従来のＮＥＤＯ業務の事務手続きは、ＮＥＤＯへの各種申請手続きや届出の書類を郵送していました。これを事業者がweb上で各種申請や届出を行えるように、新たに「プロ ジェクトマネジメントシステム（以下「本システム」という。）」を構築し、その運用を開始しております。
Ⅰ. 委託業務の概要
Ⅱ. 契約に関する事務手続
Ⅲ. 契約変更に関する事務手続
Ⅳ. 経理処理について
Ⅴ. 機械装置等費について
Ⅵ. 労務費について
Ⅶ. その他経費について
Ⅷ. 間接経費について
Ⅸ. 再委託費・共同実施費について
Ⅹ. 検査
ⅩⅠ. 委託費の支払
ⅩⅡ. 研究開発資産・知的財産権について
ⅩⅢ. 成果報告と研究成果の発信
ⅩⅣ. プロジェクトマネジメントシステムの概要とユーザー登録
１．プロジェクトマネジメントシステムの概要 Ｐ．２１４
２．本システムの利用開始 Ｐ．２１５
３．契約に関連した事務処理手続き Ｐ．２１７
４．プロジェクト管理 Ｐ．２２５
５．ファイル共有 Ｐ．２２８
６．お問い合わせ先、マニュアル Ｐ．２２９
ℾ
１． プロジェクトマネジメントシステムの概要
従来のＮＥＤＯ業務の事務手続きは、ＮＥＤＯへの各種申請手続きや届出の書類を郵送していました。これを事業者がweb上で各種申請や届出を行えるように、新たに「プロジェクトマネジメントシステム（以下「本システム」という。）」を構築し、その運用を開始しております。
また、主にメールで行っていた各種ファイルのやりとりは、本システムに付随する「情報共有機能」を用いて大容量のファイルの共有を可能としています。
本システムの利用により、従前の手続きやプロジェクトのマネジメント業務は、以下の通りとなります。
＜１＞契約に関連した事務処理手続き
①契約手続き：契約および契約変更に関する実施計画書の申請および届出書の書類は、本システム上で提出可能になります。※
②概算・精算払い：本システム上の入力画面に必要事項を入力し、概算・精算払請求書は押印不要となり、システム上での提出になります。なお、従前の概算払申込書は本システムからの登録により不要になります。
③検査業務：中間検査、年度末中間検査、確定検査等の各種検査に係る経費発生調書や月別項目別明細xxの書類は、本システム上で提出が可能となります。
④資産管理：資産の登録、資産に関する各種申請・届出書、処分等を本システム上でxx管理できます。
⑤知財管理：知財の登録に関する各種申請や届出について、本システム上でxx管理できます。また、委託期間中はもとより終了後も申請および届出が可能になります。
⑥成果管理：中間年報・成果報告書は、従前の報告書（CD-R）形式を廃止し、本システム上からダウンロードした様式に報告書を作成し、本システム上に登録・提出後、公開となります。
⑦申請・届出の各種様式：ＮＥＤＯが指定する所定様式は、本システム上からダウンロードが可能になります。なお、事前に登録した基本情報（プロジェクト名等）が様式に反映されるた め、記載ミスの発生が抑制されます。また、経費発生調書は、自動計算により入力ミスなどを防ぐことが可能になります。
＜２＞プロジェクトマネジメント
①タスク管理：全ての契約手続きで発生する共通のタスクがＮＥＤＯ側から定型的に提示され、タスクを取捨選択して業務進捗状況をＮＥＤＯ側と共有することができます。
②業務進捗管理：実施計画書に記載された事業内容の進捗管理を行います。事前にＮＥＤＯと事業者の双方で合意し作業項目を登録すれば、その作業の進捗を双方で共有しながら管理することができます。
③課題管理：タスク管理や業務進捗に含まれない非定型的な案件等とその解決状況を登録・編集可能であり、ＮＥＤＯと双方で課題を共有できます。
④予算執行管理：執行予定額について、メールでプロジェクト担当者とやりとりをしていたものから、本システム上での管理が可能になります。実施計画書に記載された予算を上限とし、執行状況と概算払いの計画を１つの画面上で事業者が入力し、執行状況に応じた支払いが本システム上で管理可能になります。
＜３＞ファイル共有
