージ入力規準書に変更が生じた場合及び業務内容が変更になった場合は、担当者と協議の上、可能な限り対応を行うこと。
② 本業務において本仕様書及び申請人等登録関係書類イメージ入力規準に記載されていない事項並びに不明な点等は、特許庁担当者に問い合わせを行い、対応方法を相談すること。
③ 前記「Ⅰ．書面による手続のデータエントリー業務（７）その他③」で指定する場所に要員を常駐させて必要な作業を実施すること。
④ 本業務に係るコンピュータ機器内のデータは、データ納入後、速やかに消去すること。また、作業工程上で印刷したものは、秘密性の保持に十分配慮し、速やかに裁断等により廃棄すること。
３． 登録情報処理機関について
(１) 登録情報処理機関の概要及び業務開始までのスケジュールについて
① 登録情報処理機関について
本業務は、業務の性格上、xx・確実・迅速に処理する必要があるのは当然のこととして、さらに、工業所有権制度に係る業務は、出願中の発明等に関する秘密を漏らし又は盗用することは、出願人の利益を害するばかりでなく、制度への信頼を著しく損なうこととなり、制度存立の基盤をゆるがすことになる。そのため本事業において知り得た情報に関する秘密保持について刑罰規定を含め万全に担保する必要がある。これらの点については単に契約上の担保だけで外部の機関に行わせることは不十分であることから、特許庁は、特許庁長官が登録する登録情報処理機関に本業務を行わせることができる規定を特例法第９条第１項に置くとともに、登録情報処理機関に関する所定の法的措置（情報処理業務の実施義務（特例法第２
０条）、秘密保持義務（特例法第２６条）等）を講じている。
なお、登録情報処理機関の登録申請手続等は、特許庁ホームページを参照すること。
xxxx://xxx.xxx.xx.xx/xxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx_xxxxxx_xxxxx.xxx
②登録情報処理機関の登録等、業務開始までのスケジュールについて
特許庁では、登録情報処理機関の登録を受けていない民間事業者が、本業務の入札参加を可能にするため、本業務の契約後に登録情報処理機関の登録を行うことを想定している。
具体的には、契約から約１年間を準備期間とし、始めの６か月間は、登録情報処理機関の登録に必要なコンピュータ機器一式・プログラム等の準備及び登録情報処理機関の登録申請のための期間とし、その後の６か月間は、専用線等の準備、本業務従事者の習熟等のための期間とする。
このため、本業務の契約時に請負事業者が登録情報処理機関の登録を受
けているかの、いかんにかかわらず、契約から約１年後に業務開始を行う予定である。契約日から６か月間を経過した時点で特例法第１７条の規定による申請がない場合又は特例法第１９条第１項の規定による登録の見込みがない場合は、特許庁は請負事業者に対して契約の不履行として協議を行う。
なお、詳細スケジュールについては、「５．実施期間」を参照すること。
(２) 登録情報処理機関の登録の要件
① システムに関する基準
登録情報処理機関が行う情報処理業務は、特例法第８条第２項に規定されているように「書面の提出により行われた指定特定手続等について第８条第１項の規定により電子ファイルに記録された事項は、当該書面に記載された事項と同一であると推定する」ことから、電子ファイルへ記録する事項は、申請書類の内容と相違することがないよう万全の対策をとらなければならない。その結果、極めて高い電子化精度（データエントリー電子化規準書等においては、電子化の誤り率を１０－６程度と定められている）が要求される。従って、「登録情報処理機関」が用意するシステムは、前記の極めて高い電子化精度が実現できるシステムでなければならない。
イ． 電子計算機について
データエントリー電子化規準書等に基づいて、電子化を行うプログラムを動作させるコンピュータ機器一式を、情報処理業務を行う事業所に備え付けておく必要がある。
ロ． 情報処理業務に必要なプログラムについて
データエントリー電子化規準書等に基づいて電子化を行うことができるプログラムを、情報処理業務を行う事業所に備え付けておく必要がある。
なお、プログラムについては、極めて精度の高いもの（データエントリー電子化規準書等においては、申請書類の電子化は誤り率を１０－６程度と定められている）が要求されていることから、プログラムの精度（電子化されたデータの正確性）については事前に検証を行うものとする。
② 登録申請者に関する基準
特定の者に支配されている登録情報処理機関が情報処理業務を実施する場合、xxな情報処理業務が実施されないおそれがあることから、情報処理機関登録申請者について、以下の基準の全てに適合することを予め確認するものとする。
イ． 他の株式会社又は有限会社の子会社ではないこと。
ロ． 役員の過半数が同一の出身母体の者で占められていないこと。
ハ． 特許等関係法令の規定に違反し、罰金以上の刑に処せられ、その執行を終わり、又は執行を受けることがなくなった日から２年を経過しない者でないこと。
ニ． 登録情報処理機関の登録を取り消され、その取消しの日から２年を経過しない者でないこと。
ホ． 法人であって、その業務を行う役員のうちに、上記ハ．又はニ．のいずれかに該当する者がいないこと。
４． 本事業の実施に当たり確保されるべきサービスの質
本業務を実施するに当たって、確保されるべき質として求められるものは、以下のとおりである。
(１) データ精度
申請書類の電子化誤り率は、データエントリー電子化規準書等で１０－６程度と定められているのでこれを遵守すること。
(２) 納入スケジュール
特許庁の入口業務であるデータエントリー作業が遅延することにより、特許庁全体の業務遅延につながるため、定められた納入スケジュールを遵守すること（納入スケジュールについては、前記「２．業務内容等」「Ｉ．書面による手続のデータエントリー業務(３)発注及び納入」及び「Ⅱ．申請人等登録関係書類のイメージ入力業務(３)発注及び納入」を参照）
（３）秘密を適正に取り扱うために必要な措置
本業務を実施する上で知り得た個人情報及び機密情報の取り扱いについて、請負事業者は必要な措置を講じ（「９．請負事業者が特許庁に報告すべき事項等請負事業者が講ずべき事項(２)秘密を適正に取り扱うために必要な措置」参照）、情報漏洩を発生させないようにすること。
（４）法令変更による増加費用及び損害の負担
法令の変更により事業者に生じた合理的な増加費用及び損害は、①から
③に該当する場合には特許庁が負担し、それ以外の法令変更については請負事業者が負担する。
① 本業務に類型的又は特別に影響を及ぼす法令変更及び税制度の新設
② 消費税その他類似の税制度の新設・変更（税率の変更含む）
③ 上記①及び②のほか、法人税その他類似の税制度の新設・変更以外の税制度の新設・変更（税率の変更含む）
５． 実施期間
契約期間は、令和２年４月１日（予定）から令和７年３月３１日（５年間）とする。
また、前記「３．登録情報処理機関について」記載のとおり契約から約 1
年間は、登録情報処理機関の登録を受けていない請負事業者が登録情報処理
機関の登録を受ける等の準備を行うための期間とし、契約から１年間の準備期間を経て、本業務を令和３年４月１日に開始する。
なお、以下は、登録情報処理機関の登録を受けていない請負事業者の準備期間の具体的なスケジュールである。
・令和 2 年 4 月から
令和 2 年 9 月中旬
「登録情報処理機関」になるための準備期間、具体的には本業務に必要なプログラム等の準備を行う期間とする。なお、この期間に試験的に電子化されたデータの正確性については、検証を行うものとする。
・令和 2 年 9 月中旬 登録情報処理機関登録申請書の提出
・令和 2 年 9 月下旬 登録情報処理機関登録
・令和 2 年 10 月から
令和 3 年 3 月末
業務開始までの準備期間、具体的には専用線の準備、本業務従事者の習熟、特許庁からの引継ぎ等の期間とする。
・令和 3 年 4 月から 業務開始
６． 契約の形態及び支払方法
(１) 契約形態
契約形態は、請負契約とする。
(２) 支払方法
契約金の支払いについては、該当年度の予算成立を前提に、原則毎月行う。支払いに当たり、請負事業者は、前記「２．業務内容等（３）納入物」に示 す納入物件や業務の完了を確認できる完了報告書等を特許庁に提出し、ＤＥ 班の検収を受けること。ＤＥ班の検収を受けたのち、納入した書類名ごとの 件数分の金額を記載した請求書を提出すること。
特許庁は、適正かつ確実な実施がなされたことを確認後、所定の金額を支出する。
ただし、前記「５．実施期間」記載のとおり、業務開始は令和３年４月からとなるので、支出は検収終了後の令和３年５月以降となる。
なお、適正な業務がなされていない場合には、特許庁は請負事業者に対し、再度業務を行うよう指示するとともに、業務の改善策の作成・提出を求める ものとする。業務の適正かつ確実な実施が確認できない限り支出は行わない。
(３) 支払金額等
支払いは、以下により支出するものとする。
固定費 ＋ 単価（１件当たり） × 納入件数
固定費は、コンピュータ機器一式の装置費、建屋室借料、什器備品等納入件数の増減にかかわりなく発生する費用である。固定費は、業務開始（令和
３年４月）から契約終了までの４年分について、分割して毎月支払を行う。単価は、上記のとおり書類１件当たりの費用である。また、前記「２．業
務内容等 Ⅰ．書面による手続のデータエントリー業務(６)予定件数」①②xxの「書類名」及び前記「２．業務内容等 Ⅱ．申請人等登録関係書類のイメージ入力業務(５)予定件数」xxの「書類名」ごとに単価を設定するものとする。
なお、契約は、固定費と単価で行う。
７． 入札参加資格等に関する事項
(１) 法第１５条において準用する法第１０条（第１１号を除く。）に抵触しない者であること。
(２) 予算決算及び会計令（昭和２２年勅令第１６５号）第７０条の規定に該当しない者であること。なお､未xx者、被保佐人又は被補助人であって､契約締結のために必要な同意を得ている者は､同条中､特別な理由がある場合に該当する。
(３) 予算決算及び会計令第７１条の規定に該当しない者であること｡
(４) 「経済産業省所管の契約に係る競争参加者資格審査事務取扱要領（昭和
３８年６月２６日付け３８会第３９１号。以下、「要領」という。）により、平成３１・３２・３３年度又は令和１・２・３年度経済産業省競争参加資格（全省庁統一資格）「役務の提供等」の「Ａ」、「Ｂ」、「Ｃ」又は「Ｄ」等級に格付けされた競争参加資格を有する者。
(５) 入札説明書の交付を受け、入札説明会に参加をした者であること｡
(６) 経済産業省からの補助金交付等停止措置又は指名停止措置が講じられている者ではないこと｡
(７) 過去３年以内に情報管理の不備を理由に経済産業省との契約を解除されている者ではないこと。
(８) 特例法第１８条の規定に該当しない者であること及び特例法第１９条第１項第２号の規定に該当しない者であること（前記「３．登録情報処理機関について(２)登録情報処理機関の登録の要件②登録申請者に関する基準」を参照）。
