HOYA 贈収賄および腐敗行為禁止ポリシー

HOYA 贈収賄および腐敗行為禁止ポリシー

要約：

HOYA グループはxxかつ誠実な姿勢で業務を遂行します。私たちは決して賄賂の申し出も受け取りも行わず、代理人等にも行わせません。

私たちは次のような取り組みを行っています。

• 競争力のある製品とサービスを通じて新規ビジネスの獲得と成功を目指します。

• 贈収賄を決して許容しません。

• 現地や他社における慣習にかかわらず、不当な支払いである印象を与えることはしません。

• 授受したものが明確にわかり、本ポリシーに従っていることを確認できるように、正確な帳簿と記録を維持します。

• 適切な手順に従って、HOYA グループのビジネスパートナーの選定、ビジネスパートナーにおける HOYA グループコンプライアンス要件の遵守状況のモニタリングを行い、疑わしい事業慣行を見つけた場合には、コンプライアンス部門または HOYAヘルプラインへの報告を行います。

• コンプライアンス部門の事前承認のないファシリテーションペイメントを一切行いません。

HOYA グループの各事業部は、このグローバルポリシーを反映したポリシーおよび管理手段を実施するものとします。かかるポリシーおよび管理手段は、これらが最新のものであるよう徹底させるため、本社コンプライアンスグループが随時審査することがあります。内部監査部門グループも、これらのポリシーおよび管理手段の遵守を徹底させるため、事業活動を審査することがあります。

用語の定義（英語版において大文字で始まる用語）は、本ポリシーの最後にある「定義」セクションに定義されています。

I. 本ポリシーの目的

本贈収賄および腐敗行為禁止ポリシーは、HOYA グループに定められている最高水準の企業倫理・個人倫理を維持するために HOYA グループが実践している取り組みを強化するものです。贈収賄および腐敗行為禁止に関する法律への違反があった場合、HOYA グループは刑事や民事上の罰則、規制機関による罰則が科せられる可能性があるほか、顧客、株主、その他の関係者との間で HOYA グループが築いてきた評判に悪影響を与える可能性もありま

す。HOYA グループに対する罰則以外に、個人も政府から刑事訴追される場合があり、その場合、個人として罰金や懲役を科されることがあります。

HOYA グループの販売店や代理店など第三者の代表者の行為 (HOYA グループがその行為に関与しているか否かを問わず、また、その行為に気付いていたか否かも問いません。) によって、HOYA グループに罰則が科されるおそれがあります。そのため、HOYA グループは第三者の遵守状況を評価およびモニタリングする管理手段を維持する必要があります。

企業が事業を展開している国の腐敗行為禁止に関する法律のみがその企業に適用されるとは限らない場合があります。米国海外腐敗行為防止法（FCPA）や英国贈収賄防止法などの法律は、米国外や英国外で行われた活動にも適用され、地域にかかわらず HOYA グループに責任が生じる可能性があります。そのため、HOYA グループは賄賂について世界的な視点で捉え、適用され得る限り最も厳格な基準に準拠しなければなりません。

II. 適用範囲

本ポリシーは、HOYA 株式会社が直接間接に所有する世界中の全HOYA グループ法人に適用されます。適用対象には、HOYA グループの事業部門、子会社および関連会社のうち、 HOYA グループが過半数を所有しているか過半数の支配権を持つ合弁事業など全てが含まれます。

本ポリシーにおいて、HOYA は上記の事業体すべてと、HOYA グループのすべての社員、取締役、役員、下請業者、代理人、および HOYA グループのために世界各地で業務を遂行するその他の第三者を指します。

III. 贈収賄の禁止

HOYA は、賄賂を供与したり、賄賂の供与を申し出たり、賄賂の受け取りや許可をしてはならず、また、合理的に見て賄賂と受け取られる可能性のある活動を行わないものとします。これらの制限は、公的機関と民間事業体の両方に加え、公務員との取引にも適用されます。

賄賂は、不適切な目的のために他の人に申し出がなされる、何らかの価値あるものすべてを含み、金銭の申し出や供与に限定されません。優遇、雇用、旅行、接待、不適切な値引きや、その他の価値ある品目は、意思決定に不適切な影響を与えることを意図するものである場合、賄賂となる可能性があります。同様に、契約や助成（コンサルティング契約、研究助成、教育助成を含む）は、正当な目的のために行われる必要があり、HOYA グループの製品またはサービスの購入や利用に対して不適切な報酬を与えたり、それらの購入や利用を不適切に促したりするために提供することはできません。

