近年、COVID-19 パンデミックにより、変動性が高く、不確実で複雑、さらには曖昧さを含んだ現 代社会の弱点が露呈し、今までにないスピードで、社会が変化する 今、環境や人間の安全保障等、地球規模の問題にアジア全体で取り組むことが国際社会で求められている。また、社会課題解決 に取り組むアクターが多様化し、慈善団体や政府だけではなく、社会起業家を筆頭にビジネスの 分野におけるフィランソロピー活動も活発化しており、今後企業や政府を巻き込んだ新たな戦略 作りは必須である。

仕 様 書

1. 件名

「アジア財団会議（仮称）」の開催に係る企画・運営等の業務委託

2. 目的

日本財団（以下、財団）では、60 年にわたり、ハンセン病制圧、障害者支援、海洋問題、貧困削減、ミャンマーxxなど、多様な社会課題解決に向けた取り組みを行ってきた。今年、創立 60 周年を記念し、「アジア財団会議(Asia Philanthropy Congress)」を立ち上げ、国内外の幅広いネットワークを活用して、社会的課題の解決に向けて、セクターを超えた協働を模索するプラットフォームを構築する。

近年、COVID-19 パンデミックにより、変動性が高く、不確実で複雑、さらには曖昧さを含んだ現 代社会の弱点が露呈し、今までにないスピードで、社会が変化する今、環境や人間の安全保障等、地球規模の問題にアジア全体で取り組むことが国際社会で求められている。また、社会課題解決 に取り組むアクターが多様化し、慈善団体や政府だけではなく、社会起業家を筆頭にビジネスの 分野におけるフィランソロピー活動も活発化しており、今後企業や政府を巻き込んだ新たな戦略 作りは必須である。

「アジアにおける社会課題のアジェンダ・セッティングの場」として、アジア各国のフィランソロピストや財団が対話を行うために開催する。

3. 業務委託期間

2022 年 4 月初旬（所定の手続き完了後）～2023 年 3 月 31 日

4. 本会議の実施概要

会合名：アジア財団会議(仮称)主催：日本財団

協賛：現時点での想定なし

日時：2022 年 11 月 18 日(金)～19 日(土)

場所：ホテルニューオータニ東京（xxxxxx区紀尾井町 4‐1）

（１）懇親会

11 月 18 日(金) 18:30~20:30 AZALEA

（２）アジア財団会議

- 11 月 19 日(土) 9:00~17:00 鶴西の間(メイン会場) ※押さえ 6:00~19:00

- 11 月 19 日(土) 9:00~17:00 edoROOM(事務局) ※押さえ 6:00~19:00

- 11 月 19 日(土) 9:00~17:00 桜の間(VIP 控室) ※押さえ 6:00~19:00

※図１～５参照

参加者：（１）懇親会 約 20 名、（２）会議 約 200 名（予定）参加費：無料（予定）

スケジュール（予定）：

- 11 月 18 日(金)招待者到着

1830-2030 懇親会（飲食伴う）

- 11 月 19 日(土)

0930-0940 開会挨拶

0940-1020 基調講演 日本財団会長 xxxx

ポスト COVID 時代のアジアのフィランソロピー

1020-1030 コーヒーブレイク

1030-1200 パネルディスカッション 1

1200-1330 昼食 ※招待者は財団負担、一般参加者は各自

1330-1500 パネルディスカッション 2

1500-1515 コーヒーブレイク

1515-1645 パネルディスカッション 3

1645-1700 クロージング

1700- 同時開催の日本財団主催の催し True Colors Concert

（障がい者アーティストによるパフォーマンス）参加 （別会場）

- 11 月 20(日)