(９) JIS Q 27001 又は ISO/IEC 27001 に基づく認証を取得している者、又は令和３年４月（業務開始日）までに同認証を取得予定の者であること。
(１０) 法人税並びに消費税及び地方消費税の滞納がないこと。
(１１) 労働保険、厚生年金保険等の適用を受けている場合、保険料等の滞納がないこと。
(１２) 単独で本業務が担えない場合は、適正に業務を遂行できる共同事業体
（当該業務を共同して行うことを目的として複数の民間事業者により構成された組織をいう。以下同じ。）として参加することができる。その場合、入札書類提出時までに共同事業体を結成し、代表者を定め、他の者は
構成員として参加するものとする。また、共同事業体の構成員は、（（1）から（11）までの資格を満たす必要があり、）他の共同事業体の構成員となること、又は、単独で入札に参加することはできない。なお、共同事業体で入札に参加する場合は、共同事業体結成に関する協定書又はこれに類する書類を作成すること。
８． 入札に参加する者の募集に関する事項
（１） 入札のスケジュール
① 入札公告： 令和元年１２月上旬
② 入札説明会及び登録情報処理機関説明会（２回開催予定）：令和元年１２月下旬及び１月上旬
③ 質問受付期限： 令和２年 １月下旬頃
④ 入札書及び提案書の提出期限： 令和２年 ２月中旬頃
⑤ 開札及び落札予定者の決定： 令和２年 ２月下旬頃
⑥ 契約締結： 令和２年 ４月１日（予定）
※落札後は、業務の準備に取りかかること。
（２）入札の実施手続
① 入札説明後の質問受付
入札公告以降、特許庁において入札説明書の交付を受けた者は、本実施要項の内容や入札に係る事項について、入札説明会後に、特許庁に対して質問を行うことができる。質問は原則として電子メールにより行い、質問内容及び特許庁からの回答は原則として入札説明書の交付を受けた全ての者に公開することとする。ただし、民間事業者の権利や競争上の地位等を害するおそれがあると判断され
る場合には、質問者の意向を聴取した上で公開しないように配慮する。
② 提出書類
民間競争入札に参加する者（以下、「入札参加者」という。）は、次に掲げる書類を別に定める入札公告及び入札説明書に記載された期日と方法により、特許庁に提出すること。
イ． 入札書
入札金額を記載した書類
なお、入札金額は、以下の 1)、2)及び 3)それぞれを合算した総額の１１０分の１００に相当する金額を記載すること。
1) 前記「６．契約の形態及び支払方法（３）支払金額等」に記載している固定費を決定し、その１年分に相当する額。
2) 前記「６．契約の形態及び支払方法（３）支払金額等」に記載している書類名ごとの単価を決定し、前記「２．業務内容等 Ⅰ．書面による手続のデータエントリー業務(６)予定件数」①②xxの「3 年度」件数でそれぞれを乗じ
た額。
3) 前記「６．契約の形態及び支払方法（３）支払金額等」に記載している書類名ごとの単価を決定し、前記「２．業務内容等 Ⅱ．申請人等登録関係書類のイメージ入力業務（５）予定件数」xxの「3 年度」件数で乗じた額。
入札金額算出のための計算式は以下のとおり。
入札金額 ＝ (固定費（１年分）･････････････････････････ 1)に相当
＋(ｲ)商標登録願の単価×件数(30,969 件)
＋(ﾛ)書換申請書の単価×件数(1 件)
…
2)に相当
＋(ﾆ)援用の単価×件数(1 件)）
＋申請人登録関係書類イメージの単価×件数（88,892 件）･･･3)に相当 ）
×１００／１１０
ロ． 提案書
総合評価のための業務運営の具体的な方法及びその質の確保の方法等に関する書類
ハ． 遵守証明書
「４．入札対象事業の実施に当たり確保されるべきサービスの質」に記載されている遵守すべき事項について、遵守する旨の証明書。なお、具体的な事項は「遵守確認項目一覧」別紙４を参照すること。
ニ． 資格審査結果通知書
平成３１・３２・３３年度又は令和１・２・３年度資格審査結果通知書（全省庁統一資格）の写し
ホ． 暴力排除に関する誓約書
法第１５条において準用する法第１０条に規定する欠格事由のうち､暴力団排除に関する規定に該当しない旨の誓約書
ヘ． 特例法第１８条の規定に該当しない者である及び特例法第１９条第１項第
２号の規定に該当しない者である旨の誓約書登録情報処理機関の登録を受けていない者は、特例法第１８条の規定 に該当しない者である及び特例法第１９条第１項第２号の規定に該当しない者である旨の誓約書
ト． JIS Q 27001 等に基づく認証を取得していることが確認できる書類等
JIS Q 27001 又はISO/IEC 27001 に基づく認証を取得していることが確認できる書類、又は取得予定の者は、取得までの工程表及び令和３年４月（業務
開始日）までに取得する旨の誓約書
チ．情報取扱者名簿及び情報管理体制図
委託事業が本事業で知り得た情報を適切に管理するため、情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面。
リ．納税証明書（直近のもの）
ヌ．社会保険料納入確認書等（直近のもの）
③提案書の内容
入札参加者が提出する提案書には、「９．落札者を決定するための評価の基準その他落札者の決定に関する事項」で示す総合評価を受けるために、次の事項を記載すること。なお、提案書の具体的な記載内容は「提案書ひな形」別紙２を参照すること。
イ． 業務の目的
ロ． 作業工程及び作業スケジュールハ． 電子化の実施方法
ニ． システム等基盤整備ホ． 事業者の体制
ヘ． 経営基盤・管理体制ト． その他独自提案要素
９． 落札者を決定するための評価の基準その他落札者の決定に関する事項
落札者の決定は、総合評価落札方式によるものとする。落札者決定に当たっての質の評価項目の設定は、「評価項目一覧」別紙１のとおり。なお、評価は、特許庁内に設置する外部有識者を含めた技術審査委員会において行う。
(１) 落札者を決定するための評価の基準
① 技術点（得点配分255 点）
技術評価は、提出された提案書の内容が、本業務の内容を十分理解し、且つ業務実施可能なものであるか（必須項目）、また、効果的なものであるか（加点項目）について行い、必須項目審査の得点（以下、「基礎点」という。）と加点項目審査の得点（以下、「加点」という。）の合計点を技術点とする。
イ． 基礎点(115 点)
「評価項目一覧」別紙１上の「評価区分」が「必須」となっている中項目について「基礎点」に得点が記載されている行の「評価基準」に基づき審査を行い、その全てを満たしている場合は、基礎点の満点を与えその一つでも満たしていない場合は、失格とする。
ロ． 加点(140 点)
必須項目審査で合格になった提案書に対して、「評価項目一覧」別紙１上の「加
点」項目について「加点」に得点が記載されている行の「評価基準」に基づき審査を行う。効果的な業務実施が期待されるかという観点で提案内容を絶対評価する。
具体的には、以下の評価内容により評価を行い、評価「Ａ」～「Ｄ」と加点配点から得点を決定する。
評価 | 評価内容 | 加点の配点 | ||
配点が 5 点 | 配点が 10 点 | 配点が 20 点 | ||
Ａ | 非常に優れている | 5 点 | 10 点 | 20 点 |
Ｂ | 優れている | 3 点 | 7 点 | 14 点 |
Ｃ | 標準的・普通 | 1 点 | 3 点 | 6 点 |
Ｄ | 記載なし、又は期待できない | 0 点 | 0 点 | 0 点 |
② 価格点（得点配分85 点）
入札価格に係る価格点については以下の計算式により、入札参加者が提示した入札価格に応じて得点が計算される。なお、入札金額に係る得点配分は、85 点とする。
価格点 ＝（１－入札金額／予定価格）×入札金額に係る得点配分(85 点)
３：１
①技術点と②価格点の配点比は、 とする。
(２) 落札者の決定
① 落札方式
以下のイ．～ハ．の要件を全て満たしている者のうち、「②総合評価点の計算」によって得られた得点の最も高い者を落札予定者とする。
イ． 入札金額が予定価格の範囲内であること
ロ． 前記「（１）落札者を決定するための評価の基準①技術点」記載の「イ．基礎点」について満点が与えられていること。
ハ． 前記「８．入札に参加する者の募集に関する事項(２)入札の実施手続②提出書類」記載のハ．「遵守証明書」の「遵守確認項目一覧」の「遵守確認」欄の全てに「○」が記載されていること。
② 総合評価点の計算
総合評価点 ＝ ［技術点］ ＋ ［価格点］
＝ 基礎点(115 点)＋加点(140 点)＋(1－入札金額/予定価格)×85 点
③ その他
イ． 必須審査項目を全て満たしている者のうち、予定価格の制限に達した入札金額の入札がない場合は、直ちに再度の入札を行う。
ロ． 落札者となるべき者の入札価格によっては、その者により本契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき、又はその者と契約を締結することがxxな取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価格の範囲内の価格をもって入札をした他の者のうち、総合評価点の最も高い１者を落札者とすることがある。
ハ． 同点により落札者となるべき者が２者以上あるときは、くじによって落札者を 決定する。また、当該入札者のうち、くじを引かない者があるときは、これに 代わって入札事務に関係のない特許庁の職員にくじを引かせ落札者を決定する。
ニ． 特許庁は、落札者が決定したときは、遅滞なく、落札者の商号又は名称、落札金額、落札者の総合評価点等について公表するものとする。
(３) 落札者が決定しなかった場合の措置
特許庁は、初回の入札において入札参加者がなかった場合、必須項目を全て満たす入札参加者がなかった場合は、入札条件を見直し、再度入札公告に付することとする。
再度の入札公告によっても落札者となるべき者が決定しない場合又は再度の入札公告によると本業務の実施の準備に必要な期間を確保できない等のやむを得ない理由がある場合には、随意契約を行うことができる。この場合において、特許庁はその理由を公表するとともに、官民競争入札等監理委員会に報告する。
１０． 入札対象業務に関する従来の実施状況に関する情報の開示に関する事項
「従来の実施状況に関する情報の開示」別紙１のとおり。
１１． 請負事業者が特許庁に報告すべき事項等請負事業者が講ずべき事項
(１) 報告等
① 報告
イ． 請負事業者は、次の 1.～5.について特許庁に報告すること。また、特許庁は報告を受け、業務の適正かつ確実な実施を確保するため、必要に応じ請負事業者との情報交換の場を設けるものとする。
なお、次の 1.～4.は業務開始（令和３年４月）以降から報告を行うものとする。
1.「２．業務内容等（３）納入物」の納入状況報告書を毎月末に提出すること。
2.「６．契約の形態及び支払方法（２）支払方法」の完了報告書を毎月末に提出すること。
3.「４．入札対象事業の実施に当たり確保されるべきサービスの質
（２）納入スケジュール」の遵守状況報告書を毎月末及び必要に応じて提出すること。
