PROJEKTU ĪSTENOŠANAS PAMATPRASĪBAS
This programme is funded by the European Union
PROJEKTU ĪSTENOŠANAS PAMATPRASĪBAS
NACIONĀLIE SEMINĀRI VIĻŅĀ, MINSKĀ UN DAUGAVPILĪ
2016. GADA OKTOBRIS
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.1.2.p. Dotāciju līguma parakstīšanas nosacījumi
• 2 mēnešu laikā galvenais atbalsta saņēmējs (GAS) izpilda Apvienotās
uzraudzības komitejas (AUK) noteiktās prasības (sniedz paskaidrojumus, labojumus).
• ATS pārbauda budžeta pareizību (kļūdas, samazina visas nereālās izmaksas,
izslēdz visas neattiecināmās izmaksas).
• GAS iesniedz ATS:
- Partnerības vienošanos ar atbalsta saņēmējiem (Pielikums IV),
- Finanšu identifikācijas formu (Pielikums XV),
- Komunikācijas plānu (sadaļa projekta aprakstā),
- Iepirkumu plānu (Pielikums V).
• 4 mēnešu laikā no projekta apstiprināšanas AUK iesniedzams dokumetāls pierādījums tam, ka Baltkrievijas valdība apstiprinājusi projektu.
• Finansēšanas līguma starp ES un Baltkrieviju spēkā stāšanās!
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.1.1.p.
Atbildība un līgumpuses
• GAS stājās līgumsaistībās ar VI un tas kļūst par vienīgo atbildīgo personu. GAS ir finansiāli atbildīgs VI par projekta īstenošanu.
• GAS pārējo atbalsta saņēmēju vārdā:
- konkrētā termiņā paraksta Dotāciju līgumu ar VI un pārstāv atbalsta saņēmējus attiecībās ar VI;
- pārvalda ES finansējumu saskaņā ar Partnerības vienošanos,
Vadlīnijām, Dotāciju līgumu un normatīvajiem aktiem;
- saņem maksājumu, sadala to starp atbalsta saņēmējiem, atbild VI par ES finansējuma atgūšanu.
• Atbalsta saņēmēji atskaitās GAS par īstenotājām aktivitātēm un
esošajām izmaksām.
• Skatīt Dotāciju līguma un Partnerības vienošanās standartu.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.2.p. Projekta pārvaldīšana un
koordinācija
• Lēmumu pieņemšana, aktivitāšu un atbalsta saņēmēju koordinācija, finanšu pārvaldīšana, komunikācija un publicitāte, uzraudzība un izvērtēšana, atskaišu iesniegšana ATS/VI.
• GAS savā organizācijā projekta īstenošanai ieceļ/nodarbina projekta vadītāju un finanšu vadītāju kā sava štata darbiniekus.
• Katrs atbalsta saņēmējs (izņemot GAS) savā organizācijā projekta īstenošanai ieceļ/nodarbina vietējo koordinatoru un vietējo grāmatvedi kā sava štata darbiniekus.
• Atkarībā no būvdarbu sarežģītības ieteicams piesaistīt būvspeciālistu. Baltkrievijas atbalsta saņēmēji ievēro nacionālo normatīvo aktu prasības (Prezidenta 2014. gada 14. janvāra edikts No.26).
Vadlīniju 3.3.4.p. Vispārējie finanšu noteikumi
This programme is funded by the European Union
Visi atbalsta saņēmēji:
• finansējuma saņemšanai no VI/GAS atver atsevišķu bankas kontu vai
apakškontu EUR;
• uztur vai atsevišķu grāmatvedības sistēmu, vai tiek izmantots atbilstošs grāmatvedības kods visiem ar projektu saistītiem darījumiem un visa projekta izmaksu uzskaitei;
• norāda projekta numuru rēķinu oriģinālos, kuri tiek apmaksāti no projekta budžeta, vai rēķinā norāda, ka tas ir izdots īstenotā projekta ietvaros;
• nodrošina grāmatvedības sarakstu/pārskatu/tāmju esamību, proti, visu
darījumu izdevumu, kas saistīti ar projektu, sarakstu.
