RĪGAS TEHNISKĀS UNIVERSITĀTES STUDENTU PARLAMENTA PR KONCEPCIJA
RĪGAS TEHNISKĀS UNIVERSITĀTES STUDENTU PARLAMENTA PR KONCEPCIJA
Rīgas Tehniskās universitātes Studentu parlaments (turpmāk tekstā – RTU SP) ir īstā vieta visiem tiem Rīgas Tehniskās universitātes (turpmāk tekstā - RTU) studentiem, kas savam studiju laikam vēlas piešķirt pievienoto vērtību. RTU Studentu parlaments pulcē kuplu skaitu aktīvu studentu no visām fakultātēm, apvienojot katras fakultātes un filiāļu studentu pašpārvaldes. Ikviens, kurš iesaistās RTU Studentu parlamentā, var izvēlēties sev interesējošu jomu, kā pilnveidot sevi un attīstīt savas spējas, tādējādi palīdzot attīstīties arī RTU studentu dzīves kvalitātei.
Saturs
1.1. Komunikācijas politikas nolūks 3
1.2. Komunikācijas politikas mērķi 3
1.3. Politikas darbības mērogs 3
1.4. Politikas pamatprincipi 3
1.4.1. Iekšējās komunikācijas principi: 3
1.4.2. Ārējās un starptautiskās komunikācijas principi: 4
1.5. Ārējās un starptautiskās komunikācijas noteikumi 4
1.6. Organizācijas komunikācijas politikas un noteikumu uzturēšana 4
2.1. Identitātes pamatelementi un to lietošana 5
2.1.2. RTU SP logotipa variācijas 5
2.2. Reprezentācijas materiāli un suvenīri 9
3. Informācijas izvietošana un pasniegšana 9
3.1. Informācijas ievietošana interneta vidē 9
3.1.5. Informatīvs e-pasts visiem RTU studentiem 10
3.2. Plakātu un vizuālo materiālu izvietošana 10
3.2.2. Informācija RTU TV ekrānos 10
RTU SP Komunikācijas politika nosaka organizācijas vienotos komunikācijas principus. Tā nosaka, kā tiek organizēta iekšējā, ārējā un starptautiskā komunikācija.
1.1.Komunikācijas politikas nolūks
RTU SP parlaments Komunikācijas politika (turpmāk tekstā – politika) nosaka organizācijas vienotos komunikācijas principus. Tā nosaka, kā tiek organizēta iekšējā, ārējā un starptautiskā komunikācija.
Komunikācijas politikas īstenošanas nolūkā Sabiedrisko attiecību nodaļa (turpmāk tekstā – SAN) ir tiesības izstrādāt nepieciešamus šai politikai pakārtotus normatīvos dokumentus.
1.2.Komunikācijas politikas mērķi
Politikai ir sekojoši mērķi:
1. Uzturēt pozitīvu organizācijas tēlu ārpus organizācijas;
2. Pilnveidot ikviena organizācijas biedra izpratni par saskaņotas un nepārtrauktas komunikācijas lomu organizācijas reputācijas veidošanā;
3. Stiprināt attiecības ar citām RTU instancēm;
4. Nodrošināt visus organizācijas biedrus ar pieeju visaktuālākajai informācijai par iekšējiem un ārējiem, ar organizāciju saistītajiem, procesiem un notikumiem.
Komunikācijas politikas pamatprincipi ir jāievēro visiem RTU SP biedriem, fakultāšu studentu pašpārvalžu (turpmāk tekstā – FSP) biedriem un filiāļu pašpārvalžu biedriem, kā arī politika ir jāievēro visiem organizācijas aktīvistiem, kuri aktīvi strādā RTU SP projektos.
RTU SP nodrošina komunikācijas plānošanu un realizāciju organizācijas biedru, nodaļu un pašpārvalžu starpā, kā arī visa komunikācija ar Rīgas Tehniskās universitātes departamentiem un Studentu parlamenta atbalstītājiem notiek caur attiecīgām SP nodaļām vai attiecīgajiem valdes locekļiem (atsevišķos gadījumos arī biroja administratori vai prezidenta palīgu).
