HYPER JAPAN Festival 2019
HYPER JAPAN Festival 2019
参加申込書(ケータリング･サービス以外) 2019 年 7 月 12 日（金）〜14 日（日）開催
■パッケージ一覧
種類 | 内容 | 金額 | |
プラチナ スポンサー | イベントのメインオフィシャルスポンサー イベント事前（ウェブサイト、そのほかのオンライン告知・広報ツー ル）、イベント会場内・外・ステージなどを使い、総合的にテーラーメードの出展&プロモーションパッケージをご提案します | ご相談ください | |
ゴールド スポンサー | ● イベントのオフィシャルスポンサー ● 御社ロゴを掲載（注：1） - HYPER JAPAN ウェブサイト、ニュースレター - ショーガイド（40,000 部） - HYPER LIVE! ステージスクリーン、会場バナー - 交通広告 - チラシ | 出展ブース無し | £5,500 + VAT |
出展ブース 1 xx付き 9m2 (3m x 3m) | £7,000 + VAT | ||
ステージショースポンサー | ●ステージショー1 枠利用権利（注：2） ● ウェブサイトの専用ページに御社ロゴを掲載 ● ステージショー内で御社ロゴを展示・表示、商品露出が可能 | £3,000 + VAT から | |
出展：ブース | ●1 xx 9 ㎡（3m x 3m）：スペース、枠組み、背面パネル、出展者パス 3 枚を含む（隣接するブースがある場合、側面パネルあり） 高さ：2.4m 幅：3m 奥行：3m カーペットなし | £2,000 + VAT | |
出展： スペース | Olympia では枠組み、背面パネルの無い出展スペースもご提供します（36 – 340m2）。詳細は主催者までお問い合わせください。 | £200/㎡ + VAT | |
・ブース・スペース料金に含まれる設備・サービスは上記の内容がすべてとなり、『電気使用料』『ブース装飾レンタル備品』『インターネット回線』等は主催者指定の業者にて、別途発注していただく必要があります。
・こちらのパッケージ・申込み内容は『on site consumption』（会場での使用）を目的とした食品の販売を行う出展者はご利用いただけません。食品の調理、ドリンクの提供、試食・試飲をご希望の出展者は必ず別の『ケータリング類』用の申込書にてお申込みください。持ち帰りを目的とした食品の販売のみの場合は、こちらの申込書をご利用ください。自社の出展内容によりどちらを利用するか不明な場合、必ず主催者までご確認ください。
・各項目の詳細は別資料『出展者マニュアル』、『出展ブース装飾備品カタログ』をご参照ください。
注1：ロゴ・印刷物などのデータ提出の締切を厳守してください。期日に遅れると掲載に間に合わない場合がございますので、ご了承ください。注2：ステージの時間、演目の長さを含む詳細パッケージは別途お問い合わせください。
HYPER JAPAN Festival 2019
参加申込書(ケータリング･サービス以外) 2019 年 7 月 12 日（金）〜14 日（日）開催
該当するものにチェックを入れ、必要数量を記入の上、ご返送下さい。
内容 | チェック | 金額 | |||
プラチナ スポンサー | £ + VAT | ||||
ゴールド スポンサー | 出展ブース無し | £5,500 + VAT | |||
出展ブース 1 xx付 | £7,000 + VAT | ||||
ステージショースポンサー | £3,000 x 枠 + VAT から | ||||
出展：シェルブース（1 xx 3m x 3m） | £2,000 x xx+ VAT | ||||
ブース内照明 | £50/xx + VAT | ||||
出展：スペースのみ（最少面積 36 ㎡） | £200 x ㎡ + VAT | ||||
■会社名：
■出展名（アルファベット）：
※ショーガイド、ウェブサイト等に掲載。英語にて、１マスに１文字、最大 4０文字まで記入可能です。提出後の変更はできません。
■イベントで提供するサービスおよび取扱い商品の詳細（ケータリング類以外の販売・サービス）
■ウェブサイト：
※HYPER JAPAN ウェブサイトからリンクをかけたいページの URL をお書きください。提出後の変更はできません。
■担当者名： ■役職名：
