Līguma pielikumi ir neatņemama Līguma sastāvdaļa!

SABIEDRĪBAS INTEGRĀCIJAS PROGRAMMAS

KONKURSA

PROJEKTU ĪSTENOŠANA

2020.GADĀ

Projektu un sabiedrības integrācijas nodaļa

NVO sabiedrības integrācijas projekti

Projekti apkaimju iniciatīvas līdzdalības un piederības veicināšanai

IZLASIET LĪGUMU!

Līgums noslēgts starp Departamentu un Finansējuma saņēmēju

Projekts tiek īstenots saskaņā ar:

🢝 Projekta aprakstu (pielikums nr.1)

🢝 Īstenot plānotās aktivitātes, plānotajos datumos

🢝 Sasniegt plānotos rezultātus

🢝 Sasniegt projekta mērķi

🢝 Nodrošināt projekta publicitāti

🢝 Projekta tāmi (pielikums nr.2)

Līguma pielikumi ir neatņemama Līguma sastāvdaļa!

Projekts tiek ieviests Līguma punktā nr.1.1. norādītajā termiņā

Aktivitātes un izmaksas, kas notikušas pirms vai pēc šī datuma netiks attiecinātas uz projektu

PĀRLIECINIETIES UN PLĀNOJIET AKTIVITĀŠU DATUMUS

FINANŠU NOSACĪJUMI PROJEKTOS

Maksājuma nosacījumi

Apkaimju iniciatīvu projekti (finansējums līdz 3500 EUR) un

sabiedrības integrācijas NVO mazie projekti (finansējums līdz EUR

1500)

- 1 avansa maksājums līdz 90% no projektam piešķirtā finansējuma

❑ Atlikušais maksājums pēc gala atskaites saskaņošanas

❑ Lai iesniegtu gala atskaiti Projekta maksājumiem jābūt veiktiem 100% apmērā

MAKSĀJUMI – SABIEDRĪBAS INTEGRĀCIJAS

NVO LIELIE PROJEKTI – LĪDZ 7000 EUR

❑1. avansa maksājums - 50% no projektam piešķirtā finansējuma

❑2. avansa maksājums - 40% no projektam piešķirtā finansējuma

❖ Lai saņemtu nākamo avansa maksājumu, jāiesniedz finanšu starpposma atskaite par

saņemtajiem un izlietotajiem līdzekļiem un satura starpposma atskaite par veiktajām aktivitātēm.

❖Starpatskaiti iesniegt ne vēlāk kā 2 mēnešus pirms projekta beigām

❑Atlikušais maksājums pēc gala atskaites saskaņošanas

❑ Kopējā RD IKSD avansa maksājumu summa nevar pārsniegt 90% no projektam piešķirtā finansējuma

❑ Lai iesniegtu gala atskaiti Projekta maksājumiem jābūt veiktiem 100% apmērā

Gala maksājums:

🢝 Tiek izmaksāts pēc gala atskaites iesniegšanas un saskaņošanas, un rēķina iesniegšanas

!!! Maksājumi jāveic kalendārā gada ietvaros, tāpēc lūgums nekavēties ar gala atskaitēm

Rēķinos, kas adresēti RD IKSD norādiet apmaksas termiņu 10 darba dienas, rēķins netiek apmaksāt pirms apmaksas termiņa datuma.

Ja rēķinā tiek norādīts periods, tam ir jābūt atbilstoši līguma periodam

Rīgas pilsētas pašvaldība

Juridiskā adrese: Xxxxxxxxxxx 0, Xxxx, XX-0000

NMR kods: 90011524360

PVN. reģ. Nr.: LV90011524360

Banka: AS "Luminor Bank AS" Kods: NDEALV2X

Konts: XX00XXXX0000000000000

RD iestādes kods: 210

Lūdzu sekojiet līdzi, lai tiktu norādīts pareizs konta numurs

RĒĶINA IESNIEGŠANA FINANSĒJUMA SAŅEMŠANAI

Rēķinu iesniegšana strukturētā elektroniskā formātā xxx.xxxxx.xx

Lai veiktu manuālu rēķina datu ievadi, pakalpojumu sniedzējam ir nepieciešama autorizācija portālā xxxxx://xxx.xxxxx.xx

par autorizācijas tiesību saņemšanu un e-pakalpojumu lietošanu portālā xxxxx://xxx.xxxxx.xx.

