Līguma slēgšanas process un projekta

Līguma slēgšanas process un projekta

īstenošanas noteikumi

1.1.1.1. pasākuma «Praktiskās ievirzes pētījumi» ar saimniecisku darbību saistītiem projektiem

2. kārtā

Atzinumā par nosacījumu izpildi norādītajā termiņā

CFLA ir jāiesniedz:

─finansējuma saņēmēja rekvizītus, ja tie ir mainījušies kopš projekta iesnieguma iesniegšanas brīža, x.xx. informāciju par projekta kontu;

─informāciju par amatpersonu, kas parakstīs līgumu ar CFLA, ja tā mainījusies (pilnvarojums, ja attiecināms);

─informāciju par amatpersonu, kas parakstīs projekta dokumentus KPVIS, un sistēmas lietotāju sarakstu - ja mainījies;

─informācija par projekta īstenošanas NACE kodu;

─ informāciju par nepieciešamo avansa apjomu;

─ tehniskie precizējumi, ja tādi nepieciešami.

Mēs noteikti pajautāsim:

─ informāciju par to, kā parakstīsim līgumu (e- dokuments/papīrveida dokuments);

─ vai uzsāksiet darbības projekta laika grafikā

paredzētajā laikā? Kādu bankas kontu izmantosiet?

─ u.c. jautājumus.

Pēc iepriekšminēto dokumentu saņemšanas, CFLA uzsāk Līguma sagatavošanu un nosūta to finansējuma saņēmējam parakstīšanai.

Finansējuma saņēmējam jānodrošina līguma parakstīšana un nosūtīšana CFLA 5 vai 20 darba dienu laikā – attiecīgi termiņš atkarīgs no dokumenta parakstīšanas veida.

Līguma noslēgšana – 30 darba dienas no atzinuma par nosacījumu izpildes izpildi.

Komunikācija ar CFLA līguma slēgšanas laikā un projekta īstenošanas laikā

Līguma slēgšanas laikā – kontaktpersona atzinumā par nosacījumu izpildi

Projektu vadītājs no CFLA puses projekta īstenošanas laikā– būs informācija vēstulē par līguma parakstīšanu vai

individuāli komunicējot ar projekta kontaktpersonu no finansējuma saņēmēja puses

Xxxxxxx informēt par nepieciešamību pēc individuālām konsultācijām klātienē, kā arī izmantot iespēju konsultēties ar CFLA ikdienā par projekta īstenošanas jautājumiem un dažādu projekta atskaišu un dokumentācijas sagatavošanā.

Ar saimniecisku darbību saistīts projekts ir:

Projekts, kas atbilst vienam vai abiem šiem kritērijiem:

-projektu īsteno institūcija (zinātniskā institūcija vai Latvijas Republikas Komercreģistrā reģistrēts komersants), kas

neatbilst pētniecības organizācijas definīcijai;

-projekta ietvaros īsteno darbības, kurām ir saimniecisks

raksturs

Efektīva sadarbība ar saimniecisku darbību saistītā projektā

i) projekts paredz efektīvu sadarbību:

‒ starp uzņēmumiem, no kuriem vismaz viens ir MVU, vai projektu īsteno vismaz divās dalībvalstīs vai dalībvalstī un EEZ līguma līgumslēdzējā pusē, un neviens atsevišķs uzņēmums nesedz vairāk kā 70% no attiecināmajām izmaksām, vai

‒ starp uzņēmumu un vienu vai vairākām pētniecības un zināšanu izplatīšanas organizācijām, kuras sedz vismaz 10% no attiecināmajām izmaksām un ir tiesīgs publicēt savu pētījumu rezultātus;

ii) projekta rezultātus plaši izplata konferencēs, publikācijās, brīvi pieejamās krātuvēs vai ar bezmaksas vai atvērtā pirmkoda programmatūras palīdzību

Paredz ERAF vidējās svērtās intensitātes paaugstinājumu, ja projektā plānots

- Aprēķināta katram projektam, gatavojot projekta iesniegumu;

- Šī aprēķinātā vidējā svērtā ERAF intensitāte tiek

piemērota starpposma maksājumu pieprasījumos;

- Tā tiek pārrēķināta pirms gala maksājuma;

- Ja tā var mainīties, finansējuma saņēmējs par to nekavējoties informē CFLA un veic projekta grozījumus.

Tas ir projekta ekonomiski derīgais laikposms, kurā ir iespējams gūt finansiālu vai ekonomisku labumu no projektā ieguldītajiem līdzekļiem vai radītajiem aktīviem.