■電話番号： ■Email：
※HYPER JAPAN 運営事務局が常時連絡を取れる連絡先を記入してください。
■住所：
以下の重要規約および別紙の参加規約書、Privacy Notice の内容に合意をします。（左のボックスにチェックを入れてください）
1. 『on site consumption』（会場での飲食）を目的とした食品類の一切の販売、取り扱いを行いません。（この申込書はケータリング類以外の出展専用となります）。
2. 刀、武器類、包丁、医薬品、化粧品、生物の販売は主催者の許可のもと、イギリス・行政区の法令および会場に定められた手続きを期日までに行った場合にのみ、販売・展示ができ、全手続きは主催者の指示に従って、出展者自身が行います。これらの物品の販売・展示の予定がある場合は、上記『サービスおよび取扱い商品の詳細』内に、内容を明記してください。
3. 請求書は出展申込時に発行いたします。請求書受け取り後は、xxxxにお支払いをお願い致します。期日までにお支払いが完了していない場合、キャンセルとみなし、100%のキャンセル料をチャージの上、イベントへの参加は不可となります。キャンセルを希望する場合は、必ず書面での申入れが必要です。
4.イベント開催日の 3〜6 ヵ月以前の解約は合計金額の 50％、3 ヵ月以内の解約は合計金額の 100％が発生します。
5.模倣品・著作権侵害に当たる商品・イギリスおよび日本にて法律・条令等の規制に反する商品・サービス等の展示・販売を一切禁止します。主催者は出展商品・内容が HYPER JAPAN イベントにとって適切かどうかを独断で判断・決定する権限を有し、出展者に対し、不適切な商品の展示・販売の中止、および出展拒否の判断を下された場合、出展者はすみやかに主催者の指示に従います。
署名： 日付：
お問い合わせ・お申し込み
Cross Media Ltd. Tel: x00 (0)00-0000-0000 E-mail: xxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx
申込み締切： 2019 年 4 月 26 日（金）
HYPER JAPAN Festival 2019 参加規約書
Cross Media Ltd. （以下｢主催者｣）により主催される HYPER JAPAN Festival 2019（以下｢イベント｣）への参加は、この規約への同意を前提とする。出展者、又その代理人は、主催者より別途渡される出展者マニュアルの条項を全て遵守しなければならない。
イベントの開催日、開催期間、開催場所、開場・閉場時間、入場料については、主催者によって決定され、主催者の判断によって変更される場合がある。この規約に記されていない全ての事項に対して、主催者は決定を下し、毎回必要な新しい処置をもたらす権利を確保する。
1. 参加の認可・支払い・解約
1.1 出展者の参加は、全ての必要事項が記入されブース責任者によりサインがされた出展申込書が、期日までに主催者に届けられ、更にブースの賃貸料及び付属する経費の支払いが、請求書及び該当する規約に明記された支払期日内かつ 2019 年 6 月 16 日までに完了した場合にのみ認可される。
1.2 ブース料金は主催者によって決定され、その料金構成内容（機材費、人件費、交通費、サービス、また社会･税務条項）の変更のために主催者によって変更されることがある。
1.3 出展のキャンセルについては、イベント開催日の 3〜6 ヵ月以前のキャンセルは合計金額の 50％、3 ヵ月以内の解約は合計金額の 100％の解約料が発生する。
1.4 理由の如何に関わらず、イベント開催中にブースを放棄した場合は、出展者は参加放棄とみなされ、ブース賃貸料として支払われた代金、又は支払われるべき一部又は全ての残金は、主催者に帰属する。出展者がブースを放棄した、若しくは参加要件を満たさず放棄したとみなされる場合は、出展者はブースに関して何らの権利や賠償も要求することはできない。
1.5 銀行の振り込み手数料、海外送金手数料などの送金時に発生する手数料は、全て出展者の負担とする。
1.6 重大且つ予想不可能な、又は経済的な理由によりイベントが中止になった場合、その時点で既に認可されている参加も中止となり、支払われた代金は、必要経費を全て支払った後、各出展者の支払い額に応じて各者に返金されることとする.