Informācija par xxxxx.xx sistēmu 800008000. Piekļuve ir iespējama ar Xxxxxxx.xx

ELEKTRONISKIE RĒĶINI

xxx.xxxxx.xx sadaļa «Rēķinu iesniegšana»

Rēķina rindā «nosaukums» – projekta nosaukums, pie mērvienības - projekts

Rēķina pamatojumā – avansa maksājums, gala maksājums u.tml.

Rēķina «speciālajās atzīmēs» nepieciešams norādīt: Xxxxxx Xxxx, Projektu un sabiedrības integrācijas nodaļa

atsūtīt kontakpersonai e-pastu par rēķina iesniegšanu sistēmā sekot līdzi iesniegtā elektroniskā rēķina apstrādes statusam

FINANSĒJUMA SAŅĒMĒJA PIENĀKUMI

❑ Īstenojiet Projektu atbilstoši Līgumam, aprakstam, tāmei, ievērojot normatīvo aktu

prasības

❑ Rakstiski saskaņot jebkuras izmaiņas, kas rodas ieviešanas gaitā pirms to rašanās (budžets (<10%), aktivitāšu saturs, dalībnieki, īstenotāji, laika grafiks, u.c.)

❑ Pēc Departamenta pieprasījuma sniegt informāciju/ paskaidrojumu par projekta īstenošanas gaitu (3 darba dienu laikā)

❑ Jāveic nepieciešamie pasākumi, lai izvairītos no interešu konflikta:

🢝 vienlīdzīgu iespēju princips

🢝 naudas vērtības un izmaksu efektivitātes princips

🢝 atklātības princips

🢝 Cenu aptauja lieliem pirkumiem/līgumiem

❑ Sagatavot satura un finanšu atskaites

❑ Nodrošināt iespēju pārbaudīt ar projekta īstenošanu saistītos dokumentus, telpas, materiālās, vērtības

❑ Nodrošināt iespēju veikt projekta aktivitāšu pārbaudi uz vietas

❑ Novērst konstatētos trūkums par saviem līdzekļiem

Visos Projekta ietvaros radītajos materiālos, kā arī pasākumos, jāsniedz norāde par RD IKSD atbalstu

Projekts tiek līdzfinansēts Rīgas domes

Izglītības, kultūras un sporta departamenta Sabiedrības integrācijas programmas ietvaros

Jālieto LOGO (xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xx/xx- iksd?target=news_item&news_item=lo go-2153)

VISAS PUBLIKĀCIJAS iepriekš jāsaskaņo ar Departamenta kontaktpersonu !

SVARĪGI:

Informējiet kontaktpersonu par projekta pasākumiem vismaz 7 DARBA DIENAS pirms pasākuma (pasākums, norises vieta, datums, laiks) vai iesniegt laika grafiku (tekošajam mēnesim.)*

ja paredzēts publisks pasākums – informēt, atsūtot aprakstu/preses relīzi vismaz 7 DARBA

DIENAS pirms pasākuma (mērķauditorija, norises vieta, laiks, datums, kontaktinformācija) *

sagatavot informāciju, lai tā būtu piemērota ievietošanai xxx.xxxx.xx un xxx.xxxx.xxxx.xx

iesniegt vismaz 1 eksemplāru no projekta ietvaros radītajiem materiāliem (mācību, metodiskie

un informatīvie materiāli, grāmatas, diski utt.)

