Contract

xx体育大学卒業生等データの共同管理・利用に関する覚書

xx体育大学同窓会（以下「甲」という。）と国立大学法人xx体育大学（以下「乙」と）いう。は、xx体育大学卒業生、修了生及び退職した教員（以下「卒業生等」という。）に係る住所等のデータ（以下「卒業生等データ」という。）の管理・利用に関し、次のとおり覚書を締結する。

( 目的)

第１ 卒業生等データについて、甲及び乙が共同で管理・利用することにより、統一性及び正確性を担保し、データ収集の効率化を図るとともに、相互の協力関係を発展させることを目的とする。

( データの範囲)

第２ この覚書の対象となる卒業生等データは、次のとおりとする。

(1) 氏名

(2) 住所（勤務先及び帰省先を含む。）

(3) 電話番号（勤務先及び帰省先を含む。）

(4) メールアドレス（勤務先を含む。）

(5) 所属サークル

(6) 入学年度、卒業（修了）年度

(7) その他、甲、乙双方が必要と認めたデータ

（卒業生等データの提供等）

第３ 甲及び乙は、組織として知り得た情報を相互に提供する。

２ 甲又は乙が、本人以外から情報を得た場合、本人に対し利用目的等必要な事項を提示し、承諾を得た上で、相互の情報を提供する。

３ 甲及び乙はそれぞれ卒業生等からの個人情報に関する対応窓口を設置する。

４ 前項の対応窓口については、外部に委託することができる。

（卒業生等データの管理）

第４ データの管理は、甲及び乙が共同で行う。

２ 取得したデータは、次の場合を除き、第三者には開示しない。

(1) 本人の同意がある場合

(2) 警察、検察、裁判所等の法的機関から提供を要求された場合

(3) 法令などにより要求された場合

３ 前2 項の管理については、外部に委託することができる。

（更新作業）

第５ 更新作業は、甲及び乙が共同で行うものとし、双方が合意した日程及び方法で実施する。ただし、卒業生等から申し出があった場合は随時更新することができる。

２ 前項の更新作業については、外部に委託することができる。

（卒業生等データの利用）

第６ 卒業生等データは、甲及び乙が実施する事業に利用することができる。ただし、卒業生等から、甲、乙のどちらか一方、あるいは双方への個人情報の利用を停止する旨の申し出があった場合は、当該卒業生等のデータは利用することができない。

２ 前項の利用目的以外に利用する場合は、双方協議の上、利用する。

３ 甲及び乙は、データの利用記録を作成し、事業年度終了後３年間保存する。

（費用負担）

第７ 卒業生等データを管理及び更新のための費用については、原則として甲・乙双方で半額ずつを負担する。

２ 卒業生等データを利用するための費用については、原則として利用する側が全額を負担するものとし、共同で事業等を実施するために利用する場合は、双方協議の上、負担額を決定する。

３ 前2 項に依りがたい場合は、双方協議の上、負担額を決定する。

（責任の所在）

第８ 卒業生等データの管理については、原則として、甲及び乙が共同で責任を負うものとする。

２ 卒業生データの利用については、原則として、利用する側が責任を負うものとする。ただし、共同で事業等を行う場合及び一方が他方に事業等の実施を依頼した場合については、双方で責任を負うものとする。

（覚書の有効期限）

第９ 本覚書の有効期限は、本覚書締結日から平成２１年３月３１日までとする。ただし、有効期限末日までに甲・乙の何れからも解除の申し出がない場合は、本覚書は同一の条件をもってさらに１年間継続するものとし、以後も同様とする。

（その他）

第 10 この覚書に定めのない事項又はこの覚書に疑義が生じたときは、甲・乙双方で協議の上、これを解決するものとする。

この覚書の成立を証するため本書を２通作成し、甲・乙記名捺印の上、各１通を保持する。

平成２０年７月１６日 平成２０年７月１６日

甲 xx体育大学同窓会々長 乙 国立大学法人xx体育大学長

x x x x x x x 郎