4.請負事業者及び特許庁からの問合せ内容について要約した報告書
を毎月末に提出すること。
5.事業報告を毎年度末報告すること。令和２年度報告：令和３年３月末
令和３年度報告：令和４年３月末令和４年度報告：令和５年３月末令和５年度報告：令和６年３月末令和６年度報告：令和７年３月末
ロ． 特許庁は、請負事業者から受けた報告について取りまとめの上、総務大臣が行う評価の時期（令和５年５月を予定）を踏まえて、令和５年５月を目途に本業務の実施状況等について、総務大臣及び官民競争入札等監理委員会に提出するものとする。
② 調査
イ． 特許庁は、本業務の適正かつ確実な実施を確保するために必要があると認めるときは、法第２６条第１項に基づき、請負事業者に対し、必要な報告を求め、又は請負事業者に立ち入り、本業務実施の状況若しくは帳票､書類その他の物件を検査し、若しくは関係者に質問することができる。
ロ． 立入検査をする特許庁の職員は、検査等を行う際には、当該検査が法第２６条第１項に基づくものであることを請負事業者に明示するとともに、その身分を示す証明書を携帯し、関係者に提示するものとする。
③ 指示
特許庁は､本業務を適正かつ的確に実施させるために､請負事業者に対し､必要な措置をとるべきことを指示することができる｡
(２) 秘密を適正に取り扱うために必要な措置
① 請負事業者は､個人情報を収集及び保管し､又は使用するに当たっては､本業務の実施に必要な範囲内でこれらの個人情報を収集及び保管し､又は使用しなければならない｡
② 請負事業者は､個人情報を適正に管理するために必要な措置を講じなければならない｡
③ 請負事業者､その役職員その他本業務に従事する者又は従事していた者は､本業務の実施に関して知り得た秘密（以下、「業務上の機密情報」という。）を漏らし､又は盗用してはならない｡また、そのために必要な措置を講じなければならない｡これらの者が秘密を漏らし､又は盗用した場合には､法第
５４条及び特例法第４３条により罰則の適用がある｡
④ 本業務によって取得した個人情報及び業務上の機密情報は、本業務の目的の範囲内でのみ使用することとし、他の目的に使用してはならない。また、情報を日本国外に持ち出してはならない。
⑤ 請負事業者は､本業務を終了し若しくは中止した場合は､本業務によって取
得した個人情報及び業務上の機密情報を破棄しなければならない｡この場合において､請負事業者は、前記情報が破棄されたことを証明する文書を予め特許庁及び請負事業者が合意の上定めた期日までに特許庁に提出しなければならない｡
⑥ 請負事業者は､前記①～④を適切に実現するため、令和３年４月（業務開始日）までに情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS: Information Security Management System）を構築し、ISMS 認証機関による認証を取得していなければならない｡
⑦ 請負事業者は、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（平成１
５年法律第５８号）、政府機関の情報セキュリティ対策のための統一基準
（内閣サイバーセキュリティセンター）、特許庁個人情報保護管理規程、経済産業省情報セキュリティ管理規程及び経済産業省情報セキュリティ対策基準等の関係法令及び規程を遵守しなければならない。
(３) 情報管理体制
① 受注者は本事業で知り得た情報を適切に管理するため、次の履行体制を確保し、発注者に対し「情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面「情報管理体制図」」及び「情報取扱者名簿」（氏名、住所、生年月日、所属部署、役職等が記載されたもの）を提出し、担当課室の同意を得ること。なお、情報取扱者名簿は、委託業務の遂行のため最低限必要な範囲で情報取扱者を掲載すること。
（確保すべき履行体制）
契約を履行する一環として契約相手方が収集、整理、作成等した一切の情報が、特許庁が保護を要さないと確認するまでは、情報取扱者名簿に記載のある者以外又は漏えいされないことを保証する履行体制を有していること
特許庁が個別に承認した場合を除き、契約相手方に係る親会社、地域統括会社、ブランド・ライセンサー、フランチャイザー、コンサルタントその他の契約相手方に対して指導、監督、業務支援、助言、監査等を行う者を含む一切の契約相手方以外の者に対して伝達又は漏えいされないことを保障する履行体制を有していること
② 本事業で知り得た一切の情報について、情報取扱者以外の者に開示又は漏えいしてはならないものとする。ただし、担当課室の承認を得た場合は、この限りではない。
③ ①の情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面又は情報取扱者名簿に変更がある場合は、予め担当課室へ届出を行い、同意を得なければならない。
④ 業務従事者の経歴（氏名、所属、役職、学歴、職歴、業務経験、研修実績その他の経歴、専門的知識その他の知見、母語及び外国語能力、国籍等がわかる資料）を提出すること。
⑤ 国から提供した資料又は国が指定した資料の取扱い（返却・削除等）については、担当職員の指示に従うこと。
（４）契約に基づき請負事業者が講ずべき措置
① 本業務の開始及び中止イ． 本業務の開始
請負事業者は、締結された本契約に定められた業務開始日に、確実に本業務を開始しなければならない｡
ロ． 本業務の中止
請負事業者は、やむを得ない理由により本業務を中止しようとするときは、予め特許庁の承認を受けなければならない。
② 金品等の授受の禁止
請負事業者は､本業務において金品等を受け取ること又は与えることをしてはならない｡ただし、前記「２．業務内容等(２)業務の詳細の内容③課金業務」に記載の「電子化手数料」は除く。
③ 宣伝行為の禁止イ． 本業務の宣伝
請負事業者及び本業務に従事する者は､特許庁や本業務の名称及びその一部を用い、本業務以外の自ら行う事業の宣伝に利用すること(一般的な会社案内資料において列挙される事業内容や受注業務の一つとして事実のみ簡潔に記載する場合は除く｡）及び当該自ら行う業務が本業務の一部であるかのように誤認させる恐れのある行為をしてはならない。
ロ． 自らが行う事業の宣伝
請負事業者は、本業務の実施に当たって、自らが行う事業の宣伝を行ってはならない。
④ 法令の遵守
請負事業者は、本業務を実施するに当たり適用を受ける関係法令を遵守しなくてはならない。
⑤ 安全衛生
請負事業者は、本業務に従事する者の労働安全衛生に関する労災管理については、責任者を定め、関係法令に従って行わなければならない。
⑥ 記録及び帳簿
請負事業者は､実施年度ごとに本業務に関して作成した記録や帳簿書類を翌年度より５年間保管しなければならない。
⑦ 権利の譲渡
請負事業者は、原則として、本契約に基づいて生じた権利の全部又は一部を第三者に譲渡してはならない｡
⑧ 権利義務の帰属等
イ． 納入物の制作上で発生した著作権及び電子データ（前記「３．登録情報
処理機関について(２)登録情報処理機関の登録の要件①システムに関する基準ロ．情報処理業務に必要なプログラムについて」記載の「電子化を行うことができるプログラム」は除く。）等の所有権は特許庁に帰属する。
ロ． 請負事業者は、本業務の実施状況を公表しようとするときは、あらかじめ、特許庁の承認を受けなければならない。
⑨ 契約によらない自らの事業の禁止
請負事業者は、特許庁庁舎内事業実施場所において、特許庁の許可を得ることなく、特許庁との契約に基づく事業を除く自ら行う事業又は特許庁以外の者との契約に基づき実施する事業を行ってはならない。
⑩ 取得した個人情報の活用の禁止
請負事業者は､本業務によって､取得した個人情報を､自ら行う事業又は特許庁以外の者との契約（本業務を実施するために締結した他の者との契約を除く。）に基づき実施する事業に用いてはならない｡
⑪ 再委託の取扱い
イ． 全部委託の禁止等
請負事業者は､本業務の実施に当たり､その全部を一括して再委託してはならない。
また、「２．業務内容等 Ⅰ．書面による手続のデータエントリー業務
(１)業務の詳細の内容」の「①書面による申請手続の情報処理業務」、
「②原願及び援用 の情報処理業務（不定期業務）」及び「２．業務内容等 Ⅱ．申請人等登録関係書類のイメージ入力業務」の業務は再委託してはならない。
ロ． 再委託の合理性等
請負事業者は､本業務の実施に当たり､その一部について再委託を行う場合は､原則としてあらかじめ提案書において､再委託に関する事項
（再委託先に委託する業務の範囲､再委託を行うことの合理性及び必要性､再委託先の名称・連絡先、業務履行能力並びに報告の徴収その他運営管理の方法）について記載しなければならない｡
ハ． 契約後の再委託
請負事業者は､本契約後やむを得ない事情により再委託を行う場合には､再委託に関する事項を明らかにした上で､特許庁の承認を受けなければならない｡
ニ． 再委託先からの報告
請負事業者は、上記ロ．又はハ．により再委託を行う場合には再委託先から必要な報告を受けることとする。
ホ． 再委託先の義務
再委託先は、前記「９．請負事業者が特許庁に報告すべき事項等請負事業者が講ずべき事項（１）報告等」、「（２）秘密を適正に取り扱う
ために必要な措置」及び「（３）契約に基づき請負事業者が講ずべき措置」②～⑩に記載の事項について、請負事業者と同様の義務を負うものとする。
ヘ． 請負事業者への責任
再委託先の事業者の責めに帰すべき事由は､請負事業者の責めに帰すべき事由とみなして､請負事業者が責任を負うものとする｡
⑫ 契約内容の変更
請負事業者及び特許庁は､本業務の更なる質の向上の推進又はその他やむを得ない事由により本契約の内容を変更しようとする場合は､予め変更の理由を提示し､それぞれの相手方の承認を受けるとともに、法第２１条の規定に基づく手続を適切に行わなければならない｡
⑬ 制度改正等における請負事業者への措置
特許庁は、制度改正等により以下イ．～ホ．の事象が発生した場合には、請負事業者にその旨を通知するとともに、請負事業者と協議の上、契約を変更できる。
イ． 書類の記載内容が変更になった場合 ロ． 書類が新規に追加又は削減された場合
ハ． 書類の件数に大幅な増減が発生した場合
ニ． データエントリー電子化規準書等の変更・修正に伴う作業内容の見直しが発生した場合
ホ． 特許庁庁舎改修に伴う移転が発生した場合
⑭ 契約の解除
特許庁は､請負事業者が次のいずれかに該当するときは､契約を解除することができる｡
イ． 法第２２条第１項第１号イからチ又は同項第２号に該当するとき。
ロ． 暴力団員が業務統括する者又は従業員としていることが明らかになったとき。
ハ． 暴力団又は暴力団関係者と社会的に非難されるべき関係を有していることが明らかになったとき。
ニ．令和 2 年 9 月 30 日までに特例法第１９条第１項の規定による登録情報処理機関の登録ができなかったとき。
⑮ 契約解除時の取扱い
イ． 契約解除時の請負報酬の支払い