① 情報共有機能：委員会等で使用するプレゼン資料等の大容量ファイルや、契約毎の申請書や届出書の事前確認について、従前はメールで送信していたものから、情報共有機能を用いることで誤送信等のリスクを軽減します。また、検査前の従事日誌や各種検査関係の書類の提
出なども情報共有機能を利用することで、ＮＥＤＯ側とファイルやメッセージを共有するこ
ℾ とが可能となります。
※契約書およびＰＭＳ利用申請書は、押印した書類の提出が必要となります。
プロジェクトマネジメントシステムのメニュー画面
２．本システムの利用開始
本システムの利用にあたっては、ホームページ上の利用規約に同意の上、契約毎に利用者の登録が必要になります。利用申請書は、契約等事務管理者（業務管理者）を登録してください。
（１）権限について
本システムへのアクセスは、担当者１人につき１つのＩＤが付与されます。複数の事業をご担当する方も１つのＩＤで全ての事業を管理することができます。
契約毎に各担当者には各々の権限が設定されており、契約等事務管理者、契約等事務管理者（代理）、事務担当者に区分され、以下の権限設定になっています。
権限名 | 可能な操作 | 想定する者 |
契約等事務管理者 | ・全ての権限の担当者の登録が可能（ただし、契約等事務管理者の登録には申請書によるＮＥＤＯ承認が必須） ・申請、届出の提出、取下げが可能 ・申請書、届出書の作成と保存が可能 ・情報共有機能の利用が可能 | 業務管理者 |
契約等事務管理者 （代理） | ・契約等事務管理者（代理）および事務担当者の登録が可能 ・申請、届出の提出、取下げが可能 ・申請書、届出書の作成と保存が可能 ・情報共有機能の利用が可能 | PJ担当窓口 契約・検査・支払担当窓口等、実務を担う方。 複数名の登録が可能。 |
事務担当者 | ・申請書、届出書の作成と保存が可能 | 契約等事務管理者（代理）のサポートを担う方。 複数名の登録が可能。 |
ℾ
採択通知書等と共にPMS利用申請担当者の入力依頼
PMS利用申請担当者情報を入力後、XXXXに返信
（２）契約等事務管理者（業務管理者）登録フロー
NEDO
事業者
メール受信、契約等事務管理者の登録
PMS利用申請担当者の登録情報の入力後、PMS利用開始案内メールの送信
PMS申請書の印刷、 代表者印の押印、 NEDO担当部への送付
申請書の受理
メールを受信後、PMSにログインしパスワードを変更
契約等事務管理者（代理）」、「事務担当者」を登録
契約等事務管理者に利用申請書の承認メールを通知
申請書の認証
※PMS (Project Management Systemの略）
ℾ
※１ 契約等事務管理者の登録には、代表者の記名押印による紙媒体の「システム利用申請
書」の提出が必要です。
※２ 契約等事務管理者は、実施計画書に記載される業務管理者を契約毎に設定します。
３．契約に関連した事務処理手続き
（１）新規契約締結の手続き
新規契約にかかる書類提出にあたっては、契約書以外の書類への押印は必要ありません。なお、書類の日付はシステムでの提出日と同一にしてください。
また、従来、実施計画書の提出に必要であった送付状は廃止します。
再委託先等
事業者
NEDO
受理
実施計画書等の提出
実施計画書、研究体制表、積算用総括表、項目別明細表の提出。（※１）
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必要に応じて提出。
・契約に係る情報の公表
・間接経費率確認書【中小企業のみ】
・安全保障貿易管理【該当ＰＪのみ】
・エフォート証明書【該当者のみ】
仕様書の提示と実施計画書作成依頼
契約等事務管理者等の ID取得後、
実施計画書等の作成及び再委託先への作成依
頼
実施計画書等の作成
郵送またはメール
審査
契約締結（押印）
再委託等契約締結
ℾ
※１ 実施計画書、研究体制表、積算総括表、項目別明細表の様式は、PMSの当該契約に係る様式からダウンロードしたものを使用する。
（２）実施計画書変更申請（変更契約の締結）の手続き
契約の変更に係る手続きで、期間延長およびそれに伴う契約金額の変更の場合は、変更契約の締結を行います。ＮＥＤＯ側から本システムへの必要情報を入力後に事業者側に仕様書の通知と実施計画書の作成を依頼します。