1.7 出展ブース及びスペースでの出展は、申込書に記載された企業もしくは個人のみが可能とする。申込書に記載されていない第三者の企業もしくは個人がそのブース内に共同出展する場合には、主催者から事前に許可を得る必要がある。
1.8 イベント内で開催される催事、特別展示、招待ゲスト、ステージコンテンツを含むあらゆるイベントの構成要素、及び、オフィシャルウェブサイトの企画・運営は、別途主催者によって許可されたものを除き、主催者によって行われる。主催者はイベント構成要素はスポンサー・出展者に事前に通知することなく変更もしくは中止することができる。その場合でも契約者及び出展者は契約を変更または破棄することは出来ない。
２. 解約
2.1 主催者は以下の場合、出展者に対し書面にて通知することにより当契約を直ちに解約することができる。
2.1.1 主催者のコントロールできないやむおえない事情により、各出展者ブースを出展社に提供できないと主催者が判断した場合、または、合理的な理由に基づき提供困難であると判断した場合。
2.1.2 出展者が破産管財手続または仮清算の手続を開始した場合、または、債権者との交渉に入った場合（支払能力がある状態での経営再構築の場合は外く）、或いは、自発的又は裁判命令に関わらず出展企業が解散状況にある場合（但し、支払能力がある状態での経営再構築の場合は除く。）、出展者の資産管理について管財人が指定された場合、出展者が事業の継続を停止している場合、または、他の裁判管轄において同様の手続やなんらかの措置が開始された場合。
2.1.3 本契約書に定められた支払うべき金額を出展者が期限迄に支払わなかった場合。
2.1.4 出展者が本契約書の定める内容に違反した場合。
３. 輸送・搬出入・アクセス
3.1 イギリス国外からの機材や商品に関する通関手続きを行うのは各出展者の義務とする。主催者はこれらの手続きの際の、突発的に起こり得る問題において責任を負うことはない。
3.2 各出展者は自身で、自身に宛てられた機材や商品の運送と受け取りを行う。機材や商品の搬出入については別途マニュアルの指示に従う義務がある。
3.3 決められた設営日･時間の前は、如何なる機材もイベント会場に持ち込んではならない。
3.4 出展者又はその委任者は、荷物の運送、受取、発送、及び荷物の中身の証明に対して、全ての責任を負う。出展者自身、又はその代理人が荷物の受取時にいない場合、主催者は出展者の費用と全責任によって、一時保管、又は返送する場合がある。
3.5 会場の敷地内における交通や駐車に関して、出展者は会場である Olympia London の規約に従わなければならない。駐車場内での盗難、事故、トラブルには、会場及び主催者は一切責任を負わないものとする。
3.6 商品や機材・装飾・梱包物・廃棄物をはじめ出展にあたる全物品の撤去は、イベント最終日 2019 年 7 月 14 日（日曜日）の、別途渡される出展者マニュアルに記載された時間までに終えなければならない。この撤去期限の日時を守らなかった場合、主催者はその出展者に対して損害金と違約金の支払いを要求する。 主催者は、上記の撤去期限を過ぎても置かれた物品を主催者判断により処理する権利を有し、処理撤去における全費用は出展者が負担する。
3.7 出展者またはその委任者は、サービス請負業者の作業に関して全責任を負う。請負業者の介入によって何らかの損害が生じた場合、責任は出展者が負うものとし、主催者は損害額全額を出展者に要求する。
3.8 会場へのアクセス時間は別途出展者マニュアルに記載された時間に限定され、それ以外の時間については会場に立ち入ることは出来ない。
3.9 主催者から発行された Pass（バッジ）を提示することなく、イベント会場に入場することは出来ない。
４. ブース設備・装飾
4.1 ブースの内装･設備は、出展者の責任の下、別途出展者に配られる出展者マニュアル及び法定の安全基準を順守しなければならない。
4.2 出展者又はその委任者は、主催者によって決められた日時までにブース設営を終えなければならない。日時が過ぎてからは、如何なる梱包物、機材、運送用の乗り物、外部の請負業者も、出展者にとっての損害・理由如何に関わらず、会場内に入ること、居続けること、又は置かれたままにすることはできない。
4.3 ブース内装･設備がイベントの基本概観を損なう場合や、周囲の出展者や来場者を邪魔する場合、主催者はそれを変更したり、削除する権利を保持するものとする。
4.4 イベントの会期中、出展者がいかなる物品も会場通路に置くことは禁止する。主催者の許可なく通路に置かれた物品は、主催者が出展者の責任で直ちに撤去することを命ずることができる。もしくは主催者により没収される。
4.5 出展者は割り当てられた出展区画をそのまま使用し、使用後も同じ状態に戻さなければならない。会場施設並びに各機材や他者の保有物に対して汚損・破損が発生した場合は、出展者は修繕修理費を支払う義務を負う。また、出展者は自らの出展区画内で発生したあらゆる汚損・破損に対して、理由の如何を問わず修繕修理費を支払う義務を負う。