Visiem atbalsta saņēmējiem ir pienākums uzglabāt ar projekta īstenošanu saistītos dokumentus vismaz 5 gadus pēc Programmas atlikuma maksājuma veikšanas.
Vadlīniju 3.3.4.p. Valūtas maiņas kurss
This programme is funded by the European Union
Atbalsta saņēmējiem izdevumi valūtā, kas nav eiro, ir jāpārvērš eiro, izmantojot Eiropas Komisijas ikmēneša noteikto valūtas maiņas kursu. Jāizmanto tā mēneša maiņas kurss, kurā izdevumi ir radušies (piestādīti rēķinā).
Eiropas Komisijas mājaslapa par eiro maiņas kursu: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxx euro/index_en.cfm
Valūtas maiņas zaudējumi nav attiecināmās izmaksas un nav iekļaujami atskaitēs.
Vadlīniju 3.4.p.
Iepirkumi
This programme is funded by the European Union
• Galvenais dokuments: Vadlīniju 2. pielikums “Vispārējie iepirkumu noteikumi projektos”.
• Programmas iepirkumu noteikumi balstās labākajā starptautiskajā praksē. Tie atšķiras no iepriekšējās programmas noteikumiem, atšķiras no Baltkrievijas likumdošanas.
• Programmas iepirkumu noteikumi attiecas uz visu projekta budžetu (ES finansējumu + pašu līdzfinansējumu)!
• Latvijas un Lietuvas līgumslēdzēja iestāde/organizācija izmanto savas valsts normatīvos aktus, kuri piemērojami iepirkumu procedūrām, vai 2. pielikumu. Ja atbalsta saņēmējs nav līgumslēdzēja iestāde Latvijas/Lietuvas normatīvo aktu izpratnē, tiek piemērotas īpašas normatīvo aktu prasības.
• Baltkrievu atbalsta saņēmēji izmanto 2. pielikumu.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.4.p.
Valsts piederības un izcelsmes noteikumi
• Valsts piederības un izcelsmes noteikumi piemērojami neatkarīgi no atbalsta guvēja nacionālās piederības un statusa.
• Visiem iegādātajiem materiāliem, kuru līgumcena ir EUR 100 000 vai vairāk, jābūt izcelsmei no attiecināmās valsts. Visam aprīkojumam un transportlīdzekļiem, kuru līgumcena ir EUR 100 000 vai vairāk, nepieciešams preces izcelsmes sertifikāts.
• Ierobežots attiecināmo valstu saraksts. Krievija, ASV, Japāna, Dienvidkoreja u.c. ir neattiecināmas.
• Izņēmums: gadījumos, kad pastāv ES dalībvalsts līdzfinansējums, drīkst piemērot attiecīgās ES dalībvalsts valsts piederības un izcelsmes noteikumus.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.5.2.p.
Atskaites
• GAS regulāri – ik pēc 6 mēnešiem – iesniedz atskaites ATS/VI. Atskaišu skaits atkarīgs no projekta ilguma.
• Atskaites satur informāciju par visiem atbalsta saņēmējiem un to īstenotajām aktivitātēm un aptver visu īstenošanas periodu. Atskaitēm ir jāaptver viss projekts kopumā – ne tikai ES finansētā daļa, bet arī atbalsta saņēmēju līdzfinansējums.
• Atskaites pārbauda auditors un sastāda audita ziņojumu. Atskaitēm
arī pievieno maksājuma pieprasījumu.
• Atskaitei jābūt angļu valodā. Pavaddokumentiem (piem., rēķini, līgumi, tehniskā dokumentācijā, uzskates materiāli u.c.), kurus iesniedz auditoram, - valsts valodā.