*Ja šāda informācija netiks saņemta, var tikt uzskatīts, ka pasākums nav noticis

MĒRĶA GRUPA

❑Nodrošināt mērķa grupai atbilstošām personām vienlīdzīgas iespējas piedalīties pasākumos un aktivitātēs (publikācijas, informatīvi materiāli, uzaicinājumi, citas

aktivitātes)

❑Nodrošināt projekta rezultātu plašu pieejamību

❑AIZDOMĀJIETIES PAR PROJEKTA REZULTĀTU ILGTSPĒJU UN PIEVIENOTO VĒRTĪBU MĒRĶA GRUPAI

PROJEKTU ATSKAITES

ATSKAIŠU IESNIEGŠANA:

❑Satura atskaite (veidlapa +pielikumi)

❑Finanšu atskaite (veidlapa + pielikumi)

❑Atskaites jāiesniedz parakstītas papīra versijā, kā arī jānosūta

elektroniski uz epastu: xxxx.xxxxxxxxxxx@xxxx.xx

❑ Nav nepieciešams cauršūt veidlapas

❑Pielikumu dokumentu kopijas (rēķini, MU, līgumi ir jāapliecina katrs, vai

jācauršuj un jāapliecina visa dokumentu kopa)

❑Veidlapas ir nepieciešams sanumurēt

Informācija par integrācijas konkursu, x.xx. atskaites veidlapas ir pieejama šeit: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx- konkursi?target=120

Informācija par apkaimju iniciatīvu konkursu, x.xx. atskaites veidlapas ir pieejama šeit: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx- konkursi?target=125

❑Lielajiem sabiedrības integrācijas projektiem (virs EUR

1500)

❑Tiek iesniegta, ja tiek pieprasīts starpposma avansa

maksājums

❑Atskaite jāiesniedz ne vēlāk kā 2 mēnešus pirms projekta beigām

❑Saturiskajā atskaite par paveikto atskaites periodā un starpposma finanšu atskaite par izdevumiem atskaites periodā

❑Gala atskaite jāiesniedz 10 darba dienu laikā pēc Projekta īstenošanas (līguma pēdējā darbības diena)

❑Atskaiti paraksta organizācijas vadītājs (paraksta tiesīgā persona)

❑Gala satura atskaitē jāatspoguļo pilnīga Projekta izpildes gaita un rezultāti

❑Gala finanšu atskaitē jāatskaitās par pēdējā atskaites perioda izdevumiem

❑AKTIVITĀTES - precīzi aprakstīt aktivitātes atbilstoši reālajai situācijai (minot norises vietu un laiku), kas un kā notika

❑IZMAIŅAS – norādīt jebkādas izmaiņas, kas radās īstenojot projektu, x.xx. izmaiņas finansēs

❑MĒRĶA GRUPA - konkrēti norādīt mērķauditoriju, kura piedalījās

aktivitātēs, vai guva labumu no Projekta (cik cilvēki, kādas konkrēti grupas, un citi atbilstoši rādītāji, kā mērķa grupa tika sasniegta)

Semināru, apmācību īstenošanā un citos līdzīgos gadījumos nodrošināt dalībnieku reģistrāciju, parakstu par līdzdalību, ievērojot datu drošību (nolikuma 7.pielikums)

REZULTĀTI:

🢝 Precīzi un konkrēti norādīt sasniegtos rezultātus (izmērāmus)

🢝 Aprakstīt cik lielā mērā ir sasniegts projekta mērķis

🢝 Aprakstīt cik lielā mērā ir atrisināta Projektā izvirzīta problēma

SECINĀJUMI:

🢝 Novērtēt kopējo projekta lietderību

🢝 Aprakstīt turpinājuma aktivitātes (ilgtermiņa ietekme)

🢝 Citi secinājumi, kas radušies projekta īstenošanas gaitā

PUBLICITĀTE – pievienot publicitāti apliecinošus materiālus (laikrakstu kopijas,

izdrukas no mājas lapām, fotogrāfijas par reklāmas plakātiem u.tml.)

PIELIKUMI:

🢝 Fotogrāfijas 2-5 gab. – izdrukātas un elektroniski (jpg.formātā)

🢝 Radītie materiāli (1 eks.)

