また、総務省が策定した「自治体 DX 推進計画」や「東村山市 DX 推進基本方針」および本市の近年の情報化推進事業の取組（「別紙１情報化推進事業の取り組み状況 について」）を踏まえ、本市が目指す方向性や実態に即した発展的な提案を期待する。
東村山市文書管理システム利用に係る公募型プロポーザル実施要領
第１ 業務概要
（１）件名 東村山市文書管理システム利用
（２）目的 東村山市（以下、「本市」という。）においては、現在文書のライフサイクル（収受・作成、起案、決裁、施行、保管・保存及び廃棄の一連の流れをいう。以下同じ。）を書面により行っている。このため、文書量は年々増加し、本庁舎及びいきいきプラザ書庫の収納許容量を上回るおそれがある状況となっている。
その中で、文書のライフサイクルを電子化しシステムにより行う文書管理システム（以下「システム」という。）を導入することにより、ペーパーレス化、適切な文書管理や働き方改革の推進、また将来のスマート自治体の実現に資するような高機能な業務システムを選定することを目的としている。
また、総務省が策定した「自治体 DX 推進計画」や「東村山市 DX 推進基本方針」および本市の近年の情報化推進事業の取組（「別紙１情報化推進事業の取り組み状況について」）を踏まえ、本市が目指す方向性や実態に即した発展的な提案を期待する。
（３）業務内容
①システムの構築、環境設定及びデータセットアップ
②システムの導入に伴う新たな運用手段を定めるために必要な提案及び助言
③システム導入後の文書事務運用の円滑な移行に必要な職員への支援
（４）契約期間 令和４年７月１日から令和１０年３月３１日まで
※文書管理システムの構築期間は、令和４年７月１日～令和５年３月３１日（予定）
（５）運用期間 令和５年４月１日～令和１０年３月３１日（予定）
第２ 業務に要する費用
上限額：初期導入経費 ３９，４９０，１１０円（消費税込み）システム運用経費（使用料・保守料）
５年分 ５３，６９７，６００円（消費税込み）
なお、提案見積書の金額が、それぞれの業務に要する費用（予定上限額）を超過した場合は、失格とする。
第３ 実施形式
公募型プロポーザル方式
第４ 参加資格（公募条件）
プロポーザル方式に参加できる者は、次に掲げる条件をすべて満たしていること。
（１）地方自治法施行令（昭和２２年政令第１６号）第１６７条の４第１項の規定に該当しないこと。
（２）営業種目「情報処理業務」について、本市での競争入札参加資格を有していること。
（３）本市から現に指名停止又は入札参加排除措置を受けている者でないこと。
（４）経営不振の状態（会社更生法（平成１４年法律第１５４号）第１７条第１項の規定に基づき更生手続開始の申立てをしたとき、民事再生法（平成１１年法律第２
２５号）第２１条第１項の規定に基づき再生手続開始の申立てをしたとき等をいう。）にないこと。
（５）プライバシーマークまたはＩＳМＳ（ＩＳО２７００１）の認定を受けていること。
（６）他自治体において、文書管理システムを LGWAN－ASP サービスにより提供した実績があること。
第５ 応募方法
プロポーザルに応募する事業者は、参加申込書等を提出すること。
（１） 提出期限：令和４年４月２７日（水）午後５時まで（必着）
（２） 提出場所：x000-0000 xxxxxxxxxxxx0xx0
xxxxxxxxx４階 総務部総務課
（３） 提出方法：持参又は郵送。なお、郵送で提出する場合は、受け取り日時及び配達されたことが証明できる方法とすること。
（４） 窓口受付時間：土・日曜日、祝日を除く午前９時から午後５時
（持参の場合は、正午から午後１時までを除く。）
（５） 提出書類：次のものを各１部提出すること。但し、④企画提案書等については、
「第７ 企画提案書等」に記載のとおりとする。
①プロポーザル参加申込書（様式１）
②誓約書（様式２）
③導入実績一覧（様式３）
第４（６）にかかる実績を記載すること。実績について、業務内容のわかる書類等、または契約書の鑑部分及び仕様書の業務内容の概要がわかる部分の写しを添付して提出すること。