This programme is funded by the European Union
2 atskaišu (ziņojumu) veidi:
• progresa atskaite (Annex VIII to GFA):
Vadlīniju 3.5.2.p.
Atskaites
Xxxxxxxxx atbalsta saņēmējs to iesniedz ATS 45 dienu laikā pēc
atskaites perioda beigām.
• gala atskaite (Annex IX to GFA):
Galvenais atbalsta saņēmējs to iesniedz ATS 2 mēnešu laikā pēc projekta beigu datuma. Projekta pēdējie 2 īstenošanas mēneši jāparedz gala atskaites gatavošanai.
ATS pārbauda iesniegto atskaiti 30 dienu laikā, var pieprasīt paskaidrojumus/trūkstošos dokumentus, pagarinot pārbaudes termiņu. VI pārbauda iesniegto atskaiti 30 dienu laikā no brīža, kad ATS iesniedzis tai apstiprināto atskaiti, var pieprasīt paskaidrojumus/trūkstošos dokumentus.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.5.3.p.
Izdevumu pārbaude
• Latvijas atbalsta saņēmējiem izdevumu pārbaude ir centralizēta. Izdevumus pārbauda Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija.
• Lietuvas un Baltkrievijas atbalsta saņēmējiem izdevumu pārbaude ir decentralizēta. Xxxxx atbalsta saņēmējs izvēlās auditoru, ievērojot attiecīgās publiskā iepirkuma procedūras.
• Lietuvas un Baltkrievijas atbalsta saņēmēji drīkst parakstīt līgumus
ar izvēlētajiem auditoriem tikai pēc VI apstiprinājuma saņemšanas.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.5.3.p.
Izdevumu pārbaude
• Auditors pārbauda, vai atbalsta saņēmēja deklarētās izmaksas un ieņēmumi no projekta ir reāli, precīzi iegrāmatoti un attiecināmi saskaņā ar dotāciju līgumu
• Jābūt pārbaudītiem 100 % no projekta izdevumiem.
• Auditors sastāda audita ziņojumu angļu valodā.
• Xxxxx atbalsta saņēmējs ir atbildīgs par to, lai tā izdevumi tiktu
auditēti un apstiprināti.
• Galvenais atbalsta saņēmējs ir atbildīgs par to, lai visi atbalsta saņēmēji tam iesniegtu audita ziņojumus, vēlāk par konsolidētās progresa/gala atskaites sastādīšanu un iesniegšanu ATS.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.5.4.p.
ES finansējuma izmaksa
1. variants – projekta ilgums nepārsniedz 12 mēnešus:
• Priekšfinansējumu izmaksā 40% apmērā no ES finansējuma (dotācijas) apjoma.
• Nākamo priekšfinansējumu izmaksā 40% apmērā no ES finansējuma (dotācijas) apjoma 30 dienu kalendāro laikā pēc tam, kad VI saņem no ATS apstiprināto progresa atskaiti. Kopējā priekšfinansējumu summa nedrīkst pārsniegt 80% no ES finansējuma (dotācijas) apjoma.
• Gala maksājumu izmaksā 30 kalendāro dienu laikā pēc tam, kas VI saņem
no ATS apstiprināto gala atskaiti.
Ja no iepriekšējā priekšfinansējuma iztērēts mazāk par 70%, nākamā priekšfinansējuma summu samazina par summu, kas atbilst neizmantotajai iepriekšējā priekšfinansējuma daļai.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.5.4.p.
ES finansējuma izmaksa
2. variants – projekta ilgums pārsniedz 12 mēnešus:
• Priekšfinansējumu izmaksā 30% apmērā no ES finansējuma (dotācijas) apjoma.
• Nākamos priekšfinansējuma maksājumus veic par katru 6 mēnešu periodu 30 kalendāro dienu laikā no progresa atskaites apstiprināšanas VI. Katrs maksājums nepārsniedz 25% no ES finansējuma. Kopējā priekšfinansējumu summa nedrīkst pārsniegt 80% no ES finansējuma (dotācijas) apjoma.