エクスカーション及び招待者出発

5. 一般事項

本仕様書の内容に疑義を生じた場合は、担当職員と協議しその指示に従うこと。

履行に先立ち、契約会社担当者は、担当職員と打合せを行い、各作業従事者に対し事前点検を行わせ、契約内容を円滑かつ確実に履行すること。

履行にあたり、知り得た情報を関係者以外の者に漏えいしないこと。

業務委託期間終了後、担当職員の検証を受け、検証合格をもって履行完了とすること。

本仕様書に記述のある事項以外の提案を受け付けるが、当該提案事項については仕様書以外の提案事項であることを提出する提案書及び積算根拠に明示すること。

6. 再委託承諾申請書の提出

受託業者は、業務の一部を第三者に委任し、又は請け負わせようとするとき（以下「再委託」という。）は、再委託承諾申請書（別紙様式）を財団に提出し、承諾を得ること。

ただし、本仕様書において指定しているもの及び軽微な業務を再委託する場合は、この限りでない。

7. 体制

(1) 統括責任者

受託業者は準備期間から会議開催中、精算完了までの間、管理・運営業務の全体を統括し、財団担当者との日常的な連絡窓口となる責任者を 1 名選任し、業務に当たらせる。

統括責任者は、全世界の複数国の参加者からなる国際会議及び参加者 100～300 名程度（うち半分程度の参加者は外国人）で英語を使用言語とする国際フォーラムの管理・運営業務（アジェンダブック等の編集・作成を含む。）を担当した実績及び政府高官レベルの対応経験が、過去５年間において複数回ある者から選任すること。

統括責任者は本会議開催中、会場内に常駐し、運営に関わる諸般の事項について財団担当者と緊密に連携し、円滑な運営に注力する。

(2) 担当責任者

受託業者は、再委託先も含めたチームを組成し、必要に応じて全体企画・進行、会場案内、設備・設営などのセクションごとに 1 名の担当責任者を配置する。

準備期間及び会議期間において、主に会議参加者との連絡・調整や、統括責任者の業務を補佐する。

英語を使用言語とする国際フォーラムに係るメール、電話での連絡・調整を担当した実績がある者から選任すること。

総括責任者を補助し、担当職員及び各国会議参加者との連絡調整や照会対応を行うこと。

(3) その他

現場指揮・監督・管理体制を明確にし、本会議の円滑な運営・進行を確保すること。

責任担当名を明記した指揮系統図等が記載された、運営を円滑に行うためのマニュアルを作成すること。

8. 受託業者が行う業務

(1) 定期的な打合せの開催・出席

運営に関する定期的な打合せ（1〜２週間に 1 回を目安、会議直前での開催頻度は高まる事を想定）を開催し、全体の進捗確認および課題の共有、対応方針に関する協議を行なう。

受託業者は毎回の打合せ後に決定事項と次回打合せまでの対応事項および期限を記載した打合せメモを財団に速やかに提出する。

全体スケジュール管理を行い、定期的に進捗状況の報告を行う。

(2) 本会議運営全般

一般来場者、招待者、登壇者、報道関係者、他関係者別に受付ならびにクロークを設置する。受付に混乱を招かないように十分配慮する。受付とクローク運営等の一切の業務は原則として受託業者が行なう。

障害をお持ちの方等でも支障なく参加できるよう、合理的配慮に基づいた導線設計、情報保障を行なう。なお、合理的配慮については財団担当者と十分に協議した上で、その水準を決定する。当日、xxが必要な出席者がいることを想定し、適宜対応する。

事前の参加登録状況や特別な配慮を必要とする方を考慮し、各会場における座席配置割を検討し、会場図面を作成する。

会場運営および設営にあたっては、ホテルニューオータニ東京の担当者と十分に協議・調整を行なって実施する。

担当職員の指示に従い、会議運営を補助すること。

担当職員の指示に従い、ロジ関係の打合せ、リハーサルを行うこと。

(3) 各種プログラムの準備・運営

以下のプログラムに関して、受託業者は準備・運営を行なう。なお、特別な記載がない限り、プログラム運営に伴う会場案内、進行管理（台本作成含む）、音響操作、照明操作、設営、備品設置、消耗品購入、控室運営等の一切の業務は受託業者が行なう。運営当日における財団の役割は本会議運営の諸事項に係る意思決定を主とする。

i) 基調講演、パネルディスカッション

企画は財団が中心となって審議され、決定される。

登壇依頼交渉は財団が中心となり、登壇者との各種交渉・調整、進行の検討、タイトル・概要などの検討を行なう。受託業者はその補助を行う。

(4) 設営

各会場は次の要件を全て満たすように設営すること。なお、数量を提示している部分は、全て仮想固定値を記入しており、概ねの数量を記載している。実際の数量は、参加人数の増減に応じ担当職員から指示することとし、実費精算とする。

