SIA “Rīgas ūdens” padomes reglaments
APSTIPRINĀTS
SIA “Rīgas ūdens” padomes 2020.gada 03.decembra sēdē (protokola Nr.2.4.5/2020/05)
SIA “Rīgas ūdens” padomes reglaments
Reglaments nosaka SIA “Rīgas ūdens” (turpmāk – Sabiedrība) padomes darbības organizēšanas principus un sadarbību ar Sabiedrības dalībnieku.
1. Padomes kompetence
1.1. Padome ir Sabiedrības pārraudzības institūcija, kas dalībnieku sapulču starplaikos pārstāv kapitāla daļu turētāja pārstāvja (pašvaldības) intereses un Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likumā, Komerclikumā, citos ārējos normatīvajos aktos, Statūtos un Sabiedrības darbības stratēģijā noteiktajos ietvaros uzrauga Sabiedrības valdes darbību.
1.2. Padomes uzdevumi ir:
1.2.1. pastāvīgi uzraudzīt, lai Sabiedrības lietas tiktu kārtotas saskaņā ar Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likumu, Komerclikumu, citiem ārējiem normatīvajiem aktiem, Sabiedrības statūtiem, dalībnieku sapulces lēmumiem un Sabiedrības darbības stratēģiju;
1.2.2. ievēlēt un atsaukt valdes locekļus, pastāvīgi uzraudzīt valdes darbību, noteikt valdes locekļu atalgojumu;
1.2.3. apstiprināt darījuma slēgšanu starp Sabiedrību un valdes locekli vai revidentu;
1.2.4. izskatīt Sabiedrības gada pārskatu, valdes ziņojumu un valdes priekšlikumus par peļņas izlietošanu, sagatavot par tiem padomes ziņojumu un iesniegt tos dalībnieku sapulcei;
1.2.5. apstiprināt Sabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģiju un uzraudzīt tās īstenošanu, reizi pusgadā izskatot un apstiprinot pārskatu par Sabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijas ieviešanas rīcības plāna izpildi attiecīgajam periodam;
1.2.6. apstiprināt Sabiedrības plānotos finansiālos rādītājus un prognozētos rezultatīvos rādītājus kārtējam gadam;
1.2.7. izskatīt jautājumus, kas saistīti ar valdes locekļu amata savienošanu un interešu konflikta situācijām;
1.2.8. pārstāvēt Sabiedrību tiesā visās Sabiedrības celtajās prasībās pret valdes locekļiem, kā arī valdes locekļu celtajās prasībās pret Sabiedrību un pārstāvēt Sabiedrību citās tiesiskajās attiecībās ar valdes locekļiem;
1.2.9. novērtēt Sabiedrības darbību un valdes ziņojumus, kā arī izteikt priekšlikumus Sabiedrības darbības uzlabošanai;
1.2.10. iepriekš izskatīt visus jautājumus, kurus ir plānots iekļaut dalībnieku sapulces darba kārtībā un kas ir dalībnieku sapulces kompetencē vai kas pēc valdes vai padomes locekļu vai dalībnieku ierosinājuma ir ieteikti apspriešanai dalībnieku sapulcē, un dot atzinumu par tiem;
1.2.11. apstiprināt ikgadējo budžetu un uzraudzīt tā izpildi;
1.2.12. uzraudzīt iekšējās kontroles un risku pārvaldības sistēmu darbību, pārskatīt to atbilstību un efektivitāti;
1.2.13. apstiprināt būtiskākās politikas, kurās definēti Sabiedrības darbības principi attiecībā uz risku pārvaldību, interešu konflikta novēršanu, korupcijas apkarošanu, korporatīvo pārvaldību un citiem jautājumiem;
1.2.14. veikt padomes darba ikgadējo pašvērtējumu;
1.2.15. izskatīt ziņojumus par iekšējā audita vai pārbaudes rezultātiem, kā arī nepieciešamības gadījumā uzdot Sabiedrībai veikt citus neplānotus auditus vai pārbaudes.