出展者の設置物や商品によって、機材、建築物、床の敷物などに損傷が生じた場合、責任者である出展者の責任とされ、主催者は出展者に対して必要修理費又は賠償金を請求する。
4.6 出展者が現場にてブース変更を依頼した場合（仕切り壁の移動など）、全ての追加料金は設営業者から出展者に直接請求されるものとする。
4.7 主催者は、出展者と従事者の間に争い事が起きた場合、責任は一切負わないものとする。
4.8 出展者は各々のブースについての Method Statement 及び Risk Assessment 及び該当する必要書類を 2019 年 6 月 16 日までに主催者に提出しなければならない。これが履行されない場合は、会場のあるカウンシルからの出展許可が下りず、出展は認められない上、出展料やオプション備品料の払い戻しも行われない。
５. ブースの割り当て
5.1 主催者はブース配置図を作成し、出展者の扱う商品、又はサービスの内容、参加申込みの登録日等を最大限に考慮しながら、主催者の判断でスペースの割り当てを行う。出展者に割り当てられたブースの場所は、ブース配置図を用いて出展者に知らされる。通知日程については出展者マニュアルを参照すること。
5.2 ブース配置図の内容はその作成日に有効のものであり、その後変更されることがある。
６. 監視・清掃
6.1 一般に対して会場が開いている間は、xxxの監視は全て出展者の自己責任とする。同様に、ブースの設置及び解体の際は、その機材や商品が完全に撤去されるまでは出展者が監視の責任を負うものとする。
6.2 通路、ステージ、立食エリアなど公共エリアの清掃は主催者が保証する。個々出展ブース範囲内の清掃については別途出展者xxxxxに従うものとする。
6.3 ゴミの出る商品・食品を販売・提供する出展者は、各自でゴミ箱を用意し、ブース周辺を清潔に保たなくてはならない。xxの処理の仕方については、別途出展者xxxxxに従うものとする。
７. 紛失・破損・保証
7.1 展示物・商品の紛失、破損については主催者は一切責任を負わず、貴重品などは各出展社の責任にて管理するものとする。
7.2 出展者は、第三者に対する損害及び展示品や器物の破壊、損傷、紛失、盗難を補償する一般損害賠償責任保険（Public Liability Insurance）に保険に加入している必要があり、その証書を 2019 年 6 月 24 日までに主催者に提出する義務がある。
８. その他
8.1 出展物、商品は、公序良俗に反しないものに限る。会場にて主催者が不適当と判断した物及び行為、また、著作者、製造社、ディストリビューター等とトラブルが発生した物及び行為については、主催者は展示・販売を中止を命じることができる。
8.2 出展者は主催者及びメディア制作者やディストリビューターに対して、自身の映像や、ブース、看板、ロゴ、スタッフ、商品、サービスの画像及び映像が、イベントの必要性により、英国内外でのテレビやビデオ、DVD、その他全ての媒体（書籍、パンフレット）において放映または利用されることに関して同意したものと見做す。出展者は前もって、そのブーススタッフ、下請け、共同契約者から同意を得るものとする。
8.3 出展者は、英国の法律によって定められた、出展及びそれに準じて行われる宣伝・販売行為に必要な条件を各自で充たす責任があり、出展者による契約書への署名は、出展者がその責任を引き受けたものと同義と見なされる。その条件とは、ビザの取得、関税の支払い、食品・薬品管理・施術などに必要な資格所有を指す。
8.4 イベントの開催に当たり、開催地である英国及び England の法律が全ての場合に適用される。主催者と出展者の間において生じる紛争・訴訟の一切についても England
の法律が適用され、England にある裁判所をその第xx管轄裁判所とする。
8.5 本規約内容は適宜更新されるが、xxxxx://xxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxx-xxxxx-xxx-xxxxxxxxxx/xxxxxx HYPER JAPAN Festival 2019 参加規約として常に適用致します。
Privacy Notice
Introduction
Cross Media Limited respects your privacy and is committed to protecting your personal data. This privacy notice will inform you as to how we look after your personal data and tell you about your privacy rights and how the law protects you.