また、会場のサイズ・会議内容等を勘案し、会議2 ヶ月前を目途に各会場レイアウト案を作成し、担当職員に提出すること。また、当日は各会場前に英語表記にて案内表示をすること。

当財団職員（10 名前後）が館内において連絡用に使用する特定小電力トランシーバー（若しくはインカム）を人数分準備すること。

i) 懇親会会場

● 期間：11 月 18 日(金) 18:30~20:30

● 部屋数：1 室 ( AZALEA)

● 収容人数：20 名以上（着席方式）

● 備品等として以下の物を用意すること。

● 無線 LAN 設備

● メモ・ペン等適宜

● その他必要な備品

ii） 事務室

● 期間：11 月 19 日(土) 6:00~19:00

● 部屋数：1 室 (edoROOM)

● 収容人数：10 名以上（着席方式）

● 事務室には備品等として以下の物を用意すること。（プリンター及びコピーは、機能を有すれば複合機でも問題ない）

● 無線 LAN 設備

● プリンター1 台（カラー対応、Ａ４対応、両面プリント可）

● コピー機 1 台（モノクロ、両面コピー対応可、スキャナー機能付き、最大Ａ３まで対応、連続複写速度５５枚/分ソーター付、ステープラー付）

● ホワイトボード 1 枚

● 折りたたみパイプいす 10 脚

● メモ・ペン等適宜

● その他必要な備品

iii）VIP 控室

● 期間：11 月 19 日(土) 9:00~17:00

● 部屋数： 1 室(桜の間)

● 収容人数：1 室 12 名以上（着席方式）

● 備品等として以下の物を用意すること。

● メモ・ペン等適宜

● 無線 LAN 設備

● 携帯電話充電器

● その他必要な備品

iv）メイン会場

● 期間：11 月 19 日(土) 6:00~19:00

● 部屋数：1 室(鶴西の間)

● 財団が別途手配する部屋及び設備等を使用することとし、以下に掲げる項目を追加使用できるようにすること会議名等を記載した吊り看板(下記で指示)を設置すること。吊り看板は集合写真撮影時、写真に収まる位置に移動させること。会場の仕様によっては、会議名等をスクリーンに投影することで代えてもよい。

● 無線 LAN 設定 1 式

● 吊り看板(会議名及び参加機関のロゴマークあるいは会議のロゴマークを記した看板、デザインは提供) 2 種を各 1 枚

● その他必要な備品

● 会場前に、受付業務(名札、プログラム等の受け渡し等)を行うスペースを設置すること。

● 登壇者のスライド投影と、登壇者が話している様子、手話xxを行っている手話通訳者をカメラで撮影し、投影すること

v）会議室(VIP 個別面談等用) 2 部屋

● 期間：11 月 19 日(土) 9:00~17:00

● 部屋数： 2 室(xの間、LAPIS2) ※部屋は変更の可能性あり

● 収容人数：30 名規模 1 室、10 名規模 1 室（着席方式）

● 備品等として以下の物を用意すること。

● メモ・ペン等適宜

● 無線 LAN 設備

● 携帯電話充電器

● その他必要な備品

※i〜v の部屋の室料、i の部屋で発生する飲食費に関しては財団が契約・支払いを行うが、会場設営・運営に関するホテルとのコミュニケーションは受託業者が行うこと。

・会議は基本的にホテルの備品を使用し、ホテルに用意がないものについては別途、用意すること。備品手配に伴う諸費用の支払いは受託業者が行うこと。

・ホテル関係経費の区分けについては「表２：ホテル関係経費について」参考

(5) 会議進行管理

● 会議開催にあたり、担当職員と協議の上、進行台本を作成すること。

● 会議開催中は作成した進行台本に基づき、円滑に進行管理すること。

● 会議の司会進行役のスタッフを 1 名確保し、会議を英語で進行すること（日英バイリンガルが望ましい）。また司会は会議開始前に出席者に会場の注意事項、トイレの場所案内、通訳機の使用方法等、必要な情報を説明すること。

