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xx県医師会「ナラティブブック秋田」運用管理規約

第１章 総則

（目的等）第１条

１ この規約（以下「本規約」という。）は、一般社団法人xx県医師会（以下「当医師会」という。）が運営する在宅医療・介護ＩＣＴ連携システム（通称：ナラティブブック秋田）（以下「本システム」という。）の運用及び管理に関し、本システムを利用する施設等との関係を定めるものである。

２ 当医師会は、本システムの運営をクロスケアフィールド株式会社(以下「ＸＣＦ社」という。）に委託する。ＸＣＦ社は、当医師会の委託に応じ、ＸＣＦ社が事業として運営するネットワークコミュニケーションツール「ナラティブブック」を現状有姿のまま利用することを許諾するものであり、本システムについてのサービス内容の変更はＸＣＦ社との合意の下で行われる。本システムを利用する施設及び当該施設の職員等は、本規約の他に、ＸＣＦ社が定める「ナラティブブックシステム利用規約」（本規約の巻末に添付する）（以下「本システム利用規約」という。）に同意することを要し、かつ、本システムを利用した時点で本規約及び本システム利用規約に同意したものとする。

（定義）第２条

本規約で用いる用語のうち、以下の(１)に示す用語は本システム利用規約で定義されたものと同一のものとし、以下の(２)に示す用語は各々で定義されたものとする。

（１）本システム利用規約で定義された用語と同一の定義を用いる用語一 利用者

二 家族

三 施設

四 職員

五 管理者

六 ユーザ

七 利用者情報八 特記情報

九 レポートデータ十 タイムライン

十一 本システム上の情報

（２）本規約で定義する用語

一 総責任者 当医師会の会長のことをいう。当医師会において、本システムの運営及び個人データの管理等について総括する者であり、総責任者は運営責任者及

び監査責任者を任命する。

二 運営責任者 当医師会において、本システムを利用する施設の登録等、本システムの日常的な情報管理又は運営全般を行う者をいう。

三 監査責任者 当医師会において、本システムについての定期又は臨時の監査を行う者をいい、運営責任者が実施している日常的な情報管理状況等の確認を行う者をいう。

四 運営委員会 当医師会において、本システムを用いた事業の運営全般に関する事項を決定する組織をいう。

五 支部会 当医師会の運営委員会で決定した方針に基づき、各郡市医師会で運用を進める組織をいう。支部会の責任者は郡市医師会の会長のことをいう。

第２章 管理体制及び責務

（管理体制）第３条

当医師会は運営委員会を設置する。運営委員会の構成は次のとおりとする。一 当医師会は運営委員会を構成する委員を任命する。

二 委員長は委員の互選により定める。

三 副委員長は委員の中から委員長が指名する。

四 運営委員会の事務局は当医師会の事務局が行う。

（運営責任者の責務）第４条

運営責任者は次の責務を負う。

一 本システムを利用する施設の申込情報又は利用状況の管理を行う。

二 必要に応じ、本システムの利用に関する研修及び個人情報その他システム上の情報の取扱い関する研修を行うほか、施設が本システムを利用するために必要な資料等の提供を行う。

（施設の管理者の責務）第５条

本システムを利用する施設の管理者は次の責務を負う。

一 施設の職員（本システムを利用する職員に限らない。）による本システムの利用並びに本規約及び本システム利用規約の遵守に関する教育、指導及び管理監督を行う。

二 本システムに関わる事故又は障害が発生した場合において、遅滞なく当該発生状況を当医師会の運営責任者に報告する。

三 施設の職員（本システムを利用する職員に限らない。）に対し、本システムの利用に関する研修を行い、本システムの利用に関する必要な事項を周知する。

x xシステムを広く一般に周知するよう努める。

（職員の責務）第６条

施設の職員は、本規約及び本システム利用規約を遵守しなければならない。第３章 利用に関すること

（利用申込み）第７条

本システムを利用しようとする施設は、「ナラティブブック秋田 施設利用・変更・取り止め届」（様式１）により、所属する郡市医師会に設置された支部会及びＸＣＦ社に対して利用申込みの届出を行う（なお、ＸＣＦ社に対する届出は受付された支部会より当医師会を経由して行うものとする。以下第９条まで同様。）。

（申込内容の変更）第８条

前条の規定による申込みをした施設は、その申込みに係る内容を変更しようとするときは、「ナラティブブック秋田 施設利用・変更・取り止め届」（様式１）により、当医師会及びＸＣＦ社に対して変更の届出を行う。