Par projekta dzīves ciklu uzskatām projekta īstenošanas laiku un piecu gadu periodu pēc projekta īstenošanas beigām.

Projekta rezultāti ir sasniedzami projekta dzīves cikla laikā, izņemot tos rezultātus, kas ir «citi» un ir saistīti ar projekta izmaksu veikšanu, piemēram, komandējumu izmaksām vai izmaksām par materiāliem pētniecības darbībām, jaunā pētnieka rādītāju

Projekta dzīves cikla laikā sagaidāms viens vai vairāki

šādi projekta rezultāti:

-oriģināli zinātniskie raksti, kas publicēti žurnālos vai

konferenču rakstu krājumos, kuru citēšanas indekss sasniedz vismaz 50 procentus no nozares vidējā citēšanas indeksa;

-oriģināli zinātniskie raksti, kas publicēti Web of Science vai SCOPUS (A vai B) datubāzēs iekļautos žurnālos vai konferenču rakstu krājumos;

-tehnoloģiju tiesības – patenti;

-tehnoloģiju tiesības – citi nemateriālie aktīvi;

- intelektuālā īpašuma licences līgumi;

-jauna produkta vai jaunas tehnoloģijas prototips;

- jaunas ārstniecības un diagnostikas metodes (tai skaitā nekomercializējama metode);

-citi pētījuma specifikai atbilstoši projekta rezultāti (tai skaitā dati)

Finansējuma saņēmējs projekta iesniegumā pamato sagaidāmo pētniecības rezultātu ilgtspēju vismaz piecus gadus pēc noslēguma maksājuma saņemšanas atbilstoši vienam vai vairākiem šādiem ieguldījumiem inovācijas sistēmas kapacitātes palielināšanā:

-ieguldījums cilvēkkapitāla attīstībā – projekta ietvaros izveidoto

jaunu pētnieku darba vietu saglabāšana;

-projekta ietvaros radīto zināšanu un tehnoloģiju pārnese, tai skaitā zinātniskie raksti, reģistrētās tehnoloģiju tiesības,

intelektuālā īpašuma licences līgumi;

-projekta ietvaros izstrādātā prototipa pilnveide, lai to ieviestu

ražošanā vai pakalpojumu sniegšanā;

-jauna produkta vai jaunas tehnoloģijas prototipa uzturēšana, pilnveide vai aktualizācija.

*Ja izdevumi radušies projekta īstenošanas laikā

- Tiek uzskaitīt zinātniskā personāla (vēlētā un tehniskā) viss darba laiks, x.xx. projektā nostrādātais;

- Var izmantot finansējuma saņēmēja darba laika uzskaites sistēmas, x.xx. vienoties ar CFLA par e-dokumentu

izmantošanu darba laika uzskaitei;

- Jābūt izsekojamam dubultā riska neesamība caur projektu pētniecības darbībām.

Projekta iesniedzējs nodrošina studējošo vai zinātniskā grāda pretendentu iesaisti projekta īstenošanā, ņemot vērā, ka studējošo vai zinātniskā grāda pretendentu kopējā noslodze visā projekta īstenošanas periodā ir:

- vismaz divi PLE, ja kopējā zinātnisko darbinieku noslodze visā projekta īstenošanas periodā ir vienāda ar astoņiem PLE vai lielāka;

- 25 procenti no kopējās zinātnisko darbinieku noslodzes visā projekta īstenošanas periodā, ja kopējā zinātnisko darbinieku noslodze visā projekta īstenošanas periodā ir mazāka par

astoņiem PLE.

Kohēzijas Politikas Vadības

informācijas sistēma (KP VIS)

─ KP VIS iesniedzami vienošanās minētie dokumenti – avansa pieprasījums, vienošanās grozījumi, IP, PMPIG, MP.

─ lūgums pārskatīt KP VIS lietošanas tiesību sarakstus un precizēt tos nepieciešamības gadījumā.

─ KP VIS lietošanas jautājumu vai tehnisku problēmu gadījumā lūdzam zvanīt – 20003306 vai rakstīt – xxx@xxxx.xxx.xx

Ārpus KP VIS -

iesniedzama projekta vidusposma un gala zinātniskā izvērtējuma dokumentācija. Tā iesniedzama e-dokumenta veidā

10 darba dienu laikā no vienošanās noslēgšanas ir jāiesniedz:

─Plānotais maksājuma pieprasījumu iesniegšanas grafiks;

─Projekta iepirkumu plāns;

Projekta īstenošanas laikā iesniedz avansa pieprasījumus (ja attiecināms).