1. Important information and who we are Purpose of this privacy notice
This privacy notice aims to give you information on how Cross Media Limited collects and processes your personal data. It is important that you read this privacy notice so that you are fully aware of how and why we are using your data.
Controller
Cross Media Limited is the controller and responsible for your personal data (collectively referred to as "Company", "we", "us" or "our" in this privacy notice).
We have appointed a data privacy manager who is responsible for overseeing questions in relation to this privacy notice. If you have any questions about this privacy notice, including any requests to exercise your legal rights, please contact the data privacy manager using the details set out below.
Our full details are:
Full name of company: Cross Media Limited
Postal address: Translation and Innovation Hub 4th Floor, Central Working White City, 80 Wood Lane, London W12 0BZ UK Telephone number: +44 -(0)00-0000-0000
You have the right to make a complaint at any time to the Information Commissioner's Office (ICO), the UK supervisory authority for data protection issues (xxx.xxx.xxx.xx). We would, however, appreciate the chance to deal with your concerns before you approach the ICO so please contact us in the first instance.
Changes to the privacy notice and your duty to inform us of changes
This version was last updated on 15 May 2018.
It is important that the personal data we hold about you is accurate and current. Please keep us informed if your personal data changes during your relationship with us.
2. The data we collect about you
Personal data, or personal information, means any information about an individual from which that person can be identified. It does not include data where the identity has been removed (anonymous data).
We may collect, use, store and transfer different kinds of personal data about you which we have grouped together follows:
• Identity Data includes first name, last name, username or similar identifier, marital status, title, date of birth and gender.
• Contact Data includes billing address, delivery address, email address and telephone numbers.
• Financial Data includes bank account and payment card details.
• Transaction Data includes details about payments to and from you and other details of products and services you have purchased from us.
• Technical Data includes internet protocol (IP) address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform and other technology on the devices you use.
• Profile Data includes your username and password, purchases or orders made by you, your interests, preferences, feedback and survey responses.
• Usage Data includes information about how you use our products and services.
• Marketing and Communications Data includes your preferences in receiving marketing from us and our third parties and your communication preferences.
We do not collect any Special Categories of Personal Data about you (this includes details about your race or ethnicity, religious or philosophical beliefs, sex life, sexual orientation, political opinions, trade union membership, information about your health and genetic and biometric data). Nor do we collect any information about criminal convictions and offences.
If you fail to provide personal data
Where we need to collect personal data by law, or under the terms of a contract we have with you and you fail to provide that data when requested, we may not be able to perform the contract we have or are trying to enterinto with you (for example, to provide you with goods or services). In this case, we may have to cancel a product or service you have with us but we will notify you if this is the case at the time.
3. How is your personal data collected?
We use different methods to collect data from and about you including through:
• Direct interactions. You may give us your Identity, Contact and Financial Data by filling in forms or by corresponding with us by post, phone, email or otherwise. This includes personal data you provide when you:
• apply for our products or services
• create an account on our website;
• subscribe to our service or publications;
• request marketing to be sent to you;
• enter a competition, promotion or survey; or
• give us some feedback.
• Third parties or publicly available sources. We may receive personal data about you from various third parties and public sources as set out below:
• Technical Data from the following parties:
(a) analytics providers such as Google;
(b) advertising networks; and
(c) search information providers.
• Contact, Financial and Transaction Data from providers of technical, payment and delivery services.
• Identity and Contact Data from data brokers or aggregators.
• Identity and Contact Data from publicly availably sources such as Companies House.
4. How we use your personal data
We will only use your personal data when the law allows us to. Most commonly, we will use your personal data in the following circumstances:
• Where we need to perform the contract we are about to enter into or have entered into with you.
• Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.
• Where we need to comply with a legal or regulatory obligation.
Generally we do not rely on consent as a legal basis for processing your personal data other than in relation to sending third party direct marketing communications to you via email or text message. You have the right to withdraw consent to marketing at any time by contacting us.
Purposes for which we will use your personal data
We have set out below, in a table format, a description of all the ways we plan to use your personal data, and which of the legal bases we rely on to do so. We have also identified what our legitimate interests are where appropriate.