● 会議中は会場内でマイク係を必要人数用意すること。

(6) 照明、音響機材オペレーター

● 会議開催中は作成した進行台本に基づき、照明、音響機材の調整を行うこと。

● 当財団が用意した映像や機材については事前にリハーサルを行い、当日、画質や音質に問題がでないよう留意すること。

● 会議中の音楽のパフォーマンスに必要な技術調整を行うこと。

● 会議中に使用するスクリーンの調整を行うこと。

● ホテルと協議の上、足りない機材については手配すること。

(7) オンライン配信

● オンラインでも参加できるよう、オンライン配信の設営に対応すること。

● 上記対応に係る機材や配線、回線関係費を見積もりに含めること。

(8) 会議タイトル看板作成

当財団の提出するタイトル案に基づき看板を作成し、会場に必要なサイズ・個数で用意すること。

(9) 受付業務等

● 受付済の入場者に対して配布資料、通訳機、各種ノベルティ（制作する場合）等の受け渡しを行うこと。

● 特別な対応が必要な VIP（最大 20 名）については担当職員の指示に基づき対応すること。

(10) 通訳手配

i)．同時通訳者手配及び同時通訳の実施

● 同時通訳者は、同時通訳の能力を有し、国際会議の経験が豊富であること（Ａクラス）

● 同時通訳者はそれぞれ２人以上 4 名以下のローテーションで業務を行うこと。

● 履行に先立ち、同時通訳者は別途指示する日時において担当職員と打合せを行う。

● 前日及び当日の資料差し替えが発生した場合、通訳者へ変更点に関する伝達を行うこと。

● 手配事項

○ 使用言語：日－英、日ー日本手話もしくは国際手話

○ 日時：11/18 (金) 18:30~20:30、11/19(土) 9:00~17:00

ii)．同時通訳ブースの設置

上記同時通訳者のためのブースを設置すること

iii)通訳機の手配

通訳機（200 個）を出席者の席に用意し、使い方の簡単なマニュアル（英語版）を準備する。

(11) 災害対応及び急病人の対応

● 緊急時のマニュアルを作成し、当財団に事前に説明、提出すること

● 緊急時の対応について対応すると共に、災害緊急等に適切な避難誘導を行うこと。

● 常時急病人への対応を行うこと。

(12) 会場セキュリティの確保

● 会議及びレセプション中はxx向けのセキュリティを確保すること

● 以下の招聘者については、担当職員の指示に従い、セキュリティ対策（ゲート設置等）を行うこと。

○ 総理大臣

○ 厚生労働大臣 等 ※総理、大臣級の参加者は 2 名の想定で対応すること。

(13) 撮影、録音

● 記録のため、会場内や各プログラムの様子の写真・動画撮影を適宜行う。

● 記録は、電子媒体に保存し、提出すること。

● 録音：会議中の内容は全てレコーダーに記録し、当財団に提出すること。

(14) 招聘者・参加者対応

会議の招聘者に対しては以下の対応を行うこと。

i) 会議参加に係る出席管理

● 登壇依頼交渉・招聘は財団が中心となって行い、受託業者はその補助を必要に応じて行う

● 会議招聘者に下記招聘者情報に係る情報を提供し、返信の集計、出席管理を行うこと。必要に応じて、内容確認、催促等を行うこと。封入作業は当財団封筒を使用すること。

● ビザが必要な場合は、余裕のあるスケジュールを作成し、手配もしくは申請に必要なサポートを行うこと。

● 会議当日の一般参加者についても出席管理すること。

● 会議中の参加者からの問い合わせに対応すること。その際、不明点については遅滞なく、担当職員に照会の上、対応すること。

ii) 資料管理

● 各提出情報のサンプルは担当職員から提供する。

● 送付及び回収する情報は下記のとおり（招聘者によって異なる場合がある）

○ 招待状

○ プレゼン資料

○ レジストレーションフォーム

● 各資料、フォームは必要に応じて英語版を作成すること。

● 招待状には、会場のフロアマップ、会場周辺の案内・地図、主催者概要等の情報も含めること。

● 招聘者の食事制限、特別な配慮（xx等）に関しては事前に確認すること。

● アライバルキットを制作し、招聘者到着時に手渡すこと。

iii) データ管理

● 招聘者の情報収集は、情報登録システムを利用するなど合理的な方が望ましい。

● 回収したレジストレーションフォーム等に基づき、招聘者の往路・復路の便名、到着時間、宿泊スケジュール表、招聘者の食事制限等のリストを作成すること。変更が生じた際