Maksājuma pieprasījumus kopā ar izdevumus pamatojošajiem dokumentiem, kā arī:

─projektā iesaistīto darbinieku kopējā darba laika un paveiktā darba uzskaites veidlapa (MKN Nr.34 8.pielikums) vai darba laika uzskaiti par ko ir panākta vienošanās ar CFLA – kopā ar katru maksājuma pieprasījumu;

─PLE tabulu – reizi gadā ar kārtējā gada pirmo maksājumu

pieprasījumu;

─pārskatu par publikācijām – reizi gadā ar kārtējā gada pirmo maksājumu pieprasījumu

xxxx://xxxx.xxx.xx/xx/xx-xxxxx-0000-0000/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx/0- 1-1-1-praktiskas-ievirzes-petijumi-1-karta

Projekta dokumentācija tā īstenošanas laikā

─ tehniski ekonomiskā priekšizpēte

─ fundamentālie pētījumi

─ rūpnieciskie pētījumi

Viena projekta iesnieguma ietvaros var apvienot rūpnieciskos pētījumus ar fundamentāliem pētījumiem, ja kopējais publiskais finansējums fundamentālā pētījuma īstenošanai nepārsniedz 20 procentus no projekta kopējām attiecināmajām izmaksām;

─ eksperimentālā izstrāde, ja tiek īstenoti rūpnieciskie pētījumi. Kopējais publiskais finansējums eksperimentālajām izstrādēm nepārsniedz 20 procentus no projekta kopējām attiecināmajām izmaksām;

─ no projektā veiktās darbības izrietošo tehnoloģiju tiesību (nemateriālo aktīvu) iegūšana, apstiprināšana un aizstāvēšana – tikai maziem vai vidējiem uzņēmumiem

─ projekta ietvaros radīto rezultātu izplatīšana mācību, publikāciju vai zināšanu pārneses veidā, publikāciju publicēšana

Uz projektu, kas saistīts ar saimniecisku darbību, ir attiecināmas Komisijas regulas Nr. 651/2014 25. panta 3. punkta "a", "b", "d" un "e" apakšpunktā noteiktās pētniecības izmaksas

Pētniecības un attīstības projektu attiecināmās izmaksas attiecina uz

noteiktu pētniecības un attīstības kategoriju, un tās ir šādas:

a)personāla izmaksas: pētnieki, tehniskie un citi palīgdarbinieki, ciktāl tie nodarbināti projektā;

b)izmaksas par instrumentiem un aprīkojumu, ciktāl un cik ilgi tos izmanto projektā. Ja šo instrumentu un aprīkojuma lietošanas laiks projektā neaptver visu amortizācijas periodu, par attiecināmajām izmaksām ir uzskatāmas tikai tās amortizācijas izmaksas, kas atbilst projekta ilgumam un ir aprēķinātas saskaņā ar vispārpieņemtajiem grāmatvedības principiem;

c)izmaksas par līgumpētījumiem, zināšanām un patentiem, kas iegādāti vai kuru licences saņemtas no ārējiem avotiem godīgas konkurences apstākļos, kā arī izmaksas par konsultantu pakalpojumiem un līdzvērtīgiem pakalpojumiem, kas izmantoti vienīgi projekta mērķiem;

d)papildu netiešās izmaksas un citi darbības izdevumi, tostarp materiālu, piederumu un līdzīgu produktu izmaksas, kas radušās tieši projekta rezultātā

2

─ samaksa par aizdevuma izskatīšanu, noformēšanu, rezervēšanu un apkalpošanu, maksa par finanšu darījumiem, nokavējuma procenti, līgumsodi un tiesvedības izdevumi;

─ izmaksas, kas neatbilst pamatotas finanšu vadības

principiem, īpaši naudas vērtībai un izmaksu efektivitātei;

─ izmaksas, kas radušās pēc projekta iesnieguma aktivitāšu īstenošanas termiņa beigām vai kuru maksājumi veikti vēlāk nekā 20 darbdienas pēc projekta iesnieguma aktivitāšu īstenošanas termiņa beigām;

─ izmaksas, kas radušās laikposmā, kas neatbilst šo noteikumu attiecināmības periodam;

─ izmaksas, kas nav pamatotas ar attaisnojošiem dokumentiem vai radušās iepirkuma procedūru reglamentējošo normatīvo aktu neievērošanas dēļ;

─ izmaksas, kas saistītas ar projekta iesnieguma sagatavošanu;

─ atgūstamie pievienotās vērtības nodokļa maksājumi (norāda

projekta iesniegumā kā neattiecināmās izmaksas);

─ ārvalstu sadarbības partnera izmaksas;

─ izmaksas, kas pārsniedz šo noteikumu ierobežojumus;

─ projekta iesniegumā norādāmās neattiecināmās izmaksas – tā zinātniskā vadītāja atlīdzības izmaksas, kura slodze projekta īstenošanā ir mazāka par 0,3 PLEvid, ja tādas tiek plānotas.