Note that we may process your personal data for more than one lawful ground depending on the specific purpose for which we are using your data. Please contact us if you need details about the specific legal ground we are relying on to process your personal data where more than one ground has been set out in the table below.
Purpose/Activity | Type of data | Lawful basis for processing including basis of legitimate interest |
To register you as a new customer | (a) Identity (b) Contact | Performance of a contract with you |
To process and deliver your order including: (a) Manage payments, fees and charges (b) Collect and recover money owed to us | (a) Identity (b) Contact (c) Financial (d) Transaction (e) Marketing and Communications | (a) Performance of a contract with you (b) Necessary for our legitimate interests (to recover debts due to us) |
To manage our relationship with you which will include: (a) Notifying you about changes to our terms or privacy policy (b) Asking you to leave a review or take a survey | (a) Identity (b) Contact (c) Profile (d) Marketing and Communications | (a) Performance of a contract with you (b) Necessary to comply with a legal obligation (c) Necessary for our legitimate interests (to keep our records updated and to study how customers use our products/services) |
To enable you to partake in a prize draw, competition or complete a survey | (a) Identity (b) Contact (c) Profile (d) Usage (e) Marketing and Communications | (a) Performance of a contract with you (b) Necessary for our legitimate interests (to study how customers use our products/services, to develop them and grow our business) |
To administer and protect our business (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting and hosting of data) | (a) Identity (b) Contact (c) Technical | (a) Necessary for our legitimate interests (for running our business, provision of administration and IT services, network security, to prevent fraud and in the context of a business reorganisation or group restructuring exercise) (b) Necessary to comply with a legal obligation |
To deliver relevant advertisements to you and measure or understand the effectiveness of the advertising we serve to you | (a) Identity (b) Contact (c) Profile (d) Usage (e) Marketing and Communications (f) Technical | Necessary for our legitimate interests (to study how customers use our products/services, to develop them, to grow our business and to inform our marketing strategy) |
To use data analytics to improve our products/services, marketing, customer relationships and experiences | (a) Technical (b) Usage | Necessary for our legitimate interests (to define types of customers for our products and services, to develop our business and to inform our marketing strategy) |
To make suggestions and recommendations to you about goods or services that may be of interest to you | (a) Identity (b) Contact (c) Technical (d) Usage (e) Profile | Necessary for our legitimate interests (to develop our products/services and grow our business) |
Marketing
We strive to provide you with choices regarding certain personal data uses, particularly around marketing and advertising. We have established the following personal data control mechanisms:
Promotional offers from us
We may use your Identity, Contact, Technical, Usage and Profile Data to form a view on what we think you may want or need, or what may be of interest to you. This is how we decide which products, services and offers may be relevant for you (we call this marketing).
You will receive marketing communications from us if you have requested information from us or purchased goods or services from us or if you provided us with your details when you entered a competition or registered for a promotion and, in each case, you have not opted out of receiving that marketing.
Third-party marketing
We will get your express opt-in consent before we share your personal data with any company outside the Cross Media Limited for marketing purposes.
Opting out
You can ask us or third parties to stop sending you marketing messages at any time to adjust your marketing preferences or by following the opt-out links on any marketing message sent to you or by contacting us at any time.
Where you opt out of receiving these marketing messages, this will not apply to personal data provided to us as a result of a product/service purchase, warranty registration, product/service experience or other transactions.
Change of purpose
We will only use your personal data for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If you wish to get an explanation as to how the processing for the new purpose is compatible with the original purpose, please contact us.
If we need to use your personal data for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.
Please note that we may process your personal data without your knowledge or consent, in compliance with the above rules, where this is required or permitted by law.
5. Disclosures of your personal data
We may have to share your personal data with the parties set out below for the purposes set out in the table in paragraph 4 above.
• Internal Third Parties as set out in the Glossary.
• External Third Parties as set out in the Glossary.
• Third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business, then the new owners may use your personal data in the same way as set out in this privacy notice.
We require all third parties to respect the security of your personal data and to treat it in accordance with the law. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions.
6. International Transfers
Some of our external third parties are based outside the European Economic Area (EEA) so their processing of your personal data will involve a transfer of data outside the EEA. Whenever we transfer your personal data out of the EEA, we ensure a similar degree of protection is afforded to it by ensuring at least one of the following safeguards is implemented:
• We will only transfer your personal data to countries that have been deemed to provide an adequate level of protection for personal data by the European Commission. For further details, see European Commission: Adequacy of the protection of personal data in non-EU countries.
