iepirkuma

APSTIPRINĀTS:

Latvijas Hidroekoloģijas institūta

Iepirkuma komisijas 2014.gada 16.septembra sēdē


____________________

Iepirkuma komisijas priekšsēdētājs

J.Aigars







iepirkuma



„10.Baltijas jūras zinātnes kongresa organizēšanas pakalpojumi”


Iepirkuma identifikācijas Nr. LHEI 2014/4/10.BJZK, 16.09.2014.

Nolikums































Rīga, 2014

A sadaļa

VISPĀRĪGĀ INFORMĀCIJA

  1. Iepirkuma identifikācijas numurs - LHEI 2014/4/10.BJZK, 16.09.2014.

  2. Pasūtītājs un Pretendents

    1. Pasūtītājs – Latvijas Hidroekoloģijas institūts

    2. Pasūtītāja rekvizīti:

Adrese: Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxx, XX-0000,

Nodokļu maksātāja reģistrācijas numurs: 90002129621,

Norēķinu konts: XX00XXXX0000000000000

Valsts kase, TRELLV22

    1. Pasūtītāja kontaktpersona:

Latvijas Hidroekoloģijas institūta direktore, vadošā pētniece Xxxx Xxxxxxxxx, tālrunis: 67601995,
e-pasts: xxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx

    1. Pretendents ir normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā reģistrēta persona vai šādu personu apvienība, kas iesniegusi piedāvājumu.


  1. Iepirkuma priekšmets

    1. 10.Baltijas jūras zinātnes kongresa organizēšana laikā no 2015.gada 16.jūnija līdz 19.jūnijam saskaņā ar Tehnisko specifikāciju (B sadaļa).

    2. CPV kods: 79951000-5 – Semināru organizēšanas pakalpojumi.

    3. Iepirkums tiek organizēts Publisko iepirkumu likuma 8.panta (7) daļas kārtībā.

    4. Paredzamā līguma summa – līdz 65 000,00 EUR bez PVN.

  2. Piedāvājuma iesniegšanas laiks un vieta

    1. Pretendenti piedāvājumus var iesniegt līdz 2014.gada 1.oktobrim plkst. 10:00.

    2. Piedāvājumam jābūt piegādātam Pasūtītāja adresē: Xxxxxxxxxxxx xxxx 0, Xxxx, XX-0000, 00. kabinetā (3.stāvā) līdz Nolikuma 4.1. punktā noteiktajam termiņam personīgi vai pasta sūtījumā. Pasta sūtījumam jābūt nogādātam šajā punktā norādītajā adresē līdz augstākminētajam termiņam.

    3. Pēc Nolikuma 4.1.punktā minētā termiņa iesniegtie piedāvājumi netiks pieņemti un izskatīti, un tie tiks atdoti Pretendentam atpakaļ neatvērti.

  3. Informācijas apmaiņa un papildu informācijas sniegšana

    • Xxxxxxxxx nolikums ir pieejams Pasūtītāja mājas lapā xxx.xxxx.xx sadaļā „Iepirkumi”.

    1. Ieinteresētajiem piegādātājiem ir tiesības prasīt papildu informāciju par iepirkumu, tai skaitā, prasīt paskaidrojumus par iepirkuma nolikumu. Visi informācijas pieprasījumi vai jautājumi nosūtāmi uz e-pasta adresi: xxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx

  1. Piedāvājuma noformēšana

    1. Pretendents iesniedz vienu piedāvājuma variantu par visu iepirkuma priekšmetu.

    2. Piedāvājumā jāietver:

      1. Pieteikuma vēstule atbilstoši Nolikuma C sadaļā norādītajai formai;

      2. Nolikuma 7.punktā minētie dokumenti;

      3. Tehniskais piedāvājums;

      4. Finanšu piedāvājums atbilstoši Nolikuma D sadaļā norādītajai formai.

    3. Piedāvājums jāiesniedz latviešu valodā. Ja Pretendents ir iesniedzis dokumentu svešvalodā, tam ir jāpievieno Pretendenta pārstāvja apliecināts tulkojums latviešu valodā. Pretendenta iesniegtiem dokumentiem ir jābūt skaidri salasāmiem, bez iestarpinājumiem vai labojumiem.