年度内の契約金額の変更を行う場合は、ＮＥＤＯ側での本システムへの事前の情報入力はなく、事業者側に仕様書の通知と実施計画書の作成を依頼します。
具体的な手続き方法は以下の通りです。
再委託先等
事業者
NEDO
ℾ
再委託等契約締結
変更契約締結（押印）
実施計画変更申請の承認書の通知と契約の締結
変更承認書の受理
審査
受理
実施計画変更申請書 、 実施計画書、研究体制表、積算用総括表、項目別明細表の提出。
実施計画書等の提出
【年度内の契約金額の変更の場合】
・変更仕様書の通知。
・変更実施計画書等の作成依頼。
【期間延長に伴う増額の場合】
・PMSへ総額、期間、再委託先の追加（※１）等の体制変更等の登録。
・変更仕様書の通知。
・変更実施計画書等の作成依頼。
実施計画変更申請書 、 実施計画書、研究体制表、積算用総括表、項目別明細表の作成。（※２）
再委託先追加の場合実施計画書等の作成
※１ 再委託先の追加によって契約金額が変更となる場合は本手続きになる。
※２ 実施計画書等の各様式は、NEDOから依頼されてからPMS上でダウンロードして作成。
（３）実施計画書変更申請（変更承認）の手続き
【再委託先追加以外の場合】
・変更仕様書の通知。
・変更実施計画書等の作成依頼。
【再委託先の追加の場合】
・PMSへ再委託先の追加（※１）等の登録。
・変更仕様書の通知。
・変更実施計画書等の作成依頼。
複数年度契約での後ろ倒しや再委託先の追加（契約金額の総額は変わらない場合）等の主要な変更を行う場合には、事業者は実施計画書変更申請書の提出を行います。具体的な手続き方法は以下の通りです。
事業者
NEDO
実施計画変更申請書 、 実施計画書、研究体制表、積算用総括表、項目別明細表の作成。（※２）
審査
実施計画変更申請の承認書の通知
承認書の受理
受理
実施計画変更申請書 、 実施計画書、研究体制表、積算用総括表、項目別明細表の提出。
※１ 本手続きは再委託先が追加されても委託先との契約金額が変わらない場合。
※２ 実施計画書等の各様式は、ＮＥＤＯから依頼されてからＰＭＳ上でダウンロードして作成。
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（４）実施計画書変更届、代表者等の変更通知書の手続き
実施計画に軽微な変更がある場合や代表者等（代表者、住所、法人名称）を変更する場合は、実施計画書の変更届または代表者等の変更通知書の提出を行います。具体的な手続き方法は以下の通りです。
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（５）概算払い
２０２１年度から概算・精算払請求書は押印が不要となります。なお、ＰＭＳを利用できない一部の事業者においては、真正性を確保する観点から、｢業務管理者（委託）、経理責任者、プロジェクト担当窓口、契約・検査・支払担当窓口｣が請求書をメールで提出してください。
また、ＰＭＳで概算払申込みを行う場合には、委託事業者側で、実施計画書のＰＭＳへの登録が完了していることが前提になります。
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（６）検査管理
各種検査（中間検査、年度末検査、確定検査）においては、検査を受ける前に、事前に検査で必要となる書類を情報共有機能を用いてプロジェクト担当者と共有した上で検査を行います。
事業者
NEDO
【情報共有機能へ提出】
--------------
（中間検査時）
・月別項目別明細表
・従事日誌
・労務費積算書
・経費発生調書
・経費発生調書（修正額内訳書）
【修正がある場合】
---------------
（年度末中間または確定検査時）
・月別項目別明細表
・従事日誌
・労務費積算書
・経費発生調書
・経費発生調書（修正額内訳書）
＜修正がある場合＞
・（再）委託先等の経費発生調書
＜（再）委託先等がある場合＞
内容の事前確認
検査実施
・経費発生調書の受領
【確定検査のみ】
・確定通知書の作成