🢝 Dalībnieku reģistrācijas lapas

Elektroniski sūtīt uz e-pastu: xxxx.xxxxxxxxxxx@xxxx.xx

🢝 Citi pielikumi, kas atspoguļo Projekta gaitu

❑Atskaiti gatavo par atskaites periodā izlietotajiem līdzekļiem, x.xx.

līdzfinansējuma daļu (arī līdzfinansējuma daļu apliecina maksājuma

dokumenti)

❑RD piešķirtais finansējums sedz ne vairāk kā 95% no kopējām attiecināmajām izmaksām. Ņemiet vērā administratīvo sadalījumu.

❑Starpatskaite – tiek iesniegta par atskaites periodā izlietotajiem līdzekļiem, lai saņemtu nākamo avansa maksājumu. Gala atskaite tiek sagatavota par pēdējā posmā izlietotajiem līdzekļiem

❑Finanšu atskaitē jānorāda VISI finanšu dokumenti, to datumi, numuri, summas. Ja vienai budžeta tāmes izmaksu pozīcijai atbilst vairāki maksājumu uzdevumi, jānorāda katrs dokuments un tā summa atsevišķi

❑Atskaites un pievienoto dokumentu kopiju lapas numurēt, uz pievienotajiem

dokumentiem norādīt budžeta pozīcijas nr.

❑Finanšu atskaitē izmaksu pozīcijām jāatbilst Līguma 2.pielikuma –budžeta tāmes

pozīcijām

❑pamatojošie dokumenti ir jāsakārto secīgi, katrai maksājuma pozīcijai pievienojot atbilstošos dokumentus :

❑1.1. (līgums, uzskaites tabula, rēķins, maksājuma uzdevums, pārskaitījums uz valsts kasi par IIN, VSAOI…);

❑1.2. (līgums, uzskaites tabula, rēķins, maksājuma uzdevums, pārskaitījums uz Valsts Kasi par IIN, VSAOI…);

❑2.2. (līgums, uzskaites tabula, rēķins, maksājuma uzdevums, pārskaitījums uz valsts kasi par IIN,

VSAOI…);

❑…

❑Finanšu atskaites sadaļas aizpildiet atbilstoši norādītajiem un aprakstiem atskaites formā

❑Norādiet RD IKSD līguma nr. un datumu visos projekta ietvaros noslēgtajos līgumos

❑Ja maksājuma uzdevums ir par lielāku summu nekā attiecināms uz projektu, uz

kopijas ir jānorāda, cik liela summa ir attiecināma uz projektu

❑Maksājumu uzdevumos par nodokļu nodevu jāatšifrē, kuras summas uz kuru personu projekta ietvaros attiecas

❑Dokumentus nedrīkst kopēt vienu uz otra, visai dokumentā esošai informācijai jābūt salasāmai un saskatāmai

Finanšu dokumentu kopijām jābūt apliecinātām!

❑Projekta izmaksas ir attiecināmas tikai Līguma punktā 1.1. norādītā perioda ietvaros (projekta īstenošanas laiks)

❑Izmaksas, kas radušās pirms/pēc projekta beigām, netiks atmaksātas!

❑Visiem dokumentiem - rēķiniem un pavadzīmēm u.c. ir jābūt izrakstītiem un apmaksātiem projekta īstenošanas laikā

❑Izmaksām jābūt veiktām, ievērojot lietderības, ekonomiskuma un efektivitātes

principus

Izmaiņas budžetā

❑Izmaiņas projekta budžetā pieļaujamas ne vairāk kā 10% apmērā no

budžeta maināmās pozīcijas (bez līguma grozījumiem). Nedrīkst palielināt projekta kopējās izmaksas un nedrīkst palielināt atalgojumu un administratīvās izmaksas

❑Administratīvās izmaksas tiek attiecinātas pret kopējo budžetu

❑Izmaiņas budžetā, kas lielākas par 10% stājas spēkā tikai pēc Līguma grozījumiem

❑Nedrīkst rasties izmaksas, kas nav paredzētas projekta budžetā

ATALGOJUMS

❑Līgumi:

▪darba līgums - līgums, darba laika uzskaites tabele, darba algas aprēķina tabula