④企画提案書等
詳細は、「第７ 企画提案書等」に記載のとおりとする。
第６ 質疑応答
このプロポーザルに対する質問方法及び回答については，次のとおりとする。
（１）質問受付締切
令和４年４月２０日（水）午後５時まで
（２）質問方法
質問書（様式４）を電子メールにより提出すること。なお、受付締切後に提出された質問や、指定された方法以外で提出された質問に対しては、回答しないこととする。
① 電子メールの件名
【質問】東村山市文書管理システムの利用に係るプロポーザル
② 送付先の電子メールアドレス xxxx@x00.xxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xx
③ 担当者
総務部総務課：xx・xx
（３）回答期限
令和４年４月２５日（月）までに随時回答する。
（４）回答方法
本市ホームページに掲載する。質問者の名称又は氏名は公表しない。なお、回答した内容は、本実施要領の内容に追加され、又は修正されたものとみなし、回答に対する問合せ及び異議申し立ては一切受け付けない。
第７ 企画提案書等
応募する事業者は、次に定めるところにより、企画提案書等を提出すること。
（１）提出方法
持参又は郵送での提出。なお、郵送で提出する場合は、受け取り日時及び配達されたことが証明できる方法とすること。
（２）提出書類
ア 企画提案書 [ア]基本事項
① A４版両面印刷とし、表紙、目次等を除き５０ページ程度を限度とし、ステープラー２点留め（長辺とじ）とする。印刷は両面印刷を基本とし、表紙及び目次を除き、ページの下部にページ番号を付すこと。
② 文字方向は横書きとし、文字は１０ポイントを最小サイズとする。
③ A３版は、片面２ページ換算として綴じ込み可とする。
④ 印刷のカラー、白黒は問わない。
⑤ 記載内容はできるだけ平易な言葉を用い、必要に応じて用語解説を付
するものとする。 [イ]記載事項
企画提案書の記載事項は、別紙２「東村山市文書管理システム利用提案要領」及び別紙３「東村山市文書管理システム利用に係る公募型プロポーザル審査基準（以下「審査基準」という。）」を基に記載すること。
x 提案見積書及び積算内訳書
（ア）システム導入経費と５年分のシステム運用経費の合計額を記載すること。
（イ）システム導入経費及びシステム運用経費は、それぞれ「第２ 業務に要する費用」に記載の上限額を超えないこと。
（ウ）見積書の様式は任意のものとするが、消費税等を含む一切の経費を記載すること。
（エ）システム導入費と５年分の経費それぞれの積算根拠を示した積算内訳書も添付すること。なお、下記「ウ 機能・非機能要件一覧」においてカスタマイズが発生する場合の費用は、積算根拠に含めること。
（オ）提案のあった見積額は契約締結時の参考とするが、見積額での契約締結を確約するものではない。また、契約締結に当たって見積額を超えることは認めない。
（カ）契約締結後は法改正等の真にやむをえない理由によるもの以外の契約変更は認められないため、実現可能な提案を行うこと。
ウ 機能・非機能要件一覧
別紙４「機能・非機能要件一覧」に提案するパッケージ等での対応の可否を記載すること。
エ その他
企画提案書及び見積書、積算内訳書、機能・非機能要件一覧は、会社名を記載し、見積書、積算内訳書については、代表者印を押印した紙のxx１部と、データ（ＣＤ－ＲＯＭ）の両方を提出すること。なお、データの企画提案書及び見積書、積算内訳書、機能要件一覧には、表紙や目次の他、本文中や各ページのヘッダー・フッターにも社名及びシステム名を類推させるロゴ等を一切記載しないこと。
また、企画提案書等提出書類は返却しないものとする。
第８ 資格審査及び第１次審査（書類審査）
資格審査及び第１次審査（書類審査）は下記のとおり実施する。
（１）資格審査
「第４ 参加資格（公募条件）」の要件を満たしているか否かを審査する。
（２）第１次審査（書類審査）
