Contract

令和５年度 中小企業生産性向上・設備投資促進補助金事業業務委託仕様書

１ 事業の名称

令和５年度 中小企業生産性向上・設備投資促進補助金事業

２ 目的

新型コロナウイルス感染症の５類移行等により社会経済活動が活発化し、県内経済も持ち直しつつある中、景気回復を確かなものとし、更に経済の好循環を促すための緊急支援として、ＤＸによる省力化・業務効率化や、新事業展開・新商品開発など、中小企業等における生産性向上を図るために必要な設備投資に補助を行うため、補助制度の周知広報や申請の受付・審査事務局を設置する。

３ 業務期間

委託契約締結日から令和６年 12 月 27 日（金）まで

４ 補助金の概要

（１）補助対象

xx県内に事業所を有し、生産性向上に資する設備投資を行う中小企業等とする。

なお、本事業における「中小企業等」の範囲は、県が別に定める「中小企業生産性向上・設備投資促進補助金交付要綱」（以下「交付要綱」という。）及び

「中小企業生産性向上・設備投資促進補助金申請要領」（以下「申請要領」という。）によるものとする。

（２）補助率・補助上限額等

本補助金の補助率及び補助上限額は、以下のとおりとする。 なお、補助金額は１，０００円未満を切り捨てることとする。

・補助率：対象経費の２分の１以内

・補助上限額：５００万円（下限額：１００万円）

（３）補助対象経費

申請者の生産性向上に資する機械装置・器具備品・ソフトウェア等の導入費用とし、その範囲については、交付要綱及び申請要領に定めるところによる。

５ 業務内容

委託契約締結後、速やかに主に以下の事務を行う事務局を設置すること。なお、事務局は受託者の責任において可能な限りxx県内に設置することとし、設置場所は事前に県と協議すること。

・コールセンターの設置

・申請関係事務

・周知広報事務

・実績報告関係事務

・その他必要な事務

（１）コールセンターの設置

中小企業者等から、制度概要や申請方法、審査状況等に関する問い合わせがあった場合に対応するため、問い合わせ窓口となるコールセンターを以下により設置すること。

①設置場所：事前に県と協議の上、決定すること。

②開設期間：契約日の概ね２週間後から令和６年９月 30 日(月)まで

③窓口開設の時間帯：平日９時から 18 時

（電話対応は９時 30 分から 17 時 30 分とする。）

④ １日最大 80 件程度の相談に対応できる体制を構築し、かつ全期間を通して応答率を平均で 90％以上とすること。

コールセンターの配置人数については、業務量に応じ増減させるなど適切な対応をとること。

⑤ コールセンターの従事者に、感染症その他不測の事故等が発生した場合も事業を継続可能な体制を確保すること。

⑥ コールセンターで対応した内容は、相手方の連絡先や問い合わせ内容等を記録することとし、容易に検索できる形式でxx的に登録・管理すること。

⑦ 相談・問い合わせの対応に必要なＱ＆Ａ等は県から提供するが、記載のない内容や対応方法に疑義が生じた場合は、速やかに県に連絡・確認すること。

⑧ 問い合わせ対応マニュアルを作成するとともに、コールセンターの従事者に対しては、相談・問い合わせ対応に必要な知識や技能の習得等を目的とした研修を行うこと。

（２）周知広報事務

中小企業者等が補助金を広く活用できるよう、以下の広報・周知を実施すること。

①ホームページの開設

制度の概要など既定の内容は契約日の概ね２週間後を目安に可及的速やかに公表することとし、電子申請フォームや審査状況の確認機能などの各システムはxx追加で掲載していくこと。

なお、ホームぺージの最下部にサイトポリシーとして、運営主体（受託者名）を明記するが、その際、xx県から委託を受けた旨も併せて掲載すること。

②チラシの作成・印刷・送付

補助金の制度概要等に関するチラシの作成（デザイン含む）・印刷を行うこと。また、チラシに合わせ、申請要領を印刷すること。

・サイズ等：Ａ４サイズ（両面、カラー）

・部数：１万５千部程度（申請要領は５千部程度）

チラシの作成・印刷後、申請受付開始前までに県内市町村、商工関係団体等（県が指定する計 205 か所程度）に郵送すること。

③説明会の開催

本事業に関する説明会を実施すること。受託者において、会場の確保・設営や、資料の用意のほか、本補助金に係る講師の手配を行うこととするが、事業開始直後の説明会については、県が一部の事務を行うこともある。