▪uzņēmuma līgums - līgums, darba pieņemšanas – nodošanas akts

▪autoratlīdzības līgums – līgums, radītais autordarbs, darba pieņemšanas – nodošanas akts

Jebkurā līgumā ir jābūt norādītai līguma summai un periodam

Līgumos jānorāda projekta līguma numurs un datums

❑Visos gadījumos jāiesniedz:

▪maksājuma uzdevums par darba samaksu

▪maksājuma uzdevums par nodokļu nomaksu

▪vai kontu izdrukas par maksājumu veikšanu

❑Ja nodokļu nomaksa tiek veikta vairākiem cilvēkiem vienlaikus,

tad MU nepieciešams atšifrējums

Administratīvās izmaksas, kas nav atalgojums

Rēķini

•Telpas, komunālie maksājumi – rīkojums par izmaksu attiecināšanu uz projektu, aprēķins

•Sakaru pakalpojumi, Internets – rīkojums par izmaksu attiecināšanu uz projektu, aprēķins

Maksājuma uzdevums

TRANSPORTS

❑Degviela – čeki par degvielas iegādi, maršruta lapa, patapinājuma līgums

❑Transporta noma – līgums, rēķins, maksājuma uzdevums par pārskaitījuma veikšanu, akts

❑Sabiedriskā transporta biļetes – biļetes, čeks/ rēķins par e-talona iegādi, maršruta lapa

❑Maršruta lapā jābūt atspoguļotam – automašīnai, ar kādu braukts, datums, kad veikts brauciens, izbraukšanas vieta, brauciena mērķis, brauciena gala mērķis, nobrauktie kilometri, degvielas patēriņš.

❑Ņemiet vērā klienta karšu atlaides

Aprēķiniem ar norādīto informāciju (patēriņš, litrāža nobrauktie km) ir

jāsakrīt

Līgums (ēdienkartes atšifrējums/tāme), rēķins, maksājuma uzdevums, pieņemšanas nodošanas akts, ēdienkarte, dalībnieku saraksts ar

parakstiem par līdzdalību pasākumā

Kancelejas preces, inventārs

Čeks/ rēķins, pavadzīme, maksājums uzdevums

Ja ir čeks, kas apmaksāts skaidrā naudā – avansa pieprasījums, avansa norēķins, pārskaitījums uz personas kontu.

❑Līgums, pieņemšanas- nodošanas akts

❑ Rēķins, pavadzīme

❑ Maksājuma uzdevums

❑ Informācija par izlietojumu

❑ Radītā produkta paraugs

Ja radītiem produktiem ir informatīvs saturs/mērķi, ir jālieto atsauce:

Materiāls ir sagatavots Rīgas domes izglītības, kultūras un sporta departamenta Sabiedrības integrācijas programmas ietvaros līdzfinansētā projekta «projekta nosaukums». Par materiāla saturu atbild «biedrības nosaukums».

❑ČEKOS kā maksājumu attaisnojošos dokumentos jābūt norādītiem

biedrības/nodibinājuma rekvizītiem!!!

Ja preci iegādājas persona skaidrā naudā vai ar privāto bankas karti, nepieciešams avansa pieprasījums un norēķins, jāpievieno čeka kopija un maksājuma uzdevums (konta izdruka) par naudas pārskaitīšanu avansa norēķina personai

❑Čekā vai kvītī jābūt precīzi norādītai pozīcijai, ko iegādājas, kvīts ir nepieciešama, lai paskaidrotu čeku, kvītij jābūt ar veikala oriģinālo zīmogu!

❑Kvīts nevar saturēt uzrakstu «pēc čeka», ja čekā ir norādīta «prece» (tā pat –

pārtika, dzērieni, konditoreja, jāatšifrē)

❑Čeku kopijām jābūt salasāmām

❑Ir jābūt pamatojošiem dokumentiem (līgums, rīkojums, vienošanās) ar

darbiniekiem par projekta īstenošanu/ iesaistīšanos projektā

Šādos gadījumos ir nepieciešamas kvītis!