1.3. Valdei nepieciešama iepriekšēja padomes piekrišana šādu jautājumu izlemšanai:
1.3.1. filiāļu un pārstāvniecību atvēršana vai slēgšana;
1.3.2. tāda darījuma slēgšana, kas būtiski ietekmē (vismaz par 15 % un nav paredzēts vidēja termiņa darbības stratēģijā) kapitālsabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijā noteikto aktīvu apjomu;
1.3.3. tādu aizdevumu izsniegšana, kuri nav saistīti ar Sabiedrības parasto komercdarbību;
1.3.4. aizdevumu izsniegšana Sabiedrības darbiniekiem;
1.3.5. vispārīgo komercdarbības principu noteikšana;
1.3.6. tādu darījumu, iepirkumu vai saistību uzņemšanās, kuru kopējā summa pārsniedz 200 000 euro (bez PVN). Vērtējot plānotā iepirkuma, darījuma vai saistību nepieciešamību Sabiedrības komercdarbības nodrošināšanai (mērķis, ekonomiskais pamatojums, finanšu līdzekļu avots, valdes lēmums u.c. informācija) un plānoto līguma summu bez PVN;
1.3.7. Sabiedrības trīs gadu budžeta ietvara apstiprināšana.
1.4. Papildus likumā noteiktajam valdei nepieciešama iepriekšēja padomes un dalībnieku sapulces piekrišana šādu jautājumu izlemšanai:
1.4.1. valdes izstrādāto Sabiedrības darbinieku atlīdzības noteikšanas svarīgāko nosacījumu, pabalstu un kompensāciju izmaksas, izdevumu segšanas, prēmēšanas un citādas materiālās stimulēšanas, mēnešalgu (darba algu) maksimālo apmēru, kā arī citu nosacījumu noteikšanai;
1.4.2. nekustamā īpašuma iegūšanai, atsavināšanai vai apgrūtināšanai ar lietu tiesībām;
1.4.3. vidēja termiņa iekšējā audita stratēģiskā plāna un gada audita plāna apstiprināšanai.
1.5. Padomei ir tiesības jebkurā laikā pieprasīt no valdes pārskatu par Sabiedrības, tās struktūrvienību, uzņēmumu, filiāļu un pārstāvniecību vispārējo stāvokli, kā arī par jebkuriem atsevišķiem jautājumiem, saņemt pilnīgu informāciju par tām un to noslēgtajiem darījumiem, pārbaudīt budžetus, bilanci, revidentu ziņojumus par Sabiedrību un tās filiālēm, pārstāvniecībām un uzņēmumiem, pārbaudīt citus Sabiedrības reģistrus un dokumentus, kasi, vērtspapīrus.
1.6. Padomei ir tiesības jebkurā laikā atsaukt jebkuru valdes locekli, ja tam ir svarīgs iemesls. Par svarīgu iemeslu jebkurā gadījumā uzskatāma rupja pilnvaru pārkāpšana, pienākumu neizpilde vai nepienācīga izpilde, nespēja vadīt Sabiedrību, kaitējuma nodarīšana Sabiedrības interesēm, kā arī dalībnieku sapulces vai padomes izteiktā neuzticība.
2. Padomes sēdes sagatavošana un sasaukšana
2.1. Padome notur sēdes pēc vajadzības, bet ne retāk kā reizi ceturksnī.
2.2. Padomes sēdes sasauc padomes priekšsēdētājs, viņa prombūtnes laikā vai viņa uzdevumā – padomes priekšsēdētāja vietnieks.
2.3. Kārtējās sēdes sasauc datumos, kurus nosaka pati padome. Xxxxxxxx sēdes sasauc pēc nepieciešamības uz attiecīga padomes priekšsēdētāja, cita padomes locekļa, valdes vai kapitāla daļu turētāja pārstāvja pieprasījuma. Pieprasījumā par ārkārtas sēdes sasaukšanu norāda sasaukšanas iemeslu (nepieciešamību un nolūku).