前記⑭に該当し、契約を解除した場合には、特許庁は請負事業者に対し、当該契約の解除の日までに本業務を契約に基づき実施した期間に係る請負報酬を支払う。
ロ． 契約解除時の違約金と本業務の完了
イ．に該当する場合、請負事業者は､未納入数量に対して契約単価を乗じ
て算出した金額の１００分の１０に相当する金額を違約金として特許庁が指定する期日までに納付するとともに､特許庁との協議に基づき､本業務の処理が完了するまでの間､責任を持って当該処理を行わなければならない｡ハ． 延滞金
請負事業者が前項の規定による金額を国が指定する期日までに支払わないときは、その支払期限の翌日から起算して支払いのあった日までの日数に応じて、政府契約の支払遅延に対する遅延利息の率の割合で計算した金額を延滞金として特許庁に支払わなければならない。
ニ． 損害賠償
請負事業者は、債務不履行その他請求原因のいかんにかかわらず、特許庁に損害を与えた場合は、特許庁に対し、一切の損害を賠償するものとする。この損害には、特許庁が請負事業者に対し履行を求める一切の費用、国民等から不服申立て等が提起された場合において特許庁が国民等に支払を要する金額及び特許庁が不服申立て等を防御するために要した一切の費用並びにこれらのために要する訴訟等裁判手続に関する費用を含むものとする。
なお、特許庁から請負事業者に損害賠償を請求する場合において、原因を同じくする支払済みの違約金がある場合には、当該違約金は原因を同じくする損害賠償について、支払済額とみなす。
⑯ 不可抗力免責
請負事業者は､上記事項にかかわらず､不可抗力により事業の全部又は一部の履行が遅滞し又は不能となったりした場合は当該履行遅延又は履行不能による責任を負わないものとする｡
⑰ 契約の解釈
本契約に関して疑義が生じた事項については､その都度､請負事業者と特許庁が協議するものとする｡
⑱ 納入物の著作権の帰属
イ． 納入物の作成に係る著作権は、全て特許庁に帰属するものとし、請負事業者は当該著作権を特許庁に無償で譲渡するものとする。なお、請負事業者は、著作者人格権を行使しないこと。
ロ． 著作権の譲渡の時期は、特許庁に納入物を提示した時点をもってなされたものとみなす。
ハ． 請負事業者が本業務の一部を第三者に委託している場合、第三者が作成した納入物に対する著作権は、特許庁に帰属する。なお、当該第三者は、著作者人格権は行使しないこと。
１２． 請負事業を実施するに当たり第三者に損害を加えた場合における損害賠償に関して請負事業者が負うべき責任本業務を実施するに当たり､請負事業者又はその職員その他の本業務に従
事する者が故意又は過失により､本業務の受益者等の第三者に損害を加えた場合における、当該損害に対する賠償等については、次に定めるところによるものとする。
(１) 特許庁が国家賠償法（昭和 22 年法律第 125 号）第１条第１項等に基づき当該第三者に対する賠償を行ったときは､特許庁は請負事業者に対し､当該第三者に支払った損害賠償額（当該損害の発生について特許庁の責に帰すべき理由が存する場合は､特許庁が自ら賠償の責に任ずべき金額を超える部分に限る｡）について求償することができる。
(２) 請負事業者が民法（明治 29 年法律第 89 号）第７０９条等に基づき当該第三者に対する賠償を行った場合であって､当該損害の発生について特許庁の責に帰すべき理由が存するときは､請負事業者は特許庁に対し､当該第三者に支払った損害賠償額のうち自ら賠償の責に任ずべき金額を超える部分について求償することができる｡
１３． 請負事業の評価に関する事項
(１) 本業務の実施状況に関する調査の時期
特許庁は、総務大臣が行う評価の時期（令和５年５月を予定）を踏まえて当該業務の実施状況については、令和５年３月３１日時点における状況を調査するものとする。
(２) 調査方法
従来の実績と請負事業者の実績を比較できるよう請負事業者からの前記
「１１．請負事業者が特許庁に報告すべき事項等請負事業者が講ずべき事項
（１）報告等①報告」の報告等を用い、調査を行う。調査においては、必要に応じて請負事業者からのヒアリングを行うものとする。
(３) 調査項目
① 前記「１１．請負事業者が特許庁に報告すべき事項等請負事業者が講ずべき事項（１）報告等①報告」イ．に揚げる項目の達成状況及び業務の実施状況、業務実施中のトラブル等に対する再発防止策、民間事業者からの提案による改善実施事項。
② 実際に本業務の実施に要した経費
(４) 意見聴取等
特許庁は、必要に応じ、請負事業者からの意見の聴取等を行うことができるものとする。
(５) 実施状況等の提出
特許庁は、本業務の実施状況等について、前記「（１）本業務の実施状況に関する調査の時期」の評価を行うため、令和５年５月を目途に総務大臣及び官民競争入札等監理委員会に提出するものとする。
１４． その他請負事業の実施に際し必要な事項
(１) 事業実施状況等の監理委員会への報告及び公表
① 立入検査､指示等の報告
特許庁は、会計法令に基づく監督・検査の状況について、業務終了後に官民競争入札等監理委員会へ報告するとともに、法第２６条及び第２７条に基づく報告徴収､立入検査､指示等を行った場合には、その都度､措置の内容及び理由並びに結果の概要を官民競争入札等監理委員会に報告する｡
(２) 特許庁の監督体制
契約に係る監督は、契約担当官等が、自ら又は補助者に命じて、立会い、指示その他の適切な方法によって行うものとする。本業務の実施状況に係る監督は、上記１１．により行うこととする。
(３) 請負事業者の責務
① 法第２５条第２項の規定により、本業務に従事する者は刑法 (明治４０年法律第４５号)その他の罰則の適用については､法令により公務に従事する職員とみなされる｡
② 法第５４条の規定により、本業務の実施に関し知り得た秘密を漏らし、又は盗用した者は、１年以下の懲役又は５０万円以下の罰金に処される。
③ 請負事業者は、法第５５条の規定に該当する場合は、３０万円以下の罰金に処されることとなる｡なお､法第５６条に基づき､法人の代表者又は法人若しくは人の代理人､使用人その他の従業者が､その法人又は人の業務に関し､法第５５条の規定に違反したときは､行為者を罰するほか､その法人又は人に対して同条の刑を科する｡
④ 請負事業者は、会計検査院法(昭和２２年法律第７３号)第２３条第１項第
７号に規定する者に該当することから､会計検査院が必要と認めるときには、同法第２５条及び第２６条により､同院の実地の検査を受けたり､同院から直接又は特許庁を通じて､資料又は報告等の提出を求められたり質問を受けたりすることがある｡
提案項目 | 提案要求内容 | 評価区分 | 得点配分 | 評価基準 | 提案書頁番号 | |||
基礎点 | 加点 | |||||||
１． | 業務の目的 | |||||||
１．１． | 業務の目的 | ・業務の目的及び意義について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・本業務の目的について記載されているか。 | ||
- | 5 | ・本業務の目的及び意義について、工業所有権に関する手続等の特例に関する法律との関係を踏まえて具体的に記載されており、その内容が妥当なものであるか。 | ||||||
２． | 作業工程及び作業スケジュール | |||||||
２．１． | 作業工程 | ・作業工程全体の流れ及び段取りについて記載すること。 なお、一部業務について再委託を行う場合は、どの作業工程を再委託するのか記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・作業工程全体の流れ及び段取りが具体的に提案されているか。 | ||
- | 10 | ・業務を効率的に行うための工夫が提案されており、それが効果的なものであるか。 | ||||||
・作業工程ごとの作業者、作業件数等について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・作業工程ごとの作業者、作業件数（概算）、所要時間等について提案されているか。 | ||||
２．２． | 作業スケジュール | ・作業スケジュールについて記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・発注種別単位の作業スケジュールについて具体的、且つ実現可能な提案であるか。 | ||
10 | ・処理期間の短縮等に関する工夫・体制が提案されているか。 | |||||||
２．３． | 進捗管理 | ・作業スケジュールを履行するための進捗管理について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・作業スケジュールを履行するための進捗管理体制及びその方法について具体的に提案されているか。 | ||
- | 5 | ・進捗管理のための担当者が明記されており、且つ組織的に進捗管理できる体制及びその体制が特許庁からの進捗に係る問い合わせに対応可能であることが具体的に提案されている か。 | ||||||
２．４． | 問合せ対応 | ・庁への問合せ対応について記載すること | 必須 | 5 | - | ・電子化途中に発生する庁への問合せについて、物理的な方法（例：e-mail、Fax）、問い合わせ間隔（例：随時、半日に1回）等について具体的に提案されているか。 | ||
２．５． | 発注件数への対応 | ・発注件数の増減への対応について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・電子化件数が一時的に増加した場合の対応策（繁忙期の対応）について提案されているか。 | ||
- | 5 | ・電子化件数が一時的に増加した場合の対応策（繁忙期の対応）について具体的、且つ効果的な提案がされているか。 | ||||||
提案項目 | 提案要求内容 | 評価区分 | 得点配分 | 評価基準 | 提案書頁番号 | |||
基礎点 | 加点 | |||||||
３． | 電子化の実施方法 | |||||||
３．１． | 校正 | ・校正をどのように実施するか記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・校正をどのように実施するか具体的に記載されているか。 | ||
5 | - | ・校正の観点から申請書類の電子化誤り率を10-6程度にするための手法が具体的に記述されているか。 | ||||||
- | 20 | ・ダブルチェック、又はそれに相当する合理的、且つ確実に不備を発見するための有用な提案がなされているか。 | ||||||
10 | ・校正により不備があった場合の対応策及び再発防止策について、具体的に提案されており、その内容が妥当なものであるか。 | |||||||
３．２． | 課金手順及び方法 | ・電子化手数料の徴収方法について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・電子化手数料を徴収するための方法が具体的に提案されているか。 | ||