MAKSĀJUMU DOKUMENTI II

❑Visām projektā veiktajām izmaksām ir jābūt pārskatāmām

❑Iesniegtajiem čekiem/rēķiniem ir jābūt attiecināmiem uz

projekta aktivitātēm vai aktivitāšu kopumu

❑Projekta īstenotājiem ir jānodrošina līdzfinansējums 5% apmērā finanšu izteiksmē

Neskaidrību gadījumā biedrībai būs jāsniedz paskaidrojums. Izmaksas var netikt attiecinātas!

❑Kļūdas maksājumu pamatojumu dokumentos (kļūdaini datumi līgumos, aktos, u.c., aktos vai rēķinos informācija nesakrīt ar informāciju līgumos, kopēta un neizlabota informācija)

❑Budžeta tāmes atskaitēs tiek izmantotas citas formulas no paredzētām. Lūgums manuāli pārbaudīt finanšu atskaiti vertikāli un horizontāli, 2 cipari aiz komata.

❑Nomaksātie nodokļi atalgojumā pārsniedz plānoto – daļa no maksājuma netiek attiecināti

❑Iesniegtie čeki nav saskatāmi. Savlaicīgi skenējiet/kopējiet dokumentus

❑Čekos un rēķinos norādītas uz projektu neattiecināmas izmaksas

❑Nav skaidrs uz kurām aktivitātēm preces attiecināmas (2 eklēri, 150 g. cepumu, alkohols, mājdzīvnieku barība, u.c.)

❑Nav pievienota darba līgumu/rīkojumu/vienošanās kopijas

❑Naudas plūsma nav pārskatāma

• Ja ir skaidras naudas darījums, ir jābūt avansa pieprasījumam, MU vai kases

orderim, avansa izlietojumam

❑Ievērojiet vispārīgā datu aizsardzības regula (nolikuma 7. pielikums)

❑Iesniegtās dokumentu kopijas nav apliecinātas

PROJEKTA ATSKAITES JĀIESNIEDZ SAVLAICĪGI. SAVSTARPĒJI NOSLĒGTĀ LĪGUMA 5.5 PUNKTS NOSAKA, KA:

JA FINANSĒJUMA SAŅĒMĒJS NEVEIC LĪGUMĀ PIELĪGTĀS SAISTĪBAS, LĪGUMĀ PAREDZĒTAJOS TERMIŅOS NEIESNIEDZ LĪGUMĀ PAREDZĒTĀS ATSKAITES, DEPARTAMENTAM IR TIESĪBAS PIEPRASĪT LĪGUMSODU 0,5% APMĒRĀ NO

PĀRSKAITĪTĀ FINANSĒJUMA APJOMA PAR XXXXX

KAVĒJUMA DIENU, BET NE VAIRĀK KĀ 10 % NO PĀRSKAITĪTĀ FINANSĒJUMA APJOMA

Projekta ietvaros nedrīkst gūt ienākumus

Departaments ir tiesīgs samazināt gala maksājumu vai pieprasīt atmaksāt līdzekļus, ja tie izlietoti neatbilstoši projektam, nav veiktas projektā

paredzētās aktivitātes vai tās patvaļīgi mainītas, rezultāti nav sasniegti, nav ieguldīts līdzfinansējums, nav ievērotas normatīvo aktu prasības

PROJEKTU UZRAUDZĪBA

Projekta aktivitāšu apmeklēšana

Izlases kārtībā, saskaņā ar Līgumā noteikto projektos var tikt veikts oriģinālo dokumentu audits/ pārbaude uz vietas

Xxxxxx Xxxx

Sabiedrības integrācijas projektu vadītāja tālrunis: 67181657

e-pasts: xxxx.xxxxxxxxxxx@xxxx.xx

000.xxxxxxxx (visu dokumentu iesniegšana un konsultācijas iepriekš piesakoties)

VĒLAM VEIKSMI PROJEKTU ĪSTENOŠANĀ!

Ceram uz veiksmīgu sadarbību!

Paldies par uzmanību!