（利用中止）第９条

施設は、本システムの利用を中止（取り止め）しようとするときは、「ナラティブブック秋田 施設利用・変更・取り止め届」（様式１）により、当医師会及びＸＣＦ社に対して中止の届出を行う。

（利用設定）第１０条

１ 運営責任者は、施設から本システムの利用申込みがあった場合において、当該施設が本システムを利用できるようになった場合には、当該施設の管理者に対して、その旨を通知する。（なお、当該施設の管理者への通知は、当医師会もしくは受付された支部会より行うものとする。）。

２ 施設が本システムを利用できるようになった場合には、当該施設の管理者は、本システム利用規約で定められた管理者の権限に基づき、当該施設の職員が当該施設の職員として本システムを利用できるように設定することができる。

３ 前項の施設の管理者は、当該施設の職員が当該施設から異動した場合には、当該職員が当該施設の職員として本システムを利用することができないように設定しなけ

ればならない。

（情報の取扱い）第１１条

１ 施設又は当該施設の職員が本システム上の情報を必要とする場合は、施設又は当該施設の職員は情報の取扱いに関する関係法規又はガイドライン等に従い管理する。

２ 施設及び当該施設の職員は、本システム上の情報を正確かつ最新の状態に保つよう努める。

（施設の管理者への周知）第１２条

運営責任者は、本システムの利用に関する本規約及び本システム利用規約を含む必要な書類及び本システムの操作に関するマニュアルを整備し、かつ、これらを施設の管理者に周知する。

（監査）第１３条

１ 監査責任者は、本システムの運用に関する監査を年１回以上実施するように努める。当該監査を行う者の要件および業務は別に定める。

２ 前項の監査の実施結果については総責任者に報告を行うとともに、監査の結果、何らかの措置が必要と思われた場合は、総責任者はこれに対応する。

（利用停止）第１４条

運営責任者は、施設、当該施設の職員又は利用者が次の事項のいずれかに該当したことを知った場合は、施設の管理者又は総責任者に対して、その者による本システムの利用停止を求めることができる。

（１）職員が当該施設から異動したとき。

（２）施設、当該施設の職員又は利用者が、本規約、本システム利用規約、情報の取扱いに関する関係法規又はガイドラインに違反したとき。

（３）施設、当該施設の職員又は利用者による本システム上の情報の取り扱いが不適切であり、運営責任者又は施設の管理者による指導にもかかわらず、その改善が認められないとき。

（利用者と共有される情報の利用）第１５条

１ 施設及び当該施設の職員が、本システムを用いて利用者に係る情報（当該利用者の利用者情報、特記情報、レポートデータ、タイムライン等をいう）を当該利用者以

外の者と共有することになる場合には、当該利用者の許可がなければならない。ただし、利用者が本システムを利用するにあたり本システム利用規約等に基づき同意した事項についてはこの限りでない。

２ 前項の利用者の許可に関し、施設及び当該施設の職員が遵守すべき事項は本規約及び本システム利用規約で定める。

（施設外からの利用）第１６条

自己の施設外からの本システムの利用は当面の間、認めない。

（問い合わせ）第１７条

当医師会は、施設又は当該施設の職員が本システムの利用にあたり、その操作方法等について不明な点又は疑問等が生じたときの問い合わせることのできる窓口を下記のとおりに設置する。

記

（窓口）

一般社団法人xx県医師会事務局

x000-0000 xxxxxxxxxxxx 0 x 0 x

xxxxxxxxxxx0 x

TEL. 000-000-0000（代） FAX. 000-000-0000

第４章 情報管理に関すること

（セキュリティに関する事項）第１８条

１ 施設及び当該施設の職員は、本システムの利用にあたり、施設及び当該施設の職員が扱う情報の管理及び取扱いに関して、次の事項を遵守する。

（１）本システム上で職員が提供する情報は利用者に提供する情報を含むため、当該情報の元となる情報については、各施設及び当該施設の職員の責任において保存又は管理すること。