1.4.1. Iekšējās komunikācijas principi:
1. Organizācijas iekšējo komunikāciju plāno un īsteno Viceprezidents un SAN, regulāri informējot biedrus un aktīvistus par studentijā notiekošo, kā arī nodrošinot iekšējās komunikācijas atgriezenisko saiti.
1.1. Viceprezidents ir atbildīgs par komunikāciju RTU SP, FSP un filiāļu studentu
pašpārvalžu (turpmāk tekstā SP) starpā.
1.2. SAN vadītājs ir atbildīgs par vispārējo RTU SP komunikāciju.
2. Iekšējā komunikācija RTU SP tiek nodrošināta, primāri izmantojot RTU SP biedru zonu ORTUS vidē un RTU SP Kopsapulces e-pastu listi. Pēc nepieciešamības ir iespējamas arī citas iekšējās komunikācijas formas.
3. RTU SP nodaļas, FSP un filiāļu SP nodrošina informācijas sagatavošanu iekšējās komunikācijas līdzekļiem un sniedz priekšlikumus šo komunikācijas līdzekļu uzlabošanai.
1.4.2. Ārējās un starptautiskās komunikācijas principi:
1. Organizācijas ārējā un starptautiskā komunikācija tiek plānota un īstenota SAN, Ārējo sakaru nodaļā (turpmāk tekstā – ĀSN) un International Students council nodaļā (turpmāk tekstā – ISC).
2. RTU SP viedokli, interpretējot ar organizācijas darbību saistītus faktus, plašsaziņas līdzekļos drīkst sniegt RTU SP valde, projektu vadītāji, kuri ir atbildīgi par konkrēta projekta īstenošanu (vai arī konkrētajā gadījumā tam īpaši pilnvaroti aktīvisti) vai kompetenti aktīvisti. Latvijas studentu apvienības (turpmāk tekstā – LSA) domē RTU SP viedokli ir tiesīgi paust tikai RTU SP Kopsapulcē ievēlēti domnieki vai pilnvarotas personas.
3. Komunikācijā ar nacionālas vai starptautiskas nozīmes plašsaziņas līdzekļiem pamatā tiek pausts organizācijas viedoklis, tādēļ komunikācijas veicēju izvēlas RTU SP prezidents, SAN vadītājs, ĀSN vadītājs vai FSP vadītājs iepriekš, konsultējoties ar kādu no RTU SP valdes locekļiem.
4. Lai veidotu un uzturētu pozitīvu organizācijas reputāciju, SAN, sadarbojoties ar
citām RTU SP nodaļām, plāno un organizē sociālās atbildības projektus.
5. Par RTU SP zīmola arhitektūras izstrādi, attīstību un atjaunināšanu atbilstoši organizācijas stratēģijai (x.xx. misijai, vīzijai un mērķiem) atbild SAN.
6. Korporatīvās identitātes nodrošināšanai tiek izstrādāts un regulāri pilnveidots organizācijas grafiskais standarts. Par to elementu izstrādi un/vai pilnveidošanu ir atbildīgs SAN vadītājs. Jebkuras izmaiņas grafiskajā identitātē ir iespējamas TIKAI ar SAN vadītāja atļauju, izņemot nodaļu logotipus un neformālus materiālus, kuru izveides/maiņas gadījumā ir ieteikts konsultēties ar SAN vadītāju.
7. Komunikācija ar ārzemju studentiem notiek angļu vai citā ārzemju studentam saprotamā valodā.
1.5.Ārējās un starptautiskās komunikācijas noteikumi
1. Izmantojot komunikācijas līdzekļus vai izstrādājot mārketinga un komunikācijas materiālus, kuri ir saistīti ar organizāciju, ir precīzi jāievēro organizācijas grafiskā standarta prasības.
2. Komunikācija ar RTU departamentiem, valsts iestādēm vai plašsaziņas medijiem
notiek ar kādu no RTU SP valdes locekļu starpniecību vai atļauju.
3. Komunikācija ar RTU SP atbalstītājiem/sponsoriem notiek tikai ar Finanšu nodaļas (turpmāk tekstā – FN) vadītāja atļauju.