    4. Piedāvājumu paraksta Pretendenta pārstāvis ar paraksta tiesībām vai tā pilnvarota persona. Ja piedāvājumu paraksta pilnvarota persona, papildus iesniedzama pilnvara (vai cits dokuments), kas apliecina piedāvājumu parakstījušās personas tiesības uzņemties saistības pretendenta vārdā. Ja piedāvājumu iesniedz personu apvienība, papildus iesniedzama visu personu apvienības dalībnieku parakstīta dokumenta (protokols, vienošanās, līgums vai cits dokuments) kopija, kurā norādīts personu apvienības dalībnieku atbildības sadalījums līguma izpildē.

    5. Pretendents piedāvājumu iesniedz vienā no zemāk norādītajiem veidiem:

      1. 1 (viens) eksemplārs drukātā formā ar norādi ORIĢINĀLS un 1 (viena) kopija elektroniskā formā (pdf formātā) kompaktdiskā ar norādi KOPIJA. Ja piedāvājuma kopija atšķirsies no piedāvājuma oriģināla, iepirkuma komisija ņems vērā piedāvājuma oriģinālu;

      2. 1 (viens) eksemplārs elektroniskā formā (teksta datne doc vai docx formātā) ar drošu elektronisko parakstu parakstīta dokumenta veidā kompaktdiskā vai kopnes USB saskarnes atmiņas ierīcēs. Ja kāds no šī nolikuma 7.punktā minētajiem dokumentiem (vai tā apliecināta kopija) nav pieejams elektroniskā formā, Pretendents līdz piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām to iesniedz drukātā formā.

    6. Piedāvājumi iesniedzami aizlīmētā, aizzīmogotā aploksnē. Uz aploksnes jābūt norādei: „Iepirkumam „10.Baltijas jūras zinātnes kongresa organizēšanas pakalpojumi” (Iepirkuma identifikācijas Nr. LHEI 2014/4/10.BJZK, 16.09.2014.). Neatvērt līdz 2014.gada 1. oktobrim plkst. 10:00”.

    7. Iesniedzot piedāvājumu drukātā formā (nolikuma 6.5.1.apakšpunkts):

      1. drukātā formā iesniegtajiem dokumentiem jābūt caurauklotiem tā, lai dokumentus nebūtu iespējams atdalīt, diegus nostiprinot ar papīra uzlīmi. Cauršūtie dokumenti jāapstiprina ar Pretendenta zīmogu un Pretendenta pārstāvja ar paraksta tiesībām vai tās pilnvarotās personas parakstu, norādot lapu skaitu. Dokumentu lapaspusēm jābūt secīgi sanumurētām, un numerācijai jāatbilst pievienotajam satura rādītājam;

      2. ja Pretendents iesniedzis kāda dokumenta kopiju, tā jāapliecina atbilstoši Ministru kabineta 2010.gada 28.septembra  noteikumu Nr.916 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” prasībām;

      3. Pretendents ir tiesīgs visu iesniegto dokumentu atvasinājumu un tulkojumu pareizību apliecināt ar vienu apliecinājumu, ja viss piedāvājums ir cauršūts vai caurauklots.

    8. Iesniedzot piedāvājumu elektroniskā formā (nolikuma 6.5.2.apakšpunkts):

      1. drukātā formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas pareizību Pretendents apliecina atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu, apliecinājuma uzrakstu noformējot vienā no šādiem veidiem:

        1. atsevišķā datnē, ko kopā ar papīra formā sagatavota dokumenta elektronisko kopiju paraksta kā vienu datni;

        2. uz drukātā formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas portatīvā dokumenta (PDF) formātā vai portatīvā dokumenta formātā ilglaicīgai glabāšanai (PDF/A) un to parakstot;

      2. drukātā formā sagatavota dokumenta elektronisko izrakstu vai norakstu Pretendents noformē atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu;

      3. prasības izpildi par piedāvājuma caurauklošanu Pretendents nodrošina, caurauklojamos dokumentus parakstot kopā kā vienu datni;

      4. Pretendents ievēro Elektronisko dokumentu likumā un Ministru kabineta 2005.gada 28.jūnija noteikumos Nr. 473 „Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” noteiktās prasības attiecībā uz elektronisko dokumentu noformēšanu un to juridisko spēku.