【確定検査のみ】
確定通知書の受領
＜中間検査時＞
・月別項目別明細表
・労務費積算書
・検査員サイン済の経費発生調書
・検査員サイン済の自主点検リスト（民間企業は必須、書面検査時除く）
・経費発生調書（修正額内訳書）
【修正がある場合】
＜年度末中間または確定検査時＞
・月別項目別明細表
・労務費積算書
・検査員サイン済の経費発生調書
・検査員サイン済の自主点検リスト（民間企業は必須、書面検査時除く）
・経費発生調書（修正額内訳書）
【修正がある場合】
・（再）委託先等の経費発生調書
【（再）委託先等がある場合】
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（７）資産管理
委託事業の資産において、取得価格が５０万円以上かつ使用可能期間が１年以上の資産については、所有権がＮＥＤＯに帰属するため、資産の取得、xx、移設、処分等の管理が必要です。契約画面メニューの資産ボタンに各入力フォームがあります。（詳細については、「XII.研究xxx 産・知的財産権について」を参照。）
また、資産に関係する以下の文書については、文書一覧ボタンから様式をダウンロードして、申請・報告等を行います。
・事故・復旧完了報告書
・廃棄完了報告書（廃棄処分完了の報告について）
・廃棄着手報告書（廃棄処分着手の報告について）
・資産譲渡申請書（無償譲渡先より提出）
・取得財産譲渡応諾書（旧契約）
・復旧作業に係る収支報告書
・共用使用の申請について（再委託先等）
・共用使用の申請について（委託事業者）
（８）知財管理
知財管理については、以下の申請・届出・通知等は本システムで事務処理をします。
契約メニュー画面の知財ボタンに各入力フォームがありますが、知的財産権帰属届出書のみ文書一覧に入力フォームがあります。
ℾ
（詳細については、「XII.研究開発資産・知的財産権について」を参照。）
（１） 産業財産権出願通知書 | 業務委託契約約款第３２条第１項 |
（２） 産業財産xx出願後状況通知書 | 業務委託契約約款第３３条 |
（３） 知的財産権移転通知書 | 業務委託契約約款第３３条 |
（４） 知的財産権利用届出書 | 業務委託契約約款第３４条 |
（５） 知的財産権移転承認申請書 | 業務委託契約約款第３１条の３第１項 |
（６） 専用実施xx設定承認申請書 | 業務委託契約約款第３１条の３第２項 |
（７） 知的財産権移転等届出書 | 業務委託契約約款第３１条の４第１項 |
（８） 知的財産権放棄届出書 | 業務委託契約約款第３１条の５ |
（９） 知的財産権帰属届出書 | 業務委託契約約款第３５条 |
（９）成果管理
委託契約における事業については、約款において成果の公開やその成果を用いた事業化・製品化をする場合には、事前にＮＥＤＯに報告することが規定されております。（詳細については、
「ⅩⅢ.成果報告と研究成果の発信」を参照。）
中間年報・成果報告書の提出の際には成果の登録を行ったことを確認した後に様式をダウンロードします。手続きは以下の通りです。
事業者
NEDO
受理
中間年報または、成果報告書の記載、提出
確認
プレス発表、学会発表、研究発表・講演、論文、受賞、等の成果を随時登録
登録の連絡
内容確認
NEDOのホームページ上で公開
ℾ
４．プロジェクト管理
プロジェクト管理ツールは、事業者とＮＥＤＯ間でのプロジェクト実施にかかる各種業務・タスク・予算・課題等の管理や情報共有等について、統一フォームで可視化・共有化を行うためのツールです。主な管理ツールとしては、「タスク管理」、「業務進捗管理」、「課題管理」、「予算執行管理」の４つがあり、各ツールの利用方法については、下記（１）～（４）の通りです。
これらツールを利用することで、各タスクや実施計画書の進捗状況、予算執行状況などについ て、事業者とＮＥＤＯの双方で、本システム上で可視化・共有化することが可能となるため、より効率的・効果的なプロジェクト管理に繋げることが可能です。また、蓄積されていく情報を参照することで、過去の検証や今後の計画立案等、プロジェクトのＰＤＣＡサイクルを実践する上での基礎情報としても活用可能です。
