G20 新潟農業大臣会合に係る広報等関連業務委託

G20 新潟農業大臣会合に係る広報等関連業務委託

仕様書

G20 新潟農業大臣会合開催推進協議会 事務局

１ 業務名

G20 新潟農業大臣会合に係る広報等関連業務

２ 契約期間

契約締結の日から 2019 年７月 31 日まで

３ 業務の目的

G20 新潟農業大臣会合の開催にあたり、G20 新潟農業大臣会合開催推進協議会（以下、

「推進協議会」という。）が行う以下の広報等関連業務を支援することを目的とする。

○会合成功のために行う業務

・県民及び市民向け

「会合開催及び交通規制等の周知（開催周知）」

「県民及び市民の参画機会の創出及び国際理解の向上（機運醸成）」

・会 合 関 係 者 向 け

「農業や食、文化といった新潟の魅力を広く発信（ 魅力発信）」

「新潟の魅力を実感いただき、おもてなしの気持ちを伝える（歓迎）」

○会合開催結果を国内外に広く発信するために行う業務

「新潟県及び新潟市の国際会議開催都市としてのポテンシャル発信（国際会議開催誘致）」

４ 委託業務の範囲

以下「５ 広報等関連業務計画の策定」、「６ 広報業務」、「７ 関連業務」、「８ 自由提案」の内容を基本とするが、仕様書に記載のない事項で疑義が生じた場合は推進協議会と調整のうえ委託業務を遂行すること。

なお、実施にあたっては、「G20 新潟農業大臣会合に係る広報等関連業務受託者選定プロポーザル実施要領」の目的に記載された「開催地にとって、会合開催により期待される効果」を十分に踏まえたうえで、次の共通留意事項に配慮するとともに、各業務の連続性に留意し、統一感のとれたものとすること。

【共通留意事項】

G20 新潟農業大臣会合の開催周知と機運醸成を図る工夫があること新潟の農業や食、文化への理解を促進する工夫があること

新潟の魅力発信をする工夫があること

５ 広報等関連業務計画の策定

（１）内容

・広報等関連業務に係る業務計画を策定すること。

（２）成果物

・業務計画書：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

（３）納期

・2018 年 10 月中旬

（４）留意事項

・「４ 委託業務の範囲」に記載された「共通留意事項」に沿った広報等関連業務展開方針及びツール構成、デザイン方針、業務体制、スケジュール等を明確にすること。

・開催周知期間（2019 年１月下旬から４月中旬まで）、歓迎期間（2019 年４月中旬から５月 13 日まで）、開催結果周知期間（2019 年５月 14 日から７月 31 日まで）を考慮した計画とすること。

・過去、本市で開催された国際会議（2016 年 G7 新潟農業大臣会合、2010 年 APEC 新潟食料安全保障担当大臣会合、2008 年 G8 労働大臣会合）を参考としつつ、独自性を発揮した効果的な提案とすること。

・「６ 広報業務」、「７ 関連業務」、「８ 自由提案」の項目を計画に盛り込み策定すること。

６ 広報業務

６－１ 屋外メディアによる広報

（１）目的

・県民及び市民に「開催周知」を図るとともに、会合関係者を「歓迎」するために行うことを主な目的とする。

（２）内容

・以下の内容に係る企画、制作、納品、設置及び撤去までの一切の業務を行うこと。

	内容	設置場所（例）
ア	バナー	新潟市中央区東大通（◆ ）、朱鷺メッセ周辺（◆）、 新潟駅東西連絡通路、新潟駅xx広場（◆） 等
イ	看板	新潟空港旅客ビル
ウ	懸垂幕	新潟市役所本庁舎（◆）、新潟駅前歓迎塔（◆ ） 等
エ	横断幕	新潟県庁、新潟市役所、朱鷺メッセ連絡通路（ ◆）、 新潟駅xxデッキ（◆）
オ	カウントダウンボード	新潟市役所本庁舎入口（ ◆）
カ	デジタルサイネージ	新潟駅構内 等

