Oriental Shiraishi Corporation
ビス利用による
子化について
取引先様向け概要説明資料
1
Oriental Xxxxxxxxx Corporation
はじめに
当社では2020年11月以降準備が整い次第、契約の電子化をx xしますのでご案内申し上げます。
電子契約は従来の書面による契約にかえて、電子ファイル
（PDF）の契約書に双方が電子署名を付与することで締結する ペーパーレスの契約となります。
電子契約の導入により、取引先様では紙文書では必要だった収 入印紙の貼付が不要となるうえ、書類の郵送による受領・取引先様から弊社へ返送する際の切手代や郵送手間も不要となるなど多くのメリットがあります。
取引先様に電子契約のメリットを享受いただき、契約の取り交わ しをスムーズに行なうべく是非ともサービス利用をお願いします。
※加入の有無により取引に影響を及ぼすものではありません。
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0月12日
電子契約サー
契約の電
2020年
１．電子契約とは
書面契約
捺印を付与した書面を郵送で交換で取り交わす契約
書面＋捺印
郵送
書面＋捺印
電子署名を付与したPDFファイルをネット経由で取り交わす契約
PDF＋電子署名
PDF＋電子署名
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電子契約
２．電子契約サービス利用のメリット
省力化・迅速化（郵便等）、データ化
業務効率化
コスト削減
正確性・安全性
印紙代、郵送など削減
電子署名、原本性確保
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業務効率化
• サービスにログインし電子署名を行なえば契約完了
• 郵送などによる返送不要で作業効率アップ
• 電子署名が付された契約データPDFファイルで社内管理が容易
書面契約 電子契約
<発注>
注文書、内訳書
<発注>
注文書、内訳書
郵送
<発注確認>
注文請書
<発注確認>
注文請書
FAX
電子化
(upload)
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契約タイプ | 契約金額 | 本則税率 | 軽減税率 |
・工事契約 等 ・システム開発契約（請負型） | 100万円を超え 200万円以下のもの | 400円 | 200円 |
200万円を超え 300万円以下のもの | 1千円 | 500円 | |
300万円を超え 500万円以下のもの | 2千円 | 1千円 | |
500万円を超え１千万円以下のもの | 1万円 | 5千円 | |
1千万円を超え 5千万円以下のもの | 2万円 | 1万円 | |
5千万円を超え 1億円以下のもの | 6万円 | 3万円 | |
1億円を超え 5億円以下のもの | 10万円 | 6万円 | |
5億円を超え 10億円以下のもの | 20万円 | 16万円 | |
10億円を超え 50億円以下のもの | 40万円 | 32万円 | |
50億円を超えるもの | 60万円 | 48万円 |
コスト削減
• 電子契約では契約書類（注文請書等）に貼付していた収入印紙が不要になり経費節減を実現できます
～印紙税の例～
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コスト削減
• 契約書類（注文請書等）の原本取り交わしのためにかかる郵送料や送付に関する時間（ポスト投函）などが、インターネットによる本サービス利用による電子契約で削減することがxxxx
～郵便代、封筒代、宛名記入時間、ポストまでの時間 など削減～
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正確性・安全性
• 認証機関が発行する電子署名を利用し B to B 契約（弊社・取引先様の双方）を行ないますので、正確性が向上
• 電子契約サービス内に原本保管のため紛失リスク無し
• 電子契約サービス内ですべての取り交わし業務を行なえることで行き違いや漏れを防止
（検索機能、電子署名・閲覧など確認機能によりチェック）
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３．運用方法 （電子契約サービスのイメージ）
電子契約
Web経由
注文書兼請書作成
・注文書に電子署名
・タイムスタンプ
電子契約サーバ
アップロード
メール通知
注文書兼請書確認
購買システムシステム連携
メール通知
注文請書確認
注文請書に
・電子署名
・タイムスタンプ
書面契約
受注側
注文書作成
印刷
押印 封入 切⼿添付
開封
注文書確認 ファイリング 書棚保管
郵送又は持参
書棚保管 ファイリング 注文請書確認 開封
封入 切⼿添付 押印 印紙添付 印刷
注文請書作成
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発注側
受注側
発注側
３．運用方法 （電子化の内容）
電子契約サービス
弊社が契約した、以下の電子契約サービスを利用します。サービス名： CONTRACTHUB （コントラクトハブ） 提供会社： 日鉄ソリューションズ株式会社
※取引先様は上記の提供会社との契約は不要です対象とする契約業務
一連の契約関連業務（発行、送付、署名、保管）を電子化。
建設工事等における外注・資材ほかの取引全般での契約書類
「注文書・注文請書」の取り交わしを主な対象とします。
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４．システムの概要
• 電子契約サービス「CONTRACTHUB」を利用。
• 弊社から、電子署名とタイムスタンプを付した「注文書・請書」PDFファイルをサービスにアップロードします。（メール通知あり）
• 取引先様は、「注文書・請書」PDFに電子署名を行ない（自動的にタイムスタンプ付与）契約手続きが完了。
当社 電子契約サービス 取引先様
発注書
発注請書
購買システム
1. 契約と注文書、注文請書を登録
2. 注文請書に電子署名
3. 契約書の⻑期保管・検索・閲覧
⻑期保管
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５．サービス利用・保守運用
サービス利用にあたって
取引先様より『電子契約サービス利用条件書』に同意いただく書面と、管理者・担当者及び署名者の情報（氏名・メールアドレス他）を提出いただきます。
※別途ご案内します。
サービス提供時間
（月）～（土） ７時～２３時
上記以外もサービス提供していますが、メンテナンス作業で停止する場合があります。
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サービス利用に同意後
