SIA “Rīgas ūdens” padomes reglaments
APSTIPRINĀTS
SIA “Rīgas ūdens” padomes 2022.gada 26.septembra sēdē (protokola Nr. 2.4.5/2022/17)
SIA “Rīgas ūdens” padomes reglaments
Reglaments nosaka SIA “Rīgas ūdens” (turpmāk – Sabiedrība) padomes darbības organizēšanas principus un sadarbību ar kapitāla daļu turētāja pārstāvi.
1. Padomes kompetence
1.1. Padome ir Sabiedrības pārraudzības institūcija, kas dalībnieku sapulču starplaikos pārstāv pašvaldības (dalībnieka) intereses un Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likumā, Komerclikumā, citos ārējos normatīvajos aktos, Rīgas domes lēmumos, Sabiedrības statūtos un Sabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijā noteiktajos ietvaros uzrauga Sabiedrības valdes darbību.
1.2. Padomes uzdevumi ir:
1.2.1. pastāvīgi uzraudzīt, lai Sabiedrības lietas tiktu kārtotas saskaņā ar Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likumu, Komerclikumu, citiem ārējiem normatīvajiem aktiem, Sabiedrības statūtiem, dalībnieku sapulces lēmumiem un Rīgas domes lēmumiem un Sabiedrības darbības stratēģiju;
1.2.2. ievēlēt un atsaukt valdes locekļus, pastāvīgi uzraudzīt valdes darbību, noteikt valdes locekļu atlīdzību;
1.2.3. organizēt kandidātu nominācijas procesu valdes locekļa izvēlei;
1.2.4. apstiprināt darījuma slēgšanu starp Sabiedrību un valdes locekli vai revidentu;
1.2.5. saskaņot iepirkumā par ārējo revidentu izvirzāmās prasības, tajā skaitā darba uzdevumu un līguma projektu;
1.2.6. izskatīt Sabiedrības gada pārskatu, valdes ziņojumu un valdes priekšlikumus par peļņas izlietošanu, sagatavot par tiem padomes ziņojumu un iesniegt tos dalībnieku sapulcei;
1.2.7. apstiprināt Sabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģiju un uzraudzīt tās īstenošanu;
1.2.8. apstiprināt ikgadējo budžetu un uzraudzīt tā izpildi;
1.2.9. noteikt valdei sasniedzamos ikgadējos finanšu un nefinanšu mērķus un uzdevumus;
1.2.10. novērtēt Sabiedrības un valdes darbību, izskatīt valdes ziņojumus, kā arī sniegt priekšlikumus valdei un kapitāla daļu turētāja pārstāvim Sabiedrības darbības uzlabošanai;
1.2.11. izskatīt jautājumus, kas saistīti ar valdes locekļu amata savienošanu un interešu konflikta situācijām;
1.2.12. pārstāvēt Sabiedrību tiesā visās Sabiedrības celtajās prasībās pret valdes locekļiem, kā arī valdes locekļu celtajās prasībās pret Sabiedrību un pārstāvēt Sabiedrību citās tiesiskajās attiecībās ar valdes locekļiem;
1.2.13. iepriekš izskatīt visus jautājumus, kurus ir plānots iekļaut dalībnieku sapulces darba kārtībā un kas ir dalībnieku sapulces kompetencē vai kas pēc valdes vai padomes, vai kapitāla daļu turētāja pārstāvja ierosinājuma tiek virzīti izkatīšanai dalībnieku sapulcē un dot atzinumu par tiem, iesniedzot padomes sēdes protokolu vai tā izrakstu, kurā atspoguļota katra apspriestā jautājuma izskatīšanas gaita un pieņemtais lēmums;
1.2.14. uzraudzīt iekšējās kontroles un risku pārvaldības sistēmu darbību, pārskatīt to atbilstību un efektivitāti;
1.2.15. apstiprināt būtiskākās politikas, kurās definēti Sabiedrības darbības principi attiecībā uz risku pārvaldību, interešu konflikta novēršanu, korupcijas apkarošanu, korporatīvo pārvaldību un citiem jautājumiem;
1.2.16. veikt padomes darba ikgadējo pašvērtējumu;
1.2.17. apstiprināt iekšējā audita gada plānu, izskatīt iekšējā auditora ziņojumus par iekšējā audita vai pārbaudes rezultātiem, kā arī nepieciešamības gadījumā uzdot veikt citus neplānotus auditus vai pārbaudes;
1.2.18. uzraudzīt Sabiedrības trauksmes celšanas sistēmu atbilstoši Sabiedrības Trauksmes celšanas politikai, izskatīt trauksmes cēlēju ziņojumus par valdes darbību, kā arī regulāri (reizi ceturksnī, ja tādi saņemti) izskatīt valdes sniegto pārskatu par trauksmes cēlēju ziņojumu izskatīšanu.