・ 主催を「xx県」とし、開催方法や回数、場所等は別途県と協議すること。

・ 開催場所は、県内のアクセスの良い会場を選定すること。

・ 説明会の参加企業名簿や報告書を開催日ごとに作成し、県に速やかに報告すること。

・ 本補助金に係る説明動画（説明会における説明と同等の内容とする。）を作成し、ホームページ上で一定期間公開すること。

④その他の広報

上記のほか、効果的な広報の手法を提案の上、県と協議し、適切な手段で中小企業者等に広報すること。

（３）申請関係事務

以下により、県内中小企業等からの補助申請の受付、申請内容の審査、補助額の算定及び申請者への通知等を行うこと。

① 申請受付期間は、令和５年 12 月 20 日(水)から令和６年３月 29 日(金)までとする。

② 想定申請件数は、約８００件と見込むが、実際の申請数が見込みと異なった場合も円滑かつ適切に対応すること。

③ 申請の受付方法は、電子受付とする。

④ 申請受付期間の開始日までに、オンライン申請フォーム及びマイページシ ステムを構築すること。以下の機能については必須で搭載することとするが、他の機能や仕様については、受託者が県に提案し、協議の上決定することと する。

・ 「申請フォーム」は、申請要領に定める必要事項を申請者が簡易に入力し、また、必要な添付書類を申請フォーム上で添付可能なものとすること。

・ 「マイページ」は、申請者及び県が随時、申請内容や審査状況等を閲覧できる機能を有すること。

⑤ 電子受付フォームは受付順を正確に管理できるものとし、アクセス集中によるシステム障害等、受付順の正確な把握・管理を妨げる事象が生じないよう十分留意したうえで構築すること。

⑥ 審査状況等をデータベース化してxx管理すること。

⑦ 受託者は、県が求めた際には、指定するデータ形式でその時点での申請者

一覧（受付データのうち県が指定した項目を抽出し、１申請者１行ずつの一覧にしたもの）を提出できるようにすること。

⑧ 業務の遂行に必要な執務室、ＰＣ、ネットワーク環境、電話回線、机、イス、パーテーション、複合機、その他必要な機材、備品及び消耗品については、申請受付開始までに受託者が用意をすること。

⑨ 申請要領等に基づき、申請内容の審査を行うこと。その際、事務局内に業務責任者１名、管理者を複数名設置し、全体の進捗管理を滞りなく行うほか、県からの問い合わせには速やかに対応すること。

⑩ 本事業に従事する者との間で秘密保持などの遵守事項を定め取り交わすこと。また、申請書に記載された氏名・住所・口座番号・振込金額等の機微情報の取扱には十分注意することとし、業務に必要最小限の人数のみアクセス可能とするなど、情報保護の対策を講じること。

⑪ 審査マニュアルを作成するとともに、審査に対応する業務従事者に対しては、審査や不備連絡等の対応に必要な知識や技能の習得等を目的とした研修を行うこと。

⑫ 受付後速やかに審査を開始し、以下の想定スケジュールにより事務を遂行すること。

・申請書類に不備等がない場合

県への審査完了報告 申請受付から概ね３週間以内

・申請書類に不備等がある場合

申請者への不備連絡 申請受付から概ね１週間以内

（２回目以降の不備連絡は、前回の不備連絡に対する申請者からの補正申請から概ね１週間以内）

県への審査完了報告 不備解消から概ね２週間以内

なお、実際の業務スケジュールは、協議により決定することとする。

⑬ 審査内容は以下のとおりとし、円滑に審査を進められるよう、体制を構築すること。なお、審査において生じた疑義等について専門家（中小企業診断士等を想定する）に相談できるような体制とすること。