    9. Piedāvājumi netiek atdoti atpakaļ Pretendentiem.

    10. Iesniedzot piedāvājumu, Pretendents pilnībā pieņem visus Nolikumā ietvertos noteikumus.

    11. Pēc piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām Pretendents nevar savu piedāvājumu labot vai grozīt.

  2. Prasības pretendentam un apliecinošie dokumenti

    3. Nr.

    Kvalifikācijas prasība

    Dokuments, kas apliecina atbilstību prasībai

    7.1.

    Uz Pretendentu neattiecas Publisko iepirkumu likuma 8.2 panta piektās daļas nosacījumi.1

    Minētās prasības izpildi apliecinošu informāciju attiecībā uz Pretendentu, kuram būtu piešķiramas līguma slēgšanas tiesības, Pasūtītājs pārbaudīs publiski pieejamajās datu bāzēs.

    7.2.

    Pretendents ir reģistrēts atbilstoši normatīvo aktu prasībām.2

    Minētās prasības izpildi apliecinošu informāciju Pasūtītājs pārbaudīs publiski pieejamajās datu bāzēs.

    7.3.

    Pretendentam ir pieredze iepriekšējo 3 (trīs) gadu laikā vismaz 2 (divu) ar zinātni saistītu konferenču organizēšanā, no kuriem vismaz 1 (viens) pasākums ir ar ne mazāk kā 400 dalībnieku piedalīšanos.

    Pieredzes apraksts, kas apliecina speciālista atbilstību minētajai prasībai, norādot pasākumu nosaukumu, norises laiku, dalībnieku skaitu un īsu aprakstu.

    Vismaz 1 (viena) pozitīva atsauksme par līdzīgu pakalpojumu sniegšanu.

    Atsauksmē iekļautajai informācijai ir jābūt pietiekošai, lai iepirkuma komisija varētu novērtēt Pretendenta iepriekšējās pieredzes atbilstību izvirzītajām prasībām.

  3. Prasības Tehniskajam piedāvājumam

    1. Tehniskajā piedāvājumā jāiekļauj apraksts par sniedzamo pakalpojumu, kurā ir atspoguļots pretendenta redzējums par veicamo uzdevumu.

    2. Tehniskajā piedāvājumā jāiekļauj detalizēta informācija par kongresa norises vietu, norādot kongresa norises vietas adresi un nosaukumu, kontakttālruni, pieejamo telpu skaitu, lielumu un izmantošanas mērķi, telpās pieejamo tehniku, iespējamo cilvēku skaitu telpās.

    3. Tehniskajam piedāvājumam ir pilnībā jādemonstrē Pretendenta izpratne par pakalpojuma apjomu, pakalpojuma specifiku, izpildes termiņiem un tam nepieciešamajiem tehniskajiem resursiem. Tehniskais piedāvājums jāsagatavo maksimāli detalizēti, lai Iepirkuma komisija varētu pārliecināties par Pretendenta izpratni un iespējām izpildīt pakalpojumu.

  4. Piedāvājuma cena un valūta

Piedāvātajai cenai ir jābūt izteiktai euro, ietverot visus Latvijas Republikas normatīvajos aktos paredzētos nodokļus un nodevas. Piedāvātā cena jānorāda bez PVN.

  1. Vērtēšana un lēmuma pieņemšana

    1. Iepirkuma komisija pārbaudīs piedāvājumu atbilstību nolikuma 6.punktā norādītajām prasībām. Neatbilstošie piedāvājumi tālāk netiks vērtēti.

    2. Iepirkuma komisija pārbaudīs piedāvājumu atbilstību nolikuma 7.punktā norādītajām prasībām. Neatbilstošie piedāvājumi tālāk netiks vērtēti.

    3. Iepirkuma komisija pārbaudīs piedāvājumu atbilstību nolikuma 8.punktā norādītajām prasībām. Neatbilstošie piedāvājumi tālāk netiks vērtēti.