1.2.19. xxxxxxxx valdes izstrādāto kārtību darbam ar komercnoslēpumu.
1.3. Padomei nav tiesību izlemt jautājumus, kas ir valdes kompetencē, tomēr valdei nepieciešama iepriekšēja padomes piekrišana šādu jautājumu izlemšanai:
1.3.1. Sabiedrības trīs gadu budžeta ietvara apstiprināšana;
1.3.2. filiāļu un pārstāvniecību atvēršana vai slēgšana;
1.3.3. vispārīgo komercdarbības principu noteikšana;
1.3.4. darījuma vai vairāku savstarpēji saistītu darījumu slēgšana, ja darījuma summa pārsniedz 200 000 euro (bez PVN). Lemjot par iepriekšēju piekrišanu minēto darījumu slēgšanai, padome vērtē plānotā darījuma nepieciešamību Sabiedrības komercdarbības nodrošināšanai (mērķis, ekonomiskais pamatojums, finanšu līdzekļu avots, valdes lēmums u. c. informācija) un plānoto līguma summu bez PVN;
1.3.5. tāda darījuma slēgšana, kas būtiski ietekmē (vismaz par 15 % un nav paredzēts vidēja termiņa darbības stratēģijā) Sabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijā noteikto aktīvu apjomu;
1.3.6. vekseļu vai tiem pielīdzināmu saistību instrumentu izdošana Sabiedrības vai tās kontrolēto kapitālsabiedrību vārdā, Sabiedrības veikto obligāciju emisija;
1.3.7. cesijas vai ieskaita līgumu noslēgšana Sabiedrības vārdā, izņemot, ja tas tiek veikts Sabiedrības parastās komercdarbības ietvaros;
1.3.8. citu darījumu slēgšana, kas netiek slēgti Sabiedrības parasti veicamās komercdarbības ietvaros;
1.3.9. aizņēmuma un aizdevuma līgumu slēgšana;
1.3.10. aizdevumu izsniegšana Sabiedrības darbiniekiem;
1.3.11. Sabiedrības darbinieku atlīdzības noteikšanas svarīgāko nosacījumu, pabalstu un kompensāciju izmaksu, izdevumu segšanas, prēmēšanas un citādas materiālās stimulēšanas, mēnešalgu (darba algu) maksimālo apmēru, kā arī citu nosacījumu noteikšanai;
1.3.12. Sabiedrības līdzdalības iegūšana vai izbeigšana, kā arī izšķirošās ietekmes iegūšana vai izbeigšana citās kapitālsabiedrībās un Sabiedrības kontrolēto kapitālsabiedrību līdzdalības iegūšana vai izbeigšana, kā arī izšķirošās ietekmes iegūšana vai izbeigšana citās kapitālsabiedrībās, un virzot jautājumu par atļaujas došanu izskatīšanai Pašvaldības domē;
1.3.13. nekustamā īpašuma nomas līguma, kura termiņš pārsniedz 12 gadus, slēgšana, ja Sabiedrības nekustamā īpašuma iznomāšanas un nekustamā īpašuma nomāšanas kārtībā, kas saskaņota ar kapitāla daļu turētāja pārstāvi, nav noteikts citādi;
1.3.14. citas darbības, kas var izraisīt Sabiedrības interešu būtisku aizskārumu.
1.4. Ja padome noraida valdes priekšlikumu padomes reglamenta 1.3. punktā minētajos jautājumos, valdei ir tiesības nodot minētā jautājuma izskatīšanu dalībnieku sapulcei, kura pieņem lēmumu attiecīgajā jautājumā.