は、速やかに担当職員まで連絡すること。

● データの管理に当たっては、パスワード等により個人情報を適切に管理すること。

iv) 旅程管理・事務連絡（国内外約 20 名を予定）

● 航空券手配：原則エコノミークラスだが必要に応じてビジネスクラス、１回変更可のもの

● ホテル：ホテルニューオータニ東京指定 （11/18 イン 11/20 アウト）

○ VIP 室（エグゼクティブハウス ZEN）：10 室

○ スタンダードルーム：10 室

※客室の単価についてはホテルニューオータニ東京と財団で合意済みのレートを用いること。具体的単価については後日提示。

● 往復送迎（海外）：会議参加者が、会議会場であるホテルと空港の間を遅滞なく往復できるよう、ミートサービス、リムジンバス、チャーター大型バスを適宜手配すること。ホテルではエントランスあるいはその近辺の乗降可能な場所で参加者を乗降させること。また会議会場では、担当職員の指示に従い、移動が簡便な場所で乗降させること。

● 復路についてはリムジンバスチケットの配布なども対応すること。

● 19 日の True Colors Concert と 20 日のエクスカーションプログラムについては、必要に応じてチャーターバス等を手配すること。チャーターバスには添乗員やガイドは必ずしも必要としないが、乗降時には氏名及び人数を確認すること。人数によってそれが合理的と判断できる場合には、チャーターバスだけではなく、ワゴン車等を組み合わせてもかまわない。

● 海外保険：海外からの招聘者は海外保険加入の手配を行う

v) 招聘者への謝金（ドルもしくは円による銀行振り込みを想定）、海外旅行傷害保険代、現地交通費などの支払い業務

vi) 開催前、当日案内業

● 事前案内：参加手引きの作成

● 招聘者個別の情報アップデート、手引きメール送付

● アライバルキットの手配：会議パンフレット、地図、集合場所等の手引き資料の印刷配布

vii)ギフト

● 外国からの参加者に対し、日本文化に関するギフトを用意すること。各団体に対し、5000円程度のものをそれぞれ一つ、2000 円程度のものを２つ用意すること。

● 全参加者に対し、会議名の入ったボールペンを用意すること。

viii) エクスカーション、同伴者プログラム

● 旅行代金（交通費、宿泊費、飲食費用、入場料、ガイド費用等すべて含む）一人当たり 20

万円程度のエクスカーションを企画、実施する。（参加者最大 20 名）

● 1 泊 2 日程度、外国人VIP 向けを想定

● ツアーコンダクター、現地ガイドなど、すべて英語対応な人員を手配すること

ix) 開催後の対応

● 招聘者へお礼状送付

● 必要に応じて対象者への本会議後に資料送付

(15) 参加申込受付システム及び公式ホームページ、ソーシャルメディア対応

国際会議の招聘者に係るオンライン参加登録受付システム及びホームページを設定・運営する。

ⅰ)同システムには下記の機能を有するものとする。

● 参加者がインターネットを介して、参加にかかる連絡に使用することができること

● 情報漏えい対策がなされていること

● 問い合わせ対応（メールアカウントの新規作成と管理）、参加チケットの発行・送付を行う。運営に関する内容を返答する。事業内容等返答に財団の意見が必要とされるものに関しては、財団と協議の上返答する。

● 参加申込状況についての情報管理を行ない、申込状況の定期報告を財団担当者へ行う。

● 招聘者等一般参加者以外についても同サイトより申込可能とし、参加申込状況を把握できるようにする。

ⅱ)公式ホームページは以下の仕様とする。

● 使用言語は英語のみ

● PC 及びSP 対応

● サーバーおよびドメイン取得（jp.想定）

● デザイン作成（既存のホームページは無い） （5 月中旬にデザイン案や仕様書を提案）

● コンテンツとしては news（テキスト中心に月 1～2 回更新）, about（主催者である日本財団や会議開催の意図など） , topics （ 開催前のアジェンダ、開催後の報告等） , for participants（上記参加受付システム）, conference information（当日はペーパーレスになるため会議で投影する資料などを掲載）contact（お問合せフォーム）等を主とする。

