PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMAS
PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMAS
Raseiniai
2019 m. vasario 20 d.
7.1 Paramos sutarties pasirašymas
Klaidų taisymas, sąlygų pildymas
• Priimtinai įvykdytos sąlygos, kurias įvykdyti nurodė JSK
• Tikslus, be klaidų Projekto biudžetas
Dokumentų
pateikimas
• Pasirašytas partnerystės susitarimas
• Pateikta Finansinio identifikavimo forma
• Patvirtinti Pirkimų ir Komunikacijos planai
Sutarties
pasirašymas
• JTS parengia paramos sutartį
• Pagrindinis paramos gavėjas pasirašo paramos sutartį
• VI pasirašo paramos sutartį
VI
PPG
7.1 Paramos sutarties pasirašymas
PPG
Paramos sutartis
PG2
Partnerystės
susitarimas
VI pasirašo paramos sutartį su pagrindiniu paramos gavėju, kuris tampa išimtinai atsakingas už veiksmingą projekto įgyvendinimą.
Santykiai tarp paramos gavėjų ir pagrindinio paramos gavėjo nustatyti partnerystės susitarime.
Pradžios
data
Trukmė
JTS
siunčia
PPG
Pradžios ir
pabaigos datas
Ataskaitų teikimo grafiką
Pabaigos data
7.1 Paramos sutarties pasirašymas
7.2 Projekto valdymas ir koordinavimas
Dažniausios klaidos
✓ valdymo ir koordinavimo sistema neatitinka projekto sudėtingumo;
✓ nesubalansuota projekto komandos sudėtis (arba per daug, arba per
mažai specialistų);
✓ 1 projekto vadovas xxxxx xxxxxxxxx skirtingų projektų ir nesugeba kontroliuoti partnerystės;
✓ Neįsigilinama į Programos taisykles, prastos anglų kalbos žinios;
✓ Nedalyvauja statybos / viešųjų pirkimų specialistai, kai būtina;
✓ Nepakankama vidinė komunikacija ir nesidalijama patirtimi.
Paramos gavėjai turi sukurti efektyvią valdymo ir koordinavimo sistemą, atitinkančią projekto specifiką, dydį ir sudėtingumą.
7.3 Pagrindinės finansavimo taisyklės
✓ Kiekvienas projektas turi būti nekomercinio
pobūdžio: skirta parama nesiekiama gauti pelno.
✓ Rezultatai viešai prieinami visuomenei.
✓ Visos investicijos ir kiti rezultatai turėtų būti
skirti viešam naudojimui.
✓ Sukauptos palūkanos (ar kita lygiavertė nauda)
turi būti:
1. Nurodomos galutinėje ataskaitoje;
2. Xxxxxxxxxxxx projektui;
3. Išskaičiuojamos (iš galutinio Programos finansavimo (paramos) sumos mokėjimo).
7.3 Pagrindinės finansavimo taisyklės
Gaunantieji Programos finansavimą turi:
✓ Atsidaryti atskirą banko sąskaitą / sub-sąskaitą eurais;
✓ Turėti atskirą projekto išlaidų apskaitos sistemą arba visoms su projektų mokėjimais susijusioms operacijoms taikyti atitinkamą projekto išlaidų klasifikacijos apskaitoje kodą;
✓ Nurodyti projekto numerį ant sąskaitų / pačioje sąskaitoje, kuri išrašoma įgyvendinant projektą.
✓ Turėti atskirų sub-sąskaitų planą projektui, projekto biudžeto sąmatas ir biudžeto įvykdymo ataskaitas, parengtas pagal nacionalinius apskaitos standartus ir / ar vidaus apskaitos politiką.
Išlaidos turi būti:
• Aiškiai identifikuojamos,
• Patikrinamos,
• Valdomos,
• Stebimos.
Tiksli ir regulari projekto išlaidų apskaita!
7.4 Pirkimai, įgyvendinant projektus
Lietuvos organizacijų pirkimai
Perkančioji organizacija / perkantysis subjektas
Nacionalinė teisė, reglamentai ir administracinės nuostatos, priimtos pagal ES teisės aktus
Neperkančioji
organizacija
Nacionalinės taisyklės,
patvirtintos 2015 m. liepos 17
x. vidaus reikalų ministro įsakymu Nr. 1V-561
7.4 Pirkimai, įgyvendinant projektus
Rusijos organizacijų pirkimai
Viešasis subjektas ir juridinis asmuo
Federaliniai įstatymai Nr. 44-FZ ir Nr. 223-FZ, taip pat atitinkami Rusijos Federacijos Prezidento ir Vyriausybės aktai
Privatus subjektas
Finansavimo Susitarimo nuostatos;
„Rusijos paramos gavėjų viešųjų pirkimų sutarčių sudarymo“ taisyklės
7.4 Pirkimai, įgyvendinant projektus
Tarptautinių organizacijų pirkimai
Tarptautinės
organizacijos
Gali taikyti savo viešųjų
pirkimų taisykles, jeigu jomis
suteikiamos tarptautiniu mastu pripažintiems standartams lygiavertės garantijos
7.4 Pirkimai, įgyvendinant projektus
Pilietybės ir kilmės šalies taisyklės
✓ Viešųjų pirkimų procedūrose vienodomis sąlygomis gali dalyvauti visi fiziniai ir juridiniai asmenys, kurie faktiškai įsteigti reikalavimus atitinkančiose šalyse.