（１）タスク管理
各契約のメニュー画面の「業務の流れ」ボタンを選択すると、契約約款上で必要とされているプロジェクトライフサイクル上で必要となる定型的なタスクが提示され、各タスクの進捗状況について、ＮＥＤＯと事業者間で可視化・共有化することが可能となります。また、プロジェクト担当者から各タスクの期限設定がなされ、期日が未完了のタスクがリマインダーにも表示されることで、 ＮＥＤＯと事業者双方での手続き上の抜け漏れを防ぐことができます。事業内容に応じてプロジェクト担当者と相談しながらタスクを取捨選択してください。
プロジェクトマネジメントシステムのメニュー画面（各機能のボタン） ℾ
期限設定し
て進捗管理
期限超過は赤枠で表示
プロジェクトマネジメントシステムのタスク管理画面
（２）業務進捗管理
各契約のメニュー画面の「業務進捗」のボタンを選択することで、実施計画書に記載した事業内容の各事業項目の進捗状況の登録・編集が可能となり、ＮＥＤＯと事業者間で実施計画書の進捗状況を共有しながら、管理することができます。進捗状況は、「未着手」、「計画通り」、「やや遅れ」、「大幅遅れ」、「完了」の５種類から選択できます。
ℾ
プロジェクトマネジメントシステムの業務進捗画面
（３）課題管理
各契約のメニュー画面の「課題」のボタンを選択することで、タスク管理や業務進捗に含まれない非定型的な案件等（事業化に係る意見交換、ニュースリリース・成果報告会等の広報業務、その他重要度やリスクが高い案件）とその対応内容の登録・編集ができ、ＮＥＤＯと事業者間での課題の共有を行うことができます。１つの課題に対して、複数の対応内容の登録ができるため、各課題に対し、時系列でどのように対応を行ったのか等の可視化や事後的な検証も可能となります。ま た、ファイル添付も可能であり、ＮＥＤＯと事業者間での業務記録や認識共有のツールとしても活用できます。
説明に使った資料な
ども添付可能。
対応内容②
対応内容①
課題内容
ℾ
課題管理画面
（４）予算執行管理 【２０２１年４月以降リリース予定】
各契約のメニュー画面の「予算計画」のボタンを選択することで、本システム上でＮＥＤＯと事業者間で予算情報の共有管理が可能になります。実施計画書に記載された予算額を上限とし、毎月の実績額と今後の計画額、概算払い額の共有が可能です。
予算計画画面
５．ファイル共有
委託契約の各種手続きにおける書類の確認については、メニュー画面中の「ＮＥＤＯと情報を共有する」機能を用いて契約に関連するファイルを共有することで、これまでのメールでのやりとりによる確認よりも誤送信のリスクを低減させることができます。
また、委託先が複数で業務を実施する（連名契約）場合は、事業者間でのファイルの共有も可能となります。
このため、委託業務にかかる書類やマネジメント上で必要となるドキュメント等のやりとりは、メールでのやりとりは基本的には行わず、情報共有機能を使用することを基本としております。
この情報共有機能は、各契約における申請・届出書類、従事日誌、検査関係資料、評価関係資 料、委員会関係資料などの各種フォルダーが用意されており、書類を正式に申請・届出する前の確認を行うために利用してください。
なお、ファイル容量については特に制限はないため大容量のファイルの共有も可能です。
「NEDO と情報共有する」ボタンからアクセス
ℾ
情報共有機能のアクセスとその画面
６．お問い合わせ先、マニュアル
（１） ＷＥＢ、電話でのお問い合わせ
トップ画面右上にある「お問い合わせ・マニュアル」をクリックして以下の画面を開き、お問い合わせ内容により、「事務処理手続きについて」、または「システム操作について」を選択します。
（２） マニュアル、ＦＡＱ（よくあるご質問）
トップ画面右上にある「お問い合わせ・マニュアル」をクリックして以下の画面を開き、「事務処理手続きについて」または「システム操作について」から「マニュアル一覧」、ＦＡＱ「よくあるご質問」を選択します。
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