● コンテンツに係る英文テキストについては当財団が支給する。会議のトピックに関するイメージ図の作成やイメージ写真を用意していただきたい。

ホームページのイメージ：xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xx/

xxxxx://xxxxxx-xxxxxx-xxx-0000.xxxx.xx.xx/

● 2023 年 1 月を目途にホームページの設計書、マニュアル一式を作成すること。これらは限られた第三者に開示する事がある。

● ユーザビリティ、アクセシビリティに配慮し、また日本財団のサイトガイドラインに基づいたシステムの構築

● スケジュール

4 月下旬 計画書（スケジュール、実施内容等）を書面で提出し、財団の承認を得る

5 月中旬 ホームページ デザイン・構築含む仕様書第一案を提案

7 月下旬 ホームページ公開

8 月下旬 参加申し込み開始

2023 年 1 月 ホームページ設計書・マニュアル一式の提出

ⅲ）ソーシャルメディア対応

・Facebook, Twitter, Instagram のアカウント管理、一次問い合わせ対応、内容については当財団から英文で支給。

(16) 食事等の提供

会議会場等において、下表にかかる食事・飲み物を提供すること。

	日時	人数、金額の目安（1 回あたり）
懇親会	11/18 夜	財団にて契約・支払い
会議昼食	11/19 昼	6,000 円 (ドリンク込)招聘者約 20 名
コーヒーブレーク（2 回）	11/19 昼	2,000 円 (リフレッシュメント込)約 200 名

● 参加者のアレルギー、xxxxxx、ハラール等の食事制限に係る要求に対応すること。また、食事提供の際、食事制限のある参加者がその場で『自分が食べられる料理か否か』を判断できるようすべてのメニューに英語で説明書きを付ける等して、混乱なく食事できるようにすること。

● メニュー(案)については事前に担当職員に提示し、担当者の了解を得ること。

● 各食事の単価については上記表の金額を目安額とすること。

● 持ち込んだ什器類には、必要に応じ、内装に相応しい装飾を施すこと。

● 懇親会会場及び来賓控え室において、給仕係を配置すること。

● VIP 控え室において、ウェルカムドリンクを提供すること。

● ケータリング業者は全体の効率化のため、ホテルニューオータニ東京に発注すること。

9. 配布物等関連

● 配布物には、財団が提供するロゴを使用する。デザインにあたっては、ロゴのイメージと沿ったものとし、財団と協議の上決定する。

● 配布物の封入封緘

● 配布物の作成、登壇者等からの略歴や顔写真の収集含む。

● 配布物の配布

● コングレスバックの作成、オリジナルボールペン・名札ケース等を想定しており、これらはコングレスバッグに入れる。

10. 成果物

パンフレット（広報誌）、参加申込集計、申込者事前案内、プログラム資料集、オリエンテーション紙、報告書（財団内記録用データ納品）、外部用会議録（データ納品）、アンケート集計、反省資料、運営マニュアル、写真データ、動画データ

11. 作業終了までの作業計画及びスケジュール管理

● 各作業の円滑な運営を行うこと。各作業について、手配期限に関わらず、会議当日までの人数変更及び参加者のスケジュール変更に伴う微調整は、開催当日まで対応し処理すること。

● 会議・レセプション、サイドイベント参加者へのメール連絡については、必ず担当職員を

cc に入れること。

12. メディア対応

● メディア対応については当財団広報を中心に行うが、当財団広報の指示を受けてメディア対応できるスタッフを数名確保し、当日発生しうる予測できないものについては当財団広報、会場のホテル関係者と連携をとって対応すること。