1.5. Papildus likumā noteiktajam valdei nepieciešama iepriekšēja dalībnieku sapulces piekrišana šādu jautājumu izlemšanai, kas pirms virzīšanas dalībnieku sapulcē izskatāmi padomē:
1.5.1. nekustamā īpašuma iegūšanai, atsavināšanai vai apgrūtināšanai ar lietu tiesībām, izņemot servitūtu nodibināšanu, ja servitūta tiesības paredzētas speciālajos normatīvajos aktos, un to ierakstīšanu zemesgrāmatā, un apgrūtinājumu, kas saistīti ar inženierkomunikāciju un to aizsargjoslu ierakstīšanu zemesgrāmatā;
1.5.2. vidēja termiņa iekšējā audita stratēģiskā plāna apstiprināšanai;
1.5.3. citi jautājumi, kas var izraisīt ievērojamu dalībnieka tiesību maiņu.
1.6. Padomei ir tiesības jebkurā laikā pieprasīt no valdes pārskatu par Sabiedrības, tās struktūrvienību, uzņēmumu, filiāļu un pārstāvniecību vispārējo stāvokli, kā arī par jebkuriem atsevišķiem jautājumiem, saņemt pilnīgu informāciju par tām un to noslēgtajiem darījumiem, pārbaudīt budžetus, bilanci, revidentu ziņojumus par Sabiedrību un tās filiālēm, pārstāvniecībām un uzņēmumiem, pārbaudīt citus Sabiedrības reģistrus un dokumentus, kasi, vērtspapīrus.
1.7. Padomei ir tiesības jebkurā laikā atsaukt jebkuru valdes locekli, ja tam ir svarīgs iemesls. Par svarīgu iemeslu jebkurā gadījumā uzskatāma rupja pilnvaru pārkāpšana, pienākumu neizpilde vai nepienācīga izpilde, nespēja vadīt Sabiedrību, kaitējuma nodarīšana Sabiedrības interesēm, kā arī dalībnieku sapulces vai padomes izteiktā neuzticība.
1.8. Padomes locekļa pienākums ir novērst jebkāda interešu konflikta rašanos savā darbībā. Par jebkura interešu konflikta rašanos padomes loceklim nekavējoties jāpaziņo pārējiem padomes locekļiem. Ja sabiedrības intereses saduras ar kāda padomes locekļa vai saistītās personas interesēm, jautājumu izlemj padomes sēdē, kurā ieinteresētajam padomes loceklim nav balsstiesību, un tas ierakstāms padomes sēdes protokolā. Padomes loceklim ir pienākums par šīm interesēm paziņot pirms padomes sēdes sākuma.
1.9. Xxxxxxx vārdā xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx sniedz tikai padomes priekšsēdētājs vai viņa prombūtnē – padomes priekšsēdētāja vietnieks, vai kāds cits padomes loceklis, ja padome par to pieņēmusi atsevišķu lēmumu.
1.10. Jebkura oficiāla komunikācija starp padomi un valdi vai dalībnieku vai kapitāla daļu turētāja pārstāvi notiek ar padomes priekšsēdētāja, vai viņa prombūtnē – padomes priekšsēdētāja vietnieka starpniecību.
2. Padomes sēdes sagatavošana un sasaukšana
2.1. Padome notur sēdes pēc vajadzības, bet ne retāk kā reizi ceturksnī.
2.2. Kārtējās sēdes sasauc padomes priekšsēdētājs datumos, kurus nosaka pati padome.
2.3. Xxxxxxxx sēdes sasauc padomes priekšsēdētājs pēc valdes, jebkura padomes locekļa vai kapitāla daļu turētāja pārstāvja pieprasījuma. Pieprasījumā par ārkārtas sēdes sasaukšanu norāda sasaukšanas iemeslu.
2.4. Ja padomes priekšsēdētājs pieprasījumu par padomes sēdes sasaukšanu neizpilda divu nedēļu laikā no tā saņemšanas brīža, sēdes sasaukšanas iniciatoram ir tiesības sasaukt padomes sēdi, paskaidrojot lietas apstākļus.