• Gala maksājumu izmaksā 30 kalendāro dienu laikā pēc tam, kas VI saņem
no ATS apstiprināto gala atskaiti.
Ja no iepriekšējā priekšfinansējuma iztērēts mazāk par 70%, nākamā priekšfinansējuma summu samazina par summu, kas atbilst neizmantotajai iepriekšējā priekšfinansējuma daļai.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.5.4.p.
ES finansējuma izmaksa
3.variants – jebkurš projekts (reālo izmaksu kompensācija):
• ES finansējumu VI izmaksā 30 dienu laikā pēc progresa/gala atskaites apstiprināšanas. Maksājuma apmērs atkarīgs no izdevumiem, kas faktiski radušies atskaites periodā, un dotāciju līgumā norādītās ES finansējuma procentuālās
attiecības.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.6.1.p. Projekta izmaiņu veidi
1. Būtiskās izmaiņas – izmaiņas, kas ievērojami maina līguma
nosacījumus, projekta aktivitātes un budžetu.
2. Nebūtiskās izmaiņas – izmaiņas budžetā vai projekta aktivitāšu aprakstā neietekmē projekta mērķi; naudas līdzekļu pārdale tiek veikta vienas budžeta kategorijas robežās (ieskaitot budžeta līnijas dzēšanu vai jaunas ieviešanu) vai naudas līdzekļu pārnese tiek veikta starp budžeta kategorijām ar nosacījumu, ka izmaiņas budžeta kategorijā kumulatīvi ir mazākas par 15% no sākotnēji norādītās vai ar dotāciju līguma pielikumu grozītās summas.
3. Paziņojums.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.6.1.p. Projekta izmaiņu veidi
Būtisko izmaiņu veidi:
• Izmaiņas budžetā (15% un vairāk no sākotnējās / ar dotācijas līguma pielikumu grozītās summas; vienotās likmes procentuālā attiecības izmaiņa budžeta kategorijā “Netiešās administratīvās izmaksas”);
• Tādu būtisku aktivitāšu nomaiņa, kura ietekmē projekta produktus vai
rezultātus, ieskaitot jaunu aktivitāšu ieviešanu;
• Projekta aktivitāšu vietas pārcelšana ārpus programmas teritorijas;
• Izmaiņas tehniskajā dokumentācijā, ja tām ir nozīmīga ietekme uz būvdarbu
izpildi, būvobjekta funkcijām, programmas vai projekta rādītājiem;
• Īstenošanas perioda izmaiņas;
• Izmaiņas partnerībā un juridiskajā statusā/formā vai atbalsta saņēmēja organizācijas veida nomaiņa, ieskaitot atbalsta saņēmēja izstāšanos vai nomaiņu.
Procedūra: VI noraida izmaiņu pieprasījumu vai apstiprina to, parakstot dotāciju līguma pielikumu.
This programme is funded by the European Union
Nebūtisko izmaiņu veidi:
Vadlīniju 3.6.1.p. Projekta izmaiņu veidi
• Izmaiņas budžetā, kas saistītas ar naudas līdzekļu pārdali starp budžeta līnijām (1 budžeta kategorijas robežās), ieskaitot budžeta līniju džēsanu vai jaunu ieviešanu, vai naudas līdzekļu pārnesi starp budžeta kategorijām ar nosacījumu, ka izmaiņas budžeta kategorijā kumulatīvi ir mazākas par 15% no sākotnējās vai ar dotāciju līguma pielikumu grozītās summas.