Finansējumu nepiešķir šādām pētniecības atbalsta darbībām:

─ izglītībai un apmācībai;

─ saistītām zinātniskām un tehnoloģiskām darbībām – zinātniskās un tehniskās informācijas pakalpojumi, datu apkopošana vispārīgiem nolūkiem, testi, kas nav saistīti ar projekta ietvaros īstenoto pētniecību (tai skaitā nacionālo standartu uzturēšana, sekundāro standartu pielāgošana, materiālu, komponentu, produktu, procesu vai citu objektu analīze);

─ darbībām, kas nepieciešamas, lai ieviestu vai komerciāli izmantotu jaunu produktu vai tehnoloģiju, – procesi pirms ražošanas, tirgus izpēte, produktu un tehnoloģiju izplatīšana.

Projektu īsteno 36 mēnešu laikā no projekta uzsākšanas datuma, bet ne ilgāk kā līdz 2023. gada 30. novembrim

Šajā laikā neietilpst ātrāk uzsākamās darbības, ja tādas projektā paredzētas

Prasības sadarbības līgumam starp

finansējuma saņēmēju un sadarbības partneri

Sadarbības līgumā ir jāiekļauj:

─sadarbības mērķus un principus;

─kritērijus, kas pamato sadarbības efektivitāti;

─plānoto kopējo sadarbības projekta finansējumu, katra sadarbības partnera projekta daļas finansējumu un katra sadarbības partnera ieguldījumu sadalījumā pa ieguldījumu veidiem, tai skaitā materiālo aktīvu, nemateriālo aktīvu, finansējuma vai cilvēkresursu ieguldījumus (turpmāk – ieguldījums);

─projekta finanšu plūsmas nodrošināšanas kārtību;

─ tiesību uz projekta rezultātiem (tai skaitā intelektuālā īpašuma tiesību) sadalījumu proporcionāli katra sadarbības partnera ieguldījumam projekta īstenošanā;

─ projekta rezultātu izmantošanas, ieviešanas, publicitātes un komercializācijas nosacījumus, tai skaitā zināšanu un tehnoloģiju pārneses nosacījumus, eksperimentālo objektu izmantošanas un ieviešanas nosacījumus (ja attiecināms);

─ sankcijas, ja netiek izpildītas sadarbības līgumā minētās saistības.

Finansējuma saņēmējs uzņemas pilnu juridisku un finansiālu atbildību par projekta īstenošanu.

Svarīgi aspekti projekta īstenošanā

Finansējuma saņēmējs nodrošina, ka atbalstāmo darbību īstenošanu un iepirkumu veikšanu uzsāk pirmajā ceturksnī pēc tam, kad noslēgta vienošanās par projekta īstenošanu. Maksājumu veikšanu atbalstāmo darbību un attiecināmo izdevumu ietvaros uzsāk pirmajā pusgadā pēc tam, kad noslēgta vienošanās par projekta īstenošanu.

Publicitātes prasības

Obligātās publicitātes prasības:

─Informatīvs plakāts/Patstāvīgā plāksne

─Informācija mājaslapā reizi ceturksnī

─Citi publicitātes pasākumi, kuri minēti projekta iesnieguma 1.5. sadaļā, 5.sadaļā vai 5.pielikumā «Projekta īstenošana»

Normatīvie akti un vadlīnijas:

─17.02.2015. MK noteikumi Nr.87 “Kārtība, kādā Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda ieviešanā 2014.- 2020.gada plānošanas periodā nodrošināma komunikācijas un vizuālās identitātes prasību ievērošana

─Vadošās iestādes “Eiropas Savienības fondu 2014.-2020.gada plānošanas perioda publicitātes vadlīnijas Eiropas Savienības fondu finansējuma saņēmējiem”

Citi svarīgi aspekti projekta īstenošanā

─ Funkciju nodalīšana projektu vadībā un projekta

īstenošanā

─ Interešu konflikta nepieļaušana

─ Atsevišķa grāmatvedības uzskaite

─ Projekta identifikācijas numura norādīšana visos dokumentos

Citi svarīgi aspekti projekta īstenošanā

─ Informācijas un dokumentu iesniegšana CFLA noteiktajā termiņā

─ CFLA informēšana par apstākļiem, kas varētu negatīvi ietekmēt projekta īstenošanu (rakstiski 5 dd. laikā)

─ Dokumentu glabāšanas termiņš (līdz ~ 31.12.2028.)