（２）職員は、当該職員のために施設が定めたアクセス権限並びに本規約及び本システム利用規約で定められた権限を越えた利用を行わないこと。

（３）職員は、他のユーザに係る本システム上の情報を当該ユーザ本人が許可した範囲を超えて開示、漏洩又は利用しないこと。

（４）インターネット環境につながりにくい通信環境下にある場合は、写真又はファイル等の重要な資料は、一度ファイルとして端末に保存後にアップロードすること。

（５）本システムからダウンロードした本システム上の情報は、施設及び当該施設の職員の責任において保存又は管理すること。

２ 施設及び当該施設の職員は、本システムの円滑な運営に支障を及ぼさないよう

「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」（厚生労働省）等のガイドラインの規定を遵守し、本システムにアクセスするための端末及び施設内のネットワークを適正に管理しなければならない。

３ 施設の職員は、本システムの利用にあたり利用者ＩＤ及びパスワードの管理に関して次の事項を遵守しなければならず、施設は次の事項を当該施設の職員に遵守させるものとする。

（１）利用者ＩＤ及びパスワードは施設の職員の責任で管理し、これを他のユーザに利用させないこと。

（２）初期パスワードを付与された場合は、最初のログイン後に直ちに変更すること。

（３）パスワードのメモを作らないこと。また、パスワードの照会等には一切応じないこと。

（４）パスワードは８文字以上に設定し、想像しにくい文字列にすること。

（５）パスワードは定期的（２ヶ月以内）に又は必要に応じて変更すること。

（６）複数の端末からアクセスする際は、同時に同じ利用者ＩＤ及びパスワードを使用しないこと。

（７）職員が離席するときは、ログアウトすること。

（８）職員が利用者ＩＤ又はパスワードを忘れた場合は、各利用者のサイト上で再発行を行うこと。

４ 施設の職員は、本システムの利用にあたりコンピュータウィルス対策に関して次の事項を遵守しなければならず、施設は次の事項を当該施設の職員に遵守させるものとする。

（１）ウィルス対策ソフトを端末に常駐させておくこと。

（２）ウィルス対策ソフトのパターンファイルは、常に最新のものに保つこと。

（３）外部からデータ及びソフトウェアを取り入れる場合は、ウィルスチェックを行うこと。

（４）添付ファイルのあるメールを送受信する場合は、ウィルスチェックを行うこと。

（５）ウィルスに感染した場合は、本システムの利用を中止し、速やかに当該施設の管理者を通じて、当医師会の相談窓口に報告し、その指示に従って必要な措置を講じること。

（個人情報の保護に関する事項）第１９条

１ 施設及び当該施設の職員は、本システムを利用者として利用することを希望する患者から本システムに関する同意（本規約及び本システム利用規約への同意を含む。）を取得する場合には、次の事項を遵守しなければならない。

（１）患者に本システムの利用を勧める場合、「在宅医療・介護ＩＣＴ連携推進事業 －ナラティブブック秋田－ ご参加していただくにあたり」（別紙）を用いて説明する。なお、１５歳以下の患者の場合はその保護者に説明をする。

（２）患者の状態又は病状により患者本人から同意を取得することが困難な場合は、当該患者の親族又はxx後見人等の法定代理人から同意を取得する。

（３）患者がインターネット環境にアクセスすることが難しい場合又は患者の親族その他法定代理人の助けが得られない場合その他本システムを利用するために必要な行為を患者本人が行えない場合において、施設又は当該施設の職員が当該患者の代理人として本システムの利用に必要な行為を行う場合には、当該患者から委任状（別紙）を取得しなければならない。

（４）患者への説明の他、施設内に掲示する等により、本システムを広く一般に周知するよう努める。

２ 施設又は当該施設の職員が患者の代理人として本システムの利用申込みを行う場合には、次の事項を遵守する。

（１）患者の代理人として利用申込みを行う前に、前項第３号の委任状を取得する。

（２）患者の利用者情報については、本人特定のため、患者の氏名及び生年月日の他、電話番号（無い場合は住所）を必ず入力する。できるだけその他の情報も入力するように努める。

（３）患者の情報を誤入力しないよう十分慎重を期す。

３ 本条の取扱いに関する患者からの相談窓口は次のとおりとする。

（１）施設の窓口

（２）当医師会の窓口（xx県医師会事務局内）

（障害時の対応）第２０条

施設及び当該施設の職員が本システムに関する事故又は誤動作等の支障を発見した場合は、直ちに当医師会の窓口に報告し、その指示に従い必要な措置を講じるものとする。

（雑則）第２１条

本規約に定めるもののほか、本システムの運営に必要な事項については、当医師会が別に定める。

（修正履歴）

Ｖｅｒ．	日付	内容
1.0	2019-1-16	xx県医師会での運用に合わせた内容とする