    4. Iepirkuma komisija no prasībām atbilstošajiem piedāvājumiem izvēlēsies piedāvājumu ar viszemāko cenu.

    5. Iepirkuma komisija pārbaudīs, vai uz Pretendentu, kuram būtu piešķiramas līguma slēgšanas tiesības, neattiecas Publisko iepirkumu likuma 8.2 panta piektās daļas nosacījumi.

    6. Par komisijas pieņemto lēmumu visi Pretendenti tiks informēti 3 (trīs) darba dienu laikā pēc lēmuma pieņemšanas.

    7. Pretendents, kuram piešķirtas līguma slēgšanas tiesības, paraksta iepirkuma līgumu atbilstoši Nolikuma E sadaļā pievienotajai līguma formai ne vēlāk kā 3 (trīs) darba dienu laikā pēc Pasūtītāja pieprasījuma saņemšanas, kas izteikts apstākļos, kad vairs nepastāv tiesiski šķēršļi iepirkuma līguma noslēgšanai. Ja Pretendents neparaksta iepirkuma līgumu saskaņā ar šajā punktā noteikto, iepirkuma komisija ir tiesīga pieņemt lēmumu par līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu nākamajam Pretendentam, kura piedāvājums atbilst Nolikuma prasībām un ir ar viszemāko cenu.


B sadaļa

TEHNISKĀ SPECIFIKĀCIJA

  1. Vispārīga informācija

Pretendents sniedz pakalpojumus 10.Baltijas jūras zinātnes kongresa organizēšanā un norisē. Kongress tiek organizēts Latvijas Prezidentūras ietvaros.

  1. Darba uzdevums

    1. Pakalpojumu sniedzējs nodrošina kongresa norises vietu un tās vizuālo un tehnisko iekārtojumu un tehnisko atbalstu, laika posmā no 2015.gada 16.jūnija līdz 19.jūnijam no plkst. 9.00 – 17.00, atbilstoši šādām prasībām:

      1. telpas:

        1. kongresa zāle ar ne mazāk kā 400 cilvēku ietilpību, zāles izkārtojumam jābūt amfiteātra veidā;

        2. divas telpas kongresa zāles tuvumā kongresa paralēlo sesiju norisei (ar 100 un 150 cilvēku ietilpību);

        3. telpa kafijas pauzēm un darba pusdienām (ar ne mazāk kā 400 cilvēku ietilpību) tajā pašā ēkā;

        4. telpa 60 posteru plakātu izvietošanai.

      2. mēbeles:

        1. kongresa zālē un paralēlo sesiju telpās tribīne lektoriem;

        2. skatuve kongresa zālē tribīnei un prezidija galdam (līdz 8 cilvēkiem);

        3. dalībnieku reģistrācijas vieta: galdi, ne mazāk kā astoņi krēsli;

      3. tehniskais aprīkojums:

        1. video-datu projektors un ekrāns visās kongresa norises telpās;

        2. dators katrā kongresa norises telpā;

        3. video vadības pults;

        4. prezentāciju bezvadu vadības sistēma;

        5. prezentāciju bezvadu vadības pults;

        6. bezvadu mikrofoni visās kongresa telpās (kongresa/sesijas vadītājam, lektoram un dalībniekiem jautājumu uzdošanai);

        7. piespraužamais mikrofons visās kongresa telpās;

        8. papīra tāfele un marķieri katrā sesiju telpā;

        9. kongresa dalībniekiem pierakstu bloks un pildspalva;

        10. 60 statīvi posteru plakātu izvietošanai.

      4. tehniskais atbalsts:

        1. kongresā izmantojamo iekārtu lietošanas tehniskais atbalsts kongresa pasākumu laikā (prezentāciju operators, audio operators, skatuves tehniskais asistents);

        2. administratīvā darbinieka pieejamība, pie kura nepieciešamības gadījumā griezties ar neskaidriem jautājumiem;

        3. kongresa zālē nodrošināts bezvadu interneta pieslēgums.

