Contract
Nr. | Periods | Pārskatu iesniegšanas termiņš |
1. | no projekta līguma noslēgšanas datuma līdz 30.06.2011. | līdz 20.07.2011. |
2. | no 01.07.2011. līdz 30.09.2011. | līdz 20.10.2011. |
3. | no 01.10.2011. līdz 31.12.2011. | līdz 20.01.2012. (termiņa pagarinājums) |
3. | no 01.10.2011. līdz ... (projekta īstenošanas beigu termiņš) | 1 mēneša laikā pēc projekta īstenošanas beigām |
Iesniegšanas termiņi
Progresa pārskata un maksājuma pieprasījuma sagatavošana – biežāk pieļautās kļūdas
Xxxx Xxxxxx
SIA “Vides investīciju fonds”
2011.gada oktobris
Informācija progresa pārskatā un maksājuma pieprasījumā
⮚ AKTUĀLĀ!
⮚ UZKRĀJOŠĀ!
3
Progresa pārskatā
⮚ nenorāda informāciju par visām projekta aktivitātēm (x.xx. plānotajām)
⮚ informācija par projekta aktivitātēm neatbilst projekta iesniegumam
⮚ norādīts neatbilstošs pārskata periods
5
2
Biežāk pieļautās kļūdas
4
Maksājuma pieprasījumā
⮚ neuzmanības kļūdas
⮚pārrakstīšanās
⮚aritmētiskās
⮚ kļūdainas atsauces uz maksājumu dokumentiem, līgumiem, rēķiniem (nr., datumi)
6
Maksājuma pieprasījumā
⮚ summas neatbilst noslēgtajā projekta līgumā apstiprinātajām attiecināmajām izmaksām
⮚ neatbilstoša KPFI un līdzfinansējuma intensitāte
⮚ informācija neatbilst pievienotajiem dokumentiem
⮚ nav aizpildītas visas ailes
⮚ izmaksu pozīcijas nav atšifrējamas (kopā XXX, DN, VSAOI)
⮚ algas aprēķinā ar roku pierakstīt , kāda summa attiecas uz projektu (Debets/Kredīts)
7
Izmaksas pamatojošos dokumentos
⮚nav iesniegti visi izmaksas pamatojošie dokumenti
⮚dokumenti nesniedz pietiekamu informāciju
⮚ noslēgtajos darba līgumos, darbu PNA nav atspoguļots vai vispārīgi atspoguļots līguma priekšmets (veicamais darbs) un nodotais darbs
⮚autoratlīdzības līgumos nav norādīts plānotais autoratlīdzības apjoms
⮚ neskaidra administratīvo izmaksu aprēķina metodika
9
Telpu noma
✓ aprēķina atbilstoši reālajai izmaksu bāzei, kuru ir iespējams pārbaudīt, tas ir, tām ir jābūt aprēķinātām % saskaņā ar pamatotu un trešajai kompetentai personai skaidru metodi
✓ nosakot izmaksu aprēķina bāzi, tiek rekomendēts izmantot projektā iesaistītā personāla skaitu, darba laiku un/vai projektam izmantoto biroja telpu platību
✓ apliecinājums, ja telpas tiek nomātas tikai projekta vajadzībām
Attiecināmās izmaksas apliecinošie dokumenti
⮚ Projekta līguma 4.pielikums “Attiecināmās izmaksas apliecinošie dokumenti”
Ja dokumenti jau tika iesniegti Fondā ar iepriekšējo pārskatu/maksājuma pieprasījumu, tie atkārtoti nav jāpievieno!
8
Izmaksas pamatojošos dokumentos
⮚neatbilstība dokumentos
⮚darba algas aprēķins neatbilst darba laika uzskaitei, darba līgumam, faktiskajai samaksai
⮚iekļautas izmaksas par darba algu pirms noslēgts darba līgums par darbu projektā
⮚bankas konta izdruka nesniedz pilnu informāciju par maksājuma veikšanu
⮚ nav norādīts saņēmējs
⮚ nav norādīts maksājuma mērķis
⮚uz dokumentiem nav norādīti grāmatojumi
10
Sakaru pakalpojumi
✓ sakaru, x.xx. elektronisko sakaru pakalpojumi (pasts, tālrunis, mobilais tālrunis, internets)
✓ rīkojumi par resursu patēriņa limitiem (mēneša tālruņa sarunas u.c.)
✓ izmaksas pamatotas ar attiecīgiem dokumentiem - piemēram, darbiniekam, kam ir nodots lietošanā dienesta mobilā tālruņa aparāts, ir jābūt attiecīgam vadības rīkojumam vai patapinājuma līgumam
✓ skaidra aprēķina metodika
11 12
Kancelejas preces
⮚ izdales materiāliem – apjoms atbilstošs
plānotai/faktiskai auditorijai
⮚ aktivitāšu nodrošināšanai:
✓detalizēts aprēķins, skaidrojums par kancelejas preču izlietojumu (piemēram, vienas pārraides sagatavošanai)
✓rīkojums par kancelejas piederumu nodošanu projekta īstenošanas vajadzībām un izlietošanu projekta ieviešanas laikā
13
Personāla izmaksas
Finansējuma saņēmēja/partnera darbinieku izmaksas pamatojoties uz:
• noslēgtiem darba līgumiem
• papildvienošanos pie darba līguma un/vai
• rīkojumu par darba slodzes procentuālu sadalījumu starp pamatdarbu un darbu projektā
Jāiesniedz visi grozījumi par izmaiņām atalgojumā, darba laikā!