4. Visai informācijai, kuru sniedz organizācijas biedri un aktīvisti, projektu vadītāji, kuras mērķauditorija ir ārzemju studenti, ir jābūt angļu valodā vai, ja tas ir iespējams, citā, ārzemju studentam saprotamā valodā.
5. Ārējai komunikācijai, izmantojot tiešos saziņas līdzekļus (e-pasti, telefona zvani utml.), visiem organizācijas biedriem, aktīvistiem un projektu vadītājiem, ir jānotiek ievērojot lietišķās valodas noteikumus. Ārējai komunikācijai e-pasta vidē ir jāizmanto vai @xxxxx.xx, vai @xxx.xx, vai fakultātes domēna e-pasta adresi, vēstules beigās obligāti ir jābūt parakstam, kuram jāsatur biedra vai aktīvista vārdu un uzvārdu, kontaktinformāciju un amatu (papildus var ievietot organizācijas logotipu)
1.6.Organizācijas komunikācijas politikas un noteikumu uzturēšana
Organizācijas komunikācijas politiku un noteikumus izveido RTU SP SAN, apstiprina RTU SP Prezidents un RTU SP Kopsapulce. Anulēt koncepcijā aprakstītus punktus var - RTU SP prezidents un RTU SP Kopsapulce. Par politikas ieviešanu un tās uzturēšanu ir atbildīgs RTU SP SAN vadītājs.
Lai veidotu pozitīvu un sakārtotu RTU SP tēlu ārējā vidē, ir izstrādāta RTU SP vizuālā identitāte. RTU SP lietvedībai, FSP un arī citām organizācijām, savā darbībā izmantojot RTU SP vārdu, ir jāvadās pēc RTU SP vizuālās identitātes noteikumiem.
2.1.Identitātes pamatelementi un to lietošana
RTU SP logo jāizmanto kā primāro vizuālās identitātes instrumentu.
Kā pamata logotips tiek izmantots vienkrāsas RTU SP logotips, kur ir attēlots lācis ar uzrakstu “Studentu
parlaments”:
Pēc nepieciešamības var izmantot šī logotipa variācijas, kā arī mainīt krāsu uz baltu. Citu krāsu izmantošana ir jāsaskaņo ar RTU SP SAN vadītāju.
2.1.2. RTU SP logotipa variācijas
Pilnais logotips
Minimālais logotips – “Lācis”.
Alternatīvais logotips
Angliskie logotipi
Pilnais logotips
Mazāks logotips (krāsains un melnbalts)
Izvēloties logotipu ir jāņem vērā fons, uz kura tas tiks attēlots, lai rezultātā sasniegtu maksimālo kontrastu un labāko logotipa uztveri. Respektīvi – uz melnā fona baltais logotips, uz baltā fona melnais.
Ja logotipu tiek plānots izvietot uz raiba fona (piemēram bilde, zīmējums utml.), tad ieteikums logotipam mākslīgi veidot fonu izmantojot blur efektu vai aizpildītu līniju, kur tiks ievietots logotips, ņemot vērā iepriekš minētos nosacījumus.
Nedrīkst izmantot logotipu, kuram jau ir fons (piemēram .jpeg formātā), pat gadījumā, ja krāsas sakrīt.
Nedrīkst lietot zemas kvalitātes vai izšķirtspējas logotipus. Visi RTU SP logotipi ir pieejami vektoru formā RTU SP mājaslapā.
Lietojot jebkuru no RTU SP logotipiem, materiāls (gala variants) ir obligāti jāsaskaņo ar RTU SP SAN vadītāju! RTU SP vizuālās identitātes elementi ir obligāti jāpielieto veidojot vizuālus materiālus pasākumiem, projektiem utml. ja to rīkošanā un/vai tiek izmantoti RTU SP resursi (cilvēkresursi, finansiālie līdzekļi, aprīkojums utml.)
2.2.Reprezentācijas materiāli un suvenīri
RTU SP iegādājas reprezentācijas materiālus un suvenīrus no RTU Komunikācijas un mārketinga departamenta (turpmāk tekstā – KMD) un citiem ārējiem avotiem, kā arī RTU SP ražo arī savus suvenīrus. Pēc vienošanās, ir iespējama sadarbība ar FSP, ja pašpārvaldei ir nepieciešami suvenīri.