※ （◆）箇所は、必ず設置すること。

・県、市所有施設の規格等（参考）

内容	設置場所	設置可能期間（※）	規格等（単位：mm）
バナー	新潟駅東西連絡通路	2019 年１月下旬～５月 13 日	・Ｗ 1,500×Ｈ500、20 カ所 ・Ｗ900×Ｈ500、14 カ所
懸垂幕	新潟市役所本庁舎	2019 年４月上旬～５月 13 日	Ｗ900×Ｈ13,500、１カ所
	新潟駅前歓迎塔	2019 年１月下旬～５月 13 日	Ｗ1,200×Ｈ9,000、１カ所
横断幕	新潟県庁前	2019 年２月中旬～５月 13 日	Ｗ11,000×Ｈ900、１カ所
カウントダウ ンボード	新潟市役所本庁舎前	2019 年１月下旬～５月 13 日	Ｗ2,100×Ｈ4,000、１カ所

※ 現時点での予定となるため、推進協議会と協議により決定すること。

（３）設置期間

・開催周知期間：2019 年１月下旬から４月中旬まで

・歓 迎 期 間：2019 年４月中旬から５月 13 日まで

（４）成果物

・報告書：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

・制作物：電子データ（CD-R 等）

（５）留意事項

・予約状況や制作物の劣化状況等を考慮し、設置場所ごとに設置期間を検討すること。

・歓迎期間は、過去の国際会議を参考に、会合関係者が利用すると想定される公共交通機関及び移動ルートを考慮し、内容を検討すること。

・上記の内容のほか、より効果的な屋外メディアによる広報がある場合は、幅広く提案すること。

６－２ マスメディアによる広報

（１）目的

・県民及び市民に「開催周知」、「機運醸成」を図ることを主な目的とする。

（２）内容

・新聞、広告、テレビ、ラジオ等の各種マスメディア及び行政メディア（※）を活用し、「G20 新潟農業大臣会合」に向けた開催周知、機運醸成を図る広報について企画、制作及び実施すること。