2.5. Padomes sēdes darba kārtība tiek sagatavota, balstoties uz iepriekšējā padomes sēdē nolemto par nākamajā sēdē izskatāmajiem jautājumiem, padomes locekļu, valdes un kapitāla daļu turētāja pārstāvja priekšlikumiem.
2.6. Priekšlikumam par jautājuma iekļaušanu padomes sēdes darba kārtībā pievieno lēmuma projektu un materiālus, kas nepieciešami attiecīgā jautājuma izlemšanai. Priekšlikumus un tiem pievienotos lēmumu projektus, dokumentus un materiālus iesniedz padomes sekretāram ne vēlāk kā 3 (trīs) dienu laikā pirms padomes sēdes. Padome, lemjot par jautājuma iekļaušanu nākamās sēdes darba kārtībā, var uzdot valdei sagatavot lēmuma projektam nepieciešamos dokumentus un materiālus. Šādā gadījumā padomes sekretārs informē valdi par sagatavojamajiem dokumentiem un materiāliem un to sagatavošanas termiņu. Minētie dokumenti valdei jāiesniedz padomes sekretāram norādītajā termiņā, bet ne vēlāk kā 3 (trīs) dienas pirms padomes sēdes.
2.7. Izskatīšanai padomes sēdē iesniedzamā lēmuma projekta formulējumam jābūt precīzam un īsam, norādot lēmuma izpildes termiņus un izpildītājus.
2.8. Priekšlikuma iesniedzējs vai valde ir atbildīgi par iesniegtajos materiālos minēto faktu un datu pareizību un pilnību, kā arī sagatavotā lēmuma projekta atbilstību tiesību aktiem.
2.9. Padomes sekretārs sagatavo padomes sēdes darba kārtības projektu un kopā ar lēmumu projektiem, dokumentiem un citiem materiāliem iesniedz padomes priekšsēdētājam apstiprināšanai.
2.10. Padomes sekretārs paziņojumu par padomes sēdi kopā ar darba kārtības projektu un lēmumu projektiem izsūta padomes locekļiem un valdei vismaz 2 (divas) dienas pirms sēdes dienas. Sasaucot ārkārtas sēdi, padomes priekšsēdētājs var pieņemt lēmumu par šī laika saīsināšanu. Paziņojums kopā ar darba kārtības projektu un lēmumu projektiem padomes locekļiem tiek nosūtīts uz viņu norādītajām e-pasta adresēm. Darba kārtība projekts, lēmumu projekti, dokumenti un citi materiāli tiek ievietoti Sabiedrības nodrošinātā elektroniskajā vietnē.
2.11. Ja paziņojumā par padomes sēdi nav norādīts citāds norises formāts (attālināti vai elektroniska balsojuma formā), padomes sēdes notiek klātienē Sabiedrības atrašanās vietā.
3. Padomes sēdes norise
3.1. Padome ir lemttiesīga, ja tās sēdē piedalās vairāk par pusi no padomes locekļiem.
3.2. Ja padomes sēde nav lemttiesīga kvoruma dēļ, padomes priekšsēdētājs piecu dienu laikā sasauc jaunu padomes sēdi, paziņojot par to visiem padomes locekļiem.
3.3. Padomes locekļiem, kuri nevar ierasties uz padomes sēdi, par to jāinformē padomes sekretārs.
3.4. Apspriest jautājumus, kas nav minēti paziņojumā par padomes sēdi, padome var tikai ar visu tās locekļu, kas piedalās sēdē, piekrišanu. Lēmums šādā jautājumā var tikt pieņemts tikai tad, ja neviens no padomes locekļiem neiebilst pret šādu procedūru.
3.5. Padomes sēdi vada padomes priekšsēdētājs. Padomes priekšsēdētāja prombūtnē padomes locekļi savā starpā vienojas par padomes sēdes vadītāju.
3.6. Padomes sēdes notiek valsts valodā.
3.7. Katram padomes loceklim ir viena balss. Padome lēmumus pieņem ar klātesošo locekļu balsu vairākumu. Balsīm sadaloties līdzīgi, izšķirošā ir padomes priekšsēdētāja balss.