XXXX は、第三者が本ポリシーに違反して賄賂を供与することを許可することも、意図的に容認することも禁止しています。HOYA は、取引を行う第三者を管理し、本ポリシーの遵守が徹底されるようにする責任を負います。

本ポリシーに違反すると、最も重い場合で雇用または契約の終了を含む懲戒処分の対象となることがあります。

IV. 出張、贈答、接待

業務上の贈答および接待は、業務を行いながら顧客に敬意を示し、顧客と関わりを持つための適切な方法である場合もあります。しかしながら、賄賂や賄賂と受け取られる行為を避けるために、HOYA は、接待や贈答の授受の際には適切な判断と節度ある行動に努めるよう求めています。皆さんは、贅沢なものであるか、そうではなくても公になった場合に会社が困る可能性のある贈答や費用の授受を避ける必要があります。

各事業部は、ポリシーの目的に合致した経費に関するポリシーを維持する責任を負います。これには、各事業部の事業内容と場所に応じた適切な贈答や接待についての上限額その他の指針を設けることも含まれます。

本ポリシーの遵守を徹底させるために、出張、贈答、接待は次の要件を満たすものでなければなりません。

• その状況の下で合理的かつ適切であること（必要に応じて、事業部門はより具体的な指針を示すことができます）。

• 正当な業務目的に資すること。

• 現地の適法な慣行を考慮した慣習的なものであること。

• 不適切な目的のために申し出されたものではなく、合理的に解釈して賄賂、利益供与とみなされる可能性のないものであること。

• HOYA グループのポリシーに違反しないこと。

• 適用される法律および規則に違反しないこと。

• 経費やその他の報告書、帳簿や記録に正確に記載されること。

HOYA グループは、ビジネスパートナーの食事、宿泊、出張などの正当な費用が、工場見学、製品研修、その他当該パートナーが特定の場所に出向く必要のある活動など、正当な商取引に直接関連する場合に限り、当該費用を支払うことがあります。このような費用は、正当性のあるものでなければならず、その受領者に適用されるポリシーおよび現地の規則に準拠したものでなければならず、また HOYA グループの出張および経費ポリシーまたは各事業部における同等のポリシーに準拠したものでなければなりません。HOYA グループは配偶者やパートナーなどの家族のための旅行や接待の費用を支払うことはできません。また、訪問の業務目的にとって中心的なものではない観光その他のついでの立ち寄りについても支払うことはできません。

贈答や支出がどのように受け取られるのかについて不明点があれば、コンプライアンス部門に相談してください。

医療業界

HOYA グループの一部の事業部には、HOYA グループから医療従事者（HCP）に提供できる旅行、贈答品、接待の種類をさらに制限する医療関連の規制または地域の法律が適用されることもあります。業務上の優待が認められるかどうか不明な場合は、事業部の手順を確認するか、コンプライアンス部門に相談してください。

公務員

公務員に関連する贈答、接待、旅行、販促費には、大幅な法的制限が適用されます。HOYAは、旅行、贈答品または接待を公務員に提供する場合、事前にコンプライアンス部門の承認を受ける必要があります。

V. 慈善寄付と政治献金

HOYA グループは、事業を展開している地域社会に貢献し、社内での必要な承認を受けることを条件に慈善団体への妥当な範囲の寄付を認めています。HOYA は、寄付金が事業部または全社の稟議手続に従ったものであること、善意の慈善団体にのみ提供されること、および適切な慈善目的のためにのみ使用されることを確保する必要があります。事業部門によっては委員会が設置されている場合もあり、その場合は委員会による寄付の承認が必要になります。HOYA グループでは、業務の受注や獲得を意図して慈善寄付を申し出たり行ったりすることを禁止しています。