─ Pārbaužu/ auditu veikšanai nepieciešamās informācijas nodrošināšana

Pie jebkurām izmaiņām – objektīvs pamatojums.

Nav grozāms:

─Projekta mērķis un projekta darbības;

─Projekta maksimālais īstenošanas ilgums;

─Zaļā iepirkuma veikšana (ja attiecināms);

─Tās vērtības, par kurām piešķirts kvalitātes kritēriju vērtējums.

Projekta grozījumi projekta budžeta kopsavilkumā nepieciešami, ja izmaiņas skar pirmo un otro budžeta sadalījumu, piemēram, tiek pārsniegts projekta 3.pozīcijas «Atlīdzība» un 3.1. pozīcijas «Projekta īstenošanas personāla atlīdzība» budžeta sadalījums.

Veic saskaņā ar 16.12.2014. MK noteikumu Nr.784 VIII nodaļu un

Vienošanās 1.pielikuma 11.punktu.

Projekta iesniegums un tā pielikumi (projekta īstenošanas laika grafiks, finansēšanas plāns, budžeta kopsavilkums u.c.):

─ Finansējuma saņēmējs iesniedz vienošanās grozījumus KP VIS,

koriģēto projekta iesnieguma veidlapu vai pielikumus;

─ CFLA 20 dd. laikā izvērtē ierosinātos grozījumus un, ja nepieciešams, saskaņo ar atbildīgo iestādi;

─ Finansējuma ierosinātie grozījumi stājas spēkā ar grozījumu priekšlikuma saņemšanas dienu (ja nav noteikts cits termiņš);

─ CFLA ierosinātie grozījumi stājas spēkā, kad tos parakstījusi pēdējā no pusēm (ja nav noteikts cits termiņš).

Ja mainās paraksttiesīgās personas:

─ 5 dd. laikā iesniedz CFLA parakstu paraugus vai KP VIS lietošanas tiesību pielikumus

Ja mainās kontaktinformācija:

─ 3 dd. laikā rakstiski informē CFLA

Iepriekšminētais tiek uzskatīts par vienpusēju paziņojumu un šādos gadījumos nav jāierosina projekta grozījumi KP VIS.

Papildus projekta grozījumi nav nepieciešami, ja izmaiņas rodas informatīvos projekta iesnieguma pielikumos (tie nav pievienoti vienošanās).

Pārbaudes projekta īstenošanas vietā

─ Xxxxxxxx veic saskaņā ar:

─ 10.02.2015. MK noteikumu Nr.77 III un IV nodaļu;

─ Vadošās iestādes “Vadlīniju par Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda līdzfinansētā projekta pārbaudēm 2014.-2020.gada plānošanas periodā” B daļu. (xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxx/0-0_xxxxxxxxxx.xxx)

─ Pārbaudes īstenošanas vietā regularitāte atkarīga no projekta riska līmeņa

─ Var veikt arī pie sadarbības partneriem

─ CFLA informē par plānoto pārbaudi rakstiski vismaz 5 dd. iepriekš.

─ Xxxxxxxx var piedalīties arī vadošā iestāde, atbildīgā iestāde, sertifikācijas iestāde un revīzijas iestāde (VI un SI var veikt arī atsevišķas pārbaudes)

─ Finansējuma saņēmējam jānodrošina piekļuve telpām, dokumentu oriģināliem (x.xx. informācijai elektroniskā formātā), atbildīgo personu klātbūtne, kā arī iespēja intervēt projekta personālu

─ CFLA informē par pārbaudes rezultātu (pozitīvs, ar iebildumiem, negatīvs) rakstiski 20 dd. laikā

Pārbaudes projekta īstenošanas vietā

Xxxxxxxx var aptvert šādus aspektus:

─projekta faktiskais progress;

─iepirkumu atbilstība normatīvajiem aktiem;

─pētniecības procesu;

─projekta personāla noslodze;

─dokumentācijas pieejamība, glabāšana un izsekojamība;

─grāmatvedības kontu nodalīšana un darījumu izsekojamība;

─izdevumu atbilstoša atspoguļošana grāmatvedības reģistros;

─pamatlīdzekļu uzskaite;

─dubultfinansējuma neesamība;

─publicitātes prasību ievērošana;

─iepriekš izteikto ieteikumu ieviešana.

Jautājumi?

Paldies par uzmanību!

Izglītības un zinātnes attīstības departamenta Zinātnes attīstības un pētniecības projektu nodaļas vadītāja Xxxx Xxxxxxx, e-pasts- xxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx, tel. 00000000