2.4. Ja padomes priekšsēdētājs vai padomes priekšsēdētāja vietnieks pieprasījumu par padomes sēdes sasaukšanu neizpilda divu nedēļu laikā no tā saņemšanas dienas, sēdes sasaukšanas iniciatoram ir tiesības sasaukt padomes sēdi, paskaidrojot lietas apstākļus.
2.5. Padomes sēdes darba kārtība tiek sagatavota, balstoties uz iepriekšējā padomes sēdē nolemto par nākamajā sēdē izskatāmajiem jautājumiem, padomes locekļu, valdes un kapitāla daļu turētāja pārstāvja priekšlikumiem.
2.6. Priekšlikumam par jautājuma iekļaušanu padomes sēdes darba kārtībā pievieno lēmuma projektu un materiālus, kas nepieciešami attiecīgā jautājuma izlemšanai. Priekšlikumus un tiem pievienotos lēmumu projektus, dokumentus un materiālus iesniedz padomes sekretāram ne vēlāk kā septiņu dienu laikā pirms padomes sēdes.
2.7. Padome, lemjot par jautājuma iekļaušanu nākamās sēdes darba kārtībā, var uzdot valdei sagatavot lēmuma projektam nepieciešamos dokumentus un materiālus. Šādā gadījumā padomes sekretārs informē valdi par sagatavojamajiem dokumentiem un materiāliem un to sagatavošanas termiņu. Minētie dokumenti valdei jāiesniedz padomes sekretāram norādītajā termiņā, bet ne vēlāk kā septiņas dienas pirms padomes sēdes.
2.8. Izskatīšanai padomes sēdē iesniedzamā lēmuma projekta formulējumam jābūt precīzam un īsam, norādot lēmuma izpildes termiņus un izpildītājus.
2.9. Priekšlikuma iesniedzējs vai valde ir atbildīgi par iesniegtajos materiālos minēto faktu un datu pareizību un pilnību, kā arī sagatavotā lēmuma projekta atbilstību tiesību aktiem.
2.10. Padomes sekretārs sagatavo padomes sēdes darba kārtības projektu un kopā ar lēmumu projektiem, dokumentiem un citiem materiāliem iesniedz padomes priekšsēdētājam apstiprināšanai.
2.11. Padomes sekretārs paziņojumu par padomes sēdi nosūta elektroniski padomes locekļiem un valdei vismaz nedēļu pirms sēdes dienas. Sasaucot ārkārtas sēdi, padomes priekšsēdētājs var pieņemt lēmumu par šī laika saīsināšanu. Paziņojums kopā ar darba kārtības projektu, lēmumu projektiem, dokumentiem un citiem materiāliem padomes locekļiem tiek nosūtīts uz e-pasta adresi, kuru piešķir un nodrošina Sabiedrība, vai tiek ievietots Sabiedrības nodrošinātā elektroniskajā vietnē.
2.12. Ja paziņojumā par padomes sēdi nav norādīts citādi, padomes sēdes notiek Sabiedrības atrašanās vietā.
3. Padomes sēdes norise
3.1. Padome ir lemttiesīga, ja tās sēdē piedalās vairāk par pusi no padomes locekļiem.
3.2. Ja padomes sēde nav lemttiesīga kvoruma dēļ, padomes priekšsēdētājs piecu dienu laikā sasauc jaunu padomes sēdi, paziņojot par to visiem padomes locekļiem.
3.3. Padomes locekļiem, kuri nevar ierasties uz padomes sēdi, par to jāinformē padomes sekretārs.
3.4. Apspriest jautājumus, kas nav minēti paziņojumā par padomes sēdi, padome var tikai ar visu tās locekļu, kas piedalās sēdē, piekrišanu. Lēmums šādā jautājumā var tikt pieņemts tikai tad, ja neviens no padomes locekļiem neiebilst pret šādu procedūru.