その他の必須の承認に加えて、次の場合の寄付にはコンプライアンス部門の事前承認が必要です。

1. 公務員もしくは政府機関に対するもの、または公務員の要求に基づくものである場合。

2. 顧客、潜在顧客、または営利会社に対するものである場合。

3. その寄付に関する HOYA グループ内の重要な意思決定者の家族が勤務する、または受取人団体に関係のある組織に対するものである場合。

XXXX は、議員候補者への寄付を行いません。 上記の事前承認を得ずに、会社を通じて、または会社を代表して、現金その他による政治献金を行うことを禁止しています。

VI. 第三者の管理

サプライヤー、販売店、販売代理店、その他の代理人などの HOYA グループのビジネスパートナーは、HOYA グループの評判に影響を与える可能性があり、HOYA グループに代わって活動するとき、その行為によって HOYA グループに法的責任が生じる可能性があります。 HOYA グループは、自社の提携先について把握する必要があると共に、ビジネスパートナーが、市場において HOYA グループに代わって行動する際、HOYA グループの社員と同じ水準の誠実な姿勢で業務を遂行していることを確認する必要があります。

HOYA グループの各事業部は、第三者のリスクを特定して対処できるように策定された、第三者に対するデューデリジェンス・監督手順を実施する必要があります。これには以下が含まれます。

1. その事業部にとって最もリスクの高い第三者を特定する。

2. それらの第三者に対するデューデリジェンスを実施する。

3. それらの第三者が贈収賄禁止および腐敗行為禁止に関する法律を遵守する旨の確約を担保する契約条項が必ず定められているようにする。

4. 取引関係または契約の継続期間を通して遵守状況をモニタリングする。

XXXX は、常識と適切な判断を働かせて、贈収賄や腐敗行為に関わる問題となる可能性がある事態の兆候、すなわち「危険信号」がないか、第三者をモニタリングする必要があります。危険信号の例については、本ポリシーのセクション VII に記載しています。第三者が賄賂に関わっていることが疑われる場合や、そのことを知った場合、コンプライアンス部門または HOYAヘルプラインに報告しなければなりません。

VII. 危険信号

贈収賄または腐敗行為に関わる問題を示している可能性のある行動や状況は、「危険信号」と呼ばれています。危険信号は不適切な行動があることをそれ自体で意味するものではなく、検討の際に安易に片付けられてしまう場合もありますが、将来に問題が生じるのを防ぐため、調査して解決する必要があります。

危険信号の例としては以下のようなものがあります。

• 腐敗行為が根付いている、または腐敗行為が行われているとの評判がある国の政府との事業取引。

• 遵守証明書の提供の拒否。

• 第三者への現金による支払いを含む、通常ではない支払いのパターンまたは要求や、国外の銀行口座への支払い。

• 影響力やコネを異常なほど示したり自慢したりする様子。

• 所有について曖昧にするペーパーカンパニーや持ち株会社を、信頼できる説明なしに利用すること。

• 不適切な事業慣行についての告発（過去の訴訟、信頼性のあるうわさ、メディア報道などを含む）。

• 政府や公務員との家族関係または業務関係。

• 前払いを要求してきたり、「仕事をもらう」、「必要な手配をする」、または類似の表現を使い、そのためには一定の金額が必要と述べてきたりすること。

• 商品やサービスの対価として異例なほど高額な委託手数料、代行手数料または報酬を受け取ること。

• 作業の範囲に対して資格やリソースが明らかに不足していること。

• 公務員がパートナーや代理人を提案したか否か。

• 会社の承認を得ず合意できるように要求してくること。

• 合意またはやり取りを秘密にしておくよう要求してくること。

第三者との関係の管理を担当する社員等は、危険信号を特定して対処する必要があります。危険信号を解決できない場合は、速やかに事業部のコンプライアンス部門に提起して審査してもらう必要があります。

VIII. 脱税の禁止

XXXX は、故意に脱税に関与しないものとします。また、ビジネスパートナーやその他との、脱税となる可能性があることを知っているか知っているべきである活動にも参加しないものとします。脱税とは、税金の違法な過小支払いまたは不払いのことをいいます。脱税行為に関して質問があれば、所属事業部の財務部門またはコンプライアンス部門に相談してください。

IX. 帳簿と記録

取引はすべて、HOYA グループの会計帳簿および記録において取引が賄賂として誤解されるリスクを最小限にするために、正確に記録しておく必要があります。取引を会社の帳簿と記録で正確に報告しないと、腐敗行為禁止に関連する法律に違反する可能性があり、会社もしくはその社員、またはその両方に刑事罰が科される場合があります。そのため、すべての承認者および責任者は、経費報告書、契約書、作業範囲記述書、発注書、その他の帳簿と記録が正確かつ完全であることを確保する責任を負います。