✓ Jei prekių vertė yra:
• mažiau nei 100 000 EUR – prekės gali būti iš bet kurios šalies;
• 100 000 EUR arba daugiau – prekės turi būti iš
reikalavimus atitinkančios šalies.
Draudžiama taikyti nacionalines lengvatas, išskyrus sutartims, kurių vertė neviršija 20 000 eurų, siekiant skatinti vietos pajėgumus, rinkas ir pirkimus.
7.5.1. Stebėsena
Projektų stebėsena atliekama atsižvelgiant į nurodytus produktų
ir rezultatų rodiklius ir remiantis:
✓Paramos sutartimi;
✓Projekto pažangos ir galutine ataskaitomis;
✓Patikromis vietoje, atliekamomis JTS ir / ar JTS padalinio Kaliningrade;
✓Stebėsenos vizitais;
✓Vizitais į objekto vietą.
PPG+JTS projektų vadovas = nuolatinė komunikacija
7.5.2. Ataskaitų teikimas
Ataskaitos yra sutartiniai įsipareigojimai!
2 rūšių ataskaitos: pažangos ir galutinė
Ataskaitų rengimas ir teikimas
✓ Ataskaitų skaičius priklauso nuo projektų trukmės
✓ Informacija apie VISUS paramos gavėjus
✓ Apima visą projekto įgyvendinimą ir visas išlaidas (Programos finansavimas + savas įnašas)
✓ Pažangos ataskaita kas 6 mėn.
✓ Galutinė ataskaita per 2 mėn.
(Pagrindžiančių dokumentų sąrašas pateikiamas Gairių 7.5.2. dalyje)
Atminkite:
Jei pagrindinis paramos gavėjas nepateikia ataskaitos per numatytą terminą ir raštu nepateikia priimtinos ir pakankamai svarios pateisinamos priežasties, kodėl jis nepajėgė laikytis šio įsipareigojimo, VI gali nutraukti paramos sutartį!
7.5.3. Išlaidų auditas ir ataskaitų teikimas
#1 Visi paramos gavėjai | #2 Auditorius | #3 Pagrindinis paramos gavėjas |
Kiekvienas paramos gavėjas xxxxxxxx yra atsakingas, kad jo išlaidas patikrintų auditorius. | Auditorius privalo patikrinti 100 % visų išlaidų. Patikrinimo rezultatai išdėstyti išlaidų patikrinimo ataskaitose, kurios rengiamos kiekvienam paramos gavėjui atskirai. | Pagrindinis paramos gavėjas privalo surinkti visas kitų paramos gavėjų ataskaitas ir pateikti JTS. |
Pateikti: ✓ originalius dokumentus; ✓ prieigą prie visų dokumentų ir duomenų bazių; ✓ prašomus dokumentus ir paaiškinimus. | Ataskaitos privalo būti parengtos anglų kalba. | Kartu su: ✓ Pažangos arba galutine ataskaita visam projektui; ✓ Mokėjimo prašymu. |
7.5.4. Programos finansavimo išmokėjimas
3 variantai:
1.
Projektams, kurių įgyvendinimo laikotarpis
ne ilgesnis kaip 12 mėnesių
2.
Projektams, kurių įgyvendinimo laikotarpis
ilgesnis kaip 12 mėnesių
3. Bet koks projektas
1 variantas: Projektams, kurių įgyvendinimo laikotarpis
ne ilgesnis kaip 12 mėnesių
40 %
40 %
Iki 20 %
Avansas
Kitas avansas
✓ per 30 kalendorinių dienų
✓ visų avansinių mokėjimų suma negali viršyti 80 % *
Galutinis mokėjimas
✓ per 30 kalendorinių dienų
*visa avanso suma
išmokama tik tada, jei išleista ⩾ 70 % pirmojo avanso
Galutinio mokėjimo suma
priklauso nuo faktiškai
patirtų tinkamų finansuoti išlaidų!
2 variantas: Projektams, kurių įgyvendinimo laikotarpis
ilgesnis nei 12 mėnesių
30 %
Iki 25 %
Iki 25 %
Iki 20 %
Avansas
Kitas avansas - padengti kitų 6 mėn. 80 % poreikį, bet ne daugiau kaip 25 % finansavimo sumos ✓ per 30 kalendorinių dienų ✓ visų avansinių mokėjimų suma negali viršyti 80 % * | Galutinis mokėjimas ✓ per 30 kalendorinių dienų | |
Galutinio mokėjimo suma priklauso nuo faktiškai patirtų tinkamų finansuoti išlaidų! | ||
*visa avanso suma išmokama tik tada, jei išleista ⩾ 70 % ankstesnio avanso (ir 100 % bet kurių ankstesnių avansinių mokėjimų) |
Kitas avansinis mokėjimas skirtas
padengti kito ataskaitinio
laikotarpio (6 mėn.) 80 % poreikį
3 variantas: Bet koks projektas (išlaidų kompensavimas)
Įgyvendinimas
Patvirtinimas
Kompensavimas
Pažangos / galutinė
ataskaita
per 30 kalendorinių dienų
Išmokama suma priklauso nuo faktiškai patirtų ir patvirtintų išlaidų sumos ir paramos
sutartyje užfiksuoto procentinio dydžio.