- | 5 | ・電子化手数料を徴収するための効果的な方法が提案されており、特許庁との情報連携を含め、それが実現可能なものであるか。 | ||||||
４． | システム等基盤整備 | |||||||
４．１． | システム環境 | ・電子化事業に必要なシステム環境の構築について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・電子化事業に必要なシステム環境（データバックアップ環境含む）が具体的に提案されているか。 | ||
5 | - | ・電子計算機構成（ハードウエア）について電子化事業に必要な機材及び機材の数量を作業内容、発注件数、１件当たりの作業量などの具体的な根拠を示して、必要十分である旨が提案されているか。 | ||||||
5 | - | ・提案している電子計算機構成（ハードウエア）を事業開始までに準備可能であることを導入スケジュール等の具体的な根拠を示して提案されているか。 | ||||||
5 | - | ・情報処理業務に必要なプログラム（ソフトウェア）について、提案されている作業工程ごとに必要な機能が具体的に記載されているとともに、その実現方法（新規開発、既存プログラムのカスタマイズ等）が提案されているか。 | ||||||
5 | - | ・提案している情報処理業務に必要なプログラム（ソフトウェア）の観点から申請書類の電子化誤り率を10-6程度にするための具体的な方法が提案されているか。 | ||||||
5 | - | ・提案している情報処理業務に必要なプログラム（ソフトウェア）を登録情報処理機関の申請時までに準備可能であることを開発工数、開発スケジュール等の具体的な根拠を示して提案されているか。 | ||||||
- | 10 | ・効率的、且つ均質な成果物を作成するために有益なシステム、設備等について、それが有効である理由と共に提案されているか。 | ||||||
４．２． | システムセキュリティ | ・システムセキュリティの概要について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・納入データ等の電子情報の管理にあたり適切なシステムセキュリティ環境が提案されているか。 | ||
提案項目 | 提案要求内容 | 評価区分 | 得点配分 | 評価基準 | 提案書頁番号 | |||
基礎点 | 加点 | |||||||
５． | 事業者の体制 | |||||||
５．１． | 事業者の経験・知識 | ・事業者の実績について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・過去に受注した電子化にかかる案件（主要なものを５つ以内で）について作業概要、受注量、電子化フォーマット等が具体的に記載されているか。 | ||
- | 5 | ・過去に受注した電子化にかかる案件は、今回の発注量と同規模以上であるか。また、電子化フォーマットとしてXML及びSGMLを扱ったことがあるか。 | ||||||
５．２． | 人的環境の整備 | ・組織体制を含めた人的環境の整備について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・組織体制が提案され、各役割、その人数について具体的に提案されているか。 | ||
- | 5 | ・電子化業務を行うための研修、繁忙期の増員、人員交代時の引継ぎの対応について具体的に提案されているか。 | ||||||
５．３． | 連絡・実施体制 | ・連絡・実施体制について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・電子化業務に関する特許庁からの指示・連絡・問い合わせに対応するための連絡体制及び特許庁からの質問・確認に対応するための体制について提案されているか。 | ||
- | 5 | ・電子化手数料に係る申請人からの苦情処理体制が提案されているか。 | ||||||
５．４． | 機密保持・情報漏洩体制 | ・機密保持・情報漏洩防止に係る体制・取り組みについて記載する。（システムセキュリティを除く） | 必須 | 5 | - | ・特許庁から貸与された書面及び書面から生成された複成物の管理等の機密保持・情報漏洩防止に係る体制・取り組みについて提案されているか。 また、ISMS認証取得予定者の場合は、応札時に提出するISMS認証取得までの工程表が妥当であること。 | ||
- | 20 | ・未公開情報を取り扱う部門とそれ以外の部門の物理的遮断、情報管理に関する職員研修など効果的、且つ実効性のある対策が提案されているか。 | ||||||
５．５． | 再委託 | ・一部業務について再委託を行う場合は、再委託に関する事項について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・再委託先に委託する業務の範囲､再委託を行うことの合理性及び必要性､再委託先の名称・連絡先、業務履行能力並びに報告の徴収その他運営管理の方法が提案されているか。また、再委託先が「１１．請負事業者が特許庁に報告すべき事項等請負事業者が講ずべき事項(２)秘密を適正に取り扱うために必要な措置」について履行可能である旨の合理的な説明が記載されているか。なお、再委託を予定していない場合は、その旨記載すること。 | ||
提案項目 | 提案要求内容 | 評価区分 | 得点配分 | 評価基準 | 提案書頁番号 | |||
基礎点 | 加点 | |||||||
５．６． | ワーク･ライフ・バランス等の推進に関する指標 | ・女性の職業生活における活躍の推進に関する法律、次世代育成支援対策推進法、青少年の雇用の促進等に関する法律等に基づく認定等の状況について記述する。 以下①②③の複数の認定等に該当する場合は、最も配点が高い区分により加点を行うものとする。 ①女性活躍推進法に基づく認定 （えるぼし認定企業） ②次世代育成支援対策推進法（次世代法）に基づく認定 （くるみん認定企業・プラチナくるみん認定企 業） ③青少年の雇用の促進に関する法律（若者雇用促進法）に基づく認定 （ユースエール認定） | 任意 | - | 10 | ・女性の職業生活における活躍の推進に関する法律（女性活躍推進法）に基づく認定（えるぼし認定企業） １段階目（※１）３点 ２段階目（※１）６点 ３段階目１０点 行動計画（※２）１点 ※１ 労働時間の働き方に係る基準を満たすこと。 ※２ 女性活躍推進法に基づく一般事業主行動計画の策定義務がない事業主（常時雇用する労働者の数が300人以下のもの）に限る（計画期間が満了していない行動計画を策定している場合のみ）。 ・次世代育成支援対策推進 法（次世代法）に基づく認定（くるみん認定企業・プラチナ認定企業）くるみん（旧基準 ※３） ３点 くるみん（新基準 ※４） ５点プラチナくるみん ６点 ※３ 旧くるみん認定マーク（次世代育成支援対策推進法施行規則等の一部を改正する省令 （平成29年厚生労働省令第31号。以下「改正省令」という。）による改正前の認定基準または同附則第2条第3項の規定による経過措置に基づく認定マーク） ※４ 新くるみん認定マーク（改正省令による改正後の認定基準に基づく認定マーク） ・青少年の雇用の促進に関する法律（若者雇用促進法）に基づく認定ユースエール認定６点 ※ 複数認定等に該当する場合には、最も配点の高い要求事項について加点する。 ※ 認定を受けていることを証明するための書面（認定書等）を提出すること。 | ||
６． | 経営基盤・管理体制 | |||||||
６．１． | 業務遂行のための経営基盤・管理体制 | ・業務遂行のための経営基盤について記載すること。 | 必須 | 5 | - | ・業務遂行のための経営基盤を有していることが記載されているか。 | ||
- | 5 | ・一定以上の資金・設備を有しており、経営処理能力に優れていることが記載されているか。 | ||||||
７． | その他独自提案要素 | |||||||
７．１． | 作業効率・品質の向上のための独自提案 | ・作業効率・品質の向上のための独自提案について記載すること。 | 任意 | - | 5 | ・作業効率、品質の向上のための独自提案がされており、その内容が効果的、且つ実現可能なものであるか。 | ||
７．２． | 制度改正等に柔軟に対応するための独自提案 | ・法改正・規則改正等によりデータエントリー電子化規準書等の修正が生じた場合に、修正内容を柔軟に対応するための独自提案について記載すること。 | 任意 | - | 5 | ・法改正・規則改正等によりデータエントリー電子化規準書等の修正が生じた場合に修正内容を柔軟に対応するための独自提案がされており、その内容が効果的、且つ実現可能なものであるか。 | ||
基礎点合計： | 115 点 | |||||||
加点合計： | 140 点 | |||||||
総合計： | 255 点 | |||||||
提案書ひな形 別紙２
提案書ひな形は、別紙１「評価項目一覧」の提案要求内容ごとに作成されている。また、提案書ひな形の各ページは、
①「提案項目名」、②「記述内容」、③「提案内容」、④「基礎点評価の観点」、⑤「加点評価の観点」から構成されている。
① 提案項目名： 「評価項目一覧」の「提案項目」のタイトルを記載（修正不可）
② 記述内容： 「評価項目一覧」の「提案項目」ごとに、入札参加者が提案書に記述すべき内容を示している欄（原則修正する必要はないが、提案内容の要約として、追加で記述すべき内容がある場合は、修正可とする）
③ 提案内容：入札参加者が②記述内容に対応した提案内容を記述する欄 ※なお、ひな形あくまで例であるため、具体的な記述に関しては、入札参加者が判断すること
④ 基礎点評価の観点： 基礎点を満たすための評価観点を記載（提出する提案書には記述不要）
⑤ 加点評価の観点： 加点を得るための評価観点を記載（提出する提案書には記述不要）
提案書ひな形 凡例
①提案項目名
②記載内容
③提案内容
④基礎点評価の観点 ⑤加点評価の観点
【１．１．業務の目的】
業務の目的及び意義について
記載内容
■業務の目的と意義
【基礎点評価の観点】
・本業務の目的について記載されているか。（5点）
【加点評価の観点】
・本業務の目的及び意義について、工業所有権に関する手続等の特例に関する法律との関係を踏まえて具体的に記載されており、その内容が妥当なものであるか。（5点）
1
【２．１．作業工程】
・作業工程全体の流れ及び段取りについて
・作業工程ごとの作業者、作業件数等について
記載内容
■作業工程
受注
校正
作業者１人
案件確認
１０件／１H
データ作成
納品書作成
作業者１人
１０件／１H
納品
【基礎点評価の観点】
・作業工程全体の流れ及び段取りが具体的に提案されているか。
（5点）
・作業工程ごとの作業者、作業件数（概算）、所要時間等について提案されているか。（5点）
【加点評価の観点】
・業務を効率的に行うための工夫が提案されており、それが効果的なものであるか。（10点）
2
【２．２．作業スケジュール】
・作業スケジュールについて
記載内容
■作業スケジュール
【基礎点評価の観点】