      5. papildu prasības:

        1. kongresa zāles noformējums ar ziediem;

        2. informatīvas norādes kongresa telpu identificēšanai;

        3. kongresa norises vieta Rīgas centrā, ērti sasniedzama ar sabiedrisko transportu, 1 km rādiusā attiecībā pret Rīgas vecpilsētu.

    2. Pakalpojumu sniedzējs nodrošina kongresa dalībnieku ēdināšanu:

      1. kafijas pauzes (2 reizes dienā: rīta un pēcpusdienas) – kafija/tēja, kafijas piens, cukurs, sula, uzkodas/cepumi (personu skaits – 400);

      2. darba pusdienas (personu skaits – 400) bufetes galda veidā, nodrošinot 3 ēdienus (salāti vai zupa, pamatēdiens – gaļas vai zivs ēdiens, ar iespēju izvēlēties ari veģetāro ēdienu, deserts) un bezalkoholiskos dzērienus, kafiju/tēju;

      3. ūdens lektoriem un dalībniekiem konferences zālē un paralēlo sesiju telpās.

    3. Kongresa dalībnieku uzņemšana un izmitināšana:

      1. Kongresa dalībnieku (līdz 350 cilvēki) izmitināšana vienvietīgās istabās vidēji uz četrām diennaktīm katru, saskaņā ar pasūtītāja vajadzībām (nav piedāvājuma sastāvdaļa). Dalībnieku skaits tiks precizēts divus mēnešus pirms kongresa sākuma.

      2. Kongresa lektoru izmitināšana vienvietīgās/divvietīgās istabās vidēji uz četrām diennaktīm katru, saskaņā ar pasūtītāja vajadzībām (nav piedāvājuma sastāvdaļa). Dalībnieku skaits tiks precizēts divus mēnešus pirms kongresa sākuma.




























































C sadaļa

PIETEIKUMS PAR PIEDALĪŠANOS IEPIRKUMĀ



Pretendents,_____________________________________________________________,

/Pretendenta nosaukums/

reģ. Nr. ________________, tā ______________________________________________

/reģistrācijas numurs/ /direktora, vadītāja vai pilnvarotas personas vārds, uzvārds/,

personā, ar šā pieteikuma iesniegšanu:


  1. piesakās piedalīties iepirkuma „10.Baltijas jūras zinātnes kongresa organizēšanas pakalpojumi” (Iepirkuma identifikācijas Nr. LHEI2014/4/10.BJZK, 16.09.2014.);

  2. apstiprina, ka ir iepazinies ar nolikumā, tai skaitā Tehniskajā specifikācijā iekļautajām prasībām, un apņemas tās pilnībā ievērot;

  3. apņemas (ja Pasūtītājs izvēlējies šo piedāvājumu) slēgt iepirkuma līgumu;

  4. apliecina, ka visas sniegtās ziņas ir patiesas;

  5. apliecina, ka nav tādu apstākļu, kuri liegtu pretendentam piedalīties iepirkumā;

  6. apņemas (ja Pasūtītājs izvēlējies šo piedāvājumu) sniegt pakalpojumus par Finanšu piedāvājumā norādīto summu.


Pretendenta paraksts3:


Vārds, uzvārds:


Amats:


Pretendenta adrese:


Pretendenta tālruņa / faksa numurs:


Pretendenta e-pasta adrese:


Bankas rekvizīti:



2014.gada . 4


D sadaļa

FINANŠU PIEDĀVĀJUMS




Pakalpojuma nosaukums

Pakalpojumu cena

EUR bez PVN


10.Baltijas jūras zinātnes kongresa organizēšanas pakalpojumi



Paraksts5:


Vārds, uzvārds:


Amats:














E sadaļa



PRIEKŠLĪGUMS PAR 10. BALTIJAS JŪRAS ZINĀTNES KONGRESA ORGANIZĒŠANAI

NEPIECIEŠAMO PAKALPOJUMU SNIEGŠANU


Rīgā 2014.gada __ .__________


Pamatojoties uz iepirkuma “10. Baltijas jūras zinātnes kongresa norises nodrošināšanas pakalpojumi” (iepirkuma identifikācijas numurs – LHEI 2014/5) rezultātiem,