Iegūt suvenīrus var RTU SP birojā, iepriekš vienojoties par tipu, laiku un daudzumu ar RTU SP SAN vadītāju. Suvenīri primāri tiek izsniegti tikai pasākumiem, kuri ir saistīti ar RTU vai RTU SP.
Iegadāties RTU un RTU SP suvenīrus personīgai lietošanai/nolūkam ir iespējams RTU SP Birojā.
Personalizētus RTU SP džemperus var iegūt tikai RTU SP valdes locekļi, vecbiedri, darbinieki un FSP vadītāji. Nepersonalizētus džemperus ir iespējams iegādāties RTU SP suvenīru veikalā.
3. Informācijas izvietošana un pasniegšana
Informāciju publicēšanai RTU SP sociālo tīklu kanālos var iesniegt jebkurš RTU SP vai FSP biedrs, kā arī aktīvisti. Informācija jānoformē atbilstoši tās kontekstam, bez ortogrāfiskām kļūdām un vadoties pēc komunikācijas politikas un noteikumiem.
Informācijas publicēšanu sociālajos tīklos ir jāplāno laicīgi. Atbilde par informācijas ievietošanu RTU SP sociālajos tīklos tiek izsūtīta 1 darba dienas laikā. Pēc pasākuma ir jāizveido atskats jebkurā formātā, kur obligāti ir jāvērš uzmanība atbalstītājiem, tāpēc rekomendēts jebkura mēroga pasākumiem/projektiem piesaistīt fotogrāfus vai filmētājus.
Lai uzlabotu informācijas plūsmu ir ieteicams veidot tēmturi (hashtag, #hashtag) un ievietot to ziņas beigās kā atslēgas vārdus. (šis ir ieteicams tikai gadījumā, ja ziņa tiek ievietota sociālajos portālos)
3.1.Informācijas ievietošana interneta vidē
Noformējot rakstu publicēšanai Facebook vidē, rakstam ir jābūt optimālā izmērā un obligāti ir jāiekļauj vizuālais elements (bilde, video, animācija (.gif)). Optimālais teksta garums, ievietojot to Facebook vidē, ir apmēram 20-40 vārdi. Ja ir nepieciešamība publicēt tekstu, kurš satur vairāk par 70 vārdiem, ir rekomendēts pilnu tekstu ievietot mājaslapā, savukārt Facebook videi izveidot saīsinātu versiju, beigās ievietojot saiti uz pilnu tekstu.
Rīkojot pasākumus ir rekomendēts veidot pasākumu lapas. Gadījumā, ja pasākums ir īstermiņa (līdz 4 dienām), tad rekomendēts veidot Pasākumu (Event) no rīkotāja organizācijas Facebook lapas (iespējams arī no RTU SP Facebook lapas). Gadījumā, ja pasākums ir ilgtermiņa (vairāk par 4 dienām), tad rekomendēts veidot pilnvērtīgu pasākuma Lapu (Page) vai Grupu (Group).
Ja ir nepieciešams ievietot rakstu RTU SP Facebook lapā, tad tas ir jāsastāda ņemot vērā iepriekš aprakstītās rekomendācijas un sūtīt to RTU SP SAN vadītājam vai biroja administratoram, norādot visu papildus informāciju (publicēšanas laiku, vietu u.c.). Sūtot informāciju ievietošanai, atsevišķi pielikumā obligāti ir jābūt tekstam .docx formātā, vizuālam materiālam .jpeg vai .png formātā, ja ir nepieciešams pielikt video materiālu, tad klāt pieraksta saiti uz jau publicētu video materiālu. Ir iespējams arī pieprasīt dalīties ar ziņām no citiem informācijas avotiem RTU SP Facebook lapā.
Ievietojot informāciju Twitter vidē ar atsaucēm uz citiem informācijas avotiem ir ieteikts atzīmēt to avotu Twitter kontu (@Avots), kā arī nedrīkst ievietot tekstu, kurš satur xx.xx saites! Twitter vidē rekomendēts tekstam pievienot vizuālus materiālus, kas satur papildinformāciju par ziņu (piemēram infografikas, attēlus ar tekstu utml.), nevis ilustratīvus attēlus. Ja tiek minēta kāda cita organizācija, uzņēmums vai fiziska persona, ir jāatsaucas uz attiecīgo Twitter kontu (@Atsauce).