（対応例：メディア受付、メディア用腕章の準備、カメラ位置の指示作業等）

※メディア対応のスタッフについては終日確保する想定で見積ること。

13. 提案内容

提案書の作成にあたっては、以下の項目を必ず盛り込むこと。なお、本評価には担当部署以外の者も関与するため、専門用語等はわかりやすく記載すること。

ⅰ) 類似業務の経験/能力：

本業務に類似する業務の受注実績（主に直近 5 年間のもの）、感染症対策を講じて開催した本業務に類似する業務の受注実績を提示すること。

ⅱ) 業務執行体制/バックアップ体制：

本業務を円滑に遂行するための業務執行体制（再委託を行う場合は再委託先含む）、欠員・トラブル等におけるバックアップ体制を提示すること。

iii)関係法令：

本業務に関連しうる法令を明示の上、以下について提示すること。

・当該法令に関する研修実施の有無・頻度

・マニュアル・方針・規程等の存否

ⅳ) 業務責任者及び担当者の経験/能力：

責任者及び各担当者の類似業務実績（主に直近 2 年間のもの）、経歴、資格等を提示すること。

ⅴ) 業務方法：

本業務を円滑に遂行するための具体的な業務手法を提示すること。

ⅵ) 作業計画：

本業務を円滑に遂行するための実現可能なスケジュールを提示すること。

ⅶ) コストダウン：

適切な価格となるようコストダウンにつながる工夫を検討の上で提示すること。

14. 任意提案

ペーパーレス・環境配慮・コロナ対策・データ収集分析・参加者同士のコミュニケーション活性化を目的とし、参加者の事前登録や当日の資料閲覧のためアプリ導入の可能性を検討しており、対応可能な場合は任意で提案を行うことが出来る。既存のアプリやサービスを活用／改修するこ

とも可能。なお、アプリ導入が決定した場合には、別途契約を締結するものとし、本入札の応札価格にはアプリ関連費用は含めないものとする。アプリに関する提案を行う場合、以下のような機能を盛り込むこと。

● 参加者がインターネットを介して、参加にかかる連絡に使用することができること

● 情報漏えい対策がなされていること

● 問い合わせ対応（メールアカウントの新規作成と管理）、参加チケットの発行・送付を行う。運営に関する内容を返答する。事業内容等返答に財団の意見が必要とされるものに関しては、財団と協議の上返答する。

● 参加申込状況についての情報管理を行ない、申込状況の定期報告を財団担当者へ行う。

● 招聘者等一般参加者以外についても同サイトより申込可能とし、参加申込状況を把握できるようにする。

● 会場案内

● 施設および周辺情報確認

● 資料等閲覧

● 参加アンケート

● セッション中の投票・質問・コメント

● 参加者同士のチャット

● 音声認識による多言語翻訳

● その他、ペーパーレス・環境配慮・コロナ対策・データ収集分析・参加者同士のコミュニケーション活性化につながる機能

ⅱ)イベントアプリは以下の要素や機能を含んでいることが望ましいが、ペーパーレス・環境配慮・コロナ対策・データ収集分析・参加者同士のコミュニケーション活性化を目的とするものであれば以下に限定しない。

● 使用言語は英語のみだが、自動翻訳ができるものとする

● Android 及びiOS 対応

● コンテンツに係る英文テキストについては当財団が支給する。会議のトピックに関するイメージ図の作成やイメージ写真を用意していただきたい。

● 2023 年 1 月を目途にイベントアプリの設計書・マニュアル一式を作成すること。これらは限られた第三者に開示する事がある。

15. その他

● 使わなかった費用については後日精算する。

● 支払い条件：事後精算を基本とするが、財団によって認められた場合、一部費用の前払いは可能。

● 受託者は、本業務の実施にあたって、不明瞭な点や改善の必要性がある場合、又は、xxxの疑義が生じた場合は、財団と協議して定めることとする。

● 本仕様の委託者の選定においては、障害者雇用促進企業を優先して考慮する。

● 常用労働者数が４３．５名以上の企業については障害者法定雇用率（２．３％）の達成の有無を、常用労働者数が４３．５名未満の者については障害者雇用（障害者とは、障害者手帳を所持している方）の有無を企画書内に必ず記入すること。前者の場合は、「障害者雇用状況報告書」（直近のもの）を添付し、その他、障害者雇用や障害者向けサービスに関して、御社の取り組みを記述すること。