Latvijas Hidroekoloģijas institūts, tās direktores Andas Ikaunieces personā, kura rīkojas saskaņā ar Nolikumu (turpmāk – Organizators), un

_____“__________”, vienotais reģistrācijas Nr.__________________ (turpmāk – Sabiedrība), tās valdes priekšsēdētāja ____________ personā, kurš rīkojas saskaņā ar Sabiedrības statūtiem, turpmāk abi kopā – Līdzēji, noslēdz šo Priekšlīgumu (turpmāk – Līgums) par tālāk minēto:


  1. Līdzēji vienojas par Organizatora rīkotās 10. Eiropas Baltijas jūras zinātnes kongresa (turpmāk – Kongress) rīkošanu Sabiedrības telpās ____________________________ (adrese), laikā no 2015.gada 16. jūnija līdz 2015.gada 19. jūnijam un atbilstošu Sabiedrības pakalpojumu sniegšanu Organizatoram saskaņā ar iepirkuma dokumentācijā aprakstīto Tehnisko specifikāciju (B sadaļa), un Sabiedrība apņemas augstāk minētos Kongresa norises datumus iekļaut savā rezervācijas sistēmā.

  2. Pamatojoties uz iepirkuma procedūrā Sabiedrības iesniegto un detalizēti izstrādāto Tehnisko un Finanšu piedāvājumu un precizējot Līdzēju savstarpējo pienākumu apjomu, Līdzēji līdz 2014.gada 15. novembrim savstarpēji noslēgs 10. Baltijas jūras zinātnes kongresa organizēšanai nepieciešamo pakalpojumu nodrošināšanu, turpmāk – Pamatlīgums.

  3. Nepārvaramas varas apstākļu iestāšanās gadījumos Līdzējiem ir tiesības vienpusējā kārtā lauzt Līgumu, turklāt otram Līdzējam nav tiesību celt jebkādas prasības šajā sakarā. Ar nepārvaramas varas apstākļiem jāsaprot dabas stihijas, politiskās un ekonomiskās blokādes, karadarbība un citi no abiem Līdzējiem pilnīgi neatkarīgi radušies ārkārtēja rakstura negadījumi, ko Pusēm nebija iespējas ne paredzēt, ne novērst.

  4. Līdzēji nozīmē savas kontaktpersonas Līguma operatīvākai izpildes nodrošināšanai:

    1. no Organizatora puses – direktore Xxxx Xxxxxxxxx, tel.00000000 un mob.29468890;

    2. no Sabiedrības puses – __________________, tel.__________.


  1. Līgums stājas spēkā ar tā parakstīšanas brīdi un tiek noslēgts līdz Līdzēju savstarpējo saistību pilnīgai izpildei.

  2. Jebkuras izmaiņas vai papildinājumi šī Līguma sakarā stāsies spēkā tikai tad, kad tās tiks noformētas rakstiski un būs abu Līdzēju parakstītas.

  3. Līgums sastādīts uz divām lapām un parakstīts divos eksemplāros, katram Līdzējam pa vienam.






ORGANIZATORS: SABIEDRĪBA:




Latvijas Hidroekoloģijas

institūts



Xxxxxxxxxxxx xxxx 0, XX-0000, Xxxx



Nodokļu maksātāja reģ. Nr.90002129621



Valsts kase



TRELLV22



konts: XX00XXXX0000000000000







Direktore X. Xxxxxxxxx


Valdes priekšsēdētājs _____________




































1 Saskaņā ar nolikuma 10.5.punktu minēto izslēgšanas nosacījumu atbilstību Pasūtītājs pārbauda pats, līdz ar to Pretendentam nekādi dokumenti vai apliecinājumi par izslēgšanas nosacījumu neesamību nav jāiesniedz.

2 Skatīt iepriekšējo atsauci.

3 Neaizpilda, ja dokuments tiek parakstīts ar drošu elektronisko parakstu.

4 Skatīt iepriekšējo atsauci.

5 Neaizpilda, ja dokuments tiek parakstīts ar drošu elektronisko parakstu.



























8


Document Metadata

Filed: October 4th, 2024