提出された企画提案書等を、審査項目及び配点に基づき審査し、高い得点を得た順に、上位５事業者までを次の２次審査の対象とし、複数の事業者が同得点の場合は、委員会の総合的な審査により選定する。
ただし、プロポーザルの提案者が５事業者以下であった場合は、第１次審査を省略し、第２次審査において提出書類の審査及びプレゼンテーション審査による審査を実施できるものとする。
（３）資格審査及び第１次審査結果の通知
令和４年５月１７日（火）に電子メールで全ての提案者に通知するとともに、後日、書面を郵送する。なお、審査結果の内容に対する問い合わせは、審査結果を電子メールで通知された日から平日の３日の間とする。
第９ 第２次審査
第２次審査は下記のとおり実施する。
（１）第２次審査（デモンストレーション審査）
提案するパッケージの機能、操作性等を評価し、提出された企画提案書に対する質疑及び補足説明を求めるため、デモンストレーションを行う。提案するパッケージのデモ環境が動作する実機を提案者において準備し、提案するシステムにおける基本機能、文書管理機能及び電子決裁機能について実機を用いて簡潔に説明すること。
① 審査実施日
令和４年５月２０日（金）、５月２３日（月）予定
② 会場
xxxxxxxxxxxx0xx0 xxxxxxxxx0x 議場
③ 出席者
出席者は、補助者を含めて６名までとし、本業務の営業責任者、プロジェクト責任者、プロジェクトリーダー、業務リーダー及び業務従事者を含むこととする。説明等は、主にプロジェクトリーダー又は業務リーダーが行うものとする
④ 使用機材
デモンストレーションに使用する機材は、すべて提案者が用意するものとする。なお、電源、机、椅子は市側で用意する。
⑤ 録音
審査に際しては、後日審査委員会において内容確認が必要となったときのために録音を行う。
（２）第２次審査（プレゼンテーション審査）
提案するパッケージの機能、操作性等を評価し、提出された企画提案書に対する質疑及び補足説明を求めるため、プレゼンテーション審査を行う。企画提案書に基づいて簡潔に説明を行うこととし、企画提案書の差替えや資料の追加配布は認めない。また、プレゼンテーションの中に簡易的なデモンストレーションを組み込むこと。
① 審査実施日
令和４年５月２６日（木）、２７日（金）予定
② 会場
xxx東村山市本町一丁目２番地３ 東村山市役所いきいきプラザ３階マルチメディアホール
③ 出席者
出席者は、補助者を含めて６名までとし、本業務の営業責任者、プロジェクト責任者、プロジェクトリーダー、業務リーダー及び業務従事者を含むこととする。説明等は、主にプロジェクトリーダー又は業務リーダーが行うものとする。
④ 使用機材
プレゼンテーションに使用する機材は、すべて提案者が用意するものとする。なお、電源、机、椅子は市側で用意する。
⑤ 録音
審査に際しては、後日審査委員会において内容確認が必要となったときのために録音を行う。
（４）審査項目
審査項目は、次のとおりとする。なお、優先交渉権者決定にあたっては、第１次審査の審査項目の評価と第２次審査の審査項目の評価を用いるものとする。
① 第１次審査
・提案見積額
・企画提案書
・機能・非機能要件一覧
② 第２次審査
・提案見積額
・企画提案書
・機能・非機能要件一覧
・デモンストレーション
・プレゼンテーション
（５）審査基準
（４）の審査項目の得点を合算した総合得点の最も高い提案者を優先交渉権者
とする。次点を第２順位者とする。ただし、複数の事業者が同得点の場合は、委員会の総合的な審査により選定する。また、最高得点が審査委員会の定める基準以下である場合は、委員会の決定により失格とすることができるものとする。
（６）審査結果の通知
令和４年６月２日（木）に第２次審査のデモンストレーション審査とプレゼンテーション審査の両方に参加した全ての提案者に電子メールで審査結果を通知するとともに、後日、書面を郵送する。審査結果の内容に対する問い合わせは、審査結果を電子メールで通知された日から平日の３日の間とする。
審査結果の公表にあたっては、本市ホームページにおいて、優先交渉権者の事業者名のみを公表し、評価点は公表しない。