・テレビ、ラジオ CM のナレーターの手配及び調整を行うこと。

※ 県及び市が所管する市報にいがたや SNS 等の各種媒体をいい、企画及び制作までを業務とする。

（３）実施期間

・開 催 x x 期 間：2019 年１月下旬から４月中旬まで

・歓 迎 期 間：2019 年４月中旬から５月 13 日まで

・開催 結果周知期 間：2019 年５月 14 日から７月 31 日まで

（４）成果物

・報告書：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

・制作物：完成品、電子データ（CD-R 等）

・使用した写真、イラスト等：電子データ（CD-R 等）

（５）留意事項

・特定のメディア、企業に偏ることのない、幅広い広報を実施すること。

・会合終了後に、県民及び市民に会合開催の協力に対する御礼と開催結果を伝えるとともに、継続した国際会議誘致の機運醸成につながる広報を実施すること。

６－３ 広報物の企画、制作及び配送

（１）目的

・県民及び市民に「開催周知」、「機運醸成」を図ることを主な目的とする。

（２）内容

・別紙１の内容に係る企画、制作、封かん、宛名ラベル貼り及び配送までの一切の業務を行うこと。

（３）成果物

・制作物：完成品、電子データ（CD-R 等）

・使用した写真、イラスト等：電子データ（CD-R 等）

（４）留意事項

・広報物の配送は、同一送付先ごとに可能な限りまとめて送付すること。

・配送の際は、推進協議会と協議により作成した送付状を同封すること。

・上記の内容のほか、より効果的な広報物がある場合は、幅広く提案すること。

６－４ WEB サイト等作成・運用

（１）目的

・県民及び市民に「開催周知」、「機運醸成」を図るとともに、会合関係者に「魅力発信」を行うことを主な目的とする。

（２）内容

①WEB サイト作成

・サイトの全体構成及びデザインの作成

・テンプレートの作成

・サーバーの手配・管理

・新規ドメインの取得

・バックアップ

・保守運用管理（平日９時から 17 時に速やかに対応できること）

・WEB サイトマニュアルの作成（CMS 等の更新操作方法）

②コンテンツの企画、作成

・WEB サイトに掲載するコンテンツを企画、提案及び作成すること。

・掲載するコンテンツは、別紙２「WEB サイト掲載コンテンツイメージ」参照。

③効果測定及び検索エンジン最適化（SEO）対策

・アクセス履歴の追跡調査及び分析等を行うこと。

・検索エンジン最適化（SEO）対策を行うこと。

・定期的に調査・分析結果を報告するものとし、推進協議会と協議により、必要に応じて運営方法の見直しを行うこと。

（３）成果物

・開発ドキュメント（変更、追加、削除その他の履歴を記録すること）

：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

・ホームページ設計書（サイト構成図、基本仕様書、ファイル一覧等）

：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

・テスト結果報告書：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

・開発コンテンツ

・ドメイン名

・WEB サイトマニュアル（更新操作方法等）：紙媒体１ 部、電子データ（CD-R 等）

（４）納期

・2018 年 11 月上旬

（５）留意事項

・「新潟市公式ホームページ基本方針」を遵守し、高齢者や障がい者を含めた誰もが情報を簡単に入手できるよう、利用しやすさ、わかりやすさに配慮するとともに、スマートフォンへの対応も考慮した WEB サイトとすること。

・WEB サイトの更新は、推進協議会及び受託者双方で更新できるようにすること。

６－５ 新潟県内小・中学生向け広報

（１）目的

・新潟県内の小学生及び中学生に「機運醸成」を図ることを目的とする。

（２）内容

・新潟のxxを担う子どもたち（小学生及び中学生）の郷土愛を育むとともに、会合参加国の食や文化に興味を持つきっかけとなる広報を企画、制作及び実施すること。

（３）実施期間

・2019 年１月下旬から５月下旬まで

（４）成果物

・制作物：完成品、電子データ（CD-R 等）

・使用した写真、イラスト等：電子データ（CD-R 等）

・報告書：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

（５）留意事項

・新潟県内の小学生及び中学生に、可能な限り幅広い広報を行うこと。

６－６ 外国人向けメディア等を活用した幅広い広報

（１）目的

・主に会合参加国に向けた「魅力発信」及び「国際会議開催誘致」を行うことを目的とする。

（２）内容

・主に会合参加国に向けて、新潟の農業や食、文化といった新潟の魅力及び国際会議開催都市としてのポテンシャルを広く発信するための広報について企画、制作及び実施すること。

【提案例】

外国人向けマスメディアを活用し、主に会合参加国に向けた情報発信を行う。 2019 年に他都市で開催される G20 サミット及び関係閣僚会合において、会合関係者に G20 新潟農業大臣会合開催結果等が記載された英語版パンフレットを配布する。

（３）実施期間

・2019 年１月下旬から７月 31 日まで

（４）成果物

・制作物：完成品、電子データ（CD-R 等）

・使用した写真、イラスト等：電子データ（CD-R 等）

・報告書：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

（５）留意事項

・今後、本市で開催される国際会議等で訪れる外国人関係者に向けて、継続した情報発信ができる内容を盛り込むこと。

・会合参加国記者向けプレスツアーは、別途実施を予定しているため、提案は行わないこと。

・広報におけるターゲットや効果を明確にすること。

６－７ 歓迎プログラムの開催

（１）目的

・会合関係者を「歓迎」するために行うことを目的とする。

（２）内容

・新潟に到着した各国・機関代表団を歓迎するための出迎えを行う歓迎プログラムを企画、制作及び実施すること。

・歓迎プログラムに係る関係各所との調整・手配、従事者の対応マニュアル作成を受託者において行うこと。

（３）開催日時

・2019 年５月 10 日（金）、11 日（土）、12 日（日）時間未定

※ 新潟駅及び新潟空港を想定し、推進協議会と協議により決定すること。

（４）成果物

・報告書：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

（５）留意事項

・各国、機関代表団は、30 団体を想定して計画すること。

・「2016 年 G7 新潟農業大臣会合」、「2010 年 APEC 新潟食料安全保障担当大臣会合」、「2008年 G8 労働大臣会合」で実施された歓迎行事を基本に提案すること。