・主な審査内容

ⅰ 申請者が補助対象事業者に該当していること

ⅱ 補助申請されている経費が補助対象経費に該当していること

ⅲ 見積書など添付資料に不備がないこと

ⅳ 令和６年８月 30 日までに事業を完了する計画になっていること

ⅴ その他、申請が交付要綱及び申請要領に定める要件を全て満たしていること。

⑭ 申請書類を元に、xx県暴力団排除条例（平成 23 年xx県条例第 4 号）第９条第２項の規定に基づく照会リストを作成すること。

なお、照会リストの様式は別途、県が示すものとし、作成に当たっては誤字・脱字がないよう、複数人で確認すること。

⑮書類不備申請者等への対応

申請内容に軽微な不備があれば、受付から概ね 1 週間以内に不備内容を申

請者に電子メール等により連絡をすること。なお、不備率は 80％を想定する。

不備書類に係る申請者の補完・追加資料の提出に際し、必要な送受信の機能については、マイページ等に備えること。

また、申請者への連絡を電話以外の方法（電子メール、郵送等）で行う場合には、誤送付防止のために必要な措置を講じること。

⑯交付決定

補助金の交付決定手続きは、以下により行うものとする。

・ 申請書に記載された申請額、氏名、現住所、金融機関の口座情報等を県が指定した様式に転記し、転記したデータを随時、県に提出すること。

なお、県にデータを提出する際には、提出済みのデータと名寄せを行うなど、二重払い等の防止のための対策を徹底すること。

・ 審査及び補正の結果、不備がないと認められた申請について、県に交付決定を依頼すること。県は、受託者からの依頼に基づいて交付決定を行い、交付決定通知書を申請者に対して送付する。

・ 処理の進捗管理ができるリストを作成し記録に残すこと。

➃審査結果の通知

審査手続終了後、採択・不採択の結果を申請者に通知すること。通知方法については、県の指示に従うこと。

⑱計画変更

交付決定後、申請者（以下、「補助事業者」という。）から計画変更の申請の提出があった場合は、随時、申請内容の審査を行うこと。

（４）実績報告関係事務

① 補助事業終了後に補助事業者から提出される実績報告書を審査し、補助金額（確定額）を算出する。

なお、実績報告書の最終提出期限日は令和６年８月 30 日（金）を予定している。

② 実績報告書の審査は書類審査を基本とするが、内容に疑義がある場合等、必要に応じて現地調査を行うこと。なお、現地調査を行う件数は交付決定件数の 10％程度と見込む。また、現地調査は、原則として受託者において行うが、県が同行する場合もあること。

③補助金の額の確定事務及び交付

補助金額の確定及び交付手続きは、以下により行うものとする。

・ 実績報告書の審査が終了した案件については、審査結果を速やかに県に報告すること。

・ 審査及び補正の結果、不備がないと認められた実績報告について、県に額の確定を依頼すること。県は、受託者からの依頼に基づいて額の確定を行い、額の確定通知書を補助事業者に対して送付する。

・ 補助事業者からの請求書は、事務局で受領し、内容を確認の上、不備がなければ県に提出すること。

・ 補助事業者への補助金の支払いは県が行う。ただし、県が行った口座振込手続きについて、振込不能だった場合、受託者において補助事業者に電話連絡の上、口座情報等を確認し、確認内容を県に連絡すること。

・ 処理の進捗管理ができるリストを作成し記録に残すこと。

（５）その他必要な業務

①不正受給の防止

二重取りその他不正な手段による受給を防止するため、最低限、以下の措置を講じることとするが、詳細は県と協議の上、決定すること。

・ 申請・報告内容に虚偽があることが明らかとなった場合には、交付決定 を取り消し、又は既に交付した補助金の返納を求めることを明示すること。

・ 虚偽の内容が特に重大又は悪質な場合には事業者名等の公表、加算金の徴収、刑事告発等を行う可能性があることを明示すること。

・ 補助金交付先を決定するにあたり、事業者情報を事務局においてデータベース化して名寄せを行い、二重給付を防止すること

②補助金の返還又は財産の処分制限期間内における伺いに係る取扱い

業務期間中に、補助事業者から、本補助事業により取得した財産の処分等、補助金の返還事由に当たる可能性のある申し出があった場合には、速やかに県に報告すること。

③反社会的勢力の排除

反社会的勢力などからの申請及び振込を防止するために必要な措置を講じること。

６ 基本事項

（１）業務運営体制の整備及び業務責任者の設置

① 本業務が円滑に実施される体制を構築するため、必要かつ適切な人員配置を行うこととする。また、業務運営体制及び業務責任者について定めた実施体制図を県へ提出する。

② 主たる担当者１名以上を定め、県と綿密に打合せを行って業務を遂行する。

③ 業務責任者及び主たる担当者は、やむを得ない場合を除いて変更しない。

④ 緊急時における危機管理対応を含め、安全・確実に業務が実施できる体制とすること。

（２）実施計画、管理執行

① 受託者は、本業務の遂行に当たり、委託契約等に基づき、県と密接に連絡をとり、その指示及び監督を受けなければならない。

② 受託者は、本業務に着手するに当たり、全体スケジュールや業務運営体制等を定めた実施計画書を作成し県へ提出する。また、実施計画書に大幅な変更が生じた場合には速やかに県へ報告する。