15
Aktivitāšu norisi pamatojošie dokumenti
✓ Pasākuma norisi pamatojošie dokumenti:
✓pasākumu dienas kārtība, programma
✓dalībnieku reģistrācijas lapas (ar parakstiem)
✓prezentāciju elektroniskā versija - CD formātā
✓u.c.
✓ 1 rezultāta kopija - iespieddarbiem, e-vidē, elektroniskajos medijos izmantojamie materiāli u.c.
✓ visiem tiem materiāliem, kas ir iespiesti poligrāfiski, 1 paraugeksemplārs
Transporta izmaksas pamatojošie dokumenti
⮚ pakalpojuma līgums par transporta nomu
⮚ degvielas izmaksas:
– transporta ceļazīme vai maršruta lapa
– rīkojums vai aprēķins ar noteiktām degvielas patēriņa normām katram autotransportam
– līgums ar pakalpojumu sniedzēju par transporta nomu
– avansa norēķins ar pievienotajiem dokumentiem (degvielas čekiem)
14
Personāla izmaksas pamatojošie dokumenti
✓ Darba līgums vai rīkojums, kurā par katru norīkoto
darbinieku norādīta normatīvajos aktos noteiktā informācija, x.xx. vārds un uzvārds, darba apraksts, dienas vai nedēļas darba laiks, darba alga.
✓ Darba algas aprēķins.
✓ Darba laika uzskaites tabula par projekta īstenošanas periodu.
✓ Atskaite, kurā norādīts katra projekta darbības nodrošināšanā iesaistītā darbinieka xxx veikto darbu apraksts un katra darbinieka nostrādāto kopējo stundu skaits sadalījumā pa mēnešiem.
16
Neattiecināmās izmaksas
⮚ nav iekļautas projektā ( projekta izmaksu tāmē)
⮚ iekļautas projekta izmaksu tāmē un nav attiecināmas saskaņā ar MK noteikumiem Nr.789 un projekta Līguma 4.pielikumu:
⮚saimniecības preces
⮚datoru iegādes izmaksas vai citas tehnikas iegādes izmaksas
⮚komunālo pakalpojumu izmaksas
⮚atvaļinājuma nauda par periodu, kas neatbilst projekta periodam
17 18
Noformēšana un iesniegšana Fondā
!!! Aktuālās starpposma/noslēguma pārskata un maksājuma pieprasījuma formas, kas jāievēro un jāaizpilda, ir atrodamas Fonda mājas lapā: xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/?xxxxxx_xxx00000
Konsultācijas klātienē
✓ pieteikties zvanot un vienojoties par laiku - 67845111
✓ darba laiks - katru darba dienu no plkst. 8:30 līdz 17:30
✓ adrese - Xxxxxxxxx xxxx 00/00, 0.xx. – ieeja pretī Ekonomikas ministrijai
19
Pārbaudes projekta īstenošanas vietā
20
Informēšana par pārbaudi
✓Vismaz 5 d.d. pirms plānotās pārbaudes Fonda darbinieks sazinās ar finansējuma saņēmēju, informē par pārbaudi un vienojās par pārbaudes laiku
✓Par pārbaudes laiku Fonds arī nosūta oficiālo vēstuli
21 22
Pārbaudes projektu īstenošanas vietās
✓Pārbaude projekta īstenošanas vietā tiek veikta, lai pārliecinātos, ka projekta īstenošana tiek veikta atbilstoši projekta līgumam un norādītajam progresa pārskatā un maksājuma pieprasījumos
✓Pārbaudes rezultāti tiek dokumentēti
23
Pārbaužu veidi
– pārbaudes projekta īstenošanas laikā
– pārbaudes pēc pēdējā maksājuma veikšanas (3 gadu laikā)
24
Ko pārbaudīs?
✓projekta dokumentāciju (x.xx., projekta iesniegums, pārskati, maksājuma pieprasījumi, izdevumus pamatojošo dokumentu oriģināli vai to atvasinājumi ar juridisku spēku)
✓grāmatvedības uzskaite – kontu plāns, grāmatvedības uzskaites politika
✓u.c.
25
Paldies par uzmanību!
Xxxx Xxxxxx Xxxx.: 67845111
Konkursa mērķis
veicināt sabiedrības izpratni par
siltumnīcefekta gāzu emisiju samazināšanas nozīmi un iespējām, sekmējot pamatotu lēmumu pieņemšanu un videi nekaitīgu rīcību
26