・新潟に到着した代表団を花束の贈呈等で迎え入れる歓迎プログラムとすること。

・歓迎時には、当該国及び日本国の手旗で迎え入れることとし、相当数の手旗を用意すること。

・推進協議会が従事者を配置する必要がある場合は、必要な従事者数について推進協議会と協議により決定すること。

６－８ G20 新潟農業大臣会合記録誌の作成

（１）目的

・県民及び市民等に「会合開催結果を周知する」とともに、継続した「国際会議開催誘致」に活用することを主な目的とする。

（２）内容

・県民及び市民等に会合の様子や地元の取組を周知するとともに、今後、県及び市が

継続した同規模の国際会議等の誘致に取り組んでいく際に活用する記録誌発行に係る校正、印刷及び発送までの一切の業務を行うこと。

（３）規格等

・寸法：A4

・頁数：200 頁以上（概要編 100 頁以上、資料編 100 頁以上）

・印刷：表紙 4C×4C

概要編 4C×4C、100 頁以上、写真カラー ４点程度／頁

資料編 1C×1C、100 頁以上、写真モノクロ 0.5 点程度／頁

・用紙：表紙 コート 菊判 93.5kg本文 マットコート 菊判 62.5kg

・製本：無線綴じ製本、表紙 PP 加工あり

（４）記録誌の構成

・概要編（カラー）と資料編（モノクロ） の２部構成とし、詳細は、推進協議会と協議により決定すること。

（５）成果物

・制作物：記録誌 700 部以上、電子データ（CD-R 等）

・使用した写真、イラスト等：電子データ（CD-R 等）

（６）納期及び納品場所等

・納期：2019 年７月 31 日

・納品場所：400 部以上を納期までに推進協議会が指定する場所へ発送すること。その他は、推進協議会が指定する場所に納品すること。

（７）留意事項

・「2016 年 G7 新潟農業大臣会合」、「2010 年 APEC 新潟食料安全保障担当大臣会合」、

「2008 年 G8 労働大臣会合」の各記録誌を参考とすること。

・原稿（文章）は、推進協議会が提供する。

・G20 新潟農業大臣会合に関連する情報のクリッピング業務を行い、記録誌に盛り込むこと。（新潟県内の TV、新聞、雑誌、WEB 等の主要メディアとする。）

・配送の際は、推進協議会と協議により作成した送付状を同封すること。

・記録誌に掲載する写真については、推進協議会から提供するものに加え、受託者が本業務を実施するうえで撮影した写真を掲載すること。

７ 関連業務（会場展示計画の策定支援）

（１）目的

・G20 新潟農業大臣会合関係者を「歓迎」するとともに、新潟の農業や食、文化等の

「魅力発信」を行うことを目的とする。

（２）内容

・下記①から⑤までの条件を満たす「会場展示構成表（成果物）」【推進協議会指定様式：別紙３】を作成すること。

①規格

・推進協議会が指定した位置における展示物の展示様式（パネル展示・ブース設置

等）、展示スペースの概ねのサイズ（縦×横：mm 表示） を記載すること。

・パネルは大型パネルを除き、原則 A1 サイズとする。

②テーマ

・会合関係者に対して、新潟の魅力を発信するため、展示場所別に効果的なテーマを提案すること。

③イメージ・具体例

・テーマから導き出される展示内容の詳細なイメージ及び具体例を提案すること。

④提案趣旨

・展示場所別にイメージ・具体例を提案した趣旨及び狙いを記載すること。

⑤ターゲット

・展示場所別にアピール対象者（ターゲット）を記載すること。

・「会場展示構成表」記載以外の場所にて提案を行う場合は、「自由提案書」（任意様式）を提出すること。

※ 契約締結後において、推進協議会と協議により決定した内容をもとに、推進協議会が指定する展示場所にて「会場展示構成表（成果物）」を作成し、成果物として提出することまでを業務とする。（実際の展示物等の制作・運営・撤去は含まない。）