③ 実施計画書の策定及び進捗管理は、県と十分協議しながら進めること。

④ 審査体制に配置する専門家等について、事前に名簿を作成の上、県に報告すること。

⑤ 事務局における申請受付件数、審査件数、コールセンターにおける入電数、応答数、放棄率等について、日報を作成すること。県の要求に応じて、当該日報を県に報告すること。

⑥ 受託者は、本業務の遂行上疑義が生じた事項、仕様書等に明記していない事項については、県と協議を行い、その指示に従わなければならない。

⑦ 定期的に県と会議を行うこと。

⑧ 本仕様書に記述していない事項であっても、仕様書の目的を達成するために提案があれば随時行うこと。

（３）業務完了報告

① 受託者は、令和６年 12 月 27 日（金）までに業務完了報告書を作成し、県へ提出する。なお、業務完了報告書の作成に当たっては、事前に県の承認を受けること。また、業務完了報告書は以下を想定する。

・ 業務完了報告書（本業務に当たり作成したマニュアル、問い合わせ記録、支払いリスト、補助事業者毎に審査状況等が分かるデータベース等、その他に県が必要と認めた資料等を含む）

・ 申請書類（データ）及び審査に用いた資料 一式

② 県が必要に応じて受託者に状況報告を求める場合には、受託者は県に資料を提出する。

７ 情報管理体制

（１）体制及び情報取扱者

受託者は本事業で知り得た情報を適切に管理するため、別記「データ保護及び管理に関する特記仕様書」に記載する事項について遵守すること。

（２）確保すべき履行体制

契約を履行する一環として受託者が収集、整理、作成等した一切の情報が、県が保護を要さないと確認するまでは、データ取扱者名簿に記載のある者以外に伝達又は漏えいされないことを保証する履行体制を有していること。

県が個別に承認した場合を除き、親会社等の受託者に対して指導、監督、業務支援、助言、監査等を行う者を含む、一切の受託者以外の者に対して伝達又は漏えいされないことを保証する履行体制を有していること。

（３）情報の開示

本事業で知り得た一切の情報について、データ取扱者以外の者に開示してはならない。ただし、県の承認を得た場合は、この限りでない。

（４）体制及び情報取扱者の変更

上記（１）の情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面又はデー

タ取扱者名簿に変更がある場合は、予め県へ届出を行い、同意を得なければならない。

８ その他

① 受託者は、委託契約書及び本仕様書に基づき、常に委託者である県と密接な連絡を取りながら、その指示に従うこと。

② 本仕様書に記載のない事項については、県と受託者が誠意をもって協議し、法令を遵守して実施すること。

③ やむを得ない事情により、受託者が本仕様書の変更を必要とする場合には、あらかじめ県と協議の上、承認を得ること。

④ 本業務の経理を明確にするため、受託者は他の経理と明確に区分して会計処理を行うこと。

⑤ 県は本業務に関して、口頭、書面及び立入りにより検査を行うことができる。県からの検査要求及び指示に対しては、誠実に協力すること。

⑥ 受託者は、本業務を通じて取得した全ての個人情報について、別記「個人 情報取扱特記事項」を遵守すること。また、本業務によって知り得た個人情 報及び通常秘密とされる企業情報を本業務の目的以外に使用してはならな い。委託期間が終了又は委託契約が解除された後においても同様とすること。

⑦ 原則として、委託業務の全部又は一部を第三者に再委託してはならない。ただし、再委託先や内容、理由を明記し、書面により県の承諾を得た場合は、この限りでない。

⑧ 委託業務の実施に伴い、第三者に与えた損害は、県の責に帰すべきものを除き、全て受託者の責任において処理すること。

⑨ 受託者が県に提出した振込に必要なデータに基づき、県が補助金の交付を行った後、当該補助申請の内容が要件を満たさないことが判明した場合、補助事業者の責に帰すべきものを除き、全て受託者の責任において処理すること。