3.8. Ja neviens no padomes locekļiem neiebilst, padomes sēde var tikt noturēta arī ar konferencsakaru vai citu saziņas iekārtu palīdzību, kas nodrošina visiem padomes locekļiem iespēju vienlaikus piedalīties jautājuma apspriešanā un lēmuma pieņemšanā. Padomes sekretārs sagatavo šādas sēdes protokolu, to paraksta visi padomes locekļi, kuri piedalījušies attiecīgajā padomes sēdē, un padomes sekretārs.
3.9. Padomes sēdēs var piedalīties valdes locekļi, kapitāla daļu turētāja pārstāvis, kā arī uzaicinātās personas.
3.10. Personas, kas uzaicinātas uz padomes sēdi sakarā ar konkrētā jautājuma izlemšanu, sēdē piedalās tikai, kamēr tiek izskatīts jautājums, kura sakarā tās aicinātas.
3.11. Padomes sēdes protokolē padomes sekretārs, tā prombūtnes laikā – cita padomes iecelta persona.
3.12. Padomes sēdes protokolā norāda:
3.12.1. Sabiedrības firmu;
3.12.2. padomes sēdes norises vietu un laiku;
3.12.3. klātesošos padomes locekļus, valdes locekļus, kā arī uzaicinātās personas;
3.12.4. sēdes darba kārtības jautājumus;
3.12.5. darba kārtības jautājumu apspriešanas gaitu un saturu;
3.12.6. balsošanas rezultātus, norādot katra padomes locekļa balsojumu “par” vai “pret” par katru lēmumu;
3.12.7. pieņemtos lēmumus;
3.12.8. pēc padomes locekļa pieprasījuma – viņa atšķirīgo viedokli.
3.13. Padomes sēdes protokolētājs padomes sēdē pieņemtos lēmumus sagatavoto ne vēlāk kā 2 (divu) darba dienu laikā pēc padomes sēdes. Padomes sēdes vadītājs, padomes sekretārs un visi padomes locekļi, kuri piedalījušies padomes sēdē paraksta padomes lēmumus ne ilgāk kā 4 (četru) darba dienu laikā pēc padomes sēdes.
3.14. Padomes sēdes protokolētājs padomes sēdes protokolu sagatavo 3 (trīs) darba dienu laikā pēc padomes sēdes un nodod to saskaņošanai padomes locekļiem, kuri piedalījās padomes sēdē. Padomes locekļi, kuri piedalījās padomes sēdē, saskaņo padomes sēdes protokolu vai izsaka iebildumus par tā saturu 3 (trīs) darba dienu laikā pēc tam, kad padomes sēdes protokolētājs protokolu ir nodevis padomes locekļiem saskaņošanai. Pēc padomes sēdes protokola saskaņošanas padomes sēdes protokolētājs paraksta padomes sēdes protokolu un nodod protokolu parakstīšanai padomes locekļiem, kuri piedalījās padomes sēdē. Padomes sēžu protokolus paraksta padomes locekļi, kuri piedalījušies attiecīgajā padomes sēdē un padomes sekretārs. Padomes sēdes protokolam jābūt saskaņotam un parakstītam ne vēlāk kā 15 (piecpadsmit) darba dienu laikā pēc padomes sēdes. Ja padomes loceklis, kurš ir piedalījies padomes sēdē, atrodas attaisnotā prombūtnē, viņš saskaņo un paraksta protokolu ne vēlāk kā 3 (trīs) darba dienu laikā pēc atgriešanās no prombūtnes.
3.15. Padomes sekretārs pēc padomes sēdes protokola parakstīšanas sniedz kapitāla daļu turētāja pārstāvim informāciju par pieņemtajiem lēmumiem, izņemot lēmumus par valdes priekšsēdētāja un valdes locekļa ievēlēšanu, kā arī par kārtējā gada budžeta (tā grozījumu) apstiprināšanu un vidēja termiņa vai ilgtspējīgas attīstības stratēģijas (tās grozījumu) apstiprināšanu, kas tiek sniegti divu dienu laikā pēc attiecīgā lēmuma pieņemšanas padomes sēdē, nosūtot apstiprinātos dokumentus.
4. Padomes lēmumu izpilde
4.1. Padomes lēmumi stājas spēkā ar to pieņemšanas dienu, ja lēmumā nav noteikts
citādi.