3.5. Padomes sēdi vada padomes priekšsēdētājs. Padomes priekšsēdētāja prombūtnē padomes locekļi savā starpā vienojas par padomes sēdes vadītāju.
3.6. Padomes sēdes notiek latviešu valodā.
3.7. Katram padomes loceklim ir viena balss. Padomes loceklis var balstot tikai tad, ja piedalās padomes sēdē. Padome lēmumus pieņem ar klātesošo locekļu balsu vairākumu. Balsīm sadaloties līdzīgi, izšķirošā ir padomes priekšsēdētāja balss.
3.8. Ja neviens no padomes locekļiem neiebilst, padomes sēde var tikt noturēta arī ar konferencsakaru vai citu saziņas iekārtu palīdzību, kas nodrošina visiem padomes locekļiem iespēju vienlaikus piedalīties jautājuma apspriešanā un lēmuma pieņemšanā. Padomes sekretārs sagatavo šādas sēdes protokolu, to paraksta visi padomes locekļi, kuri piedalījušies attiecīgajā padomes sēdē, un padomes sekretārs.
3.9. Padomes sēdēs var piedalīties valdes locekļi, kapitāla daļu turētāja pārstāvis un Sabiedrības atbildīgais darbinieks, kā arī citas personas.
3.10. Personas, kas uzaicinātas uz padomes sēdi sakarā ar konkrētā jautājuma izlemšanu, sēdē piedalās tikai, kamēr tiek izskatīts jautājums, kura sakarā tās aicinātas.
3.11. Padomes sēdes protokolē padomes sekretārs, tā prombūtnes laikā – cita padomes iecelta persona.
3.12. Padomes sēdes protokolā norāda:
3.12.1. Sabiedrības firmu;
3.12.2. padomes sēdes norises vietu un laiku;
3.12.3. klātesošos padomes locekļus, valdes locekļus, kā arī uzaicinātās personas;
3.12.4. sēdes darba kārtības jautājumus;
3.12.5. darba kārtības jautājumu apspriešanas gaitu un saturu;
3.12.6. balsošanas rezultātus, norādot katra padomes locekļa balsojumu “par” vai “pret” par katru lēmumu;
3.12.7. pieņemtos lēmumus;
3.12.8. pēc padomes locekļa pieprasījuma – viņa atšķirīgo viedokli;
3.12.9. nākošās padomes sēdes laiku un vietu, izskatīšanai ierosinātos jautājumus, ja
tādi ir.
3.13. Padomes sēdes lēmumus uzreiz pēc padomes sēdes paraksta sēdes vadītājs, padomes sekretārs un visi padomes locekļi, kuri piedalījušies padomes sēdē bez koferencsakaru vai citu saziņas iekārtu palīdzības. Padomes sēžu protokolus paraksta padomes locekļi, kuri piedalījušies attiecīgajā padomes sēdē un padomes sekretārs. Katram padomes loceklim, kurš piedalījies padomes sēdē, līdz nākamajai padomes sēdei ir tiesības izteikt iebildumus pret sēdes protokola projektu, norādot šādu iebildumu iemeslu. Iebildumi tiek izskatīti un padomes sēdes protokols tiek parakstīts nākamajā padomes sēdē. Gadījumos, kad padomes lēmums tiek pieņemts ar konferencsakaru vai citu saziņas iekārtu palīdzību, padomes locekļi apstiprina nodoto balsi ar rakstveida apliecinājumu, nosūtot to padomes sekretāram divu dienu laikā pēc šādas padomes sēdes. Šādā gadījumā šo padomes locekļu vietā, pamatojoties uz iesniegtajiem rakstveida apliecinājumiem, lēmumu paraksta padomes sekretārs un padomes sēdes vadītājs, pievienojot padomes sēdes lēmumam iesniegtos padomes locekļu rakstveida apliecinājumus.