サービス利用に同意いただいた取引先様に対して、弊社がxxユーザ登録を実施した上で「ユーザＩＤ」と「パスワード」を発行します。
【重要】取引先様では第一に、電子署名を購入していただく必要 があります。
※別途ご案内します。
弊社によるサポートは以下を予定しています。
『操作のかんたん手引き』の提供
『お問合せメールアドレス』の開設
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サービス画面（サンプル）
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会社 | ロール | 発注 | 受注確認・受注 | 請書確認 | |
当社 | 担当者 | 注文書・ １ 請書の 作成 ２ | 請書の 請書の 受信通知 確認 | ||
署名者 | 注文書への署名・ 送信 印 | ||||
取引先様 | グループ管理者 | 発注通知受信 ３ | |||
担当者 | 発注通知 注文書の 受信 確認・署名依頼 ４ | ||||
署名者 | 請書への署名・送 信 印 |
７．電子契約サービス利用料金
取引先様の契約に係る利用料は『無料』です。
本サービスを利用して行なう契約に係る利用料・ユーザ登録料・電子契約文書保管料といった費用は、弊社負担にて運用します。
弊社は電子契約を強く推進したく、取引先様には効率化やコスト削減などメリットを享受いただく「win win」の関係で運用したく、
是非とも利用に同意いただきます様お願いします。
※別途ご案内します。
取引先様の電子署名（電子証明書）は自社で購入 していただく必要があります。
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６．業務フローのイメージ
①弊社が、見積書をもとに「注文書・請書」を作成します。
②弊社が、注文書に電子署名を行ない、電子契約サービスにアップロードします。
③取引先様の管理者または担当者は、電子契約サービスにログインし署名依頼を行なって下さい。
④取引先様の署名者は、電子契約サービスにログインし請書に電子署名を行なって下さい。
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８．電子署名（電子証明書）の購入
取引先様の電子署名（電子証明書「JCAN証明書」）は貴社の契約印であり非常に重要であることから弊社は代行できません。
自社にて、電子契約を初めて行なう際に速やかに、電子証明書 の購入・申請・発行の手続きを行なって下さい。
手続きは電子契約サービス内のサポートページから行なえます。説明資料を用意していますので、ユーザ登録後にご案内します。
※推奨する電子証明書：「JIPDEC/JCAN証明書」有効期間と金額 １年 ¥3,000/枚
（金額は税別） ２年 ¥4,500/枚
３年 ¥6,000/枚
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８．電子署名の必要性
従来の契約で、書面に署名や押印を行なったのと同様に、電子契約では、電子ファイル（PDF）に電子署名を行ないます。
電子署名法や過去判例により、書面への署名や押印と同等の効力を持つことが認知されています。
② Aさんの本人確認後、電子証明書を発行
(サーバ上にアップロード)
③ Aさんが暗証番号を入力し、
電子証明書の秘密鍵を利用して電子署名を付与
① Aさんが電子証明書を
請
④ 電子文書にAさんの電子署名
が付与され、押印と同様の法的効果をもつ
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申
９．ユーザＩＤと電子証明書ユーザＩＤ
電子契約サービスを利用される方は、ユーザＩＤの登録が必要です。対象者は以下の通りです。
・契約窓口となる管理者、担当者の方
・電子署名を行なう方
・保管文書を検索、閲覧、出力する方サービス利用の同意時にご案内します。
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９．ユーザＩＤと電子証明書電子証明書の取得
契約を行なう電子文書には、取引先様で当該契約の契約者（責任者）にあたる方の電子署名が必要になります。
弊社との複数の取引があり、契約者（責任者）が異なる場合は個別に電子証明書の取得をお願いします。
弊社の場合、実質的な契約者ごとに電子証明書を取得し電子署名を行なう予定です。
例）支店：支店長 本社：土木事業本部長 など
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９．ユーザＩＤと電子証明書
利用例
電子契約サーバ
①注文通知メール
営業担当者A
サービス
オーナー
注文書
注文書
[必要なもの]
・ユーザーID
②ユーザIDを利用してサーバにア
クセスし、注文書を確認
④注文請書をアップロード、署名
者Bを指定
③注文請書を作成
⑤注文通知メール
B様
電子証明書
[必要なもの]
・ユーザーID
・電子証明書
⑥ユーザIDを利用してサーバにアクセスし、
サーバに保管された,B様電子証明書を利用し
て電子署名 営業責任者B
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10．取引先様側で準備するもの（推奨環境）
• パソコン
ソフトウェア OS： Windows7、Windows8.1、Windows10ブラウザ Internet Explorer ver.9以上
Google Chrome、Microsoft Edge
ビューワ Adobe Reader
• モバイル環境
Android（標準ブラウザ） iOS（safari）
• インターネット接続環境
※専用端末を準備する必要はありません
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11．今後の予定
取引先様への説明
本説明資料などをメール配信させていただきます。配信の際にお問い合わせ先メールアドレスをお知らせしますので不明点あればお問合せ下さい。
取引先様への意向確認
説明資料などをメール配信時に『電子契約サービス利用条件書』など同意いただく際に必要な書面をメール送付します。
運用開始時期は「2020年11月以降準備が整い次第」となります。
取引先様は、開始前に同意いただいた上でユーザＩＤ登録などの 手続きを進め、開始時期をお待ちいただければと思います。
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12．参考資料
サービス提供会社の各種資料を別紙にて提供します。ご確認下さい。
不明点あれば、お問合せメールアドレスへ連絡下さい。
【オリエンタルxx_電子契約サポート】
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