・発注種別単位の作業スケジュールについて具体的、且つ実現可能な提案であるか。 （5点）
【加点評価の観点】
・処理期間の短縮等に関する工夫・体制が提案されているか。
（10点）
3
【２．３．進捗管理】
・作業スケジュールを履行するための進捗管理について
記載内容
■進捗管理
【基礎点評価の観点】
・作業スケジュールを履行するための進捗管理体制及びその方法について具体的に提案されているか。（5点）
【加点評価の観点】
・進捗管理のための担当者が明記されており、且つ組織的に進捗管理できる体制及びその体制が特許庁からの進捗に係る問い合わせに対応可能であることが具体的に提案されているか。 （5点）
4
【２．４．問合せ対応】
・庁への問合せ対応について
記載内容
■問合せ
問合せ
データエントリ指示回答受領
【基礎点評価の観点】
・電子化途中に発生する庁への問合せについて、物理的な方法
（例：e-mail、Fax）、問い合わせ間隔（例：随時、半日に1回）等について具体的に提案されているか。（5点）
5
【２． ５．発注件数への対応】
・発注件数の増減への対応について
記載内容
■発注件数増減への対応
・繁忙期の対応
【基礎点評価の観点】
・電子化件数が一時的に増加した場合の対応策（繁忙期の対応）について提案されているか。 （5点）
【加点評価の観点】
・電子化件数が一時的に増加した場合の対応策（繁忙期の対応）について具体的、且つ効果的な提案がされているか。
（5点）
6
【３．１．校正】
・校正をどのように実施するかについて
記載内容
■校正
【基礎点評価の観点】
・校正をどのように実施するか具体的に記載されているか。 （5点）
・校正の観点から申請書類の電子化誤り率を10-6程度にするための手法が具体的に記述されているか。（5点）
【加点評価の観点】
・ダブルチェック、又はそれに相当する合理的、且つ確実に不備を発見するための有用な提案がなされているか。（20点）
・校正により不備があった場合の対応策及び再発防止策について、具体的に提案されており、その内容が妥当なものであるか。（10点）
7
【３．２．課金手順及び方法】
・電子化手数料の徴収方法について
記載内容
■課金手順及び方法
【基礎点評価の観点】
・電子化手数料を徴収するための方法が具体的に提案されているか。（5点）
【加点評価の観点】
・電子化手数料を徴収するための効果的な方法が提案されており、特許庁との情報(料金情報データ)連携を含め、それが実現可能なものであるか。（5点）
8
【４．１．システム環境】
・電子化事業に必要なシステム環境の構築について
記載内容
■システム環境
【基礎点評価の観点】
・電子化事業に必要なシステム環境（データバックアップ環境含む）が具体的に提案されているか。（5点）
・電子計算機構成（ハードウエア）について電子化事業に必要な機材及び機材の数量を作業内容、発注件数、１件当たりの作業量などの具体的な根拠を示して、必要十分である旨が提案されているか
。 （5点）
・提案している電子計算機構成（ハードウエア）を事業開始までに準備可能であることを導入スケジュール等の具体的な根拠を示して提案されているか。 （5点）
・情報処理業務に必要なプログラム（ソフトウェア）について、提案されている作業工程ごとに必要な機能が具体的に記載されているとともに、その実現方法（新規開発、既存プログラムのカスタマイズ等）が提案されているか。 （5点）
・提案している情報処理業務に必要なプログラム（ソフトウェア）の観点から申請書類の電子化誤り率を10-6程度にするための具体的な方法が提案されているか。 （5点）
・提案している情報処理業務に必要なプログラム（ソフトウェア）を登録情報処理機関の申請時までに準備可能であることを開発工数、開発スケジュール等の具体的な根拠を示して提案されているか。
（5点）
【加点評価の観点】
・効率的、且つ均質な成果物を作成するために有益なシステム、設備等について、それが有効である理由と共に提案されているか。（10点）
9
【４．２．システムセキュリティ】
・システムセキュリティの概要について
記載内容
■システムセキュリティ
【基礎点評価の観点】
・納入データ等の電子情報の管理にあたり適切なシステムセキュリティ環境が提案されているか。（5点）
10
【５．１．事業者の経験・知識】
・事業者の実績について
記載内容
■事業者の経験・知識
【基礎点評価の観点】
・過去に受注した電子化にかかる案件（主要なものを５つ以内で）について作業概要、受注量、電子化フォーマット等が具体的に記載されているか。（5点）
【加点評価の観点】
・過去に受注した電子化にかかる案件は、今回の発注量と同規模以上であるか。また、電子化フォーマットとしてXML及び SGMLを扱ったことがあるか。（5点）
11
【５．２．人的環境の整備】
・組織体制を含めた人的環境の整備について
記載内容
■人的環境の整備
【基礎点評価の観点】
・組織体制が提案され、各役割、その人数について具体的に提案されているか。（5点）
【加点評価の観点】
・電子化業務を行うための研修、繁忙期の増員、人員交代時の引継ぎの対応について具体的に提案されているか。
（5点）
12
【５．３．連絡・実施体制】
・連絡・実施体制について
記載内容
■連絡・実施体制
【基礎点評価の観点】
・電子化業務に関する特許庁からの指示・連絡・問い合わせに対応するための連絡体制及び特許庁からの質問・確認に対応するための体制について提案されているか。（5点）
【加点評価の観点】
・電子化手数料に係る申請人からの苦情処理体制が提案されているか。（5点）
13
【５．４．機密保持・情報漏洩体制】
・機密保持・情報漏洩防止に係る体制・取り組みについて（システムセキュリティを除く）
記載内容
■機密保持・情報漏洩体制
【基礎点評価の観点】
・特許庁から貸与された書面及び書面から生成された複成物の管理等の機密保持・情報漏洩防止に係る体制・取り組みについて提案されているか。また、ISMS認証取得予定者の場合は、応札時に提出するISMS認証取得までの工程表が妥当であること。（5点）
【加点評価の観点】
・未公開情報を取り扱う部門とそれ以外の部門の物理的遮断
、情報管理に関する職員研修など効果的、且つ実効性のある対策が提案されているか。（20点）
14
【５．５．再委託】
・再委託に関する事項について
記載内容
■再委託
基本方針 以下の業務については、再委託先を活用する。
(1) ○○○○
(2) ××××
or
再委託を行う予定はありません。
【基礎点評価の観点】
・再委託先に委託する業務の範囲､再委託を行うことの合理性及び必要性､再委託先の名称・連絡先、業務履行能力並びに報告の徴収その他運営管理の方法が提案されているか。また、再委託先が「１１．請負事業者が特許庁に報告すべき事項等請負事業者が講ずべき事項(２)秘密を適正に取り扱うために必要な措置」について履行可能である旨の合理的な説明が記載されているか。なお、再委託を予定していない場合は、その旨記載すること。（5点）
15
【５．６．ワーク･ライフ・バランス等の推進に関する指標】
・女性の職業生活における活躍の推進に関する法律、次世代育成支援対策推進法、青少年の雇用の促進等に関する法律等に基づく認定等の状況について
記載内容
■ワーク・ライフ・バランス等の推進に関する指標
【加点評価の観点】
・女性の職業生活における活躍の推進に関する法律（女性活躍推進法）に基づく認定（えるぼし認定企業）
１段階目（※１）３点
２段階目（※１）６点
３段階目１０点
行動計画（※２）１点
※１ 労働時間の働き方に係る基準を満たすこと。
※２ 女性活躍推進法に基づく一般事業主行動計画の策定義務がない事業主（常時雇用する労働者の数が300人以下のもの）に限る（計画期間が満了していない行動計画を策定している場合のみ）。
・次世代育成支援対策推進法（次世代法）に基づく認定（くるみん認定企業・プラチナ認定企業）
くるみん（旧基準※３） ３点くるみん（新基準※４） ５点プラチナくるみん ６点
※３ 旧くるみん認定マーク（次世代育成支援対策推進法施行規則等の一部を改正する省令（平成29年厚生労働省令第31号。以下
「改正省令」という。）による改正前の認定基準または同附則第2条第3項の規定による経過措置に基づく認定マーク）
※４ 新くるみん認定マーク（改正省令による改正後の認定基準に基づく認定マーク）
・青少年の雇用の促進に関する法律（若者雇用促進法）に基づく認定ユースエール認定６点
※ 複数認定等に該当する場合には、最も配点の高い要求事項について加点する。
※ 認定を受けていることを証明するための書面（認定書等）を提出すること。
16
【６．１．業務遂行のための経営基盤・管理体制】
業務遂行のための経営基盤に関することについて
記載内容
■業務遂行のための経営基盤・管理体制
・資金・設備の状況
・管理体制について
【基礎点評価の観点】
・業務遂行のための経営基盤を有していることが記載されているか
。（5点）
【加点評価の観点】
・一定以上の資金・設備を有しており、経営処理能力に優れていることが記載されているか。（5点）
17
【７．１．作業効率・品質の向上のための独自提案】
・作業効率・品質の向上のための独自提案について
記載内容
■品質の向上のため以下の提案を行う。
(1) ××を実現することにより、○○の品質向上を図る。
【加点評価の観点】
・作業効率、品質の向上のための独自提案がされており、その内容が効果的、且つ実現可能なものであるか。 （5点）
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【７．２．制度改正等に柔軟に対応するための独自提案】
・法改正・規則改正等によりデータエントリー電子化規準書等に修正が生じた場合に、修正内容を柔軟に対応するための独自提案について
記載内容
■法改正対応について
【加点評価の観点】
・法改正・規則改正等によりデータエントリー電子化規準書等の修正が生じた場合に修正内容を柔軟に対応するための独自提案がされており、その内容が効果的、且つ実現可能なものであるか。（5点）
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別紙３
従来の実施状況に関する情報の開示
１ 従来の実施に要した経費 （単位：千円） | ||||||
平成28年度 | 平成29年度 | 平成30年度 | ||||
＜固定費＞ | ||||||
物件費 | 24,729 | 25,804 | 25,804 | |||
機材費 | 81,093 | 77,322 | 77,322 | |||
什器備品費 | 416 | 729 | 729 | |||
運搬費 | 1,313 | 1,510 | 1,510 | |||
＜固定費以外の経費＞ | ||||||
人件費 | 常勤職員 | 34,015 | 35,134 | 36,670 | ||
契約職員 | 53,004 | 49,626 | 49,103 | |||
消耗品・修繕費 | 1,565 | 1,501 | 1,470 | |||