（３）納期

・2018 年 10 月下旬

（４）成果物

・会場展示構成表（成果物）：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

・その他提案に関する資料【任意様式】：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

・会場展示位置図【任意書式】：紙媒体１部、電子データ（CD-R 等）

※ 朱鷺メッセの平面図に、展示位置を図示するとともに、展示位置周辺の写真を挿入すること。

（５）留意事項

・「2016 年 G7 新潟農業大臣会合」、「2010 年 APEC 新潟食料安全保障担当大臣会合」、

「2008 年 G8 労働大臣会合」の会場展示を参考とすること。

・展示位置は推進協議会との協議により決定するものとし、増減等の可能性があることに留意すること。

・花・草・木による装飾（以下、「装花」という。） については、別途委託を予定しているため、提案は行わないこと。ただし、会場展示構成表（成果物）提出にあたっては、装花等との全体的な調和を取るため、推進協議会と協議すること。

８ 自由提案

（１）内容

・上記項目以外の効率的かつ効果的な広報等関連業務を企画、制作及び実施すること。

【提案例】

新潟、農業又は食に関係した発信力のある者を起用し、県民及び市民参加型の会合開催記念イベントを開催する。

企業とコラボし、会合に関連する商品開発やプロモーションを実施する。

農業や食、文化、国際会議開催都市といった新潟の魅力を発信する動画を作成し、インターネットで発信するとともに、動画 DVD を会合関係者に配布する。

（２）留意事項

・過去に本市で開催された国際会議で行われた広報業務・イベント等にとらわれず、独自性を発揮した効果的な提案とすること。

・「３ 業務の目的」を踏まえたうえで、自由提案における目的やターゲット、効果を明確にすること。

・具体性のある実現可能な提案とすること。

・推進協議会が従事者を配置する必要がある場合は、必要な従事者数について推進協議会と協議を行った上、従事者の対応マニュアルの作成及び推進協議会が実施する説明会等での説明（最大２回を想定）を行うこと。

９ 共通留意事項

（１）推進協議会は、業務実施過程において本仕様書記載の内容に変更の必要が生じた場合、必要に応じて双方合意の上変更することができるものとする。

（２）受託者は、業務実施過程で疑義が生じた場合は、速やかに推進協議会に報告・協議を行うこと。

（３）本業務において、本仕様書に記載のない事項、又は疑義が生じた場合は、その都度推進協議会と協議すること。

（４）業務実施に当たっては、業務に精通し、全体の掌握・監督を行う責任者を配置するとともに、推進協議会と逐次協議を行い、委託業務を進めること。

（５）委託業務の全部を一括して再委託することは認めない。また、委託業務の一部を再委託しようとする場合は、再委託先を新潟市内に本店、支店、または営業所があり、かつ、新潟市入札参加資格者名簿（2018 年６月）に登録されている者とすることに努めるとともに、以下の点を明確にして、あらかじめ推進協議会の承諾を得ること。ア 再委託する業務の範囲

イ 再委託する合理性及び必要性ウ 再委託先の業務履行能力

エ 再委託業務の運営管理方法

（６）受託者が本仕様書に違反して回復の見込みがないとき、又は業務を完了する見込みがないときは、推進協議会は契約を解除して損害の賠償を請求することができる。

（７）本業務の実施にあたっては、「６－８ G20 新潟農業大臣会合記録誌の作成」に掲載

することを想定し、記録用の写真を積極的に撮影すること。

（８）本業務の校正は、回数の制限を設けずに実施し、推進協議会と協議により業務を進めること。

（９）著作xx

ア 成果品及び構成素材に含まれる第三者の著作権、商標権、その他の権利についての交渉・処理は、受託者が納品前に調査・処理を行うものとし、当該費用も見積額及び契約額に含むこと。