X. 報告義務

XXXX は、直接のおよび第三者の腐敗行為を含め、実際の腐敗行為、腐敗行為の可能性、または腐敗行為が疑われる事態について、コンプライアンス部門に報告する必要があります。 HOYA グループの HOYA ヘルプラインを使って匿名で通報することもできます。調査は、 HOYA グループの調査手順に従って、コンプライアンス部門または HOYA ヘルプラインの主導の下に管理および実施されます。

HOYA グループは、本ポリシーの違反を報告するために誠実に行動した HOYA に対する報復行為を許容しません。会社は、賄賂と腐敗行為についてのあらゆる申し立てを深刻に受け止め、必要であれば調査し、是正措置や予防措置を含め適切な対応を決めます。報告はすべて、必要かつ可能な範囲で機密情報として取り扱われます。

XI. 社員研修と証明書

HOYA グループの各事業部は、社員の知識と理解を促進するための研修およびコミュニケーションプログラムを維持する必要があります。HOYA グループの社員は、腐敗行為禁止に関

する研修を定期的に完了し、本ポリシーの遵守を確認する証明書に署名することを義務付けられています。

XII. 本ポリシーが適用される活動の監査

HOYA グループの内部監査部門は、本ポリシーと、HOYA グループの各事業部における関連するポリシーおよび管理手段の遵守状況を定期的に監査するものとします。監査には以下が含まれますが、これらに限定されません。

• 本ポリシーのドキュメンテーションならびに本ポリシーおよび関連する基準と管理手段の HOYA グループの役員、取締役、社員に対する周知の審査。

• 周知および研修が主要社員を対象としたものになっていることの審査・確認。

• 研修が主要社員に向けて確実に提供され受けられるようにするための手順の審査。

• 本ポリシーを遵守していることの社員による証明（および文書化）を確保するための手順の審査。

• ビジネスパートナーとの契約および関係に適切な文書による裏付けがあることの保証。これには次のものが含まれます。

o デューデリジェンス報告書

o プレエンゲージメント審査および承認

o 合意書や契約書への腐敗行為禁止および賄賂禁止に関する保証の組み込み

• 条件の妥当性についての確認および承認のための該当ビジネスパートナーへの支払いの審査。

• 指定された銀行口座およびxx現金勘定と出納の審査および照合。

各事業部には、監査に基づく指摘事項があれば内部監査の手順に従って是正もしくは改善する事が求められます。

XIII. 定義

• 「賄賂」 – 賄賂は、不適切な目的のために申し出がなされる、何らかの価値あるものすべてを含みます。

• 「ビジネスパートナー」または「第三者」 – HOYA グループに直接雇用されていないが、HOYA グループに代わって、または HOYA グループの事業を促進するために活動を行っている会社または個人。

• 「政府」 – 国、または地方自治体の機関、組織、下位部門、または他の団体で、政府が実質的に所有または運営する病院その他の医療施設を含み、規制機関もしくは政府が管理する事業、法人、企業、協会も含みます。

政府には、国有の事業体のうち、顧客、サプライヤー、または他のパートナーとして商業的に事業を展開することがあっても、その事業の一部は地方自治体または中央政府が所有しているものも含まれます。

• 「公務員」 – 政党、行政機関、政府所有企業を含む政府の役職員。公務員には、官公庁での役職を求めている、または検討中の人も含まれます。一部の国では、公営医療制度の下で働く人々も含めた医療サービス提供者ならびに公立大学または公的資金で運営される研究機関の教授およびその他の職員も、公務員とみなされることがあります。

• 「不適切な目的」 – 個人に影響を及ぼしてその公的地位を悪用しようとする意図。これは通常、個人が政府、会社、または他の第三者に対して担う本人の役割における倫理的、政治的責任、または法的責任への違反を生じさせることになります。不適切な目的には、取引を不適切に獲得する、または事業上の意思決定に不正な影響を及ぼす意図も含まれます。

版	発行	説明
1.0	Jan. 2022	制定
1.1	Mar.2022	一部改訂
1.2	Jun. 2024	一部改訂