通信費 | 293 | 305 | 304 | |||
電子化手数料収納業務費 | 3,880 | 4,350 | 4,358 | |||
光熱費 | 2,011 | 2,312 | 2,345 | |||
管理費 | 18,118 | 19,553 | 18,910 | |||
計 | 220,437 | 218,146 | 218,525 | |||
(注意事項） 平成28年度～30年度（請負事業者（登録情報処理機関）で実施） 1. 業務の実施期間は、4月から3月までの12ヶ月。 2. 各費目の内容は以下のとおり。 ＜固定費＞ ○物件費 建屋室借料、清掃費等 ○機材費 ハードウエア、ソフトウエア、回線使用料、保守費等 ○什器備品費什器備品借料 ○運搬費運搬費 ＜固定費以外の経費＞ ○ 人件費 常勤職員：基本給、諸手当、社会保険料等 契約職員：契約による時間割給与×事業に従事した時間数 ○消耗品・修繕費 消耗品費、撤去・廃棄費、修繕費等 ○通信費 電話代、プロバイダ費、交通費等 ○電子化手数料収納業務費 通知書印刷代、封筒代、郵送料等 ○光熱費 電気料、水道料 | ||||||
２ 従来の実施に要した人員 | ||||
平成28年度 | 平成29年度 | 平成30年度 | ||
＜特許庁庁舎内事業所＞ | ||||
常勤職員 | 3 | 3 | 3 | |
契約職員 | 10 | 8 | 8 | |
＜外部事業所＞ | ||||
常勤職員 | 4 | 4 | 4 | |
契約職員 | 12 | 11 | 11 | |
（業務従事者に求められる知識・経験等） 1. 情報処理（電子化、PC操作）に関する知識、電子化対象書類（出願書類）に関する基礎的知識 2. 機密情報取り扱いに関する知識 | ||||
（業務の繁閑の状況とその対応） 1. 年末年始(12/29～1/3)、ゴールデンウイーク期間、8月中旬(お盆時期)については、書類の発注がない、又は、減少する。 2. 上記1.期間が明けた直後は、書類の発注が増加する。 | ||||
（注意事項） 平成28年度～30年度（請負事業者（登録情報処理機関）で実施） 請負事業者の実施処理状況（平成30年度）は以下のとおり。（平成30年度＝162,774件）電子化手数料収納件数（平成30年度＝42,654件） ※作業実施に要する問合せ（対発注者、対申請人）等にかかる時間については下表数値に含まれていない。 | ||||
業務の種類 | 処理時間 | 年間作業時間 | ||
早期管理情報入力作業 | 1.417 分/件 | 683 時間/年 | ||
イメージ入力準備作業 | ||||
意匠、商標、審判書類 | 8.832 分/件 | 7,676 時間/年 | ||
申請人書類 | 1.133 分/件 | 1,375 時間/年 | ||
イメージ入力確認、データ保存・転送作業 | ||||
意匠、商標、審判書類 | 4.622 分/件 | 4,017 時間/年 | ||
申請人書類 | 0.233 分/件 | 283 時間/年 | ||
テキストデータ入力準備作業 | 4.625 分/件 | 4,019 時間/年 | ||
ＳＧＭＬ納品データ作成作業 | 12.403 分/件 | 10,779 時間/年 | ||
電子化手数料収納処理 | 0.870 分/件 | 618 時間/年 | ||
合計 | 29,450 時間/年 | |||
３ 従来の実施に要した施設及び設備 | |
平成28年度～平成30年度【法令に基づく登録情報機関が実施】 ○特許庁庁舎内事業所 ・特許庁舎内の一角を仕切り使用。（約110平方メートル） ・必要な機材等は請負事業者において準備した。 電話、ＦＡＸ、コピー機、サーバー、パソコン、プリンタ、専用回線、通信機器、スキャナー、デジタルカメラ、データーエントリープログラム、什器備品、消耗品 等 ＜システム規模（台数等）＞ サーバー 4台（データサーバー 1台、転送サーバー 1台、バックアップ用サーバー 1台、セキュリティサーバー 1台）、パソコン 17台、スキャナー 3台、カメラ 1台、プリンター 1台 ○外部事業所 ・請負事業者において準備した。 ・必要な機材等は請負事業者において準備した。 電話、ＦＡＸ、コピー機、サーバー、パソコン、プリンター、専用回線、通信機器、スキャナー、データーエントリープログラム、什器備品、消耗品 等 ＜システム規模(台数等＞ サーバー 4台（データベースサーバー 1台、データサーバー 1台、機械処理サーバー 1台、セキュリティサーバー 1台）、パソコン 30台、スキャナー 2台、プリンター 5台 | |
（注意事項） ○事業を実施するために必要となる施設及び設備（特許庁コンピューターに接続するための機器を含む）は、請負事業者おいて準備する必要がある。 ○外部事業所については、賃貸借により執務室を措置している。当該費用は物件費に計上されている。 ○特許庁庁舎内事業所について、賃借料は発生しない。 | |
４ 従来の実施における目的の達成の程度 | |||||||||
平成28年度 | 平成29年度 | 平成30年度 | |||||||
予定 | 実績 | 実績/予定 | 予定 | 実績 | 実績/予定 | 予定 | 実績 | 実績/予 | |
件数 | 件数 | 対比 | 件数 | 件数 | 対比 | 件数 | 件数 | 定対比 | |
143,942 | 156,929 | 109% | 131,286 | 161,553 | 123% | 124,981 | 162,774 | 130% | |
（注意事項） | |||||||||
○各年度の書類別内訳は、以下のとおり。 | |||||||||
平均 | 平成28年度 | 平成29年度 | 平成30年度 | ||||||
頁数/件 | 予定件数 | 実績件数 | 予定件数 | 実績件数 | 予定件数 | 実績件数 | |||
商標登録願 | 1.3 | 19,730 | 24,294 | 21,913 | 28,225 | 21,622 | 27,983 | ||
書換申請書 | 1.1 | 1 | 2 | 34 | 0 | 12 | 0 | ||
意匠登録願 | 3.8 | 1,790 | 2,028 | 1,641 | 2,219 | 1,567 | 2,046 | ||
手続補正書 | 1.5 | 10,105 | 11,854 | 8,644 | 12,913 | 8,435 | 12,103 | ||
代理人変更届等 | 1.6 | 1,076 | 1,835 | 155 | 1,948 | 154 | 1,747 | ||
出願人名義変更届 | 2.4 | 230 | 300 | 354 | 395 | 323 | 375 | ||
上申書 | 3.8 | 1,624 | 1,765 | 1,386 | 2,294 | 1,438 | 3,623 | ||
意見書 | 5.5 | 1,905 | 2,411 | 1,803 | 2,780 | 1,720 | 2,829 | ||
手続補足書 | 11.0 | 9,710 | 10,129 | 8,271 | 9,438 | 7,380 | 9,474 | ||
審判請求書 | 2.9 | 138 | 120 | 131 | 233 | 108 | 278 | ||
取下・放棄他 | 1.0 | 230 | 689 | 1,554 | 988 | 1,273 | 838 | ||
その他 | 12.6 | 12,130 | 11,776 | 8,031 | 13,918 | 8,108 | 13,914 | ||
原願（特許願） | 2.6 | 1 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | ||
原願（実用新案登録願） | 2.6 | 1 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | ||
原願（意匠登録願） | 22.0 | 1 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | ||
援用 | 20.1 | 10 | 6 | 1 | 27 | 1 | 2 | ||
申請人登録書類 | 1.0 | 85,260 | 89,720 | 77,365 | 86,175 | 72,837 | 87,562 | ||
５ 従来の実施方法 | |||||
従来の実施方法（業務フロー図等） ○業務フロー図は、別添のとおり。 ○特許庁が事業実施上、重視していた事項。 1. データー化の際のタイプミスは、特許等の権利範囲や権利取得に影響するため、書面の正確な電子化（誤差100万分の1文字程度)を求めます。 2. 出願は未公開の技術情報であることから、請負事業者には法令による守秘義務(罰則規定あり）を課すとともにセキュリティの確保を求めます。 3. 納期について、出願の迅速な処理を行うため基本的に発注から6日間（行政機関の休日に関する法律（昭和63年法律第9号）に定める行政機関の休日を除いた日数）での納品を求めます。 | |||||
（注意事項） ＜平成28年度～30年度＞ 1. 書面の電子化について ○請負事業者は、事業の実施にあたり、「工業所有権に関する手続等の特例に関する法律」に基づき、特許庁へ情報処理機関の登録申請を行い、登録されていなければならない。 ○書面の電子化にあたっては、特許庁が定めた「データエントリ電子化規準書」に基づき、電子化を行う。 ○「データエントリ電子化規準書」は、法令改正等により、改訂される場合がある。その場合、特許庁から請負事業者へ事前に連絡し対応依頼を行う。 2. 出願（商標登録願、意匠登録願等）について ○ 出願書類(書面原本）そのものは、セキュリティ確保の観点から、特許庁外へ持ち出さず、庁舎内でイメージデーターを作成し、当該イメージデーターをテキスト化する。 ○ テキスト化されたデーターは、特許庁へオンラインにて納品する。 3. 電子化手数料収納業務について ○請負事業者は、「工業所有権に関する手続等の特例に関する法律」に従い登録情報処理機関として、出願人等から得られた書面の電子化手数料は、請負事業者（登録情報処理機関）の収 ○電子化手数料の収納業務については、請負事業者（登録情報処理機関）が必要な準備を行い実施する。 ＜電子化手数料収納実施状況＞ | |||||
平成28年度 | 平成29年度 | 平成30年度 | |||
電子化手数料実績 | 37,963件 （83,965千円） うち再通知1,771件未収納件数 350件 | 42,802件 （94,746千円） うち再通知2,090件未収納件数 311件 | 42,654件 （96,062千円） うち再通知2,100件未収納件数 378件 | ||
4. 守秘義務について ○請負事業者（登録情報処理機関）は、「工業所有権に関する手続等の特例に関する法律」により、守秘義務が課せられ、違反した場合には同法令に基づき罰則がある。 | |||||
別添１
業務フロー図
○書面の電子化業務（各書類共通）
発 注
納 品
特許庁内事業所
①早期管理情報
入力作業
① － １ 発注書類の種類内容を確認する。