7.5.5. Lėšų susigrąžinimo procedūra
Pažeidimai
Nepagrįstai sumokėtos paramos lėšos
Lėšų
grąžinimo procedūra
Laikantis 2005 m. gegužės 30 d. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarime Nr.
590 (2014 m. gruodžio 23 d. pakeitimas Nr. 1459) „Dėl finansinės paramos, išmokėtos ir (arba) panaudotos pažeidžiant teisės aktus, grąžinimo į Lietuvos Respublikos valstybės biudžetą taisyklių patvirtinimo“ nustatytus reikalavimų ir Finansavimo susitarimo nuostatų (16 straipsnis).
7.6. Pakeitimai projekte
Pagal pobūdį gali būti 3 kategorijų:
Informaciniai
pranešimai
Neesminiai
Esminiai
Pakeitimai
✓ Aiškiai ir pakankamai pagrįsti.
✓ Negali turėti poveikio bendrajam projekto tikslui.
Esminiai pakeitimai
Iš esmės pakeičiamos Paramos sutarties nuostatos ir sąlygos, veikla ir biudžetas.
Pakeitimas | Aprašymas |
Biudžeto | Pakeitimas tarp biudžeto išlaidų kategorijų sudaro 15 % ir daugiau |
Nustatyto procentinio dydžio | BK 7 „Netiesioginės administracinės išlaidos“ |
Projekto aprašymo | keičiamos svarbios veiklos, kurios turi poveikį projekto produktams ar rezultatas |
Veiklos vietos | jei veikla perkeliama už Programos teritorijos ribų |
Techninių dokumentų | turintys reikšmingą poveikį atliekamų darbų rezultatams ar vykdymui |
Įgyvendinimo laikotarpis | Su sąlyga, kad jis būtų pratęstas ne dėl neveiksmingo planavimo |
Partnerystės ir paramos gavėjo organizacijos teisinio statuso pasikeitimai, įskaitant PG pakeitimą kitu ar PG pasitraukimą | Naujas / pakaitinis PG, pakitusi partnerystė (pasitraukus PG) turi atitikti tinkamumo kriterijus |
Pakeitimai projekte
Biudžeto ir projekto aprašymo pakeitimai nedarantys poveikio pagrindiniam
projekto tikslui, o perkėlimai tarp biudžeto išlaidų kategorijų neviršija 15 %.
Pakeitimas | Aprašymas |
Biudžeto | tarp biudžeto eilučių, o perkėlimai tarp biudžeto išlaidų kategorijų neviršija 15 % |
Projekto aprašymo | jeigu jie neturi poveikio pagrindiniam projekto tikslui ir jais nežymiai pakeičiama projekto veikla |
Techninės dokumentacijos | neturi didelio poveikio atliekamų darbų rezultatams ir vykdymui |
Banko sąskaitos | pagrindinio paramos gavėjo |
Registracijos adreso | su sąlyga, kad jis lieka Programos teritorijoje |
Auditoriaus | Lietuvos PPG auditorių patvirtina VI |
Pakeitimai projekte
Informacinis pranešimas
JTS pranešama oficialiu informaciniu pranešimu*:
Adreso korespondencijai pasikeitimai
Valdymo personalo pasikeitimai
*oficialus raštas turi būti pasirašytas, su nurodyta data, antspauduotas, jei taikoma, ir atsiųstas el. paštu arba faksu į JTS.
7.6.2. Neesminių ir esminių pakeitimų tvarkymo procedūra
Surenka
informaciją
Užpildo
prašymą dėl pakeitimų
Patikrina
pagrindžiančius
dokumentus
Pagrindinis paramos gavėjas
7.8. Projekto užbaigimas
Prieš
✓ Galutinė ataskaita pradedama rengti ne vėliau kaip likus 2 mėn. iki projekto pabaigos.
Užbaigimas
✓ Projekto vertinimo veikla (nedelsiant).
✓ Išlaidų patikrinimas (per 10 dienų pateikti auditoriui).
✓ Galutinę ataskaitą pateikti JTS per 2 mėn. nuo projekto pabaigos.
Po
✓ Paskirti asmenį kontaktams bent 6 mėnesiams po projekto pabaigos.
✓ Dokumentus saugoti 5 metus nuo galutinio mokėjimo Programai gavimo dienos (bent iki 2029 m.).
✓ Įranga ir infrastruktūra išlaikoma bent 5 metus nuo galutinio Programos
paramos mokėjimo gavimo dienos.
✓ Suteikti prieigą prie dokumentų, informacijos ir objektų visoms susijusios
šalims.