第１０ 契約
優先交渉権者選定後、随意契約に係る協議を行い、協議が整い次第、速やかに随意契約の手続きを行うものとする。なお、選定された者は、改めて見積書を提出する。
第１１ 日程
本プロポーザルは、次のスケジュールに沿って進める。
なお、スケジュールは現時点の予定であるため、今後の進捗状況により予告なく変更する場合がある。
公告 令和４年４月１３日（水）
質問受付締切 令和４年４月２０日（水）午後５時まで
質問回答期限 令和４年４月２５日（月）
参加申込書及び企画提案書等提出期限 令和４年４月２７日（水）午後５時まで資格審査及び第１次審査結果通知 令和４年５月１７日（火）
第２次審査（デモンストレーション） 令和４年５月２０日（金）、２３日（月）第２次審査（プレゼンテーション） 令和４年５月２６日（木）、２７日（金）第２次審査結果通知 令和４年６月２日（木）
契約締結 令和４年６月３０日（木）
契約期間 令和４年７月１日～令和１０年３月３１日（予定）
運用期間 令和５年４月１日～令和１０年３月３１日（予定）
第１２ 参加の辞退
本件の参加申込後、参加を辞退する場合は、速やかに「第１５ 問合せ部署」に電話連絡のうえ、社名（社印の押印）、代表者名（代表者印の押印）、担当者名を明記した辞退届（任意様式）を事務局に郵送、または持参すること。なお、辞退届は東村山市長宛とすること。
第１３ 情報公開
（１）提出された企画提案書等の書類は、法人・個人の著作物であっても「東村山市情報公開条例」に基づき情報公開の対象となる。情報公開請求があった場合は、同条例第６条各号に定める非公開情報（個人情報や、公開すると法人等の正当な利益を害するおそれがある情報など）が記載されている部分を除き、原則公開となる。
なお、本プロポーザルの優先交渉権者特定前において、決定に影響が出るおそれがある情報については決定後の公開とする。
※ 著作xx第４２条の２（行政機関情報公開法等による開示のための利用）により、市が情報公開条例に基づく公開に用いる目的であれば、著作物の利用が認められている。
※ 未公開の著作物（市と契約締結した事業者の企画提案書は除く）について著作者から公開に同意しない旨の申出があった時は、情報公開請求があっても原則非公開となる。
第１４ その他留意事項
（１）書類作成、提出及びその説明に係る費用は、事業者の負担とする。
（２）提出期限以降における書類の差し替え及び再提出は認めない。
（３）提出された書類等については、理由の如何にかかわらず返却しない。
（４）次に掲げるいずれかに該当する場合、その提案を失格とする
①提案書の提出先、提出場所、提出期日、必要書類、書類内容が実施要領等に示された要件に適合しないもの
②提案書等提出期限後に提案見積書内の金額に訂正を行ったもの
③理由もなく、デモンストレーション及びプレゼンテーションに出席しなかったもの
④提案見積書の金額が、上限額を超過したもの
（５）提出書類に虚偽の記載をした場合は、その提案を失格とするとともに、指名停止措置を行うことがある。
（６）優先交渉権者が失格事項に該当したとき、正当な理由なく契約を締結しないとき又は協議が調わないときは、第２順位者と契約締結に向けた協議を行う。
（７）デモンストレーション及びプレゼンテーションにて口頭で提案したことについては契約内容に含むものとする。
（８）新型コロナウイルス等の影響によりデモンストレーション及びプレゼンテーションの対面での開催が困難となった場合は、電子システムの利用による開催など市にて状況の判断をする。
（９）本プロポーザルは優先交渉権者を選定するものであり、契約の締結を担保するも
のではない。
（１０）文書管理システムの利用及び運用保守については、東村山市個人情報保護運営審議会の可の答申を経た後、契約するものとする。
第１５ 問合せ部署
東村山市総務部総務課 担当 xx・xx
x000-0000 xxxxxxxxxxxx0xx３
電 話０４２－３９３－５１１１（代表）内線 3108 ＦＡＸ０４２－３９３－６８４６