Mājaslapās ieteicams ievietot visu, saistošu ar studijām RTU, informāciju tādā veidā, lai turpmāk būtu iespēja vienkārši atsaukties, publicējot to sociālajos portālos utt.
RTU SP mājaslapā ir iespējams izvietot informāciju par studijām un procesiem, kas notiek RTU, sadaļā Aktualitātes. Informāciju par pasākumiem ir iespējams ievietot sadaļā Pasākumi, bet tikai gadījumā, ja pievienotais vizuālais attēls ir ar internacionāla papīra malu attiecībām un vertikālā izpildījumā, optimālā attiecības ir 1240 x 1748 pikseļi (horizontāli x vertikāli attiecīgi), gadījumā, ja malu attiecība nav pareiza, raksts netiks publicēts, kamēr netiks saņemts korekts variants.
ORTUS vidē ir iespējams ievietot jebkura veida, ar RTU saistītu, informāciju sadaļā “Studentu parlamenta ziņas”. Sūtot informāciju ievietošanai ir jāatzīmē teksta daļu, kura tiks ievietota ievada daļā (teksts parādās pirms ziņa tiek atvērta). Ziņas bildei ir obligāti jābūt .png formātā, 1:1 malu attiecībām un ne mazāk par 300x300 pikseļi.
3.1.5. Informatīvs e-pasts visiem RTU studentiem
Informatīvo e-pastu apkopo Studentu Servisa centrs (turpmāk tekstā – SSC). Ja ir nepieciešams izsūtīt ziņu visiem studentiem, tad tā ir jāsastāda pēc noteikumiem. Šos noteikumus nosaka SSC, tāpēc laika gaitā tie var mainīties. Informatīvais e-pasts tiek sūtīti reizi 2 nedēļās (izņemot svētku dienas un brīvlaikus). Grafiku, katru gadu, nosaka SSC. . Aktuālākos noformēšanas noteikumus un izsūtīšanas grafiku ir iespējams uzzināt RTU SP SAN vadītājam.
3.2.Plakātu un vizuālo materiālu izvietošana
Visu materiālu izvietojumam RTU SP birojā, RTU SP stendos un studentu dienesta viesnīcās ir jābūt saskaņotam ar RTU SP SAN vadītāju vai biroja administratori. Vizuālus materiālus iepriekš norādītās vietās, drīkst izvietot tikai, ja uz tā ir RTU SP zīmogs.
Plakātus, izmērā ne lielākus par A3, ir iespējams izvietot dienesta viesnīcas, fakultātēs, RTU SP birojā un pārējos RTU SP stendos.
Plakātus, izmērā lielākus par A3, ir iespējams izvietot tikai RTU SP birojā un fakultātēs. Vismaz vienu lielo projektu/pasākumu plakātu ir ieteicams veidot A1 vai A0 izmērā, taču tas ir jāsaskaņo ar RTU SP SAN vadītāju vai biroja administratori.
3.2.2. Informācija RTU TV ekrānos
RTU TV ekrānos ir iespējams publicēt attēlus un video materiālus. Materiālu malu attiecībai ir jābūt FullHD formātā (1080x1920 pikseļi), horizontāli vērstiem. Saskaņot un publicēt informāciju var sazinoties ar RTU SP SAN vadītāju, norādot fakultātes/ēkas, kur materiālam ir jāparādās.
Ja ir jebkāda veida jautājumi vai papildinājumi, tad var sazināties ar RTU SP SAN vadītāju. Visu RTU SP nodaļu un FSP kontakti ir pieejami RTU SP mājaslapā sadaļā “Kontakti”.
PR koncepciju sagatavoja Rīgas Tehniskās universitātes Studentu parlamenta Sabiedrisko attiecību nodaļas vadītājs
Xxxxxx Xxxxxxx
PR koncepcija apstiprināta Rīgas Tehniskās universitātes Studentu parlamenta
Kopsapulcē 2017. gada 25.janvārī