イ 本業務に関する著作権（作成過程で作られた素材等の著作権も含む。）及びその他の権利は、すべて推進協議会に帰属するものとし、今後、作成物を利用・複製する際に、団体・個人の同意や同意に伴う金銭の支払いが発生しないようにすること。

ウ 推進協議会と受託者が協議の上、欠かすことのできないと認めた構成素材のうち、当該著作権を推進協議会に帰属させることが困難なものについては、上記ア及びイに記載の限りではない。

別紙１

■広報物の内容等

	内容	規格	数量	納期	配送先等
ア	（仮称）みんなのプロ ジェクト応援助成事業募集チラシ	カラー、A4 両面	5,000 部以上	2018 年 10 月中旬	県内公共施設、関係団体等合計 190 件以上（※１）
イ	パンフレット	カラー、A4×4P	25,000 部以上	2018 年 11 月下旬	県内公共施設、商業施設、中央区自治会等合計 900 件以上（※２）
ウ	ポスター	カラー、B2	3,000 部以上	2018 年 11 月下旬
エ	のぼり	カラー、Ｗ450mm×Ｈ1,800mm	150 枚以上（のぼり棒 80 本 含む）	2018 年 11 月下旬	推進協議会が別途指定する場所に納品するまでを業務とする。
オ	展示用パネル	カラー、B1、アルミフレーム付	４種類×２セット以上	2018 年 11 月下旬
カ	記 者 会 見 用 バ ッ ク ボード	カラー、Ｗ2,100mm×Ｈ4,000mm	１基以上	2018 年 11 月下旬
キ	交通規制案内チラシ	カラー、A4 片面	7,000 部以上	2019 年３月下旬	新潟市中央区自治会 合計 500 件以上 （※３）
ク	封筒	封筒の規格、数量等は、上記配送予定広報物や記録誌、配送先を考慮して提案し、推進協議会と協議により決定すること。		①2018 年 11 月下旬 ②2019 年３月下旬

※１ 配送先は、推進協議会と協議により決定すること。なお、内 120 件程度は推進協議会が配送するものとし、宛名ラベル貼りまでを業務とする。

※２ 配送先は、推進協議会と協議により決定すること。なお、内 140 件程度は推進協議会が配送するものとし、宛名ラベル貼りまでを業務とする。

※３ 配送先は、推進協議会が別途指示する。可能な限り、上記イ・ウを同封し、まとめて送付すること。

別紙２

・大使、行使視察

・本国関係者視察

・大使館員視察

・その他

視察等情報

・新着情報

・お知らせ

・イベント情報

・カウントダウン 等

・G20 農業大臣会合の概要

・G20 の概要

・G20 関連会合開催会場の紹介

・G20 農業大臣会合のロゴマーク

■WEB サイト掲載コンテンツイメージ（参考）

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・推進協議会の概要

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誘致活動のxxx

・誘致活動のxxx

リンク集

・関連機関、事業へのリンク

サイト内検索

・サイト内検索（Google 検索）

その他

・多言語対応（Google 翻訳）

別紙 ３

ッ

Ｇ２０新潟農業大臣会合_会場展示構成表 （成 果 物）

場所 ※２

会場使用想定等 ※２

平面図番号 ※３

規格

内容 (テーマ)

イメージ及び具体的展示例

提案趣旨・狙い

ターゲット

備考

参加国代表

参加国代表団

プレス ・農水省

新潟関係者

一般

朱鷺メ セ

１ Ｆ

ウェーブマーケット

２ Ｆ

アトリウム

エスプラナード

ホワイエ （スノーホール前）

スノーホール

ホワイエ （中会議室前）

３ Ｆ

小会議室

ホワイエ （中会議室前）

４ Ｆ

ホワイエ （マリンホール前）

※１：行が不足する際は適宜追加してください。

※２：場所・会場使用想定等は、契約締結後、推進協議会から指示します。

※３：平面図番号は、受託者が作成した会場展示位置図に記載の位置番号を記載すること（付番方法は任意）