• Izmaiņas projekta aktivitāšu aprakstā;
• Izmaiņas tehniskajā dokumentācijā (būvdarbi), ja tām nav būtiskas
ietekmes uz būvdarbu izpildi un būvobjekta funkcijām;
• Jebkura atbalsta saņēmēja juridiskās adreses nomaiņa ar nosacījumu, ka tā paliek programmas teritorijā;
• Bankas konta, kuru atvēris Galvenais atbalsta saņēmējs, nomaiņa. Procedūra: ATS apstiprina vai noraida izmaiņu pieprasījumu, informē par to VI.
Vadlīniju 3.6.1.p.
Projekta izmaiņu veidi
This programme is funded by the European Union
Paziņojuma veidi:
1) izmaiņas vadības personālā.
2) Korespondences adreses nomaiņa.
3) Auditora nomaiņa.
Procedūra: Xxxxxxxxx atbalsta saņēmējs iesniedz ATS informatīvu vēstuli.
Vadlīniju 3.7.p.
Publicitāte, informācija un komunikācija
This programme is funded by the European Union
Katram programmas finansētajam projektam jāīsteno komunikācijas
un publicitātes aktivitātes, lai:
• nodrošinātu raitu projekta gaitu (aktīvas komunikācijas ar atbalsta
saņēmējiem rezultātā);
• padarītu projekta rezultātus redzamus iesaistītajām mērķa grupām un sabiedrībai;
• nodrošinātu ES ieguldījuma programmas un projektu īstenošanā
publicitāti un veicinātu sabiedrības informētību par ES projektiem.
Galvenās prasības tiks norādītas prezentācijā par publicitāti, informāciju un komunikāciju.
This programme is funded by the European Union
Vadlīniju 3.8.1.p. Projekta rezultātu īpašumtiesības
• Projekta rezultātu īpašumtiesībām, atskaitēm, dokumentiem, projekta
produktiem, intelektuālajām un rūpnieciskā īpašuma tiesībām jāpieder
GAS un pārējiem atbalsta saņēmējiem.
• Aprīkojumam un infrastruktūrai jāatrodas atbalsta saņēmēja grāmatvedības izskaitē vismaz 5 gadus pēc gala maksājuma saņemšanas.
• Visos projektos, kuros ietverta infrastruktūras komponente, atmaksā ES ieguldījumu, ja 5 gadu laikā pēc projekta slēgšanas vai attiecīgajos gadījumos, kas paredzēts noteikumos par valsts atbalstu, tas tiek būtiski grozīts, un šie grozījumi ietekmē projekta būtību, mērķus vai īstenošanas nosacījumus, kā rezultātā tktu apdraudēti projekta sākotnējie mērķi. VI iestāde atgūst summas, kas nepamatoti izmaksātas saistībā ar projektu proporcionāli laikaposmam, par kuru nav izpildīta prasība.
Ieteikumi
This programme is funded by the European Union
• GAS ir pietiekama administratīvā kapacitāte, lai koordinētu pārējos
atbalsta saņēmējus, vadītu/uzraudzītu aktivitātes un sagatavotu atskaites.
• Visiem atbalsta saņēmējiem ir pietiekamas finanšu rezerves, lai nodrošinātu savu līdzfinansējumu un apmaksātu projekta aktivitātes līdz nākamā priekšfinansējuma maksājuma vai gala maksājuma saņemšanai.
• Kvalificēts auditors ar labām angļu valodas un programmas noteikumu
zināšanām.
• Pārdomāt, kā notiks maksājumu pārskaitījumi no GAS pārējiem atbalsta saņēmējiem.
• Plānojot budžetu, ņemt vērā iepirkumu noteikumus/prasības.
This programme is funded by the European Union
xxx.xx/xxx/xx
ATS kontakti
Apvienotais tehniskais sekretariāts
Konstitūcijas pr. 7, 24.stāvs Viļņa, Lietuva, LT-09308
Tel. x000 0 000 0000; Fax x000 0 000 0000;
E-pasts: xxxxxxxxxxx@xxx-xxx.xx
ATS filiāle Latvijā (Daugavpils) ATS filiāle Baltkrievijā (Minska)