● 会議の運用として環境に配慮した会議となること。会議当日の完全ペーパーレス化（資料は配布せず、オンライン上からアジェンダ等にアクセス）、登壇者への飲み物などについてはペットボトルは使用しないなど。配慮しているポイントを明確にすること。

参考：xxxxx://xxx.xxx.xx.xx/xxxxxx/xxxxx_xxxxxx/xxxxxx.xxx

表１：全体スケジュール（案） 参考

具体的な日程は当財団との協議のうえ決定

時期	項目
4 月下旬	ホームページ制作計画書（スケジュール、実施内容等）提出
5 月中旬	ホームページ デザイン・構築含む仕様書第一案を提案
7 月下旬	コンセプト・プログラム・登壇者等決定、パンフレット内容確定 HP・SNS 開設、受付システム試験稼働
8 月中旬	パンフレット（広報誌）発送
8 月下旬	参加申込期間開始
10 月中旬	プログラム資料集内容確定、申込締切
10 月下旬	申込者事前案内、リリース配信（日本財団）
11 月 18 日ー19 日	会議開催
11 月下旬	謝金、旅費交通費支払、礼状の発送
12 月末頃迄	反省会
1 月	ホームページ設計書・マニュアル一式の提出
2 月中旬迄	アンケート集計結果、報告書提出

表２：ホテル関係経費について 参考

財団：日本財団がホテルニューオータニ東京と直接契約、精算

受託業者：業務委託の範囲 受諾業者がホテルニューオータニ東京と契約、精算

用途／会場	室料	飲食	備品、その他 ※１
11/18 懇親会（AZALEA）	財団	財団	受託業者 ※２
11/19 メイン会場（鶴西の間）	財団	受託業者 ※３	受託業者
11/19 事務室 （edoROOM）	財団	受託業者 ※４	受託業者
11/19 VIP 控室（桜の間）	財団	受託業者 ※５	受託業者
11/19 VIP 面談用会議室１（xの間）	財団	受託業者 ※６	受託業者
11/19 VIP 面談用会議室２（LAPIS2）	財団	受託業者 ※６	受託業者
11/18-11/20 客室 （エグゼクティブハウス ZEN） 10 室	受託業者 ※７	受託業者 ※６	受託業者
11/18-11/20 客室 （スタンダードルーム） 10 室	受託業者 ※７	受託業者 ※６	受託業者

※１：仕様書 ８．受託業者が行う業務（４）設営に係る費用

※２：卓上装花、室内看板、メニューについては財団の契約範囲とする。

※３：仕様書 ８．受託業者が行う業務（１７）食事等の提供 コーヒーブレーク（2 回）に係る費用。なお、会議昼食（招待者 20 名）について、会場確保は行っていない。（ホテル内レストラン等を想定）

※４：財団職員からの要望等があった場合、適宜対応のこと。（事後精算とし、現時点で積算の必要なし）

※５：仕様書 ８．受託業者が行う業務（１７）食事等の提供 ウェルカムドリンクの提供に係る費用。また、追加で招待者（VIP）または財団職員より依頼を受けた場合、適宜提供すること。依頼対応分は事後精算とし、現時点で積算の必要はなし。

※６：招待者（VIP）または財団職員より依頼を受けた場合、適宜提供すること。事後精算とし、現時点で積算の必要はなし。

※７：受託業者にて契約とするが、単価についてはホテルニューオータニ東京と財団で合意済みのレートを用いること。客室数については招待者の数に応じ増減の可能性が生じるが、事後精算とする。

図 1：ホテルニューオータニ東京 ホテル全体図

図 2：ホテルニューオータニ東京 会場フロアマップ

図 3：ホテルニューオータニ東京 懇親会会場（AZALEA）図面

図 4：ホテルニューオータニ東京 メイン会場（鶴西の間） 図面

図 5：ホテルニューオータニ東京 事務局（edoROOM）図面

図 6：ホテルニューオータニ東京 ＶＩＰ控室(桜の間）図面

図 7：ホテルニューオータニ東京 個別面談等用会議室 (翔の間）図面

図 8：ホテルニューオータニ東京 個別面談等用会議室 （LAPIS2）図面