① － ２ 発注書類を申請人、書類別に区分する。
① － ３ 書類分類コード、四法区分、事件番号、書類種別、受付日を入力する。
②イメージ入力
準備作業
② － １ 発注書類の記載内容を確認する。
② － ２ ＤＥ規準に沿った書類内容の確認、ページ番号を記入する。
② － ３
② － ４
受付番号、受付日、書類コード、枚数等の受付情報を入力する。イメージ入力作業前の書類を整理する。
③イメージ入力確認、
データ保存・転送
③ － １ 書面のスキャニングを行う。見本雛形についてはカメラ撮影を行う。
③ － ２ スキャニング結果を確認し、必要図面を切り出す。
③ － ３ データの保存・特許庁外事業所に転送する。
転送（専用回線使用）
特許庁外事業所
④テキストデータ
入力準備作業
④ － １ 出願番号、出願日等、案件管理情報を入力する。
④ － ２ 文字部分、図面・化学式の区分、確認・修正を行う。
⑤ＳＧＭＬ納品
データ作成作業
⑤ － １
自動文字認識によりテキストデータを生成すると共に、イメージデータを申請書の記載箇所に挿入する。
⑤ － ２ データをSGMLへ変換する。
⑤ － ３ SGMLデータを検査し、納品用データを作成する。
特 転送(専用回線使用）
許庁内事
業 ※電子化手数料徴収対象書類枚数を確定し「電子化料金納付のご案内」として
所 申請人宛てに発送する。（電子化手数料収納処理については次項別添２参照）
別添２
業務フロー図
○電子化手数料収納業務
通知書の作成･発送
（毎日）
電子化手数料
収納情報の記録
収納情報及び未納・
不足情報の送付
処分データの受領
２回/週
「電子化料金納付のご案内」の作成を行い、書面手続の電子化を行った申請者へ発送を行う。
金融機関にて納付手続がなされた案件について、電子化手数料の収納情報を記録する。
一定期間経過後、電子化手数料収納情報及び未納・不足情報を特許庁へ送付する。
納品データ作成
手数料未納に関する補正指令発送情報「ＤＥ料書類処分データファイル」を受領する。
「電子化料金未納・不足のご案内」の作成と発送を行う。
別紙４
遵守確認項目一覧
応札者は、「遵守確認項目一覧［表］」の「遵守項目」ごとに実現・遵守可能である場合は「遵守確認」欄に「○」を、実現・遵守不可能な場合（実現・遵守の範囲・レベル等について限定、確認及び調整等が必要な場合等を含む）には「×」を記載すること。
遵守確認項目一覧［表］
項番 | 遵守項目 | 遵守内容 | 遵守確認 |
1 | データ精度 | 申請書類の電子化誤り率は、データエントリー電子化規準書等で１０－６程度と定められているのでこれを遵守すること。（調達仕様書「４．入札対象事業の実施に当たり確保 されるべきサービスの質（１）参照） | |
2 | 納入スケジュール | 特許庁の入口業務であるデータエントリー作業が遅延することにより、特許庁全体の業務遅延につながるため、定められた納入スケジュールを遵守すること。（調達仕様書 「４．入札対象事業の実施に当たり確保され るべきサービスの質（２）参照） | |
3 | 秘密を適正に取り扱うために必要な措置 | 事業を実施する上で知り得た個人情報及び機密情報の取り扱いについて、民間事業者は必要な措置を講じ、情報漏洩を発生させないようにすること。（調達仕様書「４．入札対象事業の実施に当たり確保されるべきサ ービスの質（３）参照）。 |
別紙５
情報取扱者名簿及び情報管理体制図
①情報取扱者名簿
し め い 氏名 | 住所 | 生年月日 | 所属部署 | 役職 | パスポート 番号（※４） | ||
情報管理責 任者（※１） | Ａ | ||||||
情報取扱管 理者（※２） | Ｂ | ||||||
Ｃ | |||||||
業務従事者 （※３） | Ｄ | ||||||
Ｅ | |||||||
再委託先 | Ｆ | ||||||
（※１）受託事業者としての情報取扱の全ての責任を有する者。必ず明記すること。
（※２）本委託業務の遂行にあたって主に保護すべき情報を取り扱う者ではないが、本委託業務の進捗状況などの管理を行うもので、保護すべき情報を取り扱う可能性のある者。
（※３）本委託業務の遂行にあたって保護すべき情報を取り扱う可能性のある者。
（※４）日本国籍を有する者及び法務大臣から永住の許可を受けた者（入管特例法の「特別永住者」を除く。）以外の者は、パスポート番号等を記載。
②情報管理体制図
情報取扱者 | |||
情報管理責任者 | A | ||
情報取扱管理者 | B （進捗状況管理） | C （経費情報管理） | |
業務従事者 | D | E | |
再委託先 | F | ||
（例）
【情報管理体制図に記載すべき事項】
・本委託業務の遂行にあたって保護すべき情報を取り扱う全ての者。（再委託先も含む。）
・委託業務の遂行のため最低限必要な範囲で情報取扱者を設定し記載すること。
・情報管理規則等を有している場合で上記例を満たす情報については、情報管理規則等の内規の添付で代用可能。
③その他
・情報管理規則等の内規を別途添付すること
電子化手数料について
特許庁では、手続の効率的な処理を促進するため全ての出願書類等を電子データにより処理することを進めております。そのため、特許等の各種手続を書面（紙）の提出により行った場合は、その提出された書面を電子化するための手数料（電子化手数料）の納付が法律で義務づけられています。
電子化手数料とは
特許出願等の特許庁への各種手続は、パソコン等を利用して行う電子手続（オンライン手続）と、書面（紙）による手続の二通りの方法がありますが、オンラインで可能な手続を書面で行う場合には、その書面に記載されている事項を特許庁長官が認定した登録情報処理機関において電子化することとしており、この電子化のために必要な費用（実費）として納付していただく手数料です。
＜根拠条文：工業所有権に関する手続等の特例に関する法律（特例法）第７条、第４０条＞
なお、電子化手数料は「オンラインで可能な手続を書面で行う場合」において納付する必要がありますので、オンラインではできない手続（例えば、印鑑変更届）、また、オンラインで可能な手続のうち特例法施行規則第３０条に定める指定特定手続となっていない手続（例えば、特許料等の納付書、手数料等の返還請求書）等については、書面で手続した場合でも電子化手数料の納付は不要となります。
電子化手数料の額及び納付方法
電子化手数料は、１件につき 1,200 円に書面１枚につき 700 円を加えた額です。例えば、商標出願を書面で提出したとき（商標願１枚）の電子化手数料は、
1,200 円＋（１枚×700 円）＝1,900 円 となります。
また、複数の手続を一度に書面で提出した場合は、手続（１件）ごとに算出することとなります。
例えば、特許出願の審査請求書（１枚）と同時に手続補正書（２枚）を書面で提出したときの電子化手数料は、
①特許出願の審査請求書分として 1,200 円＋（１枚×700 円）＝1,900 円
②手続補正書分として 1,200 円＋（２枚×700 円）＝2,600 円
①＋②＝4,500 円となります。
（注）電子化手数料の金額における書面の枚数は、電子化後の枚数に基づくため実際に書面を提出した枚数と異なる枚数になる場合があります。
また、電子化手数料の納付に当たっては、手続書面を特許庁に提出した後、２～３週間程度で手続者のもとへ登録情報処理機関から「電子化料金納付のご案内」（振込用紙）を送付し、その振込用紙に記載された金額を所定の金融機関へ振り込み（納付）していただくこととなります。
電子化手数料の納付期限は、特許庁へ手続書面を提出した日から３０日以内と決められているため、電子化と振込用紙の送付を短期間に行い、手続者が電子化手数料の納付をするための期間をなるべく多く確保する必要があります。
＜根拠条文：特許法等関係手数料令（手数料令）第５条＞
※手数料額の算定に当たっては、電子化手数料を徴収する対象の手続件数及び書面枚数に対し、電子化に要する人件費、物件費等の業務経費のうち手続者負担に相当する経費分を賄うことができるよう設定しています。
（参考）電子化手数料の納付までの流れ
④電子化手数料の納付
（①の提出日から３０日以内に所定金融機関へ振込）
手続者
（出願人・代理人）
③電子化手数料納付の案内
（①の提出から２～３週間で振込用紙等を送付）
※手続補正指令等
①手続書面を
提出
電子化手数料の納付が無い場合、又は
納付金額が不足している場合に通知
（書面提出日から３０日経過後）
⑤データを特許庁ファイルに記録
特 許 庁
登録情報処理機関
②書面を電子化
（注）手続書面の提出日から３０日を経過した後に、電子化手数料の納付がない場合、又は納付した金額が不足している場合は、特許庁から手続補正指令をします。その通知に応答しない（電子化手数料が納付されない）場合は、出願等の手続が却下されます。
参考：根拠条文の抜粋
○工業所有権に関する手続等の特例に関する法律（特例法）
（書面の提出による手続等）
第７条 特定手続のうち特許出願その他の経済産業省令で定めるもの（以下「指定特定手続」という。）を書面の提出により行った者は、特許庁長官に対し、その手続に係る書面に記載された事項を磁気ディスクに記録すべきことを、当該手続をした日から経済産業省令で定める期間内に、経済産業省令で定めるところにより、求めなければならない。
（登録情報処理機関）
第９条 特許庁長官は、その登録を受けた者（以下「登録情報処理機関」という。）に、第６条第３項若しくは前条第１項の規定によるファイルへの記録、第７条第１項の規定による磁気ディスクへの記録又はこれらの記録に必要な情報の入力（入力のための準備作業を含む。）、編集若しくはこれらに類する処理（以下「情報処理業務」という。）の全部又は一部を行わせることができる。
２ 特許庁長官は、前項の規定により登録情報処理機関に情報処理業務を行わせることとしたときは、当該情報処理業務を行わないものとする。
３ 第１項の規定により、登録情報処理機関が第７条第１項の規定による磁気ディスクへの記録を行う場合における同項の規定の適用については、同項中「特許庁長官に対し」とあるのは、「登録情報処理機関に対し」とする。
（手数料）
第４０条 次に掲げる者は、政令で定める場合を除くほか、実費を勘案して政令で定める額の手数料を納付しなければならない。
一 第７条第１項の規定により磁気ディスクへの記録を求める者
○根拠条文：特許法等関係手数料令（手数料令）＜抜粋＞
（工業所有権に関する手続等の特例に関する法律関係手数料）
第５条 工業所有権に関する手続等の特例に関する法律第４０条第１項の規定により納付すべき手数料の額は、次の表のとおりとする。
納付しなければならない者 | 金額 | |
一 | 工業所有権に関する手続等の特例に関する法律第７条第１項の規定により磁 気ディスクへの記録を求める者 | 一件につき千二百円に書面一枚につき七百円（二件以上を一の書面でする場合にあっては、一件ごとに 一の書面でする場合の額の合計額。） |
２ 前項の手数料は、登録情報処理機関に対し磁気ディスクへの記録を求める者の納めるものについては、当該登録情報処理機関の収入とする。