4.2. Padomes lēmumu izpildi nodrošina valde vai personas, kurām tas uzdots ar padomes lēmumu. Ne vēlāk kā 5 (piecas) darba dienas pēc padomes sēdes padomes sekretārs sagatavo un ievieto lēmumu Sabiedrības elektroniskajā sistēmā EDUS un minētajā sistēmā nodod izpildei personām, kuras ir atbildīgas par to izpildi.
4.3. Padomes lēmumā var būt noteikts, ka personai, kas atbildīga par lēmuma izpildi, noteiktā termiņā jāsniedz pārskats padomei. Padomes sekretāra pienākums ir ierosināt šādu pārskatu iekļaušanu padomes sēdes dienas kārtībā.
5. Padomes sekretārs
5.1. Padomes sekretāru ieceļ un atceļ padome, kā arī nosaka Padomes sekretāra atalgojumu, kas nevar pārsniegt 50 % no padomes priekšsēdētāja atlīdzības. Padomes sekretāra pienākumus var pildīt arī valdes nozīmēta un ar padomi saskaņota Sabiedrības struktūrvienība.
5.2. Padomes sekretārs ir atbildīgs par padomes sēžu sagatavošanu, savlaicīgu paziņojumu un citu dokumentu izsūtīšanu un/vai ievietošanu Sabiedrības elektroniskajā sistēmā EDUS, precīzu sēžu gaitas atspoguļošanu protokolos, protokolu savlaicīgu noformēšanu, saskaņošanas un parakstīšanas organizēšanu.
5.3. Padomes sekretārs reģistrē padomes sēžu protokolus un lēmumus, dodot tiem kārtas numurus.
5.4. Papīra formātā sagatavoto protokolu un lēmumu oriģināli un to materiāli glabājas pie padomes sekretāra (Sabiedrības juridiskajā adresē) līdz to nodošanai arhīvā likumā noteiktajā kārtībā.
5.5. Padomes sekretārs nodrošina elektroniski parakstīta protokola ievietošanu Sabiedrības nodrošinātā elektroniskajā vietnē.
6. Padomes locekļu atbildība
6.1. Padomes locekļiem savi pienākumi jāpilda kā krietnam un rūpīgam saimniekam, kā arī labā ticībā saskaņā ar Rīgas domes, dalībnieku sapulces vai Kapitāla daļu turētāja likumīgu lēmumu un saskaņā ar Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likuma, Komerclikuma, citos ārējos normatīvajos aktos, statūtos un šī reglamenta prasībām.
6.2. Padomes loceklis var jebkurā laikā atstāt padomes locekļa amatu, par to iesniedzot paziņojumu Sabiedrībai un informējot kapitāla daļu turētāja pārstāvi. Padomes loceklim ir pienākums atkāpties no savu pienākumu pildīšanas, ja nav iespējams īstenot lojalitātes pienākumu pret Sabiedrību.
7. Konfidencialitāte
7.1. Informācija, kas attiecas uz Sabiedrības darbību un saskaņā ar normatīvajiem aktiem nav tikusi padarīta atklāti pieejama, ir konfidenciāla.
7.2. Padomes locekļiem un padomes sekretāram, kā arī jebkurām citām Sabiedrības amatpersonām vai darbiniekiem nav tiesību izpaust konfidenciālu un komercnoslēpumu saturošu informāciju trešajām personām, izņemot normatīvajos aktos noteiktos gadījumus. Par trešajām personām netiek uzskatīti Kapitāla daļu turētājs un tā pārstāvji. Neizmantot iegūto konfidenciālo un komercnoslēpumu saturošo informāciju personīgās interesēs.
8. Padomes komitejas
8.1. Padome var izveidot komitejas noteiktu jautājumu detalizētai izskatīšanai un padomes lēmumprojektu sagatavošanai.
8.2. Padome nosaka attiecīgās komitejas sastāvu, tās uzdevumus, to izpildes laiku un komitejas pilnvaras.
8.3. Padome var apstiprināt komiteju nolikumus.
8.4. Komiteju atzinumiem un skaidrojumiem ir rekomendējošs raksturs.
Padomes priekšsēdētājs X.Xxxxxxxxxx
Padomes priekšsēdētāja vietnieks X.Xxxxx
Padomes locekle X.Xxxxx