• Where we use certain service providers, we may use specific contracts approved by the European Commission which give personal data the same protection it has in Europe. For further details, see European Commission: Model contracts for the transfer of personal data to third countries.
• Where we use providers based in the US, we may transfer data to them if they are part of the Privacy Shield which requires them to provide similar protection to personal data shared between the Europe and the US. For further details, see European Commission: EU-US Privacy Shield.
Please contact us if you want further information on the specific mechanism used by us when transferring your personal data out of the EEA.
7. Data security
We have put in place appropriate security measures to prevent your personal data from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They will only process your personal data on our instructions and they are subject to a duty of confidentiality.
We have put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.
Data retention
How long will you use my personal data for?
We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements. In some circumstances you can ask us to delete your data: see Request erasure in YOUR LEGAL RIGHTS below for further information.
In some circumstances we may anonymise your personal data (so that it can no longer be associated with you) for research or statistical purposes in which case we may use this information indefinitely without further notice to you.
8. Your legal rights
Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your personal data. Please click on the links below to find out more about these rights:
• Request access to your personal data.
• Request correction of your personal data.
• Request erasure of your personal data.
• Object to processing of your personal data.
• Request restriction of processing your personal data.
• Request transfer of your personal data.
• Right to withdraw consent.
If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us.
No fee usually required
You will not have to pay a fee to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with your request in these circumstances.
What we may need from you
We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access your personal data (or to exercise any of your other rights). This is a security measure to ensure that personal data is not disclosed to any person who has no right to receive it. We may also contact you to ask you for further information in relation to your request to speed up our response.
Time limit to respond
We try to respond to all legitimate requests within one month. Occasionally it may take us longer than a month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated.
9. Glossary
LAWFUL BASIS
Legitimate Interest means the interest of our business in conducting and managing our business to enable us to give you the best service/product and the best and most secure experience. We make sure we consider and balance any potential impact on you (both positive and negative) and your rights before we process your personal data for our legitimate interests. We do not use your personal data for activities where our interests are overridden by the impact on you (unless we have your consent or are otherwise required or permitted to by law). You can obtain further information about how we assess our legitimate interests against any potential impact on you in respect of specific activities by contacting us.
Performance of Contract means processing your data where it is necessary for the performance of a contract to which you are a party or to take steps at your request before entering into such a contract.
Comply with a legal or regulatory obligation means processing your personal data where it is necessary for compliance with a legal or regulatory obligation that we are subject to.
THIRD PARTIES
External Third Parties
• Service providers based in the UK and EU who provide IT and system administration services.
• Professional advisers including lawyers, bankers, auditors and insurers based in the UK who provide consultancy, banking, legal, insurance and accounting services.
• HM Revenue & Customs, regulators and other authorities based in the UK who require reporting of processing activities in certain circumstances.
YOUR LEGAL RIGHTS
You have the right to:
Request access to your personal data (commonly known as a "data subject access request"). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it.
Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected, though we may need to verify the accuracy of the new data you provide to us.
Request erasure of your personal data. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. You also have the right to ask us to delete or remove your personal data where you have successfully exercised your right to object to processing (see below), where we may have processed your information unlawfully or where we are required to erase your personal data to comply with local law. Note, however, that we may not always be able to comply with your request of erasure for specific legal reasons which will be notified to you, if applicable, at the time of your request.
Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground as you feel it impacts on your fundamental rights and freedoms. You also have the right to object where we are processing your personal data for direct marketing purposes. In some cases, we may demonstrate that we have compelling legitimate grounds to process your information which override your rights and freedoms.
Request restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data in the following scenarios: (a) if you want us to establish the data's accuracy; (b) where our use of the data is unlawful but you do not want us to erase it; (c) where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims; or (d) you have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.
Request the transfer of your personal data to you or to a third party. We will provide to you, or a third party you have chosen, your personal data in a structured, commonly used, machine- readable format. Note that this right only applies to automated information which you initially provided consent for us to use or where we used the information to perform a contract with you.
Withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your personal data. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent. If withdraw your consent, we may not be able to provide certain products or services to you. We will advise you if this is the case at the time you withdraw your consent.