3.14. Par padomes lēmuma pieņemšanas dienu tiek uzskatīta diena, kad Padomes lēmums šajā reglamentā noteiktajā kārtībā tiek parakstīts no sēdes vadītāja, padomes sekretāra un visu padomes locekļu, kas piedalījušies lēmuma pieņemšanā, puses.
4. Padomes lēmumu izpilde
4.1. Padomes lēmumi stājas spēkā ar to pieņemšanas dienu, ja lēmumā nav noteikts
citādi.
4.2. Padomes lēmumu izpildi nodrošina valde vai personas, kurām tas uzdots ar padomes lēmumu. Ne vēlāk kā piecas dienas pēc padomes sēdes padomes sekretārs sagatavo un ievieto lēmumu Sabiedrības elektroniskajā sistēmā EDUS un minētajā sistēmā nodod izpildei personām, kuras ir atbildīgas par tā izpildi.
4.3. Padomes lēmumā var būt noteikts, ka personai, kas atbildīga par lēmuma izpildi, noteiktā termiņā jāsniedz pārskats padomei. Padomes sekretāra pienākums ir ierosināt šādu pārskatu iekļaušanu padomes sēdes dienas kārtībā.
5. Padomes sekretārs
5.1. Padomes sekretāru ieceļ un atceļ padome. Padomes sekretāra atalgojumu līdz 50 % no padomes priekšsēdētāja atlīdzības nosaka padome.
5.2. Padomes sekretārs ir atbildīgs par padomes sēžu sagatavošanu, savlaicīgu paziņojumu un citu dokumentu izsūtīšanu un/vai ievietošanu Sabiedrības elektroniskajā vietnē/sistēmā EDUS, precīzu sēžu gaitas atspoguļošanu protokolos, protokolu savlaicīgu
noformēšanu, padomes sēžu norises atbilstības normatīvajiem aktiem nodrošināšanu un izskatāmo dokumentu tiesiskuma papildus pārbaudi.
5.3. Padomes sekretārs reģistrē padomes sēžu protokolus un lēmumus, dodot tiem kārtas numurus.
5.4. Paziņojumi par padomes sēdēm un tiem pievienoto dokumentu, kā arī protokolu oriģināli glabājas pie padomes sekretāra (Sabiedrības juridiskajā adresē) līdz to nodošanai arhīvā likumā noteiktajā kārtībā.
5.5. Padomes sekretārs nosūta visiem padomes locekļiem padomes sēdes protokola projektu ne vēlāk kā trīs nedēļas pēc padomes sēdes un izsniedz vai nosūta padomes locekļiem padomes sēdes protokolu nekavējoties pēc tā parakstīšanas.
6. Padomes locekļu atbildība un atcelšana
6.1. Padomes locekļiem jāpilda savi pienākumi saskaņā ar Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likuma, Komerclikuma, citu ārējo normatīvo aktu, Statūtu un šī reglamenta prasībām.
6.2. Padomes loceklis var jebkurā laikā iesniegt lūgumu atbrīvot viņu no amata pildīšanas.
7. Konfidencialitāte
7.1. Informācija, kas attiecas uz Sabiedrības darbību un saskaņā ar normatīvajiem aktiem nav tikusi padarīta atklāti pieejama, ir konfidenciāla.
7.2. Padomes locekļiem un padomes sekretāram, kā arī jebkurām citām Sabiedrības amatpersonām vai darbiniekiem nav tiesību izpaust konfidenciālu informāciju trešajām personām. Termins “trešā persona” šīs nodaļas kontekstā ietver jebkuru juridisku vai fizisku personu, kurai nav tiesību saņemt šo informāciju saskaņā ar Latvijas Republikas tiesību aktiem, statūtiem un šo reglamentu.
Padomes priekšsēdētāja p.i.,
padomes loceklis Xxxxx Xxxxxxxxxx
Padomes locekle Xxxx Xxxxx